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QU HARA USTED?
l comportamiento del empleado en el trabajo es
slo un aspecto de lo que los gerentes intentan
controlar. Si una organizacin no tiene controles adecuados, puede ver cmo sus costos suben hasta el cielo
o descubrir que no logra alcanzar sus metas. Independientemente de cun cuidadosa sea la plarficacin,
un programa o decisin puede ser implementado de
modo deficiente o impropio si no se cuenta con un sistema de control satisfactorio. Por lo tanto, para la administracin eficaz es necesario considerar los beneficios
de un sistema de control organizacional correctamente
diseado.
Fundamentos
del control
553
554
QU ES EL CONTROL?
control
Proceso de monitorear las
actividades para asegurarse
de que se lleven a cabo de
acuerdo con lo planificado y
para corregir cualquier
desviacin significativa.
El control puede definirse como el proceso de mortorear las actividades con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planificado y corregir todas las desviaciones significativas. Todos los gerentes debern participar en la funcin de control, aunque sus UIdades se estn desempeando de acuerdo con lo planificado. En realidad, los gerentes no pueden saber si
sus UIdades tienen un buen rendimiento sin evaluar primero qu actividades se han realizado y
sin comparar el rendimiento obterdo con el estndar deseado. 2 Un sistema de control eficaz garantiza que las actividades se llevarn a cabo en formas conducentes al logro de las metas de la
organizacin. El criterio que determina la eficacia de un sistema de control es hasta qu punto
resulta til para facilitar el logro de metas. Cuanto ms ayude a los gerentes a alcanzar las metas
de la orgarzacin, tanto mejor ser un sistema de control. 3
En el caso ideal, a toda organizacin le agradara alcanzar sus metas de modo eficiente y eficaz. Sin embargo, acaso esto significa que los sistemas de control que usan todas las organizaciones son idnticos? En otras palabras, tendrn que usar los mismos tipos de sistemas de control
Microsoft, Matsushita y British Petroleum? Probablemente no. William G. Ouchi considera que
existen tres aproximaciones diferentes para el diseo de sistemas de control: del mercado, burocrtico y del clan. 4 (Vea la tabla 17-1.)
El control del mercado es una aproximacin al control en la cual se hace nfasis en el uso
de mecarsmos externos de mercado, como el precio, la competencia y la participacin de mercado
relativa, para establecer los estndares que se utilizarn en el sistema de control. Este enfoque lo
usan de ordinario las organizaciones cuyos productos o servicios son claramente especficos y distintivos, y donde existe una considerable competencia en el mercado. En esas condiciones, las divisiones de una compaa se convierten frecuentemente en autnticos centros de ganancias y son
evaluadas en funcin del porcentaje de las ganancias totales corporativas que cada uno de ellos genera. Por ejemplo, en Matsushita, las diferentes divisiones (tales como: vdeo, audio, aparatos electrodomsticos y equipo informtico e industrial) son evaluadas de acuerdo con las ganancias que
cada una de ellas aporta al total de la compaa. Sobre la base de esas mediciones, los gerentes corporativos toman las decisiones correspondientes a la futura asignacin de recursos, los cambios
estratgicos adecuados y otras actividades de trabajO que puedan requerir su atencin.
T A B L A
1 7 _1
Burocrtica
Del clan
Caractersticas
Aplica mecanismos externos de mercado, como la
competencia de precios y la participacin relativa de
mercado, para establecer los estndares que sern utilizados dentro del sistema. Lo aplican habitualmente las
organizaciones cuyos productos o servicios son claramente especficos y distintivos y que deben contender
con una considerable competencia en el mercado.
Pone nfasis en la autoridad organizacional. Se basa en
mecanismos administrativos y jerrquicos, tales como:
reglas, reglamentos, procedimientos, polticas, estandarizacin de actividades, descripciones de puestos de
trabajo bien definidas y presupuestos, a fin de asegurarse de que los empleados tengan los comportamientos
apropiados y cumplan los estndares de rendimiento.
Regulan el comportamiento del empleado por medio de
los valores compartidos, normas, tradiciones, rituales,
creencias y otros aspectos de la cultura de la organi.zacin. La utilizan a menudo organizaciones donde los
equipos representan un rasgo comn y la tecnologa
est en rpido cambio.
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control burocrtico
Enfoque para el diseo
de sistemas de control que
pone nfasis en la autoridad
organizacional y depende
de reglas administrativas,
reglamentos, procedimientos,
polticas, la estandarizacin
de las actividades y otros
mecanismos administrativos
para garantizar que los
empleados muestren los
comportamientos apropiados
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SE X YA PAR TE Control
a desarrollarse segn lo planificado ni de que las metas que persiguen los gerentes vayan a ser
alcanzadas en realidad. Por lo tanto, el control es importante porque constituye el eslabn final de
la cadena funcional de las actividades administrativas. Es el nico medio por el cual los gerentes
pueden saber si las metas de la organizacin han sido alcanzadas o no y las causas de una u otra
situacin. No obstante, el valor especfico de la funcin de control reside en su relacin con las
actividades de planificacin y delegacin.
En el captulo 7 describimos los objetivos como el fundamento de la planificacin. Los objetivos hacen que los gerentes avancen en una direccin especfica. Sin embargo, el simple hecho
de declarar objetivos o lograr que stos sean aceptados por los subordinados no es una garanta de
que se hayan realizado las acciones necesarias para alcanzar tales objetivos. Como dice el viejo adagio, "el hombre propone y Dios dispone". El gerente eficaz tiene que realizar un seguimiento para
asegurarse de que las personas lleven a cabo en verdad lo que se supone deberan hacer y que los
objetivos sean alcanzados efectivamente. En realidad, la administracin es un proceso continuo y
las actividades de control proveen el eslabn crtico que nos lleva de nuevo a la planificacin (figura
17-1). Si los gerentes no ejercieran el control, no tendran ningn medio para saber si sus objetivos
y planes eran acertados o qu futuras acciones deban emprender.
La otra rea en la cual es importante el control es la delegacin. Muchos gerentes se niegan
a delegar por temor a que sus subordinados cometan algn error y a ellos se les haga responsables
del mismo. Por eso muchos gerentes sienten la tentacin de hacer las cosas por s mismos y
abstenerse de delegar. Sin embargo, esta renuencia a delegar se puede aminorar si los gerentes
desarrollan un sistema de control eficaz. Tal sistema de control les puede proveer informacin y
retroalimentacin sobre el rendimiento de los subordinados en quienes han delegado autoridad.
Por lo tanto, un sistema de control eficaz es importante porque los gerentes necesitan delegar
FI GURA
17- 1
El eslabn planificacin-control
Metas
Objetivos
Estrategi~
Planes
eA P TU Lo
557
autoridad. Sin embargo, por el hecho de que, a fin de cuentas, ellos son los responsables de las
decisiones que toman sus subordinados, los gerentes necesitan contar tambin con un mecanismo de retroalimentacin como el que el sistema de control les proporciona.
Medicin
Para determinar cul es el rendimiento real, el gerente necesita obtener informacin a ese respecto. As pues, el primer paso del control es la medicin. Vamos a considerar ahora cmo se realizan
las mediciones y qu es lo que medimos.
Cmo realizamos la medicin. Cuatro fuentes ordinarias de informacin que utilizan con
frecuencia los gerentes para medir el rendimiento real son: la observacin personal, los informes
estadisticos, los informes verbales y los informes escritos. Cada una tiene fortalezas y debilidades
especficas; sin embargo, una combinacin de fuentes de informacin aumenta tanto el nmero
de fuentes de insumos como la probabilidad de obtener informacin digna de confianza.
FI GU RA
17 - 2
El proceso de control
proceso de control
Proce so que consiste en
med ir el rend imiento real,
comp ara rl o con un est nda r
y aplicar la acc in
558
SE X YA PAR TE Control
Para obtener un conocimiento profirndo y de primera mano sobre las actividades reales, los
gerentes pueden recurrir a la observacin personal. Este mtodo de medicin provee informacin
que no est filtrada a travs de otra persona. Tambin permite una cobertura intensiva porque se
puede observar el rendimiento de actividades mayores tanto como de las menores y brinda al gerente oportunidades de "leer entre lneas". La administracin por contacto directo (vea Espritu
empresarial: La administracin por contacto directo, ms adelante en este captulo para mayor informacin sobre este tema) permite percatarse de omisiones factuales, expresiones faciales y tonos
de la voz que pueden perderse cuando se usan otras fuentes de informacin. Por desgracia, en una
poca en la que la informacin cuantitativa sugiere objetividad, la observacin personal se considera a menudo como una fuente informativa inferior. Est sujeta a sesgos personales: lo que un gerente ve otro puede no verlo. Adems, la observacin personal requiere mucho tiempo. Cuando las
compaas aplican continuamente la reingeniera y el alcance de control de los gerentes aumenta,
esto puede ser una desventaja importante. Por ltimo, este mtodo tiene la desventaja de que implica una intromisin. Los empleados pueden interpretar la observacin directa del gerente como
un sntoma de descontento o de falta de confianza en ellos.
La amplitud del uso actual de las computadoras en las organizaciones ha hecho que los gerentes
dependan cada da ms de iriformes estadsticos para medir el rendimiento real. Sin embargo, este
recurso de medicin no se limita a los datos producidos por medio de computadoras: incluye tambin
grficas, diagramas de barras y representaciones numricas de cualquier forma, que los gerentes pueden usar para evaluar el rendimiento. Si bien es cierto que los datos estadsticos son fciles de visualizar y resultan eficaces para ilustrar relaciones, la informacin que ofrecen acerca de una actividad
es limitada. Las estadsticas slo informan sobre unas cuantas reas clave que pueden medirse numricamente y suelen pasar por alto otros factores importantes, a menudo subjetivos.
La informacin puede adquirirse tambin mediante iriformes verbales, es decir, a travs de
conferencias, reuniones, dilogos o llamadas telefnicas. Las ventajas y desventajas de este mtodo
para medir el rendimiento son similares a las de la observacin personal. Aunque la informacin est filtrada, se obtiene con rapidez, se presta a la retroalimentacin y permite usar la expresin del
lenguaje y el tono de la voz, adems de las palabras mismas, para transmitir significados. Histricamente, una de las principales desventajas de los informes verbales fue el problema de documentar
dicha informacin para referencias futuras. Sin embargo, las capacidades tcnicas han progresado
hasta el punto en que ahora los informes verbales pueden ser grabados de modo eficiente y se convierten en registros tan permanentes como si hubieran sido escritos.
El rendimiento real tambin puede medirse mediante iriformes escritos. Igual que los informes estadsticos, stos son ms lentos y tambin ms formales que los informes de primera o segunda mano. Esta formalidad hace tambin que a menudo resulten ms completos y concisos que
los informes verbales. Adems, los informes escritos suelen ser fciles de archivar y utilizar como
referencia.
En virtud de las diferentes ventajas y desventajas que ofrece cada una de estas cuatro tcnicas
de medicin, los gerentes tendrn que utilizarlas todas en el curso de sus procedimientos exhaustivos de controL
Qu es lo que medimos. Los elementos que medimos son probablemente ms decisivos
para el proceso de control, que la forma en que realizamos las mediciones. Una seleccin errnea
de criterios puede dar lugar a graves consecuencias disfuncionales. Adems, los aspectos que decidimos medir determinan en un grado considerable en qu reas se esforzarn por sobresalir los
miembros de la organizacin. 5
Algunos criterios de control son aplicables a todas las situaciones administrativas. Por ejemplo, debido a que todos los gerentes, por definicin, dirigen las actividades de otras personas, es
necesario que puedan medir criterios tales como: tasas de satisfaccin, rotacin y ausentismo de
los empleados. La mayora de los gerentes tienen tambin dentro de su rea de responsabilidad la
elaboracin de presupuestos, expresados en trminos de costos monetarios. Por lo tanto, el hecho
de mantener los costos apegados al presupuesto constituye una medicin de control bastante comn. Sin embargo, en cualquier sistema de control completo se deber reconocer la diversidad de
las actividades que realizan los distintos gerentes. Por ejemplo, el gerente de produccin de una
planta manufacturera puede usar como mediciones: la cantidad de unidades producidas por da,
las unidades producidas por hora de trabajo, el desperdicio por unidad de produccin o el porcentaje de rechazos devueltos por los clientes. En cambio, la gerente de una unidad administrativa de
"
(A P TUL O 1 7
Fundamentos de l control
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una agencia gubernamental podra usar como dichas mediciones el nmero total de pginas de documentos mecanografiadas por da, el nmero de pedidos atendidos por hora o el tiempo prome;
dio requerdo para la tramitacin de documentos. Es frecuente que los gerentes de marketing
utilicen ciertas mediciones, tales como: el porcentaje de mercado que han logrado absorber, el
valor monetaro promedio por venta o el nmero de visitas a clientes por vendedor.
Como podr usted imaginar, el rendimiento de algunas actividades es difcil de medir en trminos cuantificables. Por ejemplo, a un administrador le resulta ms difcil medir el rendimiento
de un qumico investigador o de un consejero de escuela elemental, que el de una persona que
vende seguros de vida. A pesar de todo, la mayo 'a de las actividades pueden agruparse en segmentos objetivos que se prestan a la medicin. El gerente debe determinar en cada caso qu valor
aporta a la organizacin una persona, departamento o unidad especficos, para luego convertir
esa aportacin en estndares apropiados para efectuar mediciones.
La mayora de los puestos de trabajo y casi todas las actividades pueden expresarse en trminos tangibles y mensurables. Cuando no es posible expresar un indicador del rendimiento en trminos cuantificables, los gerentes tienen que buscar y utilizar otras medidas de tipo subjetivo.
Por supuesto que las medidas subjetivas tienen limitaciones considerables. No obstante, sera peor
no utilizar ningn estndar de comparacin y pasar por alto la flrncin de control. Cuando una actividad es importante, l hecho de que su medicin sea difcil no puede aceptarse como excusa.
En esos casos, es preciso que los gerentes recurran a criterios subjetivos del rendimiento. Como
es natural, en cualquier anlisis o decisin que est basada en criterios subjetivos ser necesario
reconocer las limitaciones propias de este tipo de informacin.
COlnparacin
En el paso del proceso correspondiente a la comparacin se determina el grado de variacin entre
el rendimiento real y el estndar. En todas las actividades se puede esperar cierto grado de varacin en trminos de rendimiento. Por lo tanto, es vital determinar el rango de variacin aceptable (figura 17-3). Las desviaciones que exceden dicho rango se consideran significativas y requieren la atencin del gerente. En la etapa de comparacin, los gerentes se interesan en particular por
la magnitud y direccin de esas variaciones. Un ejemplo nos permitir aclarar este concepto.
