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GUA DIDCTICA
Descripcin
La localizacin de informacin en los sistemas informticos es un proceso
muy comn, es por ello que Excel a travs de las funciones de bsqueda realiza
este proceso en forma rpida y sencilla. Por ejemplo, si buscamos la direccin de
un alumno, debemos conocer previamente su nombre; si buscamos el nmero
telefnico de un restaurante, debemos buscar en la gua de telfonos, por el nombre
del restaurante; si se quisiera mostrar el sueldo de un empleado, debemos ingresar
primero el nombre del empleado o su cdigo. De todo este proceso podr deducir
que la bsqueda de informacin, requiere siempre de un dato previo que debe ser
localizado para obtener el resultado esperado.
En esta sesin reforzar sus conocimientos en el uso de las funciones de
bsqueda, lo cual le facilitar enormemente el trabajo de localizar y gestionar datos
en una tabla.
Capacidad
El participante al final de esta sesin, estar en capacidad de organizar,
analizar y buscar datos contenidos en tablas de datos verticales u horizontales
utilizando estilos de tablas y funciones de bsquedas.
Actividades
Evaluacin
En esta sesin Ud. ser evaluado en:
1. Usa la funcin BUSCAR, especficamente identificando el valor que debe
buscar el Excel para obtener la respuesta (informacin requerida).
Funcin BUSCAR
Esta funcin de bsqueda tiene dos formas de sintaxis: matriz y vector.
Por MATRZ:
La bsqueda se realiza en un rango de varias filas y varias columnas.
Sintaxis:
= BUSCAR (valor_buscado, matriz)
Donde:
IMPORTANTE! A considerar:
Solucin:
Hallando el nombre del artculo segn el cdigo ingresado
1. Seleccione la celda C6, ya que es aqu donde se obtendr el resultado
de la bsqueda.
2. Utilice cualquier mtodo aprendido para insertar la funcin solicitada.
Ej.: En la ficha FRMULAS, abre el botn Bsqueda y referencia, y
luego elige la funcin BUSCAR.
IMPORTANTE!
Observe que el Valor_buscado es el cdigo que se desea encontrar en la lista
de productos y en este caso est representado por la celda C5 que corresponde
al cdigo A102 ingresado como prueba. La Matriz hace referencia al rango
A11:B18, el cual contiene en su primera columna a los cdigos de los productos
de la lista y como columna extrema la relacin de artculos del cual se obtendr
el resultado de la bsqueda. Por la dimensin de la matriz seleccionada, la
bsqueda se llevar a cabo en la primera columna de la matriz que adems se
encuentra ordenada ascendentemente.
IMPORTANTE!
El Valor_buscado es el cdigo que se a encontrar en la lista de productos,
que es la celda C5 que corresponde al cdigo A102 ingresado como prueba.
La Matriz hace referencia al rango A11:C18, el cual contiene en su primera
columna a los cdigos de los productos y como columna extrema la relacin
de precios unitarios para llegar al resultado.
IMPORTANTE!
El Valor_buscado es el cdigo que se desea encontrar en la lista de productos,
representado por la celda C5 que corresponde al cdigo A102 ingresado como
prueba. La Matriz hace referencia al rango A11:D18, el cual contiene en su
primera columna a los cdigos de los productos de la lista y como columna
extrema la relacin de stocks del cual se obtendr el resultado de la bsqueda.
Por VECTOR:
La bsqueda se realiza en un rango de una columna o una fila.
Sintaxis:
=BUSCAR (Valor_buscado, Vector_de_comparacin, Vector_resultado)
Donde:
Solucin:
Hallando el nombre del artculo segn el cdigo ingresado
1. Seleccione la celda C6, ya que es aqu donde se obtendr el resultado
de la bsqueda.
2. Utilice cualquier mtodo aprendido para insertar la funcin solicitada.
Ej.: En la ficha FRMULAS, abre el botn Bsqueda y referencia, y
luego elija la funcin BUSCAR.
IMPORTANTE!
El Valor_buscado es el cdigo ingresado (A102), en este caso
referenciado por la celda C5. El Vector_de_comparacin es el rango
que contiene todos los cdigos dnde Excel debe realizar la bsqueda
y el Vector_resultado es el rango que contiene la relacin de artculo
desde dnde Excel obtendr el resultado de la bsqueda.
