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Expérience Pro FIN D’ETUDES GUIDE DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE DE FIN D’ETUDES DIRECTION DES ETUDES SERVICE

Expérience Pro FIN D’ETUDES

GUIDE DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE DE FIN D’ETUDES

DIRECTION DES ETUDES SERVICE STAGES

ECOLE D’INGENIEURS EN GENIE DES SYSTEMES INDUSTRIELS 26 Rue de Vaux - de - Foletier 17041 LA ROCHELLE Cedex 1

VOS CONTACTS

RESPONSABLE

STAGES

ASSISTANTE

05.46.45.81.43

05.46.45.80.32

stages@eigsi.fr

stages@eigsi.fr

05.46.45.80.32 stages@eigsi.fr stages@eigsi.fr Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6 Page 1 sur 24

SOMMAIRE

1. OBJECTIFS DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE DE FIN D’ETUDES

3

2. DEROULEMENT DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE DE FIN D’ETUDES

5

2.1. Déroulement DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

5

2.2. Poursuite de stage et début du premier emploi

5

3. ENCADREMENT

6

3.1. Le Représentant de l'entreprise (Tuteur Entreprise)

6

3.2. Le tuteur EIGSI

6

4. CONFIDENTIALITE

7

4.1. LE TRAITEMENT DES SUJETS CONFIDENTIELS A L'EIGSI

7

4.2. PROCEDURE A SUIVRE

7

5. CALENDRIER DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

8

6. PLAN DIRECTEUR

10

6.1. Objectif

10

6.2. Contenu

10

6.3. Cas particulier du stage qui est une Mission Type

11

6.4. DEPOT du plan directeur

12

6.5. Principaux défauts CONSTATES :

12

7. RAPPORT FINAL

13

7.1. Objectif

13

7.2. Contenu

13

7.3. DEPOT du Rapport

14

7.4. Principaux défauts de ces rapports, chaque année :

14

8. LA SOUTENANCE

15

8.1. Objectif, et composition du jury

15

8.2. Contenu :

15

8.3. Préparation :

15

8.4. DEPOT du Support de Soutenance

15

8.5. Déroulement de la soutenance :

15

8.6. Organisation de la soutenance :

16

8.7. Principaux défauts de ces soutenances, chaque année :

16

8.8. Considérations sur la visio-conférence :

16

9. EVALUATIONS

17

9.1. Votre plan directeur

17

9.2. Votre comportement et votre travail

17

9.3. Votre rapport d'expérience professionnelle

17

9.4. Votre soutenance

17

10.

ANNEXES

18

17 9.4. Votre soutenance 17 10. ANNEXES 18 Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6

1. OBJECTIFS DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE DE FIN D’ETUDES

Les études d’ingénieur à l’EIGSI, en 5 ans, concilient la formation généraliste et l’expertise. En effet, le cursus est constitué d’un tronc commun, consolidé à partir du milieu de la 4 ème Année par une dominante, choisie parmi 7 : Bâtiment et Travaux Publics (BTP), Conception et Industrialisation des Systèmes Mécaniques (CISM), Energie et Environnement (E&E) volet Bâtiment et volet Transport, Intégration des Réseaux et de Systèmes d’Information (IRSI), Management et Ingénierie des Systèmes Industriels (MISI), Mécatronique.

Pour un étudiant ou une étudiante de 5 ème Année, l’objectif principal de l’expérience professionnelle « Fin d’études », est d’acquérir une première expérience du métier d’ingénieur d’au moins 6 mois sur le terrain dans une entreprise, et de préparer efficacement l’entrée dans la vie professionnelle. Cette expérience professionnelle est importante pour le premier emploi, elle est à l’origine d’au moins 50 % des recrutements, soit dans la même entreprise, soit dans une entreprise du même secteur.

L’expérience en entreprise est désormais considérée comme une dimension fondamentale de la formation des ingénieurs, l’initiation des étudiants de l’EIGSI à la vie de l’entreprise et à l’exercice de leur future activité professionnelle s’intègre dans leur cursus à travers l’accumulation d’expériences professionnelles. Les objectifs généraux poursuivis dans le cadre de cette formation par les stages doivent amener chaque étudiant à devenir acteur dans la construction de son projet professionnel :

Consolider la formation académique par une mise en pratique opérationnelle,

Acquérir et mettre en œuvre des méthodes de travail du monde de l’entreprise,

Savoir s’intégrer et se situer dans une équipe ou dans une organisation,

Observer et analyser les relations au sein d’un groupe de travail impliquant de développer ses capacités relationnelles,

Découvrir et mettre en pratique les qualités peu ou non sollicitées au cours de la formation.

Dans le cadre de son expérience professionnelle de « Fin d’Etudes », l’étudiant de l’EIGSI est placé dans la situation d’un jeune cadre sous la responsabilité hiérarchique du Tuteur Entreprise, et il devra de manière autonome assurer des tâches confiées à un ingénieur débutant :

Mettre en pratique sur des systèmes complexes des connaissances scientifiques et techniques capitalisées au cours de la formation,

Analyser et cadrer une problématique, proposer et mettre en œuvre les méthodes de résolution de problèmes et les solutions attenantes,

Mettre en œuvre un large spectre de connaissances et d’aptitudes dans le cadre d’une mission relevant d’une fonction d’ingénieur,

Mettre en œuvre la méthodologie complète du management de projet.

en œuvre la méthodologie complète du management de projet. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR

Pour cela il devra mobiliser non seulement ses connaissances acquises mais également son ouverture d’esprit, sa compréhension des relations humaines et son aptitude à s’impliquer dans une équipe. Confronté au concret et à l’incertain, il devra se fixer des objectifs et avoir des exigences pour obtenir des résultats.

