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PROCEDIMIENTO
DE CALIDAD
GESTIN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

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GESTIN DE LA
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
INDICE
1.
2.
3.
4.

OBJETO
ALCANCE
DEFINICIONES
PROCEDIMIENTO.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7

5.
6.
7.

Identificacin de documentos
Proceso de Elaboracin, Revisin y Aprobacin de Documentos
Distribucin de documentos y control de obsoletos
Modificacin de documentos
Control de los documentos externos
Elaboracin de formatos para los registros de calidad
Criterios de control de los registros de la calidad

RESPONSABILIDADES
CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD
ANEXOS

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

GRUPO COORDINADOR
DE CALIDAD

COORDINADOR DE
CALIDAD

EQUIPO DIRECTIVO

FECHA: 16-10-06

FECHA: 04-02-08

FECHA: 04-02-08

APROBADO POR:

Este documento es propiedad de COLEGIO MATER PURISSIMA quien se reserva el derecho de solicitar su devolucin cuando as se estime oportuno.
No se permite hacer copia parcial o total del mismo, as como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorizacin por escrito de COLEGIO
MATER PURISSIMA.

Fecha de distribucin: 16/05/08

El presente documento forma parte del Sistema de Calidad de COLEGIO MATER PURISSIMA en la fecha de
distribucin reflejada. Su vigencia solo est garantizada para aquellas copias en soporte informtico que se
encuentren en cada momento en la ruta: X:\comun\01 PLAN DE CALIDAD\documentos vigentes

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GESTIN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

1.

OBJETO
Determinar las directrices bsicas aplicadas para:
El control de los documentos: elaboracin, revisin y aprobacin, identificacin y
codificacin, control y distribucin y modificacin de los documentos
Control de los registros: Identificacin, archivo, recuperacin y tiempo de retencin
de los registros de la calidad

2.

ALCANCE
El mtodo descrito en este procedimiento es de aplicacin para los documentos y
registros constituyen la estructura documental del Sistema de Gestin de Calidad de
COLEGIO MATER PURISSIMA.
Como documentacin se incluye tanto la documentacin interna como documentacin
externa (incluyendo la identificacin de la normativa aplicable).
Los documentos sometidos a control se encuentran reflejados en la Lista de Control
de Documentos (ver Anexo al presente procedimiento).
Los registros sometidos a control se encuentran reflejados en la Lista de Control de
Registros de la Calidad (ver Anexo al presente procedimiento).
Quedan excluidos del control descrito en el presente procedimiento los libros y material
docente perteneciente a la biblioteca del centro, los cuales son considerados
documentos del propio proceso educativo.

3.

DEFINICIONES
Documento: Informacin en cualquier tipo de soporte que establece criterios,
responsabilidades, operativas o especificaciones qu deben ser respetadas o
alcanzadas en la operacin y control de los procesos.
Registro: Informacin, en cualquier tipo de soporte, que deja evidencia de
actividades realizadas.

4.

PROCEDIMIENTO.

4.1.

Identificacin de documentos
Los documentos del Sistema de Calidad de COLEGIO MATER PURISSIMA debern
contener los elementos siguientes:

Logotipo o identificacin de COLEGIO MATER PURISSIMA.

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Identificacin y Codificacin (si corresponde) del documento.

MANUAL DE CALIDAD: Ttulo y n de revisin

FICHAS DE PROCESO: Ttulo, cdigo y n de revisin.
PROCEDIMIENTOS: Ttulo, cdigo, y n de revisin.
DOCUMENTOS TCNICOS NECESARIOS PARA LA PLANIFICACIN,
EJECUCIN O CONTROL DE LOS PROCESOS TCNICOS Y DE
GESTIN: Ttulo y n de revisin o fecha de aprobacin.
DOCUMENTACIN EXTERNA: Ttulo y cdigo propio y fecha de
edicin/aprobacin.

Codificacin de documentos
A efectos de codificacin, se entender por Cdigo Proceso:
PE.nn; procesos estratgicos
PC.nn; procesos clave
PS.nn; procesos soporte
Donde nn es un nmero natural correlativo para cada proceso dentro de cada
clasificacin

Documento

Cdigo

Manual de Calidad
Fichas de Proceso
Procedimientos
Documentacin Tcnica

MAC
F[Cdigo Proceso]
Pr-Cdigo Subproceso
Cdigo alfanumrico nico de hasta 5
dgitos.

Documentacin Externa

Por ejemplo: RRI, PGA, PCC, PEC;

PAT, etc.
Cdigo propio del documento
Por ejemplo, ISO 9001, RD 0230/86,
etc.

