REPBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DEL TRABAJO

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GRUPO DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
BOGOT, D.C. MARZO DE 2015

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CONTENIDO
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
OBJETIVOS DEL MANUAL
Objetivo General
Objetivos Especficos
MARCO LEGAL

Pg.
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8

1. CONCEPTOS BSICOS EN LA GESTIN DOCUMENTAL

10

2. MBITO DE APLICACIN

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3. GESTIN DE COMUNICACIONES OFICIALES

11

3.1 PRODUCCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES

3.1.1 Elaboracin Comunicaciones Oficiales
3.1.1.1 Imagen Corporativa
3.1.1.2 Elegir Tipo Documental
3.1.1.3 Nmero de copias
3.1.1.4 Requisitos de presentacin

12

3.1.2
Firmas Comunicaciones Oficiales
3.1.2.1 Empleo cdigo de la dependencia productora
3.1.2.2 Clasificacin de las comunicaciones oficiales
3.1.3
Radicacin Comunicaciones Oficiales Generalidades
3.1.4
Recepcin comunicaciones oficiales producidas
3.1.5
Radicacin comunicaciones oficiales producidas
3.1.5.1 Control de comunicaciones oficiales producidas
3.1.5.2 Control otros envos producidos
3.1.6
Registro comunicaciones oficiales producidas
3.2 RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES
3.2.1
3.2.2

Recepcin comunicaciones oficiales y otros envos postales

Radicacin comunicaciones oficiales recibidas

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3.3 DISTRIBUCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTROS ENVIOS
3.3.1
3.3.2

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Programacin de recorridos internos

Clasificacin y distribucin de comunicaciones oficiales

3.3.2.1 Entrega de comunicaciones oficiales y otros envos postales a empresa de

mensajera
3.4 TRMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTROS ENVOS POSTALES
3.4.1 Control de trmite en las dependencias
3.4.1.1 Recibo comunicaciones oficiales y otros envos postales
3.4.2 Control de trmite en el rea de correspondencia
3.4.2.1
3.4.3

21

Envo recordatorio mensual de comunicaciones oficiales pendientes de trmite

Plazo para el trmite oportuno de las Comunicaciones

4. ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTIN

4.1 Apertura de Series Documentales
4.1.1 Identificacin series y subseries documentales
4.1.2

Utilizacin elementos de archivo de acuerdo con tipo de archivador o estante

4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8

Elaboracin guas y subguas

Ubicacin guas y subguas
Ubicacin carpetas
Marcacin de rtulos
Ubicacin fsica de los documentos en las unidades de conservacin
Empleo gua de afuera

4.2 Organizacin de Series, Subseries, Expedientes y Tipos Documentales

4.2.1 Verificar que la documentacin corresponda a la dependencia
4.2.2 Verificar que las comunicaciones fueron radicadas
4.2.3 Clasificar documentacin
4.2.4 Ordenacin documentacin.
4.2.5 Orientaciones especiales por series documentales
4.2.6 Conservacin y uso del Archivo de Gestin
4.3 Inventario Documental
4.3.1 Elaboracin inventarios documentales
4.3.2 Entrega de documentos a travs de inventarios

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4.3.3

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Entrega de documentos de conformidad con la Tabla de Retencin Documental

4.4 Actualizacin y Seguimiento a la aplicacin de la tabla de retencin documental

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4.4.1 Pasos metodolgicos para la actualizacin de la tabla de retencin documental

4.5 Foliacin

34

4.6 Transferencias Documentales

4.6.1 Pasos metodolgicos para efectuar la transferencia

37

5. ORGANIZACIN ARCHIVO CENTRAL

39

5.1 Recepcin transferencias documentales por parte de las Dependencias

Productoras

39

5.2 Ubicacin de los documentos transferidos en los depsitos del Archivo Central
5.3 Elaboracin del inventario topogrfico de los documentos transferidos
6. CONSULTA Y PRSTAMO DE DOCUMENTOS
6.1 Consultas

39

6.2 Prstamos de documentos

6.2.1 Utilizacin de la Gua de Afuera
6.2.2

Solicitud Visto Bueno del Jefe de la Dependencia

6.2.3

Reglamento para la prestacin del servicio

7. ALMACENAMIENTO, CONSERVACIN Y DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO
7.1 Almacenamiento
7.1.1 Destinacin de espacios
7.1.2 Mobiliario
7.1.2.1 Estantera
7.1.2.3 Mobiliarios para documentos en otros formatos

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7.1.3 Unidades de Conservacin

7.1.3.1 Cajas de archivo
7.2 Conservacin
7.2.1 Condiciones ambientales para material documental
7.2.1.1 Soporte papel
7.2.1.2 Ventilacin
7.2.1.3 Filtrado de aire.
7.2.1.4 Iluminacin de depsitos
7.2.1.5 Dispensador de equipos para atencin de desastres
7.2.1.6 Mantenimiento
7.2.2 Condiciones de los contenedores de documentos
7.2.3 Especificaciones cajas de archivo
7.3 Disposicin final de los documentos
7.3.1 Conservacin total
7.3.2 Seleccin
7.3.3 Eliminacin
7.3.4 Digitalizacin
7.3.5 Microfilmacin
7.3.6
Sistemas hbridos
8. Documentos electrnicos: Gua no. 3 cero papel en la administracin pblica

documentos electrnicos

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BIBLIOGRAFA
ANEXOS:
Anexo 1: Definiciones
Anexo 2: Formato Tabla de Retencin Documental del Ministerio de Trabajo
Anexo 3: Formato Inventario nico Documental
Anexo 4: Instructivo Diligenciamiento del Formato Inventario nico Documental
Anexo 5: Formato Acta de Eliminacin Documental
Anexo 6: Codificacin Sede Central, Direcciones Territoriales e Inspecciones de Trabajo
Anexo 7: Requisitos para los envos de correspondencia

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PRESENTACIN

El Ministerio de Trabajo en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la gestin documental en
Colombia (Ley 594 de 2000 y su reglamentacin) y a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia,
especialmente a lo previsto en su Artculo 15 y a las leyes y disposiciones que regulen su labor, viene
adelantando acciones encaminadas a propender por su aplicacin y cumplimiento en todas sus unidades
administrativas.
En desarrollo de este objetivo se ha elaborado el presente Programa el cual tiene como propsito
normalizar y racionalizar las fases y procedimientos aplicados en la produccin, recepcin, distribucin,
trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos del Ministerio del
Trabajo.
El alcance del Programa de Gestin Documental se establece a corto, mediano y largo plazo, buscando la
sostenibilidad del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestin y como poltica institucional en el
cumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus acuerdos reglamentarios.

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INTRODUCCIN

El Programa de Gestin Documental es un instrumento prctico, normalizador, orientador y regulador del

quehacer archivstico del Ministerio del Trabajo, ser parmetro para la radicacin, organizacin y tramite
de la gestin documental y los sistemas de informacin con el fin de facilitar la toma de decisiones de los
servidores pblicos identificando los flujos documentales, trmites y su correspondiente disposicin final,
adems establece mecanismos de control y seguimiento de documentos de gestin y de los archivos.
En virtud de las disposiciones contenidas en la Ley, la reglamentacin que viene expidiendo el Archivo
General de la Nacin a travs de Acuerdos, especialmente los Acuerdos 060 de 2001; 038, 039 y 042 de
2002 y 002 de 2004, se registran en este documento las fases y procedimientos para la gestin de las
comunicaciones oficiales y la gestin de archivos en el Ministerio de Trabajo.
Con la escisin de los Ministerios del Interior y de Justicia, Proteccin Social, y Ambiente Vivienda y
Desarrollo Territorial (Ley 1444 de mayo 4 de 2011), el Archivo General de la Nacin mediante Circular
externa No.004 de octubre 4 de 2011, imparte directrices o lineamientos para el manejo y administracin de
los archivos, regidas por los principios sealados en el articulo 4 de la Ley 594 de 2000, con el fin de
asegurar la integridad de la documentacin que conservan y regular la entrega de los archivos de las
dependencias escindidas a las entidades creadas, garantizando la continuidad de los procesos
administrativos.

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OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General
Implementar el Programa de Gestin Documental en el Ministerio del Trabajo, resaltando la importancia del
papel de la informacin, de los documentos y archivos de la Administracin Pblica para el funcionamiento
del Ministerio.
Objetivos Especficos

Implementacin de un programa integral de Gestin Documental al interior del Ministerio de Trabajo,

como una herramienta prctica para la racionalizacin de recursos e implementacin de sistemas de
informacin integrales.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la
administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacin
ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los
derechos individuales y colectivos.

Racionalizar y controlar la produccin documental, en atencin a los procesos, procedimientos y

funciones del Ministerio.

Normalizar los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante

la utilizacin de sistemas eficientes.

Normalizar la administracin y organizacin de los documentos a partir de la nocin de Archivo Total,

teniendo en cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de los
mismos.

Implementar la aplicacin de herramientas archivsticas tales como la Tabla de Retencin DocumentalTRD al interior del Ministerio.

Implementacin de tecnologa para el acceso a la informacin de manera confiable y rpida.

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Comit de Desarrollo Administrativo y Comit de Archivo:

El Comit de Administracin Documental del Ministerio de Trabajo fue creado mediante Resolucin No.593
de abril 23 de 2012, como rgano asesor interno de la Subdireccin Administrativa Financiera, responsable
de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de la gestin documental de la entidad.
El Comit de archivo fue suprimido teniendo en cuenta el Decreto 2578 del 2012, Art. 4 y Decreto 2482 de
2012, El Comit de Desarrollo Administrativo, cumplir con las funciones del Comit interno de Archivo del
Ministerio.
MARCO LEGAL
Para que el Programa de Gestin Documental del Ministerio de Trabajo pueda ser gestionado de manera
apropiada, es necesario que se responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por
el Archivo General de la Nacin y dems normas aplicables a la entidad. A continuacin se sealan las
normas de carcter general que conciernen a la prctica de la gestin documental:
Constitucin Nacional de 1991: Artculos 8, 15, 20, 23, 63, 71, 72, 74, 95, 112, 313.
Ley 4 de 1913: Obligacin de recibir los archivos por inventario y arreglarlos convenientemente de acuerdo
al tiempo en que funcionen.
Ley 57 de 1985: Publicidad y acceso a los documentos pblicos.
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1991: Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 08 de octubre 18 de 1995. por el cual se reglamenta la transferencia histrica de los organismos
del orden nacional, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
Ley 190 de junio 6 de 1995: Estatuto Anticorrupcin.
Acuerdo 011 del 22 de mayo de 1996. Por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin
de documentos.
Acuerdo 056 de 2000: Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

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Ley 594 de julio 14 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 60 de 2001: Pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
Ley 734 de febrero 5 de 2002: Cdigo Disciplinario nico. Artculo 34 seala los deberes de los servidores
pblicos. Numerales 4, 5, 21, 22, 34, 37, 38. Artculo 35 seala las Prohibiciones de los servidores pblicos.
Numerales 7, 8, 13, 21.
Acuerdo 056 de julio 5 de 2000. Por la cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos para la consulta del
captulo V, Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos.
Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000. (Establece que los servidores pblicos al desvincularse de las funciones titulares,
entregarn los documentos y archivos debidamente inventariados...) Archivo General de la Nacin.
Acuerdo 039 del 31 de octubre de 2002 Por el cual se regula el procedimiento de las Tablas de Retencin
Documental en desarrollo del Artculo 24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de
las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley
594 de 2000.
Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los
archivos de gestin en las entidades pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los
artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 002 de enero 23 de 2004. Por la cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin
de fondos acumulados.
Acuerdo 027 de 2006: Por el cual se modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994.
Circulares del Archivo General de la Nacin: 4 de 2003 y 12 de 2004, Organizacin de las Historias
Laborales.
Circular externa 001 de abril 29 de 2011 del Archivo General de la Nacin Proteccin de archivos por ola
invernal.
Directiva Presidencial 04 de abril 3 de 2012. Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Poltica Cero
Papel en la Administracin Pblica. Presidencia de la Repblica.
Circular externa 005 de septiembre 11 de 2012 del Archivo General de la Nacin. Recomendacin para
llevar a cabo procesos de digitalizacin y comunicaciones oficiales electrnicas en el marco de la iniciativa
cero papel.

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Ley 1444 de mayo 4 de 2011. Por medio de la cual se escinden unos Ministerios, se otorgan precisas
facultades extraordinarias al Presidente de la Repblica para modificar la estructura de la Administracin
Pblica y la planta de personal de la Fiscala General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
Circular Externa 004 de octubre 4 de 2011 del Archivo General de la Nacin. Directrices o lineamientos al
manejo y administracin de los archivos de las entidades sealadas en la Ley 1444 de 2011.
Decreto 4108 de noviembre 2 de 2011. Por la cual se modifican los objetivos y la estructura del Ministerio
de Trabajo y se integra el Sector Administrativo de Trabajo. Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
Resolucin 5445 de noviembre 16 de 2011 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crean, organizan y
conforman unos grupos internos de trabajo en la Subdireccin Administrativa y Financiera de la Secretara
General del Ministerio de Trabajo.
Resolucin 162 de febrero 6 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crea, organiza y conforma el
grupo para la Equidad Laboral con Enfoque Diferencial y Gnero para las Mujeres.
Resolucin 319 de marzo 2 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crean grupos internos de
trabajo de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano de la Secretaria General.
Resolucin 319 de marzo 2 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crean grupos internos de
trabajo de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano de la Secretaria General.
Resolucin 404 de marzo 22 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crean grupos internos de
trabajo y se asignan las coordinaciones en las Direcciones Territoriales y Oficinas especiales del Ministerio
de Trabajo.
Resolucin 427 de marzo 26 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crea, organiza, y conforma el
grupo interno de trabajo de Comunicaciones del Ministerio de Trabajo.
Resolucin 1090 de junio 21 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crea un grupo interno de
trabajo de la Direccin de Pensiones y otras Prestaciones, se establecen sus funciones y se asigna la
coordinacin.
Resolucin 1091 de junio 21 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crea un grupo interno de
trabajo de la Direccin de Inspeccin, Vigilancia, control y Gestin Territorial del Ministerio de Trabajo, se
establecen sus funciones y se asigna la coordinacin.
Resolucin 1516 de agosto 3 de 2012 del Ministerio de Trabajo. Por la cual se crea un grupo interno de
trabajo en la Oficina Jurdica del Ministerio de Trabajo, se establecen sus funciones y se asigna la
coordinacin.
1. CONCEPTOS BSICOS EN LA GESTIN DOCUMENTAL

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En el marco de la Ley 594 de 2000 en su Artculo 22, los Procesos Archivsticos, establece la gestin de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, el cual comprende procesos tales como la produccin o
recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los
documentos.
La gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental del Archivo General de la Nacin
determina las siguientes fases para un programa de gestin documental, los cuales estn interrelacionados
entre s y se desarrollarn en las Unidades de Correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico): produccin, recepcin, distribucin,
trmite, organizacin, consulta conservacin y disposicin final de documentos.
Con base en estos conceptos se instauraron las siguientes condiciones para la adecuada gestin
documental en el Ministerio de Trabajo:
Centralizar la recepcin y distribucin de documentos a travs del rea de Correspondencia (Acuerdo
060 de 2001).
Establecer los procesos y procedimientos para la produccin, recepcin, distribucin y trmite de
documentos internos y externos (Acuerdo 060 de 2001).
Elaborar las Tablas de Retencin y/o Tablas de Valoracin Documental y obtener su aprobacin
(Acuerdo 39 del 31 de octubre de 2002).
Establecer los procesos y procedimientos para la organizacin, consulta, conservacin y disposicin final
de documentos (Ley 594 de 2000, artculo 22).

2. AMBITO DE APLICACIN
El presente Programa de Gestin Documental, es de carcter interno y aplica para todas las dependencias
del Nivel Central y las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo a nivel nacional.
La Secretara General por medio de la Subdireccin Administrativa y Financiera, por medio del Grupo de
Administracin Documental o quien haga sus veces, coordinar la gestin documental como apoyo de las
actividades administrativas, con base en lo previsto en las disposiciones legales vigentes sobre la materia,
manual especifico de funciones y competencias laborales, Sistema de Gestin de Calidad y dems normas
legales vigentes, velando por el estricto cumplimiento de lo aqu expuesto.
3. GESTIN DE COMUNICACIONES OFICIALES
Para el establecimiento de las fases y procedimientos que se describen a continuacin se tuvieron en
cuenta especialmente las Normas Tcnicas Colombianas de Icontec, para la elaboracin de documentos
comerciales, la Ley 1369 de 2009 sobre envos postales y el Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo
General de la Nacin, mediante el cual se establecen las pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

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Manejo centralizado de los procesos de correspondencia.

Los Despachos de Directores Territoriales velarn porque la recepcin y distribucin de las comunicaciones
oficiales se realice de manera centralizada y normalizada a travs de Unidades de Correspondencia
adscritas de cada uno de estos Despachos.
En el Nivel Central y Direccin Territorial de Bogot, las fases de correspondencia estarn a cargo del
Grupo de Administracin de Documentos.
Unidades de Correspondencia y funcionarios a cargo.
Las unidades de correspondencia debern contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo
mismo que con los medios fsicos y tecnolgicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera
interna y externa, fax, correo electrnico y cualquier otro tipo de tecnologa que se implemente para el
manejo de estas, de modo que faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y
garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Para ello, los Directores Territoriales designarn funcionarios entre los niveles ocupacionales asistencial o
tcnico, que apoyarn las Unidades de Correspondencia proporcionndoles espacios fsicos, muebles,
equipos e implementos necesarios para la adecuada prestacin del servicio.
Mediante Resolucin 5445 del 16 de mayo de 2011 del Ministerio de Trabajo, se conform el Grupo de
Administracin Documental adscrito a la Subdireccin Administrativa y Financiera de la Secretara General.

