UNT Tecnologa Educativa

Computacin e Informtica Educativa I

Captulo 1

Introduccin a MS Access 2010

Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o
propsito particular, como el seguimiento de las notas de los alumnos o el
mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est
almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que
se deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en
orden a coordinar y organizar la base de datos.
Supongamos, por ejemplo, que los nmeros de telfono de los padres de familia
de un colegio, estn almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que
contiene los nmeros de telfono de los apoderados, en archivos de informacin
de alumnos en un armario y en una hoja de clculo que contiene informacin de
sus notas. Si cambia el nmero de telfono de un alumno, tendra que actualizar
la informacin en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es
necesario modificar la informacin en un solo lugar: el nmero de telfono del
padre de familia se actualiza automticamente en todos los lugares de la base de
datos donde se utilice.
MS Access es un programa que permite elaborar bases de datos que contengan y
administren cualquier tipo de informacin que se necesite, desde un directorio
personal, una lista de alumnos y notas, lista de clientes o proveedores, un
catalogo de productos, registros de los empleados, etc. Se aplica a todas las
instituciones que manejen informacin.
MS Access forma parte de Microsoft Office, por lo que los objetos de la interfaz
bsica (barras de herramientas de acceso rpido, pestaas de la cinta de
opciones, cinta de opciones) le resultarn familiares si ha utilizado otros productos
de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin embargo, Access tiene
ms facetas que la mayora de estos programas, por lo que tal vez le parezca
ms complejo hasta que se familiarice con l.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el
computador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base
de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de
gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional,
los datos se organizan en Tablas.
Procedamos entonces a generar nuestro trabajo con MS Access 2010, manos a la
obra colegas!!!

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La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra
a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede
decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms
adelante.

Crear una base de datos.

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo, que aparece a la
izquierda de la pantalla.

Seleccionar
esta opcin

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Podemos tambin acceder a travs de la combinacin de letras Ctrl + U

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo
de la barra de acceso rpido. En estos
dos casos aparecer el panel de tareas y podremos seleccionar Nuevo.
Elija la opcin que elija, un poco ms a la derecha ver un panel con una vista
previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y
Ubicacin de la nueva base de datos. sto es as porque, al contrario que en
otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes
de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla
cuando est lista.

Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office
2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que pueda empezar a
rellenar sus datos.

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Si observa esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin,

desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados
dentro de la base de datos.
De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puede ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar
Desplegando la cabecera del panel puede seleccionar qu objetos
mostrar y de qu forma.

Concentos bsicos de Access 2010

Base de Datos
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un
uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos
datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el
computador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y
tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos
relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes
de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se
relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos
obtener informacin sobre los pedidos de stos.

Tabla de Datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los
datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular,
como pueden ser alumnos, notas, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
cdigo del alumno, nombre del alumno, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina
registro o fila, as todos los campos de un alumno forman un registro, todos
los datos de otro alumno forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa,
una tabla de ALUMNOS podra ser:

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Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero
en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los
alumnos cuyo cdigo de distrito sea 0460
Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin,
visualizacin y modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma
de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes
estudiantes de la tabla ALUMNOS
Informes
Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para
ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento
determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a
la eleccin de un elemento de un formulario.
Mdulos
Un mdulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales
que se codifican utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programacin con Access.
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Crear tablas de datos

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder en las clases
siguientes introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego
trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2010.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el
grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir

directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la
columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio

SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de
aplicacin, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo
tendrs que rellenarla con sus datos.

Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en Vista Diseo. Este

mtodo consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas
columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves etc...
Otra forma ms rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de
la barra de estado inferior derecha. Tambin en caso de estar editando una tabla,
encontraremos el botn Ver > Vista Diseo, en la pestaa Campos de las
Herramientas de tabla.

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Aparecer la ventana Diseo de tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado

un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a
continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la
rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda)
para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la
columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un
texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por
ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en
la columna Tipo de dato y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que
el tipo de datos determina la clase de valores que admitir el campo.
Vamos rellenando cada fila definiendo cada una de las columnas que compondr
la tabla
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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al

pulsar la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por defecto
nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de
tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable
de la derecha y elegir otro tipo.
En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no
se encontraba en versiones anteriores: Calculado.
Observe como una vez tengamos algn tipo de dato en la
segunda columna, la parte inferior de la ventana, la
correspondiente a Propiedades del campo se activa para
poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con
detalle en el captulo siguiente
A continuacin pulsar la tecla ENTER para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para
introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la
persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que
este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas)
de la tabla.

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Tipos de datos
Vamos a ver la descripcin de cada uno de los tipos de datos que se definen al
crear una Tabla.

Texto
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres,
siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para
almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se
utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo
Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access
recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un
campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero
Access slo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa
en un campo Memo.

Nmero
Para datos numricos utilizados en clculos
matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad
tamao del campo nos permite concretar ms. En
resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten
almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple,
Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de
rplica se utiliza para claves auto numricas en bases
rplicas.

Fecha/Hora
Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda
Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos
en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador
decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras
en los clculos. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Autonumrico
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio
que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.

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S/No
Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE
Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos
binarios.

Hipervnculo
Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada
como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener
hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo,

grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de
datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo
electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los
campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de
manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo
original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una

operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por
ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando
Precio*Cantidad en una lnea de pedido.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un

campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft
Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en
l.

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La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos
sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber
sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir
ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta
por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el icono Clave

principal
del grupo de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),

seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la

clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber
dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos
reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este
tipo:

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Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.

O bien hacer clic sobre el botn Guardar

de la barra de herramientas.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro

de dilogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar

Cerrar una Base de Datos

Para cerrar una BD, seguir los siguientes pasos:

Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar Base de datos.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar

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de la ventana de la tabla de datos.

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