La perseverancia requiere que

confiemos en nosotros mismos, que

seamos capaces de salir adelante por
nuestro propio esfuerzo. Trazarse
pequeas metas y lograr pequeas
ganancias nos gratifica, refuerza nuestra
autoestima y nos incentiva a seguir
luchando
David Fischman

Upgrade Excel 2010

Objetivo
Conocer el nuevo entorno de trabajo y herramientas de Excel 2010

Contenido
El Ribbon: Tag, grupos y comandos
Fcil escritura de frmulas.
Herramientas de verificacin de frmulas
Formato condicional enriquecido
Formato condicional enriquecido
Nuevos aspectos de los Grficos
Mejoras en la Impresin
Ordenacin
Validacin de la informacin
Filtros mejorados
Tablas dinmicas fcil de usar

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1. El Ribbon: Tag, grupos y comandos

Describiremos los principales elementos de la ventana de Microsoft Excel.

6
7

1. Botn Archivo. Muestra las operaciones que puede realizar con el archivo
2. Cuadro de nombre. Muestra la celda activa, y tambin se muestran los nombres
de los bloques de celda definidos por el usuario.

3. La barra de Estado. Muestra informacin sobre el comando de men resaltado o

bien sobre la operacin en curso

4. Cinta de opciones. Es un conjunto de fichas que contienen grupos lgicos de

5.
6.
7.
8.

comandos y caractersticas
La barra de Frmulas. Sirve para ingresar o editar datos en las celdas
Botn de desplazamiento de etiquetas. Realiza un desplazamiento en la
visualizacin de las etiquetas.
Inserta una nueva hoja de clculo
Ajusta el porcentaje de visualizacin de la hoja

Pgina: 6

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2. Fcil escritura de frmulas.

Caractersticas:

Es un conjunto de datos formado por varios elementos de datos se enlazan

con operadores aritmticos, funciones, valores, nombres de celda.

Toda frmula empieza con el signo igual ( = )

Un dato generado a partir de una frmula puede cambiar cuando se modifica

el contenido de las celdas a las que hace referencia (Reclculo de celdas).

La frmula pueden presentarse utilizando referencias, funciones, texto y

nombres de bloques de celdas segn la necesidad del usuario.

Una frmula se puede comprender como la parte izquierda de una ecuacin

cuyo resultado se muestra en la celda.

Partes de una frmula.

Partes de una funcin

Referencia de la celda
Indicador de inicio de funcin
Operador de divisin
Nombre de la funcin
Operador de multiplicacin

=SUMA(B5:B8)

= B5 / D5*100

Referencias de bloque de celdas

Constante numrica

Ejercicio de aplicacin
Objetivo. Uso de los operadores de multiplicacin y divisin

Pgina: 7

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3. Herramientas de verificacin de frmulas

Tienen como finalidad ayudar al usuario en el desarrollo y seguimiento de las
formulas aplicadas en su hoja de clculo.

Buscador de rangos
Mediante colores y bordes mostrar a los usuarios las celdas o rangos de celdas
usadas en una formula o funcin.
Ejemplo.
Llevemos el indicador a la celda D7
Pulsemos la Tecla F2
Observemos los bordes y colores que muestran las celdas que se utilizan en esta
frmula.

Auditoria de frmulas
Este conjunto de herramientas permiten mostrar las
celdas precedentes e independientes que la conforman
una frmula. Tambin permite comprobar errores y
evaluar la frmula.
Ejemplo.

En su hoja de clculo anterior ubicarse en la celda D7

Hacer clic en la ficha Frmula

Hacer clic en el botn

frmula.

Para quitar las flechas elegir

Para comprobar errores en la frmula hacer clic en el botn

Comprobacin de errores

sealar las celdas que conforman la

,

Pgina: 8

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4. Formato condicional enriquecido

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos
visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.
A continuacin se describe las opciones del formato condicional
Opcin

Descripcin
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro
de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas
celdas especficas basndose en un operador de
comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo de
inventario clasificada por categoras, puede resaltar los
productos con menos de 10 artculos disponibles en
amarillo. O bien, en una hoja de clculo de resumen de
almacn al por menor, puede identificar todos los
almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes
de ventas menores de 100.000 dlares EE.UU., y regin
igual a "Sudeste".
Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un
rango de celdas segn un valor de corte que especifique.
Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos
en un informe regional, el 15% de los productos del final
de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un
anlisis de personal de departamento.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda
con relacin a las dems. La longitud de la barra de datos
representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta
representa un valor ms bajo. Las barras de datos son
tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las
mayores y menores ventas de juguetes en un informe de
ventas.
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a
comprender la variacin y la distribucin de datos. Una
escala de tres colores permite comparar un rango de
celdas utilizando una gradacin de tres colores. El tono
de color representa los valores superiores, medios o
inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde,
amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el
valor superior tengan un color verde, las celdas de valor
medio tengan un color amarillo y las celdas de valor
inferior tengan un color rojo.