3.1 PRODUCCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES1

3.1.1

Elaboracin Comunicaciones Oficiales

3.1.1.1 Imagen corporativa.

Con el propsito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la elaboracin de comunicaciones oficiales
se realizar siguiendo los modelos de las normas Icontec, adoptados por el Ministerio del Trabajo, a nivel
nacional y en la papelera establecida en el Sistema Integrado de Gestin de Calidad del Ministerio de
Trabajo.
3.1.1.2

Seleccin tipo documental

Compendio de Normas Tcnicas Colombianas sobre Documentacin. Icontec. Bogot, 2007.

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Para la produccin de comunicaciones oficiales del Ministerio de Trabajo se establecen los siguientes tipos
documentales:

Carta. Se emplear para la correspondencia dirigida al medio externo y cuando la entidad comunique a
sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes
de documentos personales, cobros personales, eventos de capacitacin, invitaciones, llamados de
atencin, y situaciones anlogas). Igualmente por este medio los contratistas del Ministerio radicaran
sus informes y cuentas respectivas.
Los funcionarios que hayan sido comisionados para adelantar actividades fuera de la Entidad
elaborarn cartas en la papelera institucional. De igual forma aquellos que sean designados mediante
oficio escrito, como supervisores de contratos o convenios;

Memorando Se utilizar para la correspondencia interna entre Directores, Secretara General,

Directores Territoriales, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo
y funcionarios, con el fin de transmitir informacin, orientaciones y pautas;

Circulares Son las comunicaciones con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios internos o
externos. Estas se clasifican as:
1. Circulares externas. Se emplean para dar a conocer informacin de carcter general o normativo,
dirigida a varios destinatarios del medio externo, sern emitidas por el Ministro o a quien delegue.
2. Circulares internas. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido dirigido a varios
destinatarios internos de los siguientes niveles, sern emitidas por el Ministro, Secretario General,
Subdirectores Administrativos y Tcnicos para transmitir informacin, orientaciones y pautas.
Nota interna. Es una comunicacin informal que tiene por objetivo dar instrucciones breves entre
los funcionarios de una misma dependencia o entre las dependencias del nivel central y territorial
del Ministerio para trmite inmediato. Estas comunicaciones no se numeran ni se radican, tampoco
se producen con copia y no se archivan.

3.1.1.3 Nmero de copias

Se elaborarn en original y mximo dos copias, excepto en los casos en los cuales se anuncian copias
para otros destinatarios. El original para el destinatario, la primera copia para el consecutivo de
correspondencia producida y la segunda copia a la oficina productora con sus correspondientes anexos y
antecedentes (esta copia ser la que tenga la evidencia del recibo del documento, bien sea por medio de
firma o guas de correspondencia), para el archivo de gestin, en la serie documental a la cual pertenezca
de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental, custodiado por la oficina productora.
3.1.1.4 Requisitos de presentacin

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Los documentos no deben presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales, ni de puntuacin.

La presentacin debe ser impecable sin borrones, ni repisados.
El tipo y tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto, empleando el tipo Arial Narrow,
tamao 12.
Todos los documentos deben ir firmados en esfero de tinta negra, teniendo en cuenta el sistema
Integrado de Conservacin, el cual garantiza la nitidez en el proceso de microfilmacin.
Se debe imprimir a doble cara
El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnologa de impresin que se utilice.
Para garantizar la permanencia de la informacin transmitida va fax contenida en papel qumico, se
debe fotocopiar.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin
del documento. Se debe optar por emplear el formato de nota interna.
El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento. Una forma
de evitar el contacto directo es el de emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

3.1.2 Firmas Comunicaciones Oficiales

Podrn firmar cualquier tipo de comunicacin oficial, quienes desempeen cargos de: Ministro,
Viceministros, Secretaria General, Directores Generales, Subdirectores Administrativos y Tcnicos,
Directores Territoriales, Inspectores de Trabajo, Jefes de Oficinas, Jefes de Oficinas Asesoras,
Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo.
Las comunicaciones oficiales a nivel internacional solamente podrn ser firmadas por: el Ministro, Secretaria
General, Directores Generales, Subdirectores, Jefes de Oficina y Directores Territoriales.
Se autoriza tambin a los funcionarios con pliza de manejo, a los tesoreros y a los funcionarios
comisionados para adelantar investigaciones, o designados para labores de supervisin en la contratacin,
para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con su funcin.
Las comunicaciones oficiales podrn ser firmadas nicamente por funcionarios de planta y en ningn caso
por contratistas.
Los funcionarios del Grupo de Administracin Documental de la Sede Central y los designados en las
Unidades de Correspondencia de cada Direccin Territorial, llevarn un registro de firmas de los
funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendr el nombre del
funcionario, su cargo, su firma completa y su firma abreviada.

3.1.2.1 Empleo cdigo de la dependencia productora

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De acuerdo con la estructura orgnica del Ministerio del Trabajo mediante Decreto 4108 de 2011 as como
las Resoluciones de conformacin de grupos de trabajo, se establece la codificacin ubicada en los anexos,
para cada una de las dependencias, la cual se requiere para la produccin y distribucin de comunicaciones
oficiales y para la codificacin de las Tablas de Retencin Documental.

3.1.2.2 Clasificacin de las comunicaciones oficiales

Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas,
enviadas y radicadas a travs del Grupo de Administracin Documental de la Subdireccin Administrativa y
Financiera y de las Unidades de Correspondencia de las Territoriales. Ningn funcionario del Ministerio de
Trabajo podr recibir o distribuir correspondencia externa a travs de otras oficinas o dependencias,
diferente a la Ventanilla nica de Correspondencia.
Las comunicaciones oficiales del Ministerio de Trabajo se clasificarn en externa: recibida y producida;
interna: recibida y producida, se les definir como a continuacin se indica:

Comunicaciones oficiales externas. Son las comunicaciones que ingresan a travs de: la ventanilla
de recepcin de correspondencia del Grupo de Administracin Documental de la Subdireccin
Administrativa y Financiera; Unidades de Correspondencia de las Direcciones Territoriales; redes de
correos, dirigidas al del Ministerio de Trabajo, como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales.
Las comunicaciones oficiales externas recibidas a su vez se clasificarn en Normal, Confidencial y Va
Fax o Correo Electrnico.

Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a travs del Grupo de
Administracin Documental o de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Territoriales,
dirigidas al Ministerio de Trabajo o a sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el
empaque.

Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a travs del Grupo de
Administracin Documental o de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Territoriales,
dirigidas al Ministerio de Trabajo o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotacin
explcita de Confidencial.

Comunicaciones oficiales va fax o correo electrnico. Son las comunicaciones que ingresan a las
diferentes direcciones de correo electrnico del Ministerio de Trabajo o a los diferentes faxes que se
encuentran instalados en la entidad. Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de
Administracin Documental y por las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Territoriales,
para garantizar la oficializacin, seguimiento y control de su trmite.

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Comunicaciones oficiales internas y externas enviadas. Son las comunicaciones que se producen
en cualquier dependencia del Ministerio de Trabajo, conforme al procedimiento que se establece para
ello, dirigida a otras oficinas de la entidad, a otros entes pblicos o privados o a personas naturales y se
tramitan a travs del Grupo de Administracin Documental o de las Unidades de Correspondencia de
las Direcciones Territoriales.

3.1.3

Radicacin Comunicaciones Oficiales - Generalidades

Al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de 00001, utilizando sistemas
manuales, mecnicos o automatizados, de acuerdo con la tecnologa que haya incorporado la entidad y se
dejar constancia de la fecha y hora de recibo, tal como se expresa en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo
General de la Nacin. Este nmero se constituye en la nica identificacin del documento. Se emplear un
nmero consecutivo para las comunicaciones internas y otro para las comunicaciones externas.
Los procedimientos para la radicacin de comunicaciones oficiales producidas, velarn por la transparencia
de la actuacin administrativa, razn por la cual no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni se
radicarn comunicaciones sin firma, ni habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la
numeracin ser asignada en estricto orden de recepcin, sin utilizar el complemento de A, B, C, o bis.
Cuando existan errores en la radicacin y se anulen nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la
respectiva justificacin y firma del funcionario a cargo de la radicacin y de su Jefe inmediato. Los
funcionarios del centro de radicacin quedan facultados para devolver a la dependencia las comunicaciones
que no renan las formalidades establecidas.
Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras Instituciones y a personas
naturales o jurdicas, sern recogidas en todas las dependencias en el mismo horario y frecuencia
establecida en el numeral 3.3.1 Programacin de Recorridos Internos de este documento. Se sometern
al proceso de revisin antes de proceder a su radicacin, con el fin de constatar que han sido debidamente
firmadas por el funcionario autorizado, que los anexos que se anuncian estn completos, que trae el
antecedente y las copias anunciadas y que contiene las copias del original para la serie documental
Consecutivo de correspondencia y para el archivo de gestin de la oficina productora.
Todas las comunicaciones oficiales que produzca la entidad deben ser radicadas en el Grupo de
Administracin Documental del nivel central o en las Unidades de correspondencia de las Direcciones
Territoriales, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
3.1.4

Recepcin Comunicaciones Oficiales producidas

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El funcionario a cargo del rea de Correspondencia recibir y revisar las documentos producidos para
radicar (comunicaciones oficiales y otros envos) por entrega personal por parte de la dependencia
productora o a travs de las valijas, bolsas o sobres de recorrido a dependencias, en los recorridos
establecidos al interior del Ministerio dentro de los horarios planteados.

3.1.5 Radicacin Comunicaciones Oficiales producidas

Con el objeto de cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley para el trmite de las
comunicaciones en el rea de correspondencia, se dejar constancia de la fecha de envo.
El nmero de radicado se colocar al frente del cdigo de dependencia o de oficina productora.
Las copias de los consecutivos se organizarn diariamente en orden consecutivo cronolgico.
Condiciones para la radicacin de las comunicaciones producidas por parte de las dependencias
1. Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicacin. El cumplimiento de este
requisito y el envo junto con la comunicacin oficial original es responsabilidad de la dependencia
remitente.
2. Cuando en una comunicacin se utilicen ms de dos hojas, se deben coser los juegos
correspondientes.
3. Debe imprimirse por las dos caras de la hoja.
4. Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicacin, en la lnea de anexos, la cantidad de
anexos y folios que la acompaan.
5. Cuando la comunicacin que se produce es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se
debe indicar el nmero de radicacin del remitente y el nmero de radicado del Ministerio de
Trabajo.
6. Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos entidades,
direcciones y ciudades de destino y elaborar los sobres respectivos.
7. Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos sern devueltas sin excepcin a la
dependencia productora en los recorridos establecidos para la entrega y recoleccin de
comunicaciones.
8. Las circulares internas o externas, deben tener un solo nmero de radicacin, se debe elaborar un
listado en el que aparezca el nombre del destinatario, direccin y ciudad, la cual debe ir
acompaada de las circulares a enviar.
3.1.5.1 Control de comunicaciones oficiales producidas

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Los funcionarios encargados de la radicacin de las comunicaciones oficiales producidas controlarn la

radicacin, envo, distribucin y trmite, en la base de datos, o en cualquier soporte sistematizado que
implemente la entidad o en forma manual, a travs del registro diario de todos los datos que permitan
certificar su radicacin y trmite.
Las comunicaciones oficiales enviadas por correo electrnico deben incluir el siguiente mensaje: La
informacin contenida en esta comunicacin es confidencial y slo puede ser utilizada por la persona
natural o jurdica a la cual est dirigida. Si no es el destinatario autorizado, cualquier retencin, difusin,
distribucin o copia de este mensaje, se encuentra prohibida y sancionada por la ley. Si por error recibe
este mensaje, favor renviar y borrar el mensaje recibido inmediatamente. (Resolucin No.089 de 2003
Reglamento para el uso de internet y correo electrnico en el AGN. Artculo 3. Numeral5).
3.1.5.2 Control otros envos producidos
Se consideran otros envos producidos: las tarjetas de invitacin a personas naturales o jurdicas, sobres
confidenciales remitidos por los funcionarios autorizados para tramitar documentos, dirigidos a funcionarios,
personas naturales o jurdicas y en general aquellos documentos que no vienen acompaados de alguno de
los tipos documentales establecidos como comunicaciones oficiales. Estos envos se tramitarn mediante
una planilla en Excel. Quedan totalmente prohibidos los envos de tipo personal al Ministerio de Trabajo.
Los envos correspondientes a cajas o sobres de gran volumen, deben estar debidamente marcados con
los siguientes datos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

3.1.6

Remitente (Nombre, dependencia, Sede, Ciudad)

Nmero de consecutivo
Nombre para quien se enva
Direccin
Ciudad
Pas.

Registro Comunicaciones Oficiales producidas

Se registrar la informacin relacionada con la comunicacin, en la base de datos, en la hoja de Excel o en

el formato manual establecido para este fin.
Se registrarn los siguientes datos: nmero de radicacin y fecha, nombre de la persona y/o Entidad
destinataria, nombre y cdigo de la dependencia remitente y/o destinataria, asunto, breve descripcin del
contenido, anexo y copias.

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3.2

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RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES

El horario para la recepcin de la correspondencia al pblico, en el Grupo de Administracin Documental de

la Subdireccin Administrativa y Financiera de la Secretara General, se establece en jornada continua de
7:30 a.m. a 3:30 p.m., de lunes a viernes, en das hbiles laborales2.
Las Direcciones Territoriales establecern de acuerdo con su jornada laboral, el horario de atencin y lo
fijarn en lugar visible al pblico.
3.2.1

Recepcin de Comunicaciones Oficiales y otros Envos Postales3

Todas las comunicaciones oficiales se recibirn a travs del Grupo de Administracin Documental y de las
Unidades de Correspondencia de cada Direccin Territorial.
Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicacin oficial por medios electrnicos,
magnticos, fax (si es papel qumico se deber fotocopiar) o cualquier otro medio, estar en la obligacin de
enviarla inmediatamente al Grupo de Administracin Documental o a las Unidades de Correspondencia de
las Direcciones Territoriales para que se oficialice su ingreso a la entidad.
Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se sometern a un proceso de revisin antes de
legalizar su recepcin, con el fin de determinar si son de carcter oficial y si ameritan radicacin.
Se identificarn sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las siguientes
recomendaciones:

Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo.

Sobres o paquetes sin remitente
Paquetes sucios, manchados o con olores extraos.
Exceso de avisos o de sellos postales.
Palabras restrictivas.
Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

Si se encuentran estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o
sustancias extraas, se debe, entre otras medidas de precaucin, aislar el paquete extrao, indagar y
verificar su procedencia, no abrirlo y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad
competentes.
Las comunicaciones oficiales recibidas se revisarn para verificar la competencia, los anexos, el destino,
2

Resolucin 658 del 30 de abril de 2012. Artculo 3. Ministerio de Trabajo.

Decreto 229 de 1995. Por el cual se reglamenta el servicio postal. Art. 2. Envos de correspondencia y otros objetos postales.
Presidencia de la Repblica. Bogot. 1995; derogado por la Ley 1369 de 2009.
3

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los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, direccin donde se deba dar respuesta y asunto
correspondiente. Si es de competencia de la entidad, se proceder a su radicacin.
Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su
contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde
se determinarn las acciones a seguir. Su control se efectuar por otros envos recibidos.
3.2.2

Radicacin Comunicaciones Oficiales recibidas

En el procedimiento por medio del cual, el Ministerio del Trabajo asigna un nmero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propsito de oficializar su
trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos se empiezan a
contar a partir del da siguiente de radicado el documento.
Una vez terminada la colocacin de los sellos y su diligenciamiento se proceder a registrar la informacin
relacionada con la comunicacin y los otros envos postales, en la base de datos, en la hoja de Excel o en
el formato para el registro manual.
Se registrarn datos tales como: nombre de la persona o entidad remitente, nombre y cdigo de la
dependencia competente, nmero de radicacin y fecha, nombre del funcionario responsable del trmite,
anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita).
3.3

DISTRIBUCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTROS ENVIOS

El funcionario a cargo del rea de Correspondencia recibir y revisar las comunicaciones y otros envos
postales remitidos por diferentes vas de correo tales como: entrega personal, empresas de mensajera, fax,
correo electrnico y cualquier otra forma de envo de documentos.
3.3.1

Programacin de Recorridos Internos

En el Grupo de Administracin Documental del Nivel Central y Direccin Territorial Bogot, distribuir y
recoger las comunicaciones oficiales para enviar fuera de la Entidad en tres recorridos diarios, con los
siguientes horarios: 8:15 a. m.; 11:00 a.m. y 2:30 p.m. Las dems Direcciones Territoriales establecern los
horarios que consideren convenientes.
Las tutelas, citaciones a diligencias judiciales y derechos de peticin deben entregarse en recorridos
especiales durante el transcurso del da.
3.3.2

Clasificacin y Distribucin de Comunicaciones Oficiales

Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envos recibidos, se clasificar en los casilleros
de correspondencia, se imprimirn las planillas de control-GD-F-08, de distribucin por cada una de las

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dependencias destinatarias y se entregarn a las oficinas en las valijas o carpetas establecidas para tal fin,
las cuales debern estar identificadas con el cdigo de cada rea.
Una vez se lleva la documentacin ingresada para su respectiva distribucin a cada rea, la persona
responsable de la recepcin de la correspondencia debe verificar de manera inmediata la documentacin
radicada contra las planillas de control-GD-F-08. En caso de presentar algn tipo de inconsistencia, se debe
registrar en la respectiva planilla.
En caso de no realizar esta actividad de manera inmediata, el Grupo de Administracin Documental no
entregara la documentacin siendo responsabilidad del rea receptora de la misma.
3.3.2.1

Entrega de comunicaciones oficiales y otros envos postales a empresa de mensajera.

