Alcides Pea Snchez

ISBN: 978-958-8621-14-2

Contador Pblico

CAPTULO I
LA CONTABILIDAD HOTELERA
Introduccin
El sector Turstico en pases como Espaa, Francia, Italia, Inglaterra, Israel, China,
Estados Unidos de Amrica etc. tiene un gran peso dentro de la economa. En
nuestro pas el desarrollo turstico, est cobrando gran importancia con el paso del
tiempo, y es de destacar que dentro de la ltima dcada se ampliado
significativamente la oferta turstica con destinos nuevos y opciones diferentes al
tradicional turismo de playa.
Para bien del pas se han habilitado destinos nuevos como los del Viejo Caldas,
los Santanderes, la zona del Pacifico, La Amazona, la zona del Can de
Chicamocha, Popayn, Bogot y otros.
El Estado con acierto, ha reconocido la importancia del Turismo en la generacin
de empleos y de riqueza dentro de nuestra economa y, se ha mostrado dispuesto
a incentivarlo con medidas tendientes a la proteccin del sector y a su promocin
en el exterior, porque definitivamente por nuestra diversidad, por las estaciones,
ubicacin estratgica en Suramrica, el incontable inventario de bellezas naturales
y ciudades ampliamente reconocidas a nivel internacional y distinguidas como
Patrimonios Culturales como Cartagena de Indias, D.T. y C., Santa Marta, D.T. y
C., Bogot, Popayn, Parque Nacional de los Katos, los parques arqueolgicos
de San Agustn y Tierradentro, y el Centro Histrico de Santa Cruz de Mompox.
Por la importancia que cobra el sector en nuestra economa, por la decisiva
contribucin al empleo de los proyectos tursticos, se considera que por cada
habitacin hotelera, se genera un empleo directo y al menos dos indirectos, es
importante que los directores y administradores de negocios tursticos, para el
caso concreto Hoteleros, contribuyamos a una mejor gestin, compartiendo las
experiencias vividas a lo largo de nuestra vinculacin al negocio.
8

Con esta obra, el autor espera poder compartirle a los Estudiantes y Docentes de
los Programas de Hotelera y Turismo y de las Escuelas de Negocio, as como a
Directores, Administradores,

Contadores, Auditores,

Revisores

Fiscales

Contralores de los Hoteles, un documento que procura abordar el tema hotelero

de una manera integral, tratando diferentes tpicos, todos de gran importancia
dentro de la Gestin de por si compleja, como lo es la Administracin de Empresas
Tursticas y Hoteleras.
Es de amplia aceptacin entre los hombres de negocio que la Contabilidad, es una
herramienta importante para la toma de decisiones en el da a da de
administradores, inversores, banqueros, analistas, acreedores, proveedores y el
pblico en general.
Esta aceptacin proviene de la capacidad de la contabilidad para reflejar de la
manera fidedigna la realidad econmica de los negocios.
Sin embargo, es por todos conocido que la contabilidad, en ocasiones, pueda ser
manipulada perversamente por empresarios o funcionarios interesados en falsear
la realidad de las empresas encomendados a su direccin, para inducir a terceros
o inversionistas a tomar decisiones equivocadas, que pueden conducir a quiebras
y daos irreparables que afectan la confianza del pblico en generala, con
consecuencias daosas hacia los Contadores Pblicos, y hacia la profesin
contable en general.
El negocio Hotelero al igual que todos los negocios, requiere de la contabilidad,
para que la contribucin de la contabilidad sea exitosa a esta clase de negocios,
es necesario que la misma cumpla algunos requisitos de calidad como:
oportunidad, fidelidad, fiabilidad, razonabilidad y la revelacin de todos aquellos
hechos econmicos y jurdicos con posibilidades de impactar de manera
importante en los resultados y la continuidad del ente econmico.

Si aceptamos ese gran compromiso que nos exige la profesin contable, con toda
estaremos transitando por el sendero acertado para contribuir con el desarrollo
exitoso de las empresas hoteleras.
Objetivos del Captulo
Al terminar este captulo, el estudiante estar en condiciones de manejar con
propiedad conceptos claves como, los principios generales de contabilidad,
identificar y manejar con propiedad las cuentas del activo, pasivo, patrimonio, y
cuentas de resultados de un hotel, as como la terminologa aplicada al negocio
hotelero y de restaurantes.
De igual manera identificar y entender la utilidad y aplicacin de conceptos
como centros de costos aplicados a la hotelera, los estados financieros
especiales del negocio hotelero y la informacin financiera relacionada con los
mismos.
El estudiante podr con un acertado criterio tcnico y profesional asumir las
complejidades y exigencias reales de su labor como Contador, Asistente o Auxiliar,
afrontando sin dificultad la mecnica de los registros contables de la operacin
hotelera y de restaurantes con destreza y propiedad, utilizar de manera adecuada
en estos registros contables los centros de costos, preparar estados financieros,
analizar los mismos, y preparar informes especficos para la toma de decisiones
de ejecutivos y funcionarios como el Gerente General, Contralor, Gerente de
Alimentos y Bebidas, Gerente de Habitaciones, Gerente de Ventas, Jefe de
Mantenimiento y Otros.
El Estudiante al finalizar este captulo aplicar los conocimiento tcnico contables
de manera asertiva, contribuyendo de la mejor manera a su quehacer y
desempeo y profesional, cumpliendo fielmente el cdigo tico que nos exige la
profesin, demostrando un compromiso real con sus principios y valores.

