Sie sind auf Seite 1von 57

Prioridade

Gerenciando projetos atravs da gesto de pessoas

Franklin Valadares
CTO e co-fundador do Runrun.it

ndice

03

Prefcio

04

Introduo

12

A metodologia de pilha

21

Riscos

22

Vantagens

25

Rotinas

29

Como Gerenciar Projetos

39

Relatrios

48

Scrum

56

Concluso

02

Prefcio
Este ebook foi escrito para explicar a metodolo-

por isso que o Runrun.it oferece recursos des-

es, mas agora decidimos que ele precisava de

gia do Runrun.it e como aplic-la ao gerencia-

de os mais incrementados para uma gesto de

uma nova roupa, uma nova cara, assim como

mento de projetos. Partimos do recurso mais

impacto, como calcular o tempo investido em

o Runrun.it atual. Hoje a ferramenta tem fun-

valioso de uma organizao, que so seus co-

cada tarefa e estimar a entrega final de projetos

cionalidades que ajudaram muito na rdua

laboradores, para organizar as atividades por

de todos os tamanhos, at os mais inspiradores,

tarefa de gerenciar pessoas e projetos. Do

eles executadas. Afinal, administrando esses

como a distribuio de medalhas a partir do de-

checklist tela de Projetos, espero que vocs

recursos de forma inovadora que conseguimos

sempenho de cada colaborador.

gostem das novidades.

os melhores resultados para todas as camadas


da empresa: ndices de alta performance para a

No entanto, desde agosto de 2014, quando este

diretoria, gestores orgulhosos de suas equipes

material foi produzido, o Runrun.it no parou

e colaboradores motivados.

de evoluir. O ebook foi atualizado algumas vez-

Franklin Valadares
CTO e co-fundador do Runrun.it

01/07
Introduo
Talvez um dos maiores motivos que me levaram a ser um empreendedor foi discordar
das regras nas quais vivia dentro de uma grande empresa. Sempre fiquei impressionado
com a quantidade de processos, fluxos e, principalmente, de gestores necessrios para
que o trabalho pudesse ser feito. Gestores de projetos e consultores externos enchendo
os andares com suas planilhas infindveis me espantavam, alm da hierarquizao extrema. Inmeras pessoas eram encarregadas apenas de saber o que as outras estavam
fazendo: gerentes de seo, supervisores e at mesmo alguns diretores.

De um lado h pessoas que esto mais prximas dos clientes, que sentem as dores do
dia a dia e saberiam priorizar de forma mais clara o que deveria ser feito antes. Do outro,
as camadas mais altas, prximas aos acionistas, que sofrem a maior presso pelos indicadores relevantes. Por que, ento, a existncia de um emaranhado de gestores e coordenadores entre um ponto e outro? A camada intermediria, onde o dia a dia cotidiano
tratado, no deveria ser mais fina?

02/07

Introduo

Tive acesso, ento, ao artigo do Professor Gary Hamel,


publicado em dezembro de 2011 na Harvard Business
Review sob o ttulo: First, lets fire all the managers.
Nele, o professor defende que gesto a atividade
menos eficiente dentro de uma organizao. Ele tenta
mostrar, atravs de um clculo simples, que a quantidade de horas gastas para supervisionar o trabalho dos

First,
lets fire all the managers.
Gary Hamel, Harvard Business Review

outros um desperdcio, chegando a representar 1/3


da folha de pagamento de uma grande empresa.

03/07

Introduo

Este um indicativo de que as grandes empresas po-

Faz sentido. Tentar dar mais poder a todos os colabora-

dem estar exagerando na dose. Obviamente, colocar

dores atravs de ferramentas de controle e fluxo de in-

pessoas bem treinadas e inteligentes em todas as cama-

formaes parece ser a melhor tentativa para diminuir

das de uma operao parece ser uma tima ideia. O

o abismo entre acionistas e clientes. Seria o melhor

problema que elas gastam boa parte do tempo crian-

remdio para atravessar a imensa complexidade insta-

do relatrios que controlam as atividades de outras

lada no nvel mdio da gesto corporativa. Esta soluo

pessoas, em vez de gastar todo o seu potencial criando

faria com que as pessoas soubessem de forma mais

real valor para a organizao.

clara quais so as prioridades da empresa e levassem,


de forma rpida, os grandes problemas dos clientes a

O que o Professor Hamel sugere em seu artigo levar

todos. Nesta linha, listariam as aes a serem tomadas,

as ferramentas de tomada de deciso para os nveis

os responsveis por elas e tambm as realizariam.

mais baixos, o que achataria a hierarquia e estimularia


a autogesto. Com isso, ampliaria a produtividade e diminuiria a necessidade de camadas onerosas de gesto.