Pgina: 9

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Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar
datos de tres a cinco categoras separadas por un valor de
umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha
roja hacia arriba representa valores ms altos, la flecha
hacia el lado amarilla representa valores medios y la
flecha hacia abajo verde representa valores ms bajos.
Crea una nueva regla
Elimina formato condicional
Organizador de las reglas aplicadas en la hoja

Cmo aplicar formato condicional?

1. Disear la siguiente hoja de clculo

2. Aplicar formato condicional a las celdas de la columna B cuyos valores

son mayores que 6.
3. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional
B4:B16

Pgina: 10

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4. Hacer clic en la ficha

.
5. Del cuadro de dilogo presentado especificar la condicin que deben
cumplir las celdas a las que se les aplicar el formato condicional.

6. Finalmente hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el formato

condicional. Su hoja de clculo debe mostrarse como en la grfica, resalta
los valores mayores que

7. Si desea cambiar de formato condicional primero debe eliminar el formato

anterior y luego aplicar el nuevo formato condicional.

Cmo eliminar un formato condicional de celdas?

1. Eliminaremos el formato condicional aplicado a su hoja de clculo anterior

2. Seleccionar el bloque de celdas B4:B16
3. Hacer clic en el botn
,
Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Pgina: 11

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Cmo aplicar formato condicional conjunto de iconos?

1. De la hoja de clculo anterior, asegrese que no tenga un formato condicional.

2. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional B4:B16
3. Hacer

clic

en

el

botn

,
4. Su hoja de clculo se muestra como el siguiente grfico. Los valores mayores
o iguales a 5 se le ha antepuesto una flecha
ha antepuesto una flecha

. A los valores entre 1 y 5 se le

. Y a los valores menores a uno la flecha

5. Nuevos aspectos de los Grficos

Un grfico nos permite leer los datos representar en forma clara y ms interesante los
valores de una tabla ya que podemos evaluar, observar y comparar el
comportamiento de los mismos. Los grficos se vinculan a los datos a partir de lo
que se desarrollen y se podrn actualizar cuando estos datos se cambien, se podr
crear grficos a partir de celdas o rangos no contiguos.

Pgina: 12

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Grfico flotante Es un grfico insertado en la hoja de clculo, que est enlazado

dinmicamente con los datos de la hoja de clculo. Si se modifican los datos de
donde se gener el grfico, el grfico cambiar, esto implica un enlace dinmico

Descripcin de las partes bsicas de un grfico.

A continuacin describiremos los elementos de un grfico

1
4
1. Serie de datos
Es un conjunto de nmeros que pertenecen a un mismo grupo. Ejemplo: inflacin,
desempleo del ao 1993 es una primera serie
Inflacin, desempleo del ao 1997 es una segunda serie de datos, etc.

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2. Punto de datos
Cada uno de los datos de una serie de datos. Un punto de datos es la interseccin de
un valor y una categora (grupo).
3. Escala
Rango de valores definidos por los datos numricos que se grafican
4. Leyenda
Muestra una descripcin de las diferentes serie de datos que se grafican

Cmo crear un grfico?

1. Utilizaremos la siguiente hoja de clculo para graficar la tendencia de la

inflacin y el desempleo.

2. Seleccione el bloque de celdas B4:D9

3. Hacer clic en la ficha

4. Seleccionar

, Elegir uno de los siguientes tipos de grficos

, se presenta un cuadro para elegir el subtipo de grfico

Pgina: 14

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Elegir esta opcin.

5. Se insertar en la hoja de clculo el siguiente grfico.

Cmo personalizar el grfico?

