QU ES UN PROYECTO?

UN PROYECTO ES UN CONJUNTO DE:

- FASES
- EVENTOS
- ACTIVIDADES
- TAREAS
*DE NATURALEZA CONCRETA O ABSTRACTA.
*DEBIDAMENTE PLANEADAS Y COORDINADAS.
* CON LMITES Y ALCANCES DEFINIDOS.
*EN UN AREA O CAMPO DETERMINADO.
CUYO OBJETIVO ES SATISFACER NECESIDADES HUMANAS, DENTRO DE UN MARCO DE
REFERENCIA PREVIAMENTE ESTABLECIDO.
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado
nico
(PMBoK3-2004)
-

Temporal > significa que cada proyecto tiene comienzo definido y un final definido.
nico > Un proyecto crea productos entregables nicos. La presencia de elementos
repetitivos no cambia la condicin fundamental de nico del trabajo de un proyecto.
Elaboracin gradual > Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante
incrementos.

Definicin de Proyecto.
Proceso nico que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas
de comienzo y terminacin, que se emprenden para suministrar un producto que cumpla
requisitos especficos, dentro de tiempo, costo y recursos.
ICONTEC-NTC 10006)
CARACTERISTICA DE LOS PROYECTOS
Un proyecto:
-

Tiene un objetivo bien definido, un resultado o producto esperado.

Se lleva a cabo mediante una serie de paquetes de trabajo actividades interdependientes.
Tiene un marco de tiempo especfico.
Utiliza varios recursos para la ejecucin de las actividades.
Puede ser un intento nico.
Tiene un cliente.
Incluye un grado de incertidumbre.

TIPOS DE PROYECTOS
De infraestructura:
Edificacin
Urbanizacin
Caminos

De Investigacin:

Cientficos
Tecnolgicos
Econmicos y Sociales

Puentes
Tneles
Comunicaciones
Puertos
Aeropuertos
Represas

De Informtica:

Sistemas de
Informacin
Sistemas de Control
Creacin de Software

NATURALEZA DEL TRABAJO DEL PROYECTO: PRODUCTO Y TRABAJO

> Tipo de producto esperado del proyecto.
> Tipo de trabajo requerido para producirlo.
Tipo de producto esperado del proyecto:
- Tangible
- Intangible
Tipo de trabajo requerido para producirlo:
- Artesanal
-Intelectual
PROYECTO TIPO 1: TANGIBLE-ARTESANAL
CARACTERISTICAS:
- Mucho esfuerzo repetitivo.
- Se aplica la lgica lineal.
- Efectos de la curva de aprendizaje.
- Se aprende haciendo.
- Recursos predecibles.
- Costos relativamente altos.
EJEMPLOS: Proyectos de infraestructura, Ensamble de vehculos y electrodomsticos prototipos.
PROYECTO TIPO 2: INTANGIBLE-ARTESANAL
CARACTERISTICAS:
- Basados en modelos previos.
- No hay iteracin, solo correcciones.
- Recursos predecibles.
- Costos de reproduccin relativamente bajos.
EJEMPLOS: Proyectos tpicos de sistemas o mejoramiento de software, Revisin de manuales de
polticas o procedimientos, plan de cierre de una oficina o dependencia.
PROYECTO TIPO 3: TANGIBLE-INTELECTUAL
CARACTERISTICAS:
- No se ha realizado antes.
- Sujeto a lgica lineal.
- Requiere iteracin.
- Recursos no muy predecibles.
- Los costos pueden ser altos o bajos.

EJEMPLOS: Inventos de nuevos productos, dispositivos o aparatos. Desarrollo de productos

generados en I&D.
PROYECTOS TIPO 4: INTANGIBLE-INTELECTUAL
CARACTERISTICAS:
- No repetitivo, primero en su clase.
- Esfuerzo creativo.
- Mnima repeticin en su creacin.
- Recursos impredecibles.
- Exploratorio.
- Costos impredecibles.
EJEMPLOS: Nuevo proceso tecnolgico, nuevo software, nuevo algoritmo, nueva teora, idea,
etc
BENEFICIOS DE ESTA TIPOLOGIA
Por la valoracin cuidadosa de los tipos de proyectos es posible determinar:
-

La mejor planeacin y enfoque organizacional.

El ms apropiado estilo de administracin.
La mejor forma de proceso o diseo del CVP.
El ms adecuado lder para el proyecto.

QUE REALMENTE CONSTITUYE A UN PROYECTO EXITOSO?