04/07

Introduo

No entanto, se formos analisar as ferramentas adotadas

Alternativas para transformar os e-mails em soluo de

nos ltimos 15 anos, vemos que a maior revoluo no

gesto de tarefas tambm j foram criadas. Mas, como

fluxo da informao se deu no uso do e-mail. As pessoas

simples ferramentas de afazeres, no permitem que as

passaram a tratar o e-mail como um documento que,

tarefas, uma vez criadas, sejam priorizadas adequada-

muitas vezes, as exime das aes aps seu envio. Nossas

mente. Qual a regra do que fazer primeiro? Por e-mail,

caixas de entrada se transformaram apenas num retrato

talvez?, geralmente por ordem hierrquica do reme-

da complexidade das relaes entre pessoas e departa-

tente. E-mails dos meus chefes so lidos antes e, suas

mentos. No raro, gerenciar e-mails virou uma das prin-

tarefas, feitas primeiro no parece ser a soluo

cipais tarefas do dia a dia dos executivos.

mais adequada.

05/07

Introduo

Poderamos, ento, tentar trazer ao dia a dia as metod-

No estou dizendo, aqui, que gesto de projetos inefi-

ologias e ferramentas de gesto de projetos. Se elas pos-

ciente. Mas estou afirmando que seus rgidos processos

suem cincia para fazer com que as pessoas atinjam um

so vlidos para atividades especficas, tambm com-

objetivo final, poderiam ser uma alternativa na busca

plexas, que exigem um nvel de sofisticao gerencial

por mais produtividade e eficincia. No entanto, o sim-

maior que o dia a dia da maioria das empresas suportar-

ples fato de se ter um gerente de projetos para fazer

ia. Eu adoraria usar as metodologias geis, por exemplo,

com que uma metodologia funcione adequadamente

em uma das empresas que atuei no ramo de servios de

nos remete ideia do Professor Hamel: Gesto a ativ-

TI. No entanto, as inmeras repriorizaes das ativi-

idade menos eficiente dentro de uma organizao. Ou

dades, o que bastante comum, tornaram o fim de um

seja, a complexidade e rigidez que envolvem o campo de

simples sprint, ou lista de tarefas para um determinado

gesto de projetos no traria a fluidez que estamos bus-

perodo, um tremendo desafio.

cando para dar poder e clareza a todos da organizao.

06/07

Introduo

Comecei, portanto, um estudo de campo, tentando apli-

Outro ponto que pesou a favor da metodologia de pilha

car no dia a dia de uma das minhas equipes uma met-

de tarefas foi a deciso de usar uma interface indepen-

odologia bastante simples: a pilha de tarefas. Todas as

dente do e-mail, trazendo mais possibilidade de organi-

pessoas, teoricamente, tm uma srie de atividades a

zao e priorizao. Afinal, o e-mail acaba sendo uma

serem desenvolvidas durante o seu dia. Se as colocs-

caixa de entrada sem limites. A pilha de tarefas de um

semos uma em cima da outra, sendo a primeira a mais

colaborador, por outro lado, seria acessada apenas pe-

importante e a ltima a menos importante, teramos

las pessoas definidas pelos seus superiores. Isso orde-

uma ordem do que fazer, de forma absolutamente

naria o uso do recurso mais escasso dentro da empre-

clara. Esse formato comportaria inmeros projetos

sa: as horas teis das pessoas.

dentro da mesma pilha. A nica questo seria definir


quem priorizaria a ordem da pilha de tarefas. Este sim
o verdadeiro trabalho do gestor: decidir de forma estratgica o que deve ser feito antes, a fim de atingir,
com seus recursos limitados, o maior valor possvel
para a companhia.

07/07

Introduo

O uso dessa nova e simples metodologia se mostrou de

Tais ferramentas trazem mais responsabilidade, expon-

baixo atrito e acabou se alastrando por toda a compan-

do os indicadores de produtividade. Mas, comprovada-

hia em que foi testada. Sua simplicidade e fcil adoo

mente, diminuem o turnover, porque as pessoas passam

trouxe tambm outro efeito colateral: a transparncia,

a ter mais clareza de para onde devem seguir. Elas pas-

que pode ser vista como um ponto positivo ou negati-

sam a ser protegidas de superiores confusos e de estres-

vo. Afinal, fica mais difcil se esconder atrs de proces-

se desnecessrio, e tm seu tempo visto como um recur-

sos e pessoas ineficientes. Voltando ao artigo do Pro-

so valioso e finito. Alm disso, notamos aumento da

fessor

menos

satisfao por fazerem parte de uma equipe, de um

hierarquia, menos burocracia, haver mais presso so-

propsito, dos produtos entregues e do resultado final

bre os indivduos.

da companhia.

Hamel:

com

maior

colaborao,

10

Com maior colaborao, menos


hierarquia, menos burocracia, haver mais
presso sobre os indivduos.

Gary Hamel, Harvard Business Review

01/09

A metodologia de pilha

Antonio Carlos Soares, co-fundador e CEO do Runrun.it, foi convidado a falar sobre
gesto de projetos em um evento importante da rea. L estavam empresas multinacionais, gigantescas, todas com linhas de negcios representativas atravs da venda
de softwares e servios para gerenciar projetos. Nossa ansiedade anterior, para falar
frente a um pblico com larga experincia no setor, com anos de evoluo nas mais
diversas metodologias, foi embora assim que o argumento, brilhantemente colocado
por Antonio, tomou ateno do pblico: Quem sabota os projetos somos ns mesmos. So as pessoas que acabam fazendo outras coisas no lugar do que deveria estar
sendo feito. Ou seja, gerenciar projetos de uma maneira mais eficiente deveria dar
foco s pessoas, porque, no fim das contas, so elas que desenvolvem as tarefas.

