CDIGO

DESCRIPCIN DE RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS

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VERSIN
10

DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

ELABOR
Equipo de analistas de procesos
organizacionales
FECHA

APROB

FECHA

REVIS
Coordinador de Gestin de la Arquitectura
de Procesos
FECHA

13-feb-2015

24-abr-2015

13-feb-2015

Rector

I. IDENTIFICACIN DEL EMPLEO

Secretaria 1 (Secretaria 1, Secretaria Supernumeraria 1, Auxiliar Museo)
Asistencial
Asistencial Procesos Administrativos
Carrera Administrativa
66

Denominacin
Nivel
Rol
Clasificacin del empleo
N de plazas
Proceso en el que participa
Gestin
de
comunicacin

informacin

Plazas
y

1
1

Ubicacin administrativa

Dependencia

Direccin de Gestin Logstica y

Gestin Logstica para la Investigacin
de Infraestructura
Direccin de Gestin Logstica y Direccin de Gestin Logstica y de
de Infraestructura
Infraestructura

Centro de
Costos
10601105
10601101

Direccin de Gestin Logstica y

Gestin de Soluciones Logsticas
de Infraestructura

10601103

Gestin del Financiamiento

Seccin de presupuesto

10401104

Direccin
Institucional

Desarrollo del Talento Humano

10701103

Vicerrectora de Docencia

Vicerrectora de docencia

20101601

Vicerrectora de Docencia

Departamento de bibliotecas

20101602

Facultad de Educacin

Departamento de extensin y educacin

a distancia

22001206

28

Facultad de Medicina

Decanatura de medicina

20701601

Escuela Nutricin y Diettica

Facultad de Salud Pblica

Facultad de Enfermera

Facultad de Enfermera

Departamento de formacin profesional

20901202

Escuela de Microbiloga

Centro de investigacin y extensin

22101301

Facultad de Ciencias Agrarias

Decanatura facultad de ciencias agrarias

21201601

Facultad de Ingenera
Facultad de Ciencias
Naturales
Facultad de Ciencias
Naturales
Facultad de Ciencias
Naturales
Facultad de Ciencias
Naturales

Decanatura de ingeniera

21301601

Instituto de fsica

21401202

Instituto de biologa

21401203

Instituto de qumica

21401204

Seccin herbario

21401205

1
2
1
1

de

Desarrollo

Exactas y
Exactas y
Exactas y
Exactas y

Direccin de escuela de nutricin y

diettica
Decanatura facultad nacional de salud
publica
Departamento de formacin bsica
profesional

22201601
21001601
20901201

Bienestar Universitario

Departamento de desarrollo humano

10801502

Bienestar Universitario

Departamento de promocin de salud y

prevencin de la enfermedad

10801503

Bienestar Universitario

Departamento de deportes

10801506

Vicerrectora de Extensin

Museo universitario e histrico

20301401

II. DESCRIPCIN DEL EMPLEO

CDIGO

DESCRIPCIN DE RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS

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VERSIN

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Misin
Ejecutar y verificar las actividades de apoyo y complementarias en el proceso de gestin de informacin y comunicacin,
de acuerdo con las polticas y directrices establecidas, para ofrecer el servicio de manera oportuna, pertinente y amable, el
logro de la satisfaccin de los usuarios, el mejoramiento continuo y la proyeccin de los productos y servicios; para el
desarrollo de una cultura de servicio al pblico.
Responsabilidades / Elementos de competencia (logros de desempeo especficos).
Ejecutar y hacer seguimiento a las actividades y tareas definidas en los procesos y proyectos en los que
1.
participa, asegurando su coherencia con los planes de accin y operativos, para el logro de los objetivos
institucionales.
1.1

Realizar las actividades y tareas de los procesos en los que participa con base en los lineamientos establecidos.

1.2

Hacer uso adecuado de los recursos para lograr ndices de eficiencia que permitan el cumplimiento de los
requisitos en los procesos en los que participa.

1.3

Ejecutar acciones tendientes al mejoramiento continuo de los procesos con base en la deteccin, correccin y
prevencin de las variables crticas que los afecten.

2.

Desarrollar las actividades de apoyo y complementarias de promocin de los productos y servicios con el
fn de establecer relaciones de mutuo beneficio.

2.1

Efectuar las actividades de promocin y difusin de los productos y servicios, para el cumplimiento de la
programacin.

2.2

Mantener la disponibilidad de los productos y servicios para apoyar las actividades de universidad-empresa-estado.

3.

Aplicar las herramientas tcnicas y tecnologas definidas, para la generacin de los cambios
organizacionales requeridos con el fin de asegurar el mejoramiento y modernizacin del proceso.

3.1

Asistir y tomar parte activa en los eventos definidos para el desarrollo de las competencias y reflejarlo en el
quehacer cotidiano.

3.2

Aplicar los mecanismos definidos para el mejoramiento, la modernizacin y la innovacin en los procesos.

4.

Aplicar los mecanismos de control necesarios para la evaluacin de la gestin organizacional, de acuerdo
con las polticas establecidas.

4.1

Hacer el seguimiento a las actividades y tareas del proceso en el que participa, para garantizar su cumplimiento y
efectuar los ajustes necesarios.

