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No es que los productos de BI sean mejores que las aplicaciones actuales: se trata de
sistemas con objetivos distintos, eficientes en sus respectivas ramas, pero que deben
complementarse para optimizar el valor de los sistemas de informacin.
Datos
Los datos son la mnima unidad semntica, y se corresponden con elementos
primarios de informacin que por s solos son irrelevantes como apoyo a la toma de
decisiones. Tambin se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no
dicen nada sobre el por qu de las cosas y no son orientativos para la accin.
Un nmero telefnico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin
un propsito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma
de una decisin. Los datos pueden ser una coleccin de hechos almacenados en
algn lugar fsico como un papel, un dispositivo electrnico (CD, DVD, disco
duro...), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologas de la
informacin han aportado mucho a recopilacin de datos.
Como cabe suponer, los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la
organizacin, pudiendo ser de carcter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o
cuantitativo, etc.
Informacin
La informacin se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen
un significado (relevancia, propsito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad
para quin debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se
pueden transforman en informacin aadindoles valor:
Contextualizando: se sabe en qu contexto y para qu propsito se
generaron.
Categorizando: se conocen las unidades de medida que ayudan a
interpretarlos.
Calculando: los datos pueden haber sido procesados matemtica o
estadsticamente.
Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.
Condensando: los datos se han podido resumir de forma ms concisa
(agregacin).
Por tanto, la informacin es la comunicacin de conocimientos o inteligencia, y es
capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus
juicios de valor y sus comportamientos.
Informacin
incertidumbre)
Conocimiento
Datos
Contexto
(aadir
valor)
Utilidad
(disminuir
la
de
marketing
de
compras
de
produccin
de
ventas
econmico-financiero
as
proyecciones,
ciertas
control
operaciones,
de
gestin,
que
suelen
tesorera,
incluir
balances
presupuestos,
y
cuentas
de
resultados.
Departamento
de
atencin
al
cliente
de
recursos
humanos
indicadores que al anlisis minucioso de informacin. Por otro lado, es muy comn
que un CMI sea controlado por la direccin general de una compaa, frente a otras
herramientas
de
Business
Intelligence
ms
enfocadas
la
direccin
departamental. El CMI requiere, por tanto, que los directivos analicen el mercado y
la estrategia para construir un modelo de negocio que refleje las interrelaciones
entre los diferentes componentes de la empresa (plan estratgico). Una vez que lo
han construido, los responsables de la organizacin utilizan este modelo como
mapa para seleccionar los indicadores del CMI.
en
cuatro
reas
perspectivas:
financiera,
cliente,
interna
aprendizaje/crecimiento.
La perspectiva financiera incorpora la visin de los accionistas y mide la
creacin de valor de la empresa. Responde a la pregunta: Qu indicadores
tienen que ir bien para que los esfuerzos de la empresa realmente se
transformen en valor? Esta perspectiva valora uno de los objetivos ms
Pese a que estas cuatro son las perspectivas ms genricas, no son "obligatorias".
Por ejemplo, una empresa de fabricacin de ropa deportiva tiene, adems de la
perspectiva de clientes, una perspectiva de consumidores. Para esta empresa son
tan importantes sus distribuidores como sus clientes finales.
Una vez que se tienen claros los objetivos de cada perspectiva, es necesario definir
los indicadores que se utilizan para realizar su seguimiento. Para ello, debemos
tener en cuenta varios criterios: el primero es que el nmero de indicadores no
supere los siete por perspectiva, y si son menos, mejor. La razn es que
demasiados indicadores difuminan el mensaje que comunica el CMI y, como
resultado, los esfuerzos se dispersan intentando perseguir demasiados objetivos al
mismo tiempo. Puede ser recomendable durante el diseo empezar con una lista
ms extensa de indicadores. Pero es necesario un proceso de sntesis para disponer
de toda la fuerza de esta herramienta.
No obstante, la aportacin que ha convertido al CMI en una de las herramientas
ms significativas de los ltimos aos es que se cimenta en un modelo de negocio.
El xito de su implantacin radica en que el equipo de direccin se involucre y
dedique tiempo al desarrollo de su propio modelo de negocio.
Clarifica cmo las acciones del da a da afectan no slo al corto plazo, sino
tambin al largo plazo.
Una vez el CMI est en marcha, se puede utilizar para comunicar los planes
de la empresa, aunar los esfuerzos en una sola direccin y evitar la
dispersin. En este caso, el CMI acta como un sistema de control por
excepcin.