12

02/09

A metodologia de pilha

A metodologia de pilha justamente isso. conseguir simplesmente priorizar o que


cada pessoa deve fazer antes e documentar (ou formalizar) tudo o que acontece em
torno das repriorizaes. Esse conceito simples tem o poder de conseguir encaixar
diversas atividades ou projetos na realidade das pessoas. Por mais que uns e outros
se vangloriem de fazer mil coisas ao mesmo tempo, nosso crebro s faz, com eficincia, uma tarefa complexa de cada vez. No adianta dividir o seu tempo entre tarefas em paralelo, sua vida uma pilha de tarefas, e voc deveria gastar seu tempo
priorizando o que mais vai trazer impacto ou melhores resultados. Vamos imaginar o
projeto fictcio a seguir:

13

03/09

A metodologia de pilha

Projeto 01
Imagine que estas so as tarefas para uma pessoa dentro do Projeto 1 (vermelho).
Vamos supor tambm que, pelo tipo de cada uma das tarefas, o sistema j consiga

Tarefa 1

estimar, mais ou menos, quantas horas teis so necessrias para desempenh-la. O


usurio, para algumas dessas tarefas, tambm j pode saber mais ou menos em

Tarefa 2

quanto tempo consegue entregar algo daquele tipo. Ou seja, ele poder estimar manualmente quanto tempo vai gastar. Portanto, teramos todo o esforo do Projeto 1 j
estimado para essa pessoa:

Tarefa 3

Tarefa 4

14

04/09

A metodologia de pilha
Projeto 01
Se o Projeto 1 comeasse a ser feito hoje no incio do dia por essa pessoa, teramos a
estimativa de entrega para daqui a 48 horas teis, ou seja daqui a seis dias teis, se
essa pessoa trabalhar 8 horas por dia.

Tarefa 1

Est.: 8h

Tarefa 2

Est.: 16h
Total
48 horas teis

Tarefa 3

Est.: 8h

Tarefa 4

Est.: 16h

15

05/09

A metodologia de pilha
Projeto 02
Porm, nossa pessoa, designada para essas tarefas do Projeto 1, tambm est ajudando em algumas tarefas do Projeto 2 (azul). Um projeto difcil, cujo cliente, vez por outra,
liga para o diretor da empresa perguntando quando as entregas sero finalizadas, mas
muda o escopo com frequncia e demora para aprovar alguns pontos do projeto.

Tarefa 1

Est.: 8h

Tarefa 2

Est.: 8h

Aguardando aprovao

Tarefa 3

Est.: 8h

Aguardando aprovao

Tarefa 4

Est.: 16h

16

06/09

A metodologia de pilha
Otimizao

Tarefa 1

Est.: 8h

Para otimizar a pilha de tarefas dessa pessoa, vamos


Tarefa 2

Est.: 8h

mesclar as tarefas dos projetos 1 e 2.

Veja que, intercalando os dois projetos pilha de tarefas


Tarefa 1

Est.: 8h

dessa pessoa, a expectativa de entrega do Projeto 1 no


mais de 48 horas teis. Mas sim, de 72 horas teis, uma

Tarefa 3

Est.: 8h

Tarefa 2

Est.: 16h

vez que 2 tarefas do Projeto 2 sero intercaladas.

Total:
72 horas teis
Tarefa 4

Est.: 16h

Tarefa 3

Est.: 8h

Tarefa 4

Est.: 16h

17

07/09
Otimizao
Imagine ainda, que a vida desse nosso personagem no
feita apenas de tocar 2 projetos. Mas so diversos pro-

A metodologia de pilha
Est.: 8h
Est.: 8h
Est.: 8h

32
horas teis

jetos e algumas tarefas do dia a dia, como gerar relatrios para a diretoria, preparar a reunio de follow-up toda
segunda-feira pela manh e por ai vai. Teramos, ento,

Est.: 8h
Est.: 8h

uma pilha de tarefas bem mais colorida.


Est.: 8h
Est.: 8h
Est.: 16h
Est.: 16h

Total 88
horas teis

Est.: 8h
Est.: 8h
Est.: 16h

18

08/09

A metodologia de pilha

Nosso Projeto 1, portanto, s tem sua estimativa de incio para daqui a 32 horas teis e
mais 88 horas teis at sua entrega. Ou seja, inclu-lo na pilha de tarefas dessa pessoa
nos trouxe uma viso muito mais realista, protegendo o funcionrio, a empresa e o
cliente de expectativas desalinhadas.

Resumindo, se cada uma das pessoas de uma determinada equipe tem diversos projetos e tarefas do dia a dia em sua pilha de afazeres, priorizando corretamente cada uma
dessas tarefas, voc conseguir tocar mltiplos projetos ao mesmo tempo, com uma
viso realista sobre as entregas.

Essa a realidade da maioria das equipes em empresas no mundo todo. So raros os


momentos em que voc, como gestor, conseguir equipes 100% dedicadas a um s
projeto. E, mesmo quando isso acontecer, provavelmente a ordem como as tarefas do
dia a dia so entregues ter impacto sobre o projeto como um todo.

