5.1.1. Flujo administrativo de stocks - 5.1.2. Solicitud de mercanca. - 5.1.3. La nota de entrega.

5.1.4. Recepcin y registro de mercanca. - 5.1.5. Etiquetado y codificacin

1.- FLUJO ADMINISTRATIVO DE STOCK

NAILEA

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5.1.4. Recepcin y registro de mercanca. - 5.1.5. Etiquetado y codificacin

2. LOS JUSTIFICANTES Y DOCUMENTOS

Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden
reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los
hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con
estos documentos, y tambin un control externo.
Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o
documentos.
a)

Pedido o nota de Pedido.

b)

Albarn

c)

Factura

d)

Pago (Cheque, pagare)

e)

Factura de Gastos

f)

Notas de Abono.

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2. PEDIDO
Solicitamos nosotros el pedido.
Mediante el representante.
Pedido se define como la solicitud en firme de materiales
que realiza la empresa a un proveedor despus de haber
valorado las ofertas recibidas de varios proveedores.
Una vez que hemos hecho el pedido habr que anotar su
nmero en el Libro Registro de Compras.
2.1 Tipos de Pedidos
Pedidos segn el objeto de la solicitud
a)

-Pedidos de servicios u obras: son aquellos en los cuales se

solicita alguna prestacin de tipo personal o por la realizacin de
un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o
no incluir los materiales para realizar los trabajos.

b)

-Pedido de materiales: aquellos en que pedimos una mercanca

concreta.

Pedidos segn el destino de material

a)

-Pedidos por consumos extraordinarios: tambin llamados

materiales de pronto empleo, sern materiales que existen en el
almacn pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido
solicitados para este fin evitando alterar los consumos medios.

b)

-Pedidos de reposicin: pedidos que surgen por iniciativa del

almacn y se refieren a materiales cuyas existencias se ha fijado
un stock mnimo.

Pedidos segn la forma

-Pedidos normales: son aquellos en que las cantidades

solicitadas se han ajustado en funcin de los consumos previstos
durante una semana, un mes

-Pedidos programados: son aquellos que se producen como

consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales,
teniendo en cuenta los consumos histricos y previstos, los stocks

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mnimos, las existencias y las cantidades pendientes de

suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado
en un perodo de tiempo que ser el que abarque el pedido.

Contratamos una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar

en uno o varios perodos. Normalmente pediremos una cantidad
menor a la prevista.

Inconvenientes: como la cantidad solicitada es inferior a la

prevista si no se cumplen las fechas de entrega se puede producir
rotura de stock

Ventajas: Se reducen los costes de gestin. Pueden disminuir los

precios de adquisicin.

-Pedidos abiertos: se hacen para solicitar una cantidad total

aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de
compra. Pediremos el envo de material en funcin de nuestras
necesidades reales que pueden ser mayor o menos a la cantidad
reservada.

Caractersticas: con respecto a las cantidades solicitadas las

cantidades indicadas en el pedido solo lo son a titulo indicativo y
variarn en funcin de cmo lo hagan los consumos previstos
respecto a los reales. No existe compromiso de comprar, slo si
surgen necesidades.

Respecto a los plazos de entrega, los ms frecuentes son de 24, 48

horas o de una semana.

Respecto a las existencias del suministrador habr que exigir al

suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock
mnimo.

La realizacin del pedido, reducen o eliminan formalidades.

Respecto al importe de los pedidos, puede haber dos posiciones:
1. Se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de
vigencia del pedido que normalmente suele ser de un ao.
2. Se pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la
duracin del pedido

Ventajas: la existencia de estos materiales en almacenes baja;

disminuyen los costes de gestin ya que un pedido abierto elimina

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gran nmero de pedidos normales; disminuyen los precios de

adquisicin por volumen de compra; disminuyen el nmero de
facturas; disminuye el trabajo contable; disminuyen los plazos de
aprovisionamiento.

Inconvenientes: aumenta el nmero de recepciones; exige que se

haga un estudio previo a su realizacin.