Una vez registradas las comunicaciones oficiales y otros envos postales producidos se clasificarn de
acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribucin: con destino internacional: (correo
certificado o EMS internacional); con destino local o nacional: (correo certificado, POS EXPRESS). Cuando
las comunicaciones oficiales son de carcter urgente, la dependencia productora colocar de forma
destacada en la comunicacin y en el sobre la palabra URGENTE y cuando se requiera comprobacin de
su entrega para que obre en procesos judiciales, se enviar por postexpress o correo certificado, para ello
la dependencia remitente colocar en lugar visible del sobre, destacando claramente la palabra URGENTE
y Correo Normal, entre otros; y a nivel urbano el servicio de mensajera especializada, contratado para la
entrega personalizada de correspondencia. Los documentos para su distribucin, de acuerdo con el tipo de
servicio que se requiera, debern controlarse a travs de planillas de control -GD-F-08- de entrega, a la
empresa prestadora del servicio y debern archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega.
Cuando los documentos estn dirigidos al medio externo, se entregar en un turno establecido antes de las
11 a.m. a la empresa de mensajera especializada mediante una planilla de control de entrega para su
revisin y firma de acuerdo con los sobres que contienen cada una de las comunicaciones.
3.4
3.4.1

TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Y OTROS ENVIOS POSTALES

Control de trmite en las Dependencias

3.4.1.1 Recibo comunicaciones y otros envos postales

Se recibirn en cada Dependencia del Nivel Central y de la Direccin Territorial de Bogot, las
comunicaciones y otros envos postales dirigidos a su oficina y el encargado de su distribucin los repartir
al Jefe del rea y a los dems funcionarios controlando su distribucin a travs de mecanismos
automatizados o manuales.
Si la comunicacin no es de competencia de la dependencia, se debe devolver o trasladar comunicacin y
otros envos postales a la oficina encargada del trmite.

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Realizar seguimiento a las comunicaciones oficiales que se encuentren a cargo de la dependencia.

3.4.2

Control de trmite en el rea de Correspondencia

3.4.2.1 Envo recordatorio mensual de comunicaciones oficiales pendientes de trmite

El encargado del rea de correspondencia remitir todos los meses dentro de los cinco primeros das del
mes, un informe recordatorio de todas las comunicaciones oficiales producidas y recibidas que se
encuentren pendientes de trmite en cada una de las Dependencias.
3.4.3

Plazo para el trmite oportuno de las Comunicaciones

De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite oportuno de las comunicaciones
oficiales ser el siguiente:
Derechos de Peticin, Quejas, Reclamos y Sugerencias:

15 das hbiles

Tutelas

10 das hbiles

Solicitudes de Informacin:

10 das hbiles

Consultas:

30 das calendario

Las solicitudes de los Organismos de Control, Tribunales o Juzgados se atendern en el plazo establecido
en la solicitud correspondiente.

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4. ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTIN

La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental del Ministerio de Trabajo4, surgi de la necesidad
de crear una herramienta de apoyo a los funcionarios, para normalizar los procesos archivsticos
relacionados con la gestin documental de la Entidad y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, Artculo 24,
el cual establece que es obligatorio para las entidades del Estado elaborar las TRD y Acuerdo 039 de 2002
del AGN, el cual da los lineamientos para la elaboracin y aplicacin de las mismas.
4.1. Apertura de Series Documentales
Actividades:
4.1.1 Identificacin series y subseries documentales
Con base en la Tabla de Retencin Documental (TRD) correspondiente a la Dependencia a la cual
pertenece, se identifican las series5 y subseries6 documentales que estn establecidas.
Es de aclarar que el trmino Correspondencia, se emple hasta el momento en que se adopt la definicin
de comunicaciones oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nacin, por tal motivo solamente se utilizar en Fondos Acumulados. Para las Tablas de Retencin
Documental y la organizacin de los documentos del Ministerio del Trabajo, esta denominacin no es vlida
para ninguna serie y/o subserie documental, teniendo como base el Acuerdo mencionado anteriormente.
Para el caso de series y/o subseries documentales que contengan documentos de tipo electrnico, estas
deben ser guardadas en los equipos destinados para tal fin, con el cdigo y nombre de las mismas. Dentro
del expediente fsico, se establecer un testigo que har mencin a la existencia y ubicacin de este tipo
documental.
4.1.2 Utilizacin elementos de archivo de acuerdo con el tipo de mueble archivador o estante
De acuerdo con el tipo de archivador o estante utilizar: carpetas de dos tapas o carpetas colgantes y
divididas por la mitad para elaborar las guas principales.
Archivo vertical: Los documentos se almacenan en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de
las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba,
donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva.
4

Anexo 2: Formato Tabla de Retencin del Ministerio de Trabajo.

5 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
6 Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas

especficas.

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Archivo lateral: los documentos se archivan uno al lado de otro como los libros de estantera en una biblioteca.
Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas donde se colocan permanentemente.

En los archivadores de estante, cada serie documental deber separarse con un cartn de igual medida al
alto y fondo de cada estante, debidamente marcados con el cdigo de la serie documental y el nombre de la
misma. Si el estante maneja una sola serie documental, esta podr identificarse en la parte externa de cada
estante con su respectivo cdigo.
4.1.3

Elaboracin guas7 y subguas8

Escriba en imprenta en el marbete o en el autoadhesivo, utilizando maysculas sostenidas, el cdigo y el

nombre de la respectiva serie. En la carpeta colgante en el borde superior centrado, en sentido horizontal y
en la carpeta vertical en el extremo inferior derecho, en sentido vertical.

Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el
ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dnde deben archivarse o localizarse los
documentos.
8

SUBGUAS: son piezas similares a las guas, que sirven para establecer divisiones menores.

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4.1.4

Cdigo: GD PG 01
Versin:
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Ubicacin guas y subguas

Coloque estas guas y subguas que identifiquen tanto las series como las subseries al inicio de los
expedientes correspondientes a cada serie o subserie.
4.1.5 Ubicacin carpetas
A continuacin de las guas y subguas descritas anteriormente, coloque tantas carpetas colgantes o
verticales, segn tipo de archivador, como expedientes sea necesario abrir. Dentro de la carpeta colgante o
vertical coloque las tapas legajadoras que su vez contendrn los tipos documentales que van formando el
expediente.
4.1.6

Marcacin de rtulos

Rtulo Carpeta de Archivo

RTULO CARPETA DE ARCHIVO

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CDIGO SERIE:

CDIGO SUBSERIE:

CDIGO:

NOMBRE DE LA SERIE:

NOMBRE DE LA SUBSERIE:

CONTENIDO:

FECHAS EXTREMAS:
FOLIOS No.:

Cdigo: GD-F-04
Versin: 1.0
Fecha: Agosto 8 de 2013
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INICIAL:

FINAL:
CARPETA:

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Fecha:
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Instrucciones para diligenciar el Rtulo:

Depedencia Productora: nombre de la dependencia productora de los documentos.
Cdigo: cdigo numrico de la dependencia u oficina productora de los documentos.
Cdigo Serie, Subserie: definida en la Tabla de Retencin Documental de la dependencia productora.
Nombre de la Serie, Subserie: definida en la Tabla de Retencin Documental de la dependencia
productora.
Contenido: Indica el contenido especifico de la unidad de conservacin
Fechas Extremas:
Inicial: Fecha del folio ms antiguo del expediente
Final: Fecha del Folio ms reciente del expediente
Folios No.: total Folios de la carpeta del: al:
Carpeta No.: carpeta del Expediente
El rtulo se coloca sobre la solapa, en la esquina inferior derecha.
Dimensiones del rtulo: 6.5 cm. x 13.cm., ubicado a 2 cm. de los bordes externos de la carpeta, el cul
se ubica en la esquina inferior derecha de la carpeta celugua en sentido horizontal.

Rtulo Caja de Archivo

Cdigo: GD-F-03

RTULO CAJA DE ARCHIVO

Versin: 1.0
Fecha: Agosto 8 de 2013
Pgina: 1 de 1

CAJA No.
Fecha de Transferencia

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CDIGO:

RELACIN DE CARPETAS CONTENIDAS EN LA CAJA

No. Orden

Nombre Serie y/o

Subserie

Cdigo

Fechas Extremas
Inicial
Final

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Fecha:
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Instrucciones para diligenciar el Rtulo:

Caja No.: nmero de orden de la caja.
Fecha de trmite: se coloca la fecha en que se realizar la transferencia (da, mes, ao)
Depedencia Productora: nombre de la dependencia productora de los documentos.
Cdigo: cdigo numrico de la dependencia u oficina productora de los documentos.
No. Orden: nmero consecutivo que le correspondi a la carpeta, dentro de la caja, iniciar siempre por
01.
Relacin de Carpetas Contenidas en la caja: se relacionan las carpetas que contiene la caja con el
nombre de la serie o subserie.
Fechas Extremas:
Inicial: Fecha del folio ms antiguo del expediente en aos
Final: Fecha del Folio ms reciente del expediente en aos
El rtulo se coloca en la tapa frontal de la caja centrada a la misma.
4.1.7 Ubicacin fsica de los documentos en las unidades de conservacin
La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El
documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la
carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.
La poltica archivstica propende porque los documentos de archivo no se perforen. Si es necesario perforar
los documentos emplee ganchos legajadores plsticos. Si requiere emplear ganchos de cocedora o clips
utilice siempre una proteccin de papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips
plsticos para sujetar documentos que requieran estar unidos.
4.1.8 Empleo Gua de Afuera
El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras o carpetas o sobre de
cartn, es la de tener una gua cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se
deber emplear un formato: gua de afuera (GD-F-07).

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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
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Cdigo: GD-F-07
Versin: 1.0

FORMATO
GUIA DE AFUERA

4.2

Fecha: Agosto 8 de
2013
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Organizacin de Series, Subseries, Expedientes y Tipos Documentales

Actividades:
4.2.1 Verificar que la documentacin corresponde a la Dependencia
En cada dependencia se verificar que los documentos correspondan a las funciones que all se desarrollan
o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a travs de ella. Si definitivamente el documento no tiene
relacin directa con su dependencia, entonces remtalo de inmediato a la oficina competente segn el caso.
4.2.2 Verificar que las comunicaciones fueron radicadas
En todas las dependencias se verificar que todas las comunicaciones tienen impreso el registro de
radicado dado por el rea de correspondencia.
4.2.3

Clasificar documentacin

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada
agrupacin documental (fondo, seccin y sub-seccin), de acuerdo a la estructura orgnico funcional de la
Entidad.
En la clasificacin documental se debe tener en cuenta el PRINCIPIO DE PROCEDENCIA el cual establece
que Todo documento debe permanecer integrado en el archivo de la oficina que en razn de sus funciones
especficas lo gener, recibi o lo debe conservar.
4.2.4

Ordenacin documentacin

La columna de series, subseries y tipos documentales en la Tabla de Retencin Documental, se constituye

en la principal gua de los funcionarios de las dependencias para determinar qu expedientes conformar y a
su vez orientar el archivo de cada documento que se genere o ingrese a la dependencia.

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Cdigo: GD PG 01
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Si los documentos que llegan o salen no son de responsabilidad de la dependencia segn la tabla de
retencin documental, no deben ser tenidos en cuenta como documentos de archivo, sino como material de
apoyo de gestin, por consiguiente podrn ser eliminados de acuerdo con los parmetros establecidos.
La ordenacin interna del expediente obedece al PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, donde al interior del
mismo, la documentacin se organiza tal como se genera de acuerdo con el orden del proceso que produce
la informacin.
Archivos de consulta
Las Tablas de Retencin Documental establecen los parmetros de organizacin de los archivos de
acuerdo con los documentos producidos o recibidos en relacin con las funciones y procesos; se debe tener
en cuenta las copias recibidas y que no se encuentran en la Tabla de Retencin Documental, sirven como
referencia a la gestin administrativa y de informacin de manera temporal o permanente.
Estos documentos se pueden agrupar en carpetas por temas como: RESOLUCIONES, CIRCULARES,
COPIAS INFORMATIVAS, INVENTARIOS, ADMINISTRACIN DE PERSONAL, entre otros, estas
carpetas, como los documentos de apoyo (textos, guas, documentos tcnicos y dems), deben estar
ubicados en un sitio aparte del Archivo de Gestin, organizadas y depuradas para su consulta, se debe
mantener nicamente las versiones actualizadas y realizar un inventario. stos no son objeto de
transferencias primarias.
Debe evitarse la impresin de documentos asequibles por medios electrnicos.
4.2.5

Orientaciones especiales por Series Documentales

Expedientes de Historias Laborales

El espacio destinado al archivo de historias laborales, debe ser de acceso restringido y con las medidas de
seguridad y condiciones ambientales que garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos.
En cada expediente los documentos deben estar ordenados atendiendo la secuencia propia de su
produccin; y su disposicin refleje el vnculo que se estable entre el funcionario y la entidad. Los
parmetros para la ordenacin interna del expediente, esta constituido en los Acuerdos 04 y 012 del Archivo
General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, donde se elimina la
ordenacin interna por tipos de documentos y el uso de carpetas con divisiones internas.
Dichos documentos se registrarn en el formato de Hoja de Control, los cual evitar la prdida o ingreso
indebido de documentos.
Las carpetas de las Historias Laborales deben estar marcadas por nmero de cdula, apellidos y nombres
de los funcionarios.

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Cdigo: GD PG 01
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De este fondo documental no van formar parte los expedientes de los contratos de prestacin de servicios
profesionales.
El archivo correspondiente a Historias Laborales, debe estar organizado por nmero de documento de
identificacin. Ya no se usaran los apellidos y nombres para esta actividad, con el fin de evitar equvocos al
presentarse homnimos.
Expedientes de Contratacin
El espacio destinado al archivo de contratos debe ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad
y condiciones ambientales que garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos.
En cada expediente, los documentos deben estar ordenados atendiendo la secuencia propia de su
produccin; en su disposicin se debe reflejar el vnculo que se establece con el contratista. El expediente
del contrato, debe contener todos los documentos en original y debe reflejar el trmite del mismo, desde la
existencia de la necesidad del mismo hasta el acta de liquidacin; este expediente debe reflejar lo requerido
por la Ley 80 de 1993, sobre contratacin estatal.
Es pertinente aclarar que el fondo documental de contratos debe tener un nmero nico por la vigencia
fiscal del Ministerio. No se puede organizar el archivo de contratos de acuerdo con el tipo de contrato, sino
por orden numrico consecutivos.
Expedientes de Procesos Disciplinarios
Acceso a la informacin de la serie: Reserva de la actuacin disciplinaria. En el procedimiento ordinario las
actuaciones disciplinarias sern reservadas hasta cuando se formule el pliego de cargos o la providencia
que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales. En el procedimiento
especial ante el Procurador General de la Nacin y en el procedimiento verbal, hasta la decisin de citar a
audiencia. El investigado estar obligado a guardar la reserva de las pruebas que por disposicin de la
Constitucin o la ley tengan dicha condicin.
El espacio destinado al archivo de procesos disciplinarios debe ser de acceso restringido y con las medidas
de seguridad y condiciones ambientales que garanticen la integridad y conservacin fsica de los
documentos.
En cada expediente los documentos deben estar ordenados atendiendo la secuencia propia de su
produccin; su disposicin debe reflejar el procedimiento correspondiente.

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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 32 de 91

La marcacin de los mismos debe ser por el nmero de proceso disciplinario, el nombre del implicado y el
nmero del documento de identificacin.
4.2.6

Conservacin y uso del archivo de gestin

El archivador debe ubicarse en un lugar que garantice el fcil acceso, seguridad y la adecuada
manipulacin de los registros impresos o en medio magntico, ajustndose a los requisitos mnimos de
humedad y temperatura relativas, ventilacin, iluminacin y limpieza permanente y en general de
contaminantes que los puedan deteriorar.
Las carpetas se deben acomodar en el archivador de tal forma que no se estropeen, es decir, que queden
holgados, que se puedan fcilmente manipular.
Asimismo es necesario retirar ganchos metlicos, tanto de cosedora, como clips y legajadores metlicos,
pues al oxidarse deterioran los documentos. En el caso de tener que utilizar estos ltimos, se recomienda
emplear los de plstico o aislar con un pequeo recorte de papel a modo de barrera.
Es importante tener claro que cada dependencia debe llevar sus archivos independientes de acuerdo con el
cdigo y las funciones que se estn desarrollando, estableciendo de esta forma la responsabilidad en el
manejo, en el control y en la conservacin de stos, en concordancia con las Tablas de Retencin
Documental.
Todas las Dependencias deben elaborar el Inventario nico Documental de la documentacin bajo su
custodia, por serie documental.
4.3 Inventario Documental9
Actividades:
4.3.1 Elaboracin inventarios documentales
Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las dependencias debern
elaborar los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato nico
de Inventario Documental, de acuerdo con el instructivo-GD-I-0110, regulado por el Archivo General de la
Nacin11 ,

Anexo 3: Formato nico de Inventario Documental

Anexo 4: Instructivo Formato nico de Inventario Documental
11 Acuerdo 38 de 2002. Archivo General de la Nacin.
9

10

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Cdigo: GD-F-02
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Versin: 2.0
Fecha: Junio 10 de 2014

ENTIDAD REMITENTE:
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA

CDIGO

OBJETO:

REGISTRO DE ENTRADA
Ao

No.
Orden

CDIGO

NOMBRE DE LA
SERIE/SUBSERIE

FECHAS EXTREMAS
INICIAL

SOPORTE

FOLIOS

FINAL

UNIDAD DE CONSERVACIN
CARPETA

LIBRO

Mes

NOTAS

OTRO

Da

NT

UBICACIN TOPOGRFICA
ESTANTE

ENTREPAO

CAJA

4.3.2 Entrega documentos a travs de Inventarios

Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn
sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la
gestin pblica.12
4.3.3 Entrega documentos de conformidad con la Tabla de Retencin documental
La entrega y recibo de los documentos y archivos se har de conformidad con la Tabla de Retencin
Documental, se deber diligenciar el Formato nico de Inventario, en concordancia con el Instructivo del
mismo GD-I-0113

12
13

Acuerdo 38 de 2002. Archivo General de la Nacin. Artculo 2.

