Qu es y para qu sirve Excel?

Excel es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo que se

encuentra integrada en el conjunto ofimtico de programas Microsoft Office.
Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word,
Access, Outlook, PowerPoint... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los
programas de Office.
Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la
cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Antes de comenzar a trabajar con Excel hay algunos conceptos bsicos de

matemticas que debemos tener en cuenta.

1. OPERADORES MATEMTICOS:
Son bsicamente son 2 pero a lo largo de la historia de la matemticas han
aparecido otros que simplifican el trabajo con los nmeros (+: suma, -:
Resta, *: Multiplicacin, /: Divisin).

2. OPERADORES LGICOS:
Permiten hacer comparaciones entre dos o ms cantidades. ( =: igual, <:
Menor, >: Mayor, <=: Menor o Igual, >=: Mayor o Igual).

CONSTANTE:

Es una cantidad que tiene un valor fijo en un determinado proceso clculo.

Ej. Los nmeros naturales, 3.1416.

VARIABLE:

Es una magnitud que puede tener un valor cualquiera de los comprendidos

en un conjunto. Ej. El Clima, Edades de personas en el saln.

3. AGRUPACIN DE ECUACIONES
Es un mtodo matemtico que se utiliza para resolver ecuaciones anidadas
o combinadas, en Excel se utilizan los parntesis, que indican el orden en el
cual se leer y solucionara cada una de las distintas operaciones que
intervengan en una misma ecuacin.
Ej. ((X+2)-((Y*3)-5))

Es importante saber que no todos los operadores tienen la misma

importancia por eso es indispensable aplicar los parntesis para indicarle al
programa que operacin debe realizarse temprano. La multiplicacin y la
divisin se leen primero y la suma y la resta luego, es decir que si en una
ecuacin te encuentras una suma y una divisin seguramente la divisin se
realizara antes que la suma y si no implementas los parntesis, seguro
obtendrs un resultado matemticamente errneo. Ej. 5 + 4 / 3 = 6.33 y
(5+4)/3 = 3, intervienen los mismos trminos pero los resultados son
diferente de hecho uno de ellos es errneo.

Excel es un programa que nos permite realizar hojas de clculo que se

actualicen automticamente, esto gracias a que podemos utilizar formulas
con constantes y variables.

Las variables son representadas por las celdas. Una celda se denomina
como el cruce entre una fila y una columna, y su nombre es el producto de
agrupar la letra de la columna y el nmero de la fila. Ej. la primera celda se
llamara (A1), las filas estn ubicadas de manera horizontal y numeradas del
1 al 1.048.576, y las columnas en forma vertical y van de la letra A a XFD.
En total son 17.179869.184 celdas 16384 Columnas y 1048576 filas.
Cada celda tiene dos tipos de datos, uno es el contenido real y el otro el
producto. Cuando ingresamos nmeros o letras decimos que es un
contenido real porque lo mismo que escribamos es lo que esta nos
mostrara, al ingresar una formula decimos que los datos son un producto
porque en la celda no se mostrara la formula que escribimos sino el
resultado de resolverla.
Para ingresar una formula es necesario ingresar antes un signo igual (=),
esto le indica a Excel que debe hacer el clculo y almacenar su resultado en
la celda donde se ingreso la formula.
Es posible que cuando escribas formulas toque utilizar referencia de celdas
y rango, cuando sea este el caso se puede hacer de dos maneras:
escribiendo el nombre o dndole clic sobre ella, tambin se pueden hacer
clculos sobre rangos de celdas (Grupo de celdas, tienen una celda inicial y
una final separadas con el signo de puntuacin dos puntos (:).

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos
uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir
el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes
encima

Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora.
Pero piensa, qu ocurrira si te equivocas al introducir un nmero en una
suma de 20 nmeros? Tendras que volver a introducirlos todos, mientras
que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente
corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando
Imagina que ests haciendo
descubres un error: tendras
Excel slo tienes que corregir

los clculos son un poco ms complicados.

la declaracin de la renta a mano y al final
que volver a calcularlo todo. Si lo haces con
un dato.

Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer

simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que
pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas
introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que
veas lo que tendras que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de
Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar cmo las columnas se numeran por letras A,B,C,... y

las filas por nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto
de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA. Debajo de la cinta de opciones
puedes ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,21 . Es decir, el producto
de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,21.
As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el
resto del curso para aprender a utilizarlo.
Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en
cualquier parte de la hoja de clculo; incluso podramos haber puesto
un grfico con el logotipo de la ferretera.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para
utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones
bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas podrs sacar mucho ms
partido de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar
grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma
de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal
como en el profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los ms
complejos clculos financieros.

