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CURSO: REDACCIN TCNICA.

UNIDAD I. AGOSTO DE 2016.

RECUERDA SIEMPRE: Las condiciones para una comunicacin escrita eficaz


son:
1.- Exposicin correcta del asunto.
2.- Claridad, concisin, cortesa.
3. Pulcritud en los escritos.
EL OFICIO

I. CONCEPTO: Deriva del latn officium, que significa funcin, cargo, magistratura.
El oficio es un documento de carcter oficial, que trata asuntos pblicos entre autoridades de instituciones estatales,
particulares o sociales.
En todos los casos, el que remite es una persona jurdica, mientras que el destinatario puede ser una persona natural o
jurdica. Suele estar firmado por el mximo representante legal de la institucin o por los jefes de la misma.
Utilidad: Se usa para comunicar disposiciones u rdenes, para hacer consultas, dar respuestas, remitir documentos, a
veces para informar, invitar, felicitar, agradecer, transcribir documentos, pedir colaboracin, etctera.
Los oficios son muy utilizados en la administracin pblica, en entidades, como ministerios, embajadas, municipios,
colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. Se envan y firman por personas que poseen un
cargo jerrquico o que son miembros de una directiva.
II. CARACTERSTICAS GENERALES,
- Debe estar correctamente redactado.
- Debe poseer un cdigo o numeracin correlativo que facilite su archivo.
- Pertenece a la comunicacin oficial.
- Puede ser firmado por una o ms personas.
- Cuando es de algn club o comit, generalmente lo firman varias personas.
III. REA DE CIRCULACIN
El oficio circula en dos niveles:
a.
A nivel externo: Es decir fuera de la entidad entre los mximos representantes de las instituciones y los
que ocupan cargos directivos intermedios.
b.

A nivel interno: Dentro de la institucin enlaza a los que ocupan cargos directivos.

* FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS


Los oficios de circulacin externa: Son firmados nicamente por el mximo representante legal de la institucin o
por quien hace de sus veces (encargado).
Si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos especficos de trabajo, podran los jefes de
departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmarlos hacindolos visar por la autoridad mxima.
Los oficios de circulacin interna: Son elaborados en la seccin o departamento correspondiente y firmado por su
jefe. Los servidores que no desempean cargos directivos no estarn facultados a firmar oficios porque no
representan legalmente a la entidad ni a la dependencia.
III. CLASES DE OFICIOS

Las clases de oficios dependen de los motivos que generan este documento. Entre estos, destacan el oficio simple y el
oficio mltiple.
OFICIO SIMPLE O DIRECTO. Se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Sirve para
comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para realizar gestiones de acuerdos, de
invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera.
OFICIO MLTIPLE: Se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de un destinatario; por esta razn, el
nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.
Las instituciones o dependencias incluyen el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre
y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el
proceso que dure la documentacin.
Se usa para limitar rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informacin, etctera a diferentes
oficinas o despachos simultneamente.
Los oficios mltiples generalmente son verticales, descendentes y horizontales. Es decir, van dirigidos a
subordinados o a jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.
OFICIO DE TRANSCRIPCIN. Sirve para transcribir el contenido de otro documento, tal como se escribi el
original ntegramente. Todo el texto o prrafos transcritos deben ir entre comillas y ser fiel al original.
Con este tipo de oficio se transcriben resoluciones, acuerdos, circulares, directivas u otros textos de inters.
El trato de relacin que se cumple por medio de este documento es de autoridad a subordinados o entre
autoridades del mismo nivel, dentro y fuera de una entidad.
Secciones del oficio de transcripcin:
Frmula de apertura: Se usa, por ejemplo, la siguiente:
Se ha expedido la siguiente resolucin directoral regional que dice:
Transcripcin propiamente dicha: Brinda en forma literal el documento o fragmento que se ha
anunciado.
Prrafo de cierre: Suele contener las motivaciones que impulsan a realizar la transcripcin. Frmula ms
usada:
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y dems fines.

IV. ESTRUCTURA.
Los oficios tienen las siguientes partes obligatorias:
1.

ENCABEZAMIENTO:
a) Membrete.- Todas las instituciones lo tienen y es muy importante en un oficio. Indica el nombre de la
institucin.
b) Nombre del ao.- Es el nombre que lleva el ao y se ubica en la parte superior del papel,
debidamente centrado.
c) Lugar y fecha.- Identifica el lugar del remitente. Se escribe de la parte cntrica de la hoja hacia la
derecha, el nombre del mes se escribe con minscula. Se anota el lugar desde donde se enva el
documento, el da, el mes y el ao. Ejemplo:
Chimbote, 11 de agosto del 2016.
d)

