EL CICLO DE COMPRAS.

Funciones del ciclo de compras

El proceso de compra de una empresa es sin duda un proceso que requiere de un
anlisis y de la oferta. Pero cuidando la calidad del material que requerimos, dicho
artculo debe adaptase a la necesidad que la empresa demande. Cada empresa
sin duda maneja diferentes tipos de procedimientos y mtodos, pero todos estos
tienen el mismo objetivo comprar.
Hay cinco etapas principales de un ciclo de compras:
1. Identificacin de la necesidad del material
2. Anlisis de la Solicitud de Compras.
3. Investigacin y Seleccin de Proveedores.
4. Negociacin con el Proveedor (seleccionado).
5. Control de la Recepcin del Material Comprado.
Objetivos del control interno del ciclo de compras La auditora es para
detectar deficiencias en la aplicacin del enfoque por procesos, aunque esta labor
es previa al trabajo de campo, se hace durante el estudio de la documentacin. En
esta etapa s podras dar fe de estas no conformidades, y lo reflejaras en el
informe (junto a las no conformidades "de campo"). El enfoque de los auditores en
relacin con la verificacin compras debe ser consciente de la posibilidad de
fraude, al igual que de la ocurrencia de un error accidental en la determinacin de
las cantidades y montos del inventario. Con frecuencia, los errores fraudulentos en
el inventario han sido empleados para evadir los impuestos sobre la renta, para
ocultar faltantes que surgen de diversas tretas ilegales, y para engaar a los
accionistas u otros propietarios inactivos sobre las utilidades y la posicin
financiera de la compaa.
Identificacin de los objetivos de control interno con riesgo de no
cumplimiento.
PROGRAMA DE AUDITORIA PARA COMPRAS Y DEVOLUCIONES SOBRE
COMPRAS:
Compras:
1. verifique las sumas y cuadre el registro de los asientos originales e investigue
los totales hasta el mayor general de dos meses no consecutivos.
2. Examine las facturas de los proveedores y las plizas relativas y comprelas
con los asientos en el registro de compras (o en el registro de plizas) de: Dos
meses no consecutivos, como en el 1 y anterior y El ltimo mes del ejercicio mas
una muestra al azar, el total de lo cual ser aproximadamente igual al 17% del
total anual, o Una muestra al azar de aproximadamente el 17%.

3. Verifique las extensiones de acuerdo con el rengln 2 (a), (b) o (c). Anteriores.
4. Siga los pases a las cuentas de los acreedores en el ltimo mes del ejercicio.
5. Examine los registros de recepcin de la ltima semana del ejercicio y siga la
recepcin de la mercanca hasta los registro de compra.
6. Determine lo adecuado del cierre al ltimo da del ejercicio.
7. Observe la distribucin incorrecta de las cuentas.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA COMPRAS
1. Est centralizada la funcin de compras?
2. Existe control presupuestario de las compras?
3. Estn autorizadas las compras e inversiones previamente a su solicitud? (en el caso de
inversiones se analiza la suficiencia presupuestaria).
4. Existe una lista de proveedores autorizados?
5. Se verifican las existencias compradas en cuanto a nmero y calidad?
6. Se cotejan en recepcin las unidades registradas en albarn con las perdidas?
7. Se cotejan en recepcin las unidades recibidas con el albarn?
8. Se cotejan las unidades indicadas en factura con el albarn?
9. Se revisa la introduccin de existencias y la valoracin en el sistema de inventario
permanente?
10. Se cotejan los precios con la plantilla pactada?
11. Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorera?
12. Se comunica a contabilidad las facturas debidamente autorizadas?
13. Se autoriza, suficientemente, la emisin de notas de cargo a los
proveedores en caso de discrepancias? 14. Se concilian las notas de cargo con la nota de
abono emitida por el proveedor?
15. Se verifica la entrada de existencias previamente a la autorizacin de una devolucin?
16. Al cierre, se registran las compras con facturas pendientes de recepcin.

Si No

El auditor debe examinar las facturas y las plizas relativas para ver que los
precios sean los correctos as como las extensiones, los totales y la evidencia del
recibo de las mercancas o servicios. Cada factura con sus plizas relativas
deber llevar evidencia de la aprobacin del pago. A medida que el auditor
examina las facturas de los proveedores y los documentos relacionados, deber
cerciorarse de que lo pagado este as marcado con un sello, de manera que no
puedan ser representadas para su pago ms de una vez, investigando facturas
duplicadas.