Frmulas bsicas
veremos

algunas

frmulas

bsicas

que

son

fciles

de

utilizar.

Para este truco, supondremos que deseamos que el resultado aparezca en

la celda B10 y utilizaremos principalmente las celdas desde la celda A1 a la
A10.

SUMA de las celdas desde A1 a A10 = suma(A1:A10)

PROMEDIO de las celdas desde A1 a A10 = promedio(A1:A10)
MAXIMO de las celdas desde A1 a A10 = max(A1:A10)
MINIMO de las celdas desde A1 a A10 = min(A1:A10)

Estas son las frmulas ms sencillas. Si las celdas estn esparcidas en la

hoja,
podemos
seleccionarlas
de
esta
manera:
=suma(A1;
A3
;
C4)

Funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV es una de las funciones ms utilizadas en Excel y
pertenece al grupo de funciones de bsqueda y referencia. Esta funcin nos
permite hacer una bsqueda de un valor dentro de la primera columna de
un rango de datos. A continuacin, haremos una revisin detallada de cada
uno de sus argumentos.

La funcin BUSCARV tiene cuatro argumentos, los primeros tres son

obligatorios y el ltimo es opcional. Para poder hacer un buen uso de la
funcin debemos tener claridad sobre el significado de cada argumento.
Como primer argumento de la funcin BUSCARV debemos indicar el valor
que estamos buscando. Ya sea que proporcionamos el valor directamente o
colocamos una referencia de celda en donde se encuentra el valor.

Debemos recordar que el valor del primer argumento de la funcin ser

buscado siempre en la primera columna de la tabla de datos. No es posible
buscar en una columna diferente que no sea la primera columna. El segundo
argumento de la funcin indica la totalidad del rango que contiene los datos.
En este rango es importante asegurase de incluir la columna que vamos a
necesitar como resultado.

Si la tabla tiene encabezados, lo ms recomendable es excluirlos del rango

para evitar que la funcin considere a los ttulos dentro de la bsqueda. El
tercer argumento indica la columna que deseamos obtener como resultado:

El ltimo argumento de la funcin es opcional, pero si no proporcionamos un

valor, la funcin BUSCARV har una bsqueda aproximada. Para que la

funcin realice una bsqueda exacta debemos colocar el valor falso y

obtendremos como resultado el valor de la columna que hayamos indicado.

En esta imagen puedes ver que la funcin BUSCARV encuentra el valor BR

en la primera columna pero nos devolver el valor de la tercera columna tal
como lo indicamos en los argumentos de la funcin. Si la funcin BUSCARV
no encuentra el valor en la columna uno, devolver el error #N/A.

La funcin CONTAR.SI
La funcin CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el nmero
de celdas de un rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente
cuando el valor de dichas celdas cumple la condicin es considerada dentro
de la cuenta.
Sintaxis de la funcin CONTAR.SI
Solamente existen dos argumentos para la funcin CONTAR.SI que son lo
siguientes:

Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean

contar.
Criterio (obligatorio): La condicin que determinar las celdas que
sern contadas.

El criterio puede ser un nmero o una expresin que indicar la condicin a

cumplir, por ejemplo: 55, >26, VERDE. El criterio no har diferencia
entre maysculas y minsculas. La funcin CONTAR.SI solamente permite
especificar una sola condicin, en caso de necesitar aplicar varias
condiciones se puede utilizar la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo de la funcin CONTAR.SI

Tengo una lista de artculos y cada uno tiene asociado su color. Ahora
necesito contar el total de artculos que son de color azul y para ello
utilizar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")
Al aplicar esta frmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta
correcta:

Puedes observar que el segundo argumento de la funcin CONTAR.SI est

todo en minsculas mientras que las celdas de la columna B tienen la
primera letra en maysculas, sin embargo el valor Azul es considerado
dentro de la cuenta por lo que comprobamos que la condicin no es sensible
a maysculas y minsculas.
Recuerda que la funcin CONTAR.SI nos permitir contar el nmero de
celdas dentro de un rango que cumplan con el criterio que se haya
especificado en el segundo argumento de la funcin.
La funcin SIFECHA
La funcin SIFECHA es una funcin en Excel a la cual no tenemos acceso
desde el catlogo de funciones y sin embargo ha estado presente en las
ltimas 7 versiones del programa incluyendo la versin 2010 de Excel.
Esta funcin nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y adems
nos permitir elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que
pueden ser das, meses o aos. La sintaxis de la funcin SIFECHA es la
siguiente:
=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