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b) Funcin BUSCARV
Esta funcin se usa para buscar un valor (dato) especfico en forma vertical en
una tabla de datos. Esta funcin hace la bsqueda en la primera columna de
una matriz y encuentra el resultado en la misma fila de una columna especfica
de la matriz de bsqueda.
Sintaxis:
=BUSCARV (Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_columnas, Ordenado)
Donde:
Ejercicio 01:
Se desea conocer el % Descuento de cada producto a partir del rubro a que
ste pertenece, segn el reporte de ventas diarias.
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Solucin:
Usaremos la funcin BUSCARV, ya que el valor referencial (Rubro) estan
distribuidos en la tabla de la parte superior en forma vertical.
1. Selecciona la celda E11, en la que calcularemos el % Descuento
2. Selecciona la ficha Frmulas, el botn Bsqueda y referencia, y haz clic
en BUSCARV
3. En la ventana que muestra, debes llenar los argumentos:
b
c
Donde:
a) Valor_buscado: Se indica la celda C11 (rubro del primer producto)
como valor a buscar en el rango B3:C7. La bsqueda lo hace en la
primera columna de la matriz.
b) Matriz_buscar_en: Es el rango $B$3:$C$7 que corresponde a la
matriz donde se busca un valor y se obtendr el resultado. Este
rango debe ser absoluto ya que la frmula debe ser copiada hacia
el resto de celdas.
c) Indicador_columnas: Escribe 2, ya que es el nmero de columna
que corresponde al % de descuento a encontrar como resultado.
d) Ordenado: Escribe FALSO para que haga la bsqueda del rubro
del primer producto en la primera columna de la matriz de bsqueda
(B3:C7) sea exacta.
4. Del
procedimiento
anterior
se
obtiene
la
frmula:
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Ejercicio 02:
En la siguiente aplicacin, se desea colocar la observacin que le corresponde
a cada alumno segn la calificacin obtenida de acuerdo a la tabla de
calificaciones y observaciones mostradas en la parte superior.
Solucin:
Usaremos la funcin BUSCARV, ya que el valor referencial (Rubro) est
distribuido en la tabla de la parte superior en forma vertical.
1. Seleccione la celda C10 e inserta la funcin de bsqueda BUSCARV
2. Seleccione la ficha Frmulas, el botn Bsqueda y referencia, y haga
clic en BUSCARV
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a
c
d
a
Donde:
a) Valor_buscado: Se indica la celda B10 (calificacin del primer
alumno) como valor a buscar en el rango A2:B6. La bsqueda lo
hace en la primera columna de la matriz.
b) Matriz_buscar_en: Es el rango $A$2:$B$6 que corresponde a la
matriz donde se busca un valor y se obtendr el resultado. Este
rango debe ser absoluto ya que la frmula debe ser copiada hacia
el resto de celdas.
c) Indicador_columnas: Escribe 2, ya que es el nmero de columna
que corresponde a la observacin a encontrar como resultado.
d) Ordenado: Escribe VERDADERO para que haga la bsqueda de
la calificacin del primer alumno en la primera columna de la matriz
de bsqueda (A2:B7) sea aproximada.
4. La frmula resultante es:
=BUSCARV(B10,$A$2:$B$6,2,VERDADERO);
luego
est
frmula debes copiar para las dems celdas del rango C11:C20.
5. El resultado ser el siguiente:
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IMPORTANTE!
En este caso, en el argumento Ordenado debe colocarse VERDADERO o
1, ya que la bsqueda de la calificacin del alumno debe ser buscado por
aproximacin en la primera columna de la matriz de bsqueda. Las
calificaciones de la tabla de la parte superior (matriz de bsqueda)
representan intervalos. Por ejemplo, la calificacin 0; representa
calificaciones de 0 hasta 4, la calificacin 5; representa calificaciones de 5
hasta 10, y as sucesivamente.
c) Funcin BUSCARH
Esta funcin se usa para buscar un valor (dato) especfico en forma horizontal
en una tabla de datos. Esta funcin hace la bsqueda en la primera fila de una
matriz y encuentra el resultado en la misma columna de una fila especfica de
la matriz de bsqueda.
Sintaxis:
=BUSCARH (Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_filas, Ordenado)
Donde:
Ejercicio:
En la siguinte aplicacin, se desea determinar el sueldo base y la comisin de
cada vendedor. El sueldo base y el porcentaje para el clculo de la comsin
dependen de la zona del vendedor.