FI GU RA
...eo
QI
'E
1 7 _3
Lm ite
superior
acepta ble
'6
.
e
QI
Gi
Rango de
variacin
aceptable
Estndar
"e
'0
'
'6QI
:E
Lmite
inferi o r
aceptable
+1
t+ 2
t+3
Periodo (tI
t+ 4
+5
rango de variacin
560
TA B l A
1 7 _2
Marca
Heineken
Molson
Beck's
Moosehead
Labatt's
Corona
Amstel Light
Dos Equis
Tecate
Nm. total de cajas
Estndar
1075
630
800
620
540
160
225
80
170
4300
Real
Ms (menos)
913
634
912
622
672
140
220
65
286
4464
(162)
4
112
2
132
(20)
(5)
(15)
116
164
Chris Tarmer es gerente de ventas de Eastern States Distributors. Esta firma distribuye cerveza
importada en varios estados de la costa oriental de los Estados Unidos. Chris prepara un informe
durante la primera semana de cada mes, en el cual describe las ventas del mes antt rior, clasificadas
por el nombre de la marca. La tabla 17-2 muestra las cifras estndar y reales para el mes de julio.
Tendr que preocuparse Chris por el rendimiento registrado enjulio? En ese mes, las ventas
fueron un poco ms altas de lo originalmente previsto, pero acaso eso significa que no se presentaron desviaciones significativas? A pesar de que el rendimiento general fue bastante favorable en
trminos generales, la gerente de ventas tendr que examinar con mayor cuidado algunas marcas.
Sin embargo, el nmero de marcas merecedoras de su atencin depender de lo que Chris defina
como significativo. Qu grado de variacin deber permitir Chris antes de emprender una accin
correctiva?
La desviacin observada en varias marcas (tales como Molson, Moosehead y Amstel Light)
es muy pequea y, sin duda alguna, no merece atencin especial. Por otra parte, es significativa
la escasez registrada en las marcas Corona y Dos Equis? Eso lo tendr que juzgar Chris. Las ventas de Heineken quedaron 15 por ciento por debajo de la meta de Chris. sta es una desviacin
significativa y requiere su atencin. Chris deber buscar la causa. En este caso, ella atribuye la
prdida a los agresivos programas de publicidad y promocin aplicados por los grandes fabricantes
nacionales, Anheuser Busch y Miller. Por el hecho de que Heineken es la importacin que ocupa
el nmero uno en las ventas de su compaa, es ms vulnerable a la influencia promocional.de los
grandes productores nacionales. Si el descenso de Heineken es algo ms que una depresin temporal (es decir, si se repite el mes entrante), entonces Chris tendr que reducir sus pedidos de ventas con esas cerveceras y disminuir su inventario correspondiente.
El error de declarar una cifra de ventas menor de la real puede ser tan problemtico como
declarar una cantidad mayor de la real. Por ejemplo, la sorprendente popularidad de Tecate es una
aberracin que slo durar un mes o en realidad est incrementando esta marca su participacin de
mercado? Si la marca est acrecentando su participacin en el mercado, Chris estar dispuesta a
pedir ms productos de esa cervecera para satisfacer la demanda del consumidor y no sufrir escasez y arriesgarse a perder clientes. Una vez ms, Chris tendr que interpretar la informacin y tomar
una decisin. Nuestro ejemplo de Eastern States ilustra que tanto la varianza excedente como la varianza faltante en cualquier comparacin de medidas requiere la atencin de la gerencia.
eA P TUL o
17
561
562
Describa su trabajo.
Soy vicepresidente y gerente general de GE Medical Systems.
Tengo bajo mi responsabilidad una unidad con ingresos de
$1000 millones, constituida por un grupo de cerca de 4000 personas. Nuestra unidad es responsable de la venta y servicio de
equipo mdico GE, pero tambin proveemos servicio a instrumentos biomdicos de otros fabricantes. Las ventas de nuestros
productos representan aproximadamente el 60 por ciento de
nuestros ingresos, y el 40 por ciento restante proviene de nuestras operaciones de servicio.
(A P TUL O 1 7
FI GU RA
17 - 4
563
Comparar el
rendimiento
real con el
estndar
...............1 .....
~_._++
a.
..Jr-+
I
Medir el
rendimiento
real
-,
-,
-,
No hacer nada
Identificar la
causa de le
variacin
Corregirf
rendimiento
TIPOS DE CONTROL
Los gerentes pueden implementar controles, ya sea antes de comenzar una actividad, mientras
sta se encuentra en marcha o despus que la misma ha terminado. En el primer caso, se trata
del control preventivo o anterior a la accin; en el segundo, del control concurrente y en el
ltimo caso hablamos del control correctivo o posterior a la accin (figura 17-5).
564
FI GU RA
17 - 5
Tipos de control
Producto
control concurrente
Control que se realiza
mientras una actividad est
en marcha.
Control concurrente
Como su nombre lo indica, el control concurrente se realiza al mismo tiempo que una actividad
se est desarrollando. Cuando el control se aplica durante la realizacin del trabajo, la gerencia
puede corregir los problemas antes que stos se vuelvan excesivamente costosos.
La forma ms conocida de control concurrente es la supervisinldirecta. Cuando un gerente
supervisa directamente las actividades de un subordinado, puede vigilar simultnea o concurrentemente las acciones del empleado y corregir los problemas a medida que stos surjan. Aunque,
como es obvio, existe cierto retraso entre la actividad y la respuesta correctiva del gerente, dicho ",
retraso es rrnimo. Es posible disear equipo tcnico que incluya controles concurrentes. Por
ejemplo, la mayorla de las computadoras estn programadas para ofrecer al usuario una respuesta inmediata si se comete un error. Si introduce usted algn comando equivocado, los controles
concurrentes incorporados al programa lo rechazarn e incluso le podrn indicar cul fue el error.
Actualmente, los programas de procesamiento de textos le advierten sobre posibles faltas de
ortografa. Adems, muchos programas de calidad organizacional se basan en controles concurrentes para informar a los trabajadores si su produccin y sus niveles de rendimiento son de calidad
suficiente y para garantizar el cumplimiento de los estndres de calidad.
Control correctivo o posterior a la accin
El tipo de control ms popular se basa en la retroalimentacin. Dicho control se realiza despus
de que la actividad ha llegado a su trmino. El informe de control que utiliz Chris Tanner para
evaluar las ventas de cerveza es un ejemplo de control correctivo o posterior a la accin.
eA P TUL o
La principal desventaja de este tipo de control es que cuando el gerente recibe la infonnacin, el dao ya est hecl,o. Esto es algo anlogo a "tapar el pozo despus de ahogado el nio". Sin
embargo, en muchas actividades, la retroalimentacin es el nico tipo de control factible y disponible. Las declaraciones financieras son un ejemplo de controles correctivos o posteriores a la
accin. Si dichas declaraciones muestran, por ejemplo, que los ingresos por concepto de ventas
estn disminuyendo, eso significa que la disminucin ya tuvo lugar. A esas alturas, la nica opcin
para el gerente es tratar de averiguar por qu disminuyeron las ventas y corregir la situacin.
La adn1linistraci6n
por contacto directo
Las personas emprendedoras caen a menudo en la trampa de creer que slo porque
su negocio es pequeo no necesitan realmente un sistema completo de controles
organizacionales. Ellos pueden justificarse,
pensando que el diseo de un sistema de
control organizacinal eficaz rebasa sus capacidades porque su conocimiento de los
mtodos de control eficaz es limitado, porque dicho sistema es demasiado caro y
porque en realidad, aunque tuvieran tal sistema, no dispondran de tiempo para instrumentar y vigilar los controles. Sin embargo,
los empresarios tienen a su disposicin una
de las tcnicas de control ms eficaces y
menos costosas: algo que se conoce como
la administracin por contacto directo. s
La administracin por contacto directo
(MBWA) es una tcnica de control en la
cual un empresario o gerente acude al rea
de trabajo, alterna directamente con los
empleados e intercambia informacin con
ellos acerca de lo que estn haciendo. Al
practicar la MBWA, los empresarios pueden averiguar lo que est pasando en su
centro de trabajo mediante la comunicacin directa e informal con sus empleados.
565
566
S EX YA PAR TE Control
El control correctivo o posterior a la accin ofrece dos ventajas que el control preventiyo..u.anterior a la accin y el control concurrente no poseen. 9 La primera es que la retroalimentacin provee a
los gerentes de informacin significativa sobre el grado de eficacia de sus esfuerzos de planificacin.
Cuando la retroalimentacin indica poca discrepancia entre el estndar y el rendimiento real, eso
demuestra que la planificacin fue acertada en trminos generales. Si la discrepancia es grande, el
gerente puede usar esa informacin para formular nuevos planes a fin de que stos sean ms eficaces.
La segunda ventaja es que el control correctivo o posterior a la accin puede intensificar la motivacin de los empleados. La gente desea ser informada de qu tan bueno ha sido su propio rendimiento.
El control correctivo o posterior a la accin proporciona esa informacin.
CARACTERSTICAS DE UN
SISTEMA DE CONTROL EFICAZ
Los sistemas de control eficaces suelen tener ciertas caractersticas en comn. lO La importancia
de esas caractersticas vara segn la situacin, pero podemos generalizar que las siguientes caractersticas debern hacer un sistema de control eficaz (figura 17-6).
1. Precisin. Un sistema de control que genera informacin imprecisa puede inducir a la ge-
rencia a no actuar cuando debiera hacerlo o a reaccionar contra un problema que no existe.
Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos vlidos.
2. Oportunidad. Los controles debern llamar la atencin de los gerentes en forma oportuna
cuando se producen variaciones, a fm de prevenir efectos graves en perjuicio del rendimiento de una unidad. Hasta la mejor informacin tiene escaso valor cuando es obsoleta. Por
lo tanto, un sistema de control eficaz deber aportar informacin oportuna.
3. Economa. La operacin de un sistema de control debe ser econmica. Todo sistema de
control tendr que justificar los beneficios que aporta en relacin con los costos que ocasiona. Para minimizar esos costos, los gerentes deben tratar de imponer la menor dosis de
control que sea necesaria para obtener los resultados deseados.
4 . Flexibilidad. Los controles eficaces deben ser suficientemente flexibles para ajustarse a
cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades. Pocas organizaciones se desenvuelven en ambientes tan estables que no necesiten flexibilidad alguna. Hasta las estructuras
altamente mecanicistas requieren controles que sea posible ajustar a medida que cambian
los tiempos y las condiciones.
5.
Inteligibilidad. Los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor.
Por lo tanto, a veces es necesario sustituir los sistemas sofisticados por controles menos
FI G U R A
1 7 _6
Caracterstic~s de un sistelna
de control eficaz
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complejos. Un sistema de control que es difcil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y, a la larga, ser ignorado.
6. Criterios razonables. Los estndares de control debern ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible accin motivadora desaparece. Puesto que la mayora de los empleados no desean arriesgarse a que los consideren
incompetentes por acusar a sus superiores o hacer demasiadas preguntas, es posible que
recurran a atajos ilegales o no ticos slo para alcanzar los estndares. Los controles debern
exaltar estndares que sean un reto para la gente y la obliguen a "superarse" para alcanzar
niveles de rendirrento ms altos, pero que no sean desalentadores ni inciten al engao.
7. Localizacin estratgica. Los gerentes no pueden controlar todo lo que sucede en una organizacin. Sin embargo, aunque pudieran hacerlo, los beneficios no justificaran los costos. En
consecuencia, los gerentes debern establecer controles sobre los factores que sean estratgicos para el rendirrento de la organizacin. Los controles debern abarcar las actividades, operaciones y eventos crticos dentro de la organizacin. Tendrn que estar enfocados en lugares
donde las discrepancias de los estndares tengan ms probabilidades de presentarse o donde
una variacin pudiera causar mayor dao. Por ejemplo, en un departamento cuyos costos de
mano de obra son de $20,000 mensuales y los costos postales son de $50 al mes, un excedente
de 5 por ciento en el primero de esos costos es ms grave que un excedente de 20 por ciento
en el segundo. Por lo tanto, los gerentes debern establecer controles para la mano de obra y
hacer una asignacin monetaria crtica porque los gastos postales no seran tan crticos.
8. nfasis en las excepciones. Por el hecho de que los gerentes no pueden controlar todas las
actividades, deben establecer sus dispositivos de control estratgico donde stos puedan llamar su atencin nicamente cuando se presenten excepciones. Ese tipo de "sistema de
excepcin" asegura que el gerente no reciba un volumen abrumador de informacin sobre
las discrepancias con respecto al estndar. Por ejemplo, una organizacin podra adoptar la
politica de conceder autoridad a sus supervisores para que otorguen a sus empleados aumentos anuales de salario hasta de $200 mensuales, adems de aprobar gastos individuales
hasta por $500 y efectuar gastos de capital hasta un limite de $5000. De esta manera, solamente por las desviaciones con valor superior a esos montos se requerira la aprobacin adicional de otros niveles administrativos ms ~tos. As pues, esos puntos de verificacin se
convierten en controles que forman parte de las restricciones de la autoridad estructural y
liberan a la gerencia de la necesidad de revisar los gastos rutinarios.
9. Criterios mltiples. Gerentes y empleados por igual desearn producir una' "buena impresin" en los criterios seleccionados con propsitos de control. Si la gerencia ejerce el
control por medio de una sola medicin, como las ganancias unitarias, los esfuerzos de trabajo se enfocarn nicamente en proyectar una buena imagen a la luz de ese estndar. Las
mediciones mltiples del rendimiento hacen que ese enfoque sea menos estrecho.
568
Los criterios mltiples producen un efecto positivo por partida doble. Por el hecho de que son
ms diffciles de manipular que cuando se utiliza una sola medicin, pueden desalentar los esfuerzos encaminados nicamente a presentar una buena imagen. Adems, como el rendimiento rara vez se puede evaluar objetivamente a partir de un solo indicador, los criterios
mltiples hacen posible obtener evaluaciones ms precisas del rendimiento en el trabajo.
10. Accin correctiva. Un sistema de control eficaz no slo indica cundo se presentan desviacio-
nes significativas con respecto al estndar, sino que tambin sugieren qu medidas ser conveniente tomar para corregir la discrepancia. Es decir, deber sealar el problema y especificar
una solucin. Esto se logra con frecuencia estableciendo guas con una estructura de "si se
presenta tal cosa, entonces tal otra". Por ejemplo, si los ingresos unitarios descienden ms
de 5 por ciento, entonces los costos unitarios debern reducirse en una cantidad similar.
e A P TUL o
I 7 Fundamentos de l control
569
En qu momento se vuelve
excesivo el control? La
firma japonesa que controla
7-Eleven utiliza cajas
registradoras automatizadas
que no slo sirven para registrar las ventas y mantenerse al tanto del inventario, sino tambin para
programar las tareas de los
gerentes de tienda y llevar
un registro de su utilizacin
de las grficas y pronsticos analticos incorporados
a ella. Si los gerentes no los
usan eficientemente, se les
indica que incrementen sus
actividades.