Si los indicadores no se escogen con cuidado, el CMI pierde una buena parte
de sus virtudes, porque no comunica el mensaje que se quiere transmitir.
Existe el riesgo de que lo mejor sea enemigo de lo bueno, de que el CMI sea
perfecto, pero desfasado e intil.
Plan director
El plan director es un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte de
los responsables de una compaa (directivos, gerentes, empresarios...) cual ser la
situacin de la misma dentro un perodo de tiempo, generalmente de 5 a 10 aos.
El plan director es cualitativo: define las futuras cualidades (no las cantidades) de
la compaa, finalista: indica lo que se quiere conseguir, pero no cmo conseguirlo,
y atemporal: no establece plazos para alcanzar lo propuesto, a excepcin de la
propia vigencia del plan.
El plan director recoge tres puntos principales:
Productos y servicios: describe el catlogo de productos y/o servicios que
ofrecer la compaa a sus clientes, y en los que deben basarse sus ingresos en
el medio y en el largo plazo. Esta enumeracin debera ser visionaria, completa y
realista.
Mercado potencial: describe el perfil de los clientes que tendrn acceso a
los productos que ofrece la compaa (pblico final, empresas...), indicando el
segmento ms aproximado y sus caractersticas principales.
Ventajas competitivas: describe las caractersticas que deben situar a la
compaa en una situacin ventajosa con respecto a su competencia. Estas
ventajas deben ser, ante todo, difciles de imitar y sostenibles en el tiempo.
Aprenda ms sobre ventajas competitivas aqu.
En la prctica, el plan director se suele condensar en un documento escrito
(generalmente de menos de 10 pginas) que no es ms una instantnea del futuro
que los directivos quieren para su compaa.
El plan director es, por tanto, el eje central sobre el que se articularn otros
documentos de vital importancia para la empresa, como el plan estratgico o el
plan operativo anual.
Plan estratgico
El plan estratgico es un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte
de los responsables de una compaa (directivos, gerentes, empresarios...) cual
ser la estrategia de la misma durante un perodo de tiempo, generalmente de 3 a
5 aos.
El plan estratgico es cuantitativo: establece las cifras que debe alcanzar la
compaa, manifiesto: describe el modo de conseguirlas, perfilando la estrategia a
seguir, y temporal: indica los plazos de los que dispone la compaa para alcanzar
esas cifras.
El plan estratgico recoge tres puntos principales:
Objetivos: un objetivo es un hecho que no depende directamente de la
compaa, y que est formado por la ecuacin: cantidad a alcanzar + plazo para
conseguirlo. El verbo asociado a un objetivo es siempre conseguir:
- Conseguir una facturacin de 1.000.000 antes de 2.010.
- Conseguir incrementar la rentabilidad econmica un 10% durante 2.008.
- Conseguir una cuota de mercado del 40% antes de Noviembre de 2.007.
Los objetivos del tipo: "Optimizar los recursos empleados" o "Maximizar el
beneficio durante este ao" no son vlidos, ya que no indican una cantidad a
alcanzar y un plazo para conseguirlo. Tampoco sera correcto el objetivo: "Gastar
10.000 en renovar el equipamiento informtico durante Febrero", ya que eso
depende directamente de la compaa.
Polticas: una poltica es una conducta que marca la compaa, y que sirve
para describir su actitud, continuada en el tiempo, a la hora de enfrentarse a
situaciones de diversa ndole. El verbo asociado a una poltica es siempre
establecer:
- Establecer una poltica de cobros a 30 das y de pagos a 90 das.
- Establecer una poltica de contratacin para titulados con al menos 2 aos de
experiencia.
- Establecer una poltica retributiva basada en un 80% de retribucin fija y 20%
retribucin variable.
Existen muchos parmetros sobre los que se puede establecer la actitud de la
empresa, como la poltica de tesorera, la poltica de atencin al cliente, la
poltica de recursos humanos, la poltica de imagen corporativa, la poltica de
reparto de dividendos...
ejemplo,
para
el
caso
del
objetivo:
Mes
POA Acumulado
Real Acumulado
Desviacin
Enero
15.000
16.292
1.292
Febrero
30.000
26.488
-3.512
Marzo
50.000
41.351
-8.649
Abril
70.000
60.134
-9.866
Mayo
85.000
74.011
-10.989
Junio
100.000
88.506
-11.494
Julio
120.000
(-)
(-)
Agosto
150.000
Septiembre
170.000
Octubre
180.000
Noviembre
190.000
Diciembre
200.000
Esto es preciso hacerlo, naturalmente, para cada objetivo anual de cada entidad.
entre
todos
los
sistemas/departamentos
de
la
Otra diferencia fundamental radica en los usuarios a los que estn destinadas las
plataformas DSS: cualquier nivel gerencial dentro de una organizacin, tanto para
situaciones estructuradas como no estructuradas. (En este sentido, por ejemplo, los
CMI estn ms orientados a la alta direccin).