Acuerdo 38 de 2002. Archivo General de la Nacin. Artculo 3.

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4.4 Actualizacin y seguimiento a la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental

El Coordinador del Grupo de Administracin Documental de la Entidad, establecer un cronograma de
seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias
y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los
procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
El seguimiento institucional ser complementado por la verificacin que realice el Archivo General de la
Nacin al proceso de aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, de acuerdo con lo establecido en
la Ley y las normas.
Las modificaciones o actualizaciones de la Tabla de Retencin Documental, que surjan del seguimiento o
de la solicitud mediante comunicacin interna, debern ser evaluadas por el Coordinador del Grupo de
Administracin Documental y aprobadas por el Comit de Desarrollo Administrativo del Ministerio del
Trabajo.
De no hacerse el reporte para la actualizacin, el archivo central no recibir las carpetas que no se
encuentren conformado las series documentales.
4.4.1 Pasos Metodolgicos para la Actualizacin de las Tablas de Retencin Documental
Actividades:
CONFROTACIN DE LAS TRD CON LOS ARCHIVOS EXISTENTES EN LA DEPENDENCIA

De acuerdo con los archivos existentes en la dependencia visitada y con base en las observaciones
realizadas por el funcionario de esta, se procede a revisar si el contenido incluido en las TRD est
correctamente establecido. Por lo tanto se debe revisar las Series y Subseries.
Establecer que Series y/o Subseries de la que estn incluidas en la TRD no existen en los archivos
fsicos y por consiguiente se debera excluir de las TRD.
Establecer que documentacin no est incluida en las TRD y que sera conveniente organizarla en una
nueva serie o subserie.

TIPOLOGAS DOCUMENTALES

Establecer que tipologas documentales de las incluidas en las TRD no existen en los archivos fsicos y
por lo tanto deberan eliminarse de las TRD.
Establecer las tipologas documentales nuevas para ser incluidas en las TRD.
Establecer las tipologas documentales que deberan tener un nombre diferente.

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TIEMPOS DE RETENCIN

Realizar un anlisis de valoracin documental cualitativo o cuantitativo segn necesidad, para

determinar o validar los tiempos de retencin en cada fase del ciclo vital de las series documentales.
De igual forma es conveniente establecer si la disposicin final que aparece en las TRD es la ms
conveniente para el destino final de la documentacin de la dependencia (seleccin, eliminacin,
conservacin total, microfilmacin o digitalizacin).

ANLISIS DE LOS AJUSTES O MODIFICACIONES

Una vez detectadas las novedades encontradas en las TRD y con base en el formato de Encuesta
Estudio Unidad Documental; se proceder a analizar qu ajustes o modificaciones se les debe realizar
a las TRD actuales.

PROYECCIN DE LAS MODIFICACIONES Y VALIDACIN DE LA TRD

El profesional apoyado en los funcionarios de la dependencia proyectar las modificaciones y/o ajustes
a la TRD como: tiempos de retencin, disposicin final, inclusin o exclusin de series o subseries.

APROBACIN TRD.

Elaborar la propuesta de actualizacin o modificacin de la TRD.

Presentar la propuesta de actualizacin o modificacin de la Tabla de Retencin Documental al
responsable de la dependencia para su aprobacin y firma.
Presentar al Comit de Administracin Documental la TRD, para su correspondiente aprobacin.
Remisin la TRD al Archivo General de la Nacin (si es el caso), acompaada de los documentos que
sustenten las variaciones o modificaciones, para su correspondiente aprobacin.

APLICACIN

Legalizar la Tabla de Retencin Documental mediante acto administrativo.

Realizar el instructivo para su aplicacin
Socializar la nueva TRD y sus respectivos cambios
Sensibilizar y capacitar a los funcionarios del Ministerio sobre el nuevo documento.
Realizar seguimiento a la aplicacin de la TRD.

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4.5 Foliacin14
Esta actividad, imprescindible en los procesos de organizacin archivstica, tiene dos finalidades principales:
controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la
calidad, entendida esta ltima como respeto del principio del orden original y la conservacin de la
integridad de la unidad documental. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo
tcnico y legal de la gestin administrativa.

Requisitos
1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La de las
oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD). En fondos acumulados, se
foliar la documentacin que por Tabla de Valoracin Documental (TVD) sea objeto de conservacin en
Archivo Central o Archivo Histrico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La ubicacin
correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que est de
acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin. El nmero uno (1) corresponde al primer folio del
documento que dio inicio al trmite, en consecuencia, corresponde a la fecha ms antigua.
3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin consiste en el
retiro de duplicados idnticos, de folios en blanco y de documentos de apoyo en los archivos de gestin o
de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series
documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias
laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola
foliacin de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de
conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la
primera.

14

Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental. Manual de Archivstica, primera fase. Archivo General de la
Nacin, 2006. P.119.

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Materiales
1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra alternativa el uso
de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliacin
mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayora de los casos,
por las mquinas reprogrficas.
Procedimiento
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes sino
tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos:

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de archivo que
contienen texto por ambas caras, se registrar el nmero correspondiente en la cara recta del folio.

Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido
del texto del documento.

Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin
alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte papel.

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que les
corresponde, aun cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, colores, ttulo, asunto,
fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejar
constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo
que se denomina referencia cruzada.

Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se numerarn como
un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de
ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se har la correspondiente
referencia cruzada.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se le
escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de control o de

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consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo, asunto y
fecha de los mismos.

Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina negra y
blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento
foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias
fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio,
dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de
fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y
otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se har la
correspondiente referencia cruzada.

Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un

sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas,
dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre:
cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de

contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede aceptarse como
mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene.

Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta foliacin
siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya ms de una, en caso contrario, cuando haya
ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.

Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.

La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico de
reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Histricos,
cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se encuentran empastados o
cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta. La foliacin de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lpiz de mina
negra y blanda, tipo HB o B.

No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en
tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la constancia en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta.

No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de
conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de fotografas,
dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.

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No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales -CDs-,
disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se har la correspondiente referencia cruzada.

4.6 Transferencias Documentales

La transferencia documental es el proceso archivstico mediante el cual las Dependencia transfiere series
documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retencin estipulado en la Tabla de
Retencin Documental para los Archivos de Gestin.
Para este fin el Ministerio de Trabajo debe destinar un rea que cumpla con los requerimientos mnimos
establecidos por el Archivo General de la Nacin para los depsitos de archivos y designar el funcionario
que estar a cargo de esta rea.
Para la remisin de documentos al archivo central, se debe diligenciar el formato nico de Inventario
Documental en original, una copia y en medio magntico, devolver firmada una copia despus de
cotejados los datos. Para el diligenciamiento del formato se debe tener en cuenta lo siguiente:

No se debe omitir ningn dato en el diligenciamiento del mismo.

Se recibir la documentacin en el Archivo Central del Ministerio de Trabajo, cumpliendo con el

calendario establecido, en donde se proceder a efectuar cotejo de la informacin registrada en
inventario documental con el contenido fsico de los archivos transferidos.

4.6.1 Pasos metodolgicos para efectuar la transferencia

Actividades:

El Coordinador de Administracin Documental establecer para cada vigencia el calendario de

transferencias documentales del archivo de gestin al central.

En los archivos de gestin se deben seleccionar los expedientes de las series y subseries
documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin en el archivo de gestin y deban transferirse
al archivo central.

Se debe realizar la seleccin natural de los documentos en cada uno de los expedientes. Es decir,
retirar aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos o
publicaciones peridicas (revistas, folletos, peridicos, impresos), formatos y hojas en blanco,
borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y
Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente, entre otros.

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Si han empleado ganchos metlicos tales como: legajadores, clips o de cosedora se debe retirar.

Los expedientes se deben ordenar por aos y de manera secuencial.

No se recibirn documentos en AZ, pastas de argolla, o unidades de almacenamiento diferentes a las

establecidas.

Cada una de las carpetas deben estar debidamente identificadas, no deben existir dos con el mismo
ttulo, pero si una carpeta es continuacin de la otra identifquelas con los nmeros consecutivos,
ejemplo: En el caso de tener 3 carpetas con el mismo nombre se identificar 1/3, 2/3, 3/3.

Las carpetas deben contener un mximo de 250 folios, no conviene separar los anexos, dado el caso
se pueden archivar en la carpeta pasndose 10 folios, o de lo contrario se archivaran en siguiente
carpeta.

Antes de empacar la documentacin en las cajas, tramite el Formato Inventario nico Documental el
cual se encuentra en el Listado Maestro de Documentos, detallando cada una de las carpetas que
planea transferir por serie documental, conservando el nombre exacto que tienen los marbetes y con las
fechas de los documentos contenidos en estas (ej: NOMBRE DE LA CARPETA FECHA DEL PRIMERO Y
LTIMO DOCUMENTO ARCHIVADO EN LA CARPETA).

Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

Nmere las cajas de archivo X-200 en orden consecutivo ascendente y registrelo a lpiz en el
inventario documental al frente de la serie y del expediente que se encuenta en la caja.

Los archivos que sean remitidos desconociendo las normas trazadas para la correcta organizacin de
los mismos sern devueltos a las dependencias de origen.

El funcionario a cargo del archivo central devolver a cada oficina, una copia del inventario documental
con la localizacin de los documentos en la bodega de archivo central para facilitar la consulta cuando
los requiera la dependencia productora.
5.

ORGANIZACIN ARCHIVO CENTRAL

5.1 Recepcin transferencias Documentales por parte de las Dependencias Productoras

El funcionario a cargo del archivo central se desplazar a la dependencia productora con el fin de
efectuar una revisin preliminar de las unidades a transferir, verificando su integridad y asegurandose
que correspondan a la informacin contenida en el inventario. En caso de presentar inconsistencias en
la revisin, la dependencia realizar los ajustes correspondientes.

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Versin:
Fecha:
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El funcionario a cargo del archivo central recibir las cajas de archivo X-200, junto con la transferencia
en original y una copia y archivo magnetico.

El funcionario del archivo central firmar en original y una copia, el formato diligenciado de la
transferencia documental y devolver la copia a la oficina productora para su control. El original se
conservar permanentemente en el Archivo Central, como control de ingreso de la documentacin
transferida, junto con el medio magntico.

5.2 Ubicacin de los documentos transferidos en los depsitos del Archivo Central

El funcionario del archivo central responsable de esta actividad colocar en los estantes
correspondientes las cajas de archivo X-200, con el material transferido.

Una vez ubicadas las cajas en los estantes, las marcar, una a una, con el nmero consecutivo de caja,
que le corresponde dentro del depsito y lo registrar en el Formato de Inventario nico Documental
con el cual fue transferido el material.

5.3 Elaboracin del inventario topogrfico de los documentos transferidos

Ubicadas las cajas en los estantes se elaborar un instrumento manual y automatizado que facilite la
ubicacin de las cajas de acuerdo con la Dependencia productora, la serie documental a la cual pertenecen,
el nmero de transferencia y el nmero de caja que le fue asignado.
6.

CONSULTA Y PRSTAMO DE DOCUMENTOS

El objetivo final de un Programa de Gestin de Documentos es el de consolidar los archivos como Unidades
de Informacin; estos tienen razn de ser en la medida en que la informacin que almacenan es consultada
y se proporciona cuando se solicita, con la mayor celeridad, en el momento oportuno, con calidad,
pertenencia y eficacia en el servicio que se ofrece.
El servicio de informacin y consulta estar caracterizado por el suministro de la Informacin que reposa en
los archivos gestin, en el archivo central, ya sea por peticin o por servicios de alerta.
La prestacin de este servicio estar a cargo del funcionario responsable de organizar los documentos de
archivo, tanto de gestin como en el archivo central.
Todas las dependencias que ofrezcan este servicio, debern crear una cultura Institucional de servicio al
cliente en cada uno de los funcionarios.

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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
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El servicio se ofrecer por consulta telefnica, por consulta en sala, por solicitud va correo electrnico o por
fax.
6.1 Consultas
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de otras dependencias o de los
ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el
interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas debern ser autorizadas por el Jefe de la
respectiva Dependencia y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reserva conforme a
la Constitucin o las Leyes. En la Dependencia se llevar el registro de todas las consultas.
6.2 Prstamos de documentos
6.2.1 Utilizacin de la Gua de Afuera
Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran informacin referente a su archivo, y sea
indispensable retirar el expediente, diligencie el formato GUA DE AFUERA GD-F-07.
En todos los casos diligencie el formato Gua de Afuera -GD-F-07 en original y copia, dejando el original
en la carpeta de control de prstamos y la copia se ubicar en el lugar de donde fueron retirados los
documentos.

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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
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Cdigo: GD-F-07
Versin: 1.0
Fecha: Agosto 8 de
2013

FORMATO
GUIA DE AFUERA

Pgina 43 de 91

AFUERA
Serie: __________________________________

Subserie: _______________________________

Nombre de la Unidad Documental (UD): _________________________________________________

Unidad Productora: __________________________________________________________________
Nmero de orden UD: _______
Nmero de Folios: ________ Nmero de caja: _______________
N
de
Orde
n

6.2.2

Fecha de
Solicitud
D
D

M
M

A
A

Nombre de quien recibe

Plazo de
Devolucin
(En das Tomo
hbiles)
X/Y

Fecha de
Devolucin

D
D

10

M
M

Nombre de quien entrega

Recibido
AYC

A
A

Solicitud Visto Bueno del Jefe de la Dependencia

El prstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas
particulares debe hacerse solo con el visto bueno del Jefe de la respectiva dependencia y debe estar
motivado mediante oficio.
6.2.3

Reglamento para la prestacin del servicio

Controlar a travs de un formato de prstamo -GD-F-05, o de consulta el servicio requerido, la cual

deber diligenciar el funcionario que solicita el servicio.

El formato de prstamo -GD-F-05 o de consulta la podrn firmar internamente los funcionarios del
Ministerio de Trabajo, siempre y cuando sean productores del documento que solicitan. En su defecto,
se solicitar el visto bueno del Jefe de la dependencia productora, previa la entrega del documento al
solicitante.

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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 44 de 91

El pblico en general firmar el formato de consulta y en ningn caso se podr efectuar el prstamo de
un documento de archivo.

El prstamo de documentos se debe hacer por un trmino no mayor a diez das hbiles.

Cuando una dependencia solicite el prstamo de un expediente, se diligenciar el formato GD-F-05

para dejar constancia que a partir de ese momento y mientras dure la consulta, la responsabilidad sobre
la documentacin contenida en el expediente, recae en el Jefe de la Dependencia que ha solicitado el
documento.

Siempre que se retire un expediente del archivo, se remplazar por la Gua de afuera GD-F-07,
colocando en el bolsillo copia de la solicitud hasta el momento de su devolucin.

Los originales de los Acuerdos, Resoluciones, circulares, contratos y convenios, no podrn ser retirados
los Archivos de Gestin o Central para su consulta. En estos casos se suministrar siempre fotocopia.
Se exceptuarn los documentos que para su aprobacin exijan de la presentacin del original ante otras
Entidades y cuando sea imperativa la notificacin en el original, situacin en la cual se deber dejar
fotocopia autntica del documento, acompaada del formato de prstamo GD-F-05 del original.

El formato de prstamo de un documento GD-F-05 deber estar firmada siempre por el Jefe de la
dependencia o por el funcionario de planta autorizado.

Peridicamente se debe revisar los formatos de prstamo GD-F-05 para verificar cuales tienen vencido
el plazo y no han sido devueltos. Lo anterior con el fin de efectuar el requerimiento de devolucin de los
documentos.

El registro estadstico sobre el nmero de solicitudes de informacin, consultas y usuarios que atienden
los archivos de gestin y central se debern registrar y tabular, como mnimo una vez al mes. Estos
registros de oferta y demanda de informacin permitirn proyectar el servicio de informacin y consulta.

7.

ALMACENAMIENTO, CONSERVACIN Y DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVO

El Acuerdo 049 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nacin. Por el cual se desarrolla el artculo
del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de
edificios y locales de archivos establece condiciones para los edificios y locales destinados como sedes de
archivos, para la estantera y mobiliario.
Por lo tanto, el Ministerio de Trabajo deber garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la
proteccin de sus documentos, al establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo y
sistemas de almacenamiento que aseguren la perdurabilidad de todos los soportes documentales que posa
el Ministerio.

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7.1

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Almacenamiento

7.1.1 Destinacin de espacios

Los locales, espacios que destine el Ministerio de Trabajo como sedes de archivo central debern cumplir
con las condiciones de edificacin, almacenamiento que asegure la perdurabilidad de todos los soportes
documentales que posea el Ministerio.
Se debe prever que el local que se destine no tenga problemas de humedad, riesgo de incendio o
estabilidad y que cuente con el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural
crecimiento. Deben evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores,
acondicionarse con temperatura, humedad y ventilacin adecuadas que permitan proteger los documentos
contra daos producidos por roedores, polillas y otros insectos.
7.1.2 Mobiliario
7.1.2.1 Estantera

Acorde con las dimensiones de la unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan
daos sobre los documentos y quienes los manipulan.

Deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento
anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable, con una altura de 2.20 mts.

Los entrepaos de cada cuerpo de estantera deben ser construidos en Cold Roller calibre 20 con
refuerzos para soportar una carga de 100 kg/mt. lineal, por entrepao, graduables de extraccin frontal
y aprovechamiento del 100% de sus dimensiones.

La estantera total no deber tener ms de 100 mts. de longitud.

Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se den utilizar los parales y tapas
laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con
sistemas de fijacin a piso.

La balda o entrepao superior debe estar a un mximo de 180 cms, para facilitar la manipulacin y
acceso del operario a la documentacin.

La balda o entrepao inferior debe estar por lo menos a 10 cms. del piso.
Las baldas o entrepaos deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar
el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres
en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de
ningn otro material.

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La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio un espacio mnimo de 20
cm., en estos y la estantera.
El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un espacio mnimo de 70 cm., y
un corredor central mnimo de 120 cm.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde con la
signatura topogrfica.
Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de
separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la documentacin
almacenada.
7.1.2.2 Archivos verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben adquirirse en materiales estables para la conservacin y
proyectase de acuerdo con la produccin documental (ver requisitos 6.1.2.1)

7.1.2.3 Mobiliario para documentos en otros formatos

Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos
cinematogrficos o fotografas entre otros o digital como diskettes o CDs, se deben contemplar sistemas de
almacenamiento especiales con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a
almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar.

Planoteca

Mueble para CDs, videos

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7.1.3 Unidades de Conservacin

7.1.3.1 Cajas de archivo
CAJAS X-200:

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. X alto: 25cm. X largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 21 cm. X alto: 26,5 cm. X largo: 40cm.
Con apertura frontal, pliegue en el costado izquierdo y pestaa para su manipulacin.
Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.
CAJAS X-300:

Dimensiones internas: ancho: 44.5 cm. X alto: 2.25 cm. X largo: 32.5 cm.
Dimensiones externas: ancho: 45 cm. X alto: 26,5 cm. X largo: 33 cm. con tapa independiente, base con
agarraderas laterales para la manipulacin.
Estas medidas se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin.
NOTA: Las cajas de archivo y carpetas sern suministradas por el Grupo de Recursos Fsicos, en los
pedidos de papelera.
7.2

Conservacin15

7.2.1 Condiciones ambientales para material documental

7.2.1.1 Soporte papel
Temperatura de 15 a 20C con una fluctuacin diaria de 4C.
15

Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental. Manual de Archivstica, primera fase. Archivo General de
la Nacin, 2006. P.149.

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Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria de 5%

7.2.1.2 Ventilacin

El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos veces por hora.
Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener
y el espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada
ventilacin a travs de ellos.

7.2.1.3 Filtrado de aire

Deber contar con medios de filtracin de aire de ingreso tanto de partculas slidas como de
contaminantes atmosfricos. Los niveles de estos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la
edificacin.
7.2.1.4 Iluminacin de depsitos

Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux.

Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores.
Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros
ultravioleta.
Los balastos no deben estar en el interior de los depsitos.

7.2.1.5 Dispensador de equipos para atencin de desastres

Extintores de CO2, solfaclan o multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a

conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar acorde con las
dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate de las unidades documentales.

7.2.1.6 Mantenimiento

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente la humedad

ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben
emplear aspiradoras.

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7.2.2 Condiciones de los contenedores de documentos

Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de
proteccin, acordes con las caractersticas de tamao y funcin.

Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje

para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de
una manera considerable la conservacin de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de estos, se aplicar al
cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto.
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar
dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para el
ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 cm.
Para los documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos
cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales como disketes y CDs, se tendr en cuenta lo
siguiente:

Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH 7

neutro y nunca emplear materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en
material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en una unidad independiente,
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el
formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin
Los disketes y CDs. Podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u
otro polmero cidos qumicamente estables y que no desprenda vapores cidos o contener
molculas, cidos retenidos en su estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un
diskete o DC.

7.2.3 Especificaciones Cajas de Archivo

Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentacin del polvo, la
contaminacin, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su adecuada
manipulacin y organizacin. Las cajas deben ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseos
acordes con el formato de los documentos.

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El laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin a partir de la investigacin y revisin de

diseos empleados en otros pases y con la asesora de empresas nacionales ha avalado los siguientes
modelos de cajas para Archivo Histrico, Archivo Central y para documentos de mediano y gran formato.
El diseo de las cajas que ellos recomiendan permite por medio del plegado y el ensamble obtener una
estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Estos diseos no involucran adhesivos ni ganchos
metlicos. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y en cuanto al
material, estas deben ser fabricadas con cartn kraft corrugado de pared sencilla y cumplir los siguientes
requisitos:

Material: Cajas producidas con cartn kraft corrugado de pared sencilla.

Resistencia: El cartn corrugado debe tener una resistencia mnima a la compresin vertical (RCV) de
930 Kg/m2 y una resistencia mnima al aplastamiento horizontal de 2 Kg/m2.

Recubrimiento Interno: Debido a la composicin del cartn corrugado, este material tiene un valor de
pH inferior a 7, para evitar la migracin de cido a los documentos, el cartn debe contar con un
recubrimiento interior constituido por una pelcula transparente de material inerte con base en ceras
neutras, pelculas polimricas, emulsin de parafinas o ceras vegetales. La pelcula debe ser
qumicamente estable, con un pH neutro (pH=7), debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad
al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos.
En ningn caso se debe usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo nico componente sea
parafina. Los recubrimientos que cumplan con las anteriores especificaciones son las siguientes:

Recubrimiento exterior: con pulpa blanca.

Acabado: El cartn corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de particular abrasivas u otras
imperfecciones.

7.3 Disposicin final de los documentos

Es la decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las
tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a la conservacin total, eliminacin,
seleccin y/o reproduccin (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la informacin.
7.3.1 Conservacin total
En este procedimiento, la conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,
es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de
su actividad y transcendencia. Asimismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza

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y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura16

Conforme al Manual de organizacin de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33-34, entre los criterios de
valoracin Es necesario tomar en consideracin otros criterios que no dependen tanto de las
caractersticas internas de los documentos ni de la entidad que los produjo, sino de circunstancias externas
tales como el desarrollo tecnolgico de la poca, que eventualmente puede determinar un mayor o menor
volumen de produccin as como la existencia de uno o varios soportes de informacin.
Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con
determinadas normas de calidad que garanticen su conservacin permanente. Es el caso de los
microfilmes, bandas sonoras y videogrficas, cintas magnticas y otro ms.
7.3.2 Seleccin17
Criterios para la seleccin

La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.

La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite
o se encuentra registrado en otras series.
La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservacin total.
Cuando una serie documental no requiere conservase totalmente debe seleccionarse a travs del
muestreo.

En el Manual de organizacin de fondos acumulados, del AGN, 2004. P.36-37, se establece: tcnicas y
criterios para la seleccin:
Seleccin de tipo cualitativo:
Toma de ejemplares al azar.
Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas
series con fines de investigacin. Se le atribuye ser poco objetiva y proporcionar una visin sesgada o
tergiversada de la serie.
Seleccin de tipo cuantitativo:
Muestreo sistemtico que tiene como gua la cronologa, es decir, guardar ciertos aos, eliminar otros;
conservar la produccin correspondiente al segundo;
Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es
necesario aplicar una formula estadstica.
NOTA: El muestreo debe ser motivo de anlisis para la administracin, por esta razn debe contemplarse
como tema de importancia en el Comit de Administracin Documental.
16

Mini-manual tabla de retencin y transferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2000. P.88.

17

Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental. Manual de Archivstica, primera fase. Archivo General de la Nacin, 2006. P.175.

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7.3.3 Eliminacin18
Criterios para la eliminacin
La decisin de eliminar documentos, si no esta establecida por la Ley o reglamento, es responsabilidad del
Comit de Administracin del Ministerio.
Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos que deben eliminarse
corresponden a lo sealado en las Tablas de Retencin Documental o en los asuntos de las Tablas de
Valoracin Documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla
de retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias primarias y
secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y este al histrico. En todos los
casos deber levantarse un acta GD-F-06 acompaada de su respectivo inventario. (Mini-manual tabla de
retencin y transferencias documentales: versin actualizada, AGN, 200. P.28-29).
Las eliminaciones secundarias sern responsabilidad del Coordinador del grupo de administracin
documental del Ministerio, quien deber solicitar autorizacin al comit de archivo para llevarlas a cabo. En
todos los casos deber levantarse un acta GD-F-06 acompaada de su respectivo inventario.
El "acta de eliminacin GD-F-06" 19contendr:
- Entidad
- Dependencia
- Cdigo de la dependencia y de la serie documental
- Series
- Fechas
- Volumen
- Unidades de conservacin
- Nombres completos y firmas del presidente, secretario, y otros miembros del comit de archivo.
La eliminacin de documentos se realizara mediante el picado de los mismos, no es permitido por normas
ambientales la incineracin de esta.

18
19

Acuerdo 46 de 2000. Por el cual se establece el procedimiento para la eliminacin documental. AGN.
Anexo 5: Formato Acta de Eliminacin.

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7.3.4 Digitalizacin20
Tcnica que permite la produccin de informacin que se encuentra de manera anloga (papel, video,
sonido, cine, microfilm y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador.
Criterios de la digitalizacin

La digitalizacin de documentos en soporte papel, de archivos de gestin y centrales, se debe hacer

para agilizar su bsqueda en casos de consulta permanente, remota o por varios usuarios a la vez. En
caso de los documentos y archivos histricos se debe utilizar para mejorar la legalidad y facilitar el
acceso remoto, pero sin destruir la documentacin.
El manejo de documentos electrnicos debe incluir procedimientos de migracin backups, transferencia
a formatos analgicos como el microfilm o el papel que permita asegurar la permanencia de la
informacin accesible, en especial aquella que por su valor testimonial as lo requiera, por lo cual las
series de documentos digitales tambin deben ser contempladas en las tablas de retencin documental.
Al aplicar sistemas computacionales se debe ser consciente de los problemas de la obsolescencia
tecnolgica y archivistas e ingenieros de sistemas deben trabajar en equipo, para crear estrategias y
procedimientos que eviten la prdida de la informacin.
Estudiar la posibilidad de creacin de centros de almacenamiento de informacin digital que la
mantengan actualizada y accesible o que los archivos centrales e histricos cumplan esta funcin, tal
como sucede con los documentos en papel.
Presionar a los fabricantes como lo han planteado muchos tcnicos y especialistas para que se creen
estndares que eviten la rpida obsolescencia de los medios, programas y equipos.

Ventajas de la digitalizacin
Aspectos tcnicos
Velocidad y facilidad de consulta.
Distribucin en red.
Capacidad de mejorar imgenes de documentos en mal estado.
Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentacin.
Consulta de una misma informacin por varios usuarios a la vez.
Desventajas de digitalizacin
Aspectos tcnicos
Conservacin: los medios de almacenamiento digitales no han sido diseados con miras a una larga
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de la Nacin, 2006. P.181.
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permanencia.
Requieren personal altamente calificado para adelantar procesos de digitalizacin exitosos.
Vertiginosa obsolescencia tecnolgica.
Dependencia tecnolgica: los diseadores de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos
para mejorar el rendimiento.
Accesibilidad: el cambio en los formatos de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se da
cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso.

Aspectos legales
Aun cuando la Ley 527 de 1999 o la Ley de Comercio Electrnico y la Ley 594 de 2000 o la Ley General de
Archivo, utilizacin de nuevas tecnologas en el manejo de los documentos contables y de las entidades del
estado respectivamente, es importante considerar que el Prrafo 1 del artculo 19 de esta ltima, donde se
establece la obligacin de garantizar la autenticidad, integridad y la inalterabilidad de la informacin all
consignada, aspectos no del todo resueltos por la tecnologa.
7.3.5 Microfilmacin21
Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.
Criterios para la microfilmacin

Partir de archivos organizados, ya que la microfilmacin como cualquiera otra tecnologa, no es la

solucin para el desorden de documentos. De no hacerse previamente dicho trabajo archivstico,
simplemente se trasladara los problemas documentales a un nuevo soporte.
Atender lo dispuesto en la legislacin sobre la utilizacin de microfilm, en especial lo previsto en los
decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la ley 80 de 1989 as como las normas tcnicas NTC3723 y
4080.
Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implementacin de esta tecnologa.
Realizar una correcta preparacin de documentos que elimina arrugas, dobleces, manchas, y retire
ganchos y otros elementos de los papeles.
Planear el contenido de todas y cada una de las microformas utilizadas, de tal manera que de una a
otra se den cortes lgicos, tales como fin de un expediente o unidad de almacenamiento.
Escoger el sistema de indizacin que se va a utilizar a fin de garantizar una pronta y oportuna
localizacin de la informacin.
Utilizar microformas, tipos de cmaras, reduccin y formato de filmacin de acuerdo con el tamao,
color y estado de conservacin del documento a microfilmar.

Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental. Manual de Archivstica, primera fase. Archivo General
de la Nacin, 2006. P.177.
21

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Usar pelculas de buena calidad y adquirirlas con fechas de vencimiento no menores a un ao,
almacenarlas precio a su actualizacin en condiciones de humedad y temperatura no superiores a 50%
HR y 21 grados Centgrados respectivamente.
Mantener el equipo en buen estado mediante el programa de visitas preventivas bimensuales y
correctivas cuando sea necesario.
Instalar los equipos en lugares secos, alejados de vibracin y con estabilizadores de corrientes. Las
cmaras planetarias requieren adicionalmente de penumbra.
Adiestrar debidamente a los operarios sobre los conceptos bsicos de la tecnologa y sobre la
operacin del equipo.
Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta los parmetros establecidos en las Normas
Tcnicas Internacionales, en especiales las ISO, ANSI, NMA, etc., y las Normas Tcnicas Nacionales
expedidas por el INCONTEC.
Almacenar las pelculas originales o master en condiciones ambientales controladas, a fin de garantizar
su permanencia: HR 35% con tolerancia del 5%. Temperatura 17 grados Centgrados con tolerancia de
2 grados centgrados.
Utilizar los microfilmes originales o master nicamente para obtener copias en pelcula y no para hacer
consultas o copias en papel.
Evitar la utilizacin de carretes o cajas metlicas para el almacenamiento definitivo de microfilmes.
Disponer de equipos lectores que posean sistemas de magnificacin acordes con las reducciones
utilizadas en el momento de microfilmacin.
Disponer, en lo posible, de bases de datos con la informacin referencial de los documentos que
faciliten su bsqueda.

Ventajas de la microfilmacin
Aspectos tcnicos
Durabilidad: en condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100 aos o
ms sin que se altere su composicin fsica y qumica.
Tecnologa estable: la evolucin de esta tecnologa ha sido estable en estos ltimos 30 aos,
otorgndoles seguridad y permanencia.
Versatilidad: puede manejar diferente tipo de documentacin con excelente calidad reproduccin.
Aspectos legales
Los Decretos Ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parmetros y procedimientos que se deben
tener en cuenta para que un microfilm se constituya como medio valido para transferir documentacin,
incluso cuando se descarta los papales.

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Desventajas de la microfilmacin
Aspectos Tcnicos
Imposibilidad de mejorar la imagen por su carcter fotogrfico, el microfilm no puede mejorar la
legibilidad de la informacin que tiene problemas en soporte papeles.
Lentitud en la bsqueda: aun partiendo de documentacin organizada y con apoyo de base de datos, la
recuperacin de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces ms lenta que en los sistemas
informticos.
Consulta nica: un microfilme solo puede ser consultada por un solo usuario a la vez.
7.3.6 Sistemas Hbridos
Teniendo en cuenta las ventajas y desventajas de las tecnologas, varias empresas han trabajado en
sistemas hbridos que permiten obtener la seguridad de microfilme con la velocidad del servicio de la
tecnologa digital. Por ello ha diseado equipos que pueden digitalizar material microfilmado y microfilmar a
partir de la informacin digital, para s mantener la informacin en dos soportes.
8.

DOCUMENTOS ELECTRNICOS: GUA No. 3 CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIN PUBLICA

DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Teniendo en cuenta que en la implementacin de Directiva Presidencia 04, Cero Papel, el Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Direccin de Gobierno en lnea. Alta Consejera para
el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Archivo
General de la Nacin, crearon la Gua No. 3 para el manejo de documentos electrnicos, a continuacin se
incluye la misma en el presente manual.
8.1 Definicin Documento Electrnico: Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrnicos, pticos o similares
1 . Documento Electrnico de Archivo Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivsticos
8.2. Clases. Los documentos electrnicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo:
Por su forma de creacin, que se divide en documentos nativos electrnicos, cuando han sido elaborados
desde un principio en medios electrnicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos
electrnicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se
convierten o escanean para su utilizacin en medios electrnicos.

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Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administracin pblica o presentados por los ciudadanos,
empresas u organizaciones.
Por su forma y formato, ya que encontramos documentos ofimticos, cartogrficos, correos electrnicos,
imgenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrnicos, bases de datos,
entre otros. Respecto a estos formatos se presentan a continuacin una serie de recomendaciones para su
buen manejo.
Tabla 1. Recomendaciones para documentos electrnicos segn su forma y formato:
Clasificacin
Documentos ofimticos

Cartogrficos

Correos electrnicos
(comunicaciones oficiales).