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Solucin:
Usaremos la funcin BUSCARH, para hallar el SUELDO BASE, ya que este
depende de la Zona, cuyos datos estan distribuidos en la tabla de la parte
superior en forma horizontal.
1. Seleccione la celda C6 e inserta la funcin de bsqueda BUSCARH.
2. Seleccione la ficha Frmulas, el botn Bsqueda y referencia, y haga
clic en BUSCARH
3. En la ventana que muestra, debe llenar los argumentos:
a
c
d
a
Donde:
a) Valor_buscado: Se indica la celda B6 (zona del primer vendedor)
como valor a buscar en el rango B1:D3. La bsqueda lo hace en
la primera fila de la matriz.
b) Matriz_buscar_en: Es el rango $B$1:$D$3 que corresponde a la
matriz donde se busca un valor y se obtendr el resultado. Este
rango debe ser absoluto ya que la frmula debe ser copiada hacia
el resto de celdas.
c) Indicador_columnas: Escribe 2, ya que es el nmero de fila que
corresponde al sueldo base a encontrar como resultado.
d) Ordenado: Escribe FALSO para que haga la bsqueda de la zona
del primer alumno en la primera fila de la matriz de bsqueda
(B1:B3) sea exacta.
4. La frmula resultante es =BUSCARH(B6,$B$1:$D$3,2,FALSO)
luego est frmula debe ser copiada en las dems celdas del rango
C7:C14.
5. El resultado ser el siguiente:
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a
c
d
a
Donde:
a) Valor_buscado: Se indica la celda B6 (zona del primer vendedor)
como valor a buscar en el rango B1:D3. La bsqueda lo hace en la
primera fila de la matriz.
b) Matriz_buscar_en: Es el rango $B$1:$D$3 que corresponde a la
matriz donde se busca un valor y se obtendr el resultado. Este rango
debe ser absoluto ya que la frmula debe ser copiada hacia el resto de
celdas.
c) Indicador_columnas: Escribe 3, ya que es el nmero de fila que
corresponde al sueldo base a porcentaje de comisin a encontrar como
resultado.
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=BUSCARH(B6,$B$1:$D$3,3,FALSO)*D6
6.
Luego est frmula debes copiar para las dems celdas del rango
E7:E14.
7.
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d) Funcin INDICE
Devuelve un valor o la referencia (posicin) a un valor en una tabla o rango. La
funcin INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia.
Esta tcnica es la ms sencilla, ya que se basa en localizar un dato en una
matriz, a partir de su ubicacin en dicha matriz: N fila y N columna, Aqu no
se busca un dato referencial, solo la ubicacin del valor.
Sintaxis:
=INDICE (Matriz, Num_fila, Num_col)
Dnde:
Matriz: Rango de celdas donde se har la bsqueda del elemento a partir
de un N Fila y N Columna determinado.
Num_Fila: N Fila donde est el elemento a localizar.
Num_Columna: N Columna donde est el elemento a localizar.
Ejercicio:
Se pide localizar el nombre del producto, stock y precio a partir de su cdigo
ingresado.
Solucin:
Para localizar el PRODUCTO
1. Haga clic en la celda G4, ya que es donde
se mostrar el resultado, es decir el
producto correspondiente al cdigo
ingresado en la celda G2.
2. Insertar la funcin INDICE:
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Donde:
a) La matriz A2:D11, incluye desde el primer cdigo hasta el ltimo
precio.
b) El nmero de fila est definida por el nmero del cdigo ingresado
en la celda G2.
c) El nmero de columna es 2, ya que en la matriz seleccionada, la
relacin de productos corresponde a la segunda columna.
6. Despus de hacer clic en el botn Aceptar, el resultado es:
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e) Funcin COINCIDIR
Busca un valor en una fila o columna de celdas. Si COINCIDIR() encuentra una
coincidencia, devuelve la posicin relativa de la coincidencia en fila o columna.
Sintaxis:
=COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,tipo_de_coincidencia)
Donde:
Tipo_de_coincidencia:
ES
Se encuentra
Orden de matriz
Ascendente
Cualquier orden
igual
-1
Descendente
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Ejercicio:
Determinar la CANTIDAD DE MATERIAL segn el cdigo de partida y cdigo
de material
Solucin:
1. Haga clic en la celda D16, donde se desea obtener la cantidad de material
correspondeinte al cdigo de partida y cdigo de material ingresado.