19

A metodologia de pilha

quando necessrio

Re-priorize

01/01
09/09

Backlog
O que a empresa tem pra fazer?
Distribua as tarefas do projeto
entre vrios membros da equipe.

20

01/01

Quais so os riscos dessa metodologia?

Como estamos lidando com um ambiente di-

mo os comentrios podem ser deletados das

e foi trabalhar em outra, o sistema faz um co-

nmico, o mais importante arquivar todas as

tarefas aps um perodo de 15 minutos. Isso

mentrio automaticamente no sistema dizen-

tomadas de deciso. Uma tarefa perdeu ou

existe para que a comunicao no se perca e

do que isso aconteceu naquele dia e hora.

ganhou prioridade porque algum tomou essa

que a tomada de decises seja feita com o m-

Tudo isso inteligncia para um modelo de

deciso? Por que tomou? Quando? Quais as

ximo de responsabilidade.

gesto mais fluido, baseado em comunicao

mudanas causadas nas demais tarefas? Essas

colaborativa entre as equipes.

so exatamente as variveis controladas por

A cada mudana de prioridade, todas as datas

um sistema de fluxo contnuo de tarefas como

estimadas de entrega so recalculadas. Se

o Runrun.it. Para se ter uma ideia, nem mes-

uma pessoa deixou de trabalhar numa tarefa

21

01/03

Vantagens sobre os mtodos geis

Para quem no conhece os mtodos geis, so proced-

No entanto, sempre muito difcil coordenar os es-

imentos de gesto de projetos para entregas mais cur-

foros da equipe dentro dos sprints. O volume de

tas e rpidas, garantindo maior satisfao dos clien-

variveis externas aos projetos grande e acaba inter-

tes. O mtodo mais conhecido o Scrum, geralmente

ferindo no formato padro dos mtodos geis. Isso faz

utilizado para o desenvolvimento de softwares atravs

com que a maioria dos times que usa esses mtodos

dos sprints que so um conjunto de tarefas para um

hoje tenha suas prprias variaes ou adaptaes

determinado perodo, geralmente curto, de mais ou

dos mesmos.

menos duas semanas. Ou seja, as pessoas elegem um


nmero de tarefas, colocam em um conjunto, ou sprint
e, em teoria, ficam focados nessas tarefas para entreg-las em duas semanas.

22

02/03

Vantagens sobre os mtodos geis

Como o ambiente corporativo cada vez mais dinmi-

Um sistema como o Runrun.it ajuda a estimar, at mes-

co, e ser flexvel faz parte das empresas com maior

mo de forma automtica, baseado na capacidade e

chance de sobrevivncia, ter um fluxo de tarefas e pro-

histrico de como tarefas daquele tipo foram desem-

jetos constante faz mais sentido se o objetivo final

penhadas no passado. O sistema leva em considerao

ampliar a produtividade e o impacto dos times

o horrio de trabalho padro dos usurios, o que traz

nos resultados.

maior confiabilidade nas estimativas de entrega das


tarefas e projetos.

Alm disso, h uma srie de dvidas no dia a dia de


equipes utilizando mtodos geis. Como estimar esforos? Por pontos ou por hora? Como lidar com times
com pessoas mais e menos produtivas?

23

03/03

Vantagens sobre os mtodos geis

Apesar da espinha dorsal da ferramenta no


ser os mtodos geis, h empresas que usam
o Runrun.it para controlar seus sprints, utilizando tags ou projetos para agrupar e controlar com a metodologia Scrum.

Insider information
O Runrun.it pretende desenvolver aplicativos especficos para alguns mtodos geis,
permitindo que equipes que j trabalham com eles possam aplicar suas tcnicas sem
muita abstrao.

Clique aqui para saber como usamos o

Clique aqui para baixar o ebook

Scrum no Runrun.it (aqui uma ncora

sobre como usar o Runrun.it

para a pgina relacionada)

em reas de TI

24

01/03

Quais so as rotinas que devo seguir para


assegurar que o mtodo do Runrun.it funcione?

O mtodo de pilha de tarefas baseado nas

Uma boa prtica que sugerimos criar um

pessoas. Ou seja, a correta distribuio das

usurio em cada time chamado Backlog

tarefas entre os membros do time funda-

nome da equipe, para ser um repositrio de

mental. O sistema automatiza os reclculos

demandas ainda sem responsveis e que, um

de estimativas e prazos, o que facilita a trans-

dia, sero transferidas para a pessoa

ferncia das tarefas.

mais adequada.

Insider information
Temos no roadmap da aplicao a criao de um backlog por equipe, o que vai facilitar
abrir tarefas para a equipe e no para o usurio, caso ainda no esteja claro quem
desempenhar tal tarefa.

25

02/03

Quais so as rotinas que devo seguir para


assegurar que o mtodo do Runrun.it funcione?

