Administracion de los activos fijos

DEFINICIN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza
de manera continua en el curso normal de sus operaciones;
representan al conjunto de servicios que se recibirn en el futuro a lo
largo de la vida til de un bien adquirido.
Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las
siguientes caractersticas:
1. Ser fsicamente tangible.
2. Tener una vida til relativamente larga (por lo menos mayor a un
ao o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor).
3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, ms de un ao o
un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el
activo fijo se distingue de otros activos (tiles de escritorio, por
ejemplo) que son consumidos dentro del ao o ciclo operativo de la
empresa.
4. Ser utilizado en la produccin o comercializacin de bienes y
servicios, para ser alquilado a terceros, o para fines administrativos.
En otras palabras, el bien existe con la intencin de ser usado en las
operaciones de la empresa de manera continua y no para ser
destinado a la venta en el curso normal del negocio.
Es importante aclarar que la clasificacin de un bien como activo fijo
no es nica y que depende del tipo de negocio de la empresa; es
decir, algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en
una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo, un camin es
considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos
elctricos si es que lo usa para entregas de mercadera; pero es
considerado como un inventario (para ser destinado a la venta) en
una empresa distribuidora de camiones.

Vida til

La vida til de un activo fijo es definida como la extensin del servicio

que la empresa espera obtener del activo. La vida til puede ser
expresada en aos, unidades de produccin, kilmetros, horas, o
cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida til
suele estimarse en aos; para un vehculo, en kilmetros o millas;
para una mquina, de acuerdo con las unidades de produccin; para
las turbinas de un avin, las horas de vuelo.

Factores que limitan la vida til de los activos:

Factores fsicos: Desgaste producido por el uso del activo y el
deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado
con el tiempo.
Factores Funcionales: Obsolescencia tecnolgica, incapacidad
para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual
de la empresa (expansin del negocio)
La estimacin de la vida til de un activo fijo debe ser realizada
tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste fsico producido por el
uso del activo y el desgaste funcional. El primero es producido por el
uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su
uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (xido y
corrosin de la maquinaria). Los factores funcionales se relacionan
con la obsolescencia tecnolgica y con la incapacidad del activo para
operar con eficiencia.
En muchos casos, como las computadoras por ejemplo, los activos
pueden quedar obsoletos antes de su desgaste fsico, por lo que su
vida til puede haber terminado a pesar de que se sepa que todava
permanecen en condiciones de trabajar por mucho ms tiempo. Otro
caso es el de una expansin del negocio, lo que origina que el activo
actual no sea capaz de satisfacer en forma eficiente las necesidades
de la empresa, an cuando est en buenas condiciones operativas.

La vida til constituye una estimacin contable y por lo tanto est

sujeta a valores subjetivos; su estimacin es probablemente la parte
ms difcil de la contabilidad para depreciacin. En general, las
empresas suelen basar sus estimaciones en experiencias anteriores,
referencias de especialistas, revistas especializadas y otro tipo de
publicaciones. Con el tiempo, es posible revisar la vida til de los
activos dado que ningn negocio tiene un pronstico perfecto. Sin
embargo, en el caso de que se modifique la vida til de un activo (se
denomina como "cambio en el estimado contable"), los principios
contables establecen que se informe la naturaleza, razn y efecto del
cambio sobre la utilidad neta.
Por ejemplo, en el sector de telecomunicaciones, en la dcada de los
70, se consideraba para una central telefnica una vida til de 15
aos. En los 80s, sta se redujo a 10 aos, y en la actualidad se
consideran solamente 7 aos, habiendo un requerimiento de las
empresas del sector para reducirla a 5 aos.
En nuestro medio existen dispositivos legales que establecen los
perodos de vida til aceptables para efectos tributarios a los cuales
las empresas deben ceirse para el clculo de los impuestos
correspondientes. Generalmente, para evitar una doble forma en la
presentacin de la informacin financiera, las empresas a veces
deciden tomar como perodos de vida til de los activos fijos a los
legalmente establecidos; pero es importante, para una adecuada
presentacin de la informacin financiera, que los negocios estimen
los perodos de vida til para efectos de la preparacin de informacin
gerencial indistintamente de las normas establecidas.
Si la vida til tributaria no coincide con la vida til prevista
tcnicamente por la empresa, sta puede solicitar autorizacin para
reducirla, a travs de un trmite administrativo, presentando las
justificaciones tcnicas necesarias. Un ejemplo se produce en la
minera, donde un camin transportador minero de 50 toneladas,
sometido a tres turnos de trabajo diario, es posible que extienda su
vida til a slo dos o tres aos para que requiera una reparacin
mayor.

