Las Consultas

LAS CONSULTAS

La potencia real de una BD (o ms bien, de un sistema de gestin de BD) reside en su

capacidad para mostrar los datos que se desea y en el orden en que se necesita. Las
consultas permiten plantear preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Los datos
de una consulta pueden proceder de una o varias tablas.

Consulta: Objeto de la BD que permite formular preguntas sobre los datos

almacenados en las tablas. Usadas para ver, cambiar y analizar los datos de
diferentes maneras. Tambin se usan como origen de registros para los
formularios e informes.
Las consultas permiten:
1.
2.
3.
4.
5.

Elegir los campos deseados.

Elegir registros, especificando los criterios que estos deben cumplir.
Ordenar registros.
Formular preguntas sobre los datos de varias tablas.
Realizar clculos. Pueden crearse campos calculados que contengan el resultado de un
clculo. Por ejemplo: un Importe calculado como el producto de un precio y una cantidad.
6. Usar consultas como origen de datos para formularios, informes y otras consultas.
7. Modificar datos de las tablas mediante las consultas de acciones.

Tipos de consultas en Access

De seleccin: Es el tipo de consulta ms habitual. Obtiene los datos de una o ms
tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que es posible actualizar los
registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para
agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Son
esencialmente consultas para recuperar datos.
De tabla de referencias cruzadas: muestra valores resumidos (sumas, cuentas y
promedios) de un campo de una tabla y los agrupa segn un conjunto de hechos enumerados
en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte
superior de la hoja de datos. Permite resumir gran cantidad de informacin en un formato de
slo lectura.

De acciones: Son consultas que realizan cambios a muchos registros en una sola operacin.
Existen cuatro tipos de consultas de accin:

De eliminacin : Elimina un grupo de registros de una o ms tablas.

De actualizacin: Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o ms
tablas, dando la posibilidad de cambiar los datos de las tablas existentes.

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De datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una

o ms tablas. Pueden servir para aprovechar informacin que ya est registrada en una tabla y
se desea anexar a otra.
Consulta de creacin de tabla: Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de
los datos de una o ms tablas.
Consulta SQL: Se crea mediante una instruccin SQL. La consulta de unin

, la consulta

de paso a travs
, la consulta de definicin de datos
y la subconsulta son ejemplos de
consultas especficas de SQL. Estos tipos de consultas requieren conocimiento del lenguaje
SQL (Structured Query Language, un estndar para la manipulacin de BD relacionales), por lo
que se reservan para usuarios avanzados y quedan fuera del alcance de este material.

Crear consultas
La creacin de una nueva consulta desde la Ventana de la BD puede hacerse de dos maneras
diferentes:
Una forma es mediante estas 2 opciones de
Crear una consulta...

... Otra forma es haciendo clic

en el botn Nuevo, teniendo
seleccionado el objeto Consultas
en la Ventana de la BD.

Fig. 5.1 Creacin de una nueva consulta desde la ventana de la BD

Las consultas pueden crearse mediante los Asistentes o sin ellos. Estos Asistentes aceleran el
proceso de disear varios tipos especializados de consultas:
? Asistente para Consultas sencillas.
? Asistente para Consultas de Referencias cruzadas.
? Asistente para Consultas de Buscar Duplicados. (Busca registros duplicados en la tabla
o consulta seleccionados)
? Asistente para Consultas de Buscar no-coincidentes. (Busca todos los registros de una
tabla que no tienen registros relacionados en otra. Por ejemplo: Empleados que no
hayan pasado cursos de superacin)

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Creacin de consultas mediante Asistente

Siguiendo la filosofa habitual de los asistentes de Windows, se presentan varios cuadros de
dilogo en sucesin que permiten ir especificando la consulta deseada. El Asistente para
Consultas Sencillas facilita extraordinariamente el proceso de creacin de consultas cuyo
diseo puede ser modificado posteriormente en la Vista Diseo.
En el primer paso del asistente se especifican los campos que se desea incluir en la consulta.
Para ello se selecciona primero la tabla o consulta donde aparecen los campos que se van a
incluir. Hecho esto, se escogen los campos deseados y se hace clic en el botn
(ver figura 5.2)

Seleccionar la tabla o consulta

Seleccionar los campos

Clic en Siguiente...

