DOCUMENTODERECIBOYDESPACHODEMERCANCIAS

CarlosAndrsCardonaLpez

DIEGOFERNANDOCIFUENTES

LOGISTICA

ONCE

INSTITUCIONEDUCATIVAEMPRESARIAL
MANUELQUINTEROPENILLA

CARTAGO(VALLE)

20120705

RECIBOYDESPACHODEMERCANCIAS

RECIBO:Laplaneacinyelaprovisionamientosonfuncioneslogsticasmediante
elcualseproveeaunaempresadetodolonecesarioparasufuncionamiento.
Estoconsisteenrealizarelaprovisionamientodelosmaterialeseinsumos,enlas
cantidadesnecesaria,conlacalidadadecuada,almenorprecioposibleenel
momentooportuno.
Enelreaderecepcin,serealizanlosprocesosdenegociacinyverificacinde
loselementosterminadosomercancas,dondesecompruebantantolomaterial
comolofsicoparaesosprocedimientossenecesitaqueestlistoelpersonaly
losequiposnecesariosconanticipacin,parahacerlosprocesosdedescarguede
lasmismas,dondeelreadebeestardescongestionadaparaagilizarlostrasmites
derecepcinyelespacionecesarioenbodegasparaelalmacenamientodelos
mismosdeacuerdoalvolumendelasmercancayeltiempodepermanenciaen
ellosdebeserlomscortoposibleparaminimizarcostos.
Enlosprocesosderecepcin,debeniracompaadosdelosdocumentostales
como:

Listadeempaque

Eseldocumentoenelcuallosartculosembaladosseencuentrendetalladospor
bultos,conlarespectivaindicacindelasunidadescontenidasencadaunoy,su
contenido,escomparadoconeldeotrosdocumentoscomolafacturacomercialy
elconocimientodeembarque.Elformatodelformularioquepresentamosesun
formatotpico,pudiendo,cadaempresatenersupropioformato.
Segnlanumeracinsealadaenelformatoindicamoslaclaveparaelllenado
delmismo.
Referenciaalnmerodefacturaquecorrespondealaexportacin.Sise
omitelareferenciaalafacturapuederesultardifcilemparejarlos
documentos,siestosseseparan.
2. Nmerototaldecajasportipodemercaderacomprendidasenel
embarque.Sinoindicalacantidaddecajasquecontienenelmismotipode
mercancas,sermsdifcilcomprobarlaexpedicin.
1.

3.

4.
5.
6.
7.

8.
9.
10.
11.
12.

Paracadatipodemercancas,losnmerosseguidosalascajasque
contengan.Sinosenumeranlascajas,osenumeranincorrectamente,
puedenproducirseconfusionesparalasautoridadesaduanerasyparael
cliente.
Contenidodecadacaja.Sinosedescribecorrectamenteelcontenido,ser
difcilidentificarlaspartidas.
Dimensionesexterioresdecadacaja.Siseomitenlasdimensionesyla
unidaddemedida,puedensurgirdudas.
Pesobrutodecadacaja.Siseomitenelpesoolaunidaddepeso,pueden
producirsedemoras.
Formadeembalarlasmercaderas.Siseencuentranenpaletas,deber
indicarse.Sirequierenunamanipulacinespecial,deberindicarse
tambin.
Formademarcarlascajasylosnmerosutilizados.
Nmerototaldebultosdelaexpedicin.
Volumentotaldelaexpedicin,enmetroscbicos.
Pesonetototal(excluidoelembalaje)delaexpedicin.
Pesobrutototaldelaexpedicinenviada.Siseomiteelpesonetoose
confundeconelpesobruto,puedensurgirmalentendidosygastos
adicionales.

Factura
a. Unafacturaesundocumentoquerefleja,quehaceconstarlaadquisiciny

entregadeunbienoservicio,enelcualseespecficalafechadela
operacin,elnombredelapartesqueintervinieronenelnegocio,la
descripcindelproductooservicioobjetodelnegocio,elvalordelnegocio,
laformadepagoentreotrosconceptos.
b.

Sobrelafacturadiceelartculo773delcdigodecomerciocolombiano:

c.

Facturaesunttulovalorqueelvendedoroprestadordelserviciopodr
libraryentregaroremitiralcompradorobeneficiariodelservicio.()

d.