El xito de un proyecto incluye el logro de sus resultados.
- A tiempo.
- Dentro del presupuesto.
- Al nivel apropiado de especificacin (calidad).
- A satisfaccin del cliente.
- Sin causar disturbios con el flujo de trabajo principal de la organizacin.
- Mejorando la cultura de la organizacin.
CATEGORIAS PRMARIAS DE XITO.
El estudio de Shenhar, Dvir y Levy revela cuatro categoras:
Eficiencia del proyecto: Objetivos internos del proyecto.
Beneficio para el cliente/consumidor: En el inmediato y largo plazo.
Impacto en el negocio: Contribucin directa para la organizacin (observable en el mediano
plazo).
Oportunidad en el futuro: Competitividad o ventaja tcnica esperada en largo plazo.
FACTORES CRITICOS DE EXITO
-

Metas y misin del proyecto claramente definidas.

Respaldo de la alta direccin.
Un gerente de proyectos competente.
Un equipo de proyectos competente.
Recursos suficientes.

Participacin y consultas clientes/consumidores.

Buena comunicacin.
Sensibilidad hacia los clientes.
Supervisin y retroalimentacin apropiadas.
Tecnologas apropiadas.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

**Ciclo de Vida de un Proyecto, es el nombre dado al progreso constante de un
proyecto desde su comienzo hasta su terminacin.**
> El CVP est dividido en fases, despus en etapas.
> La palabra ciclo sugiere movimiento circular, pero el progreso es lineal.
> Sin embargo, algunas fases de la mayora de los proyectos involucra iteracin en
mayor o menor grado dependiendo del tipo de proyecto.
Qu es una iteracin?
En trabajo de proyectos:
Una distinta serie de actividades diseadas para proponer ideas, revisar muestras, o
mdulos y componentes, para probar antes de convertirse en el producto final del
trabajo.
La esencia de la iteracin es para repetir la secuencia y producir resultados
sucesivamente ms cercanos al producto requerido
En qu consiste un CVP?
Es generalmente aceptado que:
Un CVP consiste de dos amplios perodos cada uno de dos fases (cuatro fases en
total).
El primer perodo involucra > conceptualizacin, validacin y planeacin.
El segundo perodo involucra > * implementacin, ejemplo: ejecucin del producto,
seguido de la *transferencia al consumidor o cliente del proyecto.
Cules son algunos de los nombres dados a las fases?

< Caractersticas
comunes de los CVP.
En trminos generales,
las fases son secuenciales y,
normalmente estn definidas por
alguna forma de transferencia de
informacin tcnica o transferencia
de componentes tcnicos.

< Nivel de costo y de personal.

< Nivel de influencia de los interesados

< Costo de los cambios

< Cruce curvas costo modificaciones e

influencia interesados

Actividades en cada
fase del CVP
Proyecto prototipo

Son las fases del CVP realmente diferentes?

En general:
- Las actividades (como se vio en la tabla anterior) dentro de cada fase tienden a ser bastante

distintas
- Requieren de diferentes niveles de administracin.
- Y, diferentes habilidades gerenciales.
Adicionalmente: La transicin de una fase a la siguiente se hace por aprobacin y satisfaccin
del cliente.
Relacin del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida del producto.
El ciclo de vida del producto comienza con el plan de negocio, pasa por la idea, hasta llegar al
producto, las operaciones y la retirada del producto.
El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el producto.
Proyectos adicionales pueden incluir una actualizacin del rendimiento del producto
ATRIBUTOS DE CADA FASE DEL CVP
Fase 1: Identificar una necesidad. Idea. Concepto (C)
Sentido de visin.
Fase 2: Desarrollo de la idea dentro de un prctico plan (D)
Escuchar, analizar, alinear, planear, entregar.
Fase 3: Ejecutar el plan (E)
Produccin, coordinacin, cooperacin, probar.
Fase 4: Terminacin del proyecto (T)
Transferir el producto y la informacin. Cerrar.
PROCESO
Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un
conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios
Entrada > Tcnica y Herramientas > Salida.
PROCESOS DEL PROYECTO
Procesos orientados al producto =
* Se especifican y crean el producto del proyecto.
* Los procesos orientados al producto comnmente se definen de acuerdo con el ciclo de vida del
proyecto y varan segn el rea de aplicacin (construccin, biociencia, consultora, desarrollo de
software, industria farmacutica).
GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION.
*El grupo de Procesos de Iniciacin se compone de procesos que facilitan la autorizacin formal
para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.
*Los procesos de iniciacin, por lo general, se realizan fuera del mbito de control del proyecto
por la organizacin, lo cual puede hacer indefinidos los lmites del proyecto en lo que se refiere a
entradas iniciales del proyecto.