Fig. 5.2 Primer paso del Asistente para consultas sencillas.

En el segundo paso del asistente se especifica el nombre de la consulta y se selecciona si se

desea abrirla para ver los resultados, o si se desea modificar su diseo.

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Dar nombre a la consulta

Elegir accin

Clic en Finalizar

Fig. 5.3 Segundo paso del Asistente para consultas sencillas.

Una vez creada la consulta, podr pasarse a la Vista Hoja de datos o ejecutarse para ver los
resultados de la misma.

Vistas
Las consultas tienen tres vistas: vista Diseo, vista Hoja de Datos y vista SQL.
La Vista Diseo, a la que se le dedica el siguiente epgrafe, es la empleada para crear la
consulta.
La Vista Hoja de datos presenta los datos en un formato de filas y columnas, tal y como se vio
en el TEMA IV dedicado a las tablas. Esta vista permite modificar y agregar datos, mostrando
los resultados de la consulta creada. En el caso particular de las consultas de acciones, la vista
Hoja de datos muestra una vista previa de los datos que se vern afectados por la ejecucin de
la consulta de accin.

Fig. 5.4 Consulta de seleccin en Vista Hoja de Datos.

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La Vista SQL muestra la instruccin SQL de la consulta. SQL significa Structured Query
Language, o sea, lenguaje estructurado de consultas. Al crear una consulta en Vista Diseo,
Access construye la instruccin SQL equivalente, que es precisamente lo que se muestra en
esta vista. Los usuarios avanzados pueden crear las consultas especficas de SQL (unin, paso
a travs o definicin de datos) directamente en esta vista, lo que requiere por supuesto
conocimiento de dicho lenguaje.
Para alternar entre las diferentes vistas se emplea el primer botn de la
barra de herramientas:

Ejecutar una consulta

Desde la Ventana de la BD: Al hacer clic en el botn
se ejecuta la consulta. En el
caso de las consultas de acciones, se mostrar previamente un mensaje de advertencia y
confirmacin acerca de la informacin que se va a modificar en la BD como resultado de la
ejecucin de la consulta.
Desde la Vista Diseo: Para ejecutar una consulta, sea cual sea su tipo, se emplea el botn
de la barra de herramientas. En el caso de las consultas de seleccin, mostrar los
resultados en la forma en que aparece en la Fig. 5.4. Si se trata de una consulta de accin,
Access mostrar el mensaje de confirmacin explicado en el prrafo anterior.

Las consultas en Vista Diseo

Las consultas pueden crearse directamente en la Vista Diseo; tambin puede modificarse una
consulta que haya sido creada mediante el Asistente para Consultas sencillas u otro asistente.
Para la creacin de consultas en Vista Diseo se emplea una herramienta grfica llamada
Cuadrcula de Diseo que se muestra a continuacin:

En la parte superior de la
ventana se agregan las tablas
que contienen los datos...

... y se rellena la Cuadrcula con los campos deseados

(arrastrndolos desde la tabla o haciendo doble clic sobre ellos o
seleccionndolos en la lista desplegable de la propia cuadrcula).
Tambin se puede especificar el orden deseado para visualizar los
resultados, cules campos sern mostrados y los criterios. Todo esto
determina cules sern los resultados de la consulta.
Fig. 5.5 Vista Diseo de una consulta

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Los botones de la barra de Herramientas proporcionan mtodos abreviados para los comandos
usados al disear una consulta:
Ejecutar
consulta Totales

Tipo de
consulta

Vistas

Mostrar
tabla

Valores
superiores o
todos

Uso de la Cuadrcula de Diseo

Campo:
Los campos se arrastran de la lista de campos de la(s) tabla(s) de la parte superior; tambin
pueden seleccionarse de la lista que se despliega en cada celda de campo de la cuadrcula o
puede hacerse doble clic sobre los que se desea aadir a la cuadrcula
Se pueden arrastrar en bloque seleccionando varios con CTRL.+ clic o SHIFT + clic, del modo
habitual en Windows.
Para seleccionar todos los campos se usa el

*.