Os gestores podem controlar no Runrun.it quem

O processo passa, ento, a ser mais fluido.

abre tarefas para quem e quem recebe tarefas

Terminando a primeira tarefa, o usurio j

de quem. Ou seja, fcil impedir demandas

sabe qual deve ser a prxima. Toda a comuni-

paralelas, no autorizadas e que ajudam a em-

cao passa a ser feita na prpria tarefa, onde

perrar o bom andamento dos projetos.

os comentrios e decises ficam arquivados,


sem a possibilidade de serem apagados. Ou

Uma vez distribudas as tarefas, o gestor deve

seja, o histrico estar l, para quando algu-

priorizar as que considerar mais importantes

ma dvida surgir.

simplesmente clicando e arrastando tais tarefas para o topo da pilha dos membros da sua
equipe. O sistema vai recalcular as estimativas
de entrega e os usurios sero alertados que
devem comear a trabalhar naquela determinada tarefa.

26

03/03

Quais so as rotinas que devo seguir para


assegurar que o mtodo do Runrun.it funcione?

O que se torna importante nesse ponto o

importante tambm pedir aos usurios que

estmulo para que as pessoas indiquem que

mantenham suas estimativas dentro da reali-

esto trabalhando em determinada tarefa.

dade da tarefa. Se uma tarefa foi estimada

Para isso, basta clicar no boto trabalhar e o

em 8 horas teis, mas j foram gastas 16

sistema comear a contar as horas teis

horas na mesma, preciso reestimar o es-

gastas naquela tarefa. O usurio no precisa

foro necessrio para que o sistema recalcule

pausar ao sair para almoar, noite ou fi-

corretamente as datas de entrega das

nais de semana. O sistema utiliza seu horrio

prximas tarefas.

de trabalho configurado na ferramenta para


contar as horas de forma automtica, a fim

Existe uma central de notificaes, Meus aler-

de evitar ainda mais trabalho para esse

tas, no Runrun.it onde todos os tipos de

usurio. No ser mais necessrio ficar ped-

e-mails que o sistema gera so configurados.

indo para a equipe preencher timesheets ao

Entre eles, h um e-mail dirio que pode ser

final da semana. Ainda assim, ajustes manu-

ativado para que os usurios sejam alertados

ais so permitidos e devem ser feitos para

da necessidade de reestimativas nas

corrigir o tempo gasto nas tarefas.

tarefas atuais.

27

01/01

Controles e relatrios

Para visualizar de forma rpida o andamento

H uma srie de outros relatrios e visual-

de um determinado projeto, se voc for gestor

izaes das tarefas. Inclusive o ancestral grfi-

ou administrador do Runrun.it, clique em Pro-

co de Gantt. H tambm algumas planilhas

jetos no menu lateral. Esta tela mostra dois

eletrnicas exportadas e enviadas para o seu

grficos que indicam qual o percentual de

e-mail, em que mais fcil manipular dados

completude em nmero de tarefas e outro em

sobre horas teis, status das tarefas etc., utili-

nmero de horas teis estimadas nas tarefas,

zando funcionalidades de filtros e ordenao

alm de todas as tarefas de um projeto. Para

de softwares, como o Microsoft Excel.

detalhes de cada uma das tarefas, basta clicar


em seu ttulo.

28

01/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it

Agora que voc entendeu a metodologia que


criei ao idealizar o Runrun.it, chegou a hora de
colocar na prtica as prioridades e a gesto de
projetos na perspectiva das pessoas. Este passo-a-passo ir mostrar com fcil usar a ferramenta para te ajudar a gerenciar projetos e
ainda analisar o desempenho da sua equipe.

29

02/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Clientes > Projetos
O primeiro passo cadastrar um cliente, selecionar as
equipes que trabalharo para ele e que tero acesso s
suas tarefas. Ento voc poder incluir os projetos ligados a esse cliente e a custo mensal (por hora ou por
preo) estimado para ele.

30

03/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Clientes > Projetos
Para que o relatrio de custo seja usado de forma correta, voc deve incluir o valor pago pela hora de cada colaborador da sua empresa. Dessa maneira, o sistema ir
calcular as horas trabalhadas. Para isso, o Administrador

possvel incluir gastos externos aos projetos, que

da conta (e s ele) dever entrar no perfil de cada colab-

sero somados aos custos das tarefas registradas no

orador da empresa (clicando em Administrar > Usurios

Runrun.it. Por exemplo: servio de catering, aluguel de

e sobre a foto) e inserir o custo da hora.

equipamentos, gastos com fornecedores, entre outros.

04/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it

Tela de projetos
Para gerenciar os projetos da sua empresa da forma

Cada projeto tem uma pgina prpria que mostra to-

mais eficiente possvel, preciso que voc conhea o

das as tarefas abertas, todas as fechadas, as pendentes,

que se passa em cada um. Principalmente se houver

as horas trabalhadas e no trabalhadas. Dessa manei-

inmeros deles correndo em paralelo.

ra, voc entende se as demandas esto exigindo mais


tempo do que deveriam e pode rever os prazos, alin-

O Runrun.it oferece informaes completas sobre os

hando as entregas com todas as reas envolvidas.

projetos de forma centralizada. Na tela de Projetos,


possvel acompanhar a que p est cada um atravs de
uma barra de progresso.