Vemosqueelcdigodecomercionuestrodefinelafacturacomounttulo
valor,ttulovalorquelegitimaelvalorderecholiteralyautnomoenel
contenido,demodoqueencasodequeelbeneficiariodedichottulovalor
[factura]norecibaasatisfaccinloallcontenidopuedeexigirlo
judicialmenteporcuantoeldocumentorespectivoprestamritoejecutivo.

e.

Sedebeaclararesos,quelafacturaparaquetengalanaturalezadettulo
valordebecumplircontodoslosrequisitosqueelcdigodecomercio

consideraparaello.
f.

Igualmentelafacturadebecumplirdeterminadosrequisitosparaquetengan
valordesdeelpuntodevistatributario,requisitosqueestncontemplados
enelartculo617delestatutotributario.

Notaderemisin

Esaqueldocumentoqueseutilizacasiexcluyentementeainstanciasdeun
contextomercantilparaacreditarodejarconstanciadelaentregadeunpedido.El
mismoparaquetengaefectoyvalidezdebersersiosifirmadoporelreceptorde
lamercancahechoquedaraconstanciaquelamercaderahasidorecibida
correctamenteydeacuerdoalascondicionesconvenidas.

Registrodetarja

Paraempezarahablardetarjadentrodelasinstalacionesportuariasdebemos
centrarnosenlos2aspectosprincipalesenelprocesoqueson,lamercancayel
tarjador.Encuantoaltarjadorpodemosdecirqueesunapersonaquetieneque
cumplirconunoslineamientosydeconocimientosparaserunapersonacapazde
realizarestaoperacin,losconocimientosquedebeteneruntarjadorcomienzan

en:saberlosdiferentestiposdecontenedoresysusrespectivascaractersticasla
naturalezadelacarga,siesfrgil,perecedera,extradimensional,peligrosa,para
poderdeterminarloslugaresadecuadosparasualmacenamientoylos
requerimientostcnicosparasumanipulacinymovilizacintambindebetener
conocimientosenlostiposdedocumentosnecesariosparaelrecibo,laentrega,la
verificacinyelregistrodelasmercancasdentrodelasinstalacionesportuarias,
parallevarunestrictocontrolsobreloquesaleaexportacinloquevienede
importacin,enlospatios(hablandodecontenedoresymercancaextra
dimensional)comoenlasbodegas.Tambindebetenerunamplioconocimiento
encuantoalasSISO(seguridadindustrialysaludocupacional)lamanipulacinde
losEPP,comotambinconocerlosdiferentesentesquejuntoconelhacenparte
delprocesodeexportacineimportacindemercancasalterritorionacional,
comosonlaDIAN,elICA,laPOLFA,ATINARCOTICOS,INVIMA.Encuantoalos
procesosdeltarjadordebeteneragilidadydestrezaalmomentoderealizarlos,
comoporejemplolaentradaylasalidadelasmercancasfrentealosdocumentos
yfsicamenteLainspeccindelasmercancasaplicandolastcnicasde
verificacinconreferenciaalainformacincontenidaenlosdocumentos.

Solicituduordendecompra

Unaordendecompraesunasolicitudescritaaunproveedor,pordeterminados
artculosaunprecioconvenido.Lasolicitudtambinespecificalostrminosde
pagoydeentrega.

Laordendecompraesunaautorizacinalproveedorparaentregarlosartculosy
presentarunafactura.

Todoslosartculoscompradosporunacompaadebenacompaarsedelas
rdenesdecompra,queseenumeranenserieconelfindesuministrarcontrol
sobresuuso.
Porlogeneralseincluyenlossiguientesaspectosenunaordendecompra:

Nombreimpresoydireccindelacompaaquehaceelpedido
Nmerodeordendecompra
Nombreydireccindelproveedor
Fechadelpedidoyfechadeentregarequerida
Trminosdeentregaydepago
Cantidaddeartculossolicitados

Nmerodecatlogo
Descripcin
Preciounitarioytotal
Costodeenvo,demanejo,deseguroyrelacionados.Costototaldela
orden
Firmaautorizada

Eloriginalseenvaalproveedorylascopiasusualmentevanaldepartamentode
contabilidadparaserregistradosenlacuentaporpagaryotracopiaparael
departamentodecompras.