10

La sociedad espera del Contador Pblico un desempeo acorde a las

responsabilidades inherentes a la Confianza Pblica propias de la profesin de
Contadura Publica, lo que nos demanda un estricto apego a la tica profesional y
un desempeo profesional alejado del fraude y la manipulacin de la informacin
contable.
En consecuencia el estudiante se preocupara por adquirir y extractar de esta obra
los saberes, y la experticia de los casos prcticos aqu propuestos, para responder
de manera eficiente a las exigencias del mundo laboral cada vez ms competido.
1.1.

El Turismo 1

La Historia del Turismo . Segn J.C. Holloway Las primeras formas de

turismo de descanso se pueden rastrear en pocas tan remotas como los
imperios egipcios y babilnico. Un museo de antigedades histricas se
abri al pblico en el siglo VI a. C en Babilonia, mientras los egipcios
celebraban muchos festivales religiosos, que atraan no slo a los devotos,
sino tambin a aquellos que acudan para ver las famosas construcciones y
los trabajos de arte en las ciudades.
Para proporcionar a estas multitudes durante los festivales servicios de
todo

tipo,

surgieron

vendedores

de

alimentos

bebidas,

guas,

mercachifles de recuerdos, apostadores y prostitutas. Los primeros turistas

daaban los edificios con dibujos que registraban su visita y se han
encontrado grabados egipcios que datan de 2000 aos a.C.
2

El origen y evolucin del turismo . Los viajeros en la antigedad eran los

Peregrinos, quienes viajaban por devocin religiosa a los santuarios
clebres del Oriente Medio. Tambin viajaban los Mercaderes a presentar
sus mercancas a ferias famosas como Finlandia, Venecia, entre otras, los
que utilizaban rutas terrestres y martimas.

1
2

HOLLOWAY, J. C. El Negocio del Turismo. Editorial Diana.

www.monografias.com El Origen y Evolucin del Turismo

11

Otro segmento de viajantes eran los estudiantes de familias adineradas,

quienes viajaban para escuchar a los grandes maestros de las
universidades de Oxford, Bolonia, Pars, Salamanca o el Cairo.
Otros aspectos que influyeron en el desarrollo de los viajes, fue el
Renacimiento, como un movimiento cultural y tcnico que se manifest con
la proyeccin de hombres protagonistas de obras artsticas, filosficas y
cientficas.
A finales del siglo XV se produjeron los grandes descubrimientos
geogrficos que amplan las corrientes comerciales, apareciendo estados
poderosos, imperios coloniales. Al acelerarse en Europa el desarrollo del
capitalismo se produjo una transformacin econmica y social, y el
surgimiento de una clase media numerosa y prspera que unido a la
aparicin y generalizacin del pasaporte y al surgimiento de la diligencia a
finales del siglo XVII, (carruaje tirado por caballo,) dio origen a las primeras
lneas regulares con itinerarios fijos
Aproximadamente para 1.670 surge el Gran Tour o viaje de caballeros:
viaje que realizaban los hijos de familias adineradas y podan durar hasta
tres aos, este recorrido se haca a travs de Europa acompaados de sus
criados y profesores. No se conceba una formacin completa sin este
recorrido previo, en este tours se preparaba el joven para su futura carrera
diplomtica y aprenda a cabalgar, bailar, pelear, y hasta pecar.
Los turoperadores de aquellos tiempos se ocupaban del transporte,
alojamiento y comida y los clientes no eran molestados por los bandidos. La
palabra turista fue tomada por Francia y otros pases, e incorporada al
diccionario.

12

Otro factor decisivo en el desarrollo del turismo, fue la invencin del

ferrocarril a mediados del siglo XIX, este invento fue trascendental porque
provoc una verdadera revolucin en la circulacin de viajeros, pues:
Disminuy el tiempo de viaje, Mejor confort, Gran capacidad de transporte,
Reduccin de los precios.
Fue Thoms Cook (1808-1893) el primer agente de viajes y padre del
turismo, pionero en la organizacin de los viajes en grupo en el siglo XIX.
Carpintero de profesin, era profundamente religioso y de temperamento
entusiasta. En 1841 Alquil un tren con 540 personas para una convencin
antialcohlica. En1845 Se dedica exclusivamente a organizar excursiones;
En 1846 Lleva a 350 personas en vapor y en tren en un viaje por Escocia;
Ayud a promocionar Suiza como centro turstico; En 1872 Consigui
realizar otro tipo de viaje: la vuelta al mundo, se dice que el viaje inspir a
Julio Verne a escribir su "Viaje alrededor del mundo en 80 das".
En 1841 Thomas Cook en Inglaterra y Herry Well en EUA, iniciaron
simultneamente sus actividades como verdaderos profesionales del
turismo. El primero fund la empresa Thomas Cook and Songs,
actualmente Wagons Lit Cook y Herry Well fund la Well Fargo que ahora
opera como American Express Compay, y siendo estas, las empresas que
mas turistas movilizan alrededor del mundo.
Cesar Ritz: El menor de los 13 hermanos. Padre la hotelera moderna deca
"en mis hoteles, el cliente es el dueo". Lleg a manejar 12 hoteles, creo la
documentacin para conocer al cliente.
Auguste Escofier: Creador del principio de la productividad turstica, fue el
inventor del ferrocarril. La etapa moderna del turismo, periodo comprendido
de la poca de 1917 hasta la actualidad.