Tabla:
Esta fila se puede mostrar mediante la opcin de men \Ver\Nombres de tabla. Resulta til
cuando la consulta incluye campos de varias tablas.

Orden:
La interpretacin de los datos puede resultar ms sencilla si estn ordenados. Es til crear una
consulta que ordene los datos cuando se desea mostrar estos siguiendo un orden en un
formulario o informe, o tambin en un cuadro combinado o de lista. En estos casos se puede
crear la consulta que ordene y luego usarla como origen de los datos del formulario, informe,
cuadro o lista. El orden puede ser Ascendente o Descendente. Pueden especificarse varios
campos, en cuyo caso ordenar en primer lugar el campo ms a la izquierda.

Criterios:
Permiten limitar la hoja de respuestas dinmica a ciertos registros, aquellos que cumplan los
criterios especificados.
Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los registros
especficos con los que desea trabajar.
Para especificarlos se usa una expresin. (Las expresiones fueron tratadas en el Tema 4
dedicado a las tablas).
Recordemos que una expresin en Access es una combinacin de:
? Operadores
? Valores (Literales y Constantes)
? Identificadores
? Funciones

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La expresin que se utilice le indica a Access qu registros debe incluir la consulta en la

respuesta.
Algunos ejemplos de expresiones que pueden ser usadas como criterios en una consulta sobre
la tabla Empleados son:
Campo
Expresin
Significado
De los Dptos. Computacin o Idioma
Departamento
Computacin OR Idioma
(Cualquiera de ellos)
Salario
>200
Con salario mayor que 200.
Salario
Entre 100 Y 200
Con salario entre 100 y 200.
Casado
S
Empleados casados.
Empleados cuyo primer apellido termine en
Apellido1
Como *ez
ez
NombreCnyuge Es Nulo
Empleados sin nombre de cnyuge.
Para crear una expresin esta puede escribirse directamente en la Cuadrcula de Diseo o
utilizar el Generador de Expresiones, tal y como fue visto en el captulo IV.
Las expresiones pueden incluir los operadores lgicos O, Y como se ilustra en el primer ejemplo
en que se seleccionan aquellos trabajadores de los departamentos Computacin e Idioma, para
lo cual se usa el operador O. No obstante, tambin puede ser necesario construir una consulta
que involucre condiciones para ms de un campo, digamos, una consulta que recupere los
trabajadores con fecha de contrato posterior al 01/01/90 Y con salario menor que 200. Al
colocar estas dos condiciones en la misma fila de criterios, se interpreta como un Y lgico entre
ellas:

Varias condiciones en la
misma fila de Criterios son
unidas implcitamente con
un Y lgico.

Esta consulta se refiere a los empleados que hayan sido contratados despus del 01/01/90 Y
que ganen menos de 200 (tienen que cumplirse ambas condiciones)
Por otro lado, si se quisiera utilizar como condicin que los empleados hayan sido contratados
despus del 01/01/90 (cualquiera sea su salario) O con salario menor que 200 (cualquiera sea
su fecha de contrato), las condiciones deben colocarse en filas diferentes:

Varias condiciones en filas diferentes de Criterios

son unidas implcitamente con un O lgico.

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Esta consulta devuelve TODOS los empleados contratados despus del 01/01/90 y adems
TODOS los que perciben un salario inferior a 200 pesos.
De manera general, pueden combinarse expresiones ms complejas en la Cuadrcula de diseo
siguiendo esta gua:

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Agregar tablas a una consulta. Consultas de mltiples

tablas
Resulta frecuente que en una consulta se desee ver datos procedentes de ms de una tabla.
Es posible agregar ms tablas a una consulta que ya ha sido creada mediante el siguiente
procedimiento:
1. En la Vista Diseo de la consulta, elegir la opcin de men \Consulta\Agregar tabla o el
botn

de la barra de herramientas.

2. Seleccionar la(s) tabla(s) que contiene(n) los datos que se desea incluir en la consulta por
cualquiera de los siguientes mtodos:
a. Hacer clic en a tabla para seleccionarla y en el botn

b. Hacer doble clic en el nombre de la tabla.

