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AO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU

INSTITUTO DE EDUCACIN
SUPERIOR TECNOLGICO PRIVADO
FIBONACCI HUNUCO
INFORME DE PRCTICAS
PRE PROFECIONALES
CARRERA PROFECIONAL DE SECRETARIADO
EJECUTIVO
NOMBRE DEL MDULO: RECEPCIN Y MANEJO DE
INFORMACIN
N DE HORAS DE PRCTICA MODULAR: 383 HORAS

EMPRESA/CENTRO DE PRCTICA: COLEGIO DE INGENIEROS


DEL PER-CONSEJO DEPARTAMENTAL DE HUNUCO
PRACTICANTE: DIANA RIOS SAAVEDRA
FECHA: 07-09-2016

HUNUCO PER

OBSERVACIONES:

CALIFICACIN:

NOMBRE Y APELLIDO DEL DOCENTE EVALUADOR:

FIRMA DEL DOCENTE EVALUADOR

AO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFECIONALES


A
.

: Obst. CESAR NAVARRO PARDAVE


Director del Instituto Superior Tecnolgico Privado
FIBONACCI

De

: DIANA RIOS SAAVEDRA

Asunto

: Informe Sobre Practicas Pre Profesionales


Mdulo N 01 RECEPCION Y MANEJO DE
INFORMACIN

Fecha

: Hunuco, 07 de Setiembre del 2016.3

Por el presente, informo a Ud. Sobre las actividades de las practicas pre profesionales
(Mdulo N 01 RECEPCIN Y MANEJO DE INFORMACIN) efectuadas por el
suscrito, del 06 de Junio al 06 de Setiembre en el COLEGIO DE INGENIEROS DEL
PER-CONSEJO DEPARTAMENTAL DE HUNUCO, bajo la supervisin del Ing.
Hamilton Mena Chvez.
1. DATOS GENERALES
1.1. NOMBRE DEL CENTRO DE PRCTICAS:
Colegio de Ingenieros del Per Consejo Departamental de Hunuco
1.2. DIRECCION DEL CENTRO DE PRCTICAS
---------1.3. ACTIVIDADES QUE SE REALIZA EN EL CENTRO DE PRACTICAS
----------

2. DESCRIPCION DE LAS PRCTICAS REALIZADAS


2.1. UBICACIN DE LAS PRCTICAS
Fue realizado en la Oficina de Captulos Civiles
2.2. EJECUCION DE LA PRCTICA
Fue desarrollada en su totalidad de forma dinmica en la oficina
Inicio: 06 de Junio del 2016
Termino: 06 de Setiembre del 2016

2.3. TOTAL DE HORAS ACUMULADAS


383 horas
2.4. JEFE DE LA OFICINA DONDE SE REALIZO LAS PRACTICAS
Nombre y Apellido: Hamilton Mena Chvez-Decano
Cargo que ocupa: Decano del Colegio de Ingenieros
3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS
DENOMINACION
a) Atencin al cliente
b) Recepcin de llamadas
c) Revisar email
d) Archivar documentos
e) Emitir boletas y recibos por honorarios
f) Llevar el control de la agenda
g) Control de la caja chica
h) Redaccin de documentos
i) Recepcin de oficios
SECUENCIA DE LA ACTIVIDADES REALIZADAS
a) Atencin al cliente:
El servicio de atencin al cliente o simplemente servicio al cliente es el
servicio que proporciona una empresa para relacionarse con sus clientes.
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador
con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar
adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.
En la institucin donde realice mis practicas pre profesionales. Llegaban
----------

b) Recepcionar llamadas:
El telfono es la primera impresin que tiene una empresa del lugar a donde
llama, por lo que es necesario:
Tener actitud positiva
Diferenciar el uso del telfono profesional/personal

Saber escuchar

En la comunicacin telefnica se puede captar e interpretar las diferentes


motivaciones y actitudes del interlocutor, esto se produce en ambas
direcciones, si se contesta con voz cansina, el que llama tendr la sensacin de
importunar,. Si se responde de modo excesivamente familiar, incluso dudara de
haber llamado al lugar correcto.
Mi trabajo consisti en contestar las llamadas telefnicas. Responda primero
saludando, seguido el nombre de la institucin y en que puedo ayudarle luego
la persona explicaba el motivo de su llamada a veces era para hablar con el
decano del colegio de ingenieros, otra para recibir respuesta directa de algn
documento, entre otras. En caso que no estuviera el decano presente le
preguntaba el nombre, y que le devolvera la llamada cuando l estuviera de
regreso.
c) Revisar e-mail:
El correo electrnico se ha convertido en una ms de las herramientas
fundamentales en nuestro trabajo diario o menudo enviamos correos para
comunicarnos.
Mi tarea era revisar el correo mayormente
---------d) Archivar documentos:
Se puede definir el concepto de archivo como el hecho de proteger, guardar y
controlar la documentacin. Asimismo, se considera la custodia de la
documentacin.
Lo primero que archive fue..
Oficios recibidos, oficios mltiples, cartas recibidas, cartas emitidas,
solicitudes emitidas, u otros.
e) Emisin de boletas:
Las empresas tienes diferentes responsabilidades. Una de ellas es la entrega de
comprobantes de pago para acreditar la realizacin de una compra-venta o la
prestacin de un servicio.
En caso de la institucin, emita boletas de paso por..
---------f) Redaccin de oficio y memorndum:

La redaccin es indispensable en una secretaria, para saber cmo redactar un


oficio, en principio hay que tener en cuenta que existen dos tipos de este tipo
de comunicacin: el oficio simple o directo, que es cuando el contenido va
dirigido a una sola persona; y el oficio mltiple, que es el que se utiliza cuando
el mismo contenido va dirigido a distintos y varios destinatarios.
Un memorndum se considera que este documento es el ms usado en rea de
administracin pblica, ya que poseen las caractersticas de un oficio y la
capacidad de que la comunicacin externa e interna pueda ser notificada
mediante este escrito.
g) Control de agenda:
Controlar la agenda es controlar el cundo y el cmo de nuestras actividades
y de las del jefe.
Pautas para llevar un buen control de la agenda:
Llevar un registro de nuestras actividades.
No olvidar nunca una fecha importante.
Poder tener detalles para con los dems.
Manejar los gastos y los pagos pendientes.
Controlar los vencimientos de tarjetas.
Ganarle tiempo a cada da al organizarnos.
Una funcin que realice fue tomar el control de la agenda, deba anotar en la
agenda las actividades o eventos a la cual deba asistir el decano y tambin las
actividades que deba realizar mientras el decano estaba ausente, tambin si
haba un documento u otra cosa que deba atender lo registraba.
h) Control de caja chica:
En todas las empresas tanto del estado como privadas, debe existir una caja
chica para as controlar los gastos menores del da a da que se deben pagar en
efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de
cheques o transferencia bancaria.
Lleve el control de caja chica cuando la secretaria de la institucin se retir
por motivos de salud, este trabajo consista en apuntar los gastos e ingresos en
el lugar correcto. Luego al final de cada mes deba sacar la cuenta de cuanto
haba ingresado y cuanto haba salido, y luego cuanto era el saldo. Todo deba
ser justificado con sus respectivos comprobantes de pago.
i) Recepcin de documentos:

Podemos definir la recepcin y despacho de documentos a un proceso


continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital
importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier
institucin, por pequea que sea esta, se debe tener un conocimiento bsico
de correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de
informacin que circula por all.
Realice los siguientes pasos al recibir y despachar un documento,
mayormente fueron oficios y solicitudes:
Sellarla y registrarla.
Leerla y verificar que sea para la oficina.
Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender el jefe.
Contestar y digitar la que nosotros atendemos.
Sintetizar la informacin de la otra.
Buscar los expedientes correspondientes si ya existen o no.
Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
Digitarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firmar.
Separar y repartir las copias o sacarlas.
Colocar la copia en expedientes para su seguimiento.
Elaborar un acuso de recibo si es necesario
Archivar la copia.
EQUIPOS, MATERIALES
ACTIVIDADES
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)

Y ENSERES

UTILIZADOS

EN

Computadora
Impresora
Telfono
Archivadores
Perforador
Engrampadora
Lapiceros
Tijera
Regla
Tampn y sello
Lpiz, tajador y borrador
Folders manila
Silla
Escritorio
Estantes

OBSTACULOS QUE SE PRESENTARON EN LAS ACTIVIDADES

LAS

a) Una de las dificultades fue la distancia entre el centro de practicar y mi


casa, est un poco lejos y tena que gastar mucho en pasajes.
b) Otra dificultad fue, el horario de salida, me retrasaba y no almorzaba
como debe ser.

CONCLUSIONES

El presente informe fue realizado siguiendo criterios y procedimientos establecidos


por el instituto para dejar una constancia de haber realizado las practicas pre
profesionales, las cuales son de suma importancia para la obtencin del ttulo
profesional tcnico.
La consolidacin de la formacin de los profesionales, se realiza a travs de la
ejecucin de las prcticas, porque les permite contrastar la teora con la prctica y
desarrollar sus habilidades y destrezas en las tareas que desarrollan en el centro de
prcticas.
Que las instituciones nos permitan a los practicantes obtener experiencias reales
acerca del ambiente donde se trabaja y logra la capacidad para tener una buena
formacin profesional.

RECOMENDACIONES

Las entidades pblicas y privadas de la regin, deben apoyar las prcticas de los
estudiantes que se forman para ser profesionales tcnicos, brindndoles
conocimiento, y tambin incentivarlos de alguna forma, animndoles a que sean
emprendedores.
Los docentes de la carrera profesional deben realizar la supervisin la prctica, a fin
de detectar los problemas que se presenten en el centro de prcticas y puedan
brindar las orientaciones necesarias para el caso.

Implementar con equipos modernos la sala de cmputo para as brindar mejor


servicio y conocimientos a los estudiantes de todas las carreras.

Es cuanto informo a usted, para su conocimiento y fines del caso.

Atentamente,

_____________________
Firma del alumno

8. ANEXOS
Pueden ser los que se mencionan a continuacin:
- Fotografas de campo o de los eventos de capacitacin
- Copias de Certificados de Asistencia, emitidas en los eventos de capacitacin
- Constancia de Prcticas, emitidas por una institucin
- Otros, que el supervisor de prcticas les recomiende