El grupo
Procesos
Iniciacin incluye los siguientes procesos:
- Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)
- Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar.

de
de

GRUPO DE PROCESOS DE PLANEACION.

> El equipo de gerencia del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planeacin, y los procesos e
interacciones que lo componen, para planear y gestionar con xito un proyecto para la
organizacin.
> Los procesos de planeacin desarrollan el plan de gestin del proyecto.
> Estos procesos tambin identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del
proyecto y planean las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecucin
El Grupo de Procesos de Ejecucin se compone de > los procesos utilizados para completar el
trabajo definido en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del
proyecto.
Este Grupo de Procesos implica > coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar las
actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestin del proyecto.
Este Grupo de Procesos tambin > aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del
proyecto e implementa los cambios aprobados
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

- El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control se compone de > aquellos procesos realizados

para observar la ejecucin del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles
problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para
controlar la ejecucin del proyecto.
- El beneficio clave de este Grupo de Procesos es > que el rendimiento del proyecto se observa
y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestin del
proyecto.
Grupo de Procesos de Cierre
- El Grupo de Procesos de Cierre incluye > los procesos utilizados para finalizar formalmente
todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto
terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.
- Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se
completan dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase
del proyecto, segn corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un
proyecto o fase del proyecto.
Ciclo de Vida de los Proyectos.
Corresponde a un proceso de transformacin de ideas en soluciones concretas para la provisin
de bienes o servicios que mejor resuelvan necesidades o problemas detectados.
Fases del Proceso.
El ciclo de vida del proyecto se inicia con la identificacin del problema, necesidad u
oportunidad que requiere una solucin.
> Se compone de las siguientes fases:
Pre - inversin > Inversin > Operacin > Evaluacin Ex Post.

Fase de Pre - Inversin.**

Corresponde al proceso de elaboracin de los estudios y anlisis necesarios para la preparacin
(o formulacin) y evaluacin del proyecto que permite resolver el problema o atender la
necesidad que le da origen.
El resultado es una decisin de realizar o no un proyecto o inversin.
Idea > Perfil > Pre factibilidad > Factibilidad.
* Etapa de idea. > Corresponde a una primera aproximacin al problema, necesidad u
oportunidad y a su resolucin.
*Etapa de Perfil. >
Se realiza la preparacin y evaluacin de las posibles alternativas de solucin, partiendo de
informacin que proviene principalmente de fuentes de origen secundario.
Como resultado de la etapa se pretende:
- Descartar las alternativas no factibles,
- Seleccionar alternativas posiblemente factibles y avanzar a la siguiente etapa,
- Seleccionar aquella alternativa que es tcnica y econmicamente mejor entre las alternativas

estudiadas y pasar a la etapa de diseo en la fase de inversin del proyecto..

- Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisin por la autoridad.

* Etapa de Pre Factibilidad. >

En esta etapa se realiza una evaluacin ms

completa y profunda de las alternativas identificadas en la etapa de
perfil y de las posibles soluciones.
Como resultado de la etapa se pretende:
- Descartar las alternativas no factibles.
- Seleccionar aquella alternativa que es tcnica y econmicamente mejor
y pasar a la etapa de factibilidad o diseo.
- Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisin por la
autoridad.
* Etapa de Factibilidad. > En esta etapa se perfecciona y precisa la mejor
alternativa identificada en la etapa de pre-factibilidad, sobre la base de
informacin primaria recolectada especialmente para este fin.
Como resultado de la etapa se pretende:
Pasar a la etapa de diseo en la fase de inversin del proyecto.

*Esquema de la pre inversin. (Nivel de estudio de la pre - inversin)

Certidumbre y Costo de Decidir.

El objetivo principal de la fase de pre - inversin, es aumentar
certidumbre, recabando la informacin suficiente y necesaria para
tomar la mejor decisin desde el punto de vista
tcnico
econmico.
En la medida que se requiera mayor precisin, tanto en calidad
como en cantidad, el costo de este proceso va en aumento.
La fase de Pre inversin asegura:
- Que el proyecto es una buena solucin al problema planteado.
- Que la alternativa seleccionada es ms conveniente que las desechadas y que no hay a
disposicin otra alternativa mejor.
- Que el proyecto demuestra estndares tcnicos e indicadores de rentabilidad eficientes
respecto a proyectos similares.
*Los proyectos pueden sufrir cambios durante esta fase (aplazar inicio, fusionarse con proyectos
complementarios, no ejecutarse, etc)*
Fase de Inversin.**
Considera todas las acciones destinadas a materializar la solucin formulada y evaluada como
conveniente.