Los criterios de identificacin de los documentos internos deben aparecer en la portada

y, a ser posible, en todas las hojas del documento.
En el anexo de este procedimiento se ha definido, a modo de ejemplo, un guin bsico
que establece el contenido que debern respetar todos los procedimientos del Sistema
de Calidad de COLEGIO MATER PURISSIMA, definindose el del resto de
documentos en aquellos procedimientos donde surja su necesidad.

4.2.

Proceso de Elaboracin, Revisin y Aprobacin de un Documento

En COLEGIO MATER PURISSIMA existen diferentes responsables para la
elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos que integran la estructura
documental de su Sistema de Gestin de Calidad, los cuales aparecen siempre
identificados en algn lugar visible del documento (portada o similar).
La Lista de Control de Documentos identifica estas responsabilidades a los distintos
documentos.

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Se considera necesaria y obligatoria la revisin y aprobacin de un documento antes

de su difusin y entrada en vigor, eximindose su aplicacin antes de la fecha de
aprobacin del mismo.

4.3.

Distribucin de la documentacin y control de obsoletos

Los documentos aprobados son distribuidos por el Coordinador de Calidad a los
responsables de su aplicacin.
Todos los documentos de calidad son propiedad de COLEGIO MATER
PURISSIMA quedando totalmente prohibida su reproduccin y/o distribucin no
autorizada.
La Lista de Control de Documentos identifica los criterios de distribucin de los distintos
documentos.
La distribucin de documentos en soporte fsico (por ejemplo, papel o CD-Rom) es
responsabilidad del Coordinador de Calidad, pudindola llevar a cabo mediante
distribucin a personas o reas (p.ej sala de profesores). El Coordinador de Calidad
registra la entrega del documento con su n de copia y la persona/rea donde lo ha
entregado (ver anexo).
La distribucin de un documento revisado supone la retirada del punto de aplicacin y/o
destruccin inmediata del documento obsoleto por el propietario de la copia controlada,
salvo el documento original que es guardada siempre por el Coordinador de Calidad
para un archivo de histrico en cuyo caso se identifica con un rtulo de Documento
Obsoleto o se archiva en una armario o carpetas identificados como Documentos
Obsoletos.
La distribucin de documentos en soporte informtico, se realizar slo en aquellos
lugares en los que el Coordinador de Calidad tenga dominio sobre los equipos
informticos, de modo que est garantizada la actualizacin de los documentos. Para
estos casos, los textos se encontrarn a disposicin del personal para su consulta, pero
estarn protegidos contra escritura de modo que la integridad de los documentos est
asegurada. As mismo, el Coordinador de Calidad incluir en los archivos informticos
un pie de pgina con los siguientes contenidos:
Fecha de distribucin: xx/xx/xx.
El presente documento forma parte del Sistema de Calidad de COLEGIO MATER PURISSIMA en
la fecha de distribucin reflejada. Su vigencia solo est garantizada para aquellas copias en
soporte informtico que se encuentren en cada momento en la ruta:
C:/ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Los documentos del Sistema de Calidad son mantenidos bajo soporte papel o
informtico, en condiciones aptas para su consulta. El Coordinador de Calidad archiva
una copia informtica de seguridad que permite recuperar la informacin en caso de
prdida, deterioro o destruccin de los documentos.

4.4.

Modificacin de documentos
La documentacin del Sistema de Calidad de COLEGIO MATER PURISSIMA debe ser
actualizada conforme van cambiando los mtodos empleados para el desarrollo de su
proceso.

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Todo el personal del Centro es responsable de solicitar al Coordinador de Calidad la

actualizacin oportuna cuando se detecte algn documento obsoleto.
Todas las modificaciones que se producen en la documentacin siguen un proceso de
elaboracin, revisin, aprobacin y distribucin que coincide con el proceso realizado
para el documento original.
Cuando se modifica un documento ya existente, el nuevo tomar el mismo ttulo y
cdigo del anterior, y el contador de Revisin del documento (en su caso) ascender
al nmero natural siguiente. De esta forma, la modificacin de un documento queda
identificada por el cambio del nmero de revisin y/o por su fecha de aprobacin.
El Manual de Calidad, los procedimientos y aquellos documentos que por su extensin
lo permiten, mantienen un histrico de modificaciones en el propio documento, tal y
como aparece en el Anexo 1, donde se recoge brevemente el motivo de las distintas
revisiones que se llevan a cabo. El resto de documentos se guarda copia del
documento obsoleto y se remarca el cambio en el documento en vigor mediante
subrayado o sombreado.

