GESTION DE PROYECTOS

Mario Chacana P
Plan

Do
Check
- Act

FUNDAMENTOS

GESTIN DE PROYECTOS

Qu es un proyecto ?
Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas
que, con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o
producto nico
.
Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se

especifica un resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos

requisitos de calidad (acabado) y coste (presupuesto)
Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un
producto o servicio nico Project Management Institute (PMI)

GESTIN DE PROYECTOS

Caractersticas de un proyecto
Buscar alcanzar uno o varios objetivos.
Realizados por personas.
Actividades planificadas, ejecutadas y
controladas.
Disponibilidad limitada de recursos.
Limitado en el tiempo.
Resultado nico.

(Temporalidad)
(Unicidad)

Los proyectos son temporales y nicos, lo que les diferencia de otras

operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.

GESTIN DE PROYECTOS
Tipos de proyectos
En funcin del objeto del Proyecto
Proyecto de investigacin.
Anlisis.
Estudio de viabilidad.
Proyecto industrial.
De acuerdo con su alcance

Programa / Proyecto / Subproyecto.

Diferencias de un proyecto?
Diferencias
entre:

Formulacin y
Evaluacin

Formulacin y Evaluacin de
Proyectos
Administracin o Gerencia de
Proyectos
Operaciones y/o Mantenimiento

Administracin
Gerencia

Operaciones

Gestin de proyectos

Importante
Proyectos vs. Operaciones
Comn: ejecutado por personas, limitacin de recursos,
son planificados, ejecutados y controlados
Difieren: el proyecto es un esfuerzo temporal y nico, la
operacin es un esfuerzo permanente

Que es la gerencia de proyectos?

Es la aplicacin
de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y
tcnicas

GESTIN DE PROYECTOS

Dimensiones del desarrollo de un proyecto

Dimensin tcnica

Dimensin humana

Depende de la naturaleza
Coordinar a un grupo de
del proyecto y de los
personas, donde influirn las
conocimientos tcnicos y
relaciones humanas y el
cientficos de jefe de
liderazgo del Director de
proyecto y del equipo de
proyecto.
trabajo.
Dimensin de gestin
Aplicacin de metodologas y
tcnicas de organizacin y
gestin para alcanzar los
objetivos del proyecto

GESTIN DE PROYECTOS

Conocimientos y habilidades de direccin de proyectos

Habilidades
Conocimientos
Planificacin
Organizacin
Seleccin de personal
Tcnicos

Comunicacin efectiva
Influencia en la
organizacin

Liderazgo
Negociacin y gestin de
conflictos
Resolucin de problemas

GESTIN DE PROYECTOS

Porque se inicia un proyecto ?

Demanda del
Mercado

Necesidades
Estratgicas
(ej. procesos)

Requerimiento
de Cliente (s)

Adopcin de
tecnologa

Legal

Ambiental

GESTION DE PROYECTOS

1: Diseo del proyecto

2: Constitucin del equipo de trabajo

3: Planificacin temporal y de recursos

4: Presupuesto y financiacin
5: Seguimiento y cierre del proyecto
6: Difusin y comunicacin

FASES DEL DISEO DEL PROYECTO

Diseo del proyecto

- Anlisis de los requisitos del proyecto
- Definicin del alcance
- Definicin de los objetivos
- Identificacin y segregacin de tareas
- Gestin de riesgos

DISEO : ANALISIS DE LOS REQUISITOS DEL PROYECTO

F.06
REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE

GERENCIA

REQUISITOS
DEL
PROYECTO

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES

REQUISITOS DE LA
REQUISITOS
GESTIN DEL
COMERCIALES
PROYECTO

REQUISITOS DE
MARKETING

DISEO : DEFINICION DEL ALCANCE Y DE LOS OBJETIVOS

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo

necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con
xito.

Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar
un servicio con las caractersticas y funciones especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes

Objetivo del Proyecto Describe el resultado final esperado y no

necesariamente la forma de alcanzar el resultado.