Cul es nuestra conclusin? Es importante reconocer que los controles tienen su pro y su
contra. Si no se dota de flexibilidad a un sistema de control orgallizacional, ste puede crear problemas ms graves que los problemas originales que se intentaba prevenir con dichos controles.
REFLEXIONES CRTICA
SOBRE TICA
570
generales tuvieran que controlar los costos tomando como base el clculo de los costos de mano
de obra por unidad o la produccin por trabajador, las cifras resultantes no seran comparables.
Por lo tanto, la distancia genera la tendencia de formalizar los controles, y las diferencias tecnolgicas pueden hacer que los datos de control no sean comparables.
El impacto de la tecnologa sobre el control resulta ms evidente cuando comparamos pases
tecnolgicamente avanzados con otros menos adelantados en tecnologa. Las organizaciones de
pases tecnolgicamente adelantados, como los Estados Unidos, Japn, Canad, Gran Bretaa,
Alemania y Australia, utilizan elementos de control indirecto -en particular, informes y anlisis
relacionados con computacin- adems de reglas estandarizadas y supervisin directa, para
asegurarse de que las actividades se realicen conforme a lo planificado. En naciones tecnolgicamente menos avanzadas, los gerentes tienden a depender ms de la supervisin directa y de la
toma de decisiones altamente centralizada como los medios fundamentales de control. Las restricciones sobre la accin correctiva de carcter administrativo pueden afectar tambin a los gerentes
de otros pases porque, en algunos de ellos, las leyes no permiten que la gerencia tenga la opcin de
cerrar plantas, despedir empleados, sacar dinero del pas o traer un nuevo equipo administrativo
de alguna otra nacin.
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572
S EX TA PAR TE
Control
Qu podemos decir del monitoreo que se realiza para controlar el uso de las computadoras
por los empleados? Como pudimos observar en el dilema presentado al inicio del captulo, la disponibilidad de materiales no relacionados con el trabajo a travs de Internet e incluso de juegos por
computadora crea una situacin en la cual es posible que los gerentes tengan que ejercer ms control. Por ejemplo, un anlisis del uso de computadoras revel que los empleados de IBM, Apple
Y AT&T, en conjunto, visitaron el sitio de la revistaPenthouse en World Wide Web 12,823 veces en
slo un mes.21 El impacto que la "holgazanera ciberntica" puede tener en la productividad de un
empleado est haciendo que diversas compaas, como Boeing, Marathon Oil, Compaq Computer,
United Technologies y Marriott International, vigilen la forma en que sus empleados utilizan las
computadoras. A pesar de que la Ley (federal) de la Privada en las Comunicaciones Electrnicas en
los Estados Unidos tipifica como un crimen el acto de escuchar a hurtadillas o interferir comunicaciones privadas por va telefnica, correo de voz, correo electrnico o Internet, las compaas suelen estar exentas de esta regulacin. En la mayora de los casos, las firmas pueden monitorear a sus
trabajadores, ya que ellas pagan el acceso de stos a Internet. 22
En qu forma pueden beneficiarse las organizaciones con el control de la informacin por
medio de un sistema de monitoreo a base de computadoras, minimizando al mismo tiempo las posibles desventajas conductuales y jurdicas correspondientes? Los expertos sugieren que las organizaciones hagan lo siguiente: (1) Advertir a los empleados, tanto antiguos como nuevos, acerca de
la posibilidad de que sean objeto de monitoreo. (2) Redactar e imprimir la poltica de monitoreo
de la compaa, exhibirla donde el personal pueda leerla, entregar una copia a cada uno de los empleados y hacer que stos reconozcan por escrito que recibieron una copia de esas polticas y que
las han entendido. (3) Monitorear solamente en casos en que un propsito legtimo de negocios
est en juego, como las actividades de capacitacin o evaluacin de trabajadores o en estudios
de control de costos. 23 Cuando se utiliza en esta forma, el monitoreo por computadora puede ser
una herramienta de control administrativo eficaz ... y tica.
CAP TUL O 11
se proluoe a los empleados que participen en cualquier actividad peligrosa, incluyendo de modo
especfico: salto en paracadas, alpinismo, carreras de motocicletas y la conduccin de coches de
carreras.26 Esta poltica fue adoptada a raz de que un empleado sufri un accidente de motocicleta y la prima del seguro mdico de la compaa aument 18 por ciento. Y en Ford Meter Box
en Wabash, Indiana, un empleado fue despedido porque fumaba en su hogar, lejos del trabajo. La
explicacin que ofreci la compaa por no permitir que sus empleados fumaran dentro o fuera
del trabajo fue que "los costos del seguro suban hasta las nubes".
A pesar de que estos ejemplos de control del comportamiento de los empleados fuera del trabajo pueden parecer indebidos o injustos, la Constitucin de los Estados Unidos no contiene ninguna disposicin que otorgue a los empleados el derecho a la privada con respecto a sus empleadores. El principio legal que permite a estos ltimos establecer reglas sobre todo tipo de conductas
fuera del trabajo es la doctrina del "empleo voluntario". Segn esta doctrina legal, si a un empleado
no le agradan las reglas de un empleador, tiene la opcin de renunciar a su empleo. Considera
usted contrario a la tica el hecho de que una compaa prohba a sus empleados pasear en
motocicleta o fumar en su hogar? Es decir, aun en caso de que las compaas tengan el derecho
legal de imponer esas exigencias a sus empleados, cree usted que deban hacerlo?
573
574
SE X YA PAR TE Control
11
el dilema de un gerente"
.........
(A P TUL O 1 7
575
para su
---~--~-------------------~~
ese
ESCUELA DE CONTABILIDAD
Dr. Matt Worobeck, presidente del Comit
de tica Estudiantil
DE:
Dra. Rebecca Rodrguez, directora
ASUNTO: Minimizar el uso de trampas por los
estudiantes
PARA:
Como habr odo usted, varios miembros del profesorado han expresado su inters por desarrollar controles
especficos para minimizar las oportunidades de que los
estudiantes hagan trampa en sus exmenes y en sus asignaciones de trabajo que realizan en su casa. Ya que este tema
est dentro de la esfera de responsabilidad de su comit, le
suplico que se rena con los dems miembros y preparen
algunas sugerencias.
Cuando examine este tema, plantee sus sugerencias con miras a controlar las posibles trampas de los estudiantes (1) antes de que ocurran, (2) durante la resolucin
de exmenes en el aula o al realizar trabajos ~signados, y
(3) despus de ocurrida la trampa.
Procure que el informe de su comit sea breve (no
ms de 2 pginas). Deseara recibirlo al final de este mes
para tener oportunidad de examinarlo, antes de presentarlo
a toda la facultad en nuestra prxima reunin programada.
~ste es un relato de ficcin acerca de un problema potencialmente real. Fue elaborado para fines
acadmicos y no tiene el propsito de reflejar ni positiva ni negativamente las prcticas de
administracin vigentes en Collins State College.
576
RESUMEN
Este resumen est organizado de acuerdo con los objetivos que aparecen al inicio del captulo en la pg. 552.
1. El control es el proceso de vigilar ciertas actividades para asegurarse de que se realicen conforme
a lo planificado y corregir cualquier desviacin significativa.
2. Las tres aproximaciones al control son: control de
mercado, control burocrtico y control de clan . El
control de mercado es un enfoque que pone nfasis en el uso de mecanismos externos de mercado,
como la competencia de precios y la participacin
relativa de mercado, para establecer los estndares que se utilizarn en el sistema de control. El
control burocrtico pone nfasis en la autoridad
organizacional y se basa en reglas, procedimientos,
polticas y reglamentos administrativos. En los
sistemas de control de clan, el comportamiento
del empleado est regulado por los valores compartidos, las normas, las tradiciones, los rituales,
las creencias y otros aspectos de la cultura organizacional.
3. El control es importante porque establece una
vigilancia para saber si los objetivos estn siendo
alcanzados segn lo planificado y si se est abusando de la autoridad delegada.
4. En el proceso de control, la gerencia debe establecer primero estndares de rendimiento, basados
en los objetivos establecidos en la etapa de planificacin. Entonces, la gerencia debe medir el rendimiento real y compararlo con los estndares. Si
hay alguna discrepancia entre los estndares de
rendimiento real, la gerencia deber ajustar el rendimiento, ajustar los estndares o no hacer nada,
segn la situacin.
5. Los tres tipos de control son los siguientes: el control preventivo o anterior a la accin, que est orien-
REFLEXIONES
1. Qu tendr que hacer una organizacin para modificar su aproximacin predom inante al control,
del burocrtico al de clan? V del control de clan al
bu rocrtico?
2. En el captulo 12 expusimos el punto de vista del
cambio como un torrente de aguas blancas. Considera usted posible establecer y mantener estndares y controles eficaces en una atmsfera de
este tipo? Explique su respuesta .
eA P TUL o
lnea divisoria entre los "controles administrativos
eficaces" y las "intromisiones en los derechos del
empleado"?
EJERCICIO
DE
I 7
AUTOEVAlUACIN
LLVELO A LA RED
Le invitamos a visitar el sitio Web acompaante del texto de
Robbins/Coulter en http://www.prenhall.com/robbinsmgt para que
pueda utilizar los recursos de Internet correspondientes a este captulo.
571
578
S E X TA PAR TE
Contro l
CASO
DE
APLICACiN
xito de la realeza
Qu tienen en comn la Reina Isabel, el Prncipe Carlos
y Swaine, Adney and Brigg (S.A.B.)? Todos ellos son
altamente apreciados en Inglaterra como smbolos de
aristocracia. En el caso de S.AB. este reconocimiento se
debe a la fabricacin de productos de cuero, como accesorios y fuetes para equitacin, y por sus sombrillas. De
hecho, los productos de S.AB. ostentan orgullosamente
un "len que surge de una gran cresta de oro, el equivalente del rango de caballeros para objetos inanimados".
Bajo cualquier concepto, es un smbolo de "xito en trminos de realeza".
S.A.B. tiene ms de 250 aos de tradicin en Inglaterra. Fundado en la dcada de 1750, ha sido un negocio
familiar creado por la familia Adney. En aquella poca, la
compaa se dedicaba principalmente a atender a la monarqua: provea de productos de la ms alta calidad a
reyes y reinas, prncipes y princesas. Durante la mayor
parte de su existencia, S.A.B . se mantuvo en la cumbre
mundial, llegando a ser excepcionalmente exitosa y rentable. Tena un local en un rumbo elitista, en la Piccadilly
Street de Londres y atenda a una clientela distinguida.
En realidad, su lista de clientes pareca la publicacin
Quin es quin, o sea, la lista de todas las celebridades
del mundo; casi todos los jefes de estado de las naciones
industrializadas, adems de la aristocracia britnica, lucan algn producto de S.A.B. Los reyes y reinas de Inglaterra estaban tan orgullosos de la tradicin de S.A.B. que
le siguieron alquilando el inmueble de Piccadilly Street
por una pequea fraccin de su verdadero valor de mercado. Pero, desgraciadamente , los buenos tiempos no
perduraron.
Los gerentes de S.AB. supusieron que el crecimiento logrado en la dcada de 1980 podra sostenerse indefmidamente. As pues, decidieron ampliar sus instalaciones; construyeron nuevas fbricas y consolidaron bajo
un solo techo todas las operaciones de manufactura.
Los mismos ejecutivos decidieron tambin ampliar apreciablemente el espacio de venta al menudeo de la firma e incluso abrieron un local en San Francisco para
atender los pedidos que llegaban por correo de todo el
territorio de los Estados Unidos. Con esta expansin se
incrementaron los costos. El factor ms notable consisti en dejar el famoso local de Piccadilly Street (y su alquiler barato) para mudarse a otro, localizado a pocas
calles de distancia, pero que costaba casi 100 veces ms
que el anterior!
El final de la dcada de 1980 trajo consigo cambios
apreciables con los cuales aquel decenio de crecimiento
lleg inesperadamente a su fin. La libra esterlina se debi-
CASO
DE
Fuente: G. Lesser, "A Hard Rain's Gonna Fall", Sky, agosto, 1'996,
pgs. 22-27.
APLICACiN
Que no deje
de llegar el caf
En el puerto de Nueva Orlens, el mayor puerto cafetalero de los Estados Unidos, una compaia comercializa
en forma novedosa un producto anticuado. SiloCaf de
Frederico Pacorini, una instalacin totalmente computarizada para almacenamiento, manejo y procesamiento
de caf a granel, es un lugar donde la tradicin se encuentra con la tecnologa.
SiloCaf fue fundada en 1933 como una compaia de
embarques; en otras palabras, una firma que maneja todo
tipo de productos y los lleva entre dos localizaciones cualesquiera. En la actualidad, la compaa se espeCializa
en el embarque de mercancas, principalmente caf, y
la forma en que maneja este producto implica la ms alta tecnologa que es posible conseguir. Por qu invirti
SiloCaf en tecnologa para un producto que parece ser
tan simple? El motivo principal es que los consumidores
desean encontrar el mismo sabor en todas y cada una de
las latas de caf que compren. No obstante, el caf es un
producto natural con impurezas y defectos, y las cosechas nunca son idnticas, por lo cual es difcil lograr un
sabor consistente, si no se cuenta con algn medio para
controlar la mezcla de caf. SiloCaf est enfrentando este
desafo con ayuda de tecnologa de sistemas de informacin y tecnologa de computacin.
Mossimo Toma es el gerente de sistemas y recursos
de SiloCaf, y tiene bajo su responsabilidad supervisar el
proceso de mezclado de caf. El caf en grano llega al almacn de SiloCaf de todas las regiones del mundo. Cada
semana se mezclan 10 millones de libras esterlinas (unos
4 millones de sacos al ao) de este producto. El caf nunca permanece ms de una semana en la planta de SiloCaf.
Una vez que ha sido procesado y mezclado, se carga en
sacos o a granel y se enva a una compaa que se encarga de tostar el caf. En un momento cualquiera, SiloCaf
tiene en su instalacin de procesamiento entre 35 millones y 40 millones de libras esterlinas de caf. Si consideramos el precio de una libra de ese producto, SiloCaf tiene
en su poder un recurso extremadamente valioso. En reali-
57!
