Caractersticas y reglas para la

mejor elaboracin de un
documento administrativo

Una Administracin que emite documentos fcilmente comprensibles est ms cerca de sus
ciudadanos. (Ilustracin tomada de Plain language Australia).
La eficiencia de la actuacin administrativa est
supeditada a la comunicacin correcta
de su contenido.
Uno de los problemas ms frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento
administrativo (DA) es la confusin en la estructura. As, se confunde
la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota interior con el oficio,
o incluso con la carta; elanuncio con el aviso; la solicitud con el recurso;
la notificacin con la resolucin, etctera. Y es que es fundamental que el destinatario de
un DA pueda identificarlo rpidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el texto
hasta averiguar qu le quieren decir.

Estructura bsica
La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen
ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenacin se realiza mediante

la separacin de prrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura

bsica, que se complica o desarrolla ms o menos segn la naturaleza del documento:

Identificacin del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).

Motivacin o justificacin del acto.

Parte dispositiva o resolucin.

Inclusin final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.

Este patrn estructural coincide, ms o menos, con el esquema de la

oracin gramatical:sujeto verbo predicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal
o cual cosa [complemento 1] por determinadas razones [complemento 2]).

Frmulas y modelos
En la elaboracin del DA, por regla general, quienes redactan no
firman: redactor y emisor no coinciden en la misma persona.
Esta circunstancia constrie la libertad de expresin del redactor, que recurrir
a frmulas ymodelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio
requerir la aceptacin del firmante.
El estilo administrativo viene determinado por frmulas que inician, prolongan o
finalizan: casi todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante
frmulas. El abuso en el empleo de esas frmulas puede considerarse como uno de
los defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte perversa de este aspecto es
el uso ciego del copia/pega, que dar lugar a verdaderos disparates.
En definitiva, la estructura vendr determinada por el emisor (la Administracin o el
ciudadano), latipologa (documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o
incluso el medio por el que se ponga a disposicin del destinatario (electrnico o en papel). Y
todo conjugado con elprincipio de inteligibilidad (que el DA pueda ser entendido), lo que
exige, a su vez, un buen uso del espaol y una clara legibilidad (aspecto fsico).
A continuacin doy quince criterios

para elaborar un documento administrativo:

1.
Disposicin adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad
corporativa(smbolos, fuentes y tamao o cuerpo de la letra, colores, etctera).
2.
Se deber disponer el texto en prrafos breves y
comprensible(sencillo y directo) para los ciudadanos.

utilizando

un lenguaje

3.
Se evitarn saludos y despedidas, as como otras frmulas de cortesa, que no tienen
cabida en el lenguaje administrativo.

4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un ttulo. Es un
recurso formal que facilita la comprensin del mensaje por su receptor. El ttulo denomina
el tipo de acto que contiene (notificacin, diligencia, nota interior, etctera).
5.
nicamente se requerirn del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitacin
correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administracin.
6.
En los documentos destinados a ser
incluirninstrucciones claras y concisas.

cumplimentados

por

los

ciudadanos

se

7.
El centro o unidad de procedencia estar debidamente identificado, con la direccin
postalcompleta, nmero de telfono y correo electrnico, para que el destinatario pueda
ponerse en contacto.
8.
Se evitar el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atender a
laforma
femenina de ttulos, profesiones y cargos.
Sustantivos
no
marcados,
desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta
hacerincomprensible el mensaje.
9.
Los
documentos
bsicos
simplificadas parapersonas
de comprensin escrita.

de
informacin
debern
contar
con versiones
con
discapacidad intelectual
o
problemas

10.
La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominacin
completa. Se evitarn siempre las abreviaturas.
11.
En los formularios, los datos han de seguir
los espaciosdestinados para que rellene el interesado.

un orden

lgico y

distinguiendo

12.
En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanizacin a la hora de disponer
losespaciados, campos para cumplimentar o rellenar, as como su posterior archivo.
13.
Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensin del texto, tales
como
ciertos tipos
de
letra, formatos, colores.
Y
combinarlos
con mrgenes y espacios en blanco Es decir, que hay que aprovechar aquellos recursos
grficos que nos ofrecen los medios electrnicos e informticos para el diseo de los
impresos.
14.
Si el impreso dispone de varias copias, habr que distinguir en cada
al destinatario (para la Administracin, para el interesado, para el banco, etctera).

una

15.
El nmero de ejemplares se adecuar a las necesidades objetivas, por lo que se
evitarntiradas excesivas y no justificadas.
Podra concluir con la afirmacin de que la eficiencia de la actuacin administrativa est
supeditada a la comunicacin correcta de su contenido.
PARA SABER MS

RD 1465/1999, de 17 de septiembre, especialmente en el captulo

II, Formalizacin y confeccin de los documentos administrativos);
III, Utilizacin de lenguas cooficiales), y IV, Material impreso.

Resolucin de 28 de julio de 2005 (Directrices de tcnica normativa),

especialmente en su captulo IV, Criterios lingsticos generales y
V, Apndices.

RD 366/2007, de 16 de marzo, especialmente en su captulo

III, Condiciones de accesibilidad en los impresos y documentos.

Manual de imagen institucional de la Administracin General del

Estado (AGE)