+Consta de dos etapas:

- Diseo de arquitectura, ingeniera y especialidades y presupuesto detallado de las obras.
- Ejecucin de obras.
Fase de Operacin.**
En esta fase el proyecto adquiere su realizacin objetiva, es decir, que la unidad productiva
instalada inicia la generacin del producto, bien o servicio, para el cumplimiento del objetivo
especfico orientado a la solucin del problema.
Fase de Evaluacin de Resultados (Evaluacin Ex post).**
Se evala si el proyecto es la accin-respuesta al problema, oportunidad o necesidad.
Para ello, es necesario verificar despus de un tiempo razonable de su operacin, si
efectivamente el problema ha sido solucionado por la intervencin del proyecto.
> Ciclo de vida y mbitos de la Evaluacin Ex post.

> Ciclo de Vida y Tipo de Evaluacin.

> Fases segn el tipo de proyecto.

MARCO LOGICO
El Sistema de Marco Lgico es una de las herramientas principales que utilizan las instituciones
para disear y planificar sus proyectos o programas y se compone de una secuencia de 5 pasos
metodolgicos.
Los 5 pasos metodolgicos del Marco Lgico son:
- El Anlisis de Involucrados
- El Anlisis de Problemas.
- El Anlisis de Objetivos
- El Anlisis de Alternativas.
- La Matriz del Marco Lgico.
Para qu diseamos proyectos y programas?
Los proyectos se disean porque existe un problema de desarrollo, un obstculo al desarrollo.
Ese obstculo se genera porque existe un servicio pblico deficiente o inexistente. Muchas veces
hay consenso de que la situacin actual es insatisfactoria, que se requiere un cambio.
A esa situacin insatisfactoria la llamamos Situacin Actual.
Si existe una situacin actual insatisfactoria, podemos decir que existe tambin una Situacin
Futura Deseada que sera el resultado de una intervencin diseada para mejorar algunos o
todos los elementos de la situacin actual.
Esa intervencin es un proyecto o un programa, que se ejecuta en el corto y mediano plazo para
lograr en el mediano y largo plazo la situacin deseada.
> Las dos herramientas para diagnosticar de la manera ms objetiva posible la Situacin Actual
son:
- El anlisis de involucrados, y
- El anlisis de problemas.
Mediante estos dos pasos alcanzamos la identificacin del problema.
>Las dos herramientas para especificar la Situacin Deseada son:
- El anlisis de objetivos y
- El anlisis de alternativas.
- El resultado de estos pasos es la identificacin de un proyecto.
La Matriz de Marco Lgico:
Resume todo lo discutido en los cuatro pasos anteriores y se agrega informacin sobre lo que se
va a monitorear, lo que se va a evaluar y el alcance de la responsabilidad del gerente del
proyecto.
La MML es una herramienta para:
- la concepcin
- el diseo
- la ejecucin
- el seguimiento de desempeo y
- la evaluacin de un proyecto.
Debe ser revisada, modificada y mejorada en todo el proceso de diseo y ejecucin.

I. Anlisis de Involucrados.
Este anlisis se hace para identificar y esclarecer qu grupos y organizaciones estn directa o
indirectamente involucrados en el problema de desarrollo especfico que intentamos resolver,
para tomar en consideracin sus intereses, su potencial y sus limitaciones.
II. Anlisis de los problemas.
- Analizar la situacin actual relacionada con el problema de desarrollo seleccionado.
- Identificar los problemas principales en torno al problema de desarrollo y las relaciones causaefecto entre ellos.
- Visualizar las relaciones de causalidad y sus interrelaciones en un diagrama (rbol de
problemas).
III. Anlisis de los objetivos.
El anlisis de objetivos lo usamos para:
1. Describir una situacin que podra existir despus de resolver los problemas
2. Identificar las relaciones medio-fin entre objetivos
3. Visualizarlo en un diagrama
IV. Anlisis de alternativas.
El anlisis de alternativas consiste en identificar estrategias alternativas a partir del rbol de
objetivos, que si son ejecutadas, podran promover el cambio de la situacin actual a la situacin
deseada.
Despus de identificadas las distintas estrategias se debe evaluar cada una con varias
herramientas de anlisis que en realidad son filtros para ir seleccionando.

V MATRIZ DE MARCO LGICO.