13

En el siglo XX, se produce un cambio en el turismo y este se convierte en

un fenmeno social y generalizado especialmente a partir de la dcada del
50 cuando la burguesa media logra alcanzar la actividad que hasta este
momento solo estaba reservado para la alta burguesa
Los factores que permitieron esta generalizacin fueron de ndole:
econmicas, polticas y sociales tale como: Forma general; Aumento del
nivel y la esperanza de vida; Flexibilidad en los trmites de fronteras;
Desarrollo tecnolgico del transporte y los medios de comunicacin masiva;
El descanso retribuido; Aument el nivel cultural y mayores experiencias de
los viajeros.
A pesar de la manifestacin de la actividad turstica, este sigui siendo para
la lite, concepto que hoy en da afortunadamente y para bien del negocio,
ha sido revaluado, porque hoy el turismo se practica de manera masiva por
perronas de clase media y clase alta.
Se calcula que hacia el ao 2010 se movern en el mundo mil millones de
turistas, uno de cada siete habitantes, aparentemente. En realidad sern
unos trescientos a trescientos cincuenta millones de personas que tomarn
vacaciones tres o ms veces en el ao. Lo cual, no niega el desarrollo
alcanzado por la actividad, y su tendencia es al "crecimiento".
El turismo es una actividad de ocio, implica un movimiento o
desplazamiento, adems conlleva un descubrimiento que trae consigo de
forma temporal una interaccin entre el sujeto visitante y el medio ambiente
visitado.
1.1.1. Impactos del Turismo
1.1.1.1. Impactos de carcter Econmico:
Contribuye al desarrollo de otros sectores de la economa

14

 Estimula las inversiones en el pas

Crece la movilidad de las personas creciendo el gasto
Creacin de nuevos puestos de trabajo
Realza economas deprimidas
El intercambio de tecnologas blandas aplicadas al turismo.
1.1.1.2. Impactos de carcter Sociocultural:
Se amplia el intercambio de ideas y de comprensin entre pases
Sustitucin de las ocupaciones tradicionales de zonas donde
se desarrolla la actividad turstica
Subordinacin o rescate de la cultura a los objetivos tursticos
Enfrentamiento entre el sistema de valores de los residentes y los
turistas
Aparicin de manifestaciones sociales negativas
1.1.1.3. Impactos en el medio Natural
Mejoramiento del entorno natural
Contaminacin de aguas, aire, degradacin del suelo
Depredacin de la flora y la fauna
Degradacin y destruccin de especies y ecosistemas
Daos a conjuntos arqueolgicos e histricos.
Los desafos de la competitividad y sostenibilidad del turismo implican su
reconocimiento, estudio e insercin en las polticas mundiales de
desarrollo para garantizar el xito de la actividad en coherencia con los
objetivos de conservacin, proteccin y potencializacin del patrimonio
cultural y natural de nuestro pas.
La prctica del turismo como hecho social y los impactos que de este se
derivan, se constituye en objeto de anlisis y estudio en todos los mbitos
de la planificacin. En este sentido, se hace necesario generar espacios de
reflexin conjunta entre universidad-empresa-estado, que permitan analizar
15

las distintas formas de hacer turismo y los impactos que la actividad

genera, con el fin de procurar su insercin en las polticas mundiales de
desarrollo

sostenible, gestin

ambiental

buenas prcticas de

produccin que permitan potenciar este sector a partir de una nueva

interpretacin de la relacin sociedad naturaleza que garantice la
sostenibilidad ambiental, econmica, poltica y social de los territorios.

1.2.
1.2.1.

La Contabilidad y la Medicin del Negocio Turstico

Regulacin Contable

La Contabilidad en Colombia, esta reglamentada por el Decreto 2649 de

1993, por esta norma se reglamenta la contabilidad en general y se expiden
los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados.
En ese orden de ideas vale la pena destacar los tres primeros captulos
relacionados con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
Objetivos y Cualidades de la Informacin Contable, Las Normas Bsicas.
Objetivos y cualidades de la informacin contable
Art. 3o. Objetivos bsicos. La informacin contable debe servir fundamentalmente para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones
que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado
tales recursos y el resultado obtenido en el perodo.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.
5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.
7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional, y
9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica de
un ente represente para la comunidad.
Art. 4o. Cualidades de la informacin contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus
objetivos, la informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos casos se
requiere, adems, que la informacin sea comparable.
La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de
entender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable.
La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de prediccin y
es oportuna.