Cette intégration dans une entreprise permettra à l’étudiant d’affiner ses premières orientations de carrière et de découvrir la fonction, la branche ou le secteur où il s’épanouira le mieux. Les compétences générales suivantes :

Acquérir la dimension humaine et les qualités relationnelles d’un cadre d’entreprise capable d’assumer des responsabilités,

Comprendre la culture, le positionnement économique, la politique générale de l’entreprise, ainsi que les interactions entre les différents services,

Comprendre le rôle et le point de vue des ingénieurs dans l’entreprise, Constitueront les fondamentaux d’une première expérience professionnelle probante en phase avec son projet professionnel, un véritable tremplin vers l’emploi.

Les motivations des entreprises qui recherchent des stagiaires, pour des de l’expérience professionnelle de fin d’études de longue durée, sont multiples.

Cependant, on peut considérer qu’il existe deux grands cas de figure :

Ou bien l’entreprise désire confier à un étudiant un projet, auquel est assorti un objectif final précis ; dans ce cas, le stagiaire et son tuteur vont se trouver en situation connue « d’un problème à résoudre en une durée donnée » ;

Ou bien l’entreprise cherche à recruter, et propose alors un stage de préembauche, au cours duquel l’objectif majeur est la mise en situation professionnelle réelle, avec le pari final d’une très grande probabilité de réussite, afin de faire alors du stagiaire un jeune embauché. Dans ce cas, le tuteur pourrait avoir quelques difficultés à trouver des repères d’évaluateur.

quelques difficultés à trouver des repères d’évaluateur. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6 Page

2. DEROULEMENT DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE DE FIN D’ETUDES

2.1. DEROULEMENT DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

Au cours de l’expérience professionnelle, l’étudiant restera en contact avec l’Ecole, et en particulier avec son Tuteur EIGSI, qui assurera le suivi pédagogique de l’expérience professionnelle. Dès son arrivée dans l’Entreprise, l’étudiant prendra connaissance des moyens et de l’organisation existants, en particulier du moyen de communication numérique qui lui sera accordé, et de sa possibilité d’accès à Internet. De plus, il s’assurera qu’il a bien compris le projet qui lui est demandé, en revenant en particulier sur son fichier initial de proposition d’expérience professionnelle. Au cours des 4 premières semaines, il rédigera le « PLAN DIRECTEUR » (cf § 6), puis le déposera sur la plateforme pédagogique. Ce document devra comporter une description complète de la mission et du sujet confié. Il devra également comporter un planning prévisionnel sur le déroulement et l’organisation de son travail.

Ce document doit impérativement être validé par le Tuteur Entreprise

Au fur et à mesure de son activité, de l’avancement des tâches et de la production de résultats, l’étudiant rédigera un « RAPPORT DE STAGE » (cf § 7) qui résumera les objectifs et les résultats obtenus, et qu’il fera valider par son Tuteur Entreprise avant dépôt sur la plateforme pédagogique. Ce rapport intégrera une première partie décrivant l’Entreprise et son environnement ainsi que le service auquel le stagiaire est rattaché. La seconde partie (la plus importante) étant consacrée au travail qu’il aura réalisé. A la fin de cette période d’expérience professionnelle, l’étudiant présentera son travail à l’Ecole sous forme d’une « SOUTENANCE » (cf § 8) à laquelle sera convié le Tuteur Entreprise. Celle-ci aura lieu à l’Ecole, ou en visio-conférence si l’expérience professionnelle est effectuée à l’International. Le support sera également déposé sur la plateforme pédagogique.

2.2. POURSUITE DE STAGE ET DEBUT DU PREMIER EMPLOI

Il est impossible, pour des raisons légales, de prolonger le stage au-delà de 6 mois

Un avenant à la convention pourrait être demandé au service Stages pour prolonger le stage dans la limite des 6 mois de stage. Un avenant à la convention pourrait également être demandé au service Stages pour interrompre la fin du stage et démarrer un contrat de travail type CDD, ou CDI au sein de la même entreprise. Dans ces conditions, il est explicité avec l’entreprise via un engagement morale que l’étudiant commence l’exécution de son contrat par une période, dont la durée est celle convenue pour la finalisation de la période de «stage », au cours de laquelle il réalise les actions pédagogiques attendues dans la proposition précédemment validée. Il est également explicite que le responsable hiérarchique endosse la mission du Tuteur Entreprise, et réalise également les actions pédagogiques attendues.

et réalise également les actions pédagogiques attendues. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6 Page

3. ENCADREMENT

Au cours de l’expérience professionnelle, le stagiaire est encadré par deux personnes :

- Un représentant de l'Entreprise (le Tuteur Entreprise pour un stage),

- Un représentant de l'EIGSI : le Tuteur EIGSI.

3.1. LE REPRESENTANT DE L'ENTREPRISE (TUTEUR ENTREPRISE)

Il est le responsable hiérarchique dans l’Entreprise et encadre directement le stagiaire dans son travail quotidien, au cours de l’expérience professionnelle.

Il doit, si nécessaire, apporter une assistance en termes de démarche d'organisation, de réflexion, d'étude, etc. Il met le stagiaire en relation avec les interlocuteurs nécessaires.

Il fixe les règles de fonctionnement qui devront être appliquées au sein de l’Entreprise et valide les documents à envoyer à l’EIGSI. Il informe le stagiaire qu’il est sous la responsabilité civile de l’Entreprise et qu’à ce titre il devra se conformer à son « Règlement Intérieur ».

Il appartient également au représentant de l’entreprise (Tuteur Entreprise) d'évaluer le comportement et le travail réalisé par le stagiaire pendant la durée de l’expérience professionnelle (cf § 9).

Dans le cas où le stagiaire est dans une situation contractuelle de V.I.E., de C.D.D., ou de C.D.I., le chef de service de l’étudiant assume la mission de Tuteur Entreprise pendant la durée prévue pour la réalisation de l’expérience professionnelle.

3.2. LE TUTEUR EIGSI

Il est l’interlocuteur, au sein de l'EIGSI. En cas de problème, il faut l’informer et échanger avec lui. Son rôle est de conseiller et de soutenir l’étudiant, pour le bon déroulement de son expérience professionnelle. Aussi, il ne faut pas attendre la dernière minute pour lui faire part de problèmes ou lui demander conseil.