FIN - PROPOSITO - COMPONENTES - ACTIVIDADES.
>FIN. Todo proyecto responde a un problema u obstculo al desarrollo, que ha sido detectado.
El Fin expresa la solucin del problema de desarrollo que ha sido diagnosticado.
Es muy importante delimitar el grado en que el proyecto contribuye a dicho fin
>PROPOSITO. El logro del propsito contribuir a alcanzar el Fin.
- Es el efecto directo que se espera a partir del perodo de ejecucin.
- Es el cambio que fomentar el proyecto. Es un efecto de nuestros productos o componentes y
puede y debe ser medido.
- Es lo que esperamos que ocurra cuando los beneficiarios del proyecto utilicen los productos que
les entregamos.
>COMPONENTES (PRODUCTOS). Son los resultados especficos del proyecto: obras, estudios,
servicios, capacitacin, etc., que debe producir el ejecutor con el presupuesto asignado. Cada
componente debe ser necesario para lograr el propsito y debe ser razonable suponer que si
todos los componentes son producidos de la manera planeada se cumplir el propsito.
>ACTIVIDADES. Son aquellas que la gerencia o conduccin del proyecto deben asegurar que
se lleven a cabo para producir cada uno de los componentes.
- Se coloca cada actividad requerida para un componente en orden cronolgico y se estima el

tiempo y recursos requeridos para realizarla. En la MML la ejecucin est directamente

relacionada con el diseo
>> INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE.
- Es la especificacin cuantitativa o cualitativa utilizada para medir el logro de un objetivo. Debe
ser aceptada colectivamente por los involucrados como adecuada para medir los logros del
proyecto.
Los indicadores deben tener 4 atributos crticos: Prctico, Independiente, Focalizado, Verificable
objetivamente.
>> MEDIOS DE VERIFICACIN.
- La columna de Medios de Verificacin contiene datos de dnde puede la entidad ejecutora o el
evaluador obtener informacin sobre la situacin, el desempeo o comportamiento de cada
indicador durante la ejecucin del proyecto. Ello requiere que los diseadores del proyecto
identifiquen fuentes de informacin o dispongan que se recoja informacin, posiblemente como
actividad del proyecto, con su costo correspondiente.
>> SUPUESTOS
- La columna de supuestos se refiere a la pregunta, cmo podemos manejar los riesgos?
- Los riesgos existen: financieros, sociales, polticos, ambientales, institucionales climatolgicos,
etc y pueden llevar a que el proyecto fracase. El equipo de diseo del proyecto debe identificar
los riesgos en cada fase, actividades, componentes propsito y fin.
- El riesgo se expresa, convencionalmente, como un supuesto que debe ocurrir, es decir, como
un riesgo negado u objetivo, para poder continuar con el nivel siguiente en la jerarqua de
objetivos.
Una matriz de Marco lgico tiene una doble lgica:
1. La primera, vertical, que nos muestra las relaciones causa efecto entre nuestros objetivos de
distinto nivel.
Si empezamos desde abajo, leemos: es necesario realizar las actividades para producir
resultados, y as sucesivamente.
2. La segunda, horizontal, que nos muestra que no es suficiente cumplir con las actividades para
obtener los productos sino que adems deben ocurrir los supuestos de nivel de actividad para
contar entonces con las condiciones necesarias y suficientes.

> Por qu fracasan los proyectos?

-

Falta de precisin en los objetivos.

Visin incompleta del alcance
Carencia de recursos (humanos, tiempo, logsticos, etc.)
Requerimientos incorrectos o incompletos
Seleccin de tecnologas inadecuadas.
Limitacin en los procesos de comunicacin.
Modelo inadecuado de organizacin.
Conflictos entre miembros dentro del proyecto
Problemas con proveedores
Errores en el dimensionamiento del proyecto
Problemas de liderazgo del grupo del gerente.
Fallas en el planeamiento, programacin y control. Etc.

Qu es un proyecto?

El proyecto en el contexto de su ejecucin, corresponde a la aplicacin de conocimientos,

habilidades, herramientas y tcnicas a las acciones que se realizan para lograr una nueva
capacidad instalada, satisfaciendo a propietarios y usuarios.

Qu es gerencia un proyecto?
Es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas requeridas para entregar
la nueva capacidad instalada, logrando satisfacer o superar las expectativas y necesidades de
los propietarios.
> Las cuatro reas de Conocimiento Principales: Alcance, tiempo, costo y calidad.
> Las cuatro reas de Conocimiento Facilitadoras: Recursos humanos, riesgos, compras o
procura, comunicacin.
*Definicin del proyecto *
Constituyen los lineamientos iniciales que establecen de mutuo acuerdo, los propietarios y la
firma o el profesional que se har responsable de la gerencia.
* El plan determina lo que se debe lograr (objetivos) y la forma para alcanzarlo.*