2. Solucionaremos este ejercicio de 02 formas:
Forma 01:
a) En este caso, debemos utilizar la funcin BUSCARV, en dnde el valor
buscado debe ser el cdigo de la partida ingresado (celda D13) en la
matriz de bsqueda A5:F11. El problema aqu es indicar el nmero de
columna, por lo tanto debemos utilizar la funcin INDICE para encontrar
la posicin relativa del cdigo del material ingresado (celda D14) en el
rango B4:F4, a este resultado debemos sumarle 1 para que nos de el
nmero de columna que corresponde en la matriz de bsqueda de la
funcin BUSCARV.
b) En conclusin, en la celda D16 debemos ingresar la siguiente frmula:
=BUSCARV(D13,A5:F11,COINCIDIR(D14,B4:F4,0)+1,FALSO)
IMPORTANTE!
En la funcin COINCIDIR, se utiliza como ltimo argumento el valor 0, para
que la bsqueda sea exacta, para encontrar la posicin relativa del cdigo de
partida en el rango indicado.
c) El resultado es el siguiente:
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Forma 02:
Tambin se puede utilizar la funcin INDICE para encontrar la cantidad de
material solicitado.
La funcin INDICE permite hallar un valor por interseccin de una fila y
columna de una matriz. Considerando a la matriz B5:F11, la cual contiene
todas las cantidades, entonces, el nmero de fila y nmero de columna
podemos hallarlo con la funcin COINCIDIR, donde el valor buscado ser
el cdigo de la partida (celda D13) y cdigo del material (celda D14)
ingresados, los cuales sern buscados en los rangos A5:A11 y B4:F4
respectivamente para obtener sus posiciones relativas.
a) En la celda E16, ingresa la siguiente frmula:
=INDICE(B5:F11,COINCIDIR(D13,A5:A11,0),COINCIDIR(D14,B4:F4,0))
b) El resultado ser el siguiente:
Cabeceras de columnas
Cabeceras
de filas
Las tablas son muy tiles porque, adems de almacenar informacin, incluyen una
serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy
cmoda. Entre ellas tenemos:
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A TENER EN CUENTA!
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificacin La tabla tiene
encabezados.
Estilos de la tabla
Podemos dar una combinacin de colores a la tabla que mejore su apariencia
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la ficha Diseo de la
tabla.
a) Aplicar un estilo a una tabla
Ejercicio:
A la tabla que se cre anteriormente, aplicar el estilo Estilo de tabla medio 10
Solucin:
1. Haga clic dentro de la tabla
2. Seleccione la ficha Diseo y en el botn Estilos rpidos, elija el estilo
solicitado: Estilo de tabla medio 10
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En
la
opcin
Nombre, escriba
el nombre del
estilo a crear: CISUCV.
En Elementos de
tabla, seleccione
Toda la tabla, ya
que se quiere
crear un estilo
para una tabla.
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c)
Editar un estilo
Ejercicio: Modificar el color de fuente a Azul del estilo CIS-UCV.
Solucin:
1. Clic dentro de la tabla que contiene el estilo a modificar
2. Haga clic en el botn Estilos rpidos y haga un clic derecho en el estilo
a editar. Ejemplo: CIS-UCV.
3. Elija la opcin Modificar, haga sus cambios. Ejemplo: Fuente: Color azul
d)
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Solucin:
1.
2.
3.
Ejercicio:
Activar a la tabla creada, la fila de totales.
1. Haga clic dentro de la tabla
2. Selecione la ficha Diseo y Opciones de estilso de tabla, active Fila de
totales
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Criterio de ordenacin
Los datos de una tabla, se ordenan usando en la ficha Datos, uno de los botones:
.
El detalle est en que la ordenacin siempre se realizar sobre la propia tabla y no
sobre columnas completas.
Ejercicio:
Se tiene la siguiente tabla y se desea ordenar en forma ascendente a partir de los
Apellidos.
Solucin:
1. Haga clic dentro de la tabla
2. Seleccione la ficha Datos y haga clic en el botn
3. El resultado ser el siguiente:
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Ejercicio:
Convertir la tabla de estilo, que venimos trabajando en una tabla con rangos
normales
Solucin:
1. Haga clic dentro de la tabla de estilo
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