EL DILEMA DE UN GERENTE
El cemento es tan slo cemento -un producto bsico simple- o por lo menos as lo cree
la mayora de la gente! Sin embargo, Lorenzo
Zambrano, director general de la compaa fabricante de cemento Cemex, establecida en Monterrey, Mxico, tiene una perspectiva muy distinta
acerca de ese producto <http://www.cemex.com>.
Con su enfoque de la administracin ha ayudado
a esta compaa a transformarse en el fabricante
de cemento que ocupa el tercer lugar entre los
ms grandes del mundo, con ingresos de $3300
millones y operaciones en 22 pases. Cmo podemos explicar el xito de Zambrano?
Una de sus opiniones es que el principal recurso de la compaa es su gente. Si bien es cierto que esta perspectiva acerca de la importancia
de los recursos humanos es suscrita con frecuencia por gerentes de todo el mundo, todava es raro escucharla en relacin con los empleados de
una industria, como la de fabricacin de cemento,
que emplea principalmente mano de obra no calificada y se encuentra en un pas donde la oferta
de mano de obra es abundante. Sin embargo,
Zambrano consider que si realmente Cemex tena que alcanzar su meta de llegar a ser un fabricante de cemento mundialmente competitivo, sera necesario convencer a sus empleados de que
deban mejorar en forma consistente y continua
su rendimiento en el trabajo. Con ese propsito,
era preciso que los empleados de Cemex estuvieran equipados con todas las herramientas y
QU HARA USTED?
ste captulo est enfocado en la importancia de la
eficiencia, la productividad y la calidad en el aspecto de la organizacin que corresponde a las operaciones. Como podr usted apreciar en el "Dilema de un
gerente" que presentamos al principio de este captulo,
en todas partes es importante que los gerentes dispongan de sistemas de operacin, sistemas de control organizacional-y programas de control de calidad bien
proyectados y diseados, para que puedan sobrevivir en
la economa mundial cada da ms competitiva. Si cuentan con estos elementos los gerentes como Lorenzo
Zambrano, estarn en condiciones de ofrecer productos y servicios de alta calidad a precios semejantes o
mejores que los de sus rivales.
Administracin
de
operaciones
L-_____________________________________________
581
582
SEX YA PAR TE
Control
LA ADMINISTRACiN DE OPERACIQNES
y EL PROCESO DE TRANSFORMACION
J~dmini~tracin
de/
operaciones
La expresin administracin de operaciones se refiere al diseo, operacin y control del proceso de transformacin por el cual ciertos recursos, como la mano de obra y las materias primas,
se convierten en bienes y servicios terminados. Recuerde que todas las organizaciones producen
algo. Desgraciadamente, este hecho se pasa por alto a menudo, salvo en los casos tan obvios como
la fabricacin de automviles, telfonos o cemento. Sin embargo, los hospitales producen servicios mdicos, las aerolneas producen servicios de transporte que llevan a las personas de una
localidad a otra, las fuerzas militares producen capacidades de defensa, y la lista puede prolongarse ms y ms. Consideremos una universidad como ejemplo especfico. Los administradores
universitarios renen profesores, libros, publicaciones acadmicas, materiales audiovisuales,
computadoras, aulas y otros recursos similares, para transformar a estudiantes "no ilustrados" en
individuos educados y capacitados.
En la figura 18-1 presentamos en forma muy simplificada el hecho de que toda organizacin
cuenta con un sistema de operaciones, por medio del cual crea un valor al transformar insumos
en productos. El sistema recibe insumos -personas, capital, equipo, materiales- y, mediante
un sistema de operaciones, los transforma en los productos y servicios terminados que la gente
desea. En consecuencia, el proceso de transformacin es tan pertinente para las organizaciones
de servicios como para las de manufacturas.
De la misma manera que toda organizacin produce algo, todas las unidades de esas organizaciones producen tambin algo. Marketing, finanzas, investigacin y desarrollo, recursos humanos
y contabilidad, transforman sus insumos en productos, que pueden ser ventas, mayor participacin
de mercado, tasas ms altas de rendimiento sobre el capital, productos nuevos e innovadores,
empleados productivos y satisfechos, e informes de contabilidad. Como gerente, usted deber estar
familiarizado con los conceptos de la administracin de operaciones para que pueda alcanzar con
eficiencia sus objetivos, cualquiera que sea el rea que tenga a su cargo.
ADMINISTRACiN DE LA PRODUCTIVIDAD
productividad
y servicios producidoS;
dividido entre' los insumas
necesarios para generar
dicha produccin.
18 - 1
El sistema de operaciones
Productos
Bienes
Servicios
Proceso detransformacin
---
583
584
se debern tomar en cuenta las tcnicas que expusimos en captulos anteriores. La toma de decisiones participativa, la administracin por objetivos, los grupos de trabajo basados en equipos y
los sistemas de remuneracin equitativos son ejemplos de enfoques orientados en las personas
para el mejoramiento de la productividad. Por ejemplo, las fuerzas militares de E.UA descubrieron
que las operaciones continuas de capacitacin y seguridad en todo el mundo eran perjudiciales
para las tropas. Con miras a aliviar el grave impacto sobre la moral y la actitud de las tropas para
el servicio, los oficiales del Pentgono decidieron invertir $2700 millones a fin de mejorar la calidad
de la vida militar de sus "empleados".ll En la planta de Sony Corporation en Kohda, Japn, la lnea de ensamble a base de una correa transportadora recta fue desmantelada para formar una
lnea en espiral en la que varios equipos de cuatro personas ensamblaban una cmara de video
camcorder completa, realizando ellos mismos todas las operaciones, desde la soldadura hasta la
prueba final. La produccin por trabajador fue 10 por ciento ms alta en esta lnea experimental,
que en la lnea de ensamble convencional.12
W. Edwards Deming, consultor de administracin y experto en calidad, crea que los gerentes
-y no los trabajadores- eran la fuente principal del incremento de la productividad. Deming defini
14 puntos para mejorar la productividad de la gerencia. Esos puntos aparecen en la tabla 18-l.
Un cuidadoso examen de esta tabla nos revela los conocimientos de Deming acerca de la influencia recproca entre las personas y las operaciones. La alta productividad no proviene nicamente de
la buena "administracin del personal". La organizacin verdaderamente eficaz maximiza la productividad mediante la integracin exitosa de las personas en el sistema general de operaciones. Por
ejemplo, los ingenieros de campo de la divisin GE Medical Systems de General Electric solan llevar
en el portaequipaje del automvil unos 90 kilogramos de manuales de servicio y reparaciones cada
vez que atendan llamadas de seMcio para reparar las enormes mquinas de formacin de imgenes
instaladas por la compaia en hospitales y clnicas alrededor del mundo. Si el tcnico no dispona del
manual apropiado para trabajar con el equipo, tena que hacer un viaje hasta el portaequipaje de su
automvil para sacarlo de all. Segn un clculo de esos ingenieros, hasta el 15 por ciento del tiempo
TAB l A
18 - 1
1. Haga sus planes para el futuro a largo plazo, no para el mes o el ao prximo.
2. Nunca sea complaciente en relacin con la calidad de su producto.
3. Establezca un sistema de control estadstico sobre sus procesos de produccin
y exija que sus proveedores lo establezcan tambin.
4. Trate con el menor nmero posible de proveedores (qudese con los mejores,
por supuesto).
5. Averige si sus problemas estn limitados a determinadas partes del proceso
de produccin o si provienen del proceso mismo en general.
6. Capacite a los trabajadores para la tarea cuya realizacin les haya asignado.
7. Eleve la calidad de sus supervisores de lnea.
8. Trate de suprimir los temores.
9. Aliente a los departamentos a trabajar en estrecha colaboracin; no se concentre
en las diferencias entre departamentos o divisiones.
10. No se esmere en adoptar metas estrictamente numricas, incluida la frmula
inmensamente popular de lograr " cero defectos ".
11 . Exija a sus empleados que realicen un trabajo de calidad, no que se contenten
con estar presentes en sus puestos, de 9 a 5.
12. Capacite a sus empleados para que comprendan los mtodos estadsticos.
13. Imparta a sus emple.ados capacitacin en nuevas habilidades siempre que sea
necesario.
14. Asigne a los altos gerentes la responsabilidad de implementar estos principios.
Fuente: W.E. Dem ing, " Improvement of Qual ity and Productivity through Act ion by Management",
National Productivity Review, invierno de 1981 -1982, pgs. 12-22. Reproducido con autorizacin.
Copyright 1981 po r Executive Enterprises, Inc., 22 West 21st St., Nueva York, NY 10010-6904.
Reservados todos los derechos.
585
que dedicaban a una llamada de servicio teran que desperdiciarlo en esas caminatas de ida y vuelta
a sus automviles. La compaa resolvi el problema proveyendo a sus ingenieros de campo (cerca
de 2500 tan slo en los Estados Unidos) de computadoras laptop que conteran toda la informacin
que los tcnicos pudieran necesitar. Aunque este desembolso de fondos represent un considerable
gasto de capital, la compaa comprob que, gracias a l, la productividad de sus ingenieros de campo
aument 9 por ciento. La compaa reconoci la importancia de la influencia recproca entre las personas y el sistema de operaciones. 13 La influencia recproca entre estos dos elementos puede explicar
tambin, por ejemplo, por qu decidieron gastar las compaas estadounidenses $251,000 millones en
tecnologa informtica tan slo en uno de los aos ms recientes. 14 Esas mayores inversiones en tecnologa informtica y en recursos son otros tantos esfuerzos encaminados a hacer que las organizaciones sean ms modernas y eficientes. Esto explica tambin porque muchas compaas han hecho
recortes, dejando cesantes a algunos empleados en los ltimos aos. Esas organizaciones esperan
obtener mayor producto por hora-trabajador, es decir, incrementar su productividad.
En este captulo mostraremos que ciertos factores, como el tamao y la distribucin fsica
de las instalaciones de operacin, la utilizacin de la capacidad, el uso del inventario y los controles del mantenimiento, son importantes como factores determinantes del rendimiento general
de una organizacin en trminos de productividad.
organizaciones
manufactureras
Son aquellas que producen
bienes fsicos, tales como :
acero, automviles, t extil es
o maqu ina ri a agrcola .
orga'nizaciones de servicios
FI GU RA
18 - 2
586
S EX lA PAR TE Control
desindustrializacin
Conversin de una economa
al pasar del predominio de las
manufacturas al predominio
de los negocios orientados a
los servicios.
En las economias mundiales avanzadas ha teIdo lugar un proceso que se conoce como desindustrializacin. Los empleos de "cuello azul" en las manufacturas han sido sustituidos por empleos
en el sector de servicios. Las firmas manufactureras sobrevivientes son cada da ms pequeas y
escuetas. La mayor parte de la creacin de nuevos empleos tienen lugar en los servicios: desde conserjes, cocineros especializados en comida rpida y camareros, hasta tCICOS y programadores de
computacin, o bien, contadores y tCICOS en la atencin de la salud. De hecho, los empleos de servicios representan hoy cerca del 75 por ciento de la fuerza de trabajo en los Estados UIdos, mientras que el empleo manufacturero constituye slo el 24 por ciento aproximadamente. 15
Un importante desafio que debern enfrentar los gerentes de una sociedad desindustrializada
consistir en incrementar la productividad en los sectores de servicios. Muchos gerentes y admirstradores de escuelas superiores, hospitales, aerolneas, agencias gubernamentales y otras orgarzaciones similares del sector servicios, han empezado a responder a ese desafio, transfiriendo a dicho
sector los conceptos y tcIcas que les dieron buen resultado en el sector manufacturas.
Por ejemplo, los gobiernos estatales y murcipales utilizan cada da ms a menudo las tCICas
de admirstracin de operaciones.16 La ciudad de Madison, Wisconsin, us el control estadstico de
procesos y la adjudicacin de poder del empleado con el fin de mejorar la eficiencia de sus operaciones en la recoleccin de basura. El Departamento de Servicios Humanos de Arkansas logr reducir
en 68 por ciento la tasa de errores en sus operaciones nocturnas de computacin, en virtud de que
un equipo de calidad logr averiguar cules eran los programas que ocasionaban esos problemas y
por qu. En Phoenix, Arizona, el uso de equipos de calidad y la aplicacin de tCICas de admirstracin de operaciones permitieron abatir en 25 por ciento los costos del servicio de ambulancias de
emergencia de la ciudad, reduciendo a la vez el tiempo promedio de respuesta, de 19 minutos a solamente 5. En el Registro de Vehculos Automotores del estado de Nueva York, las sugerencias de los
empleados para hacer mejoras al servicio han permitido reducir el tiempo de espera para obtener
una licencia de conductor en la oficina de Manhattan, de 60 minutos a 11 minutoS.1 7
grandes recompensas para las organizaciones. De hecho, se ha estimado que "cuando una compaa
logra elevar en 5 puntos porcentuales su tasa de retencin de clientes, el valor de su cliente promedio se incrementa entre 25 y 100 por ciento".20 La lealtad del cliente es valiosa! Sin embargo, cmo
pueden aprovechar las organizaciones ese valor? Creemos que un aspecto importante de la respuesta
consiste en establecer un sistema' de operaciones que est enfocado en el cliente.