Sur toute la durée de l’expérience professionnelle, le Tuteur EIGSI a pour mission d’avoir au moins trois contacts téléphoniques avec le stagiaire et au moins un avec le Tuteur Entreprise. Chacun de ces trois rendez-vous fait l’objet d’un point sur l’avancement de ses travaux.

En fonction des possibilités de l’EIGSI et des disponibilités des différents interlocuteurs, le Tuteur EIGSI ou une personne de l’EIGSI, peut se déplacer dans l’Entreprise pour rencontrer le Tuteur Entreprise, vraisemblablement sur la deuxième période de l’expérience professionnelle.

sur la deuxième période de l’expérience professionnelle . Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6

4. CONFIDENTIALITE

4.1. LE TRAITEMENT DES SUJETS CONFIDENTIELS A L'EIGSI

Certains sujets peuvent conduire l'Entreprise à demander la confidentialité concernant le sujet de l’expérience professionnelle. Dans ce cas, la direction de l'EIGSI La Rochelle s'engage à mettre en œuvre les mesures suivantes :

- Une habilitation restreinte du personnel EIGSI, qui concernera le Responsable du Service Stages et le Tuteur EIGSI. Les tuteurs extérieurs à la structure EIGSI devront signer un engagement personnel de confidentialité que l’école conservera. Les membres permanents de l’EIGSI ont signé un accord de confidentialité au sein de leur contrat de travail.

- Une diffusion restreinte des documents. Seuls les membres du jury signataires d'un engagement personnel de confidentialité auront accès aux documents, tant que ceux- ci seront confidentiels,

- Une soutenance de stage à huis clos : seuls les membres du jury et les représentants de l’Entreprise pourront assister à cette soutenance.

4.2. PROCEDURE A SUIVRE

Dans le cas où l'Entreprise demande la confidentialité concernant une expérience professionnelle, la procédure suivante est mise en place :

- Une demande de confidentialité (Cf formulaire en annexe) doit être adressée, au

plus

tard

4

semaines

après

le

début

de

l’expérience

professionnelle,

à

en

mentionnant

l'intitulé

exact

du

sujet

faisant l'objet de

l'accord,

- En retour, l'EIGSI adresse à la direction des Ressources Humaines de l'Entreprise un engagement de confidentialité signé par la Direction Générale, dans lequel celle-ci s'engage à appliquer les mesures citées,

- Tous

les

documents

"Confidentiel".

à

adresser

à

l’EIGSI

devront

porter

la

mention

à adresser à l’EIGSI devront porter la mention Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6

5. CALENDRIER DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

POUR

L’ETUDIANT

Début T0

POUR LE

TUTEUR

ENTREPRISE

L ’ETUDIANT Début T0 POUR LE TUTEUR ENTREPRISE POUR LE TUTEUR EIGSI ACTIVITES Début T0 +

POUR LE

TUTEUR

EIGSI

LE TUTEUR ENTREPRISE POUR LE TUTEUR EIGSI ACTIVITES Début T0 + 1 semaines Début de l’expérience

ACTIVITES

Début T0 + 1 semaines

Début de l’expérience professionnelle.

Transmettez à stages@eigsi.fr votre adresse mail si vous ne pouvez consulter votre messagerie EIGSI

Diffusion par l’EIGSI des coordonnées de votre Tuteur EIGSI et du planning de votre expérience professionnelle.

Début T0 + 2 semaines

Informez votre Tuteur Entreprise

que de le déposer sur la plateforme EIGSI ; et organisez-vous pour respecter les délais

de la nécessité pour lui de valider votre Plan directeur, avant

Début + 3 semaines

Le Tuteur Entreprise valide votre Plan directeur

Début T0 + 4 semaines

Date limite de dépôt de votre Plan directeur validé au format pdf, sur la plateforme pédagogique ; les retards seront pris en compte dans l’évaluation.

Date limite de demande de confidentialité, le cas échéant, à stages@eigsi.fr.

Pour une expérience professionnelle à l’étranger, en cas de besoin de visioconférence pour la soutenance, vérifiez la faisabilité de la transmission auprès de notre technicien, stephane.beaupoux@eigsi.fr ; puis faites la demande à stages@eigsi.fr

Pour les 2 précédents cas, demandez un accusé de réception de votre courrier.

2 semaines

après

réception du

plan directeur

Pendant la

période du

stage

Pour le Tuteur EIGSI, c’est la date limite de correction du plan directeur, sur la plateforme pédagogique

Le Tuteur EIGSI établit, avec le stagiaire, au moins trois contacts, par téléphone (ou par mail pour les stages à l’étranger) avec l’étudiant et au moins un contact avec le Tuteur Entreprise.

l’étudiant et au moins un contact avec le Tuteur Entreprise. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516
 

TUTEUR

   
 

ETUDIANT

ENTREPRISE

TUTEUR EIGSI

I N T I T U L E

 

Session 1 :

   

Date limite pour l’organisation de votre Soutenance : étudiez la totalité des créneaux possibles, avec votre Tuteur Entreprise et votre Tuteur EIGSI, afin que vous puissiez donner l’information à stages@eigsi.fr, ainsi que les modalités (langue utilisée pour le rapport et la soutenance).

13

Mai 2016

Session 2 :

09

Sept 2016

T

soutenance

   

Date limite de remise de votre Rapport d’expérience professionnelle à votre Tuteur Entreprise pour validation.

-

4 semaines

Informez votre Tuteur Entreprise de la nécessité pour lui de valider votre rapport ; organisez- vous pour respecter les délais

 

T soutenance - 3 semaines

 

Le Tuteur Entreprise valide votre rapport

T

soutenance

   

Date limite pour déposer votre Rapport d’expérience professionnelle validé au format pdf sur la plateforme pédagogique.