1. Utilizando el grfico anterior, hacer un clic sobre el grfico para seleccionarlo

2. Hacer clic en la ficha Diseo
3. Utilice el siguiente conjunto de herramientas para personalizar su grfico

Pgina: 15

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4. Como ejemplo seleccionaremos el siguiente diseo de grfico

Para mostrar los valores de la inflacin y el desempleo sobre la lnea de

tendencia, adems permite agregar un ttulo al grfico. Su grfico se muestra
como sigue:

5. Hacer clic en la ficha Presentacin para personalizar los elementos del

grfico.

6. Se presenta un conjunto de herramientas para personalizar los elementos del

grfico.

Pgina: 16

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Cmo agregar una lnea de tendencia?

1. De la siguiente hoja de clculo seleccionar el bloque de celdas B5:C9

2. Hacer clic en la ficha

3. Elegir el tipo de grfico lnea

4. Seleccionar el subtipo de grfico

Pgina: 17

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Elegir esta opcin.

5. Elegir la ficha presentacin para acceder al botn lnea de tendencia.

6. De la barra de herramientas presentadas elegir

opciones de lnea de tendencia

, Mas

7. Del cuadro de
dilogo
presentado
elegir
las
opciones que
se ajusten a
sus
necesidades.

Si selecciona
las opciones
presentadas en
el este cuadro
de dilogo y
personaliza su
grfico queda
como
se
muestra
a
continuacin

Pgina: 18

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Inflacin;
1993; 38,48

Tendencia de la inflacin

Inflacin;
Inflacin;
Inflacin;
Inflacin;
1997; 6,46
2007; 2,30
2005; 1,50
2001; -0,13
y = -22,55ln(x) + 31,313
R = 0,7768
Inflacin

Logartmica (Inflacin)

6. Mejoras en la Impresin
A continuacin se describir los procedimientos a seguir para imprimir una hoja de
clculo.

Vista preliminar
Excel permite mostrar su trabajo antes de imprimirlo. As usted puede controlar las
opciones y caractersticas de impresin.

Cmo mostrar la vista preliminar de la hoja de clculo?

1. Hacer clic en el botn

, clic en el botn Imprimir,

2. Se presenta la vista preliminar de la hoja de clculo.

a. Seleccione la impresora que utilizar para la impresin

b. Definir el nmero de copiar que se va imprimir

Pgina: 19

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c.

Active esta casilla de

verificacin si desea que su trabajo de impresin se guarde con el orden
que haya creado en el documento al imprimirlo. Esta casilla de
verificacin est disponible cuando se imprimen varias copias.

d.

Elegir orientacin de pagina

e.

Elegir tamao de papel

f.

Definir mrgenes

g. Definir si se imprime todo el documento o un intervalo de pginas.

Definir el rea de Impresin

La aplicacin de Excel detecta automticamente el rea de la hoja a Imprimir y
podemos darla a dems un Salto de Pgina si el trabajo ocupa ms de una pgina

Cmo seleccionar el rea de impresin?

1. Primero debe seleccionar el rea de impresin, para ello de su hoja de clculo

anterior seleccionar el bloque de celdas A1:F9

2. Hacer clic en la ficha

, botn de comando

Pgina: 20

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Cmo borrar rea de impresin?

1. Hacer clic en la ficha

rea de impresin

, botn de comando

, Borrar

7. Configuracin de pgina
Es posible que usted controle el diseo de la hoja de clculo impresa si podemos
cambiar las opciones del cuadro de dialogo Configurar Pgina. Las hojas se podrn
imprimirse en orientacin vertical u horizontal, tambin podemos utilizar distintos
tamao de papel, asignar mrgenes de acuerdo a nuestras necesidades.

Cmo configurar pgina?

a. Definiendo mrgenes
1. Hacer clic en la ficha

2. Hacer clic en el botn

preferencia

para seleccionar los mrgenes de su

3. Hacer clic en la opcin Mrgenes personalizados para definir sus propios

mrgenes.
Definir el tamao de sus
mrgenes, encabezado y
pie de pgina.

Pgina: 21

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b. Definiendo orientacin de pgina

1. Hacer clic en la ficha

2. Hacer clic en el botn

, elegir

c. Definir tamao de papel

1. Hacer clic en la ficha

2. Hacer clic en el botn

tamao de papel

para seleccionar el

d. Imprimir rtulo de columna y fila

1. Hacer clic en la ficha
2. Activar las siguientes casillas de
verificacin si desea imprimir las lneas de
la cuadricula o los encabezados de pgina.