Qu es un sistema de operaciones enfocado en el cliente? Es un sistema de operaciones
diseado para satisfacer completamente e incluso exceder las necesidades de los clientes. Las organizaciones exitosas de fines de los aos 90 y el inicio del siglo XXI: (1) tienen siempre presente quines son sus clientes; (2) se mantienen en contacto estrecho y frecuente con sus clientes; (3) encuentran la forma de proveer productos de una manera que sus competidores no puedan imitar, y (4)
encuentran la forma de satisfacer las necesidades actuales, las previstas e incluso las imprevistas de
sus clientes. 21 Adems, sus sistemas de operaciones ayudan a que las personas y los procesos de trabajo satisfagan esas necesidades. Por ejemplo, los gerentes de Canadian Pacific Hotels --que tiene
27 propiedades desde Toronto hasta Vancouver- buscaron el modo de cumplir la promesa de la
compaa, consistente en brindar un servicio personalizado a sus clientes. Con ese propsito, examinaron los productos y servicios ofrecidos, y los procesos empleados para hacer que stos lleguen a
los clientes. As descubrieron que haban establecido sistemas excelentes para atender a grupos de
clientes, pero que dichos sistemas no eran ni los ms adecuados ni tampoco apropiados para proveer
un servicio individual personalizado. Por lo tanto, los sistemas de operaciones de esos hoteles tenan
que modificarse. Los gerentes designaron un "promotor" en cada hotel y le confirieron una amplia
autoridad multidisciplinaria para que pudiera encargarse de verificar que los productos y servicios
proporcionados a los clientes individuales estuvieran correctamente personalizados de acuerdo con
los deseos de cada uno de ellos. La transicin hacia un sistema de operaciones enfocado en el cliente
no fue fcil, pero rindi frutos . La participacin de la compaa en el negocio turstico de Canad creci 16 por ciento en un ao, aun cuando el mercado en conjunto creci solamente 3 por ciento. 22
587
sistema de operaciones
enfocado en el cliente
588
S EX TA PAR TE
Control
Asea Brown Boveri Ltd. de Suiza y la Daimler-Benz de Alemania, deseaban acortar el tiempo entre
la llegada del pedido del cliente y la entrega del producto, el cambio implic el replanteamiento
total del proceso desde su punto de partida. Varios equipos de trabajo examinaron cada uno de los
pasos del procesamiento de pedidos, desde quin tema que firmar cada formulario, hasta la organizacin del rea de produccin y el flujo de materiales desde el proveedor hasta el consumidor. La
magnitud de este cometido fue gigantesca. 26 Cualquier organizacin que se haya comprometido a
someter sus operaciones de trabajo al proceso de reingenieria debe reconocer el carcter extensivo e intensivo del derrotero que pretende emprender. Sin embargo, a medida que el ambiente
mundial se vuelve ms dinmico y competitivo, la remodelacin completa de las operaciones organizacionales puede ser el nico camino factible para la supervivencia y la prosperidad.
(A P TUL O 1 8
589
Toyota se coloc a la
cabeza de la industria
automotriz. en trminos de
eficiencia y productividad.
durante las dcadas de
1970 y 1980 y. a pesar
de que fue superada por
Detroit en los aos OO.
podra recuperar fcilmente el primer sitio con su
administracin estratgica
de operaciones en trminos de marcas
comerciales.
590
S EX lA PAR TE Control
OPERACIONES DE PLANIFICACiN
Como hemos sealado en varios pasajes de este libro, la planificacin debe anteceder al control.
Por lo tanto, antes de presentar las tcnicas de control correspondientes a la administracin de
operaciones, es necesario que repasemos algunas de las decisiones ms importantes relacionadas con las operaciones de planificacin.
Cuatro decisiones clave -las referentes a: capacidad, localizacin, proceso y distribucin fsica- determinan la direccin estratgica a largo plazo para la planificacin de operaciones. Ellas
definen el tamao adecuado de un sistema operativo, dnde debern localizarse las instalaciones
fsicas, el mejor mtodo para transformar los insumo s en productos, y la distribucin fsica ms eficiente del equipo y las estaciones de trabajo. Una vez que esas decisiones han sido tomadas, es
necesario tomar tres decisiones a corto plazo: el plan agregado, el programa maestro y un plan de
requerimientos de materiales. stos proveen los planes tcticos para el sistema de operaciones. En
esta seccin examinaremos siete tipos de decisiones de planificacin (figura 18-3).
planificacin de la
capacidad
Evaluacin de las
posibilidades de un sistema
de operaciones para elaborar
el nmero deseado de
unidades de cada tipo de
producto durante un periodo
especfico.
Planificacin de la capacidad
Supongamos que usted ha decidido incursionar en el negocio de fabricacin de barcos. Tomando
como fundamento su anlisis del mercado y otros factores ambientales (vea el captulo 8), usted
estima que existe un mercado para un barco de vela de alta calidad y 28 pies de eslora. Usted sabe
qu es lo que desea producir. Cul ser el paso siguiente? Necesitar calcular cuntos de
esos veleros espera construir. A su vez, esta decisin determinar el tamao apropiado para su
planta y otros aspectos de la planificacin de instalaciones. Cuando los gerentes evalan la
capacidad de su sistema de operacin para producir el nmero deseado de unidades de cada
tipo de producto previsto durante un periodo determinado, estn realizando la planificacin
de la capacidad.
La planificacin de la capacidad comienza cuando los pronsticos de demanda de ventas
(vea el captulo 9) se convierten en requerimientos de capacidad. Si slo va a producir un tipo
de barco, planifica vender cada unidad al precio promedio de $50,000 y espera generar ventas
por $2.5 millones en el primer ao, requerir la capacidad suficiente para producir 50 barcos
($50,000 x 50 = $2,500,000). stos sern sus requerimientos de capacidad fsica. Como es obvio,
ese clculo ser mucho ms complicado si fabrica usted varias docenas de productos diferentes.
Si su organizacin ya est establecida, podr comparar el pronstico de demanda de ventas
con su capacidad de produccin. As podr determinar si ser necesario agregarla o sustraerla
de su capacidad actual. Tenga presente que no es preciso tener un negocio de manufacturas para
aplicar la planificacin de la capacidad. Esta ltima es indispensable tanto para calcular el nmero necesario de camas en un hospital como para conocer el nmero mximo de emparedados
que una cafetera puede servir durante la hora pico del almuerzo.
Una vez que haya convertido usted el pronstico en requerimientos de capacidad fsica,
estar en condiciones de desarrollar una serie de planes alternativos de capacidad para satisfacer
los requerimientos. Muchas veces tendr que hacer modificaciones; es decir, necesitar ampliar
o reducir la capacidad. A la larga, podr alterar en forma significativa y permanente el tamao de
su operacin, adquiriendo nuevo equipo o vendiendo una parte de las instalaciones actuales. Podr
agregar un turno de trabajo, incrementar las horas extra o reducir las horas de trabajo de los empleados; podr cerrar temporalmente algunas operaciones o subcontratar una parte del trabajo
con otras organizaciones. Si usted fabrica un producto que puede almacenarse (como los barcos
de vela), podr acumular inventarios durante los periodos de menor actividad, con miras a usarlos
cuando la demanda sea mayor que la capacidad.
FI G U RA
1 8 _3
591
Qu se
vas
producir?
Dndese
r;eellzar la
prduccin?
Qu mtodos
de produccin
se utilizarn?
Planificacin
agregada
Cul es el plan general
de produccin para
todos los productos
(habitualmente para
el ao)?
Planes completos
de operaciones
planificacin de la
localizacin de instalaciones
Diseo y ubicacin de las
instalaciones de operaciones.
592
la decisin referente a su localizacin suele estar determinada por cuestiones tales como la cercama de una carretera o la intensidad del trfico de peatones.
Qu contingencias sern crticas en su negocio de fabricacin de barcos de vela? Es obvio que
necesitar empleados capaces de construir veleros y lo ms probable es que las personas con
aptitudes para hacerlo abunden en regiones costeras, como Nueva Inglaterra, Florida y el sur de
California. Los costos de embarque del producto terminado sern probablemente un gasto importante. Por lo tanto, para poder ofrecer precios competitivos, usted desear establecerse cerca de
sus clientes. Tambin esto sugiere el este, el oeste o la costa del Golfo, o posiblemente la regin
de los Grandes Lagos. El clima puede ser un factor adicional. Podra resultar menos costoso construir los barcos al aire libre, en lugares con clima templado, que en interiores durante el invierno
en el nordeste de los Estados Unidos. Si la disponibilidad de mano de obra, los costos de embarque
y el clima son sus contingencias crticas, tendr usted mucha latitud para decidir la localizacin de
sus instalaciones. Una vez que haya escogido una regin, tendr que seleccionar una comunidad y
un sitio especfico.
Actualmente, McDonald's
realiza muchos procesos de
planificacin. El gigante
de la comida rpida se est
preparando para combatir
en el terreno de las ventas
mediante la proyeccin de
mejoras en todo: desde los
dosificadores de bebidas
gaseosas hasta la elaboracin de papas fritas para
preparar emparedados al
gusto del cliente. Como un
desafo adicional, la firma
planifica incrementar la
rapidez del servicio.
e A P TUL o
1 8 Administrocin de operociones
593
La planificacin del proceso es compleja. Decidir cules son las mejores combinaciones de
procesos en trminos de costos, calidad, eficiencia de la mano de obra y otras consideraciones
similares, resulta diffcil porque las decisiones estn relacionadas entre s. Cualquier cambio
introducido en uno de los elementos del proceso de produccin suele tener efectos de dispersin sobre otros elementos. En consecuencia, la planificacin detallada se deja generalmente en
manos de ingenieros industriales y de produccin, bajo la gua general de la alta gerencia.
Planificacin agregada
Una vez que hemos tomado las decisiones estratgicas, pasamos a las decisiones tcticas de
operaciones. La primera de stas consiste en planificar las actividades generales de produccin
y los recursos de operacin necesarios para realizarlas . Esto se conoce como planificacin
agregada y con frecuencia abarca un marco temporal hasta de un ao.
El plan agregado presenta el "panorama completo". Tomando como base el pronstico de
demanda de ventas y el plan de capacidad, el plan agregado establece los niveles deinventario
y las tasas de produccin, y estima el tamao de la fuerza total para toda la operacin por periodos mensuales que abarcan aproximadamente los 12 meses siguientes. El centro focal son generalidades, no detalles especificos, y lo que se considera son categoras de productos, no elementos individuales. El plan agregado de una compaia fabricante de pinturas considerara el
planificacin de la
distribucin fsica de
instalaciones
Proceso de evaluacin y
seleccin entre varias
opciones alternativas la
distribucin del equipo y las
estaciones de trabajo.
planificacin agregada
Forma de planificar las
actividades generales de
produccin y los recursos de
operacin asociados a ellas.
594
FI GU RA
1 8 _4
Neurologa
Obstetricia/ginecologa
Fuente: Tomado de E.E. Adam Jr. y R.J . Ebert, Production and Operations Management: Concepts, Mode/s, and Behavior, 5a ed. (Upper Saddle
River, NJ: Prentice Hall, 1992), pg . 254. Reproducido con autorizacin .
FI GU RA
1 8 _5
Lingote de
aluminio en
bruto
Depto.
recepcin
Depto.
fundicin
Depto.
prensado
Embarcado
a la planta
Aceptacin
del lingote
Fundicin
del lingote
Prensado
Los grandes Limpieza de
del metal
tubos son
la tubera
para formar estirados a terminada
grandes
diversas
tubos
dimensiones
programa maestro
Depto.
tubo
Depto.
acabado
Depto.
inspeccin
Depto.
embalaje
Depto.
embarques
Inspeccin
Embalaje
Los tubos
de los tubos de los tubos terminados
terminados terminados son embarcados
a los clientes
nmero total de galones de pintura para casas que sera necesario fabricar, pero no incluira decisiones sobre los colores o el tamao del recipiente. Por lo tanto, el plan agregado es muy valioso
para operaciones grandes que manejan una linea de productos variada. Como advertir usted en
la siguiente seccin, en el caso de firmas pequeas que slo elaboran un producto, como sera
nuestra operacin para la fabricacin de veleros, el plan agregado suele ser semejante al programa maestro, con la diferencia de que abarca un marco temporal ms largo. Cuando est completo, el plan agregado indica con frecuencia dos decisiones bsicas: la mejor tasa de produccin
general que conviene adoptar y el nmero total de trabajadores que ser conveniente emplear
en cada uno de los periodos incluidos en el marco temporal de la planificacin. 38
e A P TUL o
1 8 _6
Agosto
Ju lio
Sema na
Total 100
Total 125
Una vez que han sido determinados los productos especficos, cada uno de ellos debe ser analizado para determinar con precisin los materiales y las partes que requerir. La planificacin
de requerimientos de materiales (MRP) es un sistema en el que esos datos se utilizan para
propsitos de compras, inventario y planificacin de prioridades.
FI GU RA
595
en la s pa rtes y materiale s
necesarios para pro psitos
de compra , inventario y
pl an ifi cac in de priorid ades.
596
CONTROL DE OPERACIONES
Cuando el sistema de operaciones ya ha sido diseado e implementado, sus elementos clave tienen que ser objeto de monitoreo. En las siguientes secciones vamos a exponer varias formas de
controlar los costos, las compras, el mantenimiento y la calidad.
Control de costos
centro de costos
Unidad en la cual la responsabilidad de todos los costos
asociados recae sobre los
gerentes.
costos directos
Monto de los costos en
proporcin con la cantidad
producida de un bien o
servicio en particular.
costos indirectos
Costos que, en gran parte,
Un analista de la industria automotriz compar en una ocasin los enfoques del control de costos en los Estados Unidos y en Japn: "Los japoneses consideran el control de costos como un
asunto de todos los das que es indispensable llevar a cabo. Los estadounidenses siempre lo han
interpretado como un proyecto especial. As logran reducir los costos 20 por ciento y exclaman:
'iEureka!' Y se acab. Bien, ya no nos podemos dar el lujo de seguir pensando asf."41
En los Estados Unidos, los gerentes han considerado frecuentemente el control de costos como una cruzada corporativa que se realiza de manera ocasional y que el personal de contabilidad
se encarga de poner en marcha y controlar. Los contadores establecen estndares de costos por
unidad y, si se presentan desviaciones, los gerentes buscan la causa. Han aumentado los costos de
materiales? Se est usando con eficiencia la mano de obra? Necesitan los empleados ms capacitacin para disminuir el desperdiCio y los desechos? Sin embargo, como lo implica la cita anterior,
el control de costos tiene que desempear un rol fundamental en el diseo de un sistema de operaciones y es necesario que sea objeto del constante inters de todos los gerentes.
Con el fin de controlar los costos, muchas organizaciones han adoptado el enfoque del centro
de costos. reas de trabajo, departamentos o plantas manufactureras completas son identificados
como centros de costos especficos, y sus gerentes asumen la responsabilidad del rendimiento de
sus respectivas unidades en materia de costos. El total de costos de cualquier unidad est constituido por dos tipos de costos: los directos y los indirectos. Los costos directos son los que se realizan
en proporcin con la cantidad producida de un bien o servicio en particular. Habitualmente, la mano
de obra y los materiales corresponden a esta categora. Por otra parte, los costos indirectos, en la
gran mayora de los casos, no resultan afectados por los cambios en la produccin total. Aunque esta
ltima sea cero, esos costos se siguen produciendo. Los gastos de seguros y los salarios de los empleados de planta son ejemplos tpicos de costos indirectos. Esta distincin entre directos e indirectos es importante. A los gerentes de los centros de costos se les hace responsables de todos los costos directos de sus unidades, pero los costos indirectos no estn necesariamente bajo su control. Sin
embargo, en virtud de que todos los costos son controlables en algn nivel de la organizacin, la alta
gerencia tendr que determinar dnde reside el control y pedir cuentas a los gerentes de niveles
ms bajos por los costos correspondientes a su respectivo mbito de control. 42
Control de compras
Se ha dicho que los seres humanos somos lo que comemos. Metafricamente, lo mismo puede
decirse acerca de las organizaciones: sus procesos y su produccin dependen de los insumo s con
la cantidad de produccin.