El primero y segundo argumentos son fechas en donde la fecha1 tiene que

ser menor que fecha2. Dicho de otra manera, la fecha2 debe ser la fecha
ms reciente. Si estos parmetros se especifican al revs, entonces
obtendremos un error del tipo #NUM!
El tercer argumentos de la funcin SIFECHA es de suma importancia porque
es donde especificaremos la unidad de medicin de tiempo que deseamos
utilizar. A continuacin la tabla de posibles valores para este tercer
argumento:

Valor

Significado

Descripcin

Das

Nmero de das entre la fecha1 y la

fecha2

Meses

Nmero de meses entre la fecha1 y

la fecha2

Aos

Nmero de aos entre la fecha1 y

la fecha2

yd

Das
aos

excluyendo

Nmero de das entre la fecha1 y la

fecha2 donde ambas fechas tienen
el mismo ao.

ym

Meses
aos

excluyendo

Nmero de meses entre la fecha1 y

la fecha2 donde ambas fechas
tienen el mismo ao.

md

Das
excluyendo
meses y aos

Nmero de das entre la fecha1 y la

fecha2 donde ambas fechas tienen
el mismo mes y el mismo ao.

Ejemplo de la funcin SIFECHA

A continuacin muestro un ejemplo de uso de la funcin cuando tenemos
ambas fechas en diferentes aos:

Si las fechas que vas a comparar tienen el mismo ao, puedes utilizar los
argumentos yd y ym:

El ltimo argumento md es utilizado en caso de que tengas dos fechas tanto

del mismo mes como del mismo ao. Aunque existen varias alternativas de
argumentos para la funcin, recomiendo utilizar los argumentos [d, m,
y] porque son los que funcionan correctamente sin importar el ao o mes de
las fechas.
Por ltimo debo mencionar que si ests utilizando la versin en ingls de
Excel, encontrars esta funcin con el nombre DATEDIF y su funcionamiento
es exactamente igual al mostrado en este artculo.
El uso de la funcin SIFECHA es de gran utilidad especialmente para obtener
las diferencias en meses o aos entre dos fechas ya que dicho clculo
requiere de mucha pericia para ejecutarlo correctamente debido a las
diferencias en el nmero de das que tiene cada mes del ao.

La funcin TEXTO en Excel

La funcin TEXTO en Excel nos ayuda a convertir un valor numrico
en texto y adems nos permite indicar el formato que deseamos
aplicar a dicho texto. La funcin TEXTO es especialmente til cuando
deseamos dar formato a un nmero antes de ser concatenado con
otra cadena de texto.
Sintaxis de la funcin TEXTO

La funcin TEXTO en Excel tiene dos argumentos obligatorios:

Valor (obligatorio): El valor numrico que convertiremos a texto.

Puede ser la referencia a la celda que contiene el valor
numrico.

 Formato (obligatorio): Cadena de texto que indica el formato

que se aplicar al valor numrico.
Ejemplo de la funcin TEXTO

En la celda A1 tengo el valor 56.25 y deseo convertir ese valor en el

texto $56.25 y para ello utilizo la siguiente frmula:
=TEXTO(A1, "$0.00")

Observa el resultado al introducir esta frmula en la celda B1:

Aunque el resultado mostrado en la celda B1 tambin lo podramos

obtener al utilizar los comandos de formato de Excel, el utilizar
la funcin TEXTO nos da la posibilidad de concatenar el resultado
con otra cadena de texto. Observa la frmula utilizada en la celda C1:

Hemos tomado el valor de la celda A1, le hemos aplicado el formato

deseado y lo hemos concatenado con otras cadenas de texto.
Formatos con la funcin TEXTO
Para ejemplificar claramente las posibilidades de formato que tenemos con
la funcin TEXTO, he creado una tabla con algunos ejemplos. En la primer
columna se encuentra el valor numrico, posteriormente la frmula utilizada
y en la tercera columna el resultado.

Los formatos indicados en la funcin TEXTO utilizan una serie de cdigos

especiales que nos permiten obtener el resultado deseado. Estos cdigos
son los mismos que se utilizan en el formato personalizado de una celda en
Excel.

Cdigo #: Indica que ese espacio estar ocupado por un nmero.