Si las tablas estaban relacionadas (es decir, se crearon las relaciones correspondientes al
disear la BD), dichas relaciones sern mostradas en la Ventana Consulta. De lo contrario, hay
que establecer las relaciones arrastrando los campos coincidentes de una tabla a la otra; estas
relaciones sern vlidas slo para esa consulta.

Eliminar tablas de una consulta

Para eliminar una tabla de una consulta, se selecciona esta en la Ventana Relaciones y se usa
uno de los siguientes mtodos:
? Seleccionar la opcin Quitar tabla del men Consulta, o
? Seleccionar la opcin Quitar tabla del men contextual, o
? Presionar la tecla Supr.

Uso de parmetros en las consultas

Si se ejecuta con frecuencia la misma consulta pero se cambian los criterios cada vez que se
ejecuta, se ahorra tiempo creando una consulta de parmetros. Esto no constituye un tipo
diferente de consulta, sino un mecanismo que flexibiliza las consultas al permitir establecer los
criterios en el momento mismo de ejecutarse, en lugar de establecer dichos criterios al disear
la consulta.
Por ejemplo, supongamos que se desea conocer cules empleados tienen un salario mayor de
300 pesos: se crea una consulta de seleccin con ese criterio. Pero despus se desea conocer
cules tienen un salario mayor de 200; en ese caso habra que hacer otra consulta de seleccin
muy similar en la cual se variara slo la cifra del salario. Y as tantas consultas diferentes como
valores de salario se quisieran utilizar. Sin embargo, si se emplean parmetros, con una sola
consulta pueden resolverse todos esos casos.
Al utilizar parmetros en una consulta, Access muestra un cuadro de dilogo en el que solicita
el valor del parmetro cada vez que se ejecuta la consulta, dando la posibilidad de que se
teclee un valor diferente en cada ocasin.

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Especificar parmetros en las consultas

Una vez creada la consulta con los campos necesarios, en la celda Criterios, para cada campo
que desee utilizar como parmetro, se escribe entre corchetes el texto que se desea que
aparezca en el cuadro de dilogo que pedir el valor del parmetro.

Se agrega el campo que se

usar como parmetro...

Fig. 5.6 Especificar parmetros en una consulta.

... y se coloca entre

corchetes el texto que se
desea aparezca como
mensaje en el cuadro de
dilogo.

Access mostrar un cuadro de dilogo con este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de
la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluirlo.

Fig. 5.7 Cuadro de dilogo que solicita el parmetro.

Es posible especificar varios parmetros en una consulta; para lo cual se repite el procedimiento
descrito para cada uno de ellos y Access presentar tantos cuadros de dilogo como sea
necesario.

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Consultas de acciones
Sirven para hacer cambios masivos en los datos, cambios que afectan de manera similar un
conjunto de registros. Tal y como fue mencionado anteriormente, existen cuatro tipos de
consultas de accin: de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de
tabla.

Consulta de creacin de tabla: Crea una tabla nueva recuperando los

registros solicitados de una o ms tablas y usndolos para crear la nueva. Las
consultas de creacin de tabla son tiles para:
?

Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Access. Por
ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos
de la tabla Empleados y, a continuacin, exportar esa tabla a una base de
datos utilizada por el departamento de Personal.

Realizar una copia de seguridad de una tabla.

Crear una tabla histrica que contenga registros antiguos. Por ejemplo,
puede crear una tabla que almacene todos los empleados jubilados antes de
eliminarlos de la tabla Empleados actual.

Mejorar el rendimiento de los formularios e informes basados en consultas de

tablas mltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, supongamos que
desea imprimir varios informes basados en una consulta de cinco tablas que
incluya totales. El proceso se puede acelerar creando primero una consulta
de creacin de tabla que recupere los registros que necesite y los almacene
en una tabla. A continuacin puede basar los informes en esta tabla, de
modo que no tenga que volver a ejecutar la consulta para cada informe. No
obstante, los datos de la tabla quedan congelados en el momento en que se
ejecuta la consulta de creacin de tabla, o sea, no se actualizarn aunque se
modifiquen los datos de las tablas de origen.