Descripcin
Documentos de procesadores de
texto, hojas de clculo, grficos,
etctera, que son producidos con
distintos programas o paquetes de
software y en diferentes versiones de
un mismo software.
Mapas y planos, algunos de ellos con
valores histricos y en muchos casos
artstico. Estos documentos, debido a
su naturaleza y origen, deben ser
tratados de manera especfica
(utilizar un escner especial,
metadatos particulares, entre otros).
El correo electrnico (e-mail) es uno
de los servicios ms usados en
Internet que permite el intercambio de
mensajes entre las personas
conectadas a la red, de manera
similar a como funcionaba el correo
tradicional. Bsicamente es un
servicio que nos permite enviar
mensajes a otras personas de una
forma rpida y econmica, facilitando
el intercambio de todo tipo de
archivos, dando clic en el link
adjuntar que aparece en pantalla.
Los documentos que se adjuntan
comienzan a ser nombrados como
documentos electrnicos de archivo,
debido a que incorporan informacin
de alto valor que sirve de soporte y
evidencia para las entidades.
Constituye un tipo de documento en
el que con mayor frecuencia se
incluyen datos de gran valor

Recomendacin
Definir polticas para su conversin a
formatos y lenguajes estables, de tal
manera que no se corrompa la
informacin
Definir polticas para garantizar su
lectura a mediano y largo plazo de
manera que no estn sujetos a la
evolucin del software con el que se
produjeron, es decir, que la versin
siguiente del programa permita ver
los archivos generados en la versin
anterior
Cumplir con todas las propiedades de
un documento electrnico destacando
que se garantice su autenticidad,
fecha y hora en que se produjo y se
recibi, as como su procedencia,
garantizando que el autor de este
documento es la persona que dice
ser y que tiene la competencia para
firmarlo.

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Imagen, videos y audio digital.

documental
Los archivos creados en estos tipos
de formatos se admiten como
pruebas en el sistema judicial
colombiano.

Mensajes de datos generados

mediante redes sociales

En algunos casos este tipo de

mensajes pueden ser utilizados
dentro de algn proceso llevado a
cabo por la administracin (Twitter,
Facebook, entre otros).

Formularios electrnicos

Formatos
que
pueden
ser
diligenciados por los ciudadanos para
realizar trmites en lnea. Por
ejemplo: Formularios de contacto o
Formularios para peticiones, quejas
y reclamos.

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Cumplir con las normas que

establezca el Gobierno Nacional y la
entidad en sus normas internas, para
garantizar su preservacin y valor
como prueba aceptada
Emitir las polticas por las que se
establezcan los procedimientos
vlidos para la toma de los datos
necesarios y su transformacin a
formatos que no alteren la validez de
los documentos.
Tratarlos como herramientas que los
usuarios pueden utilizar, que se
integran a la informacin que se
maneja electrnicamente, sin olvidar
que su almacenamiento y gestin
debe ser llevada a cabo por el
programa que procesa la entrada al
Sistema de Gestin de Documentos
Electrnicos. Emitir las polticas para
establecer los procedimientos vlidos
para la toma de los datos necesarios
y su transformacin a formatos que
no alteren la validez de los
documentos.

Tabla 2. Otras clases a tomar en cuenta.

Tipos
Bases de datos.

Pginas web.

Descripcin
Coleccin datos afines, relacionados
entre s y estructurados de forma tal
que permiten el rpido acceso,
manipulacin y extraccin de ciertos
subconjuntos de esos datos por parte
de programas creados para tal efecto
o lenguajes de bsqueda rpida

Una pgina web est compuesta

principalmente por informacin (texto
y/o mdulos multimedia), as como
por hipervnculos. Adems, puede
contener o asociar datos sobre el
estilo que debe tener y cmo debe
visualizarse y tambin aplicaciones
embebidas con las que se puede

Recomendacin
Establecer cortes de informacin para
seleccionar de ellos la que deba
conservarse a largo plazo o de forma
permanente y transferirlos al Sistema
de
Gestin
de
Documentos
Electrnicos de Archivo - SGDEA.
Los criterios a seguir para el
establecimiento de los cortes variarn
de acuerdo al contenido de la base
de datos y de la informacin que
deba conservarse.
Deben definirse polticas para
establecer el tipo de contenido que se
publica, la periodicidad de su
actualizacin, y el responsable de
producir y aprobar la publicacin. As
mismo, se debe tener en cuenta la
conservacin de informacin, datos y
documentos de archivo publicado, de

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interactuar para hacerlas dinmicas

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
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forma que se cuente con un historial

de publicaciones en el sitio web.

8.3. Caractersticas del documento electrnico. De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que
sirvan de apoyo a la gestin de las entidades y puedan servir de prueba, los documentos electrnicos
deben poseer ciertas caractersticas:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el
momento que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y
documentar polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento
y disposicin de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estn
autorizados e identificados y que los documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin,
modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas.
Integridad. Hace referencia al carcter completo e inalterado del documento electrnico. Es necesario que
un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas. Las polticas y los procedimientos de
gestin de documentos deben decir qu posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el
mismo despus de su creacin y en qu circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier
modificacin que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en l. Es una representacin
completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a l para demostrarlo. Los documentos de
archivo deben ser creados en el momento o poco despus en que tiene lugar la operacin o actividad que
reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automticamente por los
instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentacin debe mostrar
la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser 8 PG. suficientemente claro y
contener la informacin necesaria para la comprensin de las operaciones que los crearon y usaron. Debe
ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la
organizacin. Se deben mantener los vnculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia
de actividades.

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Es lo que afirma ser;

ha sido creado o
enviado por la
persona de la cual
se afirma que lo ha
creado o enviado.
Ha sido creado o
enviado en el
momento en que
se afirma.

AUTENTICIDAD

El documento est
completo y no ha
sido alterado.
Se deben limitar las
adiciones o
anotaciones
posteriores a su
creacin.
Cualquier anotacin,
adicin o supresin
autorizada debe
dejar evidencia.

INTEGRIDAD

Sucontenido
contenidoes
esuna
Su
una
representacin
representacin
completa
y precisa
completa
y
de
las operaciones,
precisa de las
actividades
o los
operaciones,
hechos de los que da
actividadesyoallos
testimonio
que
hechos
los queen
se
puedede
recurrir
testimonio
y al
eldacurso
de
que
se
puede
posteriores
recurrir en elo
operaciones
curso de
actividades.
posteriores

FIABILIDAD

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Puede ser l ocalizado,

recuperado,
pres entado e
i nterpretado. Su
pres entacin debe
mos tra r la actividad u
opera cin que l o
produjo. Identificar
en el contexto amplio
de l as a ctivi dades y
l a s funciones de l a
orga nizacin.
Ma ntener vnculos
entre documentos
que reflejan
s ecuencias de

DISPONIBILIDAD

Los documentos que poseen estas caractersticas tendrn el contenido, la estructura y el contexto suficiente
para ofrecer una visin completa de las actividades y las operaciones a las que se refieren, y tambin
reflejarn las decisiones, acciones y competencias, Si tales documentos se mantienen de forma que sean
accesibles, inteligibles y utilizables, podrn servir de apoyo a la gestin y utilizarse a efectos de justificar
alguna decisin a lo largo del tiempo.
8.1.4. Estructura lgica
El concepto de estructura est relacionado con la forma en que se registra el documento, lo que incluye la
utilizacin de signos, el diseo, el formato, el soporte, etc. En el caso de los documentos electrnicos, se
distingue entre una estructura fsica y una estructura lgica, la estructura fsica de un documento electrnico
es variable y depende del hardware y del software, es decir del equipo que se utiliz y el programa en el
que se cre; su estructura lgica (es decir, la relacin entre las partes que lo componen) lo hace inteligible.
En la presente gua la estructura lgica del documento electrnico se presenta como un bloque de datos
formado por:
- Datos o contenido.
- Datos de identificacin para la autenticacin y validacin del documento.
- Bloque de metadatos.

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Figura 2. Estructura lgica del documento electrnico.

DATOS DE
CONTENIDO

FIRMA

METADATOS

8.4.1. Contenido Es la materia del documento electrnico, es decir el conjunto de datos e informacin del
documento. Dependiendo del formato en el que se cree ser la forma definitiva del documento.
1.4.2. Firma del documento electrnico El artculo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando
cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la
misma, en relacin con un mensaje de datos, se entender satisfecho dicho requerimiento si a) Se ha
utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el
contenido cuenta con su aprobacin; b) Que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el
propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. En Colombia se han reglamentado dos
mecanismos de firma: la firma electrnica y la firma digital. La firma electrnica corresponde a mtodos
tales como cdigos, contraseas, datos biomtricos o claves criptogrficas privadas, que permitan
identificar a una persona en relacin con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado
respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso,
as como cualquier acuerdo pertinente
De conformidad con el principio de equivalencia funcional, en los casos que se exija firma manuscrita en los
documentos elaborados en fsico, es decir, en papel, los documentos electrnicos deben satisfacer el
mismo requisito. La firma electrnica permite proporcionar al documento firmado:
1. Identificacin: avalar la identidad del firmante de manera nica, demostrando que es l, y nadie
ms, quien ha firmado el documento.
Existen dos tipos de finalidades de la autenticacin:
1.1. Identificacin del origen de los datos: el identificado tiene relacin con los datos consignados,
le pertenecen y lo vinculan con el mensaje enviado.

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1.2. Identificacin de entidades: permite comparar los datos enviados con los datos almacenados
en las bases y que han sido enviados anteriormente.
2. Integridad: asegurar que el contenido de un mensaje de datos ha permanecido completo e
inalterado, independiente de los cambios que hubiera podido sufrir el medio en el que est contenido
como resultado del proceso de su transmisin, archivo o presentacin.
3. No Repudio: es la garanta de que no puedan ser negados los mensajes en una comunicacin
electrnica.
Existen dos tipos:
3.1. No repudio en origen, de tal manera que el emisor no pueda negar el mensaje que ha enviado
as quiera negar tal comunicacin.
3.2. No repudio en destino, que garantiza al emisor que su comunicacin ha sido recibida sin que el
receptor pueda negar tal comunicacin.
El concepto general de firma electrnica incluye cualquier mtodo o smbolo basado en medios electrnicos
que tuviera por finalidad identificar a una persona, sin que tenga que dar integridad al mensaje que
acompaa. Dentro de las firmas electrnicas encontramos la firma digital, que corresponde al nivel ms alto
de seguridad.
La firma digital es un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un
procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que
contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que el
mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin
Esta firma digital est basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de
creacin. La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrnica, el mismo valor que
la firma manuscrita en relacin con los consignados en papel.
8.4.2.1. Las partes que intervienen
Las partes que intervienen en la creacin y verificacin de una firma electrnica son:
ENTIDAD EMISORA DE LA POLITICA DE LA FIRMA
Esla entidad encargada de elaborar, generar y gestionar el documento de poltica de firma, por el cual
debern regirse los procesos de generacin y validacin de la misma. La poltica de firma electrnica y
certificados est constituida por las directrices y normas tcnicas aplicables a la utilizacin de certificados y
firma electrnica cuando son requeridos. Esta poltica de firma electrnica y de certificados sirve para la

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autenticacin y el reconocimiento mutuo de firmas electrnicas donde sean utilizadas. Tambin establece
que dicha poltica podr ser utilizada como referencia por otras entidades para definir las polticas de
certificados y firmas a reconocer dentro de sus mbitos donde sean requeridas. En trminos generales, una
poltica de firma electrnica contiene una serie de normas relativas, organizadas alrededor de los conceptos
de generacin y validacin de firma, en una situacin particular (contractual, jurdico, legal, etctera),
definiendo las reglas y obligaciones de todos los actores involucrados en el proceso. El objetivo es
determinar la validez de dicha firma, para una transaccin en particular, especificando la informacin que
debiera incluir el firmante en el proceso de generacin de la misma y la informacin que debiera comprobar
el verificador en el proceso de validacin.
ENTIDAD DE CERTIFICACIN (PRESTADOR DE SERVICIOS DE FIRMA ELECTRNICA)
Es la entidad que presta servicios en relacin con la firma digital, como la generacin y la verificacin de la
firma. En la presente gua no se har la diferencia entre entidades de certificacin abierta o cerrada, dado
que sus funciones generales resultan similares.
FIRMANTE
Es la persona que firma en nombre propio o representacin de una persona natural o jurdica. Debe
disponer de un certificado electrnico reconocido y un dispositivo para la creacin de la firma.
VERIFICADOR
Es la entidad (persona natural o jurdica) que valida o verifica una firma electrnica segn las condiciones
establecidas en la poltica de la firma. Puede ser una entidad validadora o una tercera parte que est
interesada en la validez de una firma.
8.4.3. Metadatos del documento electrnico
Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del
archivo y su gestin a lo largo del tiempo10.
CLASES DE METADATOS
Los metadatos se pueden clasificar segn su finalidad, en las siguientes categoras:
Metadatos de informacin que ofrecen informacin til para la identificacin de la entidad o el documento,
como puede ser el procedimiento al que pertenece o el organismo asociado.
Metadatos de gestin con informacin sobre el documento que facilita la gestin del mismo, tanto dentro
del expediente administrativo como de forma independiente. Dentro de este grupo est la informacin de la
radicacin, el tipo de documento o los datos del interesado.

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Metadatos de seguridad que permite definir todos los parmetros del documento que tengan relacin
con el control, seguridad y acceso del documento. Entre estos metadatos estn los de control de acceso y
podran encontrarse los relativos a la futura ley de proteccin de datos.
Metadatos de trazabilidad que informan acerca de todas las acciones que se han realizado sobre el
documento. Tambin permiten la localizacin fsica del documento.
Metadatos de firma entre los que se encuentran los metadatos que guardan la informacin relativa a las
diferentes firmas que se han realizado sobre el documento. A su vez, se guarda la identificacin de cada
firmante, la fecha en la que se firm y la propia firma electrnica.
Metadatos de estampado cronolgico que son los encargados de guardar toda la informacin
relacionada con el estampado cronolgico aplicado al documento. La identificacin del firmante, el tipo de
estampado o la fecha exacta del estampado son algunos de los metadatos de esta categora.
8.5. Formato de documento electrnico
8.5.1. Consideraciones
Se entiende por formato la manera en que los datos estn contenidos en un documento electrnico en el
momento de su creacin y la forma en que han sido codificados
Es recomendable que los formatos de los documentos electrnicos se ajusten a los formatos establecidos
en las normas internacionales.
La determinacin de formatos idneos para la conservacin a largo plazo de informacin, pasa por evaluar
el nivel de cumplimiento de los siguientes aspectos:
Cifrado: un formato de conservacin no debe contener datos cifrados, cuya interpretacin y buena lectura
dependa de algoritmos o claves externas al propio documento.
Compresin: los algoritmos de compresin deben ser pblicos, gratuitos y no estar sujetos al pago por uso.
Contenido multimedia: no es recomendable el uso de audio y video, cuya reproduccin implique el uso de
programas externos o de dispositivos y equipos especficos.
Referencias a contenido externo: no debe haber referencias a contenido externo, ya que la modificacin
del contenido o de la propia referencia puede alterar el documento o hacerlo poco entendible.
Cdigo ejecutable: no se debe admitir la ejecucin de cdigo JavaScript o de cualquier otro tipo de fichero
o programa.

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Fuentes: las fuentes de representacin de los caracteres o tipo de letra del documento deben estar en el
mismo, siendo fuentes abiertas que no requieran de ningn tipo de licencia.
La eleccin del formato se realizar de acuerdo al tipo de informacin que se vaya a manejar, primando la
finalidad para la cual fue definido cada uno. Se podrn utilizar otros formatos cuando existan
particularidades que lo justifiquen o sea necesario para asegurar el valor como prueba a presentar del
documento electrnico y su confiabilidad como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos,
en caso de tener que convertirlo a otro formato. Para la eleccin del formato a utilizar debe tenerse en
cuenta que cada uno de ellos podr ser usado de acuerdo al tipo de informacin que se vaya a consignar,
debiendo primar la finalidad para la cual cada uno de ellos fueron definidos.
8.5.2. Formatos admitidos En esta categora se recogen diferentes formatos dependiendo del tipo de
fichero objeto de intercambio, contemplando los siguientes aspectos:
Imagen y/o texto.
Cartografa vectorial y sistemas de informacin geogrfica.
Compresin de ficheros.
Contenedores multimedia.
Sonido.
Video.
Escenarios de uso
Los principales escenarios de uso de los documentos electrnicos en el Gobierno de Colombia pueden ser
los siguientes:
Documentos electrnicos presentados por ciudadanos a las entidades.
Documentos electrnicos generados y utilizados por las entidades.
Documentos electrnicos enviados por las entidades, considerados como finales, a los ciudadanos.
Documentos electrnicos almacenados en un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA.
Adems, pueden considerarse otros escenarios como:
Documentos electrnicos generados a partir de un soporte fsico para su almacenamiento y/o envo a los
ciudadanos.
Documentos electrnicos puestos a disposicin de la ciudadana a travs del portal institucional de las
entidades.
La anterior informacin, corresponde a la Gua No. 3 Cero papel en la administracin pblica. Documentos
electrnicos. Elaborada por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, Direccin
de Gobierno en lnea, Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica y Archivo General de la Nacin.