32

05/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Tela de projetos
Em suma, so dois ou trs cliques de que voc precisa
para conhecer rapidamente a performance do seu time
e informar com segurana ao cliente todo o histrico de
trabalho e o que ainda est por vir.

33

06/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Tarefas e Tarefas Pr-requisito
O desenvolvimento de cada projeto exigir a criao de

devero ser entregues antes da tarefa atual comear a

muitas tarefas. Liste-as e as distribua entre os respons-

ser trabalhada. Dessa maneira, o sistema bloquear a

veis. Registre as tarefas no Runrun.it e eleja um respon-

que est sendo criada at que todas as anteriores

svel para cada uma esteja sempre atento se no est

sejam entregues.

sobrecarregando ningum.
Este um recurso importante para criar fluxo compleVoc ir notar que, muitas vezes, essas tarefas depende-

xos e que dependem de vrias reas e tipos de tarefas

ro de outras para poderem ser realizadas. Essa depen-

diferentes para serem finalizados. Importante dizer

dncia o que chamamos de Tarefas Pr-requisito.

que, se voc optar pelas Tarefas Pr-requisito, no po-

Nesta rea, voc dever adicionar todas as tarefas que

der usar o recurso de Sequncia de Responsveis.

34

07/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Sequncia de responsveis
Certamente voc ir se deparar com tarefas que podem
ser feitas por mais de uma pessoa principalmente se as
pessoas de sua equipe tiverem talentos semelhantes.
Para elas, crie uma Sequncia de Responsveis clicando
na aba Regras abaixo da descrio da tarefa.

A tarefa ser transferida automaticamente quando for


entregue pelo responsvel atual. Ou seja, quando cada
responsvel entregar sua parte (clicando na setinha e
em Completar e transferir), o prximo ser avisado
para comear a trabalhar na tarefa.

possvel colocar quantas pessoas for necessrio, inclusive repeti-las ao longo da lista. O sistema s no aceita
colocar o mesmo usurio duas vezes consecutivas.

35

08/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Checklist
Depois que uma tarefa foi criada, voc pode inserir uma
checklist a ela. Essa funcionalidade importante para
ajudar na organizao e diviso da tarefa em passos,
etapas, componentes etc. Ou ainda, enriquecer briefings
e evitar retrabalhos que uma das coisas que mais estouram os prazos da entregas dos projetos.

36

09/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Tarefas agendadas e repetitivas
Se sua equipe trabalha com vrias tarefas e voc precisa

Alm disso, tambm possvel automatizar o agenda-

que ela execute cada uma em um determinado dia, o

mento de tarefas frequentes sem precisar criar uma por

Runrun.it pode te ajudar a organizar essa agenda. Basta

uma. Reunies peridicas, que acontecem a cada 15 dias

usar o recurso de agendamento para que a atividade

ou semanalmente, ou tarefas realizadas em dias especf-

seja iniciada no dia desejado. Quando chegar o momen-

icos, como produzir relatrios de fechamento do ms, j

to, o sistema enviar um aviso para o usurio.

podem ser agendados com a mxima antecedncia.

37

10/10

Como gerenciar projetos no Runrun.it


Priorizao
Agora que voc j cadastrou todas as tarefas, vale a

Uma vez mentalmente priorizadas, basta clicar no canto

pena investir um pouco de tempo escolhendo quais

superior da tarefa e arrast-la para o seu lugar na pilha.

devem ser realizadas primeiro. Essa a parte mais


importante do trabalho de um gestor: saber quais so

Para priorizar as tarefas de um colaborador em especial,

as prioridades da empresa, as tarefas que causaro

digite go: nome do usurio na busca do sistema. Voc

mais impacto e aquelas que so peas-chave para a

ter acesso a todas as suas tarefas e poder prioriz-las

execuo do trabalho de uma equipe inteira.

da maneira que desejar.

38

01/09

Relatrios gerencias

O Runrun.it tem diversos tipos de relatrios


que te ajudam a prestar contas do trabalho da
sua equipe, analisar melhor as horas investidas por ela e gerenciar melhor o tempo dedicado de cada um, quanto cada cliente est demandando, entre outras tarefas gerenciais.
Confira abaixo o que cada relatrio oferece.

39

02/09

Relatrios gerenciais
Equipe
Aqui voc consegue ver, de uma maneira simples e rpida, em que cada um de seus colaboradores est trabalhando, o que ele realizou recentemente, e as prximas tarefas a ser feitas.

40

03/09

Relatrios gerenciais
Clientes
Aqui voc v o andamento de cada cliente e projeto - o
que est sendo realizado agora, as prximas cinco tarefas e as ltimas cinco entregues.

41

04/09

Relatrios gerenciais
Esforo por cliente
A partir da escolha de um perodo, o sistema mostra
um grfico com a alocao de recursos (pessoas) trabalhando para aquele determinado cliente. Para ver
mais detalhes, clique na linha do grfico, e uma pequena
tela mostrar os colaboradores e as tarefas na qual estavam trabalhando naquele momento. Cada linha representa um projeto daquele cliente.