2.2. El impreso del Pedido

El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En
ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al
mximo las relaciones comerciales y que no d lugar a equivocaciones.
Impreso estndar: tiene que llevar:

Los datos del comprador, nombre o razn social, CIF o NIF, domicilio
completo, FAX, e-mail, telfono. Cuando el comprador y vendedor son de
distinta nacionalidad se incluye el pas.

La fecha de entrega o plazo mximo de envo.

Nmero de orden

Fecha de expedicin y referencias (nmero de contrato, representante

que ha realizado el pedido).

Datos del vendedor, nombre o razn social, CIF o NIF, direccin

completa

Relacin de artculos solicitados, nombre del producto o descripcin en

unidades de venta, referencia o cdigo de cada artculo, cantidad que
solicitamos de cada artculo, precios unitarios, importes totales o
parciales

Condiciones comerciales, descuentos, quien pagar los gastos de

transporte, seguro, embalajes, forma de pago, otras condiciones o
acuerdos tomados de forma verbal o escrita.

Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido

2.3 El Registro de Pedidos.
Cuando se realiza un pedido habr que realizar un seguimiento de ellos
hasta que la mercanca llegue a nuestro almacn. Se har en el libro de
registros de pedidos emitidos. Contenido:

El nmero de pedido.

Fecha, da en que se hizo el pedido.

Importe total de la mercanca.

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Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho.

Cdigo del proveedor, en su defecto el CIF.

Fecha de entrega del pedido.

Fecha de recepcin.

Almacn o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos

Nmero de albarn, nmero de documento que se firma aceptando el

envo

Observaciones, incidencias.
2.4. Hoja de Solicitud
Documento que se utiliza para solicitar materiales desde una seccin a
otra de la empresa desde el punto de venta al almacn central.

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5.1.4. Recepcin y registro de mercanca. - 5.1.5. Etiquetado y codificacin

3. LA RECEPCIN DE MERCANCAS (CONTROL, DOCUMENTACIN)

La recepcin es la aceptacin que se realiza al proveedor para que
pueda enviar la factura, para otorgar el consentimiento se firmar una
copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor.
Dependiendo del tipo de transporte habr dos variantes:
1. Que el transportista sea una agencia, la mercanca vendr
catalogada por nmero de bultos y peso, exigiendo la firma del
destinatario en el albarn del transporte o nota de entrega.
2. Que el transportista sea el suministrador de la mercanca, la
mercanca vendr con el albarn.
3.1. Albarn o nota de entrega.
Documento que confecciona el vendedor y lo enva al comprador junto
con la mercanca. Su funcin es servir como justificante para acreditar
que la mercanca ha sido entregada al cliente y tambin sirve de gua
para confeccionar la factura.

Original ms primera copia se remite al cliente y el cliente una vez

cotejada la mercanca devuelve la copia firmada, esta copia firmada por
el cliente va ha contabilidad para hacer la factura.

Segunda copia, se queda en el almacn para justificar la salida de

mercancas.

Tercera copia, va ha ir al departamento de ventas.

Excepciones de la existencia del Albarn.
El albarn se sustituye por una nota de entrega del transportista en
la que se detallarn el nmero de bultos y el tipo de mercancas que
contiene cada uno
Cuando el comprador no exige factura y al retirar la mercanca paga
al contado se le expedir el albarn valorado.
Forma y contenido del Albarn
Tiene que llevar:
Datos del vendedor, nombre o razn social, NIF o CIF, domicilio.
Nmero de orden y fecha de emisin
Datos del cliente, nombre o razn social, NIF o CIF, domicilio
Referencias, pondremos el nmero de pedido y fecha al que se hace
referencia. Si existe agente o representante a travs del que se hizo el
pedido.

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5.1.4. Recepcin y registro de mercanca. - 5.1.5. Etiquetado y codificacin