DISEO : DEFINICION DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO

Para garantizar el xito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific

especfico: definicin

Measurable

medible: control

Assignable

asignable: responsabilidades

Realist

realista: recursos

Time related

relacionado con tiempo: plazos

DISEO : IDENTIFICACION Y SEGREGACION DE TAREAS

1.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a:

Agrupar actividades/tareas relacionadas

dentro de un mismo paquete de trabajo
Escindir la responsabilidad entre los
distintos componentes del equipo
Minimizar los interfaces entre los
distintos paquetes de trabajo

DISEO : IDENTIFICACION Y SEGREGACION DE TAREAS

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al mximo la gestin y

minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las

tareas del Proyecto.
Actividades:
Sencillas
Descomposicin detallada para evitar el desperdicio de recursos
Completas: gestin autnoma para dimensionar esfuerzo
Asignadas a un responsable nico
Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)

DISEO : EJEMPLO Identificacin de los paquetes de trabajo

Paquetes de
trabajo

DISEO DEL PROYECTO

PLANIFICACIN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS
ADQUISICIN

INFORMACIN, CONSENSO

MATERIALES/SERVICIOS
PREPARACIN DEL
MATERIAL

PRUEBA PILOTO

EJECUCIN

SEGUIMIENTO Y CIERRE

DIFUSIN

DISEO : EL RIESGO

A qu llamamos riesgo?

Cualquier contingencia que puede

ocurrir, que provoque que el
resultado real de una actividad se
desve significativamente del
resultado esperado.
Esa desviacin puede ser tanto
positiva como negativa.
Efectos positivos oportunidades
Efectos negativos amenazas

E.mail: me he dado cuenta de que cada vez

que resolvemos un problema, creamos dos
ms. Desde ahora queda prohibido resolver
problemas.

DISEO : PROCESOS DE LA GESTION DE RIESGOS

F.09

1.

Identificacin y caracterizacin de riesgos.

2.

Cuantificacin de riesgos.

3.

Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)

4.

Supervisin y Control de los riesgos.

Herramientas:

Cuantificar riesgos
Matrices de priorizacin.
rbol de decisin
Check list
DAFO

OBJETIVO
PROY.

I MUY
BAJO

I BAJO

I MEDIO

I ALTO

I MUY
ALTO

Coste

----

< 5%

5 10 %

10 20 %

> 20 %

Tiempo

----

< 5%

5 10 %

10 20 %

> 20 %

Plazos

----

< 5%

5 10 %

10 20 %

> 20 %

DISEO : TIPOS DE RIESGOS

Aceptables y no aceptables
Evitables e inevitables
A corto y largo plazo
Positivos y negativos
Gestionables y no gestionables
Internos (planificacin y estimaciones y tcnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)
PERSONAL

COSTES

CALENDARIO

Personal desmotivado

Coste externos no planificados

Inadecuada planificacin

Responsabilidad toma de
decisiones indefinida

Mayores costes subcontratas

Retraso en financiacin

DISEO : DESARROLLO DE UNA RESPUESTA ANTE LOS RIESGOS

F.09

Hay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgo

El control y prevencin de los riesgos consiste en:

Descripcin del riesgo y objetivos afectados

Definir Acciones (Plan de accin)

-Preventivas (para evitar que suceda)

-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si

Que es el PMI PMBOK?

Suma de conocimientos en la profesin de la GdP

Prcticas tradicionales
comprobadas y ampliamente
utilizadas

El conocimiento reside en los

practicantes y educadores de la
GdP

Prcticas innovadoras emergentes

El PMBOK ha establecido 42 procesos que son conocidos como los procesos de

gestin de proyectos, los que se encuentran categorizados en 5 grupos de
procesos y 9 reas del conocimiento

Qu es PMI?

El Project Management
Institute (PMI) es una
institucin fundada en
1969 en EEUU por y para
profesionales de
direccin de proyectos.
Actualmente cuenta con ms
de 200.000 miembros en mas
de 125 pases. Tiene entre sus
objetivos el establecer
estndares de Gerenciamiento
de Proyectos y administrar la
certificacin de profesionales.

