12 Tips para trabajar ms rpido con Excel

12 Tips para trabajar ms rpido con Excel

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Gracias por solicitar este ebook de 12 tips para trabajar ms rpido con Excel.
En este libro encontrars 12 consejos muy prcticos para hacer las cosas ms
rpido cuando te enfrentas a problemas comunes al trabajar con Excel.
Estudia atentamente cada uno de estos consejos y vers cmo te tomar
menos tiempo atacar varios problemas a los que comnmente te enfrentas.
Si tienes alguna duda o quieres comentar sobre algn tip, sigue la liga.
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diseada especialmente para los profesionales que utilizan esta poderosa
herramienta ms de 3 horas al da.
Con este libro queremos agradecer tu inters en escueladeexcel.com y
presentarte una pequea parte de lo mucho que puedes aprender si te unes
a nuestra comunidad.
Gracias por tu inters,
Salvador Azuela
Director - escueladeexcel.com

12 Tips para trabajar ms rpido con Excel

Tabla de Contenidos
1. Llenados automticos con la manija de relleno

7.

Utilizar Ctrl + Click para capturar ms rpido

2. Personalizar barra de comandos superior

8.

Modificar varias hojas a la vez

3. Crear Plantillas Personalizadas

9.

Eliminar filas en blanco

4. Comparar dos listas

10. Trucos de uso del ratn

5. Sombrear filas pares o nones

11. Navegar por un set de datos muy grande

6. Ver clculos de frmulas paso a paso

12. Abrir una copia de un libro

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Llenados automticos con la manija de relleno

Situacin:
Ingresar series largas de datos, tales cmo das en el mes, das de la semana o una serie
numrica con una progresin definido es tedioso. Al copiar y pegar datos se te puede olvidar
cuales meses tienen 31 das o en que da de la semana cae el primer da del mes. Excel
facilita el ingreso de estas series con el Auto Relleno, tu solo escribes un texto o un valor en
una celda y lo asignas a muchas otras celdas; escribe textos o valores en dos o ms celdas y
haces que Excel extienda la serie basndose en la relacin de las entradas; incluso extiende
fechas por das, meses o aos.

Relleno de datos con auto relleno:

Escribe el texto o el valor que quieres que aparezca en varias celdas

Arrastra la manija de relleno hacia abajo o a la derecha en las celdas que quieras rellenar

Usar auto relleno para ingresar una serie de valores:

Escribe el primer texto o valor de tu lista

Escribe el segundo texto o valor de tu lista

Selecciona las dos celdas

Arrastra la manija de relleno a la celda que contenga el ltimo texto o valor de tu serie

Prueba
Escribe 1/1/2015 en la celda B1 y arrastra la manija de relleno a travs de las
celdas que desees rellenar. Excel rellena las celdas incrementando un da por
cada entrada. Ahora haz click en el botn de auto llenado que aparece al
final del arrastre y haz click en rellenar meses.

Serie de
nones

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Personalizar barra de comandos superior

Situacin:
La gran mayora de los comandos que utilizas en Excel los encuentras en la cinta de
opciones, pero algunos comandos requieres que te muevas entre uno y dos niveles de la
interface de usuario (por ejemplo, abrir un cuadro de dialogo). Si hay comandos especficos
que utilizas todo el tiempo, puedes hacer stos comandos ms fciles de encontrar
agregndolos a la barra de comandos superior, mejor conocida como la Barra de Acceso
Rpido. Si en algn momento quieres remover ese comando de la barra, tambin lo puedes
hacer.