Forma de envo, agencia o transportista que realiza la entrega, y si la

mercanca viaja a portes debidos o pagados.
Descripcin de la mercanca, cdigo de las mercancas, descripcin,
cantidad y precio.
Observaciones, posibles incidencias observadas en la mercanca
recibida.
Recib, o firma de la persona autorizada por la empresa receptora. El
firmar quiere decir que aceptamos la mercanca y nos enviarn la
factura.
3.2. Albarn valorado.
Modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y
el importe se paga al contado al retirar la mercanca.
Se formalizar incluyendo en l todos los requisitos legales exigidos para
las facturas. Cuando los precios llevan incluidos el impuesto total la
compra se expresa: Total ( IVA incluido). Adems este albarn valorado
sirve al mismo tiempo como nota de entrega y justificante de compra.
3.3. Registro y control de la mercanca.
El registro y el alta de la mercanca en el almacn no tiene lugar hasta
que se ha verificado que no existen errores. Errores:
Equivocaciones en los artculos enviados.
Falta de artculos.
Dao o roturas.
Para ello hacemos una inspeccin cuantitativa y cualitativa de los
productos recibidos. Pasos para la inspeccin:
Comprobamos antes de la descarga que los datos del documento que
acompaa a la mercanca coinciden con los del pedido realizado.
Contaremos los bultos descargados y examinaremos si hay daos
externos, si el embalaje est deteriorado de anotan los desperfectos y se
acepta la mercanca con la condicin de salvo posterior examen.
Se hace un recuento fsico de los artculos recibidos y se contrastan
con los que aparecen relacionados en el albarn de entrega.
El resultado del examen puede ser conforme o no conforme y
aceptaremos o no la mercanca pero siempre indicando el motivo en las
observaciones.
Una vez echo el control de la mercanca, confeccionaremos la hoja de
recepcin; que se confecciona para demostrar que se han recibido los

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materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de

entrega, rechazos, rotura etc.
En la hoja de recepcin figurar:

Orden de compra o nmero de pedido.

Albarn o nota de entrega de la mercanca.

Resultado del control tanto en cantidad como en calidad.

Descripcin, clasificacin y almacn de destino del material.

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4. LA FACTURA
ESTA PARTE DE LA FACTURA PODRIA NO ENTRAR
La factura es el documento que acredita legalmente la operacin de
compraventa o prestacin de servicios y se confecciona partiendo de los
datos que figuran en el pedido y en la copia del albarn que acepta el
comprador.
4.1. Normativa sobre la Factura.
Est en el Real Decreto 2402/1985 BOE 30 de Diciembre
Debern expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las
operaciones que realicen incluso por las exportaciones debiendo
conservar una copia de las mismas. Todas las facturas y sus copias
deben de contener los siguientes datos.
Datos del vendedor o emisor.
Nmero de factura. La numeracin debe ser correlativa. Si se emiten
facturas desde varios centro se pueden usar series diferentes
Lugar y fecha de emisin.
Datos del comprador o destinatario.
Descripcin de la operacin de compraventa o prestacin de
servicios. (descripcin artculo, nmero de unidades, precios unitarios,
descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de
equivalencia, importe total).
Tambin se debe indicar la referencia del pedido o el albarn que ha
originado la factura.
Observaciones, donde se hace constar las condiciones de pago, la
forma, la cantidad.
Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener varias
operaciones siempre que consten por separado los conceptos,
contraprestaciones, los impuestos y la cuota de cada operacin.
Tambin se puede incluir en una sola factura todas las operaciones
realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o tiempo
inferior.
Los empresarios y profesionales que realicen operaciones para quienes
no tengan la consideracin de tales podrn sustituir la factura por un
talonario de vales o tickets numerados.
Ventas al por menos, transportes de personas, servicio de hosteleria y
restaurantes, espectculos pblicos, autopista de peaje.
Contenido del ticket:

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5.1.4. Recepcin y registro de mercanca. - 5.1.5. Etiquetado y codificacin

Nombre o razn social del vendedor, CIF, direccin completa

Fecha de expedicin

Dependiente o vendedor que ha efectuado la venta.

Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados

Forma de pago efectivo o tarjeta.

