La Carta

Saber cmo escribir una carta correctamente es necesario para lograr una
buena comunicacin asertiva.
1. Tamao

y contenidos

Dependiendo de la extensin y de los documentos anexos, evale en qu formato

debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta.
2. Escriba un solo tema en

cada carta

En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su

comunicado, redacte las cartas que sean necesarias, ya que en muchas
organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos
de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se
necesita ms de un comunicado para responderle a su destinatario.
3. Redacte

de forma precisa.

Esto consiste en escribir en el primer prrafo el para qu de su carta y en los

prrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser
imprescindibles.
Ejemplo:
Reciba un muy cordial saludo de parte de todo el equipo de consultora y
atencin al cliente
[Prrafo 1] Nos permitimos dirigirle la presente para informarle que nuestro principal
objetivo es comprometernos con usted, adems de informarle que es para nosotros un
placer contar con usuarios que nos ayudan a crecer.

[Prrafo 2]Adems queremos informarle que gracias a todos sus comentarios nuestros
trabajadores se comprometen a brindarle un mejor servicio para que sienta en
nosotros su respaldo incondicional en todo tipo de transacciones financieras.
[Prrafo 3] Es as como le garantizamos que frente a su solicitud, radicada el 17 de
mayo de 2015, ya tomamos las medidas necesarias y la asesora que lo atendi
recibir la formacin oportuna para que el inconveniente de baja calidad en la atencin
que recibi no se vuelva a presentar.

En el ejemplo, el para qu de la carta est en el ltimo prrafo. La forma

correcta sera responderle al destinatario en el primero y el resto del
comunicado en los prrafos restantes o incluso, podran omitirse. As se produce
la redaccin eficaz. No piense que abordar el tema directamente es irrespetuoso o
que carece de cordialidad; al contrario, considere que cuando elimina
informacin irrelevante le ahorra tiempo a su lector.
4. Siga

el orden lgico gramatical

Para ser preciso tambin es conveniente seguir la herramienta ms til: el orden

lgico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se
gua por esta forma de escritura, podr redactar bien sus comunicados.
Ejemplo:

5. Escritura y tratamiento
Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: le escribo, lo
saludo, espero. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas,
pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo correcto es
escribir en primera persona.
Escriba en todos los casos en tono de usted. Utilice un lenguaje corts y
respetuoso, an si est reclamando o dando una orden.

6. Partes obligatorias de la carta

Lugar y fecha de redaccin: escriba la ciudad, seguida del da, el mes y el ao de

elaboracin. En los distritos especiales como Washington D.C., Mxico D.F., Bogot
D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificacin del distrito, ya
que este hace parte del nombre; adems, escriba siempre los meses en minscula,
estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con mayscula inicial. En
ningn caso escriba los aos con punto.

Ejemplo:
Bogot D.C., 3 de julio de 2015

Datos del destinatario: escriba la denominacin o ttulo acadmico, el nombre

completo y el cargo. Recuerde que la denominacin doctor solo es un vocativo para
las personas que se han doctorado en alguna rea del conocimiento. En el caso de los
abogados, mdicos, siclogos y dems casos en los que se utiliza la denominacin
doctor, es preferible escribir el ttulo acadmico.

Ejemplo:
Abogada
ENID CORTS VELANDIA
Ministerio
del
Comercio
San Gil, Nmero 16-23
Santander, Colombia

Exterior

la

Inversin

Extranjera

Asunto: solo la inicial debe ir en mayscula. Sin negrilla y sin subrayar. Escrbala dos
lneas libres despus del ltimo dato del destinatario. Omita conjunciones,
preposiciones y artculos.

Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas frases de cajn son:

-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que ()

-Le escribo para informarle que ()
-Respondiendo a su solicitud, le informo que ()
Evite saludos como:
-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle ()
-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que ()

Despedida: tenga presente que no debe escribir cordial saludo en las despedidas.
Algunas despedidas cortas son:

-Atentamente,
-Cordialmente,
-Sinceramente,
-Respetuosamente,

Remitente y firmas responsables: escrbalo cinco lneas despus de la

despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre del
remitente en mayscula sostenida.

Lneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qu tipo de documentos adjunta

y la cantidad entre parntesis. Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)
Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)
En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayscula inicial, as: Ejemplos:
Copia: Sicloga, Daniela Mndez, Construirte SAS
Copia: Gerente informtico, Yohan Romero, Ipler CI SAS
Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo Len Rios; Coordinadora de investigacin, Laura
Macas.