EXAMEN TRANVERSAL

TPM

MACKARENA CAMPOS
ALISON LEIVA

Introduccin

En primera instancia se nos pidi utilizar herramientas de calidad, para ver el

funcionamiento del proceso de importacin o exportacin respecto a lo que
eligi cada grupo, en nuestro caso, se decidi evaluar la calidad de un proceso
exportacin en general en donde el problema que se evalu fue, La demora
de los procesos documentacin en una operacin de exportacin, dicho
anlisis arrog que la causa de este problema se originaba en las agencias de
aduanas, especficamente en los sistemas antiguos que tiene la gran mayora
de las agencias, no como un pequeo porcentaje de agencias que han
actualizado sus sistemas con la utilizacin de software que han mejorado la
eficiencia y los tiempos de los procesos documentarios. En segunda instancia
se nos pido mostraran diferentes metodologas para poder mejorar este
problema y esta causa en especial, arrojando tambin las consecuencias de
tener este tipo de sistemas tan antiguos.
Este este ltimo informe se unirn ambas partes, mostrando desde un el
comienzo en donde se analiza el estado actual de la empresa y donde se
descubren las falencias y por ltimo me mencionan las diferentes herramientas
que te ayudan a resolver esos problemas de la mejor forma

DIAGRAMA DE FLUJO

CHECK LIST

Este check list fue realizado un da despus del aviso de la operacin de

exportacin al agente de aduana, como se puede observar la documentacin y
la operacin se encuentra detenida ya que la documentacin no ha llegado al
agente de aduana, debido a que est debe ser enviada va correo postal y se
demora entre 1 o ms das, dependiendo del lugar desde donde se envan los
documentos. De las 6 preguntas que corresponden a la documentacin
entregada al agente de aduana solo 2 fueron contestada con un SI y las otras 4
con un NO, estamos hablando de ms de la mitad.

CAUSA Y EFECTO
En esta herramienta analizamos la demora en la continuidad de los procesos
documentarios en una exportacin. Las 4 principales causas las son:
Exportador; Agente de Aduana; Certificadoras; Agencia de aduana; con
respecto a estos 4 busque cuales eran los problemas que se puntuales que
causaban el efecto anteriormente mencionada. En el siguiente diagrama de
Ishikawa se mostrara el anlisis:

Este mismo anlisis es el que nos ayud a realizar la siguiente herramienta de

calidad.

DIAGRAMA DE PARETO
Diagrama de Pareto es utilizado para dilucidar, dentro de una serie de
problemas a cuales o cul de ellos hay que solucionar primero, ya que esta
herramienta nos muestra cual de esta tiene mayor incidencia.
Para este diagrama me dirig a una agencia de aduana para poder hacer una
encuesta en cuanto a cul de todas las causas que yo haba encontrado, cul
de ellas era la ms recurrente, entreviste a un total de 30 personas.
(1)= agente de aduana; (2)= exportador; (3)=agencia de aduana;
(4)=certificadoras

PROBLEMA
NO SE ACTUALIZAN (UTILIZACION DE
SOFTWARE) (3)
ERRORES DE TIPEO (1)
NO ENVIA DCTOS CORRESPONDIENTES (2)
POCO CONOCIMIENTO DE LOS PROCESOS
(2)
POCO TIEMPO DE ENTREGA DE DCTOS (4)
POCA EXPERIENCIA (1)
ENTRAGA MAL DCTOS A CERTIFICADORAS
(1)
PERSONAL NO CAPACITADO (3)
POCO PERSONAL (4)
TOTAL