CATEGORAS IMPORTANTES DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los renglones de planta y equipos se clasifican, con

frecuencias, en los siguientes grupos:

1.- Activos Fijos tangibles: el trmino tangible denota sustancia

fsica como es el caso de un terreno, un edificio o una mquina. Esta
categora se puede subdividir en dos clasificaciones claramente
diferenciales:
a. Propiedad de planta sujeta a depreciacin. Se incluyen los
activos fijos de vida til limitada, tales como los edificios y equipos de
oficinas.
b. Terrenos. El nico activo fijo que no esta sujeto a depreciacin es
la tierra, que tiene un trmino limitado de existencia.
2.- Activos intangibles: El termino activos intangibles se usa para
describir activos que se utilizan en la operacin del negocio pero que
no tiene sustancia fsica y no son corrientes. Como ejemplo estn las
patentes, los derechos del autor, las marcas registradas, las
franquicias y el goodwill. Los activos corrientes tales como las cuentas
por cobrar o el arrendamiento prepagado, no estn incluidos en la
clasificacin de intangibles, aunque carezcan de sustancia fsica.
3.- Recursos Naturales: Un lugar adquirido con el fin de extraer o
remover parte de un recurso valioso tal como el petrleo, minerales o
madera se clasifica como un recurso natural, no como terreno. Este
tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a medida que
el recurso natural se extrae del lugar.

CLASIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos tangibles se clasifican en tres grupos:

a.- El Equipo y Maquinaria. Que son las maquinarias, edificios,

muebles y enseres, vehculos, activos sujetos a depreciacin porque
son activos con vida limitada.
b.- Los Recursos naturales: Los cuales son los que estn sujetos a
extincin del recurso o que se encuentran en agotamiento.
c.- Los Terrenos: Son los bienes que no estn sujetos a depreciacin
ni a agotamiento.
El Reglamento para la Preparacin de Informacin Financiera
(CONASEV) plantea la utilizacin de diversas cuentas para el control
del activo fijo. De acuerdo con este esquema, los activos fijos pueden
ser clasificados en: terrenos; edificios y otras construcciones;
maquinaria y equipo; unidades de transporte; muebles y enseres;
equipos diversos; unidades de reemplazo; unidades por recibir;
trabajos en curso.
Adicionalmente a estas cuentas es posible incluir otras especficas
para el negocio, como por ejemplo, Inmovilizaciones Agropecuarias
(para empresas agrcolas o pecuarias), Reservas Mineras (por el costo
de la concesin de las empresas mineras), Inmovilizaciones Forestales
(para empresas del sector maderero).
En nuestro medio, las normas tributarias no permiten la
contabilizacin de los recursos naturales como es el caso de las
reservas mineras o petroleras, por considerarse que el suelo y el
subsuelo pertenecen al Estado, quien otorga licencia para su
explotacin.

CONTABILIZACIN DEL ACTIVO FIJO

Costo original
De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser
incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo
original del activo fijo incluye su precio de compra ms todos aquellos
importes razonables y necesarios que se pagaron para tenerlo listo
para su propsito de uso. Debido a que estos costos varan de