Agregar comandos a la Barra de Acceso Rpido:

Haz click derecho en cualquiera de los comandos de la barra de acceso rpido
Elige Personalizar Barra de Herramientas Acceso Rpido

Haz click en la flecha desplegable de Comandos Disponibles en:

Haz click en la categora de la que deseas agregar comandos
Haz click en el comando que quieras agregar
Haz click en Agregar
Haz clic en Aceptar

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Crear plantillas personalizadas

Situacin:
Cuando conoces el tipo de datos que quieres utilizar en tus libros y ya sabes como ese libro debe verse, lo
ms probable es que tengas que generar libros similares sin tener que volver a realizar el formateo y la
formulacin otra vez. Por ejemplo, puede que ya tengas diseado un presupuesto mensual que tienes
que generar cada mes. Una vez que ya tienes definido un diseo puedes guardarlo como Plantilla para
utilizarla en libros similares en el futuro.

Crear un libro de Tipo Plantilla:

Creas tu Archivo Plantilla
Haz click en la pestaa Archivo
Haz click en Guardar Como
Haz click en Examinar
En Tipo Archivo Elije Tipo Plantilla de Excel (Se abre la carpeta de Plantillas
Escribe en Nombre del Archivo, el nombre que quieras dar a tu plantilla
Haz click en Guardar

Cuidado
Ten cuidado de no cambiar el directorio en el que Excel te ofrece guardar las
plantillas, ya que s lo cambias, sta no se mostrar en las opciones de
Personales.
Tambin cuida de no guardar tu plantilla con datos intiles para evitar
confusiones.

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Abrir plantilla personalizadas

Abrir una plantilla personalizada:
Haz click en la Pestaa Archivo
Click en nuevo
Click en Personal
Click en la Plantilla
Click en el icono guardar

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Comparar dos listas

Situacin:

Se tienen dos listas y se quiere saber cuales son los valores repetidos o valores que no estn una lista u
otra.

Formato Condicional para comparar dos listas:

Se seleccionan las dos listas. Utilizando la tecla Ctrl podemos seleccionar rangos discontinuos.
Haz click en formato condicional
Click en Resaltar reglas de celdas
Click en Duplicar valores
Elije el formato para resaltar los valores duplicados
Click en Aceptar
Ves los valores repetidos de tus listas

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Sombrear filas pares o nones

Situacin:
Haces un reporte en el que eventualmente ingresars ms filas o cambiaras su orden. Si aplicas un
sombreado a una fila y otra no, al mover o insertar, los sombreados no se alternaran. Necesitamos
ingresar un formato condicional de celda, que la sombre si la fila es non.

Acciones:
Selecciona el rango de nuestros datos
Elige Formato condicional, nueva regla
Elige la opcin: Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato
Ingresa la frmula =residuo(fila(),2)=0
Haz clic en el botn formato
Haz clic en la pestaa Relleno y elige el tono del relleno de celda
Haz click en aceptar el formato y luego clic en aceptar el formato condicional

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Ver clculos en frmulas paso a paso

Situacin:
Al trabajar con frmulas complejas, que involucran varios clculos y funciones, pueden arrojar resultados
de error o no deseados sin que sepas que lo esta generando. Para estas situaciones Excel nos da una
alternativa para conocer los resultados que paso a paso va calculando la frmula, para as saber cual es la
parte de sta que nos genera un error.

Acciones:
Pongamos por ejemplo la frmula =SI(PROMEDIO(C2:C9)<=PROMEDIO(D2:D9),MAX(D2:D9))

Acciones:
Selecciona la frmula en la barra de frmulas
Selecciona una da las funciones de las que quieres saber su valor
Oprime la tecla F9
Observa el valor de esa funcin
Para salir de la vista clculo oprime la tecla ESC

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Utilizar Ctrl + Clic para capturar ms rpido

Situacin:
Utilizar Ctrl + Clic para capturar ms rpido en Excel nos permite ahorrar tiempo, este atajo de teclado nos
permite seleccionar rangos discontinuos, podemos seleccionar distintas celdas de una hoja, para dar
formato o ingresar informacin.

