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Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel.
En este tutorial revisaremos los aspectos bsicos del trabajo con las tablas
dinmicas para poder realizar un anlisis exitoso de la informacin.
1. Qu es una tabla dinmica?
2. Funcionamiento de las tablas dinmicas
3. Cmo crear una tabla dinmica
4. Partes de una tabla dinmica
5. Dar formato a una tabla dinmica
6. Formato de valores en una tabla dinmica
7. Filtrar una tabla dinmica
8. Segmentacin de datos en tablas dinmicas
9. Modificar campos de una tabla dinmica
10.Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica
11.Crear un grfico dinmico
12.Mover un grfico dinmico
13.Cambiar origen de datos de una tabla dinmica
Frecuentemente encontrars en la literatura impresa y en Internet que las
tablas dinmicas tambin son conocidas como tablas pivote por su nombre
en ingls (pivot tables).
1. Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero
tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una
gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de
Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que
compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus
superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada
regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de
los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas
que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a
resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes
sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el
reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque
parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas
pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy
pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o
tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional,
que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un
principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas
dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la
columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para
especificar las columnas de la tabla dinmica.
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero
transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir
entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre
ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil
y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden
elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis
profundo de la informacin.
4. Partes de una tabla dinmica
Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es
conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen
y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros
para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la
informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que
se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla
dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla
dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo
especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una
herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.
Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato
fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla
dinmica para que se muestre.
Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver
todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se
aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.
Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del reaValores.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer
clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros
en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:
Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes
activarla con el comandoLista de campo que se encuentra dentro del grupo
Mostrar de la ficha Opciones.
Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.
Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic
sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de
campo de valor:
Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja
de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn
filtro sobre la tabla dinmica:
Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que
has especificado.