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BIBLIOGRAFA
Colombia. Archivo General de la Nacin. Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin
Documental Bogot: AGN, 2006.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Bogot: AGN, 1997.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos. Bogot. El Congreso, 2000.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales: (Versin
Actualizada). Bogot: AGN, 2001.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Ordenacin Documental. Bogot: AGN, 2003.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Boletn Nexos No. 56. Bogot:
AGN, 2003.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdo 011 de 1996. Criterios de conservacin y organizacin de
documentos. Bogot: AGN, 1996.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdos No. 37 y 38 de 2002. Bogot: AGN, 2002.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdos No. 42, 47, 48, 49 y 50 de 2000. Bogot: AGN, 2002.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdo No.060 de 2001. Pautas para la administracin de
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. AGN,
2001.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Circular Externa No.004 de 2011. Directrices o Lineamientos al
Manejo y Administracin de los Archivos de las Entidades sealadas en la Ley 14444 de 2011.
Colombia. Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Direccin de Gobierno en
lnea. Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa. Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica. Archivo General de la Nacin. La anterior informacin, corresponde a la Gua No. 3 Cero
papel en la administracin pblica. Documentos electrnicos. S.L.: S.F.
VILLA, GILBERTO. Depsitos de Archivo. Consideraciones bsicas para su gestin. Serie: Guas y
manuales No.2. Archivo General de la Nacin. Bogot, 1995.
ICONTEC. Compendio de Normas Tcnicas Colombianas sobre Documentacin, Bogot, 2007.

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ANEXOS

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ANEXO 1.
DEFINICIONES22
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histrico
o cultural.
Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin, direccin
y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de
gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa.
Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios
y procesos archivsticos.
Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la
documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservacin.
Certificacin de documentos: Accin de constatar la presencia de determinados documentos o datos en
los archivos.
22

Acuerdo No.027 de 2006. Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia.

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Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin
o recepcin, hasta su disposicin final.
Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad
productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificacin
documental establecido en la entidad.
Comit de archivo: Grupo asesor de alta Direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas
archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino correspondencia, hasta el momento
en que se adopt la definicin de comunicaciones oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido
por el Archivo General de la Nacin.
Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar
la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.
Conservacin preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y
administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo,
preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la
informacin que contienen.
Copia: Reproduccin exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproduccin de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y
que tendr el mismo valor probatorio del original.
Cuadro de clasificacin: Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la documentacin producida por
una institucin y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o una persona,
que implica responsabilidad jurdica en la administracin y conservacin de los mismos, cualquiera que sea
su utilidad.
Depsito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservacin
de los documentos de archivo.

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Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se retiran aquellos
que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin.
Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de
consulta.
Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material,
causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada de manera
analgica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede leerse
o interpretarse por computador.
Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con
miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la informacin.
Distribucin de documentos: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en
razn de sus actividades o funciones.
Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivsticos.
Documento histrico: Documento nico que por su significado jurdico o autogrfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las relaciones
internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio
histrico.
Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Documento pblico: Documento otorgado por un funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su
intervencin.

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Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o
de valoracin documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Estantera: Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservacin.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgnica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto.
Facsmil: Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio mecnico, fotogrfico o
electrnico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha ms
antigua y ms reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin archivstica .
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese
definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurdicas que los generaban .
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo
de sus funciones o actividades.
Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico que comprenden
desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicacin de la
prctica archivstica.
Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro
de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.

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GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 72 de 91

Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.
Organizacin documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la descripcin
de los documentos de una institucin.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se
establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los
produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se
establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con
los de otras.
Produccin documental: Generacin de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Radicacin de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe
realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica.
Recuperacin de documentos: Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la
dependencia competente, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y
tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el
archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.
Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.
Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y
realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo
para su conservacin permanente. Usase tambin depuracin y expurgo.

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PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 73 de 91

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas

de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Sistema integrado de conservacin: Conjunto de estrategias y procesos de conservacin que aseguran
el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad fsica y funcional en cualquier
etapa del ciclo vital.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.
Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoracin documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un
tiempo de permanencia en el archivo central, as como una disposicin final.
Testigo: Elemento que indica la ubicacin de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida
para prstamo, consulta, conservacin, reproduccin o reubicacin y que puede contener notas de
referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora
diplomtica.
Trmite de documentos: Recorrido del documento desde su produccin o recepcin, hasta el
cumplimiento de su funcin administrativa.
Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al
histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.
Unidad administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservacin e identificacin.
Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental.
Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente.
Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento como testimonio de sus
procedimientos y actividades.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de
los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada .

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PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 74 de 91

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales,
polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.
Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por
ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.
Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho
comn y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia
histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben
hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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Cdigo: GD PG 01
Versin:

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Fecha:
Pgina: 75 de 91

ANEXO 2:
FORMATO TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO
Cdigo: GD-F-01
Versin: 1.0

PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL

Fecha: Agosto 8 de 2013

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Pgina: 1 de 1

OFICINA PRODUCTORA:

Cdigo:

SERIES, Subseries y Tipos Documentales

CDIGO

g
c
i

Serie Documental
Subserie Documental
Tipo Documental

Aprobada segn Resolucin No.

FIRMA SECRETARA GENERAL:

CONVENCIONES:
CT Conservacin Total
E Eliminacin
M Microfilmacin
de

RETENCIN
Archivo de Archivo
Gestin
Central

DISPOSICIN FINAL
CT

PROCEDIMIENTO

D Digitalizacin
S Seleccin

Fecha aprobacin ltima actualizacin:

FIRMA DEL RESPONSABLE:

FIRMA COORDINADOR GAD:

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Cdigo: GD PG 01
Versin:

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Fecha:
Pgina: 76 de 91

ANEXO 3:
FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Cdigo: GD-F-02
Versin: 2.0

PROCESO GESTION DOCUMENTAL

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Fecha: Junio 10 de 2014

Pagina: 1 de 1

ENTIDAD REMITENTE:
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA

CDIGO

OBJETO:

REGISTRO DE ENTRADA
Ao

No.
Orden

CDIGO

NOMBRE DE LA
SERIE/SUBSERIE

FECHAS EXTREMAS
INICIAL

FINAL

SOPORTE

FOLIOS

UNIDAD DE CONSERVACIN
CARPETA

LIBRO

OTRO

Mes

NOTAS

Da

NT

UBICACIN TOPOGRFICA
ESTANTE

ENTREPAO

CAJA

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PROGRAMA
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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 77 de 91

ANEXO 4:
INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DEL INVENTARIO DOCUMENTAL FUID
PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL

Cdigo: GD-I-01
Versin: 1.0
Fecha: Agosto 8
de 2013
Pgina 77 de 91

Se recomienda leer detenidamente las siguientes instrucciones en las que se indica el procedimiento
especfico a seguir en cada columna23 :
1.

ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que

se va a transferir.

2.

ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que
produce o produjo los documentos.

3.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa

de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora.

4.

OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y

conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones

5.

CODIGO: Cdigo asignado a la dependencia por Tabla de Retencin Documental

6. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias (del
archivo de gestin al archivo central), transferencias secundarias (del archivo central al archivo
histrico), valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias,
inventarios individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin.
7. PGINA. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrar el total de hojas del
inventario.

23

Acuerdo 38 de 2002 Archivo General de la Nacin.

Tablas de Retencin y Transferencias Documentales (Versin Actualizada), 2001. Archivo General de
la Nacin.

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PROGRAMA
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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 78 de 91

8. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias

secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de
entrada de la transferencia (ao, mes, da) En NT se anotar el nmero de la transferencia. Este campo
ser diligenciado por el Archivo Central.
9. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada una de las
unidades (carpetas) de conservacin a transferir.
10. CDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras, sus
procesos y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados, segn Tabla de Retencin
Documental.
11. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto
de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de entidades
o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin, de acuerdo con
la Tabla de Retencin Documental.
En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las
funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que
guarden relacin con la misma funcin productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo
posible, en orden alfabtico.
12. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento).
Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una
sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f.
13. UNIDAD DE CONSERVACIN. Seleccione con una X la unidad de almacenamiento correspondiente.
En la columna otro se registrar las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre.
14. NMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin
descrita.
15. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la
documentacin: microfilmes (M), videos (V), casetes , soportes electrnicos (CD;DK;DVD), etc.
16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no hayan registrado en las columnas
anteriores.

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PROGRAMA
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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 79 de 91

Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares,

entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin
del nmero consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal; de estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades
anexas a cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego el nmero
consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos
tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin.
Especificar programas de sistematizacin de la informacin.
Los impresos se les asignarn un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo
componen.
Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando
el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico
(oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
elaborar y entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
15. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir la
transferencia, as como el lugar y la fecha en que se recibi.

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Cdigo: GD PG 01
Versin:

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Fecha:
Pgina: 80 de 91

ANEXO 5:
FORMATO ACTA DE ELIMINACIN DOCUMENTAL
Cdigo: GD-F-06

PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

FORMATO ACTA DE ELIMINACIN DOCUMENTAL

Versin: 1.0
Fecha: Agosto 8 de 2013
Pgina 80 de 91

En las instalaciones del Archivo Central del Ministerio del Trabajo ubicado en la ciudad de ________________,
a los ____ das del mes de _______ de _____ siendo las _____a.m. / p.m., se reunieron los funcionarios:
______________________ representante del Grupo de Administracin Documental del Ministerio y
______________________, representante de la Oficina ____________________________ de la ( NOMBRE
DE LA OFICINA A LA QUE PERTENECEN LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR), con el fin de dar inicio al
proceso de destruccin de los documentos relacionados en el inventario documental, el cual forma parte
integral de esta acta y aprobada mediante Acta de Comit Institucional de Desarrollo Administrativo (No.
CONSECUTIVO DEL ACTA del DIA de MES de AO), Por lo anterior se procede a la destruccin de los
siguientes documentos:

ITEM

NOMBRE DE LA SERIE O ASUNTO

AO
Y/O
FECHA

UNIDAD DE CONSERVACIN
CAJA

CARPETA

Mtodo de eliminacin:
PICADO:

__________

RASGADO:

__________

Firmas de las personas que intervienen en el proceso:

__________________________________________________________
Nombres del Coordinador del Grupo de Administracin Documental o quien haga sus veces
________________________________________
Nombres del funcionario de la Oficina responsable de los documentos

TOMO

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PROGRAMA
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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 81 de 91

ANEXO 6: CODIFICACION SEDE CENTRAL, DIRECCIONES TERRITORIALES E INSPECCIONES DE

TRABAJO
CDIGO

DEPENDENCIA

1000000 DESPACHO DEL MINISTRO DE TRABAJO

1100000

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

1200000

OFICINA ASESORA JURIDICA.

1201000

GRUPO DE APOYO JURIDICO, NORMATIVO Y DE CONSULTAS

1202000

GRUPO DE DEFENSA JUDICIAL Y TUTELAS

1203000

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIN DE CONSULTAS EN MATERIA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

1300000

OFICINA DE TECNOLOGLAS DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIN

1400000

OFICINA DE COOPERACION Y RELACIONES INTERNACIONALES.

1500000

OFICINA DE CONTROL INTERNO

1600000

GRUPO DE TRABAJO DE COMUNICACIONES

2000000 DESPACHO DEL VICE MINISTRO DE EMPLEO Y PENSIONES

2100000

DIRECCION DE GENERACION Y PROTECCION DEL EMPLEO Y SUBSIDIO FAMILIAR

2110000

SUBDIRECCION DE ANALISIS MONITOREO Y PROSPECTIVA LABORAL.

2120000

SUBDIRECCION DE FORMALIZACION Y PROTECCION DEL EMPLEO.

2130000

SUBDIRECCION DE PROMOCION Y GENERACION DEL EMPLEO.

2140000

SUBDIRECCION DE SUBSIDIO FAMILIAR

2200000

DIRECCION DE MOVILIDAD Y FORMACION PARA EL TRABAJO.

2300000

DIRECCION DE PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES.

2301000

GRUPO DE CONVENIOS INTERNACIONALES

2310000

SUBDIRECCION DE PENSIONES CONTRIBUTIVAS.

2320000

SUBDIRECCION DE SUBSIDIOS PENSIONALES SERVICIOS SOCIALES COMPLEMENTARIOS Y OTRAS PRESTACIONES.

3000000 DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE RELACIONES LABORALES E INSPECCION.

3001000

GRUPO INTERNO DE TRABAJO PARA LA EQUIDAD LABORAL

3100000

DIRECCION DE RIESGOS PROFESIONALES.

3200000

DIRECCION DE DERECHOS FUNDAMENTALES DEL TRABAJO.

3210000

SUBDIRECCION DE PROTECCION LABORAL.

3220000

SUBDIRECCION DE PROMOCION DE LA ORGANIZACION SOCIAL.

3230000

SUBDIRECCION DE DIALOGO SOCIAL

3300000

DIRECCION DE INSPECCION VIGILANCIA CONTROL Y GESTION TERRITORIAL.

3321000

GRUPO DE ARCHIVO SINDICAL

3310000

SUBDIRECCION DE INSPECCION.

3302000

GRUPO INTERNO DE TRABAJO UNIDAD DE INVESTIGACIONES ESPECIALES DE IVC

3320000

SUBDIRECCION DE GESTION TERRITORIAL.

3330000

DIRECCIONES TERRITORIALES.

4000000 SECRETARIA GENERAL.

4100000

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

4101000

GRUPO DE PRESUPUESTO

4102000

GRUPO DE CONTABILIDAD

4103000

GRUPO DE TESORERIA

4104000

GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL

4105000

GRUPO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

4106000

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO

4107000

GRUPO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

4108000

GRUPO DE SOPORTE INFORMATICO

4200000

SUBDIRECCION DE GESTION DEL TALENTO HUMANO.

4201000

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE PERSONAL Y CARRERA ADMINISTRATIVA

4202000

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NOMINA

4203000

GRUPO DE BIENESTAR LABORAL

PROCESO
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PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL
4204000

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE REGISTRO Y CONTROL

4300000

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO.

5000000 ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION.

5100000

COMITE DE DIRECCION.

5200000

COMITE DE GERENCIA.

5300000

COMISION DE PERSONAL.

5400000

COMITE DE COORDINACION DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

DIRECCIONES TERRITORIALES.
7005001 DIRECCION TERRITORIAL ANTIOQUIA
7105001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7205001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7305001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

7005045

OFICINA ESPECIAL DE URABA Y APARTADO

7105045

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7205045

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

9005051

INSPECCION TRABAJO SANTAFE DE ANTIOQUIA

9005093

INSPECCION TRABAJO Y S.S. BETULIA (ANT)

9005209

INSPECCION TRABAJO CONCORDIA ANTIOQUIA

9005154

INSPECCION TRABAJO CAUCASIA ANTIOQUIA

9005034

INSPECCION TRABAJO ANDES ANTIOQUIA

9005190

INSPECCION TRABAJO CISNEROS ANTIOQUIA

9005138

INSPECCION TRAB. CANAS GORDAS ANTIOQUIA

9005234

INSPECCION TRABASJO Y S.S. DABEIBA (ANT)

9005030

INSPECCION TRABAJO Y S.S. AMAGA (ANT)

9005318

INSPECCION TRABAJO GUARNE ANTIOQUIA

9005361

INSPECCION TRABAJOY S.S. ITUANGO (ANT)

9005686

INSPECCION TRAB. STA ROSA OSOS ANTIOQUIA

9005579

INSPECCION TRAB. PUERTO BERRIO ANTIOQUIA

9005615

INSPECCION TRABAJO RIONEGRO ANTIOQUIA

9005679

INSPECCION TRAB.Y S.S. SANTA BARBARA (ANT.).