Devoluciones y Rebajas sobre Compras:

1. Verifique las sumas y cuadre los registros de devolucin y rebajas e investigue
los totales al mayor general de dos meses no consecutivos.
2 Examine las notas de crdito y devoluciones y rebajas y comprelos con los
registros de devoluciones y rebajas de.
Dos meses no consecutivos Del ltimo mes del ejercicio mas una muestra, el total
de la cual ser
aproximadamente igual al 17% del total el 17%.
Una muestra al azar de aproximadamente el 17%
3. Investigue los pases a cargo a las cuentas de los proveedores en el ltimo mes
del ejercicio.
4. Examine los registros de embarque de la ltima semana del ejercicio, para
asegurarse que los cargos asentados en las cuentas de los acreedores estuvieron
representados por mercancas devueltas.
5. Determine lo adecuado del corte al ltimo da del ejercicio.
En el examen de los registros de compras y en los de devoluciones sobre compras
y rebajas, y de todos los datos que las fundamentan, el auditor debe asegurarse
que los asientos de los registros de compras estn apoyados por rdenes de
compra, informes de recepcin y facturas de los proveedores, debidamente
autorizados y aprobados, y que los crditos por devoluciones y rebajas estn
apoyados por las respectivas notas de crdito de los proveedores. Los registros de
devolucin y rebajas debe cerrase debidamente al final del ejercicio incluyendo
todo lo regresado el ultimo da. Deber compararse el nombre, fecha y
cantidad de cada factura y de las plizas relativas con los mismos conceptos que
aparecen en el registro de compras.
Evaluacin de control interno

Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras

Se presenta para un mejor conocimiento de la operacin del departamento de
compras las funciones del jefe de este departamento, debidamente analizada en
cada punto del proceso.
Cargo: JEFE DE COMPRAS EMITIDO EN:
Personal a cargo: ASISTENTE DE COMPRAS No.DE PAGINAS
SECRETARIA FECHA: _
DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE: GERENCIA ADMINISTRATIVA.
FUNCIONES O RESPONSABILIDADESO
I. REALIZA:
1. La planeacin de las compras locales, nacionales e internacionales.
2. Estudios de precios.
3. Seleccin de proveedores y transportadores.
4. Negociaciones con proveedores dentro de las polticas establecidas por la
empresa,
buscando el mejor proveedor y mejor precio.
5. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes,
transportadores y otros
que consideren necesarios.
6. Verificaron del cumplimiento de los pedidos.
II. INVESTIGA:
Fuentes de aprovisionamiento y transporte.
Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.
III. ACTUALIZA:
Los precios de los productos en el mercado.
El registro de proveedores
El registro de cotizaciones
Catalogo de precios y suministros
Unas de las fases ms importantes del examen de las adquisiciones del inventario
es, asegurase de que todos los artculos comprobados en el ltimo da del
ejercicio estn anotados con el correcto debe o haber y si no se han vendido
estn incluidos en el inventario, los artculos en camino sobre los cuales tengan
propiedad el cliente; tambin debe incluirse en el inventario y en las cuentas por
pagar. Las facturas recibidas, pero cuyos
artculos no se han recibido, debern registrarse e incluirse en el inventario si son
propiedad del cliente. Las mercancas recibidas, de las cuales no se haya recibido
la factura debern incluirse en el inventaro creando un pasivo

IV. FIRMA:
1. rdenes de compra
2. Constancia de cumplimiento de compras
3. Documentos relacionados por personal a su cargo.
V. PARTICIPA:
1. En comits administrativos
2. En comits de presupuestos
3. En comits de aprovisionamiento de materiales y compras.
3.6 Boletn de N.P.A. Cmo detecto que un procedimiento no est enfocado a
procesos? sta tiene difcil respuesta, porque ISO 9001:00 y familia no ofrece una
orientacin clara al respecto. Lo usual es presentar el mapa de procesos, los
indicadores establecidos, y otros parmetros del proceso como respuesta, pero
esto slo soluciona la parte del control de los
procesos, y no su ejecucin. Los requisitos de la Norma en los procesos de
compras, en l puedes encontrar algunas de las claves que valoro importantes
desde el punto de vista del proceso de compra como parte de un engranaje.
Las rupturas en la cadena del proceso son la evidencia de que no se ha diseado
un sistema orientado a procesos (al menos en esa parte). Una ruptura se produce
cuando la ejecucin cambia de manos (o de cabeza) y no se transmite toda la
informacin y los recursos apropiados para que el flujo contine sin degenerar.