Cdigo ?: Indica que ese espacio estar ocupado por un nmero y si
no est presente lo rellena con un espacio en blanco.
Cdigo 0: Indica que ese espacio estar ocupado por un nmero y si
no est presente lo rellena con el nmero cero.

Si quieres ver algunos ejemplos adicionales de estos cdigos consulta el

artculo: Cdigos de formato personalizado en Excel.
Formato de fechas con la funcin TEXTO
Ya que las fechas en Excel son valores numricos, es posible dar formato a
una fecha con la funcin TEXTO. Observa los siguientes ejemplos:

Funcin SI
La

funcin SI es

tambin

interesante:

=SI(condicin; valor "si verdadero" ; valor "si no")

Ejemplo:

=si(A1<=0 ; "pedir" ; "en stock" )

Lo que significa: si el contenido de la celda A1 es menor o igual a cero,

entonces aparecer "pedir", si no (si el contenido de la celda A1 es mayor a
cero) aparecer "en stock".

Fundamentos de formato condicional

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta
aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas
condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para
cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Razn para utilizar el formato condicional

Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de
las celdas que cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en
un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos
muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato
condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el
formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio
es 22.2).

Cmo se aplica el formato condicional?

Debes selccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y
despus hacer clic en el comandoFormato condicional que aparece en el
grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del

men, el formato se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta
condicin o regla. Un formato condicional en Excel est siempre basado en
una regla que posteriormente se podr editar si as lo deseas. Las reglas
que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos
grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el

mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad
porque puedes aplicar un formato especial utilzando una frmula
donde podrs aplicar una lgica ms compleja. Por lo mismo es un
poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo hagas ser
muy intuitivo de utilizar.

Resaltar celdas con formato condicional

En el artculo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las
bases sobre este tema y en esta publicacin aprenderemos sobre la primera
de las opciones de men de formato condicional: Resaltar reglas de celdas.

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que

cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opcin
muestra su propio cuadro de dilogo solicitando los argumentos necesarios
para crear la regla.
Reglas de formato condicional
La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se

aplicar el formato especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en
la caja de texto, dej el formato predeterminado y el resultado fue el
siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que
ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicar
el formato. La opcin Entre muestra un cuadro de dilogo diferente porque
solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs

seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de
manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores
coincidentes.

Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore

nicos los valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se

aplicar la regla de formato condicional adecuada.

Qu es un grfico de Excel?
Los grficos en Excel son objetos que podemos crear en el momento que lo
necesitemos y que representan visualmente una o varias series de
datos numricos. Dependiendo el tipo de grfico que utilicemos ser la
apariencia de cada una de las series. En la siguiente imagen puedes
observar un grfico de lneas con dos series de datos:
Cmo hacer grficos en Excel 2013
Un grfico en Excel es una representacin de valores numricos que mejora
la comprensin de los datos que se encuentran en nuestra hoja. Los grficos
son una excelente herramienta para resumir la informacin e identificar
fcilmente cualquier tendencia en los datos.

La informacin de cada serie est almacenada en una columna diferente. La

lnea azul representa los datos de la columna Ingresos y la lnea roja los
datos de la columna Egresos. Adems, cada pequeo crculo sobre la lnea
representa el valor de cada una de las celdas en los datos. Es as como un
grfico est vinculado a la informacin contenida en una hoja de Excel y si
modificamos los datos, entonces el grfico se actualizar automticamente
para reflejar los cambios.

Pasos para crear un grfico en Excel

Crear un grfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos
pasos:
1. Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran
los valores numricos. Nota que he mencionado que es suficiente
hacer clic sobre una sola celda y no es necesario seleccionar todo el
rango porque Excel incluir automticamente los datos de las celdas
adyacentes.
2. Una vez hecha la seleccin, ve a la ficha Insertar > Grficos y haz clic
sobre el botn del tipo de grfico que deseas insertar y se mostrar
un men donde debers seleccionar el grfico deseado.