FRECUEN
CIA

%
ACUMULAD
A

9
5
3

30%
17%
10%

30%
47%
57%

3
3
2

10%
10%
7%

67%
77%
83%

7%
7%
3%
100%

90%
97%
100%

2
2
1
30

Este grafico nos demuestra que es mayor problema es que las agencias de
aduana no actualizan su modo de operar, estando en una poca donde todo es
mediante internet o computador, algunas agencias se resan a utilizar este
tipo de sistema obligando a los exportadores a enviar toda la documentacin
va chilexpress, que hoy por hoy es la empresa de correos ms rpida de chile.
Este mtodo retrasa toda la cadena, ya que se pierden das de trabajo, das
que con un buen software se reduciran a solo 1, como es en el caso de la
Agencia de Aduana Oscar Navarro, a la cual fui para realizar mi investigacin.
LAS 7 MUDAS O 7 DESPERDICIOS
Esta herramienta nos permite y analizar nuestros procesos, haciendo nos ver
que tan eficiente estamos siendo. Permite detectar en que parte estas
desperdiciando recursos.
Los tipos de muda son:
Sobreproduccin:
- Producir artculos para los cuales no existe demanda, o simplemente
fabricar una cantidad superior a la demanda es un desperdicio muy
comn. La idea de producir grandes lotes para minimizar los costes de
produccin y almacenarlos en stock hasta que el mercado los demande,
es un claro desperdicio, ya que utilizamos recursos de mano de obra,
materias primas y financieros, que deberan haberse dedicado a otras
cosas ms necesarias.
Sobreproceso:
Hacer un trabajo extra sobre un producto, el cual aportar unas
cualidades por las que el cliente no est dispuesto a pagar o
simplemente no le interesan, es un desperdicio que debemos eliminar, y
que es uno de los ms difciles de detectar, ya que muchas veces el
responsable del sobreproceso no sabe que lo est haciendo. Por ejemplo:
limpiar dos veces, o simplemente, hacer un informe que nadie va a
consultar.
Defectos:
- Todo el mundo entiende que los defectos de produccin y los errores de
servicio no aportan valor y producen un desperdicio muy grande, ya que
consumimos materiales, mano de obra para reprocesar y/o atender las
quejas, y sobre todo pueden provocar insatisfaccin en el cliente.
Transporte:
- Cualquier movimiento innecesario de productos y materias primas ha de
ser minimizado, ya que no aporta nada a la cadena de valor. El
transporte cuesta dinero, equipos, combustible y mano de obra, y
tambin aumenta los plazos de entrega. Cada vez que se mueve un

material hay un riesgo de daos, y para evitarlo aseguramos el producto

para el transporte, lo cual tambin requiere mano de obra y materiales.
Inventario:
- Es exceso de materia prima, trabajo en curso o producto terminado. No
agrega ningn valor al cliente, pero muchas empresas utilizan el
inventario para minimizar el impacto de las ineficiencias en sus
procesos. El inventario que sobrepase lo necesario para cubrir las
necesidades del cliente tiene un impacto negativo en la economa de la
empresa y emplea espacio valioso. A menudo un stock es una fuente de
prdidas por productos que se convierten en obsoletos, posibilidades de
sufrir daos, tiempo invertido en recuento y control y errores en la
calidad escondidos durante ms tiempo.

Movimiento:
- Todo movimiento innecesario de personas o equipamiento que no aada
valor al producto es un despilfarro. Este despilfarro se puede confundir
con el transporte, pero en este caso nos referimos a los movimientos
dentro de un proceso, mientras que en el despilfarro de transporte nos
referimos al movimiento entre procesos. La muda por movimiento est
causada por un flujo de trabajo poco eficiente, un layout (distribucin en
planta) incorrecto y unos mtodos de trabajo inconsistentes o mal
documentados. Estos hacen que el operario se desplace ms de lo que
debera, que tenga que mover las materias primas de un lado para otro,
etc., aumentando su cansancio y disminuyendo el tiempo dedicado a
realizar lo que realmente aporta valor.
Esperas:
- Es el tiempo, durante la realizacin del proceso productivo, en el que no
se aade valor. Esto incluye esperas de material, informacin, mquinas,
herramientas, retrasos en el proceso de lote, averas, cuellos de
botella La causa ms bsica de tiempo de espera es un proceso
desequilibrado, es decir, cuando una parte de un proceso corre ms
rpido que un paso anterior. Otra causa comn de espera es cuando los
materiales no estn disponibles, ya sea debido a que los procesos de
manipulacin de materiales no funcionan eficazmente, o bien debido al
agotamiento de las existencias por mala gestin de las compras y/o la
poca sincrona con los proveedores.