4.5.

Control de los Documentos Externos.

La documentacin de origen externo que tiene incidencia en la gestin de los procesos
educativos desarrollados por COLEGIO MATER PURISSIMA es incorporada a su
Sistema de Calidad, y al sistema de control de la documentacin descrito por ste.
El Coordinador de Calidad, se encarga de la identificacin de la documentacin externa
aplicable al Sistema de Calidad de COLEGIO MATER PURISSIMA incorporndola a la
Lista de Control de Documentos.
A la documentacin relativa a la Normativa Aplicable se acceder a travs de las
pginas web www.madrid.org, http://www.madrid.org/dat_capital,
www.mec.es,
www.magislex.com y www.ecmadrid.org. El Director General se encargar de consultar
semanalmente estas pginas y archivar los documentos necesarios.
Para la distribucin de la documentacin externa, se trata del mismo modo que si fuera
interna.

4.6.

Elaboracin de formatos para los registros de la calidad

Los Formatos de los Registros de la Calidad estn identificados por su ttulo -que es nico. Su formato est especificado -y queda controlado documentalmente- en la revisin en
vigor del documento del Sistema de Calidad que lo contiene.
Todos los registros de la calidad tienen una serie de campos que les son comunes,
independientemente de la finalidad de su cumplimentacin:

Ttulo del registro (identificacin)

Cdigo (identificacin - si procediese)

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Fecha de cumplimentacin del registro (Fecha de realizacin de la actividad,

de revisin o de aprobacin).

Firma de la autoridad con responsabilidad para cumplimentarlo, revisarlo o

aprobarlo. La firma valida el contenido del registro.

Es imprescindible CUMPLIMENTAR LOS REGISTROS DE LA CALIDAD EN SU

TOTALIDAD, indicando en los campos donde no proceda hacer alguna anotacin N/Ap
(NO APLICA) u otro signo parecido, EVITANDO DEJAR CAMPOS EN BLANCO. En el
registro de Evaluacin de Alumnos podrn quedar sin cumplimentar los apartados
destinados a las reas en aquellos casos en los que no se haya generado informacin
relevante para la posterior comunicacin a las familias.
Los Formatos de los Registros de la Calidad que se generan en el Sistema de Calidad de
COLEGIO MATER PURISSIMA estn definidos explcitamente en los procedimientos en
los que surge su necesidad.
Esta definicin explcita incluye la presentacin del formato del registro en anexos del
documento, por lo que la elaboracin de los formatos corresponde a las personas con la
responsabilidad de elaborar dichos documentos.
De esta manera, los procedimientos y manual no slo determinan las responsabilidades y
describen las actividades que se realizan, sino que fijan claramente los registros que
deben generarse tras la aplicacin del mtodo que stos definen.
En determinados casos se consideran Registros de la Calidad ciertos informes, actas,
cartas, etc, elaborados interna o externamente, que no tienen un formato preestablecido (p.ej. informe de auditoras, informe de la revisin del sistema, reclamaciones,
etc) que pueden estar redactados de cualquier manera pero para los que se respeta el
resto de los requisitos de control de los registros.

4.7.

Criterios de control de los registros de la calidad

En la aplicacin de los procesos del sistema de gestin de la calidad se van generando
registros que dan evidencia de la extensin en la que se han alcanzado los resultados
esperados as como de la conformidad de los servicios.
Todos los registros de la calidad tienen definidos requisitos de control para su
codificacin, archivo y mantenimiento, proteccin, acceso y destino final.
Independientemente de que los procedimientos reflejen especficamente los requisitos
de control de los registros existe una Lista de Control de Registros (ver Anexo) para
el control de todos los registros de la calidad.
La codificacin de los registros puede realizarse de muchas maneras: por fecha
(dd/mm/aa), por nmero correlativo dentro del curso (nn/aa_aa), por nombre o nmero
del alumno, etc.
Los registros pueden mantenerse en cualquier tipo de soporte.
-

Papel:

Informtico:

Armarios-carpetas archivadoras que aseguren su proteccin e

integridad.
Directorios definidos. Modo solo-lectura o claves de acceso.
Copias de seguridad.