Por ejemplo, para crear el grfico de lneas mostrado en la seccin anterior

puls el botn Grfico de lneas y posteriormente seleccion la opcin Lnea
con marcadores tal como lo ves en la siguiente imagen:

Con estos simples pasos habrs aprendido cmo hacer grficos en Excel
2013. Tal vez la parte ms complicada del proceso es saber elegir el grfico
adecuado para nuestros datos pero si te encuentras en esta situacin, Excel
2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudar en el proceso de
seleccin de un grfico.
Grficos recomendados en Excel 2013
Cuando tienes duda sobre el grfico que debes elegir para tus datos, puedes
hacer uso del comando Grficos recomendados de Excel 2013 el cual har
un anlisis rpido de los datos para hacer una recomendacin. Para utilizar
este comando debes hacer clic sobre una celda dentro del rango de datos y
posteriormente ir a Insertar > Grficos > Grficos recomendados y se
mostrar un cuadro de dilogo con las recomendaciones de Excel:

En el panel izquierdo tendrs el listado de los grficos recomendados y al

seleccionar alguno de ello se mostrar una vista previa en el panel derecho.
Una vez que hagas tu eleccin debers pulsar el botn Aceptar para crear
efectivamente el grfico.
Seleccin de datos para crear un grfico
En los ejemplos anteriores he mencionado que es suficiente con seleccionar
una sola celda del rango de datos que deseamos graficar lo cual funciona
perfectamente, siempre y cuando deseamos graficar todos los datos de las
celdas adyacentes. Si nuestros datos se componen de varias columnas de
las cuales solo queremos graficar una sola de ellas, entonces ser necesario
hacer la seleccin explcita de todos los datos a graficar. En la siguiente
imagen puedes notar que he hecho la seleccin solo de la columna Mes y de
la columna Ingresos:

Despus de hacer la seleccin anterior pulsar el comando Insertar >

Grficos > Grfico de lneas > Lnea con marcadores y el resultado ser el
siguiente:

Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que

fue la seleccin realizada previamente. Es importante mencionar que la
primera columna ser considerada como las categoras de los datos siempre
y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas categoras las
puedes ver reflejadas en las etiquetas del eje horizontal. Si en lugar de
graficar la columna Ingresos queremos graficar la columnaEgresos,
entonces debemos seleccionar ambas columnas utilizando la tecla Ctrl la
cual nos permite elegir mltiples rangos que no son adyacentes. Despus
de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y haz la seleccin de la
segunda columna:

El resultado de la seleccin de datos anterior es una grfica de la

columna Egresos:

Es as como la seleccin de datos adecuada nos permite graficar la

informacin deseada. Recuerda que si deseas graficar todo el rango de

datos entonces es suficiente con seleccionar una sola celda dentro del
rango.
Ficha Herramientas de grfico
Una vez que hemos creado un grfico y hacemos clic sobre l se mostrar
una ficha contextual llamada Herramientas de grfico la cual contendr
comandos especficos para trabajar con los grficos creados.

Los comandos estn agrupados en las fichas Diseo y Formato que

contienen comandos para cambiar el estilo del grfico y su diseo as como
el comando necesario para cambiar el tipo de grfico entre otros comandos
ms que utilizaremos en lecciones posteriores. Como cualquier otra ficha
contextual, al momento de remover la seleccin del grfico, la ficha
Herramientas de grfico se ocultar.
Crear hojas de grficos en Excel
De manera predeterminada los grficos son colocados dentro de la hoja
donde se encuentran los datos y decimos que son grficos incrustados los
cuales flotan sobre la hoja. Pero existe otra alternativa para los grficos de
Excel y es que podemos colocarlos en su propia hoja donde no existir nada
ms que el grfico mismo. Una razn para crear una hoja de grfico es
porque deseamos imprimir los grficos de manera independiente y
ocupando la totalidad de la hoja. Adems, si tenemos mltiples grficos en
nuestro libro ser buena idea colocar un grfico en una hoja diferente para
ubicarlos rpidamente.
Para crear una hoja de grfico debes seleccionar el grfico deseado y
posteriormente ir a Herramientas de grficos > Diseo > Ubicacin > Mover
grfico. Al pulsar este botn se mostrar un cuadro de dilogo que nos
permitir crear una nueva hoja de grfico permitindonos colocar el nombre
que deseemos:

Al pulsar el botn Aceptar notars que se inserta una nueva hoja en el libro
y lo nico que existir en dicha hoja ser el grfico de Excel. Si quieres
regresar al grfico incrustado en la hoja debes seguir el procedimiento
inverso seleccionando de nuevo el comando Mover grfico pero en esta
ocasin seleccionando la opcinObjeto en Hoja.
Aprender cmo hacer grficos en Excel es de suma importancia porque los
grficos nos ayudan a comprender de una mejor manera los datos
contenidos en las celdas y darles el significado e interpretacin correctos.