En las agencias de aduana nos pueden localizar las 7 mudas, ya que nunca va
haber una sobre produccin de algo, porque en el comercio exterior no hay
ningn documento que se puede hacer muchas veces igual, porque este
siempre ser diferente; Sobreproceso tampoco ya que no hay nada que se
pueda hacer extra, a no ser que se est haciendo por error dos veces un mismo
documento; defectos, en cuanto a este si se puede encontrar que hay
desperdicios, ya que con el sistema antiguo que tienen las agencias de aduana
cualquier error de tipeo que se encuentre posterior a la impresin del
documentos, va a incurrir en desperdiciar todas las hojas que ya se utilizaron y
que contienen el error o en cuanto a las certificaciones, cuando el personal no
entrega toda las documentacin a las certificadoras o va fuera de plazo, esto
produce un retraso en la operacin; transporte, no cabe a lugar en las
agencias de aduanas, ya que estn no necesitan de un transporte propio para
realizar sus actividades; inventario, es la misma situacin, no compete;
movimiento, si compete con la agencias de aduana, como ests no cuentan
con un sistema de base de datos y tampoco pueden tener cada uno una
impresora, el personal debe estar constantemente parndose y movindose
desde sus cubculos hasta el rea de impresin adems de tener que archivar
todos los documentos en carpetas y desplazarse hasta el lugar donde se
almacenan; esperas, las agencias frecuentemente piden a sus clientes que le
enven los documentos va correo lo cual se demora entre un da o puede llegar
a demorarse 3 das dependiendo del da de la semana que se enviaron los
documentos, generando un espacio de tiempo muerto en el que ambos, agente
de aduana y cliente no pueden seguir avanzando.

LAS 5 S
Es una prctica de Calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento
Integral de la empresa, no slo de maquinaria, equipo e infraestructura sino
del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha
dado en llamar housekeeping que traducido es ser amos de casa tambin
en el trabajo.
La aplicacin de esta Tcnica requiere el compromiso personal y duradero para
que nuestra empresa sea un autntico modelo de organizacin, limpieza,
seguridad e higiene. Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes
y los Jefes y la aplicacin de esta es el ejemplo ms claro de resultados acorto
plazo.
PASOS DE LAS 5 S

Las 3 primeras S estn orientadas a las cosas; como las condiciones de trabajo
y en general al entorno laboral.
Clasificacin
-

Consiste en retirar del rea de trabajo todos aquellos objetos y

herramientas que no son necesarios para la realizacin de las tareas
diarias, dejando solo aquellos que se requieren para trabajar de una
forma productiva y con calidad. Mediante la clasificacin se deben
eliminar desperdicios, se optimizan las reas de trabajo y almacenaje y
en general se aumenta la productividad.

Orden
-

Organizacin de los elementos que hemos clasificado como necesarios

de modo que se puedan encontrar con facilidad por cualquier persona en
el entorno de trabajo. Ordenar tiene que ver con la mejora de la
visualizacin de los elementos en el entorno de trabajo. Con esto se
reduce el tiempo destinado a la bsqueda de materiales, tiles o
herramientas de trabajo, se cuenta con reas ms limpias y se
promueve la cultura del orden. En definitiva se trata de tener un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar de forma identificada.

Limpieza

Mantener el rea de trabajo limpia para crear un ambiente propicio para

la produccin diaria con una buena calidad y bajo un ambiente
agradable. Limpieza significa eliminar suciedad y polvo de todos los
elementos de la empresa. Adems es conveniente inspeccionar las
fuentes de suciedad e inspeccionar el equipo durante el proceso de
limpieza con el fin de identificar problemas de escapes, averas o fallos.