-

2 semaines

T

soutenance

     

- 1 semaine

Date limite de dépôt du plan de votre plan de soutenance sur la plateforme pédagogique

T

soutenance - 1 jour

   

Pour les soutenances en visio conférence : Date limite de dépôt de votre support de présentation sur la plateforme pédagogique

   

5 jours après la réception

Le Tuteur EIGSI donne son avis sur le plan de votre Soutenance

 

Session 1 :

     

10 13, 17 et

20

juin 2016

 

Session 2 :

07, 14, 21, oct et 02 nov (MIND) 2016

Les soutenances se déroulent dans l’Ecole ou par Visioconférences.

 

Session 3 :

24

Mars 2017

   

T soutenance + 1 semaine

Pour le tuteur EIGSI, c’est la date limite d’évaluation du rapport sur la plateforme pédagogique

d’évaluation du rapport sur la plateforme pédagogique Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6 Page

6. PLAN DIRECTEUR

Il devra être rédigé au début de la période de l’expérience professionnelle, et être déposé quatre semaines au plus tard après la date de début de l’expérience professionnelle.

Ce document doit être validé par le Tuteur Entreprise

6.1.

OBJECTIF

Le but de ce document est de :

Formaliser la mission, son déroulement, ainsi que les résultats attendus ; et, par là même, confirmer la présentation de l’expérience professionnelle qui a été faite préalablement par l’Entreprise dans la fiche de proposition de sujet d’expérience professionnelle,

Permettre au Tuteur EIGSI de prendre connaissance du sujet et de cerner précisément le contenu de celui-ci,

Permettre

sur les premières semaines de l’expérience

de

faire

le

point

professionnelle.

6.2. CONTENU

La première page (couverture) de ce rapport, devra respecter le modèle ci-dessous :

26, rue de Vaux-de-Foletier 17041 LA ROCHELLE CEDEX 1 RENAULT 17, quai de Paris 92600

26, rue de Vaux-de-Foletier 17041 LA ROCHELLE CEDEX 1

26, rue de Vaux-de-Foletier 17041 LA ROCHELLE CEDEX 1 RENAULT 17, quai de Paris 92600 BOULOGNE

RENAULT 17, quai de Paris 92600 BOULOGNE SUR SEINE

Plan Directeur De l’expérience professionnelle de Fin d’Etudes

Date de début de stage : YY / 01/20xx

Maître de stage

Tuteur EIGSI

Stagiaire

NOM Prénom

NOM Prénom

NOM Prénom

Téléphone

Téléphone

Téléphone

Fax

Fax

Fax

Courriel

Courriel

Courriel

Fax Fax Fax Courriel Courriel Courriel Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6 Page 10

Dans 20 à 30 pages, seront présentés :

Le contexte global (analyse fonctionnelle) et surtout local du projet ainsi que les enjeux de celui-ci,

La nature de la mission avec le ou les objectifs (qui doivent être SMART) et les résultats attendus (concrets ; fichiers, objet et format ; maquette, prototype, …)

Les risques pour le projet

Le WBS / RBS et les macro-tâches (maxi 5 à 8), en intégrant les méthodes et moyens utilisés,

Les risques techniques et les palliatifs envisagés,

Le planning général de déroulement (Gantt avec chemin critique).

Le plan d’organisation :

o

ressources humaines (RACI, charge, …) et matérielles,

o

organisation (réunion, jalon, …),

o

équipe projet,

o

indicateurs de performance,

o

gestion des modifications,

o

liste de points ouverts,

o

Remarque : Si le stage a lieu dans une entreprise de prestation de services, et que l’objectif est soit de participer à l’exécution de missions, au fur et à mesure que les commandes correspondantes sont acquises, alors la mission présentée sera une mission type.

6.3. CAS PARTICULIER DU STAGE QUI EST UNE MISSION TYPE.

Il n’y a pas de projet ! Il y a l’objectif

de réussir à apporter la preuve, par

l’action, de ses compétences opérationnelles de jeune ingénieur.

Dans 20 à 30 pages, seront présentés :

Le contexte global et surtout local de la fonction concernée,

La nature de la fonction avec les objectifs (qui doivent être SMART) et les résultats attendus (concrets ; fichiers, objet et format ; maquette, prototype, …),

Les risques performances

Le WBS / RBS et les macro-tâches d’une mission réalisée dans le cadre de cette fonction,

Les risques techniques et les palliatifs envisagés,

Le planning type du déroulement d’une telle mission.

Le plan d’organisation :

o

ressources humaines (RACI, charge, …) et matérielles,

o

organisation (réunion, jalon, …),

o

équipe projet,

o

indicateurs de performance,

o

gestion des modifications,

o

liste de points ouverts,

o

des modifications, o liste de points ouverts, o … Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR

6.4.

DEPOT DU PLAN DIRECTEUR

Le plan directeur est déposé sur la plateforme pédagogique dans le respect des délais (cf calendrier). Sa taille n’excédera pas 10 méga octet. Son type sera .pdf (pas de .zip).

Le format du nom de fichier est imposé :

« NOM_Prénom_SFE_Promo20XX_Plan_directeur »

NB :

Au cours de cette expérience professionnelle de 24 semaines à 6 mois maxi, le Tuteur Entreprise pourra confier des missions, qui seront mineures par rapport à la mission principale. Ces missions ne devront pas être développées dans le plan directeur, hormis leurs impacts sur le planning.

De plus l’expérience professionnelle peut, dans certains cas être inclus dans un projet plus vaste de l’Entreprise, le « Plan Directeur» ne doit porter que sur la contribution réelle de la mission dans le projet mais cette contribution doit être située au sein du projet.

6.5. PRINCIPAUX DEFAUTS CONSTATES :

Contexte mal identifié, absence d’Analyse Fonctionnelle, absence d’enjeux chiffrés

Objectifs non quantifiés, non SMART : propos généraux : « important, élevé, faible », non relayés par des chiffres, même approchés.

WBS non structuré, RBS absent,

Analyse générique des risques, insuffisamment associé, en complément des risques du projet, aux tâches à effectuer.