9005736

INSPECCION TRAB.Y S.S. SEGOVIA (ANT)

9005756

INSPECCION TRABAJO SONSON ANTIOQUIA

9005887

INSPECCION TRABAJO YARUMAL ANTIOQUIA

9005837

INSPECCION TRABAJO Y SEGURIDAD DE TURBO

9005172

INSPECCION TRAB.Y S.S. CHIGORODO

9005030

INSPECCION TRABAJO DE AMAGA ANTIOQUIA

9005282

INSPECCION TRABAJO DE FREDONIA ANTIOQUIA

9005318

INSPECCION TRAB.Y S.S. GUARNE (ANT)

9005679

INSPECCION TRAB.Y.S.S. SANTA BARBARA (ANT)

9005789

INSPECCION TRABAJO DE TAMESIS ANTIOQUIA

7008001 DIRECCION TERRITORIAL ATLANTICO

7108001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7208001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7308001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

9008078

INSPECCION TRABAJO BARANOA

9008137

INSPECCION TRAB. CAMPO LA CRUZ ATLANTICO

9008638

INSPECCION TRAB. SABANALARGA ATLANTICO

7011000 DIRECCION TERRITORIAL BOGOT

7211000

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7111000

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7311000

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

7013001 DIRECCION TERRITORIAL BOLIVAR

7113001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7213001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7313001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

9013244

INSPECCION TRABAJO CARMEN DE BOLIVAR

9013430

INSPECCION TRABAJO DE MAGANGUE BOLIVAR

9013468

INSPECCION TRABAJO DE MOMPOS BOLIVAR

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 82 de 91

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PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL
7015001 DIRECCION TERRITORIAL DE BOYACA
7115001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7215001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9015176

INSPECCION TRABAJO CHIQUINQUIRA BOYACA

9015238

INSPECCION TRABAJO DE DUITAMA BOYACA

9015322

INSPECCION TRABAJO DE GUATEQUE BOYACA

9015572

INSPECCION TRABAJO DE PUERTO BOYACA

9015753

INSPECCION TRABAJO DE SOATA BOYACA

9015759

INSPECCION TRABAJO DE SOGAMOSO BOYACA

7017001 DIRECCION TERRITORIAL CALDAS

7117001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7217001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9017042

INSPECCION TRABAJO DE ANSERMA (CALDAS)

9017380

INSPECCION TRABAJO LA DORADA (CALDAS)

9017433

INSPECCION TRABAJO MANZANARES (CALDAS)

9017614

INSPECCION TRABAJO DE RIOSUCIO (CALDAS)

9017653

INSPECCION TRABAJO DE SALAMINA (CALDAS)

7018001 DIRECCION TERRITORIAL CAQUETA

7118001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7218001

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

9018247

INSPECCION TRAB.Y S.S. DONCELLO

7019001 DIRECCION TERRITORIAL CAUCA

7119001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7219001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9019100

INSPECCION TRAB.Y S.S. BOLIVAR (CAUCA)

9019318

INSPECCION TRABAJO DE GUAPI (CAUCA)

9019517

INSPECCION TRAB.Y S.S. PAEZ (CAUCA)

9019532

INSPECCION TRABAJO DE PATIA (CAUCA)

9019698

INSPECCION SANTANDER QUILICHAO (CAUCA)

7020001 DIRECCION TERRITORIAL CESAR

7120001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7220001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7320001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

9020011

INSPECCION TRABAJO AGUACHICA (CESAR)

9020012

INSPECCION TRAB.Y.S.S. BOSCONIA (CESAR)

9020013

INSPECCION TRABAJO CODAZZI (CESAR)

9020060

INSPECCION TRABAJO BOSCONIA (CESAR)

9020175

INSPECCION TRAB.Y S.S. CHIMICHAGUA CESAR

9020178

INSPECCION TRABAJO CHIRIGUANA (CESAR)

9020228

INSPECCION TRABAJO CURUMANI (CESAR)

9020060

INSPECCION TRAB.Y S.S. BOSCONIA (CESAR)

9020400

INSPECCION TRAB.Y S.S. LA JAGUA (CESAR)

7023001 DIRECCION TERRITORIAL CORDOBA

7123001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7223001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9023417

INSPECCION TRABAJO LORICA (CORDOBA)

9023466

INSPECCION TRABAJO MONTELIBANO (CORDOBA)

9023555

INSPECCION TRABAJO PLANETA RICA CORDOBA

9023660

INSPECCION TRABAJO SAHAGUN (CORDOBA)

9023807

INSPECCION TRABAJO TIERRA ALTA (CORDOBA)

7025000 DIRECCION TERRITORIAL CUNDINAMARCA

7125000

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7325000

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA, CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9025175

INSPECCION DE TRABAJO CHIA (CUNDINAMARCA)

9025269

INSPECCION DE TRABAJO DE FACATATIVA (CUNDINAMARCA)

9025290

INSPECCION DE TRABAJO DE FUSAGASUGA (CUNDINAMARCA)

9025307

INSPECCION DE TRABAJO DE GIRARDOT (CUNDINAMARCA)

9025843

INSPECCION DE TRABAJO DE UBATE (CUNDINAMARCA)

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 83 de 91

PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL
9025875

INSPECCION DE TRABAJO DE VILLETA (CUNDINAMARCA)

9025899

INSPECCION DE TRABAJO DE ZIPAQUIRA (CUNDINAMARCA)

9025754

INSPECCION DE TRABAJO DE SOACHA (CUNDINAMARCA)

9025286

INSPECCION DE TRABAJO DE FUNZA (CUNDINAMARCA)

9025151

INSPECCION DE TRABAJO DE CAQUEZA (CUNDINAMARCA)

9025175

INSPECCION TRABAJO CHIA (CUNDINAMARCA)

7027001 DIRECCION TERRITORIAL CHOCO

7127001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7227001

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

9027361

INSPECCION TRAB. ANDAGOYA-ITSMINA CHOCO

9027075

INSPECCION TRABAJO BAHIA SOLANO (CHOCO)

9027361

INSPECCION TRABAJO ISTMINA (CHOCO)

9027615

INSPECCION TRABAJO RIOSUCIO (CHOCO)

7041001 DIRECCION TERRITORIAL HUILA

7141001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7241001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9041078

INSPECCION TRAB.Y S.S. BARAYA (HUILA)

9041298

INSPECCION TRABAJO GARZON HUILA

9041396

INSPECCION TRABAJO LA PLATA (HUILA)

9041551

INSPECCION TRABAJO PITALITO (HUILA)

7044001 DIRECCION TERRITORIAL GUAJIRA

7244001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

7104410

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO

9044078

INSPECCION TRABAJO BARRANCAS (GUAJIRA)

9044279

INSPECCION TRABAJO FONSECA (GUAJIRA)

9044430

INSPECCION TRABAJO MAICAO (GUAJIRA)

7047001 DIRECCION TERRITORIAL MAGDALENA

7147001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7247001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7347001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

9047189

INSPECCION TRABAJO CIENAGA (MAGDALENA)

9047245

INSPECCION TRABAJO BANCO (MAGDALENA)

9047288

INSPECCION TRAB. FUNDACION (MAGDALENA)

9047555

INSPECCION TRABAJO PLATO (MAGDALENA)

7050001 DIRECCION TERRITORIAL META

7150001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7250001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9050226

INSPECCION TRABAJO CUMARAL (META)

9050313

INSPECCION TRABAJO GRANADA (META)

9050568

INSPECCION TRABAJO PUERTO GAITAN (META)

9050573

INSPECCION TRABAJO PUERTO LOPEZ (META)

7052001 DIRECCION TERRITORIAL NARIO

7152001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7252001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9052001

INSPECCION TRABAJO PASTO (NARINO)

9052250

INSPECCION TRAB.Y S.S. EL CHARCO (NARINO)

9052356

INSPECCION TRABAJO IPIALES (NARINO)

9052399

INSPECCION TRABAJO. LA UNION (NARINO)

9052683

INSPECCION TRAB.Y S.S. SANDONA (NARINO)

9052835

INSPECCION TRABAJO TUMACO (NARINO)

9052838

INSPECCION TRABAJO TUQUERRES

7054001 DIRECCION TERRITORIAL NORTE SANTANDER

7154001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7254001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7354001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

9054172

INSPECCION TRAB. CHINACOTA (N. SANTANDER

9054498

INSPECCION TRAB. OCANA (NORTE SANTANDER)

9054518

INSPECCION TRAB. PAMPLONA (N. SANTANDER)

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 84 de 91

PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL
9054660

INSPECCION TRAB. SALAZAR (N. SANTANDER)

9054810

INSPECCION TRABAJO TIBU (N. SANTANDER)

9054405

INSPECCION TRABAJO LOS PATIOS (N. SANTANDER)

7063001 DIRECCION TERRITORIAL QUINDIO

7163001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7263001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9063130

INSPECCION TRAB.Y S.S. BARCELONA-CALARCA (QUI)

9063594

INSPECCION TRABAJO QUIMBAYA (QUINDIO)

7066001 DIRECCION TERRITORIAL RISARALDA

7166001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7266001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9066170

INSPECCION DOSQUEBRADAS (RISARALDA.)

9066400

INSPECCION TRABAJO LA VIRGINIA RISARALDA

9066682

INSPECCION STA ROSA CABAL (RISARALDA)

7068001 DIRECCION TERRITORIAL SANTANDER

7168001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7268001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7368001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

9068077

INSPECCION TRABAJO BARBOSA (SANTANDER)

7068081

OFICINA ESPECIAL BARRANCABERMEJA (SANTANDER)

7168081

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7268081

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

9068432

INSPECCION TRABAJO MALAGA (SANTANDER)

9068575

INSPECCION PUERTO WILCHES (SANTANDER)

9068655

INSPECCION SABANA TORRES (SANTANDER)

9068679

INSPECCION TRABAJO SAN GIL (SANTANDER)

9068689

INSPECCION SAN VICENTE CHUCURI (SANTANDER)

9068755

INSPECCION TRABAJO SOCORRO (SANTANDER)

9068861

INSPECCION TRABAJO VELEZ (SANTANDER)

7070001 DIRECCION TERRITORIAL SUCRE

7170001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7270001

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

9070429

INSPECCION TRABAJO MAJAGUAL (SUCRE)

9070508

INSPECCION TRAB.Y S.S. OVEJAS (SUCRE)

9070708

INSPECCION TRABAJO SAN MARCOS (SUCRE)

9070820

INSPECCION TRAB.Y S.S. TOLU (SUCRE)

7073001 DIRECCION TERRITORIAL TOLIMA

7173001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7273001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL Y RESOLUCION DE CONFLICTOS - CONCILIACION

9073055

INSPECCION TRAB.Y S.S. GUAYABAL (TOLIMA)

9073168

INSPECCION TRABAJOY CHAPARRAL (TOLIMA)

9073268

INSPECCION TRABAJO Y ESPINAL (TOLIMA)

9073411

INSPECCION TRABAJO Y S.S. LIBANO (TOLIMA)

9073443

INSPECCION TRABAJO MARIQUITA (TOLIMA)

9073585

INSPECCION TRABAJO Y S.S. PURIFICACION (TOLIMA)

9073055

INSPECCION TRABAJO Y S.S. ARMERO (TOLIMA)

9073449

INSPECCION TRABAJO Y S.S. MELGAR (TOL)

9073443

INSPECCION TRABAJO Y S.S. MARIQUITA (TOL)

7076001 DIRECCION TERRITORIAL VALLE DEL CAUCA

7176001

GRUPO DE ATENCION AL CIUDADANO Y TRAMITES

7276001

GRUPO DE RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7376001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA Y CONTROL

9076909

INSPECCION TRABAJO BUENAVENTURA (VALLE)

9076111

INSPECCION TRABAJO BUGA (VALLE)

9076147

INSPECCION TRABAJO CARTAGO (VALLE)

9076520

INSPECCION TRABAJO PALMIRA (VALLE)

9076622

INSPECCION TRABAJO ROLDANILLO (VALLE)

9076736

INSPECCION TRABAJO SEVILLA (VALLE)

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 85 de 91

PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL
9076834

INSPECCION TRABAJO TULUA (VALLE)

7081001 DIRECCION TERRITORIAL ARAUCA

7181001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7281001

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

9081736

INSPECCION TRAB.Y S.S. SARAVENA (ARAUCA

9081794

INSPECCION TRABAJO TAME (ARAUCA)

7085001 DIRECCION TERRITORIAL CASANARE

7185001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7285001

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

7086001 DIRECCION TERRITORIAL PUTUMAYO

7186001

GRUPO DE PREVENCION,INSPECCION,VIGILANCIA,CONTROL

7286001

RESOLUCION DE CONFLICTOS CONCILIACION

9086568

INSPECCION TRABAJO PUERTO ASIS PUTUMAYO

7088001
7091001
7094001
7095001
7097001
7099001

DIRECCION TERRITORIAL SAN ANDRES

DIRECCION TERRITORIAL AMAZONAS
DIRECCION TERRITORIAL GUAINIA
DIRECCION TERRITORIAL GUAVIARE
DIRECCION TERRITORIAL VAUPES
DIRECCION TERRITORIAL VICHADA

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 86 de 91

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PROGRAMA
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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 87 de 91

ANEXO 7: REQUISITOS PARA LOS ENVIOS DE CORRESPONDENCIA

Normas Icontec para la elaboracin de Comunicaciones Oficiales
ZONAS Zona 1. Espacio destinado para la impresin de razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (Opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la
hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. Zona 2: Espacio destinado para la impresin de
direccin, apartado, direccin electrnica, fax. Telfono. Tlex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias
en virtud de disposiciones legales, ciudad y pas. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la
hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho de la hoja Zona 3: Espacio superior derecho que se
deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o de fecha de recibo del documento
MARGENES Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
PARTES DE LA CARTA
1. Nmero (referencia) Consecutivo de Correspondencia: La numeracin es consecutiva segn lo
establece el cdigo de Comercio. Le puede anteceder el cdigo de dependencia, determinado por
cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlneas del margen superior (zona 1)
Ejemplo: 10000 19231
2. Fecha. Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo, se escriben de dos a tres
interlneas del nmero (referencia) y en forma completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao
sin separarlo con punto.
10000 19231
Bogot, 27 de febrero de 2013
3. Datos del Destinatario. Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un
funcionario especfico. Si es imposible obtener el nombre, se enva a la jefatura responsable. A
partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlneas segn la extensin de la carta.
Estos datos pueden ocupar hasta ocho lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineacin
sencilla, de la siguiente forma:
Tratamiento o ttulo acadmico, con mayscula inicial. Ejemplos: Seor Seora Doctor Doctora
Licenciado Ingeniero Ingeniera
Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida o con mayscula
inicial, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

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PROGRAMA
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Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 88 de 91

Ejemplos:
Seor
LUIS CARTAEDA LONDOO
Nota: Al responder una comunicacin, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el
documento recibido.
Cargo. Se escribe con mayscula inicial
Ejemplo: Gerente General
Los nombres de cargos demasiados extensos, pueden repartirse en dos lneas para guardar armona con
los datos restantes. No se efecta separacin silbica.
Ejemplo: Seor EDUARDO SUREZ RICO
Jefe de Mercadeo de Operaciones Nacionales
4. Empresa. Se anota en la lnea siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida,
es decir, razn social, o sigla o acrnimo, as: En caso de nombre completo, la escritura se efecta
con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda, S.A. y otras que pueda contener la
razn social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social, se
escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn lo haya registrado la institucin. Ejemplos:
A.J.P. (Alberto Jimnez Pino) BCH (Banco Central Hipotecario) Los acrnimos conformados por
varias letras extractadas del nombre completo de la razn social se escriben con mayscula inicial.
Si se desea destacar el acrnimo, puede digitarse en mayscula sostenida.
Ejemplos: SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje) ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de
Normas Tcnicas y Certificacin) CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano.
5. Direccin y apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma direccin que se
registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a mquina o cuatro en computador, entre el nmero de
la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de nmero (No.). No se abrevian
las palabras calle, carrera, avenida y dems.
Ejemplos:
Seor
GERMAN CIFUENTES CEBALLOS
Jefe Servicios de Informacin Manufacturas Restrepo Ltda.
Carrera 65 135-85

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PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 89 de 91

No se escriben letras A en minscula. Cuando se va a designar la misma calle en A, C, N, se

debe colocar en maysculas sostenidas.
6. Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, an tratndose de correspondencia
local.
Ejemplo para destinatario local:
Bogot, 22 de abril de 2008
Doctor
GUILLERMO CARCA SNCHEZ
Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnolgico
Calle 57 A No. 43-19
Bogot D.C.
7. Pas. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad o
en la lnea siguiente, dependiendo de la extensin de los datos.
Ejemplos:
Seor
MICHEL MAURIAC
Prsident-Directeur General AMSDE
26 avenue de Verdun 33089
Bordeaux-Cedex Francia
Nota: Cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como el nombre del pas
se escriben en mayscula sostenida.
8. Asunto (Lnea opcional) Constituye la sntesis del tema de la carta, expresada en mximo cuatro
palabras, con mayscula inicial y sin subrayar.
Ejemplo: Asunto: Vencimiento pliza 489637 Se puede suprimir artculos, conjunciones o
preposiciones, sin afectar el sentido. Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo.
En estil bloque, parte del centro del escrito hacia la derecha, alineado con el nmero (referencia) y
la fecha. Se escribe a tres interlneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo
independiente y a dos cuando lo hay
9. Anexos o anexos. Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlneas del
firmante, se anota la palabra anexo o Anexos, seguida de dos puntos. A dos espacios se anuncia la
cantidad; de preferencia se clarifican el nmero de hojas o el tipo de anexo.

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PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: GD PG 01
Versin:
Fecha:
Pgina: 90 de 91

Ejemplo: Anexo: uno (10 Hojas) Anexo: tres (dos disquete y un cheque)
Anexo: tres (nueve hojas)
10. Copia: A dos renglones del firmante o de la lnea de anexos (si lo hay), contra el margen izquierdo,
se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios
(alineacin equivalente para el procesador de texto) se relacionan los destinatarios, as:
tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se
omite la empresa. Se utiliza interlineacin sencilla; direccin y ciudad.
Ejemplo en lnea separada cada uno:
Copia: Gerente AMS Seor Carlos Salazar Gmez, Carrera 15 N No. 45-24, Cali-Valle del Cauca.
11. Firmas Comunicaciones Oficiales
Podrn firmar cualquier tipo de comunicacin oficial, quienes desempeen cargos de: Ministro,
Viceministros, Secretaria General, Directores Generales, Subdirectores Administrativos y Tcnicos,
Directores Territoriales, Inspectores de Trabajo, Jefes de Oficinas, Jefes de Oficinas Asesoras,
Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo.
Las comunicaciones oficiales a nivel internacional solamente podrn ser firmadas por: el Ministro,
Secretaria General, Directores Generales, Subdirectores, Jefes de Oficina y Directores Territoriales.
Se autoriza tambin a los funcionarios con pliza de manejo, a los tesoreros y a los funcionarios
comisionados para adelantar investigaciones, o designados para labores de supervisin en la contratacin,
para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con su funcin.
Las comunicaciones oficiales podrn ser firmadas nicamente por funcionarios de planta y en ningn caso
por contratistas.
Los funcionarios del Grupo de Administracin Documental de la Sede Central y los designados en las
Unidades de Correspondencia de cada Direccin Territorial, llevarn un registro de firmas de los
funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendr el nombre del
funcionario, su cargo, su firma completa y su firma abreviada.

PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: GD PG 01
Versin:

PROGRAMA
GESTIN DOCUMENTAL

No.
versin
1.0
2.0

tem del Cambio

General

Nombre

Cargo

Firma

Fecha:
Pgina: 91 de 91

CONTROL DE CAMBIOS
Cambio realizado
Motivo del Cambio

Fecha del
cambio
Elaboracin del Programa Septiembre
03 de 2013
Actualizacin acorde a
Requisitos legales

Agosto 19 de
2014

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elabor
Revis
Aprob
Diana
Rocio Arlin Amparo Muoz Adalberto Velsquez
Castiblanco Villate Artunduaga
Coordinadora
Representante de Subdirector
Grupo
de la Direccin para el Financiero.
Administracin
SIG
Documental

Administrativo