17

La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual

represente fielmente los hechos econmicos.
La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.
Art. 5o. Definicin. Las normas bsicas son el conjunto de postulados, conceptos y
limitaciones, que fundamentan y circunscriben la informacin contable, con el fin de que
esta goce de las cualidades indicadas en el articulo anterior.
Art. 6o. Ente econmico. El ente econmico es la empresa, esto es, la actividad econmica
organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El
ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
Art. 7o. Continuidad. Los recursos y hechos econmicos deben contabilizarse y revelarse
teniendo en cuenta si el ente econmico continuara o no funcionando normalmente en
perodos futuros. En caso de que el ente econmico no vaya a continuar en marcha, la
informacin contable as deber expresarlo.
Al evaluar la continuidad de un ente econmico debe tenerse en cuenta que asuntos tales
como los que se sealan a continuacin, pueden indicar que el ente econmico no
continuara funcionando normalmente:
1. Tendencias negativas (prdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de
efectivo negativos).
2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones, problemas
de acceso al crdito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y,
3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurdicas a la posibilidad de operar,
huelgas, catstrofes naturales).
Art. 8o. Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos econmicos deben
reconocerse en una misma unidad de medida.
Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional.
La moneda funcional es el signo monetario del medio econmico en el cual el ente
principalmente obtiene y usa efectivo.
CAPITULO III
Normas Bsicas
Art. 9o. Perodo. El ente econmico debe preparar y difundir peridicamente estados
financieros, durante su existencia.
Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y
en consideracin al ciclo de las operaciones.
Por lo menos una vez al ao, con corte al 31 de diciembre, el ente econmico debe emitir
estados financieros de propsito general.
Art. 10. Valuacin o medicin. Tanto los recursos como los hechos econmicos que los
afecten deben ser apropiadamente cuantificados en trminos de la unidad de medida.

18

Con sujecin a las normas tcnicas, son criterios de medicin aceptados el valor histrico,
el valor actual, el valor de realizacin y el valor presente.
Valor o costo histrico es el que representa el importe original consumido u obtenido en
efectivo, o en su equivalente, en el momento de realizacin de un hecho econmico. Con
arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer
el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.
Valor actual o de reposicin es el que representa el importe en efectivo, o en su
equivalente, que se consumira para reponer un activo o se requerira para liquidar una
obligacin, en el momento actual.
Va de realizacin o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su
equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso
normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realizacin el que resulta de deducir
del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversin del activo o a la
liquidacin del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque.
Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o
salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generara un activo o un pasivo, una
vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa
efectiva promedio de captacin de los bancos y corporaciones financieras para la
expedicin de certificados de deposito a termino con un plazo de 90 das (DTF), la cual es
certificada peridicamente por el Banco de la Repblica.
Art. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y
revelados de acuerdo con su esencia o realidad econmica y no nicamente en su forma
legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser
reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar
el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre la situacin
financiera y los resultados del ejercicio.
Art. 12. Realizacin. Solo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende
que un hecho econmico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que,
como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente
econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrificio econmico, o ha experimentado un
cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
Art. 13. Asociacin. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo los
costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros
simultneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se
concluya que no generara beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe
registrarse en las cuentas de resultados en el perodo corriente.

19

Art. 14. Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente econmico obtiene utilidad,
o excedentes, en un perodo nicamente despus de que su patrimonio al inicio del
mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley,
haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluacin puede hacerse respecto del
patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio fsico (operativo).
Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece
respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la
inflacin.
Art. 15. Revelacin plena. El ente econmico debe informar en forma completa, aunque
resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su
situacin financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el
patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de
efectivo.
La norma de revelacin plena se satisface a travs de los estados financieros de propsito
general, de las notas a los estados financieros, de informacin suplementaria y de otros
informes, tales como el informe de los administradores sobre la situacin econmica y
financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.
Tambin contribuyen a ese propsito los dictmenes o informes emitidos por personas
legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la informacin con sujecin a las
normas de auditora generalmente aceptadas.
Art. 16. Importancia relativa o materialidad. El reconocimiento y presentacin de los
hechos econmicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.
Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su
conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean,
puede alterar significativamente las decisiones econmicas de los usuarios de la
informacin.
Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relacin al activo
total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al
patrimonio o a los resultados del ejercicio, segn corresponda.
Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable
y verificarle un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que
tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar
los pasivos y los gastos.
Art. 18. Caractersticas y prcticas de cada actividad. Procurando en todo caso la
satisfaccin de las cualidades de la informacin, la contabilidad debe disearse teniendo
en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las caractersticas y practicas de
cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicacin geogrfica, su
desarrollo social, econmico y tecnolgico.

20

A este marco legal y a su cumplimiento, estamos sujetos los Contadores

Pblicos en todo lo referente al manejo contable de las empresas y por
ende de las empresas del sector Hotelero y de Restaurantes. Lo que
sucede con el sector es que nuestro compromiso como Contadores, es el
de interpretar y entender su complejidad para aplicar a l con propiedad las
normas antes citadas.
1.3

Organizacin del Negocio Hotelero

Antes de incursionar en el desarrollo de la tcnica contable para hoteles, es
de suma importancia conocer la terminologa que se aplica a este tipo de
negocios. Porque en realidad lo que hace que a la Contabilidad Hotelera se
le d un tratamiento de Contabilidad Especial, es la misma complejidad y
especialidad del negocio y como tal debemos tratar de apropiarnos del
conocimiento del negocio, que dicho sea de paso, es uno de los negocios
de servicios ms interesantes por el toque de identidad que cada
establecimiento le imprime a su servicio para que ste se convierta en una
experiencia positiva y agradable que perdure en el husped, convirtindose
dicha experiencia positiva en el principal motivo para que el husped decida
volver.
Seguidamente compartimos con los lectores, los trminos hoteleros de ms
3

amplia divulgacin :
Departamentos de Operacin: Conforman todas las reas productivas
en las operaciones, a saber:
* Habitaciones
* Alimentos y bebidas
* Lavandera
* Telfono
3