Las certificaciones
profesional que otorga el
PMI son cada vez ms
reconocidas y
demandadas por
profesionales y empresas
a nivel mundial. Entre
sus certificaciones ms
importantes estn: PMP
(Project Management
Professional) y el CAPM
(Certified in Project
Management).

Competencias PMI?

Finalidad de la Gua PMBOK

Identificar el subconjunto de
Fundamentos de la Gerencia de
Proyectos generalmente
reconocidos como buenas
prcticas.
PMBOK: Project
Buenas prcticas: acuerdo
Management Body Of
general que su correcta
Knowledge, Cuerpo de
aplicacin aumenta las
Conocimiento de la
posibilidades de xito.
Gerencia de Proyectos.

Grupo de Procesos
Gua PMBOK
Iniciacin

Planeacin

Ejecucin

Seguimiento y
Control
Cierre

reas de Conocimiento
Gua PMBOK
Gerencia de
Proyectos

4. Gestin de la
Integracin

5. Gestin del
Alcance

6. Gestin del
Tiempo

7. Gestin de los
Costos

8. Gestin de la
Calidad

9. Gestin de los
Recursos Humanos

10. Gestin de las

Comunicaciones

11. Gestin de los

Riesgos

12. Gestin de las

Adquisiciones

Areas del
Conocimiento
(PMBOK)

Interaccin de los Procesos

Ejemplo de Proyectos de varias Fases

Interaccin de los Procesos en

un Ciclo

Ciclo de Vida
Los costos y la asignacin de personal son bajos al comienzo
del proyecto, para luego incrementarse durante el transcurso y
luego caen al acercarse al fin del proyecto.

El riesgo es alto al comienzo

del proyecto, ya que no
existe certeza sobre los
deliverables, necesidades
de recursos y trabajo
requerido.

La influencia de los stakeholders es alta al comienzo del proyecto pero

decrece a medida que el proyecto avanza.
Los costos de cambio crecen a medida que el proyecto avanza, y es por
esto que se debe mantener continuamente informado a los stakeholders.
33

Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida del proyecto es un elemento del ciclo de vida del producto,
ya que pueden haber innumerables proyectos dentro del ciclo de vida de un
producto
PRODUCTO
PROYECTO

Desarrollo

Operacin

Restricciones de los Proyectos

Alcance
Costos
Tiempo
Qu es la triple
restriccin en
los Proyectos?

Restricciones de los Proyectos

Alcance
Costos
Tiempo
Recursos
Riesgos
Qu son las
restricciones en
los Proyectos?

Satisfaccin
de los
Stakeholders

Ejemplo

Si aumenta el mbito?
mbito

Costo

Tiempo

10,000

12 meses

Qu cambia?

Si se reduce el tiempo?
Qu cambia?

Si el disminuye el costo?
Qu cambia?

Y si se quiere aumentar el
mbito, con el mismo costo y a
menor tiempo?
Qu sucede?

Calidad?

TIPOS DE METODOLOGIA DE GESTION DE PROYECTOS

Las metodologas de gestin de proyectos comenzaron a gestarse en los aos 50, en el
ejrcito estadounidense, para intentar reducir el volumen de proyectos que se
descontrolaban y ayudar a solventar problemas comunes que se haban identificado relativos
a:
Exceso de carga de trabajo planificada o en proceso.
Costes que superan el presupuesto inicial.
Problemas en la calidad, valor o utilidad del resultado final.
La gestin de proyectos puede ser predictiva o gil. Como en toda disciplina, existen
defensores de una y de otra.
La decisin final de cul elegir depender de varios factores, sin embargo, uno de los ms
importantes es la prioridad final para el proyecto. Mientras que la metodologa predictiva le
otorga ms importancia a los procesos, los mtodos giles consideran que el valor o utilidad
final del resultado que se quiere obtener es lo ms importante.
La Gestin de Proyectos Predictiva
Esta metodologa tambin se conoce con el nombre de clsica, tradicional o formal. Se
asienta bajo las siguientes premisas:
Estabilidad del entorno. Considera que todos los proyectos tienen caractersticas y
comportamientos regulares, guiados por un patrn, desarrollados en un entorno esttico y
predecible.
Carcter predictivo, en el sentido de que se define al detalle el resultado que se quiere
conseguir. Lo importante son los procesos, no el valor final del producto, de forma que
38 los
esfuerzos se orientan a cumplir en trminos de tiempo, costes y recursos. Siendo sus
principales valores la planificacin y el control.