DESPACHO:Enelmomentodedespacho,dondeelsistemaeditaunaordende
despacho,eljefedebodegasecontactaconuntransportedisponiblequese
presenteenunahora,fechaysitiodondeserllevadalacargasedespachala
cargadelosproductosqueestnenbuenestado,ysisedadeproductos
defectuosossedaraelprocesodeseleccinyrecuperacindelosmismos,las
estibasenlosvehculosdetransportesdebenrealizarsecumpliendoconlas
estipulacionesdemanipulacinypatrndeestibacorrespondiente.
Paralosdespachosdelasmercancas,deberniracompaadosdelossiguientes
documentoscomo:

Ordendedespacho

Unaordendedespachoesundocumentoqueesentregadocuandoexisten
pedidosdemercancayestosvanasertransportadosyrecibidos,ademsson
muynecesariosparalacontabilidaddelaempresaquelaemite.Elobjetivo
principaldeunaordendedespachoeselinformardemaneradetalladala
mercancaquehasidodespachadaporalmacn,ascomotambinelordenaral
almacnlasentregasdemercancasparalaventaalosclientes.

Estetipodeordendebeserelaboradoporelencargadodelalmacndela
empresa,enoriginalydoscopias,detalmodoqueeloriginalseaenviadoal
clienteanexadoalamercanca,unadelascopiasacontabilidadyotraalarchivo.

Laordendedespachodebeserllenadasobretodoteniendoencuentalos
siguientescampos:


Fechadeemisin.
Nombredelaentidad
Nombreydireccindelcliente.
Lugaryfechadeentregadelosproductos.
Cdigodelproducto.
Descripcindelproducto.
Cantidadordenadadelproducto.
Firmadeltransportistadelproducto.
Firmadelapersonaquerecepcionaelproducto.
Fechaderecepcindelproducto.

Ordendeventa

Unaordendeventapuedecrearseenlaopcin(V
entasOrdendeVenta)
LosdatosaregistrardentrodeunaOrdendeVentaprincipalmenteson:
Campo
Descripcin
Observaciones
Cliente
NombredeclienteSeleccionaralcliente
PordefectoMXP.Seleccionar
Moneda

sicorrespondeotra
Algrabarelsistematomael
Nmerode
FoliodeOrdende consecutivo(VerValores
Ordende
Venta
Iniciales)opuederegistrarse
Venta
unnmero
Formatodeacuerdoalas
Fechadela

preferencias(Verpreferencias
Orden
deusuario)
Descripcin
Descripcin
generaldel

documento
Cant
cantidad

Nmeroocdigo
Nmero
deproductoo

servicio
Elprecioesmodificable,an
Precio
Preciounitario
cuandovengandeuna
cotizacin
Otras2opcionespararegistrarunaordendeventason:
1.

Siesunclientedeprimeravez,registrarpreviamenteelclienteen(V
entas
NuevoCliente)yalfinalizarpresionarelbotn(O
rdendeVentas)

2.

ApartirdeunaCotizacinexistente.Ira(V
entasReportes
Cotizaciones),consultarlacotizacinypresionarelbotnOrdende
Venta

NotasEncabezado:
LoscamposPuntodeEnvo,EnviarporyFormadeFacturacinson
opcionales,ypuedenserdegranutilidad.
Losdepartamentospermitenclasificarlosdocumentosyobtenerreportes
pordepartamento(VerSistemaDepartamentos)
Elalmacnesopcional"

NotasDetalle:

Losgruposdeproductosyserviciossontilesenlabsquedadeun
productooserviciodentrodelosdocumentos(VerProductosyservicios
Grupos),
Pararegistrarlosproductosy/oserviciosseposicionanenelcampo
"Nmero"yconelsigno%elsistemadespliegaelcatlogo.Tambinpuede
registrarunapartedecdigodeproductocomo24%paraquepresente
todosloscdigosqueinicianocontienen"24".
Losproyectospermitenclasificareldetallededocumentos,marcandoel
cuadroalladoizquierdode"cantidad".Tambinpodrnobtenerreportes
porproyecto,inclusiveestadosderesultadosporproyecto.(VerP
royectos
Enlistarproyectos)
LosdocumentospuedenenviarsedesdeWAMvacorreoelectrnicoen2
formatos:HTML(conaparienciadehojadeinternet)oconformatoPDFcon
unamejorpresentacin.Ambosdocumentosnosonmodificablesparael
quelosrecibeyWAMregistralafechayhoradecundofueronenviados
incluyendounmensajeocomentarioparaelreceptor.
SirequieremodificarelformatodeOrdendeVenta(SistemaPlantillas
Ltex)paraelformatoPDF,(S
istemaPlantillasHTML)paraformato
HTML.

INVENTARIO

Quesuninventario?

