Unidad 2.

Documentacin requerida para el Sistema de Gestin de la Calidad

Actividad: Estructura de la Documentacin
Teniendo conocimiento de la normatividad que debe aplicar la organizacin Frutos
Veleos S.A., la importancia de la misma y las caractersticas bsicas de su
cumplimiento, ahora debe definir, proponer y establecer una estructuracin de la
documentacin de esta, de acuerdo a su experiencia y aprendizaje en gestin de
la calidad.
Antes de realizar esta actividad, asegrese de aplicar su experiencia y aprendizaje
luego de asimilar las lecturas del material de estudio de esta unidad, disponibles
en el botn Materiales del programa / Unidad 2. Documentacin requerida para el
Sistema de Gestin de la Calidad. Tambin consulte el documento Preguntas
frecuentes ISO: 9001, ubicado en el botn Documentos de apoyo / Documentos
complementarios / Documentos complementarios unidad 2, del men del
programa de formacin.
En la empresa debe:
1. Definir el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad. En este punto
usted debe proponer las actividades que realizar previo a la definicin
del alcance, de modo que sea establecido de acuerdo al estado actual de
la empresa, recursos existentes y a las necesidades de la alta direccin.
Actividades previas:
La organizacin debe determinar tanto los lmites como la aplicabilidad del
Sistema de Gestin de la Calidad para establecer su alcance.
Cuando se determina este alcance, la organizacin debe considerar lo
siguiente:

Las cuestiones externas e internas.

Los requisitos de las partes interesadas pertinentes.
Los productos y servicios de la organizacin.

La organizacin debe aplicar todos y cada uno de los requisitos de esta Norma
Internacional si son de aplicacin en el alcance determinado de su Sistema de
Gestin de la Calidad.

Para ello se tendra en cuenta los siguientes puntos:

Llevar a cabo un proceso de sensibilizacin y concientizacin con el
personal que labora en la organizacin, con el propsito de incentivar la
implementacin adecuada del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizar una lluvia de ideas, con el propsito de involucrar a todos los
integrantes de la organizacin en el Sistema de Gestin de la Calidad y, de
esta manera, poder definir claramente el alcance.
Identificar y analizar el estado actual de la organizacin, para llevar a cabo
una estrategia que permita el desarrollo de la empresa (matriz DOFA).
Una vez realizado esto, se plantea el siguiente alcance del Sistema de Gestin
de la Calidad:
Alcance:
El Sistema de Gestin de la Calidad documentado en este manual, aplica a las
decisiones y actividades desarrolladas por la organizacin FRUTOS VELEOS
S.A. relacionadas con los procesos de elaboracin y comercializacin de
productos derivados de la Guayaba, desde la recepcin y seleccin de la
materia prima hasta el empaque, almacenamiento y distribucin de los
productos, asegurando la calidad y el cumplimiento de los requisitos para lograr
la satisfaccin del cliente.
2. Proponer la estructura documental ideal para lograr la certificacin ISO
9001 en su empresa.
Segn lo que plantea la norma NTC ISO 9001:2008 en el numeral 4.2.1., el
Sistema de Gestin de Calidad debe incluir los siguientes requisitos:
a)
b)
c)
d)

Declaracin documentada de una poltica de calidad y sus objetivos de calidad,

Un manual de calidad,
Los procedimientos documentados y los registros requeridos por la norma, y
Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que son
necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de
sus procesos.

Por lo cual, la estructura documental ideal para lograr la certificacin ISO 9001 de
la empresa sera la siguiente:

Poltica de Calidad,
Objetivos de
Calidad y Manual
de Calidad
Manual de
procedimientos

Instructivos de trabajo

Formularios, planes de calidad, especificaciones,

documentos externos y registros

3. Definir la poltica y los objetivos de calidad. Previo al establecimiento de

estos lineamientos realice un estudio de las necesidades y capacidades
de la organizacin versus las necesidades y expectativas del cliente, de
modo que realmente la poltica y los objetivos de calidad estn
alineados para garantizar la promocin de la mejora continua
organizacional.
Estudio de las necesidades y capacidades de la organizacin Vs. Necesidades y
expectativas del cliente:
ORGANIZACIN
Reconocimiento de productos a nivel
nacional.
Estabilidad econmica debido a la
gran demanda de sus productos.

CLIENTE
Producto bien elaborado y de excelente
presentacin.
Precio justo y adecuado a la calidad del
producto.

Excelente equipo de trabajo.

Trato amable y adecuado al momento de

adquirir el producto.

Capacidad de produccin gracias a

su talento humano y tecnologa
empleada.

Adquisicin del producto en cualquier

lugar y buena presentacin.

Poltica de Calidad

Nuestra empresa tiene como poltica de calidad la satisfaccin de las

necesidades y expectativas de nuestros clientes, mediante el ofrecimiento
de productos derivados de guayaba con los ms altos estndares de
calidad. Estamos comprometidos con el ptimo desarrollo de las buenas
prcticas de fabricacin; para ello contamos con un personal altamente
calificado y capacitado, y una tecnologa actualiza para la elaboracin,
procesamiento, empaque, almacenamiento, y distribucin de nuestros
productos. De esta manera aseguramos la rentabilidad de nuestra empresa
y la mejora continua de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad.

Objetivos de Calidad
Brindar un excelente producto a nuestros clientes para suplir sus
necesidades y expectativas.
Seguir y controlar a cada uno de los procesos con el propsito de evitar no
conformidades.
Capacitar permanente a los trabajadores de la organizacin.
Lograr el reconocimiento y cobertura del mercado a nivel nacional.
Actualizar permanente de equipos tecnolgicos que permita.
Aumentar la produccin teniendo siempre presente la calidad del producto.
Lograr y mantener la estabilidad econmica de la organizacin

4. Establecer el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleos S.A., en

donde se evidencie claramente los procesos, de direccin, apoyo,
misionales y de mejora continua.

PROCESOS DE DIRECCIN
Diseo

R
E
Q
U
S
I
T
O
S

Gestin de
Recursos

Gestin
Comercial

Gestin
Estratgica

PROCESOS OPERATIVOS
Moldeo

Enfriamiento

Corte

Empaque

Recepcin
de Materia
prima

Seleccin y
Adecuacin

Escaldado

Despulpado

PROCESOS DE APOYO
Facturacin

Recursos
Humanos

Mantenimiento

Sistema de
Informacin

PROCESOS DE MEJORA

Mejoamiento
continuo

Control
Interno

Seguimiento

S
A
T
I
S
F
A
C
C
I

Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.

Con esta actividad se logr lo siguiente:

Identificar el alcance de una organizacin, teniendo en cuenta el estado
de la misma, sus recursos y sus necesidades.
Proponer una estructura documental de dicha empresa, basndose en
las actividades realizadas por la misma, y teniendo en cuenta los
requisitos contemplados en la norma internacional ISO 9001:2008.
Se elaboraron la poltica de calidad y los objetivos de calidad, haciendo
uso de la informacin relacionada con los recursos que cuenta la
empresa y sus necesidades, as como las necesidades y expectativas
del cliente.
Por ltimo se logr realizar el diseo del mapa de procesos con la
mencionada organizacin, identificando los procesos estratgicos,
fundamentales y de soporte, as como sealando los procesos clave
que estn relacionados con las actividades de dicha empresa.