Cdigo y nmero.- Se escribe despus de unos renglones en blanco, desde el margen izquierdo. En
esta parte se escribe la palabra OFICIO con maysculas, seguida del nmero de expedicin y
separada por un guion, luego el ao en curso y, a continuacin, tras una lnea oblicua, las iniciales de
la empresa o institucin y las siglas de la oficina de procedencia, todas con letras maysculas. Por
ltimo se subraya todo. Ejemplo:
OFICIO N 142-16/APAFA-IEIM

e)

Destinatario.- Se escribe al tratamiento, al nombre, luego la funcin o cargo que desempea el


destinatario. Segn su extensin puede distribuirse en uno o dos renglones a partir del margen

izquierdo, no se utiliza abreviaturas. Asimismo, se menciona el lugar donde est la sede de la


institucin en la que se ejerce el cargo. Ejemplo:
Seor:
Dr. Guillermo Guerra Cruz,
Rector de la Universidad Privada Antenor Orrego.
Trujillo.
Cuando el destinatario ejerce un cargo en forma interina, se hace notar tal eventualidad, incluyendo en la
denominacin de tal cargo, entre parntesis, la letra (e) de encargado. Ejemplo:
Seor:
RGER PATIO CASTILLO,
Jede (e) de la Gerencia de Desarrollo del Minsa.
CIUDAD.

Si la sede de la institucin a la que pertenece el destinatario se halla en la misma localidad donde presta
servicios el remitente, se usa, indistintamente, PRESENTE o CIUDAD. Ejemplos.
Seor:
CARLOS TAPIA CALDERN,
Jefe de Operaciones de Senati.
PRESENTE.
Cuando el oficio no est dirigido a una persona sino a una institucin o empresa, el tratamiento del
destinatario debe hacerse en plural (Seores). Ejemplo:
Seores:
Universidad Nacional del Santa.
Urb. Bellamar s/n
Nuevo Chimbote.
f)

Asunto.- Aqu se escribe con mayscula la palabra ASUNTO, seguido de dos puntos. Luego, se
sintetiza el porqu del oficio; debe ser preciso y claro. Ejemplo.
ASUNTO: Invitacin a juramentacin del nuevo alcalde de la ciudad.

g)

Referencia.- Esta palabra tambin se escribe con maysculas y debajo del asunto. Se usa solo
cuando se necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo
contenido se quiere dar respuesta.
En algunos casos se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
REFERENCIA: Oficio N 143-16/DRE-LALIBERTAD
2. TEXTO:
En esta parte del documento se da a conocer el mensaje de la comunicacin en forma clara y
precisa y muy breve.
a)

Frmula de apertura.- Es la que encabeza la redaccin del texto del oficio. Hay muchas frmulas de
apertura, las ms recomendables, segn normas de redaccin son:
De mi especial consideracin.
Tengo el honor de dirigirme a usted para (se usa cuando se dirige a un superior)
Tengo el agrado de dirigirme a usted para Es grato dirigirme a usted (si es enviado a un funcionario
de igual o menor jerarqua)
Tengo a bien comunicarle
Es grato comunicarle
Por el presente (documento/oficio).
b)

Exposicin.- Desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo ms breve posible, es necesario evitar
la grandilocuencia y la redundancia. Se recomienda ser prcticos, directos y econmicos para ahorrar
a tiempo y esfuerzo.

c)

Prrafo de cierre,- Como su nombre lo indica, es un prrafo que se utiliza al finalizar puede ser la
frase clsica de redaccin. Debemos mostrar amabilidad y cortesa. Se utiliza expresiones conocidas
como:
Hago propicia la oportunidad para expresarle mi especial consideracin.
3.

TRMINO:
a)
b)
c)

Frmula de cierre.- El oficio termina con las frases


clsicas. Me despido de usted.
Cordialmente, Atentamente. Van seguidos de una coma.
Firma.- Encima de la lnea va la rbrica y hacia el lado izquierdo de la misma, el sello.
Post firma.- Debajo de la lnea punteada se escribe el nombre y apellido del remitente en letras
maysculas, luego el cargo o funcin que desempea.

--------------------Enrique Cabrera Loyola


Jefe de Relaciones Pblicas de la MPS
d)

Anexo.- Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio como catlogos, folletos, revistas,
tarjetas, programas, etc.
ANEXO:
- Un programa completo (8 hojas)
-10 entradas (invitaciones de honor):
e)

Con copia.- Seala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel
debajo de la firma y la post -firma.
f)
Distribucin.- Se usa generalmente en los oficios mltiples aqu se menciona el nombre de la
persona y a quienes va dirigido el oficio.
DISTRIBUCIN:
-Jefes de Departamento.
-Diarios de circulacin local.
g)

Pie de pgina. Se colocan iniciales con maysculas las que corresponden a la persona que firma el
documento; con minsculas las que corresponden a la secretaria. Se ubica en el extremo izquierdo del
papel.