Por ltimo, destacar que los DSS suelen requerir (aunque no es imprescindible) un
motor OLAP subyacente, que facilite el anlisis casi ilimitado de los datos para
hallar las causas raices de los problemas/pormenores de la compaa.
de
informacin
gerencial
(MIS)
de
informacin
ejecutiva
(EIS)
expertos
basados
en
inteligencia
artificial
(SSEE)
Sistemas
de
apoyo
decisiones
de
grupo
(GDSS)
explorar
grandes
bases
de
datos,
de
manera
automtica
En el artculo Data Mining: Torturando a los datos hasta que confiesen, Luis Carlos
Molina proporciona una visin muy clarificadora sobre la minera de datos, incluyendo
interesantes ejemplos de aplicaciones de la misma. Recomendamos su lectura.
Datamart
Un
Datamart
es
una
base
de
datos
departamental,
especializada
en
el
puede
estar
montada
sobre
una
base
de
datos
OLTP,
como
el
propio
Datamart
OLAP
Se basan en los populares cubos OLAP, que se construyen agregando, segn los
requisitos de cada rea o departamento, las dimensiones y los indicadores
necesarios
de
cada
cubo
relacional.
El
modo
de
creacin,
explotacin
Datamart
OLTP
Datawarehouse
Un Datawarehouse es una base de datos corporativa que se caracteriza por
integrar y depurar informacin de una o ms fuentes distintas, para luego
procesarla permitiendo su anlisis desde infinidad de pespectivas y con grandes
velocidades de respuesta. La creacin de un datawarehouse representa en la
mayora de las ocasiones el primer paso, desde el punto de vista tcnico, para
implantar una solucin completa y fiable de Business Intelligence.
La ventaja principal de este tipo de bases de datos radica en las estructuras en las
que se almacena la informacin (modelos de tablas en estrella, en copo de nieve,
cubos relacionales... etc). Este tipo de persistencia de la informacin es homognea
y fiable, y permite la consulta y el tratamiento jerarquizado de la misma (siempre
en un entorno diferente a los sistemas operacionales).
El trmino Datawarehouse fue acuado por primera vez por Bill Inmon, y se traduce
literalmente como almacn de datos. No obstante, y como cabe suponer, es mucho
ms que eso. Segn defini el propio Bill Inmon, un datawarehouse se caracteriza
por ser:
Integrado: los datos almacenados en el datawarehouse deben integrarse
en una estructura consistente, por lo que las inconsistencias existentes entre
los diversos sistemas operacionales deben ser eliminadas. La informacin
suele estructurarse tambin en distintos niveles de detalle para adecuarse a
las distintas necesidades de los usuarios.
Temtico: slo los datos necesarios para el proceso de generacin del
conocimiento del negocio se integran desde el entorno operacional. Los
datawarehouse,
elaboracin
de
programas
de
extraccin
de
la
ltimo,
destacar
que
para
comprender
ntegramente
el
concepto
de
sistemas
OLTP
son
bases
de
datos
orientadas
al
procesamiento
de
transacciones. Una transaccin genera un proceso atmico (que debe ser validado
con un commit, o invalidado con un rollback), y que puede involucrar operaciones
de insercin, modificacin y borrado de datos. El proceso transaccional es tpico de
las bases de datos operacionales.
El acceso a los datos est optimizado para tareas frecuentes de lectura y
escritura. (Por ejemplo, la enorme cantidad de transacciones que tienen que
soportar las BD de bancos o hipermercados diariamente).
Los datos se estructuran segn el nivel aplicacin (programa de gestin a
medida, ERP o CRM implantado, sistema de informacin departamental...).
Los formatos de los datos no son necesariamente uniformes en los
diferentes departamentos (es comn la falta de compatibilidad y la
existencia de islas de datos).
El historial de datos suele limitarse a los datos actuales o recientes.
Los datos se estructuran segn las reas de negocio, y los formatos de los
datos estn integrados de manera uniforme en toda la organizacin.
El historial de datos es a largo plazo, normalmente de dos a cinco aos.
