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Tabellen und Formulare

Modul 5
Eine neue Datenbank erstellen

Datenbank Access

Access starten, Leere Datenbank erstellen auswhlen Namen der Datenbank


festlegen Speicherort auswhlen und die neue Datenbank speichern (Dateityp:
accb)

Tabellen erstellen mit Hilfe der Entwurfsansicht


Access bietet an, eine Tabelle in der Tabellenansicht zu erstellen. Mehr
Mglichkeiten bietet die Entwurfsansicht:
Wechsle von der Tabellenansicht in die Entwurfsansicht und gib einen Namen
fr die Tabelle ein: Z.B. Adressen.

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Datenbank Access

Tabellen und Formulare

Modul 5

Datenbank Access

Bevor Daten in eine Tabelle eingegeben werden knnen, muss In der


Entwurfsansicht die Struktur der Tabelle definiert werden:

Feldnamen

Felddatentypen

Feldeigenschaften

Feldnamen
In unserem Beispiel wird eine Tabelle zur Speicherung von Schlerdaten erstellt.
Jeder Schler bekommt eine eindeutige Schlernummer, ein Feld fr Familienname,
Vorname, Geburtsdatum etc.

Felddatentyp
Jedes Feld bekommt einen passenden Datentyp:
SchuelerNr: Datentyp Autowert jedem Schler wird automatisch eine neue
Nummer zugewiesen
Familienname, Vorname, PLZ, Ort, Strae etc.: Datentyp Text
Auer Autowert und Text gibt es weitere Datentypen wie fr Zahlen, Datums- und
Zeitangaben u.s.w.

Feldeigenschaften
Je nach Datentyp knnen verschiedene Feldeigenschaften ausgewhlt werden.
Beim Datentyp Text kann z.B. die maximale Lnge definiert werden, bei Zahlen
beispielsweise die Anzahl der Nachkommastellen. Auerdem kann ein Standardwert
(z.B. die Vorgabe sterreich bei der Eingabe einer Adresse) festgelegt werden und
ob eine Eingabe erforderlich ist (z.B. Familienname oder Geburtsdatum).

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Modul 5

Datenbank Access

Beispiel Namensliste
Feldnamen

Felddatentyp

Feldeigenschaften

Nummer

Autowert

Zuname

Text

Feldgre 20, Eingabe erforderlich:


ja

Vorname

Text

Feldgre 15

Geschlecht

Text

Feldgre 1

Geburtsdatum

Datum/Uhrzeit

Strae

Text

Feldgre 50

PLZ

Text

Feldgre 10

Ort

Text

Feldgre 25

Staat

Text

Standardwert: sterreich

Mitglied

Ja/Nein

In Access stehen unter anderem diese Felddatentypen zur Verfgung:


Text
Geeignet fr Felder in die hauptschlich Buchstaben eingegeben werden.
Postleitzahlen sind zwar Zahlen, werden aber in Textfelder eingegeben, damit sind
auch Buchstaben wie Lnderkennungen mglich.
Zahl
Integer, Long Integer: Ganze Zahlen: 1, 2, 3
Single, Double, Dezimal: fr Dezimalzahlen
Whrung
Fr die Eingabe von Geldwerten
Autowert
Autowert wird z.B. fr eindeutige Nummerierungen verwendet. Jeder neue
Datensatz erhlt eine hhere Nummer als der vorhergehende. Dadurch wird
sichergestellt, dass eine Nummer nicht mehr als einmal vorkommt.
Memo
Fr die Speicherung von Texten, die lnger als 255 Zeichen sein knnen: z.B.
Inhaltsangaben von Bchern oder eine detaillierte Produktbeschreibung.
Datum/Uhrzeit
Das Format der Datumsangabe kann in den Feldeigenschaften passend eingestellt
werden:
z.B. Datum, kurz: 19.03.13, Datum, lang: Dienstag, 19. Mrz 2013
Ja/Nein
Fr Felder, die nur die Option Ja oder Nein, Wahr oder Falsch, Ein oder Aus
bentigen. Ja/Nein-Felder werden als Kontrollkstchen zum Anhaken dargestellt.
Beispiel: in Bchertabelle wird der Verleihstatus mit Hilfe des Ja/Nein-Feldes
verliehen gespeichert.