4.2. Expedicin, copia, conservacin y registro de las facturas.
Las facturas se expedirn en el acto o bien en el plazo de 30 das desde
el devengo o el ltimo da del mes cuando se factura por meses. El
vendedor debe expedir un original de cada factura pudiendo expedir un
duplicado cuando concurran varios destinatarios o por prdida del
original pero tendr que venir la expresin DUPLICADO sobreimpresa en
la factura. Los vendedores deben conservar copia de cada factura
emitida, tickets o vales durante 6 aos. Si adquirimos bienes de
inversin muebles habr que conservarse la factura durante 15 aos.
Los adquirientes y compradores que sean empresarios o profesionales
tambin tienen que conservar la factura durante 6 aos.
Los empresarios y profesionales sujetos al IVA debern llevar
obligatoriamente 2 libros de registros:
Libro de Registro de Facturas Emitidas.
Libro de Registro de Facturas Recibidas.
4.3 Conceptos incluidos en las facturas
- Gastos de Compras.
Sern todos los gastos ocasionados por la adquisicin de la compra

Portes o Transportes: estn gravados al mismo tipo impositivo del

gnero o mercanca que se transporta. Si hay facturas en las que se
transportan artculos al 16%, al 7% y al 4%, se deben prorratear los
portes entre los distintos artculos aplicando 3 bases imponibles
distintas.

Seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercanca, si hay

artculos con varios tipos impositivos habr que prorratear los seguros.

Envases y embalajes: 2 tipos: los reutilizables y los no reutilizables,

estos envases incrementan el importe de la factura yen el caso de los
reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe
mediante una factura de rectificacin.
- Descuentos

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Son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el

proveedor.

Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe

de cada artculo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el
mismo tanto por ciento.

Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan

una gran cantidad de pedidos.

Descuentos financieros: son los concedidos por abonar rpidamente

el importe de la compra, se aplicarn sobre la cantidad resultante
despus de haber restado los 2 descuentos anteriores.
- Unidades bonificadas
Se facturan y por consiguiente forma parte del bruto de la factura, pero
el importe econmico de estos artculos aumentan el descuento
comercial.
5. Otros documentos de compraventa.
5.1 Nota de Gastos
Se utiliza para reflejar los gastos suplidos que son aquellos que el
vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del
comprador.

Portes: se la empresa que presta el servicio cobra en origen es el

vendedor quien paga al transportista, pero si se han pactado que loa
gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor para cobrarle los
gastos al comprador extender una nota de gastos por el importe
pagado a la agencia de transportes.

Envases y embalajes: estos gastos se originan cuando el producto no

sale envasado de fbrica o el comprador solicita un envase o embalaje
especial. En estos casos son a cargo del comprador y se facturan por
separado.

Seguros: gasto que se paga a la compaa de seguros para que asuma

los riesgos que pueda sufrir la mercanca.
El formato de la nota de gastos es similar a la factura, los gastos
incluidos en la nota de gastos tributan al tipo impositivo general (16%),
mientras que los gastos incluidos en factura se gravan con el IVA que
corresponde al producto.
5.2. Factura de Rectificacin o Nota de Abono.
La confeccionaremos para reflejar los importes que el vendedor tiene
que devolver al comprador, sern cantidades que se han incluido en
factura y cobrado pero que el comprador no tiene por que pagar.

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Casos en que se hace la nota de abono:

Para devolucin de mercancas, envases o embalajes.

Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones.

Cuando se detectan errores despus de haber expedido la factura.

Indicaremos en la nota de abono la causa o el nmero de documento
que a originado la rectificacin con los mismos tipos impositivos y la
serie y numeracin ser distinto.
5.3. Recibo de Portes o Carta de Portes.
Las empresas dedicadas al transporte para facturar el servicio que
hacen a los clientes harn la carta de portes.
Contenido mnimo:
Datos de la empresa que presta el servicio.
Datos del remitente, cargador o expedidor.
Datos del destinatario o consignatario
Descripcin de la mercanca, nmero de bultos, peso, volumen, etc.
Fecha de emisin y nmero del documento.
Forma de pago. Origen o Destino. Portes pagados o debidos.
Importe del servicio del transporte.
Otros gastos. Seguros, carga, descarga.
Impuestos.
Fecha y hora de salida y llegada.
Transportista que realiza el seguro

5.1.1. Flujo administrativo de stocks - 5.1.2. Solicitud de mercanca. - 5.1.3. La nota de entrega.
5.1.4. Recepcin y registro de mercanca. - 5.1.5. Etiquetado y codificacin

6.- ETIQUETADO Y CODIFICACIN.

http://servicios.educarm.es/templates/portal/ficheros/websDinamicas/30/
trazabilidadyetiquetadodeproductos.pdf