La 4 y 5 S estn orientadas a uno mismo como persona.

Estandarizacin
-

Todo lo relacionado con el estado de la salud tanto fsica como mental

que requiere una persona para estar en condiciones ptimas para poder
desempear su trabajo diario con calidad. Pretende mantener el estado
de limpieza y organizacin alcanzado con la aplicacin de las 3 primeras
S. Sugiere observar hbitos como el aseo personal, revisin mdica,
descanso adecuado, actitud positiva en el trabajo, cumplimiento de las
normas de seguridad y en definitiva cualquier valor que aporte calidad al
trabajador. Para conseguir el objetivo se necesitan crear estndares de
limpieza e inspeccin para realizar acciones de autocontrol peridicas y
permanentes.

Disciplina
-

El efecto de las cuatro primeras Ss desaparecer si no se cuenta con la

disciplina necesaria que ayude a incorporarlos en los hbitos diarios,
esto significa evitar que se eliminen los procedimientos ya establecidos.
Consiste bsicamente en fomentar el seguimiento mediante la disciplina
de los estndares formalizados dando importancia a los beneficios
relacionados con la implantacin de las cuatro primeras Ss. Se muestra
a continuacin una ilustracin que se ha aadido a la cuartilla que se
facilit al personal de planta para familiarizarse con las 5S.

En una agencia de aduana el mayor problema que hay se encuentra en las

primeras 3 S, CLASIFICACIN, ORDEN Y LIMPIEZA. Ya que el uso excesivo de
papel, con lleva a una acumulacin de papeles, carpetas y de los materiales
necesarios para esto, en cambio s estas tuvieran una sistema como lo tienen
muchas empresas en que han reducido ampliamente su uso de papeles, con la
utilizacin de sistemas en lneas. Pero para poder lograr las primeras 3 se
necesitan las 2 ltimas la ESTANDARIZACIN Y DISCIPLINA, sin estn no se
podr llevar a cabo lo dems.

En nuestro caso se utilizara un Check List que permitir a los propios

trabajadores dar a conocer los mayores problemas que pueden ser
solucionados y tambin les permitirs a ellos mismo darse cuenta de que el
que ellos estn haciendo mal y de cmo estn manejando su lugar de trabajo.

1
2
3
4
6
7
8

Preguntas
Las personas luchan por encontrar
lapiceras, papel carpetas, llaves, etc?
Hay cosas tales como carpetas,
documentos, equipamiento que no
tienen dueo aparente?
Usted o sus colegas acumulan
lapiceras, clips, revistas viejas en los
cajones?
Hay papeles o guas telefnicas que ya
no se usan y juntan polvo?

SI/NO

Hay cables sueltos y/o a la vista?

Hay carpetas viejas, sin etiquetar o
rotas?
Es complicado para visitantes y/o
clientes encontrar a la persona y/o
escritorio adecuado?

Hay cestos de basura repletos?

10

Hay espacio valioso ocupado por

elementos indeseados o que no se usan?

11

Hay desorden generalizado en su

oficina o lugar de trabajo?

12

Hay documentos, carpetas, papeles, etc

mezclados?

Con estas herramientas esperamos reducir el uso excesivo de papel, se planea

generar un ambiente ms de orden con la clasificacin y eliminacin de
documentos o papeles que no sirven ni servirn en una futura y se espera
poder lograr optimizar el lugar de trabajo.

