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CAPITULO 6: Las Funciones del Administrador

1: Generalidades
Como consecuencia general del estudio del Mdulo Introduccin a la Administracin de
Empresas, se sintetizan en esta parte, las actividades que conducen a la formacin de un
concepto sobre lo que es el perfil ocupacional del adminis-trador, considerado como un
profesional formado en la teora y las tcnicas administrativas.
Se espera que la lectura de este captulo oriente al estudiante acerca de las aplicaciones de
la ciencia administrativa y le permita comprender que las Teo-ras y Enfoques son
solamente la antesala de los diferentes cursos acadmicos que lo enriquecern con
conocimientos mayores y con herramientas adecuadas para el entendimiento y prctica de
los principios y de las tcnicas propias de su profesin.
En el mundo actual, la empresa y la administracin han adquirido una impor-tancia
indiscutible. El advenimiento de tecnologas avanzadas ha tropezado, -en los pases en
desarrollo-, con la realidad de que la fuerza laboral est prcticamente incapacitada para ser
utilizada adecuadamente. En consecuen-cia, la poblacin activa ha tenido que prepararse
para atender los problemas inherentes a estos cambios y el sistema educativo de muchos
pases que tienen que realizar gigantescos esfuerzos para impartir formacin profesional
que permita atender la solucin de los problemas planteados por el imperativo del progreso
de las naciones y por el desarrollo de actividades administrativas congruentes con el
mismo.
Estas nuevas realidades contextuales ameritan que el administrador como agente de cambio
y como promotor del desarrollo, sea capacitado para poner en marcha complejos
mecanismos tanto productivos como econmicos y sociales.
Cmo logra el administrador esta "puesta en marcha"?
Mediante el desempeo de las funciones administrativas y la aplicacin de los principios,
las tcnicas y los criterios aportados por los estudios de la teora administrativa y de las
ciencias afines.
Las funciones administrativas, cualesquiera que sean las caractersticas de la empresa son
esencialmente las mismas. Las variaciones, se presentan en el contexto empresarial en
donde estas funciones se ejecutan. El dueo de una pequea empresa, puede tomar
decisiones por s mismo, pero el gerente de una empresa grande posiblemente se asesore de
otras personas para tomarlas.
Las funciones que el administrador ejecuta en ejercicio de su cargo en las diferentes fases
de su actividad, pueden agruparse y desglosarse como sigue en las siguientes lecciones.

2: Definicin de Objetivos/Polticas Empresariales y


Planificacin/Programacin
Definicin de objetivos y de polticas empresariales
En cumplimiento de esta funcin, el administrador:
a. Determina objetivos amplios, en trminos de resultados deseados.
b. Establece prioridades para cada objetivo.
c. Decide sobre os mtodos para alcanzar objetivos.
d. Establece el costo, los lmites de cualidad y calidad y el tiempo d los pro-cesos.
e. Fija estrategias para la accin y decide sobre oportunidades para movi-lizar esfuerzos y
recursos.
Planificacin y programacin
En cumplimiento de esta funcin, el administrador:
a. Determina las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.
b. Fija prioridades para estas actividades.
c. Traduce estas actividades en programas especficos, tales como:
1) Asignacin de volmenes de trabajo por actividad, nivel, localidad, grupos de clientes o
usuarios, unidades de la organizacin, etc.
2) Determinacin de recursos disponibles en trminos de tiempo, dinero, presupuesto,
capacidades y habilidades disponibles.
3) Identificacin a travs de estudios e investigaciones, de factores o situa-ciones especiales
que obran en favor o en contra del programa.
4) Preparacin de un plan especfico de operacin dentro de un calendario en donde se
especifiquen las fechas de iniciacin, proceso y finalizacin de cada tarea en especial, y del
proyecto general.

3:
Desarrollo
de
Procedimientos/Mtodos

la

Organizacin

Concepcin y desarrollo de la organizacin


En cumplimiento de esta funcin, el administrador:
a. Examina y analiza los procesos bsicos de trabajo que deben llevarse a cabo por cada
unidad de la organizacin.
b. Desarrolla una estructura organizacional idnea para llevar a cabo los procesos y las
lneas de produccin.
c. Determina las necesidades de personal para atender cada nivel y propone un plan para
reclutamiento, seleccin y administracin de personal.

Diseo de procedimientos y de mtodos


En cumplimiento de esta funcin, el administrador proyecta las rutinas, siste-mas y
procedimientos sustantivos para:
a. Distribucin y frecuencia del trabajo.
b. Duracin y control del trabajo.
c. Mtodos especficos de trabajo.
d. Utilizacin de tcnicas especiales.
e. Uso deformas, espacios, equipo, etc.