Cmo repetir filas y columnas en la impresin?

1. Cuando se imprimen cuadros muy grandes es necesario repetir filas y

columnas de la hoja de clculo. A continuacin se describe como realizar este
procedimiento

2. Hacer clic en la ficha

, botn

3. Del cuadro de dilogo presentado seleccionar los rangos de celdas que se

repetirn como fila y columna.
Pgina: 22

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Definir el rango de celdas

a repetir filas en extremo
superior
Definir el rango de celdas
a repetir columnas a la
izquierda

7. Ordenacin
Se pueden ordenar los datos alfabtica o numricamente en forma ascendente o
descendente. Excel puede generar este orden por filas o por columnas de la hoja.
Excel ordena miles de filas y columnas en el tiempo que a usted le tomara ordenar
dos o tres lneas.

Cmo ordenar una lista de datos?

1. Ubicarse en la celda A5 en la siguiente hoja de clculo.

2. Hacer clic en la ficha

. En el bloque de botones Ordenar y filtrar se
presenta un conjunto de comandos los cuales se describen a continuacin,
Ordena por la columna de datos seleccionada en orden ascendente
Ordena por la columna de datos seleccionada en orden Descendente
Permite personalizar la forma en que se ordenarn los datos.

Pgina: 23

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3. Seleccionar el comando

4. Ordenaremos los datos por 5 niveles de ordenacin segn se muestra en la

grfica. Hacer clic en el botn
para adicionar nuevos niveles de
ordenacin.
5. Hacer clic en el botn Aceptar cuando termine.
Su base de datos queda ordenada como se muestra en la grfica.

8. Validacin de la informacin
Si desea asegurarse de que se introducen los datos correctos en una hoja de clculo,
puede especificar qu datos son vlidos para cada celda o cada rango de celdas.
Puede restringir los datos a un tipo determinado (como nmeros enteros, nmeros
decimales o texto) y definir lmites en las entradas vlidas. Puede especificar una
lista de entradas vlidas o limitar el nmero de caracteres en las entradas.

Pgina: 24

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Restringir el ingreso de datos

Cuando quiera validar una celda o un conjunto de celdas tendr que establecer un
criterio para la validacin de datos, especificar un mensaje de entrada de datos con
este podr indicar que tipo de datos se podr ingresar y un mensaje de error, para
indicar al usuario que cometi un error de ingreso de datos.

Cmo validar una lista de datos?

1. Utilice la siguiente lista de datos

2. Seleccionar las celdas F5:F20 para agregarle una restriccin, que

acepte slo como datos el carcter S y P. Que hace referencia a los
niveles Secundaria y Primaria.
3. Crear la siguiente lista de valores para validar datos

4. Hacer clic en la ficha

Pgina: 25

, botn

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a. Seleccionar la opcin Lista

b. Definir como origen las celdas O5:O6
5. Cambiar a la pestaa Mensaje de entrada, para definir un mensaje que
se mostrar cuando intente ingresar un dato.

6. Finalmente hacer un clic en el botn Aceptar

Pgina: 26

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Ahora cada vez que se ubique en el rango de celdas F5:F20 se presentar

una lista desplegable para elegir un dato y presentar el siguiente mensaje.

Cmo validar una rango de datos numricos?

1. Utilice la siguiente lista de datos

2. Seleccionar las celdas G5:G20 para agregarle una restriccin, que

acepte slo como datos los nmeros: 1,2,3,4,5 y6
3. Elegir la ficha

Pgina: 27

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a
b
c

a. Seleccionar la opcin Permitir: Nmero entero

b. Datos: Entre
c. Mnimo: 1
Mximo: 6
4. Cambiar a la pestaa Mensaje de entrada, para definir un mensaje que
se mostrar cuando intente ingresar un dato.

5. Finalmente hacer un clic en el botn Aceptar.

Pgina: 28

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Cmo quitar la validacin de una celda?

1. Seleccionar las celdas que desee eliminar la validacin de datos.

2. Elegir

la

ficha

9. Filtros mejorados
El filtrado de datos constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos
de datos en una lista y trabajar con ellos.
Cuando se filtra una lista slo visualizar las filas que cumplen un conjunto de
condiciones de bsqueda llamado criterios.
A diferencia de la ordenacin, la filtracin no reorganiza las listas. La filtracin
oculta provisionalmente las filas que no desea mostrar.
Cuando Excel filtra las filas, la hoja de clculo se coloca en el modo de filtracin. En
este modo se podr editar, dar formato, efectuar representaciones grficas e imprimir
la lista de subconjuntos sin tener que reorganizarla o moverla..