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Aquellos registros que estn sometidos a requisitos de confidencialidad o estn

afectados por leyes de proteccin de datos (p.ej. fichas de alumnos, informes
psicopedaggicos, cuadernos de tutores, etc) se encontrarn en lugares protegidos
bajo llaves, contraseas o cualquier otro medio que impida el libre acceso a los
mismos. Los responsables del archivo de esos registros son, a su vez, los
responsables de cumplir con los requisitos de proteccin, informacin, retencin y
destino final que les afecten.
Todos los registros de la calidad se mantienen bajo control el tiempo establecido en la
lista de Control de Registros o los marcados legalmente si son mayores. Para algunos
registros se pueden establecer requisitos menores (p.ej exmenes), siempre y cuando
la informacin de ese registro pueda conservarse en otros registros con tiempo de
retencin mayor (p.ej actas de notas).
De forma general, el destino final de los registros pasado el tiempo de retencin de los
mismos ser el de destruccin, borrado o su archivo en almacn. La destruccin de los
registros que puedan contener informacin confidencial se har de tal forma que sea
imposible su legibilidad.

5.

RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades especficas de elaboracin, revisin y aprobacin de
documentos se encuentran en la Lista de Control de Documentos.
El Coordinador de Calidad debe:

Actualizar y distribuir a sus destinatarios los documentos del Sistema de

Calidad que corresponda.
Mantener actualizada la copia informtica de seguridad de la documentacin
del Sistema.
Dar entrada a la Documentacin Externa que le corresponda e incorporarla
mediante la Lista de Documentos al Sistema de Calidad de COLEGIO MATER
PURISSIMA.
Elaborar la Lista de Control de Documentos.

Todos los destinatarios de los documentos controlados del Sistema de Calidad son
responsables de:

Seguir las indicaciones marcadas en la documentacin para llevar a cabo el

mtodo descrito.
Solicitar al Coordinador de Calidad la actualizacin oportuna cuando se detecte
algn documento obsoleto.

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6.

CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

Las Listas de Distribucin de documentos:

Son Registros de la Calidad.

Se identifican y codifican por su ttulo, nombre del destinatario y nmero de
copia.
El responsable de su elaboracin y archivo es el Coordinador de Calidad.

La Lista de Control Documentos, la Lista de Control de Registros y (si existe) el

Listado de Normativa:

Se consideran documentos del Sistema de la Calidad y como tal aparece

incluidos en la propia Lista de Control de Documentos.
Se identifican y codifican por su ttulo y la fecha.
El responsable de su elaboracin y custodia es el coordinador de calidad.

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7.

ANEXOS
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4

Control de modificaciones
Guin para la elaboracin de un procedimiento de trabajo
Lista de Control Documentos
Lista de Control de Registros de la Calidad

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ANEXO 1
CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisin

Modificacin

Fecha

Edicin inicial del documento. Sin modificaciones

16-10-06

Se modifica anexo 3
Se modifica apartado referido a tiempo de control de los
registros.

4-02-08

Se actualizan las direcciones web de consulta de legislacin

vigente

16-05-08

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ANEXO 2
GUION PARA LA ELABORACIN DE UN PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
1.

Portada: Respetando la cartula establecida en este procedimiento, deber incluir

el cdigo y ttulo del procedimiento, as como el ndice y los responsables (firmas) y
fechas de elaborar, revisar y aprobar el documento.

2.

Objeto: Describir sucintamente la finalidad pretendida con el documento

3.

Alcance: Citar las reas, productos o procesos a los que hay que aplicar el mtodo
descrito en el procedimiento

4.

Definiciones: Definir los conceptos que se consideren necesarios para la correcta

interpretacin y ejecucin del procedimiento.

5.

Documentacin de referencia

6.

Desarrollo del Procedimiento: Exposicin ordenada del mtodo establecido para

sistematizar la actividad en cuestin. Debe quedar claramente definido QU hacer,
CMO hacerlo, CUNDO hacerlo, QUIN lo hace y DNDE se deja evidencia de
hacerlo.

7.

Registros del sistema

8.

Responsabilidades

9.

Anexos: Informacin complementaria al documento para su correcta comprensin:

formatos de registros, guas, tablas, resmenes, grficos, ejemplos, etc.

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ANEXO 3
LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Revisado:

Fecha:

Aprobado:

Identificacin
Proceso

Cdigo

Nombre Documento

Fecha:

Rev:0

Gestin
Elabora

Revisa

Aprueba

Soporte
Revisin
n/fecha
aprobacin

Pag:

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ANEXO 4

LISTA DE CONTROL DE REGISTROS DE LA CALIDAD

LISTA DE CONTROL DE REGISTROS DE LA CALIDAD

Revisado:

Proceso

Nombre del
registro

Fecha:

Aprobado:

Elaboracin
Localizacin
del Formato

Cdigo

Fecha:

Rev:0

Archivo
Soporte

Ubicacin

Resp.

Puede
acceder:

Pag:

Tiempo
de
control

Destino
Final