Un inventario es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como

inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar. De este modo, con
los elementos del inventario es posible realizar transacciones, tanto de compra
como de venta, as como tambin es posible someterlos a ciertos procesos de
elaboracin o modificacin antes de comerciar con ellos. Estas transacciones de
compra y venta deben realizarse en un perodo econmico determinado y deben
contarsedentrodelgrupodeactivoscirculantesdelaempresa.
Clasesdeinventario?
Es posible encontrar varios tipos de inventarios, los que son clasificados segnel
rubro en el que opere la empresa. Se trata de cinco tipos, entre los que
encontramosenprimerlugar:
INVENTARIO DE MERCANCAS: ste se encuentra constituido por todos los
bienes de la empresa, ya sean comerciales o mercantiles. Estos bienes son
adquiridos para luego ser vendidos en el mismo estado en el que fueron
comprados, sin someterlos a ningn tipo de proceso. En este inventario debern
mostrarse todos los elementos que la empresa tiene disponibles para la venta. Si
se cuenta con productos de caractersticas especiales y condiciones particulares,
entonces, deber constituirse una nueva lista que especifique a todos los
elementos que entran en dicha categora. Un ejemplo de esta situacin, sera el
caso de productos que ya han sido comprados, pero que an no han sido
recibidos por la empresa, as como tambin aquellos que se han entregado en
consignacin o aquellos que han sido utilizadas como un medio de pago a
terceros
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS: incluye todos los productos
que una empresa industrial o manufacturera ha adquirido, y que deben ser
modificados para encontrarse dispuestos a la venta. Otro tipo de inventario es el
Inventario de productos en proceso de fabricacin, y tal como su nombre lo
indica, se trata del detalle de productos que se encuentran en pleno proceso de
elaboracin. Este tipo de inventario debe, adems, detallar la cantidad de
materiales, la mano de obra y todos los gastos de la elaboracin que se realicen
hastalafechadecierre.
INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS es el listado formado por todos esos
materiales con los que se realizar un proceso de elaboracin o fabricacin de
productos.
INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FBRICA es aquel que incluye a todos

los materiales con los que se fabricar cierto producto, pero que no se pueden
cuantificardeformaexacta,comopodraserelcasodelapintura,losclavos,entre
otros.
Clasificacindelosinventarios?
INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO: es el que se lleva en continuo
acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro de detallado
que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidadesmonetariasylascantidadesfsicas.
El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un
control constantedelosinventaros,alllevarelregistrodecadaunidadqueingresa
y sale del inventario. Este control se lleva mediantetarjetas llamada Kardex, en
donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de
adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del
inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exactode
losinventariosyelvalordelcostodeventa.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada
salidadeunproducto,esregistrasucantidadycosto.

Valuacindelosinventariosenelsistemapermanente.

Lavaluacin de los inventarios y la determinacin del costo de ventapor el

sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas,
puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo
que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas
compradas.
Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante
diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real,
dependiendo

del

tipo

de

empresa.

Entre

losmtodos

de

valuacintenemos:Mtodo del promedio ponderado,Mtodo Peps ,Mtodo

U.e.p.sM
todoretail,etc.

METODODELPROMEDIOPONDERADO

Con este mtodo lo que se hace esdeterminarunpromedio,sumandolosvalores

existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego
dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto
losinicialmenteexistentes,comolosdelanuevacompra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este mtodo, es similar o igual
que losotros,ladevolucinsehaceporelvalorenquesevendieronoseledieron
salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el
margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que
las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con
que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente aserpartedela
ponderacin.
En el caso de las devolucionesencompras,estassalendelinventarioporelcosto
en queseincurrialmomentodelacomprayseprocedenuevamentearealizarla
ponderacin.

MTODODEPRIMERASENENTRARPRIMERASENSALIR(PEPS).

Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos

productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn
aquellosproductoscompradosmsrecientemente.
En cualquiera de los mtodos lascomprasnotienengranimportancia,puestoque
estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento
especialalguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se

compro al momento de la operacin, es decir se la de salida del inventario por el
valorpagadoenlacompra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al
inventario nuevamente por el valor en que sevendi,puessesuponequecuando
se hizo la venta, esos productos selesasignouncostodesalidasegnelmtodo
devaluacindeinventariosmanejadoporlaempresa.

MTODODELTIMASENENTRARPRIMERASENSALIR(UEPS).