4.2

Hacer medicin de las variables crticas que afectan los requisitos establecidos en el proceso que participa, para
garantizar su cumplimiento y establecer mecanismos de mejora.

4.3

Proteger y dar buen uso a los equipos e implementos de oficina, para prolongar su vida til.

Las dems responsabilidades de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el rea de desempeo que sean
propias o se deriven del desarrollo del proceso.
Criterios de desempeo (Caractersticas en la forma de ejecucin y sus resultados que evidencian la competencia).
5.

Cumplimiento de los objetivos de trabajo en el tiempo esperado.

Logro de las metas del proceso en el tiempo programado.
Actividades de apoyo y completarias cumplidas eficazmente en el tiempo esperado.
Aplicacin de herramientas tcnicas y tecnolgicas con acierto.
Productos y servicios con cumplimiento de especificaciones.
III. NATURALEZA Y ALCANCE DE LAS RESPONSABILIDADES
Principales decisiones
No corresponde.
Principales propuestas
Frecuentemente realizar propuestas en torno a la mejora de la atencin y servicio al pblico.
IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Internamente interacta con las dependencias acadmicas y administrativas.

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VERSIN
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Externamente interacta con los usuarios de los servicios.

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VERSIN
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V. PERFIL DE COMPETENCIAS
COMPETENCIAS TCNICAS
Ttulo o Diploma otorgado por institucin aprobada por el Ministerio de Educacin Nacional, en tcnica o tcnica
profesional en secretariado general, secretariado bilinge, secretariado bilingue sistematizado, secretariado
ejecutivo, secretariado comercial, secretariado comercial bilinge, gestin empresarial, gestin administrativa;
tcnicas en administracin microempresarial, contabilidad sistematizada, sistemas, anlisis y programacin de
computadores, gestin humana, administracin de empresas, contadura sistematizada o gestin secretarial y
Educacin:
administrativa. O un mnimo de 1000 horas de educacin no formal otorgadas por entidades autorizadas por el
SENA en habilidades relacionadas con:a) Administracin de recursos fsicos, b) anlisis y produccin de
informacin, y c) coordinacin de actividades gerenciales. O certificado de competencia laboral, certificado de
aptitud profesional, con un mnimo de 1000 horas de educacin en secretariado comercial, secretariado general o
secretariado ejecutivo.
Acreditar y/o demostrar formacin en:
a) Competencia lengua extranjera:
Formacin:
No corresponde.
b) Habilidades informticas y tecnolgicas:
Manejo de aplicativos de oficina: Procesador de palabras, hoja electrnica, presentacin con diapositivas, bases
de datos, correo electrnico, internet.
c) Habilidades tcnicas y metodolgicas:
Sistemas de Gestin de Calidad.
Atencin al cliente.
Gestin de archivos.
Estrategias de comunicacin.
En el momento de la seleccin se determinar de acuerdo con los certificados aportados, la conveniencia de
demostrar la formacin mediante evaluacin.
Experiencia:

Seis meses de experiencia general

COMPETENCIAS CONDUCTUALES
Corporativas

Liderazgo
Apertura al Cambio
Trabajo en equipo
Planeacin
Atencin al usuario
Orientacin a resultados

Grado

3
3
3
2
3
3

Del empleo

Pensamiento analtico
Relaciones Interpersonales
Iniciativa
Integridad
Comunicacin efectiva

VI. ASPECTOS NORMATIVOS

No corresponde.
VII. AMBIENTE Y CONDICIONES DE TRABAJO
Ambiente y condiciones de trabajo de oficina.
VIII. OTROS ASPECTOS
No corresponde.

Grado

2
4
2
3
1

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VERSIN

10
IX. NOTA DE CAMBIO
Con relacin a la versin 01 se ampli la descripcin del requisito de educacin con base en lo establecido en la Resolucin
Rectoral 27828 del 27 de abril de 2009
Con relacin a la versin 02, se ajustaron las plazas de empleos y se suprimi una plaza de la Facultad de Ciencias Econmicas
(Resolucin Rectoral 34139 del 5 de marzo de 2012)
Con relacin a la versin 03, se suprimieron tres plazas de Desarrollo del Talento Humano, con base en la Resolucin Rectoral
34376 del 13 de abril de 2012
Con relacin a la versin 04, se suprimi una plaza del Departamento de Matemticas (Resolucin Rectoral 34768 del 5 de junio de
2012)
Con relacin a la versin 05, se reubicaron 5 plazas dentro de la Direccin de Gestin Logstica y de Infraestructura en sus
procesos internos (Resoluciones Superiores 1910, 1911 y 1912 deel 25 de febrero de 2014)
Con relacin a la versin 06, se ajust el requisito de experiencia (Resolucin Rectoral 38580 del 21 de abril de 2014)
Con relacin a la versin 07, se suprimieron dos plazas adscritas a la Oficina de Asesora Jurdica y Gestin de Complementadores
Logsticos (Resoluciones Superiores 1976 y 1977 del 25 de noviembre de 2014)
Con relacin a la versin 08, se suprimieron tres plazas de la Facultad de Medicina (Resolucin Superior 1927 del 29 de abril de
Cre
Resolucin Rectoral 21882 de enero 13 de
2006.

Modific
Resolucin Rectoral 39966 del 24 de
marzo de 2015

Suprimi
No corresponde.
Cdigo: H-2400-033 Versin:01