Hotel Front Office Management, por James A. Bardi, Tercera Edicin. Ed. John Wiley & Sons

21

* Departamentos Menores
Departamento de Habitaciones o de Alojamiento: Es el principal
departamento de los llamados Operados en razn a que es el
departamento que se identifica con la razn de ser de un hotel, que es la
prestacin del servicio de hospedaje, el cual se complementa con otros
servicios como alimentacin, bar, piscina, salones de reunin, servicio
telefnico, servicio de Internet etc.
Entre sus caractersticas, est la de ser generador de Ingresos (venta de
habitaciones); Costos de la Prestacin del Servicio (amenities); Gastos
(mantenimiento de habitaciones, lavandera de huspedes etc.).
Importante aclarar que el Departamento de Alojamiento, cuenta con
reas de apoyo funcional como Ama de Llaves, Recepcin, Reservas,
Botones, Conserjera etc.
Ventas.- Concentra la captacin derivada al conceder el derecho de
utilizar una habitacin y sus activos.
Nmina.- Conforma los sueldos, el pago de salarios, aportes patronales,
prestaciones sociales y beneficios al personal como capacitacin,
uniformes, (comida empleado) cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se incluyen los gastos asociados a la utilizacin de
lencera y uniformes, lavandera, suministros de operacin (huspedes,
aseo, papelera e impresos), contrato de limpieza, comisin a agencias
de viajes por venta de habitaciones, gastos de reservaciones y
decoracin.
Departamento de Alimentos y Bebidas:
Ventas.- Conforma el intercambio generado al disponer de productos
terminados

como

resultado

de

un

proceso

de

produccin

transformacin de materia prima de alimentos y bebidas.

Costo de ventas.- Es el costo de la materia prima consumida para
la generacin del producto terminado para la venta.

22

Nmina.- Conforma los sueldos, pago de salarios, aportes patronales,

prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleado)
cargados a este departamento.
Otros gastos.- Hacen referencia al registro de gasto generado por la
utilizacin de loza, cubiertera, cristalera, mantelera, utensilios y
uniformes, lavandera, combustible de cocina (gas), suministros de
operacin

(clientes,

aseo,

papelera,

impresos)

msica

de

entretenimiento.
Otros ingresos.- Captaciones asociadas al alquiler de salones,
derechos

de

espectculo,

descorche,

venta

de

desperdicios,

organizacin de eventos y alquiler de activos de operacin.

Departamento de Lavandera:
Ventas.- Registra la captacin derivada de la prestacin de servicio de
lavado de ropa a huspedes y particulares.
Costo de venta.- Si el hotel dispone de una planta que supla todas las
necesidades

de

lavado,

se

registra

como

costo

de

venta

aproximadamente el 60% de lo facturado como servicio de lavandera a

huspedes. Al restar este costo de venta al total de gastos de lavandera
(nmina y otros gastos) se obtiene el monto que debe ser prorrateado
con otros gastos asociados con habitaciones y alimentos & bebidas.
Para efectos de localizacin de gastos de lavandera tambin son
utilizadas

como

base

el

nmero

de

libras

lavadas

de

cada

departamento. Si el hotel tiene servicio de lavandera contratado con

empresas externas, el costo de venta ser el valor facturado por dicha
empresa. Sin embargo debe realizarse el mismo proceso de
identificacin de gastos que correspondan a otros departamentos.

23

 Departamento de Telfonos:
Ventas.- Registro de captaciones derivadas de la prestacin del servicio
de telfono a huspedes ya sea por concepto de llamadas locales, larga
distancia, tlex o telefax, Internet.
Costo de ventas.- Es lo facturado por la compaa de telfonos
correspondientes a llamadas de los huspedes, si el calculo es posible
de acuerdo a la tecnologa utilizada en el sistema telefnico que facilite
tal identificacin, de lo contrario, se registra el total facturado incluyendo
lo causado por llamadas administrativas.
Otros gastos.- Corresponde a los uniformes y suministro de operacin
asignados a este departamento.
Departamentos Menores: Se rene en este concepto el conjunto de
actividades comerciales y prestacin de servicios en que son
susceptibles de medir costo de venta, nmina y otros gastos y algunos
de estos elementos. Tales actividades son en general droguera, stand
de revistas, sala de belleza, sauna, baos turcos, piscina, parqueadero,
etc."
Otros Ingresos: Se caracterizan por ser captaciones que no generan
causaciones en costos o gastos, tales como arriendo de locales,
descuentos ganados por pronto pago a proveedores,
aprovechamiento de inversiones a corto plazo, comisiones, etc.
Departamentos de Apoyo: Corresponden a las reas de apoyo, que
tambin se denominan no operados, a saber:
* Administracin
* Publicidad y promocin
* Mantenimiento
* Sistemas
* Recursos Humanos
* Transporte

24

* Seguridad
* Agua-Luz-Fuerza
Al igual que en los departamentos operados, se conserva para los
departamentos de apoyo, una estructura similar en el manejo de los
gastos, los ms comunes son: administracin, publicidad y promocin,
mantenimiento

agua-luz-fuerza.

Es

decir

para

todos

estos

departamentos, los gastos sern de: Nomina y Otros gastos.