Empresa conservera
Este caso prctico se refiere a uno de las mayores empresas conserveras de Galicia,
con presencia internacional, ms de 500 empleados y cerca de 100.000.000 de
facturacin.
A pesar de que en el sector conservero es bien conocida la estacionalidad de las
ventas (el consumo de atn en conserva se dispara en verano, debido a su
participacin en las ensaladas) y en diciembre (con motivo de la navidad), esta
empresa no haba sido capaz de optimizar la cantidad de producto finalizado que
deba almacenar en stock para maximizar sus beneficios.
Mediante la implantacin de un sistema de soporte a la decisin (DSS), y tras el
anlisis minucioso de los datos histricos que guardaba la compaa, result posible
redisear todo el proceso logstico y de almacenamiento productivo hasta el punto
de incrementar la rentabilidad econmica de la misma (independientemente de la
produccin y la demanda) en un 10%.
Cadena de supermercados
Una conocida cadena de supermercados gallegos ha recurrido a un sistema de
Business Intelligence para averiguar cul era el perfil de sus clientes ms rentables
e intentar hacer lo posible para fidelizarlos.
Para ello, una de las primeras acciones que llev a cabo fue la creacin de una
"tarjeta descuento", que vinculara a los clientes con el club del supermercado. Para
poder optar a esta tarjeta, cada cliente deba facilitar sus datos personales bsicos
(edad, sexo, origen...) y unos datos complementarios de sus preferencias. A
cambio reciba descuentos eventuales en sus compras.
Tras haber acumulado una relevante cantidad de datos, lleg el momento de
extraer la informacin requerida mediante un sistema de soporte a la decisin.
Entre las rarezas obtenidas en los resultados, cabe destacar que el perfil ideal de
cada cliente tena sustanciales diferencias en funcin de la ubicacin geogrfica, a
pesar de que el lmite del anlisis era dentro de la propia Galicia.
Cooperativa lechera
En una cooperativa lctea de origen gallego, cuyos productos se publicitan en TV a
nivel nacional, se haban desatado las alarmas debido a las grandes desviaciones
econmicas existentes, cada ao, entre los parmetros estimados en enero y los
resultados analizados doce meses ms tarde.
Finalmente, para resolver el problema y potenciar al mximo sus sistemas
informticos tradicionales, la cooperativa decidi implantar un cuadro de mando
integral (Balanced Scorecard) y realizar un seguimiento minucioso de sus objetivos
estratgicos. Tras ocho meses desde la puesta en produccin del sistema,
consiguieron encontrar el origen de las desviaciones y tomar las acciones oportunas
para enderezar la trayectoria operativa de la empresa.
Por otro lado, y como efecto colateral estrechamente relacionado, el sistema ha
permitido analizar el impacto en las ventas de cada una de sus campaas
publicitarias. Basndose la informacin contenida en sus propias bases de datos, la
cooperativa ha conseguido desde entonces adaptar su publicidad para incrementar
en un 8% su cuota de mercado.
Operador de telecomunicaciones
Este ejemplo hace referencia a uno de los mayores operadores de telecomunicacin
del mundo, con ms de 91 millones de clientes en 220 pases de los cinco
continentes. Esta organizacin cuenta con 190.000 empleados y ofrece una gama
completa de servicios de telecomunicaciones: telefona local, internacional y mvil;
internet y multimedia; transporte de datos; y difusin de TV por cable.
En los ltimos aos, la empresa ha venido utilizando los sistemas informticos
como un arma estratgica fundamental en la batalla entre operadores de
telecomunicaciones. El objetivo de una de sus principales iniciativas ha sido reducir
Peluquera local
Una peluquera de Santiago de Compostela llevaba dos aos abierta al pblico.
Durante todo ese tiempo, las dueas, dos chicas jvenes y emprendedoras, haban
trabajado todos los das de la semana (a excepcin, naturalmente, de los
domingos) para sacar adelante su negocio.
Al haber estabilizado su cartera de clientes decidieron descansar un da ms a la
semana. Su primera opcin fue cerrar los lunes, como las dems peluqueras de la
zona. No obstante, decidieron basar su decisin en la informacin histrica que
haban recogido en su pequea aplicacin de citas.
Los resultados obtenidos fueron contundentes, ya que el lunes result ser el cuarto
da ms rentable de la semana (probablemente como consecuencia del cierre de la
competencia). Finalmente, el da elegido para descansar fue el martes.
es
eliminar
las
conjeturas
la
ignorancia
en
los
ambientes
cash-flow,
etc
Con
el
business
intelligence,
todos
los