Cmo aplicar un filtro?

1. Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros por seccin.

2. Ubicarse en la celda A5.

Pgina: 29

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3. Hacer clic en la ficha

, botn

Active/desactive
las siguientes
casillas de
verificacin para
filtrar registros.

4. Ahora simplemente con hacer clic en la lista desplegable podr filtrar los
registros de datos segn sus requerimientos.

Filtro personalizado
Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos
Cmo aplicar un filtro personalizado?

1. Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros por el monto de la

pensin.

Pgina: 30

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2. Ubicarse en la celda A5.

3. Hacer clic en la ficha

, botn

4. De la lista de opciones presentadas elegir

Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

5. Ingrese los valores segn se muestra en la grfica, para que slo se muestre
los alumnos que pagan una pensin que est entre 200 y 350 nuevos soles.
6. Hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el filtro.

Pgina: 31

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10. Tablas dinmicas fcil de usar

Es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de
datos usando el formato y los mtodos de clculo que usted elija. Puede actualizar la
tabla dinmica a medida que cambian los datos fuente.
Una tabla dinmica crea un resumen de datos usando los mtodos de clculo, o
funciones de resumen, que usted seleccione, ejemplo SUMA, PROMEDIO. Tambin
se puede controlar cmo se calculan los subtotales y los totales. Cuando cambian los
datos fuente, puede fcilmente actualizar o volver a calcular los datos de la tabla
dinmica.

Funcionamiento de una tabla dinmica.

Los campos y los datos que estos contienen controlan la organizacin de los datos.
Especifique qu datos desea incluir y de qu modo desea organizarlos eligiendo de la
tabla de origen o de la lista los campos y los elementos (conjunto de datos nicos que
contienen los campos) que aparecern en la tabla.

Tipos de campos en la tabla dinmica

Campos que se utilizar como nombres de referencia del campo de fila, del campo de
columna y del campo de pginas en la tabla dinmica. Estos campos generalmente
contienen un conjunto limitado de valores de texto.
Campos de datos que contienen los datos que desea resumir. Generalmente suelen ser
campos que contienen datos numricos.
Puede utilizar la cantidad de campos que desee de la lista. Los elementos de la lista
fuente se convierten en rtulos de filas o de columnas en la tabla dinmica
resultante. Estos rtulos, o elementos de la tabla dinmica, son subcategoras de un
campo de una tabla dinmica, al igual que subcategoras del campo de la lista fuente.
Los datos numricos, y en algunos casos los datos de texto, se resumen en el rea de
datos de la tabla dinmica.

Los campos y los elementos controlan cmo se resumen

los datos
Los campos y los elementos que se incluyen en una tabla dinmica determinan de
qu modo se van a resumir los datos en el rea de datos.

Cmputo del campo de datos.

Si el campo de datos que elige de la lista o de la tabla fuente contiene datos
numricos, Excel usa la funcin SUMA para calcular los valores en el rea de datos
Pgina: 32

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de la tabla dinmica. Si el campo de datos que elige contiene elementos de texto,

Excel usa la funcin CUENTA para contabilizar los elementos fuente.

Los campos de pgina filtran la presentacin de los datos

Para filtrar la presentacin de los datos en una tabla dinmica, utilice un campo de
pgina. El campo de pgina divide la tabla dinmica en pginas individuales,
permitindole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento. Los
campos de pgina se crean junto con la tabla dinmica.

Cmo crear una tabla dinmica?

1. Utilice la siguiente lista de datos para crear una tabla dinmica que calcule la
cantidad de alumnos matriculados por grado y seccin.

2. Ubicarse en la celda A5 y

3. Hacer clic en la ficha

4. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

Pgina: 33

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5. El rango de celdas se selecciona automticamente, hacer clic en el botn

Aceptar para continuar.

6. De la lista de campos de la tabla dinmica active los nombres de campo que

utilizar o arrastre el campo hacia la estructura de la tabla dinmica
7. La tabla dinmica queda como se muestra en la grfica.

Pgina: 34

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7. Para volver a mostrar la lista de campos de tabla dinmica ubicarse dentro de

una de las celdas de la tabla dinmica.

Pgina: 35