METODOL0GIAS DE GESTION DE PROYECTOS

PREDICTIVA
CLASICA

AGIL
ADAPTABLE

TRADICIONAL

FORMAL
Ejemplos : PMBok y
Prince2
- Todos los proyectos mantienen
caractersticas y comport. regulares
- El objetivo de la ejecucin es lograr
el producto en el tiempo planificado
y sin desbordar costos

- No hay forma nica y vlida para

gestionar cualquier tipo de proyecto
- Hay proyectos que tienen como objetivo
valor para el producto y no funcionalidad,
fecha y costos-

Deciden el estilo de gestin la : PRIORIDAD DEL NEGOCIO, ESTABILIDAD DE LOS

REQUISITOS, RIGIDEZ DEL PRODUCTO, COSTO DEL PROTOTIPO, CRITICIDAD DEL
SISTEMA Y EL TEMAO DEL SISTEMA

Caso prctico
Hay proyectos que no quieren hacer el producto descrito en las fechas y con
los costes estimados.

Cuando en 1978 la direccin de Honda encarg el diseo de un nuevo

automvil, slo dio dos instrucciones al equipo de ingenieros:
Primero necesitamos un concepto de automvil completamente diferente a lo
que cualquier otra compaa haya hecho nunca; y segundo, debe ser un coche
econmico, pero no barato.

El resultado fue el Honda Civic.

Se peda un proyecto, pero no se quera garantizar la ejecucin de un plan,
sino obtener valor en las lneas marcadas.

Hay proyectos a los que importa ms el valor y la innovacin que el

cumplimiento del plan.
La gestin predictiva pide al equipo el cumplimiento del plan.
La gestin adaptable pide al equipo el mayor valor posible para una visin de
producto.
40

Interaccin de los Procesos

Proceso de Iniciacin
El Project Charter formalmente autoriza el proyecto y establece la relacin entre
la organizacin y los stakeholders, y el equipo a conformarse para abordar el
proyecto
Veamos que nos dice el PMBOK
El PMBok nos dice que Desarrollar el acta de constitucin del proyecto o Project charter es el
proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o
una fase y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados. En proyectos de fase mltiple este proceso se usa para
validar o refinar las decisiones tomadas durante la repeticin anterior del proceso Desarrollar el
Project Chrter.
Rita Mulcahy tambin nos dice en su libro de @PMP exam, que el Project Charter no es
necesariamente elaborado por el PM sino por el Sponsor del proyecto en la fase temprana del
proyecto y que debe ser elaborado de manera amplia de tal forma que ninguna solicitud de
cambio pueda afectarlo, en caso que esto ocurra se debera de cuestionar la continuidad del
proyecto o en su defecto crear uno nuevo.
42

Proceso de Iniciacin
El Project Charter debe contener:
-Sobre el contenido general de un documento de Project Charter podramos tomar las
siguientes secciones a modo de gua:
-

Nombre del Proyecto

Descripcin del Proyecto ( Que es?)
Definicin del Producto o servicio del Proyecto
Definicin de los requerimientos del Proyecto
Lista de Stakeholders y sus requerimientos
Caso de Negocio (business case)
Justificacin del Proyecto
Designacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
Principales Entregables (WBS a segundo nivel)
Cronograma de Hitos y resumen de la programacin
Presupuesto del Proyecto
Organizacin del proyecto y recursos preasignados
Supuestos y restricciones
43

Test
4 Who is ultimately responsible for quality management on the project?
a) Project engineer
b) Project manager
c) Quality manager
d) Team member
7 A project manager has just been assigned to a new project and has been given the preliminary
project scope statement and the project charter. The first thing the project manager must do is:
a) create a project scope statement.
b) confirm that all the stakeholders have contributed to the scope.
c) analyze project risk.
d) begin work on a project management plan.
9 The project manager is making sure that the product of the project has been completed
according to the project management plan. What part of the project management process is he
in?
a) Planning
b) Executing
c) Monitoring and controlling
d) Closing
44