Plan d’organisation insuffisamment détaillé (fréquence des réunions, membres de l’équipe projet, gestion de la documentation, gestion des modifications, liste de points ouverts, indicateurs, …)

des modifications, liste de points ouverts, indicateurs, …) Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6

7. RAPPORT FINAL

Il devra être rédigé en fin de période de l’expérience professionnelle, et être déposé deux semaines au plus tard avant la date de soutenance de l’expérience professionnelle.

Ce document doit être validé par le Tuteur Entreprise

7.1. OBJECTIF

Ce « Rapport d’expérience professionnelle» sera un document de référence pour l'Entreprise et pour l’Ecole.

Il doit donc faire l’objet de tous les efforts de :

Réflexion,

Construction,

Rédaction,

Présentation.

7.2. CONTENU

Le rapport présentera donc les travaux qui auront pu être menés à bien avant la date de remise de celui-ci. Cette date devra être respectée de façon impérative ; les retards feront l’objet d’une pénalité.

Les annexes sont regroupées dans un fichier séparé. Dans un fichier unique au format pdf, tout peut être annexé : des feuilles Excel, des dessins sous CATIA, etc …

Formez-vous dans ce but, les annexes multiples ne seront pas acceptées.

La rédaction du rapport doit faciliter sa lecture et sa compréhension. Tout rapport répond donc à des spécifications précises, portant notamment sur sa présentation matérielle et sur sa structuration. En tant que rédacteur, vous devrez donc respecter les règles qui figurent dans le « Guide de rédaction des rapports d’expérience professionnelle» disponible sur votre extranet. Si des spécifications sont en double, ce sont celles de ce guide de l’expérience professionnelle de fin d’études qui prévalent. Elles sont en particulier formulées dans la fiche d’évaluation.

N.B: si vous effectuez votre stage à l’International, vous pouvez rédiger ces documents en anglais, vous devrez alors les compléter par des annexes en français si votre Tuteur le demande.

par des annexes en français si votre Tuteur le demande. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516

7.3.

DEPOT DU RAPPORT

Le rapport et son annexe sont déposés sur la plateforme pédagogique dans le respect des délais (cf calendrier) Le cumul de leur taille n’excédera pas 10 méga octet. Le rapport et son annexe sera de type .pdf (pas de .zip).

Le format des noms de fichier est imposé :

« NOM_Prénom_SFE_P20XX_Rapport_final »

« NOM_Prénom_SFE_P20XX_Annexes ».

NB :

Au cours de cette expérience professionnelle de 24 semaines à 6 mois maxi, le Tuteur Entreprise pourra confier des missions, qui seront mineures par rapport à la mission principale ou les missions principales. Ces missions mineures ne devront pas être développées dans le rapport mais il doit en être fait mention.

7.4. PRINCIPAUX DEFAUTS DE CES RAPPORTS, CHAQUE ANNEE :

Trop de mots non présents dans le dictionnaire français, et trop de sigles, non explicités,

Trop de descriptions, trop de copies d’écrans,

Pas assez de diagrammes, de modèles, de tableaux de chiffres, de courbes,

Insuffisance dans l’approche méthodologique du projet et de lien au plan directeur de projet,

Pas assez de réflexion sur l’interprétation des résultats, sur l’atteinte des objectifs,

Pas suffisamment d’analyse de l’apport du stage dans le Plan Professionnel vers l’Emploi.

Peu de réflexion sur la valeur ajoutée d’un élève-ingénieur par rapport à un technicien

Peu ou pas de références bibliographiques, ou académiques à vos enseignements

bibliographiques, ou académiques à vos enseignements Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6 Page 14

8. LA SOUTENANCE

Le support de présentation de votre soutenance devra être déposé un jour au plus tard avant la date de votre soutenance d’expérience professionnelle.

8.1. OBJECTIF, ET COMPOSITION DU JURY

Au cours de la soutenance, l’étudiant a un objectif : faire la meilleure présentation possible, à des professionnels ou des experts du domaine, de la partie principale de son travail. Ce qui est évalué, c’est la performance de « l’ingénieur qui donne une conférence » ! Votre travail dans l’entreprise a été évalué par ailleurs. Cette présentation aura lieu devant un jury et sera ouverte au public (sauf pour les sujets confidentiels, pour laquelle elle se déroulera à huis clos).

Le jury sera constitué de :

Un Président,

Un ou plusieurs représentants de l’Entreprise, dont le Tuteur Entreprise (si présent),

Le Tuteur EIGSI,

Un ou plusieurs industriels invités et/ou des membres de l'EIGSI.

8.2. CONTENU :

Pour rédiger le plan de la soutenance, l’étudiant devra adapter son contenu aux exigences et aux contraintes d’une présentation orale, suivant les conseils donnés par les professeurs. Il faudra également intégrer à ce contenu la présentation de l’Entreprise. Pour plus de détail, il devra s’appuyer sur la fiche d’évaluation présente dans les annexes de ce guide.

8.3. PREPARATION :

Avant la soutenance, l’étudiant doit adresser par courrier électronique au Tuteur EIGSI le plan (sommaire et durée) de sa présentation, ainsi que le premier niveau de détail du message technique afin de recevoir des recommandations de la part du Tuteur EIGSI.

8.4. DEPOT DU SUPPORT DE SOUTENANCE

En cas de soutenance par visio conférence, le support de soutenance sera déposé sur la plateforme pédagogique dans le respect des délais (cf calendrier) Sa taille n’excédera pas 10 méga octet. Son type sera .ppt (pas de .zip).

8.5. DEROULEMENT DE LA SOUTENANCE :

La séance de soutenance comporte une présentation orale, d’une durée de 30 minutes (à 3 minutes près) devant un jury (35 minutes pour le programme de formation MIND). En 3 à 5 occasions courtes (maximum 30 secondes), vous devez vous adresser à l’expert du domaine, même s’il n’est pas présent, pour montrer que vous en savez plus (en terme d’expertise) que ce que le temps imparti vous permet de présenter. Au moment de la phase des questions (15 minutes), vous aurez à revenir sur votre PPE, Projet Personnalisé vers l’Emploi (prévoyez 1 à 2 diapos synthétiques). Ensuite, le jury délibère à huis clos ; puis il vous transmet ses commentaires généraux relatifs à votre présentation.

ses commentaires généraux relatifs à votre présentation. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6 Page

8.6.