El control.de operaciones
en la venerable New England
Confectionery Company, la
firma fabricante de las famosas
golosinas Necco, ha intentado
introducir la automatizacin y
la modernizacin de su equipo
con miras a reducir los costos
de mano de obra y otros gastos.
Sin embargo, el CEO, Domenic
Antonellis, ha reconocido que
u en lo que a m respecta, no es
posible cambiar el producto
que entregamos al cliente ...
Bsicamente, es la misma
golosina que nosotros saborebamos en la infancia".
los cuales se "nutren". Es difcil elaborar productos de calidad a partir de insumos deficientes. Los
peleteros altamente capacitados necesitan cueros finos a fin de elaborar carteras de alta calidad.
Los empleados de una estacin de servicio dependen de que sus proveedores les proporcionen un
suministro peridico y seguro de gasolinas que contengan un determinado nivel de octanaje para
satisfacer las demandas de sus clientes. Si no reciben la gasolina, no podrn venderla. Si la composicin de la gasolina est por debajo de la clasificacin de octanaje especificada, los clientes se
sentirn insatisfechos y harn sus compras en otro lugar. Por lo tanto, los gerentes deben vigilar la
entrega, rendimiento, calidad, cantidad y precio de los insumos que reciben de sus proveedores. El
propsito del control de compras es garantizar la disponibilidad del producto, la calidad aceptable,
las fuentes constantes y dignas de confianza, procurando al mismo tiempo reducir los costos.
Qu pueden hacer los gerentes para facilitar el control de insumos? Necesitan recabar
informacin referente a las fechas y las condiciones en las cuales llegan los suministros. Tienen
que reunir datos sobre la calidad de los suministros y la compatibilidad de stos con los procesos de sus operaciones. Por ltimo, necesitan conseguir datos acerca del rendimiento del proveedor en materia de precios. Los precios de los bienes recibidos son los mismos que el proveedor
cotiz cuando hicimos el pedido?
Esta informacin puede usarse para calificar a los proveedores, identificar problemas relativos a ellos y orientar a los gerentes para que realicen la seleccin de futuros proveedores. De
esta manera se pueden detectar tendencias. Se puede evaluar, por ejemplo, el grado en que los
proveedores responden, la calidad de su servicio, su fiabilidad y competitividad.
Desarrollo de vnculos estrechos con los proveedores. Muchos fabricantes se han asociado con sus proveedores. 43 En lugar de recurrir a 10 proveedores o ms y obligarlos a competir
entre s para ver quin gana el contrato para atender a la compaa, los fabricantes emplean a dos o
tres proveedores y trabajan en estrecha colaboracin con ellos para mejorar la eficiencia y la calidad.
597
598
SE X YA PAR TE Control
Por ejemplo, Motorola enva a sus ingenieros de diseo y manufactura a visitar a sus proveedores para ayudarles a resolver cualquier problema. 44 Actualmente, otras compaas envan equipos
en forma rutinaria para evaluar las operaciones de sus proveedores. Estn evaluando las tcnicas
de manufactura y entrega de sus proveedores, los controles estadisticos de procesos utilizados para
identificar la causa de los defectos observados y su capacidad para el manejo electrnico de datos.
Diversas compaas de los Estados Unidos y de todo el mundo estn haciendo ahora lo que desde
hace largo tiempo ha sido una tradicin corporativa en Japn: cultivar relaciones a largo plazo con
sus proveedores. Al alternar como colaboradores y socios, y no como adversarios, las compaas se
estn percatando de que pueden alcanzar una calidad ms alta, tener menos defectos y abatir los
costos de sus insumas. Adems, cuando se presentan problemas con los proveedores, los canales
de comunicacin estn abiertos yeso facilita una rpida resolucin.
sistema de reorden en un
punto fijo
Sistema que " anuncia " el
hecho de que es necesario
reabastecer el inventario
cuando ste desciende a
cierto nivel.
Sistemas de pedidos para reabastecer el inventario. En muchas chequeras personales habr observado usted que, cuando ya se ha utilizado cerca del 95 por ciento de los cheques,
aparece un formulario de reorden intercalado entre los cheques restantes. ste es un recordatorio
de que ha llegado el momento de solicitar una nueva chequera. Lo anterior es un ejemplo de un
sistema de reorden en un punto fijo . El sistema ha sido diseado para "anunciar" o alertar a
los usuarios sobre la necesidad de reabastecer el inventario cuando ste desciende a un punto
establecido previamente, en el curso de sus operaciones. La seal se dispara cuando el inventario
desciende hasta un punto o nivel especfico.
Las metas de un sistema de reorden en un punto fijo son: minimizar los costos de manejo de
inventario y garantizar un nivel razonable de servicio al cliente (limitando las probabilidades de que
un artculo se agote, es decir, que hayafaltantes) . Por lo tanto, el punto de reorden deber establecerse en un momento en el cual el tiempo restante para que se produzcan faltantes sea igual al
tiempo de entrega necesario para recibir la cantidad reordenada. Lo ideal en esos casos es que los
artculos recin ordenados lleguen al mismo tiempo que el ltimo elemento del inventario se agote.
En forma ms realista, los gerentes no suelen permitir que el inventario caiga por debajo de cierto
nivel de seguridad (figura 18-7). Por medio de algunos procedimientos estadisticos, las personas
a cargo de tomar decisiones pueden establecer el punto de reorden en un nivel que garantice a
la organizacin el suficiente inventario para funcionar durante el periodo de entrega y constituya
un seguro razonable contra posibles faltantes. Este colchn, o inventario de seguridad, brinda
proteccin contra un uso mayor de lo esperado durante el tiempo de entrega o un retraso inesperado en la recepcin del nuevo suministro.
Como un ejemplo sencillo de la determinacin del punto de reorden en el caso de una chequera
personal, supongamos que el tiempo promedio para la entrega de la nueva chequera es de tres semanas y que extendemos unos 20 cheques por semana. Necesitariamos 60 cheques para seguir funcionando durante el tiempo de entrega "normal" de reordenoSi, de acuerdo con nuestro historial de utilizacin, consideramos que un inventario de seguridad de una semana sera suficiente para funcionar
FI GU RA
1 8 _7
I
~ I
1
I
-; II
300
250
200
100
"O
'"
E
u'"
150
500
""""I11III
I1" ."""."""""""""""""""""""
______________
4
12
16
20
24
28
Punto de
reorden
32
36
40
44
48
52
inventario
de seguridad
599
normalmente durante la mayor parte de los periodos considerados como tiempo de espera, tendremos que pedir la nueva chequera cuando queden en ella 80 (60 + 20) cheques. ste es el punto de
reordeno Hagamos otra advertencia: cuanto ms inventario de seguridad se tenga, tanto menor ser
el riesgo de que llegue a haber faltantes. No obstante, el inventario adicional se sumar a los costos
correspondientes. As pues, nos enfrentamos nuevamente a una decisin de costos-beneficios. A
veces puede ser ms prudente (en funcin de los costos) dejar que se agote el inventario.
Uno de los usos manuales ms primitivos, pero sin duda eficaz, del sistema de reorden en
un punto fijo consiste en guardar el material en dos recipientes separados; por ejemplo, las plumas
y el papel si se trata de una oficina, o las cajas de calzado en el caso de una zapatera. El inventario
se va extrayendo de uno de ellos hasta que se vaca. En ese momento se hace el nuevo pedido y
los artculos empiezan a extraerse del segundo recipiente. Si la demanda de un artculo ha sido
estimada correctamente, el pedido de sustitucin para reabastecer el inventario deber llegar
antes de que el segundo recipiente est vaco.
Otra versin del sistema de reorden en un punto fijo se basa en el control por computadora.
Las ventas son registradas automticamente por una computadora central que ha sido programada
para expedir una orden de compra de un artculo cuando su inventario descienda hasta un punto
crtico fijo. Muchas tiendas de ventas al menudeo usan sistemas de ese tipo. Las cajas registradoras son en realidad computadoras y cada vez que el cdigo de barras de un producto es explorado
en la caja a la cual acude el cliente para pagarlo, el registro de inventario de la tienda se ajusta automticamente. Cuando el inventario de un artculo desciende al punto crtico, la computadora avisa
a los gerentes que ha llegado el momento de re ordenarlo y, en algunos sistemas, la misma mquina
imprime la requisicin para la orden de compra.
Otro sistema de inventario muy comn es el sistema de reorden a intervalos fijos. En el sistema de reorden a
sistema de intervalos fijos, el tiempo es el factor determinante para el control de inventarios. En intervalos fijos
una fecha determinada -p. ej., una vez por semana o cada 90 das- se cuentan los elementos
presentes en el inventario y se hace un pedido por el nmero necesario de stos para que el inven- Sistema en el cual el t iempo
tario vuelva a tener el nivel deseado. Dicho nivel se establece de tal modo que si la demanda y el se usa como f acto r
tiempo de entrega del pedido tienen los valores promedio, el propio consumo har que el inven- det ermin ant e para revi sar y
tario descienda a cero (o se podr agregar algn tiempo de entrega como medida de seguridad) reorden ar los elementos del
precisamente cuando llegue el siguiente pedido para reabastecerlo. Este sistema puede tener invent ario .
ciertas ventajas econmicas en trminos de transporte y en descuentos por cantidad, en comparacin con el sistema de punto fijo. Por ejemplo, puede permitir que la organizacin consolide los
pedidos de un proveedor si todos los articulos comprados de esa fuente son revisados al mismo
tiempo. Estos ahorros no son factibles con el sistema de punto f~o.
La otra tcnica matemtica muy popular para determinar los niveles apropiados de inventario
es el modelo de la cantidad econmica del pedido. Este modelo que se usa con tanta frecuencia
ser examinado ms a fondo en el prximo captulo, cuando nos ocupemos de las diferentes herramientas y tcnicas de control que los gerentes pueden usar.
Control de mantenimiento
La entrega de bienes o servicios en forma eficiente y eficaz requiere sistemas de operacin con
alta utilizacin del equipo y una cantidad mnima de tiempo inactivo. Por consiguiente, los gerentes deben preocuparse por el control de mantenimiento. Sin embargo, la importancia del control
de mantenimiento depender de la tecnologa de procesos que se utilice. Una interrupcin en un
proceso estandarizado de lnea de ensamble puede afectar a centenares de empleados. En una lnea de ensamble para fabricar automviles o refrigeradores, no es un caso inslito que una avera
Usted trabaja en la oficina de una compa a que se ded ica a la distribucin de partes de
repuesto para maqu inaria pesada en toda la reg i n occidental de Idaho. Cuando un cliente
solicita una parte (a veces con mucha urgencia), usted busca en la computadora su nmero
de inventario, su precio y el nivel de inventario correspondiente. Su supervisor le ha dado
instrucciones de que siempre diga que la parte solicitada se encuent ra en inventario, aunque
la computadora indique lo contrari o. La justif icacin de esto es que podemos conseguir esas
partes con nuestro proveedor en un plazo de slo uno o dos das, y que un breve retraso no
perjudica a nad ie. Entonces, si el cliente vuelve a llamar para que le digamos dnde est la
parte que busca , siempre podremos culpar del retraso al correo o al servicio de reparto. Esta
situacin se presenta por lo menos una vez al da y usted se siente incmodo por eso.
Qu puede hacer en ese caso? De qu manera podra perjudicar esta situacin (a) a su
cliente y (b) a su compaa? Qu t ipo de lineam ientos ticos podra usted sugerir para un a
compaa que deseara tener un sistema de inventario eficaz, eficient e y tico?
REFLEXIONES CRTICA
SOBRE TICA
600
SE X YA PAR TE Control
mantenimiento preventivo
M antenimiento qu e se ap lica
ant es que se produzca una
avera.
mantenimiento correctivo
Mante ni miento que con siste
en la renovacin, sustituci n
o repara ci n del equ ipo
cu ando st e se avera.
mantenimiento condicional
Ma nten imient o en el cual se
re aliza una renovac in o
rep arac in en respue sta al
resultado de una inspeccin.
grave en una mquina paralice a toda la planta de produccin. En cambio, en la mayora de los
sistemas que usan procesos redundantes y de propsito ms general existe menos interdependencia entre las actividades; por lo tanto, la posible avera de una mquina puede tener un
impacto menor. A pesar de todo, la falla de un equipo -igual que los faltantes de inventariopuede significar costos ms altos, retrasos en la entrega o ventas perdidas.
Hay tres aproximaciones al control de mantenimiento. 45 El mantenimiento preventivo es
el que se lleva a cabo antes que se produzca una avera. El mantenimiento correctivo consiste
en la renovacin total, la sustitucin o la reparacin del equipo que ha sufrido una avera. El
mantenimiento condicional se refiere a la renovacin o reparacin que se realiza en respuesta
a una inspeccin y medicin de las condiciones en que se encuentra un determinado equipo. Por
ejemplo, cuando American Airlines retira sus motores de jet cada 1000 horas, est aplicando el
mantenimiento preventivo. Cuando inspecciona los neumticos de los aviones cada 24 horas y
los cambia slo si su condicin lo requiere, est aplicando el mantenimiento condicional. Por
ltimo, si una poltica de operaciones de American Airlines consistiera en reparar las cortinas de
las ventanillas o las bolsas de los asientos de sus aviones slo cuando dichos elementos de equipo
se averan, entonces estara aplicando prcticas de mantenimiento correctivo.
El ejemplo de American Airlines indica que el tipo de control de mantenimiento que se utilice depender de los costos que la avera puede ocasionar. Cuanto mayores sean los costos en
trminos de dinero, tiempo, responsabilidad y preferencia del cliente, tanto ms grande sern los
beneficios derivados del mantenimiento preventivo. Es decir, los beneficios pueden justificar
fcilmente los costos.
El control de mantenimiento es otro factor que se debe considerar en el diseo de equipo.
Si el tiempo perdido es altamente inconveniente o costoso, ser necesario incrementar el grado
de fiabilidad, incorporando al equipo caractersticas redundantes. Por ejemplo, las plantas de
energa nuclear llevan incorporados complejos sistemas de respaldo. En forma semejante, puede
disearse equipo para facilitar las operaciones en trminos de rapidez o bajo costo. El equipo que
cuenta con menos partes tendr menos elementos que puedan averiarse. Adems, los elementos
que tienen gran propensin a fallar pueden colocarse en lugares fcilmente accesibles o unidades
modulares independientes fciles de remover y reemplazar. Los operadores de televisin por
cable siguen estos lineamientos. Puesto que los clientes se disgustan cuando hay interrupciones,
los gerentes desean estar en condiciones de corregirlas con prontitud. Esta rapidez se facilita
centralizando el equipo en sitios de fcil acceso y con el uso extensivo de unidades modulares.