acuerdo a cada tipo de activo fijo, a continuacin se presentan

algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su
contabilizacin:
Edificaciones: las edificaciones pueden ser construidos o comprados
en estado acabado (nuevos o usados). En el primer caso, el costo
original del edificio incluye todos aquellos costos en los que se incurre
para su construccin, desde el pago a los arquitectos, permisos y
licencias de construccin, hasta los cargos de los contratistas,
materiales, mano de obra y gastos generales.
Terrenos. El costo original de un terreno incluye tres grupos de
desembolsos: precio de compra, costos relacionados con el cierre de
la transaccin (ver en el cuadro adjunto algunos ejemplos); y costos
relacionados con preparar el terreno para el uso que se le desee
destinar. En este ltimo grupo se incluye, por ejemplo, el costo de
limpiar y nivelar el terreno, el costo de demoler y quitar cualquier
edificio no deseado. El costo que se incluye como parte del terreno
debe ser neto de cualquier valor que se recupere en la demolicin
(venta de puertas, rejas, etc.).
Es importante tener claro que no forma parte del costo del terreno el
costo de cercar, pavimentar la vereda, ni los sistemas de agua y
alumbrado puesto que estos activos, a diferencia del terreno, sufren
un desgaste en el tiempo y deben ser contabilizados por separado.
En el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su
costo original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de
transferencia y las mejoras que se realizan para reparar y renovar el
edificio para su propsito original.
Algunos costos no previstos como una huelga de obreros de
construccin civil deben ser incluidos como gastos y no como parte
del costo del edificio, debido a que son costos evitables e
innecesarios para completar la construccin2.

MEJORAS Y REPARACIONES

A lo largo de la vida til de un activo se suelen realizar desembolsos

relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de
aceite, el silenciador o la batera de un vehculo, hasta la

modernizacin completa de una planta concentradora, por ejemplo. El

problema contable que presentan estos desembolsos es si deben o no
ser incluidos como parte del costo del activo (capitalizarse) o si deben
considerarse como gastos del periodo.
La regla general al respecto es que deben ser activados todos
aquellos desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen
los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios pueden ser
expresados como un incremento de la vida til, por una mejora
sustancial en la calidad de los productos manufacturados por el
activo, por una reduccin en los costos de operacin3, o por un
aumento de la capacidad productiva.
A continuacin se presentan algunas de las principales situaciones
sobre estos desembolsos.
Reparaciones y mantenimiento. Las reparaciones y mantenimiento
comprenden aquellos gastos que no amplan la capacidad o eficiencia
del activo y que simplemente mantienen el activo en su condicin ya
existente o que restablecen el activo para que trabaje bien.
Por ejemplo, son reparaciones el costo de pintar un auto, la
reparacin de un choque, el afinamiento y el cambio de llantas.
En todos estos casos, los desembolsos realizados deben ser cargados
a gastos contra los resultados del periodo en el que se efectuaron.
Reparaciones extraordinarias. Comprenden aquellas reparaciones que
no se realizan de manera frecuente, implican un desembolso
significativo por lo general, e incrementan el valor de uso (eficiencia)
o la vida til del activo fijo. Por ejemplo, es el caso del cambio de
motor de un vehculo, la renovacin del sistema elctrico de la planta,
y el cambio del sistema de agua y desage en un edificio.
Las reparaciones de carcter extraordinario deben ser cargadas al
costo del activo, incrementndolo. De esta manera, el valor neto en
libros ahora resulta mayor y debe ser depreciado en los aos de vida
til remanente del activo. Si la reparacin ha incrementado la vida til
del activo, debe recalcularse el cronograma de depreciacin para los
siguientes periodos.
Adiciones. Las adiciones representan nuevos activos que se aaden al
activo original, como por ejemplo, la construccin de pisos adicionales
en un edificio, la instalacin de una cisterna para un edificio de
departamentos o la construccin de un nuevo pabelln en un centro

mdico. En estos casos, los costos que han generado las adiciones
deben ser capitalizados, incrementando el costo original del activo.

Mejoras y reemplazos. Las mejoras y reemplazos representan la

sustitucin de partes del activo original por otras nuevas que van a
incrementar el beneficio futuro del activo.
La mejora es un gasto originado por la sustitucin del activo original
por uno mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o
que ampla su vida til. Por ejemplo, el cambio del motor de
gasolinero a petrolero de un automvil es considerado como una
mejora. Igualmente lo es una reparacin mayor del motor, que
permite usar el vehculo 150,000 kilmetros adicionales.