42

05/09

Relatrios gerenciais
Custo
Neste relatrio voc fica sabendo quanto um cliente

balhadas pelos usurios, mas tambm podem somar

gastou num determinado perodo e projeto. Tambm

custos extras, no relacionados diretamente s horas.

possvel comparar o Orado versus o Realizaado,

Para isso, administradores podem autorizar usurios a

tanto em horas quanto em custo. Os custos totais de

Editar Custos.

um projeto levam em considerao as horas teis tra-

43

06/09

Relatrios gerenciais
Esforo por tipo de tarefa
Cada tarefa necessariamente tem que ter um Tipo defini-

cessos de aprovao, etc. Cada nova tarefa ser de um

do dentro do Runrun.it. Desta forma, voc saber qual o

desses tipos e os gestores da agncia conseguiro ver

percentual de horas gastas por Tipo de tarefa em cada

quais os Tipos consomem a maior parte do tempo das

um dos seus clientes. Por exemplo: criao de pea gr-

equipes, podendo aprimorar processos ou contratar no-

fica, pea digital, finalizao, atendimento ao cliente, pro-

vos recursos para os setores corretos.

44

07/09

Relatrios gerenciais
% por projeto
O Runrun.it contabiliza automaticamente o tempo gasto

usurios. Este o relatrio indicado, por exemplo, para

nas tarefas. Aqui voc v quanto tempo cada colaborador

enviar ao setor financeiro ou para demonstrar a um de-

gastou por Cliente e por Projeto. As informaes levam

terminado cliente que seu projeto est tomando mais

em considerao o tempo contado pelo sistema mais

horas do que as contratadas.

as horas includas (ou retiradas) manualmente pelos

45

08/09

Relatrios gerenciais
Gantt
Aqui voc pode ver as tarefas de uma pessoa, um cli-

seus detalhes sero mostrados. Note que as tarefas em

ente ou mesmo um projeto atravs de um grfico de

cinza tm o esforo estimado padro do tipo de tarefa.

Gantt. Isso nada mais do que a representao das

As coloridas j foram estimadas pelo seu responsvel.

tarefas em uma linha do tempo: clique nas tarefas e

46

09/09

Relatrios gerenciais
Estoque das horas
Quantas vezes voc j no pensou: quando o colaborador A, ou a equipe Z, ter algum tempo livre de novo?.
Este relatrio soma todas as tarefas das pessoas: em
vermelho, as horas j comprometidas e, em verde, o
tempo livre.

47

01/07

Como usar o scrum com o Runrun.it

O Scrum um mtodo gil de gesto usado

usurios Bug tracker e o usurio Dvidas

por muitas equipes de tecnologia para o desen-

tcnicas - backlog. Neles ficam as tarefas que

volvimento de softwares. Apesar do Runrun.it

precisam ser encaixadas a cada sprint, e de-

no ser usado apenas por empresas ou times

vem ocupar no mximo 20% do tempo total

de desenvolvimento e TI, as duas solues po-

disponvel do sprint.

dem ser usadas em conjunto para controlar


melhor as tarefas, projetos e sprints.

Os bugs que merecem ateno recebem a tag


prioridade alta e so repriorizados no alto da

Criamos um usurio chamado Product - back-

fila. s vezes entram no sprint em execuo,

log, dono de tarefas que so as funcionali-

substituindo uma tarefa planejada, j que

dades (ou histrias) que um dia sero imple-

merecem urgncia.

mentadas no produto. Alm disso, temos os

48

02/07

Como usar o scrum com o Runrun.it

Na ltima semana do sprint, marcamos uma

Essa sexta-feira, que seria o fim deste sprint,

reunio de validao das prioridades, envol-

dedicada a funcionalidades que as pessoas

vendo desenvolvimento, vendas, atendimen-

adorariam ver no Runrun.it, mas nunca en-

to e os scios. Nela, validamos se as histrias

tram como prioridade na lista. Elas precisam

do Product backlog esto em ordem corre-

ser pequenas o suficiente para serem feitas

ta de prioridade. Terminamos o sprint na sex-

em um dia.

ta-feira. Se algo ficar pendente para publicao em ambiente de produo, deixamos


para a sexta-feira, quando temos o dia de
projetos livres, os Passion Projects.

49

03/07

Como usar o scrum com o Runrun.it


O incio do Sprint

Na segunda-feira seguinte, especificamos as tarefas das histrias, quebr-las em Post-its. Esse um ponto crucial da metodologia scrum e
no h software que resolva. A inteligncia humana e a experincia da
equipe ajudaro a melhorar essa etapa a cada sprint.

Cada um desses Post-its se torna uma tarefa no Runrun.it com a seguinte configurao:

Responsvel
Tipo de tarefa
Cliente > Projeto
Tags

Sprint backlog
(voc decide)
Dev Sprints > Sprint X (15-08-2014)
(a funcionalidade)

50

04/07

Como usar o scrum com o Runrun.it

Desta forma, ao final da especificao, tere-

Esse tambm um bom momento para tentar

mos todas as tarefas no Runrun.it abertas para

estimar, em conjunto com todos os devs, o vol-

o usurio Sprint backlog. l que os desen-

ume em horas teis para cada uma das tare-

volvedores vo pegar as tarefas, transferin-

fas. O Runrun.it, com o tempo de uso, comea

do-as para si prprios.

a calcular o tempo mdio de entrega de um determinado Tipo de Tarefa. Se voc especificar

Note que criamos um Cliente chamado Dev

bem os tipos, ter insights de como estimar

Sprints e a cada novo sprint criamos um pro-

mais adequadamente o tempo das tarefas.

jeto chamado Sprint X - <data final do sprint>.