Administracin:
Nmina.-

Conforma

el

pago

de

salarios,

aportes

patronales,

prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleados)

cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se considera la comisin de tarjetas de crdito, gastos
de sistemas (en caso de no tener departamento de sistemas
independiente) honorarios profesionales, seguridad (en caso de no tener
departamento de seguridad independiente), gastos de viaje, cuentas
incobrables, gastos de representacin, papelera, impresos, suministros
de aseo, atenciones, seguros de manejo, suscripciones, fletes y
acarreos, suministros vanos, portes y telegramas, fotocopias y gastos
legales.
Publicidad y Promocin
Nmina.-

Conforma

el

pago

de

salarios,

aportes

patronales,

prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleados)

cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se consideran los gastos de representacin, anuncios,
peridicos y revistas, televisin - radio, agencias de publicidad, folletos,
vallas, estudios de mercado, papelera e impresos.
Mantenimiento

25

Nmina.-

Conforma

el

pago

de

salarios,

aportes

patronales,

prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleados)

cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se incluyen accesorios de mantenimiento, papelera,
uniformes,

herramientas,

pintura

lubricacin,

contratos

de

mantenimiento
Agua - Luz Fuerza: Se involucran en este concepto el registro de
agua y alcantarillado, energa y A.C.P.M. para caldera u otro tipo de
combustible para la generacin de energa.
Cargos Fijos o Gastos a la Propiedad e Impuestos
Bajo este concepto se agrupan rubros de gastos como: Arriendos,
gastos financieros, seguros a la propiedad, depreciaciones, amortizacin
diferidos, impuesto predial, Impuesto de industria y Comercio.
Resultados
Al aplicar la estructura descrita se obtienen los siguientes resultados
bsicos para ejercer el control de una operacin hotelera.
Utilidad Bruta.- Se aplica a departamentos operados, resulta de deducir
de la venta del departamento, el costo de la venta, la nmina y los otros
gastos del respectivo departamento.
Utilidad Departamental.- Resulta al sumar la utilidad de los
departamentos operados.
Utilidad antes de Cargos Fijos (U.A.C.F).- Al deducir los gastos no
distribuidos de la utilidad departamental se obtiene la utilidad antes de
cargos fijos o utilidad bruta de operaciones

26

 Organizacin de Un Hotel: El hotel es un negocio que se puede

organizar alrededor de una de las diferentes clases de sociedades
(annimas, annimas simplificadas limitadas, en comandita por
acciones, en comandita simple etc.)
En la mayor parte de los hoteles se ha adoptado un tipo de organizacin
en la que las actividades estratgicas estn encomendadas a un
especialista, quien es directamente responsable por los resultados.
Administracin:
Junta Directiva
Revisor Fiscal
Gerente General
Contralor General
Gerente de Recursos Humanos
Gerente de Mercadeo y Ventas
Contador General
Auditor Interno
Auditor de Calidad
Auditor de Ingresos
Jefe de Seguridad
Jefe de Crditos y Cobranzas
Jefe de Sistemas
Jefe de Compras
Jefe de Almacn
Jefe de Costos
Tesorero
Jefe de Nomina
Recibidor de Mercancas
Auxiliares Contables
Mensajeros

27

 Operacin de Habitaciones
Gerente de habitaciones
Jefe de Recepcin
Jefe de Reservas
Jefe de Cajeros
Auditor Nocturno
Cajeros de Recepcin
Porteros
Camareras
Aseadores
Lencera
Operacin de Alimentos y Bebidas
Gerente de Alimentos y Bebidas
Contralor de Alimentos y Bebidas
Chef Ejecutivo
Jefe de Cocina
Jefe de Stewards
Jefe de Banquetes
Asistente de Cocina
Capitn de Restaurante
Capitn de Banquetes
Capitn de Bares.
Cajeros Departamentales
Stewards
Sistema de Registro Contable Para Hoteles: El sistema de registro
contable esta soportado en los diferentes documentos internos y
externos que evidencian cada una de las operaciones realizadas por el
hotel. El sistema una vez clasificada y procesada la informacin debe

28

estar en condiciones de generar informes financieros confiables y

oportunos, idneos para la toma de decisiones.
Documentos externos:
Facturas de compras de bienes
Facturas de compras de activos fijos
Facturas de servicios pblicos
Facturas de honorarios y servicios
Extractos bancarios
Extractos de Inversiones
Como los soportes externos hacen referencia a facturas, lo ideal es que
se exija en estas el cumplimiento de la normatividad fiscal y comercial y
que los proveedores se hallen inscritos ante el Registro nico Tributario
(RUT), lo cual asegura y facilita la obligacin de las empresas de
suministrar informacin anual a la DIAN en medios magnticos.
Documentos Internos
Nomina de empleados fijos
Nmina de personal extra
Informe de costos
Traspaso internos entre bares y cocinas
Planillas de Ventas por ambientes
Resumen de cargos a huspedes
Toma fsica de Inventarios
Salidas de Almacn

29

1.3.1.