Test
12 A project manager is employed by a construction company and is responsible for the
furnishing of the completed building. One of the first things that the project manager for this
project should do is to write a:
a) Work breakdown structure.
b) Budget baseline.
c) Project charter.
d) Project plan.
16 All of the following are characteristics of a project EXCEPT:
a) Temporary
b) Definite beginning and end
c) Interrelated activities
d) Repeats itself every month

17 A team is using a fishbone diagram to help determine what quality standards will be used on
the project. What part of the quality management process are they in?
a) Perform quality control
b) Perform quality assurance
c) Plan Quality Management
d) Variable analysis
45

Test
19 A buyer extends a formal invitation containing a scope of work. The invitation seeks a
response describing the methodology and results that will be provided to the buyer. This is
called:
a) Invitation to bid.
b) Request for information.
c) Request for proposal.
d) Request for bid.
20 A project manager must have some work done by an outside contractor. This work has a great
deal of risk associated with it, and it has become very difficult to find a contractor willing to
take on the job. Which of the following types of contract would offer the greatest incentive to
the contractor?
a) Cost plus percentage of cost as an award fee
b) Cost plus fixed fee
c) Cost plus incentive fee
d) Firm fixed price
22 A cost performance index (CPI) of 0.89 means:
a) at this time, we expect the total project to cost 89 percent more than planned.
b) when the project is completed we will have spent 89 percent more than planned.
c) the project is only progressing at 89 percent of that planned.
d) the project is only getting 89 cents out of every dollar invested.

46

Test
25 The project management process groups are:
a) Initiating, planning, expediting, and control.
b) Plan, organize, develop, and control.
c) Plan, do, observe, commit.
d) Initiating, planning, executing, monitoring & controlling, and closing.
32 Quality is:
a) meeting and exceeding the customer's expectations.
b) adding extras to make the customer happy.
c) the degree to which the inherent characteristics fulfill requirements.
d) conformance to management's objectives.
36 An output of administrative closure is the creation of:
a) project archives.
b) a project charter.
c) a project management plan.
d) a risk analysis plan.
47

Test
43 A project manager has assembled the project team, identified 56 risks on the project,
determined what would trigger the risks, rated them on a risk rating matrix, tested their
assumptions and assessed the quality of the data used. The team is continuing to move through
the risk management process. What has the project manager forgotten to do?
a) Simulation
b) Risk mitigation
c) Overall risk ranking for the project
d) Involving of other stakeholders
45 A rough order of magnitude estimate is made during which project management process
group?
a) Project planning
b) Project closing
c) Project executing
d) Project initiating
49 A project manager has just been assigned to a project. The document that recognizes the
existence of the project is called:
a) The statement of work.
b) The project assignment.
c) The project charter.
d) The product description.

48

EJERCICIO

CONSTRUCCION
ESTACIONAMIENTO PARA CENTRO
COMERCIAL.

SE DEFINE ALCANCE DE 400 MIL

CLIENTES PARKING AL AO

PRESUPUESTO DEFINIDO

TIMING

GESTIN DE PROYECTOS - RESTRICCIONES

SE PUEDEN FIJAR DE FORMA ARBITRARIA ESTAS VARIABLES ?

DINERO = COSTO

AMBITO = ALCANCE

+ RIESGO Y RECURSOS
DE 3 VARIABLES A 5

GESTIN DE PROYECTOS
Evolucin de costos y personal en el proyecto

EL COSTO DE LOS CAMBIOS AUMENTA A MEDIDA QUE AVANZA EL PROYECTO

Interaccin de los Procesos

FASE
INICIAL

FASE
INTERMEDIA

FASE FINAL

TIEMPO
NO CONFUNDIR CICLO DE VIDA DEL PROYECTO CON LOS 5 GRUPOS DE
PROCESOS. CADA FASE DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO PUEDE SER
CONSIDERADA COMO UN PROYECTO.