Lista para validacin de datos en Excel

Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos introducen
informacin en las hojas que has preparado con tanto esfuerzo, es de suma
importancia validar los datos de manera que puedas prevenir cualquier
error con las frmulas o alguna interpretacin equivocada al momento de
realizar un anlisis de la informacin.
Afortunadamente Excel tiene herramientas de validacin de datos que nos
permitirn validar la informacin al momento que es introducida en una
celda. Este grupo de comandos se encuentra en la ficha Datos y dentro del
grupo Herramientas de datos.
En esta ocasin centraremos nuestra atencin en una de las opciones de la
Validacin de datos que es conocida como la lista de validacin de datos y
que convierte una celda comn en una lista de opciones de las cuales el
usuario podr elegir alguna.
Beneficios de la lista de validacin
Antes de explicar la creacin y uso de las listas de validacin de datos, me
gustara dar un ejemplo de los beneficios de utilizar este tipo de control.
Supongamos que has compartido tu libro de Excel con varias personas y les
has pedido que en una celda ingresen su da favorito de la semana.
Imaginemos que el da mircoles es el da favorito de 5 personas, pero han
ingresado el nombre de diferentes maneras:

Mircoles
Miercoles
Mercoles
Miercole
Miecoles

Si tuviramos que contar la cantidad de personas que han ingresado el da

mircoles como su da favorito, sera imposible de hacerlo con frmulas
porque cada cadena de texto es diferente y Excel no podra ayudarnos
fcilmente con esta tarea.
Para nuestro ejemplo la solucin sera realizar un anlisis visual para
homologar los datos, pero si tuviramos un caso donde fuera necesario
revisar la respuesta de cientos o miles de usuarios, estaramos frente a un
problema que podramos haber evitado.

Las listas de validacin de datos en Excel son de mucha utilidad para evitar
que un usuario introduzca cadenas de texto con errores de captura y en su
lugar le permite elegir una opcin dentro de un listado de opciones. De esta
manera se evita cualquier error en el ingreso de la informacin que podra
ser costoso posteriormente.
Crear una lista desplegable en Excel
Las listas de validacin de datos son ampliamente conocidas como listas
desplegables ya que al seleccionar la celda que contiene dicha lista, se
mostrar un control en su extremo derecho que al pulsarlo desplegar la
lista de valores disponibles. La siguiente imagen muestra un ejemplo de una
celda que contiene una lista desplegable con los das de la semana.

Para crear una lista de validacin de datos como la anterior debemos

seleccionar la celda que contendr la lista. Posteriormente debemos ir a la
ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validacin de datos.

Esto abrir el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers

asegurarte de seleccionar la pestaaConfiguracin y en la primera lista
desplegable debers seleccionar la opcin Lista.

Posteriormente, en el recuadro Origen, podrs colocar los valores de la lista

desplegable separndolos por una coma. Algo importante a resaltar en este
paso es que, si en tu pas se utiliza el punto y coma (;) como el separador de
listas, entonces debers separar los valores de la lista con dicho carcter.

Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, debers hacer clic
en el botn Aceptar y se vern reflejados los cambios en la celda.

El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista desplegable

seguir siendo posible, pero si se ingresa un valor diferente a los valores de
la lista, se mostrar un mensaje de error como el siguiente:

Lista desplegable con valores de un rango

Utilizando el mtodo anterior podemos crear cualquier lista que
necesitemos, pero si la lista tiene muchos elementos, ser un tanto
ineficiente el ingresar todas las opciones en el cuadro de Origen.
Una alternativa que tenemos para indicar los valores de una lista es
colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar dicho rango de celdas
dentro del cuadro Origen. Excel tomar los valores de las celdas indicadas y
los integrar como las opciones de la lista desplegable.
En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado los das de la
semana bajo la columna E de la hoja. El rango con los cinco das de la
semana que deseo incluir en la lista es E1:E5 y ser la referencia que
introducir como el Origen de la lista.

Lista desplegable con rangos nombrados

Una tercera alternativa para definir los valores de la lista desplegable es
utilizar un rango nombrado. Si no sabes lo que es eso, te recomiendo leer el
artculo Asignar nombres a celdas o rangos. En la siguiente imagen puedes
observar que he colocado los das de la semana en el rango A1:A5 y lo he
nombrado como Semana.

Al momento de crear la lista de validacin podremos indicar el nombre del

rango como el origen de los datos de la siguiente manera:

El resultado ser exactamente el mismo que con las alternativas descritas

anteriormente y a final de cuentas tendremos una celda con una lista
desplegable con los cinco das de la semana que hemos definido.
Celda con lista desplegable

Hablemos ahora sobre una de las opciones que se muestran al momento de

definir nuestra lista desplegable y me refiero a la opcin Celda con lista
desplegable.