DEPRECIACIN

Concepto de depreciacin

La depreciacin es definida como el proceso de asignar a gastos el

costo de un activo fijo en el perodo en el cual se estima que se
utilizar. Muchas veces el concepto de la

depreciacin trae a confusiones y es necesario tener muy

claro lo siguiente:
1. La depreciacin no es un proceso de valuacin por el que se asigna
a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalos realizados al
fin de cada perodo. La depreciacin es una asignacin del costo del
activo a gastos de acuerdo con su costo original.
2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha
alcanzado el final de su vida til estimada, es decir, que no registra
ms depreciacin para el activo. Esto no quiere decir que el activo
sea desechado o que ya no se use; la mayora de veces, las empresas
continan utilizando los activos totalmente depreciados.
3. La depreciacin no significa que el negocio aparte efectivo para
reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados.
La depreciacin es simplemente parte del costo del activo que es
enviado a gastos y no significa efectivo.
4. La depreciacin no implica un movimiento de efectivo pero s
afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un
gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciacin
afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel
de depreciacin, las utilidades son menores, y los impuestos
correspondientes, tambin son menores.

IMPORTANCIA.

La importancia de los activos fijos depender del tipo de empresa o

de la actividad que se realiza, es decir, si es comercial, industrial o de
servicios. Normalmente las empresas industriales tienen la necesidad
de hacer inversiones de recursos significativas en este rubro, e
incluso puede llegar a ser el principal destino de stos y representar
el rubro mas importante en su estructura financiera; en el caso de las
empresas comerciales probablemente su principal inversin sea la de
inventarios y no necesariamente en activos fijos sin dejar de ser
importante en su posicin financiera y en el caso de las empresas de
servicios, en la mayora de las casos, su principal inversin es en
capital humano, sin embargo en ningn caso sera posible operar sin
la necesidad de adquirir activos fijos, ya sea en propiedad, en
arrendamiento, en comodato o usufructo, pero a final de cuentas

prcticamente sera imposible prescindir de ellos en mayor o menor

medida.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

En la mayora de las empresas pequeas y medianas, la

responsabilidad de resguardar y controlar los Activos Fijos, en el mejor
de los casos, ha recado en el rea de contabilidad ya que en muchas
ocasiones no existe una persona especfica que lleve un control
adecuado y se responsabilice de stos. En las grandes empresas,
incluso puede existir un rea especfica de control de activos fijos e
inversiones, sin embargo siempre dependen de la direccin de
Finanzas y Administracin.
Histricamente, se pens que la responsabilidad del Control Fsico de
los Activos Fijos deba recaer en el Departamento Contable,
limitndose a un registro contable global de las adquisiciones y al
prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del clculo
aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios
hace que el Control de los Activos Fijos, sea verdaderamente
especializado de tal forma que se pueda definir con claridad y
precisin su participacin en el costo de ventas de un producto o de
la prestacin de un servicio por lo que han tomado relevante
importancia.

INICIO DEL CONTROL

El control de los Activos Fijos se inicia a partir de su adquisicin, es
decir, una vez que llega a las instalaciones del negocio, se debe
inventariar identificando fsicamente cada Activo Fijo con una
etiqueta, placa u otro medio que ser su identificacin definitiva. La
identificacin se hace en el lugar donde se usar el activo,
asignndole de este modo el Centro de Costo contable al que
pertenece, debiendo responsabilizar al usuario de ste a travs de
una carta responsiva en la que se manifieste su destino, estado en el
que se encuentra y vida probable.

En caso de no haber iniciado el control de Activos Fijos, a partir de su

adquisicin, se deber levantar un inventario fsico, a travs del cual
se puedan identificar todos y cada uno de ellos, marcndolos con una
etiqueta, placa u otro medio que lo identifique permanentemente.

CONCILIACION CON LIBROS CONTABLES

Una vez identificados y controlados todos los activos fijos de la

entidad ser necesario identificarlos con su factura, o documento que
acredite su propiedad para proceder a su registro contable y poder as
reconocer su deterioro a travs de su uso.

Cuando no se cuenta con un control de Activos Fijos y por primera vez

se realiza un inventario de los mismos, la Base de Datos Inicial
resultante del Inventario Fsico no es suficiente, pues debe
relacionarse con los costos de adquisicin de acuerdo al documento
contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le
llama Conciliacin y el objetivo final es asignarle un valor contable a
cada activo inventariado fsicamente.