Si falla una pieza del equipo, todo el mdulo al cual pertenece puede ser extrado y reemplazado
en unos cuantos minutos. El servicio de televisin se reanuda con rapidez y la unidad modular
retirada puede repararse sin estar bajo presiones de tiempo.
Control de calidad
En todo este libro hemos explorado el concepto de la administracin de la calidad total. La hemos
descrito como un programa completo, enfocado en el cliente, cuya finalidad es mejorar continuamente la calidad de los procesos, productos y servicios de la organizacin. En esta seccin,
Los pasajeros del tren subterrneo de la ciudad de
Nueva York se sorprenderan quiz al saber que la
distancia promedio que recorren esos vagones entre
dos averas consecutivas
se increment de 12,800 kilmetros en 1984 a 92,800
kilmetros en 1995. La Autoridad de Trnsito acredita
esos procedimientos de
control de mantenimiento
al mejoramiento observado
en los talleres de servicio,
a una ejecucin ms
rigurosa de las tareas de
mantenimiento de rutina
y una mejor direccin del
personal de mantenimiento.
presentaremos otra aproximacin a la calidad, algo ms limitada y tradicional, que tiene como
centro focal el control de calidad. De la misma manera que la TQM pone de relieve las acciones
encaminadas a evitar futuros errores, el nfasis del control de calidad es la identificacin de los
errores que puedan haberse cometido con anterioridad.
Qu queremos decir con la expresin control de calidad? Nos referimos a una operacin que
consiste en vigilar la calidad -peso, resistencia, consistencia, color, sabor, fiabilidad, acabado y
multitud de otras caractersticas- para asegurarse de que el producto o servicio satisfaga un
estndar previamente establecido. Es probable que sea necesario implementar el control de calidad en uno o varios puntos, a partir de la recepcin de los insumas. Contina a travs del trabajo
en proceso y en todos los pasos que nos conducen hasta el producto final. De ordinario, las evaluaciones realizadas en etapas intermedias del proceso de transformacin son parte integral del control de calidad. La deteccin temprana de defectos en una parte fabricada o en un proceso puede
ahorrar el costo que implicara tener que rectificar despus dicho elemento.
Antes de implementar cualquier medida de control de calidad, los gerentes deben formular la
pregunta de si esperan examinar el 100 por ciento de los artculos producidos o si utilizarn una
muestra de stos. La inspeccin de cada uno de los elementos tiene sentido si el costo de la evaluacin continua es muy bajo o si las consecuencias de un error estadstico son muy altas (como sucedera en la fabricacin de un frmaco utilizado en la ciruga a corazn abierto). Las muestras estadfsticas suelen ser menos costosas y, a veces, son la nica opcin factible. Por ejemplo, si la prueba de
calidad destruye el producto -como en el caso de bombillas fotogrficas, fuegos artificiales o estuches para la prueba domstica de embarazo-, entonces es preciso utilizar el muestreo.
En los procedimientos estadfsticos de control de calidad existen dos categoras: el muestreo
de aceptacin y el control del proceso. El muestreo de aceptacin consiste en la evaluacin de
materiales o productos, comprados o manufacturados, que ya existen; es una forma de control
preventivo o anterior a la accin y correctivo o posterior a la accin. Se toma una muestra y
entonces la decisin de aceptar o rechazar todo el lote o partida se basa en el clculo estadfstico
del riesgo de error contenido en la muestra y de si sta rene los niveles aceptables de calidad.
El control del proceso se refiere al muestreo estadfstico de los elementos durante el proceso
de transformacin -una forma de control concurrente para averiguar si el proceso mismo de
transformacin est bajo control. Por ejemplo, un procedimiento de control del proceso utilizado
en una planta embotelladora de Coca-Cola ser capaz de detectar si una de las mquinas est
desajustada e introduce slo 23 onzas de Cherry Cake en las botellas de 26 onzas. En ese caso, los
gerentes podran interrumpir el proceso y reajustar la mquina. Tambin se podran emplear pruebas estadsticas, dentro del control del proceso, con el fin de determinar si los valores de las discrepancias caen fuera del rango del nivel de calidad aceptable. Por el hecho de que la mayora de los
procesos de produccin no tienen un ajuste perfecto y muestran ciertas variaciones naturales,
esas pruebas ofrecen la posibilidad de descubrir problemas graves en el propio proceso de produccin; es decir, problemas de calidad que sera preciso atender de inmediato.
Una ltima consideracin en torno al control de calidad se refiere a si la prueba consistir en
el examen de atributos o de variables. La inspeccin y clasificacin de elementos, considerndolos
aceptables o inaceptables se conoce como muestreo de atributos. sta es la forma en que son
evaluados productos tales como: el color de la pintura, la tela utilizada para fabricar calzoncillos o
la calidad de las papas fritas. Un inspector compara cada uno de los elementos con algn estndar
y clasifica su calidad como aceptable o no aceptable. En cambio, el muestreo de variables consiste en efectuar una medicin para determinar la magnitud de la discrepancia de un elemento con
respecto al estndar. Aqu interviene un rango, en lugar de una dicotomia. En el caso tpico, los
gerentes identifican el estndar y la desviacin aceptable. Cualquier muestra que quede dentro
del rango es aceptada y las que salen de l son rechazadas. Por ejemplo, Nucor Steel podra probar algunas barras de acero para ver si la resistencia promedio al corte se encuentra entre 120 y
140 libras por pulgada cuadrada. Si no es as, habr necesidad de investigar la causa y aplicar la
accin correctiva correspondiente.
601
muestreo de aceptacin
Procedimiento de control de
calidad en el cual se toma
una muestra y la decisin
de aceptar o rechazar la
partida completa se basa
en un clculo del riesgo
de error de la muestra.
muestreo de atributos
Tcnica de control de calidad
en la cual los elementos son
clasificados como aceptables
o inaceptables despus de
compararlos con un estndar.
muestreo variable
Tcnica de control de calidad
en la cual se realiza una
medicin para determinar
la magnitud de la variacin
de un elemento con respecto
al estndar.
602
S EX TA PAR TE Control
Describa su trabajo.
En virtud de que soy el funcionario a cargo de la calidad dentro
de la compaa, mi trabajo es esencialmente el que corresponde
a un agente de cambio . AlliedSignal se esfuerza por lograr mejoras drsticas y sostenidas en beneficio de los clientes, los
accionistas y nuestro personal. Mi trabajo consiste en ayudar a
la alta gerencia a dirigir el cambio. Tambin tengo responsabilidades, como miembro del personal corporativo, sobre la buena
marcha de nuestras organizaciones centralizadas de manufacturas y excelencia tcnica correspondientes a las divisiones de
servicios de negocios, servicios de informacin y administracin
de materiales.
eA P TUL o
1 8 Administracin de operaciones
603
604
S EX lA PAR TE
Control
hnpleRlentacin exitosa de la TQM
La lista de compaas que han implementado programas de TQM es larga e impresionante. Incluye
corporaciones tales como Motorola, Xerox y General Electric. Sin embargo, el mejoramiento de la
calidad total es importante tambin para las compaas de servicios y para los negocios pequeos.
Por ejemplo, el Hard Rock Caf de Orlando usa un sistema de "doble verificacin" para comprobar
la integridad de los pedidos de los clientes, como parte de su programa de calidad total. 48 El fabricante de bombas despachadoras de gasolina y sistemas de control Gilbarco de Greensboro, Carolina del Norte, tiene un programa CRISP (siglas en ingls de mejoramiento continuo y rpido del
sistema de produccin) que le ha ayudado a reducir en 70 por ciento el ciclo de desarrollo de sus
productos y ha elevado su fiabilidad en 65 por ciento. 49
Adems, las organizaciones del sector pblico han recibido el mensaje de la TQM. El Colegio
Henry Ford de la comunidad de Dearborn, Michigan, fue la primera escuela que ofreci una garanta para sus graduados, en 1986. La escuela imparte cursos adicionales de habilidades, con duracin
hasta de 16 semestres, si un empleador considera que una persona egresada de sus aulas carece
de las habilidades tcnicas que una compaa espera encontrar en los empleados de nuevo ingreso.50 El gobernador de Ohio estableci un consejo de calidad, que abarca el estado entero, con el
fm de que los conceptos de la TQM se pongan en prctica en todas las dependencias de esa entidad. 51 Hasta el gobierno federal de los Estados Unidos ha implementado la TQM.52 Un estudio
de la Oficina General de Contabilidad inform que actualmente el 68 por ciento de las 2800 instalaciones del gobierno aplican la TQM.
Por desgracia, no todos los esfuerzos de TQM alcanzan el xito. Los estudios empiricos no
han demostrado que las firmas donde se aplica la TQM superen sistemticamente a las que no la
aplican. 53 Sin embargo, un estudio que incluy 584 compaas de los Estados Unidos, Canad,
Alemania y Japn, aport conocimientos importantes sobre algunos factores que pueden menoscabar la eficacia de la TQM.54 En concordancia con el enfoque de contingencias de la administracin, la encuesta revel que la aplicacin exitosa de algunos conceptos de TQM --como los de
equipos, benchmarking (comparacin de modelos desde un punto de referencia) , campaas
de capacitacin y adjudicacin de poder a los empleados- depende del rendimiento actual de la
compaa. Las sugerencias siguientes destacan los puntos relevantes de las recomendaciones del
estudio para organizaciones de rendimiento bajo, mediano yaltO: 55
Para firmas de rendimiento mediano. Simplifique los procesos corporativos, como los
de diseo, y enfoque la capacitacin del empleado en la adquisicin de habilidades para la
resolucin de problemas.
Parafirmas de alto rendimiento. Utilice el benchmarking para identificar nuevos procesos, productos y servicios. Aliente la realizacin de reuniones sobre calidad en toda la
compaa. Difunda activamente el poder de toma de decisiones facultando a los empleados.
No fomente los equipos departamentales porque eso tiende a inhibir la cooperacin entre
las distintas funciones.
ISO 9000
Estndares para la
administracin de la calidad,
establecidos por la Organizacin Internacional
Las sugerencias anteriores en materia de contingencias adolecen de limitaciones importantes para la implementacin de la TQM, pero la encuesta revel tambin algunas prcticas cuya
eficacia tendi a ser de carcter ms universal. Entre ellas figuran: explicar la estrategia de la
organizacin a todos los empleados, clientes y proveedores; mejorar y simplificar las operaciones
y los procesos de desarrollo; y abreviar la cantidad de tiempo que se requiere para pasar desde la
etapa de diseo hasta la entrega del producto.
de Estandarizacin y
ISO 9000
Para demostrar pblicamente su compromiso con la calidad, muchas organizaciones han tratado
de obtener una certificacin de calidad, como la ISO 9000. Qu es la ISO 9000? Es una serie
de todo el mundo.
eA P TUL o
1 8 Administrocin de operociones
TA B LA
1 8 _2
Costos de produccin
Calidad
Estrategia corporativa
Fuente: Basada en "ISO 9000 Certified : To Be or Not to Be", Modern Materials Handing, noviembre de
1995, pgs. 10-11.
605
606
kanban
T rmino en japon s para
describir los sistemas JIT.
generalizada en Japn: el sistema de inventario "justo a tiempo" (JIT).60 En este sistema, los
elementos del inventario llegan a la planta en el momento en que son necesarios para el proceso
de produccin, en lugar de permanecer almacenados en inventario.
En Japn, los sistemas JlT reciben el nombre de kanban. La derivacin de esta palabra nos
lleva a la esencia del concepto "justo a tiempo". Kanban es una palabra japonesa que se traduce
como "tarjeta" o "signo". Los proveedores japoneses embarcan en recipientes las partes que solicitan los fabricantes. Cada recipiente tiene una bolsa lateral en la cual se guarda una tarjeta o kanban.
Cuando un trabajador de produccin abre uno de esos recipientes, extrae la tarjeta y la devuelve al
proveedor. Eso inicia el proceso de embarques de un segundo recipiente del mismo tipo de partes
que, en el caso ideal, llegar al trabajador de produccin en el momento en que ste haya utilizado
la ltima de las partes contenidas en el primer recipiente. El objetivo final de un sistema de inventario JIT es suprimir los inventarios de materias primas mediante la coordinacin precisa de la produccin con las entregas de suministros. Cuando el sistema funciona segn lo previsto, reporta varios
beneficios para el fabricante: reduccin de los inventarios, menor tiempo de preparacin, mejor flujo
de trabajo, tiempo de manufactura ms corto, uso de menor espacio e incluso una calidad ms alta.
Por supuesto, es necesario encontrar proveedores de quienes pueda tenerse la seguridad de que
entregarn puntualmente materiales de calidad. Puesto que no existen inventarios, no hay una holgura en el sistema para absorber los materiales defectuosos o retrasos en los embarques.
Podemos observar un ejemplo de las ventajas del JIT en el caso del fabricante sueco de cojinetes
AB SKF. Desde la introduccin de su sistema JIT, los inventarios han disminuido, de casi el 33 por
ciento de las ventas, a cerca del 24 por ciento nicamente. La reduccin del inventario no slo signific un ahorro de dinero, sino tambin ha incrementado la flexibilidad manufacturera de SKF y su
capacidad para satisfacer las demandas de sus clientes. 61 Compaq Computer tom en prstamo una
estrategia de inventario que ha sido aplicada con mucho xito por Wal-Mart Stores !nc. Para atender
sus necesidades de suministros y partes, siete compaias que proveen a Compaq de lmina de metal
y plstico, establecidas en todo el oriente medio de E.U.A., trasladaron a Houston operaciones satlite o de almacn. Uno de los proveedores de Compaq, Phelps Tool & Die de Kansas City, estableci
en Houston una planta de ensamble de casi 6000 metros cuadrados para ensamblar cubiertas de
computadora. Actualmente, en lugar de requerir un recorrido de dos dias en camin hasta Houston,
Phelps puede entregar las cubiertas a Compaq en slo 15 minutoS. 62
El sistema JIT no es adecuado para todos los fabricantes. 63 En l se requiere que los proveedores estn localizados cerca de la planta de produccin del fabricante y que sean capaces de proveer
sistemticame~te materiales libres de defectos. Ese tipo de sistemas requiere tambin: enlaces
de transporte dignos de confianza entre los proveedores y el fabricante; eficiencia en la recepcin,
manejo y distribucin de materiales; y una planificacin de la produccin adaptada en forma precisa. Cuando es posible satisfacer todas estas condiciones, el sistema JIT puede ser til para que
los gerentes reduzcan los costos de inventario.