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Datenbank Access

Primrschlssel
Jede Tabelle in einer Datenbank braucht ein Feld, das jeden Datensatz eindeutig
identifiziert.
Diesem Feld wird der Primrschlssel zugewiesen. Doppelte Eintrge (Duplikate)
sind dadurch nicht mehr mglich.
Beispiel 1: Eine Bibliothek hat mehrere Exemplare eines Buches. Man kann sie nur mit Hilfe der
Buchnummer unterscheiden.
Beispiel 2: Die Sozialversicherungsnummer ist auch bei Personen mit gleichem Namen und
Geburtsdatum unterschiedlich.
Der Primrschlssel ist meistens eine Nummer, kann aber auch ein Textfeld sein.
Ein Primrschlsselfeld ist niemals leer und ndert sich
so gut wie nie.
Einen Primrschlssel festlegen
Tabelle in der Entwurfsansicht: Zeile markieren, die
rechte Maustaste drcken, anschlieend aus dem
Kontextmen Primrschlssel auswhlen.
Index erstellen
Tabelle in der Entwurfsansicht: Einstellung in den
Feldeigenschaften
Felder mit Index werden vorsortiert. Der
Sortiervorgang wird damit wesentlich beschleunigt.
Wann sollte ein Index verwendet werden?
Ein Index sollte fr die Felder erstellt werden, in denen
oft Werte gesucht oder sortiert werden. Eine wichtige Rolle spielen Indizes bei der
Verknpfung von Tabellen in Abfragen. Die richtige Vergabe von Indizes ist
entscheidend fr die Suchgeschwindigkeit einer Abfrage.
Gltigkeitsregel
Wird in der Entwurfsansicht in den Feldeigenschaften definiert.
Durch eine Gltigkeitsregel werden die Eingabemglichkeiten eingeschrnkt. Wird
gegen diese Regel bei der Dateneingabe verstoen, kommt eine Fehlermeldung.
Beispiel: Beim Feld Geschlecht wird nur m oder w zugelassen.
Eingabe erforderlich
Wird in der Entwurfsansicht in den Feldeigenschaften definiert
Wird z. B. im Feld lagernd bei Eingabe erforderlich Ja ausgewhlt, so muss bei der
Dateneingabe in diesem Feld ein Wert eingetragen werden.
Standardwert
In den Feldeigenschaften kann ein Standardwert (z.B. die Vorgabe sterreich bei
der Eingabe einer Adresse) festgelegt werden. Damit erspart man sich die Eingabe
von sterreich bei den Adressangaben.

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Datenbank Access

Datenstze in die Tabelle eingeben


Grundstzlich knnen Daten direkt in die Tabelle eingegeben werden. Mit einem
Doppelklick auf den Tabellennamen gelangt man in die Datenblattansicht der
Tabelle. Hier knnen Daten eingegeben, gelscht, gesucht, sortiert und gefiltert
angezeigt werden.

Formulare
So gut wie immer wird fr die Eingabe von Daten in eine Tabelle ein Formular
verwendet. Formulare beschrnken den Zugriff auf die notwendigen
Datenbankfelder und knnen mit Hilfe von Unterformularen mehr als eine Tabelle
darstellen (z.B. Kunden mit dazugehrigen Rechnungen)
Ein Formular erstellen

In diesem Beispiel ist die Datenbank Bibliothek geffnet. Formulare erstellt man
einfach mit dem Formularassistenten: Register Erstellen / Gruppe Formulare /
Formular-Assistent.
Nach der Auswahl der Tabelle bzw. Abfrage werden die Felder gewhlt. Nach der
Fertigstellung kann das Formular sofort zur Eingabe von Bchern verwendet
werden.

Formular

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Das erste Buch von 3026 Bchern wird angezeigt.

Tabelle Buecher a
fr das Formular

Hier geht es zu den


weiteren Datenstzen

Elemente eines Formulars

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Datenstze knnen neu angelegt, gesucht und gelscht werden:

Beziehungen
Tabellen werden durch Beziehungen
miteinander verknpft. (Register
Neuer Datensatz

Datensatz lschen

Tabellentools / Gruppe Beziehungen)


Beispiel: eine Tabelle Bcherliste wird mit der Tabelle Kategorie (mit Eintrgen wie Abenteuer, Wissen,
Dokumentation, Reisen etc.) verknpft.
Dadurch muss bei der Eingabe nur mehr die Abkrzung der Kategorie z.B. A fr Abenteuer eingegeben
werden.
Felder von Tabellen, die durch eine Beziehung verknpft werden, mssen
den gleichen Feldtyp und die gleiche Feldgre haben.
Bei der Erstellung von Beziehungen kann die referentielle Integritt aktiviert
werden. Das hat in unserem Beispiel folgende Auswirkungen:
Ein Datensatz aus der Tabelle Kategorie kann nur gelscht werden, wenn kein
einziges Buch auf diese Kategorie verweist.
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Datenbank Access

Will man einen Datensatz aus der Tabelle Kategorie lschen, mssen alle
Verweise auf diesen Datensatz in der Tabelle Buecher entfernt werden.
Beziehungen zwischen Tabellen sind eine grundlegende Eigenschaft von
Datenbanken. Durch Beziehungen werden Wiederholungen (Redundanzen)
vermieden.

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