Acciones:
Utilizar Ctrl +Clic

Resultados:
Seleccionamos la primera celda
Pulsamos Ctrl y seleccionamos otra Celda dando Clic Izquierdo
Podemos seleccionar mas celdas manteniendo pulsado Ctrl + Clic izquierdo
Podemos agregar algn formato a las celdas seleccionadas
Para quitar la seleccin damos clic en alguna celda sin pulsar Crtl

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Modificar varias hojas a la vez

Situacin:
Para Modificar varias hojas a la vez en Excel, es un procedimiento sencillo por medio de el unos cuantos
Clics, podemos ahorrar bastante tiempo, es comn tener que realizar varios formatos cada mes al mostrar
nuestra informacin, para este procedimiento debemos considerar que las hojas tienen que tener la
misma estructura

Acciones:
Seleccionar varias hojas con la misma estructura para modificarlas

Resultados:
Seleccionar hojas Ene,Feb,Mar,Abr oprimiendo Ctrl y haciendo clic en ellas
Ingresar la frmula de Utilidad operativa =B8-B9-B10
Ver como se ingreso en las cuatro hojas a la vez
Para desagrupas hojas podemos dar clic en otra o bien clic derecho sobre las hojas seleccionadas y
buscar Desagrupar Hojas

Cuidado
Tengamos en cuenta que para modificar varias hojas a la vez en Excel deben
de contar con la misma estructura todas las hojas.

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Eliminar celdas en blanco en Excel

Situacin:
Es muy comn que se nos presente esta situacin en algn reporte o al realizar algn filtro para Eliminar
filas en blanco utilizaremos Ctrl + Clic o Ir A que nos aparece al pulsar F5

Acciones:
Utilizar IR A

Resultados:
Seleccionamos el rango de datos
Pulsamos F5
Aparece el cuadro de dialogo Ir A
Clic en Especiales
Abre el cuadro de dialogo Ir a Especiales
Seleccionamos celdas en blanco
Clic en Aceptar
Clic derecho sobre alguna celda
Seleccionamos eliminar

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10

Trucos de uso del ratn en Excel

Situacin:

Existen algunas funciones que nos pueden ahorrar tiempo al momento de trabajar en Excel una de ellas
es conocer Trucos de uso del ratn en Excel, estas son muy practicas, sencillas y de gran utilidad para un
completo manejo de Excel. Podemos conocer mas funciones y atajos de teclado visitando Atajos de
Teclado para Arrastrar y Soltar en Excel

Acciones:
Cortar y Copiar informacin en Excel

Resultados:
Cortar Informacin
Seleccionamos la informacin
Aparece una Cruz de movimiento

Damos clic izquierdo

Arrastramos la informacin
Soltamos la informacin

Copiar Informacin
Seleccionamos la informacin
Aparece una Cruz de movimiento
Pulsamos la tecla Ctrl,
Damos Clic izquierdo y
arrastramos
Soltamos

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11

Navegar por un set de datos muy grande

Situacin:
Es muy comn encontrar un Set de datos muy grande que contenga bastante informacin para ello
necesitamos aprender como Navegar por un set de datos muy grande en Excel, muchos atajos y
herramientas permiten un manejo sencillo y rpido.

Acciones:
Movernos dentro de un set de datos utilizando comando y atajos de teclado.

Resultados:
Seleccionar el rango de datos
Utilizando las teclas Ctrl + *

Re
Pg

Movernos utilizando las flechas de Direccin

Desplazar una pantalla arriba
Seleccionar el rango de datos

Av
Pg

Utilizar RePag para ir hacia arriba dentro del Set de datos

Desplazar una pantalla abajo

Utilizar AvPag para ir hacia abajo dentro del Set de datos

Pulsando Ctrl + Inicio
Ir a la primer celda

Inicio

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12

Abrir una copia de un libro

Situacin:

Abrir copia de un Libro de Excel, para poder modificarlo sin afectar el libro original y mantener cambios
personalizados.

Acciones:
Clic en la Ficha Archivo
Seleccionar Abrir
Clic Derecho sobre el archivo que vamos a Abrir
Seleccionamos Abrir una Copia

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Salvador Azuela
Director - escueladeexcel.com