Trminos de Uso Corriente en la Hotelera:

A.
Alta Temporada: poca del ao de mayor afluencia turstica en una
localidad. Por lo general, los precios de los servicios tursticos son
ms altos para compensar la baja temporada o poca de menor
afluencia de turistas. En las temporadas (altas o bajas), se aplica la
ley de la Oferta y de la Demanda aplicada en economa.
Amenities: Artculos de aseo personal tales como shampoo, pasta
de dientes, limas, pauelos faciales, costureros, crema de mano,
lustrador de calzados, pantuflas, gorro de bao.
Asist Card: Tarjeta internacional de Asistencia Integral al viajero
B.
Bed and Brekfast: Tipo de servicio hotelero que incluye slo el
alojamiento y el desayuno, no incluye ningn consumo adicional. Bell
Boy: Trmino ingls. Botones: Personas uniformadas que estn al
servicio de los huspedes en los establecimientos hoteleros como
maleteros, para apoyarlos con otros servicios o brindarles
informacin general.
Bloqueo de Grupo: Un nmero reservado de habitaciones, asientos
u otros espacios, usualmente reservados por adelantado.
Booking: Trmino ingls usado para referirse a una reservacin
confirmada.
Brochure: Folleto que describe por medio de imgenes impresas un
viaje, productos, servicios o empresas.
Business Center: Centro de negcios: Seccin de un hotel en la que
se encuentran implementos de oficina y herramientas utilizadas en
negocios (computador, Internet, fax, entre otros).
C.
Central De Reservas: Sitio real o virtual en el cual por distintos
medios: personalizado, telefnico, fax, electrnico o en lnea, un

30

cliente puede efectuar reservas de servicios tursticos: asientos de

avin, habitaciones hoteleras, alquiler de vehculos etc.
Conserje: Funcionario del hotel que recibe en primera instancia las
inquietudes y sugerencias de los huspedes, de igual manera orienta
a los clientes en cuanto a informacin del hotel y de la ciudad
(espectculos, restaurantes, teatros cines etc.)
Charter: Palabra inglesa que se aplica bsicamente para definir el
sistema de flete de un medio de transporte no regular que se contrata
por solicitud de una empresa, persona o grupo.
El ms popular es Charter Flight o vuelo no regular. Los vuelos
Charter o vuelos fletados suelen ser ms econmicos que los
regulares.
Check In: Proceso de inscripcin o registro en un hotel o medio de
transporte.
Chek Out: Proceso de salida de un establecimiento hotelero con la
correspondiente liquidacin y cancelacin de la cuenta de gastos.
Cheque de Viajero o Travel Check: Documento emitido por una
entidad financiera que puede canjearse por dinero en otro pas o
servir como medio de pago.
Circuito Turstico: Recorrido circular que parte de un centro emisor
o receptor y que cuenta con atractivos y facilidades a lo largo de su
recorrido, con regreso final al mismo lugar de salida. 2. Recorrido
Turstico con regreso al mismo lugar sin pasar dos veces por el
mismo sitio.
Comisin: Porcentaje que se recibe como ganancia producto de una
venta o negocio.
Complimentary: indica un servicio que se presta gratuitamente,
puede tratarse de slo alojamiento o de alojamiento, alimentacin y
otros servicios (full complimentary)
Corporate Rate: Tarifa especial otorgada por los hoteles a las
empresas en virtud de su gran volumen de compras.

31

Counter: Mostrador o punto de ventas de productos y servicios

tursticos.
E
Excursiones: Desplazamiento de un lugar a otro para estudio,
recreacin o diversin. Las excursiones pueden realizarse a pie, a
caballo, navegando, en bicicleta, en autobs o con esqus.
Excursionistas: toda persona que se desplaza hacia un lugar fuera
de su residencia habitual y permanece en l menos de 24 horas, sin
pernoctar en el mismo.
En este punto del programa necesitamos de otros conceptos para
poder avanzar con claridad y seguridad.
F
Fams Trips: Viajes de familiarizacin que realizan los hoteles,
aerolneas, mayoristas y otras empresas del sector turstico con el fin
de que los agentes, representantes, prensa o sus invitados puedan
conocer y familiarizarse con productos tursticos o destinos para que
despus los puedan referir o promocionar con propiedad.
Fee: Cargo valor asignado a la prestacin de un
servicio. Front Desk: Recepcin de un hotel.
Forecast: Es el pronostico la proyeccin aplicada por ejemplo a las
habitaciones ocupadas para una determinada fecha, a los salones
etc.
J
Junior Suite: Denominacin habitual de las habitaciones dobles con
un saln de estar.
K
Kitchennette:

Pequeo servicio de cocina instalado en un

alojamiento turstico.

32

M
Media Pensin: (Pam) Tipo de servicio hotelero que comprende el
alojamiento, el desayuno y una comida (almuerzo cena). Tambin
se denomina Plan American Modificado.
Maitre: Funcionario que coordina la prestacin de los servicios en el
Restaurante; tiene un perfil de gran carisma, es un relacionista
pblico.
N
No Show: Accin de no presentarse a un servicio previamente
contratado, lo que genera la perdida y cobro del mismo. En hotelera
hizo carrera la costumbre mercantil de cobrar al responsable del No
Show, la primera noche de habitacin ms los impuestos generados
por dicho cobro
P
Plan Americano: Tarifa que incluye comidas (desayuno, almuerzo
y/o cena), adems de la habitacin.
Paquete turstico: Conjunto de servicios que incluyen el alojamiento
y una combinacin de otros elementos, tales como traslados,
comidas, excursiones locales, etc. Puede o no incluir el transporte de
aproximacin y se vende a un precio global, y en un solo acto de
compra.
Conjunto de servicios tursticos que se venden al viajero por medio
de las agencias de viaje o de lneas reas. Por lo general, el paquete
turstico comprende: transporte, alojamiento, alimentacin, recreacin
y excursiones.
Parques Temticos: Parques ubicados en parajes naturales o en
ciudades dedicados a la exposicin y al estudio de un determinado
tema concreto: zooparque dedicado a fsiles de dinosaurios, parque
de recreaciones, entre otros.
Pax: Abreviatura empleada para referirse al pasajero. Por extensin
Cliente - husped.