Esta opcin es la que habilita la lista desplegable al momento de seleccionar

una celda que contiene la validacin de datos. Por lista desplegable nos
referimos al botn con una flecha que aparece en el extremo derecho de la
celda y que nos permite desplegar las opciones de la lista.
Si removemos la seleccin de esta opcin, la celda seguir validando los
datos pero no permitir al usuario ver las posibles opciones. La realidad es
que para la gran mayora de los casos, queremos dejar esta opcin
seleccionada.
Omitir blancos en la lista desplegable
Otra opcin que tenemos al momento de definir nuestra lista desplegable es
la de Omitir blancos la cual funciona de manera peculiar y es probable que
te confundas un poco cuando hagas algunas pruebas. Mi recomendacin es
dejar siempre seleccionada esta opcin pero si quieres saber un poco ms
sobre las implicaciones de quitar dicha seleccin, entonces sigue leyendo.
En primer lugar, cuando dicha opcin est seleccionada, es posible entrar
en el modo de edicin de una celda que tiene una lista desplegable, pulsar
la tecla Entrar sin ingresar texto y Excel dejar la celda en blanco. En caso
de que no lo sepas, el modo de edicin de una celda se puede activar de
tres maneras posibles: al seleccionar una celda y hacer clic en la barra de
frmulas, al hacer doble clic sobre la celda o al seleccionar una celda y
pulsar la tecla F2.
Si desmarcamos la opcin Omitir blancos, al entrar al modo de edicin de la
celda que contiene la lista desplegable, si pulsamos la tecla Entrar sin haber
introducido texto alguno, se mostrar un mensaje de error indicndonos que
hemos ingresado un valor no vlido.
Este es el primer comportamiento de la opcin Omitir blancos sobre las
celdas que tienen una lista de validacin de datos. Pero existe otro
comportamiento muy peculiar para aquellas listas que fueron creadas con
un rango nombrado y lo mostrar a continuacin.
En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la cual fue creada
basndome en el nombre de rangoSemana que a su vez hace referencia al
rango A1:A5. Sin embargo, en este ejemplo el rango tiene vaca la celda A3
y por lo tanto la lista desplegable se muestra de la siguiente manera:

Antes de hacer la prueba te mostrar la configuracin de la lista de

validacin de datos de la celda C1.

La opcin Omitir blancos est seleccionada y el origen es el rango

nombrado Semana. Ahora observa lo que sucede si introduzco el
valor Domingo en la celda C1.

Esto sucede porque el rango Semana tiene una celda vaca, lo cual abre la
posibilidad de introducir cualquier otro valor que tomar el lugar de dicha
celda vaca y Excel nos dejar hacerlo sin enviar alguna alerta. Si quiero
evitar este problema, debo ir a la configuracin de la lista y desmarcar la
opcin Omitir blancos.

Si vuelvo a intentar ingresar manualmente la cadena de texto Domingo,

Excel mostrar un mensaje de error:

Recuerda que he descrito dos comportamientos diferentes de la

opcin Omitir blancos. El primero aplica para todo tipo de listas
desplegables, pero el segundo lo vers reflejado solamente en las listas que
tienen un rango nombrado como su origen.
La realidad es que pocas veces te vers frente a este tipo de situaciones tan
peculiares, pero es importante conocer el significado de dichas
configuraciones al momento de crear listas de validacin de datos. En la
gran mayora de los casos, lo mejor ser dejar seleccionadas tanto la
opcin Omitir blancos como la opcin Celda con lista desplegable.
Remover lista de validacin de datos
Finalmente te mostrar cmo remover una lista de validacin de datos de
una celda. Lo primero ser seleccionar la celda que contiene la lista y en
seguida pulsar el comando Validacin de datos para abrir las opciones de
configuracin de la lista. Para remover la lista de la celda debers
seleccionar la opcin Cualquier valor y pulsar el botn Aceptar.

Con esto la celda dejar de tener validacin de datos y se comportar de la

misma manera que el resto de las celdas de la hoja.

Referencias absolutas y relativas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera nica
en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel
que permitirn a las frmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor
para utilizarlo en los clculos.