En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que secompraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un mtodo muy til cuando los
precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en
lospasescontendenciasinflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que sele
da en el mtodo PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de
adquisicin, esto debido a que como es apenas lgico, el producto se devuelve
por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar adems que
los diferentes mtodos de valuacin tienen validez para costear las ventas o
salidas, ya que las compras yatienenuncostoidentificadoqueeselvalorpagado
porellas.
En el caso de la devolucin en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario
porelvalorocostoconquesalieronalmomentodehacerlaventa.

CONTABILIZACINDELOSINVENTARIOSENELSISTEMAPERMANENTE


En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se
contabilizanenundebitoalacuentadeInventarios(Activo).
En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de
inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de
inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de
ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de
cadaventa,sedeterminatambinsucosto.
Ejemplo:

1. Se vende 1.000.000 en mercancas con una utilidad del 25% el costo del
producto.IVAdel16%yRetencinenlafuenteporcomprasde3.5%.
Contabilizacin:(Plandecuentascolombiano)

Venta.
Clientes(1305)[Debito]1.125.000
Retencinenlafuente(1355)[Debito]35.000
Ventas(4135)[Crdito]1.000.000
IVA(2408)[Crdito]160.000
Costodeventa.

1.000.000/1.25=800.000.
Nota.Enesteejemploelpreciodeventaeselcostomsunautilidaddel25%
sobreelcosto.Comonotenemoslastarjetaskardex,sacamoselcostodividiendo
elpreciodeventaen1.25%.

Contabilizacin:Costodeventa(6135)[Debito]800.000
Inventarios(1435)[Crdito]800.000

3.

Secompranmercancaspor500.000.IVAdel16%yRetencinenlafuente

por
comprasdel3.5%.

Contabilizacin:

Inventarios(1435)[Debito]500.000
Iva(2408)[Debito]80.000
Retencinenlafuente(236540)[Crdito]17.500
Proveedores(2205)[Crdito]562.500

INVENTARIOSPERIDICO:comosunombreloindica,realizauncontrolcada
determinadotiempooperiodo,yparaesoesnecesariohacerunconteofsico.
Parapoderdeterminarconexactitudlacantidaddeinventariosdisponiblesenuna
fechadeterminada.Conlautilizacindeestesistema,laempresanopuedesaber
endeterminadomomentocuantossonsusmercancas,nicuntoeselcostode
losproductosvendidos.
Laempresasolopuedesabertantoelinventarioexactocomoelcostodeventa,
enelmomentodehacerunconteofsico,locualporlogeneralsehacealfinalde
unperiodo,quepuedessermensual,semestraloanual.
Paradeterminarelcostodelasventasrealizadasenunperiodo,espreciso
realizarloquellamamosJuegodeinventariosqueconsisteentomarelinventario
inicial,ysumarleslascompras,restarlelasdevolucionesencomprasyel
inventariofinal.Elresultadoeselcostodelasventasdelperiodo.
Elsistemadeinventariosperidico,alnoejerceruncontrolconstante,esun
sistemaquefacilitalaprdidadellosinventarios.Solosepuedenhacer
seguimientosyverificacionesalfinaldeunperiodocuandosehacenlosconteos
fsicos,locualpermiteofacilitaposiblesfraudes.


Contabilizacinenelinventarioperidico

Enelinventarioperidico,lascomprasdemercancaodeMateriaprima,nose
contabilizanenelactivo(Inventarios),sinoquesecontabilizanenlacuenta
compras(62PucColombiano).Alfinalizarelperiodo,conelvalorallacumulado,
serealizaeljuegodeinventariosparad
eterminarelcostodeventa.
Lasdevolucionesdemercancascompradassecontabilizantambinenlacuenta
decompras(6225PucColombiano).
Lasventassecontabilizanenlarespectivacunetadeingresos(4135Puc
Colombiano),lomismoqueladevolucinenventas(4175PucColombiano).
Cuandoserealizaeljuegodeinventarios,sehaceelconteofsicoysedetermina
elinventariofinal,steinventariofinalsisecontabilizaenlacuentadeactivos
(Inventarios).

Elobjetivodelinventarioes?

Proveerodistribuiradecuadamentelosmaterialesnecesariosalaempresa.
Colocndolosadisposicinenelmomentoindicado,paraasevitaraumentosde
costosprdidasdelosmismos.Permitiendosatisfacercorrectamentelas
necesidadesrealesdelaempresa,alascualesdebepermanecerconstantemente
adaptado.Porlotantolagestindeinventariosdebeseratentamentecontroladay
vigilada.