51

05/07

Como usar o scrum com o Runrun.it

O ideal que todos os Devs do sprint estejam

A tela de Projetos d a previso de entrega de

com suas listas de tarefas limpas. Da, cada um

cada uma das tarefas abertas para o sprint. Se

pega as tarefas que mais esto relacionadas

algum Dev ficou sobrecarregado ou se alguma

com o seu perfil de desenvolvimento (transfer-

tarefa est indicando trmino fora da data fi-

indo as tarefas do usurio Sprint - backlog).

nal do sprint, repriorize ou transfira as tarefas.

52

Como usar o scrum com o Runrun.it


Scrum board
Colocamos os post-its em um quadro dividido

Scrum. Porm, as telas de Equipe e Projetos

pelas histrias e pelos status para que fique

do Runrun.it tambm funcionam bem para a

fcil e aderente metodologia tradicional do

visualizao rpida do andamento do sprint.

Em teste

Entregue
Usamos os Status das
tarefas para controlar
a migrao das mesmas
pelo scrum board.

Histria 3

Histria 2

Trabalhando

Histria 4

Trabalhamos com 4
histrias por sprint mais
uma linha para bugs e
dvidas tcnicas

Histria 1

Tarefas a fazer (na lista dos devs)

bugs e
dvidas

06/07

53

07/07

Como usar o scrum com o Runrun.it

O dia a dia
Na primeira reunio Daily Scrum, todos co-

extras podem ser ajustadas manualmente.

criao. Depois disso deciso tomada. Pode

mentam o que esto fazendo, se precisam de

Repetimos essa reunio diariamente para ga-

tomar outra deciso, mas no dizer que a ante-

algo, se tm alguma restrio, trocam ideia ra-

rantir a evoluo sem surpresas no sprint. For-

rior no foi tomada.).

pidamente sobre algum ponto mais difcil e

malizamos todas as decises atravs dos co-

mos obra. Lembrem-se de apertar o play

mentrios nas tarefas no Runrun.it, para

medida que os dias vo passando e as tarefas

na primeira tarefa de suas listas. O sistema pas-

garantir que a inteligncia no se perca (lem-

vo sendo entregues, podemos consultar a tela

sa a contar o tempo automaticamente, pulando

bre-se: os comentrios e anexos das tarefas s

de Projetos e acompanhar se nos mantivemos

horrios fora da sua jornada de trabalho. Horas

podem ser apagados aps 15 minutos de sua

dentro do prazo final do sprint.

54

01/01

Vantagens de usar o Rurnun.it

Previsibilidade Como as tarefas so estima-

Timesheet automtico O Runrun.it conta as

das em horas teis e o Runrun.it leva em con-

horas gastas nas tarefas automaticamente.

siderao a jornada de trabalho dos desenvol-

Basta clicar em trabalhar e o sistema pula to-

vedores, fica fcil prever se algo no vai ser

das as horas no teis. (Ajustes manuais, como

entregue no prazo necessrio.

horas extras, tambm podem ser feitos.)

Oramento possvel controlar o orado

Planejamento Caso haja mudana de escopo,

versus realizado tanto em horas quanto em

prioridade ou entrada de novas tarefas no

dinheiro. Basta usar o relatrio de Custos.

sprint, o sistema recalcula todas as datas de


entrega automaticamente.

Transparncia Outros colaboradores da empresa, alm dos gestores, recebero os reports

Repositrio nico Ao terminar o sprint, os

do andamento do sprint (como um projeto) e

post-its vo para o lixo, mas toda a intelign-

podero colaborar para sua melhor execuo.

cia, arquivos trocados e decises tomadas estaro dentro de uma s ferramenta.

55

Concluso

Cada tipo de empresa e cada projeto ter a

oridades, escopo, volume de projetos simult-

Fique vontade para testar. Se precisar de al-

metodologia que melhor se encaixa em

neos, provavelmente um ambiente que vai

guma ajuda, no hesite em chamar pelo

suas necessidades.

se beneficiar do Runrun.it.

help@runrun.it

A metodologia de pilha de tarefas, utilizada

O sistema bastante flexvel e hoje utilizado

pelo Runrun.it, uma alternativa bastante

por uma gama muito grande de tipos de em-

slida e comprovadamente funcional. Ela foi

presa. De agncias de publicidade a empre-

criada e utilizada durante muitos anos com

sas de desenvolvimento de software. De de-

sucesso dentro de uma empresa de prestao

partamentos de comunicao e marketing de

de servios. Ou seja, se o ambiente em que

grandes empresas a escritrios de advocacia,

voc est instvel do ponto de vista de pri-

engenharia e arquitetura.

Bons projetos!

56

Runrun.it | Todos os direitos reservados.