Seguramente habrs escuchado sobre las referencias absolutas y las

referencias relativas, as que hoy dedicaremos algn tiempo a conocer las
diferencias entre ambos tipos de referencias.
Referencias relativas en Excel
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque
guardan una relacin con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo
que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a
otra celda, Excel ajustar automticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las
referencias relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una
referencia relativa, lo cual es muy fcil, ya que es la combinacin de la
columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente frmula contiene
una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.
=A1*2

As de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinacin de

una letra y un nmero sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente
imagen puedes observar que he ingresado la frmula anterior en la celda B1
y el resultado de dicha frmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda
A1 es multiplicado por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de

copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de
referencias guarda una relacin con la fila y la columna en la que se
encuentra as que, al momento de copiar la frmula, las referencias relativas
sern modificadas por Excel de manera automtica.

La siguiente imagen muestra el resultado despus de haber copiado la

frmula hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B
representa la multiplicacin de los valores de la columna A por 2. La frmula
de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1
que tena la frmula original.

Este cambio automtico en la referencia sucedi porque, al copiar la frmula

hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la
frmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y
por lo tanto la fila de la referencia tambin aumentar en uno.
Al copiar la frmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino
solamente la fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo,
donde tengo una frmula que suma el total de las ventas para el mes de
Enero:

Nuestra frmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento

de copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que
la formula copiada deber aumentar tambin su columna. La siguiente
imagen muestra el resultado de copiar la frmula de la celda B7 a la
derecha:

Al copiar la frmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica

su columna. Por esta razn, cada celda de la fila 7 sumar el rango superior
de su misma columna.

Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al

momento de copiar la frmula a otras celdas. El cambio ser relativo a la
cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la frmula.
Referencias absolutas en Excel
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no
permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas
referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean
copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el
smbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente frmula tiene una
referencia absoluta a la celda A1:
=$A$1*2

Esta es la misma frmula del primer ejemplo de la seccin anterior. As que

la colocar tambin en la celda B1 y la copiar hacia abajo. La siguiente
imagen muestra el resultado de dicha accin:

En esta ocasin tenemos como resultado el nmero 20 en todas las filas de

la columna B y eso se debe a que la referencia permaneci fija an despus
de haber copiado la frmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias
absolutas permanecern inamovibles sin importar que las copiemos a otras
celdas.
Las referencias absolutas son muy tiles cuando queremos que una frmula
haga referencia a una misma celda sin importar a dnde las copiemos.
Cuando combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas,
tenemos una combinacin sumamente til como lo veremos en el siguiente
ejemplo.
Referencias absolutas y relativas en Excel
Dentro de una frmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas
como referencias relativas. Cada una de ellas se comportar de la manera
en que lo he mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrar una frmula que combina las
referencias absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de
productos en la moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de

precios en dlares y el tipo de cambio que est indicado en la celda E2. El
primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando la
siguiente frmula:
=B2*E2

Ingresar esta frmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el

siguiente resultado:

La frmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las frmulas

de las filas inferiores devuelven cero. Al observar la frmula de la celda C6
nos damos cuenta que, al copiar la frmula hacia abajo, Excel modific
ambas referencias, inclusive la que haca referencia a la celda E2 que
contiene el tipo de cambio y por esta razn obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las frmulas hagan referencia a la celda E2 sin
importar que la copiemos a otra ubicacin, entonces es necesario hacer que
dicha referencia sea absoluta. Nuestra frmula quedar de la siguiente
manera:
=B2*$E$2

En esta frmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta.

En el momento en que ingresamos esta frmula en la celda C2 y la
copiamos hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los
productos.

Lo mejor de este tipo de frmulas es que, podrs cambiar el valor del tipo
de cambio y obtendrs los nuevos precios automticamente sin la
necesidad de modificar las frmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia

relativa est en que la primera de ellas utiliza el smbolo $ para hacer saber
a Excel que queremos dejarla fija an despus de haberla copiado a otra
celda.

Qu es una tabla dinmica?

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel,
pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se
sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de
utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de
Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte
que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero
ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera
poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para
comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas.
Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos
reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que
ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear
los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que

podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus

necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque
parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas
pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que
muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo
libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis
multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar
este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un
principio.

A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas
dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera
que puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente
esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.

Cmo crear una tabla dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de
cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las
columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de
cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar
en la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del

grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario

podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la

tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic
en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte

derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos
secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos
elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn
forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior,
colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad.
Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y

la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la
siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera
fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden
elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis
profundo de la informacin.