ACTIVIDAD ACADMICA
Responde las siguientes preguntas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Quines tienen la potestad de firmar y enviar oficios?


Por qu la frmula de apertura en el oficio no siempre es la misma?
Cuando diriges el oficio a un jefe inmediato superior, qu frmula de apertura se utiliza?
Establece la diferencia entre un oficio simple y un oficio mltiple.
Busca diferentes oficios y transcribe cinco modelos de frmula de apertura.
Transcribe 5 modelos de prrafo de cierre.
Firma es igual a post firma? Explica.
Redacta tres modelos de oficio:
Primero: del Instituto Superior Bitec invitando a un profesional de tu carrera a participar
como expositor en un panel frum.
Segundo: una institucin pblica o privada invita al Instituto Superior Bitec a participar en
la campaa Cuidemos a nuestros nios.
Tercero: oficio mltiple asunto libre.

IE. REPBLICA ARGENTINA


Av. Pacfico s/n Nvo. Chimbote.
Telfono.: 312533 Celular: 943532175.
Email: republi@hotmail.com
"AO DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIN"

Nuevo Chimbote, 29 enero de 2015.


OFICIO N054-15/D-IERA
SEOR:
Lic. CARLOS MATTOS REYES,
Director de la UGEL -Santa.
Ciudad.
ASUNTO:

Premiso para concurso.

Tengo el honor de dirigirme a usted para comunicarle que nuestra institucin educativa celebrar prximamente
su XX aniversario de vida institucional y por ello hemos programado diversas actividades culturales y
acadmicas con la participacin de la comunidad educativa. La actividad de mayor realce e importancia ser el
I Concurso Interescolar de Lenguaje y Matemtica de Quinto ao de Secundaria.
Por este motivo, solicito a usted el permiso correspondiente para realizar dicha competencia acadmica, que
redundar en el beneficio de nuestros estudiantes. El concurso est programado para el 20 de febrero, desde
las 10:00 a.m., en el auditorio de nuestra institucin.
Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de especial estima y consideracin.
Atentamente,

-----------------------------------Lic. Luis Corales Paredes


Director de la I.E. Repblica Argentina
Anexo:
Folleto informativo con las bases del concurso.
C.c.: Archivo
LCP/hdd

UGEL SANTA
Av. Anchoveta 324 Nvo. Chimbote.
Telfono.: 312537 Celular: 943758524.
Email: ugelsanta@hotmail.com
"AO DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIN"

Nuevo Chimbote, 5 de febrero del 2015.


OFICIO N 063-15/D-UGELS
SEOR:
Lic. LUIS CORALES PAREDES,
Director I.E. Repblica Argentina.
Ciudad.
ASUNTO:

Autorizacin para realizar concurso.

REFERENCIA: OFICIO N 054-14-IERA-D


Es grato dirigirme a usted para comunicarle que, de acuerdo con el oficio de la referencia, donde nos manifiesta
que la institucin educativa a su mando realizar el I Concurso Interescolar de Lenguaje y Matemtica, mi
despacho ha emitido la Resolucin N 0075-14-UGELS atendiendo su pedido y concediendo el permiso solicitado.
Segn lo requerido, la actividad acadmica ha sido autorizada para el 30 de este mes, desde a las 10:00 a.m., en
el auditorio de su colegio.
Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mayor consideracin y estima y para felicitar a la
comunidad educativa de la institucin Repblica Argentina por la celebracin de su XX aniversario.

Atentamente,

---------------------------------------Lic. CARLOS MATTOS REYES


Director

Anexo: Resolucin.
c.c.: Archivo
LCP/scq

IE. REPBLICA ARGENTINA


Av. Pacfico s/n Nvo. Chimbote.
Telf.: 312533 Celular: 943532175
Email: republi@hotmail.com

"AO DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIN"

Chimbote, 7 de febrero de 2015.


OFICIO MLTIPLE N035-14/D-IERA
SEOR:

ASUNTO: Invitacin a concurso interescolar.


Es grato dirigirme a usted para felicitarle por la gestin que cumple actualmente y, a la vez, comunicarle que la
institucin educativa que me digno encabezar prximamente celebrar su XX Aniversario de vida Institucional y
por ello hemos programado una serie de actividades culturales y acadmicas.
Por esta razn, invito a la institucin que dirige a participar con dos alumnos del Quinto de Secundaria en el I
Concurso Interescolar de Lenguaje y Matemtica, que se realizar el 20 de febrero, desde las 10:00 a.m., en el
auditorio de nuestro colegio.
Seguro de contar con su gentil participacin me despido no sin antes expresarle mi estima personal.
Atentamente,

-----------------------------------------Lic. LUIS CARRIN PAZ


Director

Anexo:
Folleto informativo con las bases del concurso.
Distribucin:
- colegios (10)
C.c.: Archivo
LCP/hdd