KANBAN

Es una herramienta que controla el flujo de recursos en procesos de produccin

a travs de tarjetas y controle visuales, los cuales son utilizados para indicar
abastecimiento de material o produccin de piezas, est basada en la
demanda y consumo del cliente.
Para aplicar kanban se deben tener en consideracin y mantener el personal al
tanto del proceso como tarea principal, explicar los beneficios, los ahorros y la
eficiencia que traer consigo, para poder fidelizar a nuestros trabajadores y
mantengan una postura comprometida. Para poder implementarlo debemos
tomar en cuenta los problemas definidos anteriormente respecto a la aplicacin
de 5s y en este caso se necesita jerarquizar las acciones para poder realizarlas,
clasificando tambin las acciones que debemos hacer, las que se estn
haciendo y las que ya se realizaron.
En orden de que las agencias vayan avanzando hacia adelante en cuanto a la
tecnologa y no quedarse estancados en un solo proceso es que realizara un
software en base a Kaban, que ayudara a:
-

La reduccin de los gastos en cuanto a insumos de oficina

Disminuira los tiempos de espera
Acelerara los procesos de legalizacin y de certificacin
Estandarizacin, ya que les dara a todos los trabajadores las mismas
condiciones

Este sistema ser implementado paulatinamente hasta que los trabajadores as

tambin como nuestros clientes se interioricen con el nuevo sistema.
Este es un ejemplo de como se vera nuestro software en base a la herramienta
KANBAN

POKA YOKE
Esta tcnica se puede aplicar en donde se quieran eliminar defectos y errores.
Los mecanismos del Poka Yoke son seleccionados de acuerdo a las necesidades
del proceso.
Cualquier empresa puede adoptarlos, siempre y cuando se puedan
implementar en el proceso, resultan verdaderamente sencillos y son fciles de
utilizar. Se debe tener un constante mantenimiento y es preferible que se
tengan programas de mantenimiento para que cada cierto tiempo se revisen y
los reparen si presenten desperfectos.
Como la nosotros queremos implementar un sistema software en lnea que
estar conectado con la gran mayora de los actores de una operacin de
exportacin, la detencin de un error es imperativa, para as no paralizar toda
la operacin. Esta tcnica de control de calidad permite anticiparse a posibles
errores durante la operacin documentaria.
Esto es lo que se aplicara al software:
Funcin de control:
-

En este caso se disea un sistema para impedir que el error ocurra. Se

busca la utilizacin de formas o colores que diferencien cmo deben
realizarse los procesos o como deben encajar la piezas.

Funcin de advertencia:
-

En este caso asumimos que el error puede llegar a producirse, pero

diseamos un dispositivo que reaccione cuando tenga lugar el fallo para
advertir al operario de que debe corregirlo. Por ejemplo la aplicacin en
el software.

Conclusin
Las herramientas de calidad nos permiten medir el funcionamiento de las
empresa y de sus procesos, con el anlisis de esto, se permite ver lo que se
est haciendo bien y tambin lo que se est haciendo mal, y esto ltimo es lo
que ms nos importa, ya que gracias a que pudimos encontrar la falencia en
nuestra empresa nos da la ventaja de poder mejorar esto con las dems
herramientas utilizadas en este trabajo.
El sistema LEAN nos permite hacer una mejora en todos los procesos no solo
en el productivo, sino tambin en el ambiente laboral, nos permite aprender a
cmo hacer las cosas mejores, como perfeccionar nuestros mtodos y como
utilizar nuestro lugar de trabajo con eficiencia, nos permite corregir a darnos
herramientas para poder disear nuevos mtodos.
Se puede concluir que las agencias de aduana nacionales se han rehusado al
cambio, al avance de la tecnologa, lo cual es contra producente en cuanto a
cmo el comercio exterior siempre est de forma paralela avanzando con la
tecnologa. La actualizacin de las agencias de aduana es imperativo, viendo al
ritmo que avanza todo, ya no se puede perder tiempo enviando documentos
por correo o caminando cuadras para poder dejar unos papeles para certificar.
Gracias a estas herramientas seremos capaces de ver en nuestro entorno de
trabajo como dejar de desperdiciar, como organizar nuestro lugar de trabajo, y
adems generar ideas de cambio.