De eliminacin: Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Se eliminan

los registros enteros, no los campos seleccionados. Permite eliminar registros de
una tabla, de varias tablas en una relacin 1:1 o de varias en una relacin 1:m si
est activada la eliminacin en cascada.

De actualizacin: Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o

ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los sueldos un 5 % al personal de una
determinada categora.

De datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final

de una o ms tablas. Pueden servir para aprovechar informacin que ya est
registrada en una tabla y se desea anexar a otra.
Las consultas de datos anexados tambin son tiles para:
?

Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee

anexar slo los nombres y las direcciones de los empleados con salario
mayor que un valor dado.

Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la

otra tabla. Una consulta de datos anexados anexar los datos de los campos
coincidentes e ignorar el resto.

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Crear consultas de acciones

Los pasos son los siguientes:
1. Primeramente debe crearse una nueva consulta en Vista Diseo. Se abrir la ventana
de la nueva consulta con el tipo predeterminado, que es la consulta de seleccin.
2. Haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta
en la barra de
herramientas y, a continuacin, haga clic en el tipo de consulta de accin deseado.

Fig. 5.8 Men de los tipos de consultas

En dependencia del tipo de consulta seleccionado, deber completarse la informacin necesaria

en los cuadros de dilogo que presente Access o en la Cuadrcula de diseo.

Consulta de creacin de tabla

Al seleccionarse este tipo de consulta en el men de la figura 5.8, Access presenta el siguiente
cuadro de dilogo que permite dar nombre a la tabla que se crear:

Fig. 5.9 Cuadro de dilogo Crear Tabla en una consulta de Creacin de tabla

Como se puede apreciar, la tabla que se crea puede pertenecer a la BD activa o a otra. La
cuadrcula de diseo en este tipo de consulta es idntica a la de las consultas de seleccin,
que ya fue explicada en el epgrafe correspondiente a ese tipo de consulta.

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Fig. 5.10 Cuadrcula de diseo en una consulta de Creacin de tabla

Es por tanto un tipo de consulta en el que pueden establecerse criterios y emplear parmetros
al igual que en las consultas de seleccin.

Consulta de actualizacin
Al seleccionarse este tipo de consulta, la cuadrcula de diseo cambia segn se muestra en la
figura 5.11

Fig. 5.11 Cuadrcula de diseo en una consulta de actualizacin

La diferencia con la cuadrcula de las consultas de seleccin estriba en la fila Actualizar a, que
se utiliza en este tipo de consulta para establecer el valor al que se desea actualizar el campo
seleccionado; puede escribirse un valor o una expresin.
La actualizacin puede afectar a todos los registros de la tabla, o solamente a aquellos que
satisfagan los criterios que se especifiquen en la fila de igual nombre. Pueden tambin
emplearse parmetros.

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Consulta de datos anexados

Al escoger este tipo de consulta se presenta el cuadro de dilogo de la figura 5.12; en l se
especifica a cul tabla existente (ya sea de la BD activa u otra) se anexarn los datos. Esta
ser la tabla destino de la consulta.

Fig. 5.12 Cuadro de dilogo Anexar en la Consulta de datos anexados.

La cuadrcula de diseo muestra diferencias con respecto a los otros tipos de consultas. Tal y
como se aprecia en la figura 5.13, la cuadrcula posee una fila llamada Anexar a que se utiliza
para indicar a cul campo de la tabla destino se anexar el campo seleccionado en la fila
Campo. De forma predeterminada, Access rellena los nombres de los campos c oincidentes.

Fig. 5.13 Cuadrcula de diseo de las consultas de datos anexados.

El resto de las filas son las habituales y se emplean de la misma forma que en los otros tipos de
consultas.

Consulta de eliminacin
Al crearse una consulta de eliminacin se modifica la cuadrcula de diseo tal y como se aprecia
en la figura 5.14. El cambio consiste en la aparicin de la fila Eliminar, en la que los valores
posibles son Dnde y Desde.
Desde: Indica la tabla desde la que se va a eliminar.
Dnde: Indica un campo para el que se van a establecer criterios de eliminacin.

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Fig. 5.14 Cuadrcula de diseo de las consultas de eliminacin.

El resto de las filas de la cuadrcula se emplean de igual manera que en los dems tipos de
consultas.