ORGANISATION DE LA SOUTENANCE :

Prendre contact avec l’assistante du service des stages ( stages@eigsi.fr ) et votre Tuteur EIGSI afin d’identifier les dates de soutenance. Attention le nombre de place est limité par créneau horaire. Consulter les dates dans le calendrier.

Pour être autorisé à réaliser votre soutenance la première session : votre stage devra impérativement atteindre au minimum 18 semaines d’accomplissement à la date de la soutenance. Dans le cas contraire, les étudiants devront passer en soutenance lors de la deuxième session qui aura lieu en Octobre et Novembre ou la troisième session en Mars. N.B : Si le stage est effectué à l’International, il est possible de présenter une soutenance en anglais, dans la mesure où les documents finaux auront été rédigés en anglais et où l’assistante du service des stages aura été informée de cette intention.

8.7. PRINCIPAUX DEFAUTS DE CES SOUTENANCES, CHAQUE ANNEE :

Pas ou peu de retour sur la performance et la valeur ajoutée de la mission réalisée pour l’entreprise ( / objectifs initiaux)

Déséquilibre entre présentation de l’entreprise et présentation du travail (pour ce dernier, il faudrait 20 minutes minimum …).

Durée de la soutenance trop court : manque de précision sur le projet.

Trop de propos généraux : « important, élevé, faible », non relayés par des chiffres, même approchés.

Trop peu d’exposé de la méthodologie utilisée, pour montrer le cheminement de la pensée qui a conduit à la solution retenue.

Argumentaire insuffisant.

Absence de prise en compte de la nécessité de se mettre à la place de l’auditeur pour effectuer des choix pertinents de mots.

Absence de synthèse montrant la valeur ajoutée et les apports de ce stage de fin d’études, qui est de niveau ingénieur.

8.8. CONSIDERATIONS SUR LA VISIO-CONFERENCE :

Les soutenances peuvent être réalisées à distance à la condition expresse d'accéder à un système professionnel de visioconférence. Il s'agit donc d'un système respectant les protocoles H320 (sur RNIS) ou H323 (sur TCP/IP) avec caméra professionnelle. Cela élimine les solutions de type Skype ou MSN sur webcam dont la qualité de transmission ne permet pas d'assurer une soutenance ingénieur dans des conditions acceptables pour un jury. L'étudiant doit être filmé devant sa présentation et le jury doit disposer de cette présentation au format informatique afin de suivre à la fois l'étudiant (et juger de sa capacité d'orateur) et la présentation dans de bonnes conditions. Lorsque les étudiants sont en stage dans une entreprise ne disposant pas de ce type de matériel, ils se rapprochent d'une université ou d'une entreprise louant ce type de service.

Dans tous les cas, il faut procéder à des tests ou essais techniques au moins 3 semaines avant la soutenance. Si les étudiants ne peuvent accéder à des moyens garantissant le bon déroulement à distance de leur soutenance, la seule solution est le retour à La Rochelle.

soutenance, la seule solution est le retour à La Rochelle. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516

9. EVALUATIONS

A la fin du stage, l’évaluation prendra en compte les éléments suivants :

Le Plan Directeur (20%),

L’appréciation du stagiaire et de son travail (20%),

Le Rapport d’expérience professionnelle (20% + 20%),

La Soutenance (20%).

9.1. VOTRE PLAN DIRECTEUR

Le Tuteur EIGSI évaluera ce fichier, au cours des deux semaines qui suivent sa réception, et déposera l’évaluation sur la plateforme pédagogique. La note finale prendra en compte le retard éventuel : pour 1 jour, minoration d’1 point ; pour 2 jours, minoration de 2 points ; pour 3 jours, minoration de 3 points et ainsi de suite.

9.2. VOTRE COMPORTEMENT ET VOTRE TRAVAIL

Le Tuteur Entreprise évaluera :

Les dix compétences attendues à l’issue du stage de fin d’études et du cursus ingénieur EIGSI,

L’atteinte des objectifs du stage.

Un questionnaire informatique de cette évaluation sera diffusé par l’EIGSI au Tuteur Entreprise, 2 semaines avant votre soutenance. Les résultats vous seront communiqués.

9.3. VOTRE RAPPORT D'EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

Le Tuteur EIGSI évaluera le rapport, au cours des deux semaines qui suivent sa réception, et déposera l’évaluation sur la plateforme pédagogique. Le Tuteur Entreprise réalisera cette évaluation via un questionnaire informatique diffusé par l’EIGSI au Tuteur Entreprise, 2 semaines avant la soutenance.

Les résultats vous seront communiqués lors de la semaine de jury semestriel.

9.4. VOTRE SOUTENANCE

Le Tuteur Entreprise (si présent) et le Tuteur EIGSI évalueront conjointement

la soutenance, dont la fiche d'évaluation est annexée dans ce guide.

dont la fiche d'évaluation est annexée dans ce guide. Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR

10.

ANNEXES

DEMANDE DE CONFIDENTIALITE

19

FICHE D'EVALUATION DU PLAN DIRECTEUR

20

FICHE D'EVALUATION DES COMPETENCES DU STAGIAIRE

21

FICHE D'EVALUATION DU RAPPORT FINAL

23

FICHE D'EVALUATION DE LA SOUTENANCE

24

FINAL 23 FICHE D'EVALUATION DE LA SOUTENANCE 24 Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR v6
DEMANDE DE CONFIDENTIALITE Entreprise : Adresse : Etudiant(s) : Promotion : Sujet : Période :

DEMANDE DE CONFIDENTIALITE

Entreprise :

Adresse :

Etudiant(s) :

Promotion :

Sujet :

Période :

début :

fin :

En retour, l’Ecole d’Ingénieurs en Génie des Systèmes Industriels s’engagera auprès de l’Entreprise ci-dessus, à mettre en œuvre toutes les mesures qui s’imposent pour garantir la confidentialité relative au projet concerné (habilitation restreinte du personnel, diffusion restreinte des documents, soutenance à huis clos), ainsi qu’à prendre toute mesure qui serait souhaitée par l’Entreprise et compatible avec les possibilités de l’Ecole.