4: Financiacin, Direccin/Administracin del Talento


Humano
Financiamiento de la empresa
En cumplimiento de esta funcin, el administrador:
a. Calcula los costos de personal, equipo, suministros y la necesidad de fondos para
perodos especficos.
b. Estima obligaciones tributarias.

c. Estima los ingresos y elabora presupuestos.


d. Procura la obtencin de fondos segn el calendario de utilizacin.
e. Programa las inversiones, etc.
Direccin y administracin de personal
En cumplimiento de esta funcin el administrador:
a. Define los puestos d trabajo y el nmero requerido de personal.
b. Programa y fija prioridades de personal.
c. Recluta, selecciona, ubica e induce personal.
d. Capacita personal.

5: Otras Funciones del Administrador


Informacin y comunicacin
En cumplimiento de esta funcin, el administrador:
a. Determina el sistema de informacin que los varios niveles de la organiza-cin requiera
para:
1) Evaluar la ejecucin de las actividades.
2) Relacionar y proyectar los programas.
3) Conocer la situacin de la contabilidad, el personal, la planta, los equipos, los elementos
disponibles, etc.
b. Establece sistemas d medicin de trabajo para producir los datos estads-ticamente
requeridos.
c. Desarrolla en lo posible, niveles de costos de produccin y de calidad para verificar el
trabajo individual.
d. Desarrolla un sistema de elaboracin de informes para la alta gerencia. e. Desarrolla un
sistema de auditoria administrativa y contable.
f. Determina qu sistema de informacin se requiere para conocer el impacto del programa
en la comunidad, y procurar la recoleccin y procesa-miento de esa informacin.
g. Planifica la investigacin necesaria para la retroalimentacin en la planeacin.

Compilacin y anlisis de la informacin


El administrador analiza la informacin suministrada a travs del sistema de informacin y
comunicacin para la gestin gerencial a fin de conocer:
a. Si hay desviaciones del programa.
b. Si el grado de realizacin de las metas propuestas es satisfactorio.
c. Si se han cumplido los calendarios.
d. Si es necesario tomar alguna accin para corregir las fallas presentadas.
Ajuste y mejoramiento del programa de operaciones y del plan de objetivos
En cumplimiento d sta funcin, el administrador:
a. Revisa peridicamente la organizacin para introducir reformas.
b. Mejora las condiciones de personal.
c. Mejora la calidad y los mtodos de supervisin.
d. Introduce mejoras en los procedimientos y mtodos y altera, si es necesa-rio, los
objetivos de los programas y las actividades para concordarlos con factores externos.
Motivacin a la organizacin
En cumplimiento de esta funcin, el administrador:
a. Mide las reacciones del personal frente a los objetivos y polticas de la organizacin.
b. Analiza las fuerzas externas y las condiciones que afectan las actitudes de la gente.
c. Interpreta y comunica cambios.
d. Explica situaciones e informa oportunamente ala gente.
e. Establece incentivos econmicos y sociales.
f. Promueve, en doble va, el flujo de experiencias y opiniones.
g. Promueve al personal dentro de un plan sistemtico.
h. Desarrolla una participacin responsable entre los trabajadores.

Atencin de las relaciones externas


El administrador tiene que definir, atender y establecer una-red de relaciones que
garanticen el equilibrio, conocimiento y buen nombre de su organizacin.
Dependiendo del tipo de la empresa y de su ubicacin en el contexto social, poltico,
econmico, industrial, comercial, etc., las relaciones pueden ser con:
a. El legislador o congreso.
b. El Gobierno.
c. Las agencias relacionadas.
d. Las agencias clientes. e. Los usuarios.
f. Los proveedores.
g. El pblico en general.
Direccin de la empresa
Aunque esta funcin se ejerce de muy diversas maneras yen todas las actua-ciones
gerenciales, se debe resaltar la importancia de una metodologa adecuada para poder ejercer
una direccin apropiada. Esta metodologa se rela-ciona con el arte de impartir: rdenes,
instrucciones y reglas.
Destaquemos finalmente, que las funciones del administrador, llmese presidente, gestor,
gerente, director, empresario, jefe, ejecutivo, etc., son muy importantes y el ejercicio de
ellas debe estar acompaado por un espritu empresarial y dinamizador del ideal de hacer
del administrador un promotor del cambio y del progreso social.