33

P. C: Plan Continental. Expresin hotelera que se refiere a la tarifa de

la habitacin, con el desayuno incluido.
P. E: Plan Europeo. Expresin hotelera, para indicar el precio
autorizado de la habitacin. Este tipo de plan, no incluye
alimentacin.
Pensin Completa o Plan Americano: Tipo de facturacin hotelera
que incluye el alojamiento y las tres comidas. PA
Peregrinacin: Viaje que se realiza a lugares santos.
Plan Vacacional: Producto propio con tarifas diferenciales para
Representante y Referido
Prestador de Servicios: Se califica como prestador de servicios
tursticos a toda persona natural o jurdica que habitualmente
proporcione, intermedie, o contrate directa o indirectamente con el
turista, la prestacin de servicios tursticos y que se encuentre
debidamente inscrito en el Registro Nacional de Turismo de cada
pas.
Promocin Turstica: Mercadeo que se lleva a cabo para presentar
la imagen de un destino o servicio en un pas, regin, localidad o
pblico especfico, con el fin de motivar e incrementar el flujo de
visitantes e inversionistas.
R
Rack Rate: Precio que no tiene ningn descuento especial usado en
hoteles. Tarifa rack o tarifa plena, aplica generalmente para alta
temporada o alta ocupacin.
Revenue: Ganancia obtenida por la venta de un producto. Room
Service: Servicio a la habitacin ofrecido por los hoteles.

Rooming List: Listado nominativo de alojamiento que sirve de

control a las aerolneas, agencias, operadoras, mayoristas o
empresas en general, de los pasajeros reservados.

34

T
Todo Incluido: Forma de facturacin hotelera en la que el
establecimiento incluye dentro del precio acordado al alojamiento,
una serie de servicios y consumos, generalmente tiquetes areos o
terrestres, de Alimentos y bebidas, recreacin, paseo en chiva y
otros.
Tarifa de Grupo: Una tarifa para varias personas con las mismas
fechas, destinos e itinerarios.
Tarifa: Precio que se paga por un servicio. Para el caso de los
servicios tursticos en particular los hoteles, se indican: Tarifa plena,
media tarifa, tarifa de cortesa y tarifa confidencial.
Temporada Baja: Perodo de tiempo cuando las tarifas y los
pasajeros disminuyen.
Temporada Alta: Temporada cuando el trfico de turistas es alto y
muy activo.
Tour Conductor: Profesional encargado de conducir un grupo de
turistas durante su itinerario.
Transfer: Actividad consistente en transportar al cliente desde un
punto al otro a travs de un medio de trasporte garantizado.
Actividad consistente en transportar al cliente desde un medio de
transporte a otro, o desde el hotel a un medio de transporte o
viceversa
Turismo Egresivo o Emisivo: Se refiere a los viajeros que
temporalmente y por diferentes motivos, se desplazan fuera del pas
de domicilio habitual a otros destinos.
Turismo Segn el Origen: Se refiere a la utilizacin de los atractivos
recursos tursticos del destino tales como: playas, parques
nacionales, museos etc., teniendo en cuenta la estructura turstica
del pas.
Turistas: Toda persona que se desplaza hacia un lugar fuera de su
residencia habitual y permanece en l por lo menos 24 horas o ms.

35

Turismo individual: Lo realiza una persona que organiza su viaje

temporal por s misma o por conducto de otra especializada y se
desplaza a otro lugar fuera de su domicilio habitual.( Ar. Jorge
Valencia Caro boletn turstico.com)
Turismo en grupo: Es el realizado por varias personas que
organizan por s, o por conducto de una persona especializada viajes
temporales a otros lugares fuera de su domicilio habitual. A veces,
los grupos van acompaados de un gua.
U
Up Grade: Mejora en la categora de un producto. Ejemplo: el
cliente, paga por una habitacin estndar y le conceden el derecho
de utilizar una Suite junior
V
VIP: Siglas de Very Important Person. Se aplica a personas de
especial inters bien sea por su volumen de consumo en algn
producto o servicio, por su representatividad social o su capacidad de
decisin.
Visitantes: Todas las personas que se desplazan a un lugar distinto
al de su entorno habitual por una duracin inferior a 12 meses por
cualquier razn excepto la de ejercer una actividad remunerada en el
lugar.
Voucher: Documento emitido por una agencia de viajes en la que se
pide al proveedor la prestacin de los servicios indicados, cuyo
importe queda cubierto por el mismo.
W
Waiting List: Lista de espera, trmino empleado en las compaas
areas y de alojamiento para indicar que no existen tiquetes o plazas
disponibles a menos que se anule una reserva. Lista de espera.

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