Cet engagement sera pris pour une durée maximale de un an après la fin de la période ci-dessus indiquée.

Fait à

le

Signature du Tuteur Entreprise de l’étudiant

Fait à le Signature du Tuteur Entreprise de l’étudiant Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR
Expérience Pro FIN D’ETUDES 2015 / 2016 FICHE D'EVALUATION DU PLAN DIRECTEUR ( À remplir

Expérience Pro FIN D’ETUDES 2015 / 2016

FICHE D'EVALUATION DU PLAN DIRECTEUR

(À remplir par le Tuteur EIGSI)

Etudiant :

Entreprise :

Tuteur EIGSI :

POINTS PARTICULIERS

Contexte du projet

4

3

2

1

0

Nature, expression du besoin,

 Nature, expression du besoin,
 Nature, expression du besoin,
 Nature, expression du besoin,
 Nature, expression du besoin,
 Nature, expression du besoin,

Analyse de l’existant,

Problématique.

 

Objectifs

4

3

2

1

0

Respect des attributs SMART (Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporisé),

 Respect des attributs SMART (Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporisé),
 Respect des attributs SMART (Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporisé),
 Respect des attributs SMART (Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporisé),
 Respect des attributs SMART (Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporisé),
 Respect des attributs SMART (Simple, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporisé),

Résultats finaux et intermédiaires.

 

Structure Planning – Plan d’action envisagé

4

3

2

1

0

Organigramme des tâches (liste des tâches),

 

Planning (cohérence) et Tâches (début, durée, objectif, résultat, antécédents, description, ressources),

 Planning (cohérence) et Tâches (début, durée, objectif, résultat, antécédents, description, ressources),
 Planning (cohérence) et Tâches (début, durée, objectif, résultat, antécédents, description, ressources),
 Planning (cohérence) et Tâches (début, durée, objectif, résultat, antécédents, description, ressources),
 Planning (cohérence) et Tâches (début, durée, objectif, résultat, antécédents, description, ressources),
 Planning (cohérence) et Tâches (début, durée, objectif, résultat, antécédents, description, ressources),

Risques associées.

 

Plan de management

 Plan de management

Modalités pour mesurer l’avancement physique du projet, pour l’organisation des réunions régulières de projet, pour gérer les modifications, la documentation projet, pour assurer le suivi budgétaire.

4

de projet, pour gérer les modifications, la documentation projet, pour assurer le suivi budgétaire. 4 3

3

de projet, pour gérer les modifications, la documentation projet, pour assurer le suivi budgétaire. 4 3

2

de projet, pour gérer les modifications, la documentation projet, pour assurer le suivi budgétaire. 4 3

1

de projet, pour gérer les modifications, la documentation projet, pour assurer le suivi budgétaire. 4 3

0

de projet, pour gérer les modifications, la documentation projet, pour assurer le suivi budgétaire. 4 3

Qualité de présentation

4

3

2

1

0

(0 faute = 4 // ≤ 5 fautes = 3 // ≤ 10 fautes = 2 // ≤ 15 fautes = 1 // > 15 fautes = 0)

 

Orthographe, syntaxe.

 Orthographe, syntaxe.
 Orthographe, syntaxe.
 Orthographe, syntaxe.
 Orthographe, syntaxe.
 Orthographe, syntaxe.

Tableaux, figures

 

(4 = Excellent,

5 items 5 notes

3 = Bien,

2 = Moyen,

pas de note du type 2,5

1 = Insuffisant,

0 = Très Insuffisant)

COMMENTAIRES ET REMARQUES

Fait Le :
Fait
Le :

JJ/MM/AAAA

Nom Prénom :

Signature :

ET REMARQUES Fait Le : JJ/MM/AAAA Nom Prénom : Signature : Guide Exp Pro Fin d'Etudes
Expérience Pro FIN D’ETUDES FICHE D'EVALUATION DES COMPETENCES DU STAGIAIRE (A renseigner par le Tuteur

Expérience Pro FIN D’ETUDES

FICHE D'EVALUATION DES COMPETENCES DU STAGIAIRE

(A renseigner par le Tuteur Entreprise) un questionnaire informatique sera diffusé au Tuteur Entreprise par l’EIGSI

Etudiant :

Entreprise :

Tuteur

Entreprise:

Compétences attendues à l’issue du stage de fin d’études et du cursus ingénieur EIGSI

 

1,5

2 1

0.5

0

Connaissances et compréhension d’un large champ de sciences fondamentales

B

A C

D

E

(capacité d’analyse et de synthèse associée)

     

Aptitudes à mobiliser les ressources d’un champ scientifique et technique

B

A C

D

E

(capacité à appliquer les connaissances, maitrise du langage professionnel, …)

     

Maîtrise des méthodes et des outils de l’ingénieur

B

A C

D

E

(identification et résolution de problème, collecte et analyse de données, …)

     

Capacité à s’intégrer dans une organisation, à l’animer, à la faire évoluer

B

A C

D

E

(connaissance de soi, esprit d’équipe, engagement, leadership, management de projet)

     

Aptitude à prendre en compte des enjeux professionnels

B

A C

D

E

(esprit d’entreprise, compétitivité, productivité, innovation, propriété industrielle, …)

     

Aptitude à travailler en contexte international

B

A C

D

E

(maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères, ouverture culturelle, …)

     

Aptitude à mettre en œuvre les principes de développement durable

B

A C

D

E

(respect de l’environnement, bonne gouvernance, performance économique, …)

     

Aptitude à prendre en compte et à faire respecter les valeurs sociétales

B

A C

D

E

(appropriation des valeurs sociales, responsabilité sociale, éthique, sécurité, santé, …)

     

Capacité à opérer ses choix professionnels

B

A C

D

E

(insertion dans la vie professionnelle, identification et intégration des réseaux, …)

     

Capacité à intégrer

B

A C

D

E

(Capacité à relier les connaissances et à assembler les informations, savoir apprendre)

     

(A : Très bien, B : Bien, C : Acceptable, D : Insuffisant, E : Très insuffisant)

C : Acceptable, D : Insuffisant, E : Très insuffisant) Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516

Employabilité :

Seriez-vous favorable au recrutement du stagiaire par votre entreprise ou par une autre entreprise ?

Pour quelle(s) raison(s) ?

Fait à

Par

Signature

Bilan et conseils

Le

Cachet de l’Entreprise

Oui

Non

Signature Bilan et conseils Le Cachet de l’Entreprise Oui Non Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516
Expérience Pro FIN D’ETUDES 201 5/2016 FICHE D'EVALUATION DU RAPPORT FINAL (à remplir par le

Expérience Pro FIN D’ETUDES 2015/2016

FICHE D'EVALUATION DU RAPPORT FINAL

(à remplir par le Tuteur Entreprise et également par le Tuteur EIGSI)

Etudiant :

Entreprise :

Tuteur Entreprise ou Tuteur EIGSI :

POINTS PARTICULIERS

 

5 items 10 notes

pas de note du type B+

A

B

C

D

E

(A = Excellent,

B = Bien,

C = Moyen,

D = Insuffisant,

E = Très Insuffisant)

2

1,5

1

0.5

0

Structure du rapport

 Structure du rapport
 Structure du rapport
 Structure du rapport
 Structure du rapport
 Structure du rapport

- présentation de l’Entreprise

 

- plan

- qualité des visuels (illustration, figure, tableau,…)

- orthographe, syntaxe, style,…

- respect du standard (pour le tuteur EIGSI seulement)

Qualité du contenu technique

- identification de la problématique

- identification de la problématique
- identification de la problématique
- identification de la problématique
- identification de la problématique
- identification de la problématique

- analyse scientifique du problème

- analyse scientifique du problème
- analyse scientifique du problème
- analyse scientifique du problème
- analyse scientifique du problème
- analyse scientifique du problème

- méthode, démarche et outils retenus

- méthode, démarche et outils retenus
- méthode, démarche et outils retenus
- méthode, démarche et outils retenus
- méthode, démarche et outils retenus
- méthode, démarche et outils retenus

- solution (s) proposée (s) et résultat (s) obtenu (s)

- solution (s) proposée (s) et résultat (s) obtenu (s)
- solution (s) proposée (s) et résultat (s) obtenu (s)
- solution (s) proposée (s) et résultat (s) obtenu (s)
- solution (s) proposée (s) et résultat (s) obtenu (s)
- solution (s) proposée (s) et résultat (s) obtenu (s)

Synthèse des travaux réalisés

 

- pertinence des conclusions

- pertinence des conclusions
- pertinence des conclusions
- pertinence des conclusions
- pertinence des conclusions
- pertinence des conclusions

- suite à donner et perspectives de l’étude

- suite à donner et perspectives de l’étude
- suite à donner et perspectives de l’étude
- suite à donner et perspectives de l’étude
- suite à donner et perspectives de l’étude
- suite à donner et perspectives de l’étude

- représentativité du rapport en regard du travail fourni

- représentativité du rapport en regard du travail fourni
- représentativité du rapport en regard du travail fourni
- représentativité du rapport en regard du travail fourni
- représentativité du rapport en regard du travail fourni
- représentativité du rapport en regard du travail fourni

Valeur ajoutée pour l’Entreprise

 

- conformité aux attentes du cahier des charges

- conformité aux attentes du cahier des charges
- conformité aux attentes du cahier des charges
- conformité aux attentes du cahier des charges
- conformité aux attentes du cahier des charges
- conformité aux attentes du cahier des charges

- exploitation des résultats

- exploitation des résultats
- exploitation des résultats
- exploitation des résultats
- exploitation des résultats
- exploitation des résultats

COMMENTAIRES ET REMARQUES

Fait

JJ/MM/AAAA

Nom prénom :

Signature :

Le :

Fait JJ/MM/AAAA Nom prénom : Signature : Le : Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516 FR
Expérience Pro FIN D’ETUDES 2015/2016 Durée de la soutenance Cible : 27 à 33 min

Expérience Pro FIN D’ETUDES 2015/2016

Durée de la soutenance

Durée de la soutenance

Cible : 27 à 33 min

FICHE D'EVALUATION DE LA SOUTENANCE

(à remplir par le Président de Jury)

NOM :

Prénom :

ENTREPRISE :

Tuteur Entreprise :

SUJET:

POINTS PARTICULIERS

*

STRUCTURE DE L'EXPOSE

4

3

2

1 0

- Plan, durée, capacité à synthétiser

- Exposition du contexte, de la problématique, des objectifs, des résultats attendus

* MESSAGE TECHNIQUE

4

3

2

1 0

 

- Justification des choix, argumentaire, expertise

- Pertinence des exemples, apport de connaissances

* REPONSES AUX QUESTIONS

4

3

2

1 0

 

- Ecoute et analyse des questions

- Réactivité

- Capacité à argumenter, à improviser, crédibilité

- Mise en adéquation des messages vis-à-vis des membres du jury

* VISUELS ET OBJETS ECHANTILLONS

4

3

2

1 0

 

- Mise en page, homogénéité et lisibilité

- Créativité

- Utilisation de supports variés

* EXPRESSION ORALE

4

3

2

1 0

- Registre du vocabulaire

- Voix : tonalité, volume, débit, articulation

- Attitude corporelle et gestuelle

- Regards

4 : Très bien,

3 : Bien,

2 : Acceptable,

1 : Insuffisant,

0: Très insuffisant

COMMENTAIRES ET REMARQUES

Fait le :

Noms, prénoms des membres du jury:

Signatures

Fait le : Noms, prénoms des membres du jury: Signatures Guide Exp Pro Fin d'Etudes 1516