Los dispositivos exploradores
activados mediante la
tecnologa de computacin han
ayudado a Bon-Ton Sto res,
un minorista de Pennsylvania,
a registrar su mercanca y a
mantenerse al tanto de cada
una de sus ventas. A partir
de estos datos, la compaa
planifica controlar mejor sus
inventarios para i ncrementar
su rentabilidad.
eA P TUL o
I 8 Administracin de operaciones
607
competiti~a
En el cambiante mundo de los negocios actual, las compaas que no logren ajustarse con rapidez
no podrn sobrevivir. Esta realidad asigna un valor especial a la posibilidad de desarrollar la flexibilidad adecuada en las manufacturas. 67 En consecuencia, muchas organizaciones estn desarrollando
sistemas de manufactura flexibles. 68
Las fbricas de hoy tienen un aspecto parecido al de una pelicula de ciencia ficcin en la cual
una serie de vagonetas, guiadas a control remoto, entregan metal forjado a un centro de troquelado computarizado. Con robots que colocan en diversas posiciones el metal forjado, el centro de
maquinado utiliza sus centenares de herrarmentas para realizar varias operaciones que convierten
dicho metal en una parte terminada. Las partes completas, cada una de las cuales es un poco diferente de las otras, son fabricadas al ritmo de una cada 90 segundos. No se emplean ni troqueladores
expertos ni mquinas herrarmentas convencionales. En esta fbrica tampoco se requieren costosos
retrasos para cambiar los troqueles y herramientas. Una sola mquina puede fabricar docenas
o incluso centenares de partes diferentes, en el orden que la gerencia lo desee. Por ejemplo, en
Engineering Concepts Unlimited, de Fishers, Indiana, bastan tres empleados y cuatro robots para
realizar toda la produccin de controles electrnicos de motores que fabrica esta compaa.69 En
la planta de ensamble de Caterpillar en Aurora, lllinois, velculos no tripulados, cada uno de los
cuales es del tamao del escritorio de una oficina, se desplazan de una mquina fresadora a la siguiente, recogiendo y entregando partes. Esos velculos se desplazan por toda la fbrica, guiados por un localizador de rango, que tiene las dimensiones de una taza, en el cual rebotan los rayos
lser procedentes de paneles con cdigos de barras instalados en las paredes del local para
informar al velculo cul es su posicin. Por medio de seales de radio controladas por computadora, se dirige a los velculos en sus operaciones de recoleccin y entrega. 70
La caracterstica particular de los sistemas de manufactura flexibles es que, mediante la
integracin del diseo asistido por computadora, la ingeniera y la manufactura, pueden elaborar
pequeos volmenes de productos personalizados a un costo comparable a lo que slo habra sido
posible mediante la produccin masiva. Los sistemas de manufactura flexibles estn sustituyendo a
las leyes de las econoITas de escala con las leyes de las econoITas de alcance. Ahora, las organizaciones ya no necesitan producir en masa miles de productos idnticos para lograr bajos costos unitarios de produccin. Con un sistema de manufactura flexible, cuando los gerentes desean producir
una nueva parte no cambian las mquinas: simplemente cambian el programa en la computadora.
Algunas plantas automatizadas ofrecen la posibilidad de fabricar una amplia variedad de productos sin defecto alguno y pueden pasar de un producto a otro en el momento en que reciben la
sistemas de manufactura
flexibles
Sist emas en los cuales
pu eden elaborarse productos
person alizados med iante
el diseo asisti do por
co mputadora, la ingen iera
608
S EX lA PAR TE Control
En la actualidad, el sello
distintivo de muchos
manufactureros exitosos
es la rapidez. El software
diseado especficamente
por diferentes firmas, como
Manugistics Group, una
compaa establecida en
Maryland que se dedica al
desarrollo de programas,
ayuda a las firmas a depurar
sus procesos de produccin
y a manejar mejor sus
. inventarios, lo cual genera
una ventaja competitiva por
encima y ms all de las
fortalezas del producto que
cada una fabrique .
seal de una computadora central. Por ejemplo, John Deere tiene una fbrica automatizada de
$1500 millones, capaz de producir 10 modelos bsicos de tractor provistos hasta de 3000 opciones
sin que sea necesario detener la planta para cambiar la herramienta. En un rincn de la gigantesca
planta de IBM en Charlotte, Carolina del Norte, 40 trabajadores pueden construir 12 productos
diferentes al mismo tiempo en una lnea de ensamble, que van desde exploradores manuales de cdigos de barras hasta computadoras mdicas porttiles y dispositivos de comunicaciones por satlite
para autotransportistas. La lnea de ensamble fue diseada para elaborar simultneamente hasta 27
productos diferentes. 71 La National Bicycle Industrial Company, que vende sus bicicletas con la marca Panasonic, aplica la manufactura flexible para producir cualquiera de las 11,231,862 variantes de
sus 18 modelos de bicicletas de carreras, para carretera y de montaa, en 199 diseos de color y en
un nmero casi ilimitado de tamaos. 72 Estas nuevas fbricas flexibles han demostrado que tambin
son efectivas en trminos de costos. Por ejemplo, en Digital Audio Disc Corporation de Sony, establecida en Terre Haute, Indiana, la apariencia de la planta manufacturera es un poco diferente. En ella,
los trabajadores tienen que vestirse de pies a cabeza con prendas a prueba de polvo y tienen que someterse a un chorro de aire a alta presin antes de entrar en un saln sellado, en el cual se fabrican
discos CD-ROM a razn de 300,000 cada 15 horas. De principio a fin de este proceso, el disco nunca
es tocado por manos humanas. Los robots se encargan de realizar el trabajo. Gracias a la automatizacin, los costos de la divisin se mantienen bajos, llegando a 60 centavos aproximadamente por
disco cuando se fabrican partidas grandes. Considerando que la compaa vende a casi un dlar
cada disco, sus mrgenes de ganancias son bastante saludables. 73
desarrollar, fabricar y distribuir productos y servicios en forma expedita, las organizaciones pueden
obtener una poderosa ventaja competitiva. De la misma manera que los clientes pueden preferir
a una organizacin en lugar de otra porque sus productos o servicios resultan menos costosos,
tienen un diseo nico o son de mejor calidad, tambin pueden escoger a una organizacin porque
les suministra rpidamente el producto o servicio que desean. Por ejemplo, Domino's Pizza cre
un negocio de miles de millones de dlares utilizando la velocidad como ventaja competitiva, al
poner nfasis en la rapidez en la entrega de sus pizzas. Payless ShoeSource recurre tambin a la
entrega expedita de sus productos al mercado como una ventaja competitiva. En Topeka, un almacn automatizado de 6.8 hectreas puede reabastecer a la mitad de las tiendas de Payless tan
slo un da despus de recibir la notificacin correspondiente.75 Por su parte, Gillette Company ha
acelerado el ritmo con el cual genera nuevos productos, logrando reducir el ciclo de desarrollo de
productos, de tres aos a menos de dos. 76
Tambin otras compaas han logrado mejoras increbles en el tiempo que requieren para
disear y elaborar productos. AT&T sola necesitar dos aos para disear un nuevo telfono.
Ahora realiza la tarea en menos de un ao. General Electric requera de ordinario tres semanas
para entregar un disyuntor de circuitos industriales personalizado, a partir de la fecha en que reciba el pedido. Ahora han reducido ese tiempo a tres das. Ross Operating Valve Company de
Troy, Michigan, invirti en sofisticados sistemas CAD y equipo de produccin automatizado y
ahora puede fabricar vlvulas a la medida prcticamente de la noche a la maana. 77 La compaia
de ropa de moda para damas Liz Claiborne est aprovechando sus grandes inversiones en tecnologa CAD y un sistema de inventario muy refmado con el cual sus tiendas se mantienen al tanto
de cules son las prendas de mayor venta y, as, se reabastecen de ellas cuando todava estn de
moda. 78 Yen la planta de Boynton Beach, Florida, donde Motorola fabrica sus dispositivos de localizacin personal, fluyen los pedidos procedentes de tiendas minoristas y de los representantes
de ventas de la misma compaa. Los datos de los pedidos son digitalizados y se envan a la lnea de ensamble, donde un equipo de robots y seres humanos fabrican los elementos solicitados,
con frecuencia durante los 80 minutos siguientes a la recepcin del pedido. Segn donde viva el
cliente, los dispositivos de localizacin pueden ser entregados el mismo da o al da siguiente.79
Esas organizaciones y muchas otras, en el mundo entero, estn reduciendo los trmites y el
papeleo, se esfuerzan por lograr que sus estructuras organizacionales sean ms planas, adoptan
equipos multidisciplinarios, disean de nuevo sus cadenas de distribucin y utilizan sistemas JIT,
CIM y de manufactura flexible para acelerar sus operaciones y ejercer mayor presin sobre sus
competidores.
609
610
S EX lA PAR TE Control
11
el dilema de un gerente"
GERENTE
El seor Zambrano ya ha
realizado cambios importantes en las operaciones de
su compaa con miras a
lograr que sea ms eficiente.
Sin embargo, yo le podra
recomendar algunas cosas para que implementara
con xito un programa de TOM. En primer lugar, le
sugerira que creara una estrategia para implementar
la TOM en todas las operaciones de la compaa. Una
vez que haya desarrollado una estrategia general,
ser conveniente que la comunique a todos los
empleados y que obtenga de ellos aportaciones y
retroalimentacin en torno a los cambios propuestos.
A continuacin, creo que debera poner nfasis en
informar a todos los empleados de Cemex que espera
recibir de ellos sugerencias sobre la forma de mejorar
y simplificar las operaciones en las reas en que cada
uno de ellos participa. Finalmente, el seor Zambrano
podra designar un equipo de control de calidad en
cada una de sus distintas instalaciones para que buscaran la forma de hacer ms eficiente todo el proceso
de operaciones, tal vez por medio de comparaciones
(benchmarking) con otras organizaciones.
Brad Barnes, contador de planta, Baird, Kurtz & Dobson,
Colorado Springs, Colorado
PARA:
DE:
ASUNTO:
ste es un relato de ficcin que describe un problema potencialmente real. Fue redactado para
propsitos acadmicos exclusivamente.
611
612
RESUMEN
Este resumen est organizado de acuerdo con los objetivos presentados al inicio del captulo, en la pg . 580.
1. El proceso de transformacin es la esencia de la
administracin de operaciones. La administracin
de operaciones recibe insumos, incluso personas
y materiales, y acta sobre ellos transformndolos
en bienes y servicios terminados. Esto se aplica
por igual a las organizaciones de servicios y a las
compaas manufactureras.
2. Las operaciones que estn enfocadas en el cliente
son importantes porque la razn misma por la
cual existen las organizaciones consiste en satisfacer las necesidades de los clientes. Es importante
que el sistema de operaciones sea diseado en
torno a la meta de satisfacer y exceder las expectativas de los clientes.
3. La reingeniera de los procesos de trabajo implica la
elaboracin de un diseo totalmente nuevo para
las operaciones de la compaa. Significa comenzar
desde cero a recons iderar y reordenar la forma en
que se realiza el trabajo en la organizacin . En el
sistema de operaciones, los insumos y los procesos
de transformacin son rediseados por completo
a medida que los gerentes definen en forma diferente los procesos de trabajo de la organizacin .
4. Si a la estrategia se agrega un enfoque manufacturero, las decisiones importantes de produccin son
desplazadas hasta la cumbre de la organizacin .
As se reconoce que la estrategia general de sta
debe reflejar directamente sus capacidades y limitaciones manufactureras e incluir los objetivos y
estrategias de operaciones.
5. Cuatro decisiones clave -sobre capacidad, localizacin, procesos y distribucin fsica- proporcionan
la direccin estratgica a largo plazo que se requiere para la planificacin de operaciones. Esas decisiones determinan el tamao apropiado para un
sistema de operacin, la localizacin de las instalaciones fsicas, el mejor mtodo para transformar
insumos en productos, y la distribucin fsica ms
eficiente del equipo y las estaciones de trabajo.
6. Las tres decisiones que forman parte del plan tctico de operaciones son: el plan agregado, el progra-
REFLEXIONES
SOBRE CUESTIONES
1. Cree usted que las organizaciones de manufacturas o servicios son las que ms necesitan una
administracin de operaciones? Explique su respuesta.
2. Cmo puede aplicarse la administracin de operaciones a otras funciones administrativas, adems
del control?
DE ADMINISTRACiN
5. Seleccione una organizacin grande que usted tenga inters de examinar. Investigue a dicha compaa tratando de averiguar qu tipo de tcnicas de
administracin de operaciones est empleando.
EJERCICIO
DE
Qu estn haciendo en el terrenc de la administracin de operaciones que sea ilusual, muy eficaz
o ambas cosas? Describa la situacin.
AUTOEVALUACIN
2
2
2
2
2
2
2
2
3
3
3
3
3
3
3
3
4
4
4
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5
5
5
5
Fuente: Basado en M. Treacy y F. W iersema , The Discipline of Market Leaders (Reading , MA: Add ison -Wesley, 1995); y W iersema,
Customer Intimacy (Santa Monica, CA: Knowledge Exchange, 1996) .
LLVELO A LA RED
Le invitamos a visitar el sitio Web acompaante del texto de
Robbins/Coulter en http://www.prenhall.com/robbinsmgt para que
pueda utilizar los recursos de Internet correspondientes a este captulo.
CASO
DE
Mercedes-Benz est
en su casa en Alaba.na
Las profundidades del corazn de la zona rural del sur de
los Estados Unidos pueden parecer una sede inslita
para la fabricacin de un producto que desde hace mucho tiempo ha sido un smbolo de la elegancia, el lujo y
la sofisticacin en Europa. A pesar de eso, en Vance,
Alabama (con una poblacin de 400 habitantes), podr
usted encontrar la esbelta y ultramodema fbrica de
Mercedes-Benz (MB), en la cual los veruculos deportivos,
de utilidad para todo uso salen de la linea de ensamble. La
planta de Mercedes-Benz establecida en esta comarca, en
el Sur Profundo, ha sido descrita como un modelo ejemplar de la manera en que se debe establecer una operacin autnticamente mundial.
APLICACiN
La historia comenz all por 1992, cuando Andreas
Renschler, un ayudante de Helmut Wemer, el entonces
vicepresidente de Mercedes-Benz AG, encabez un proyecto para evaluar la factibilidad de que MB produjera un
vehculo de pasajeros con traccin en las cuatro ruedas,
en un mercado que no fuera el de su propia sede en
Alemania. Ya para 1993, Renschler haba sido nombrado
presidente y director general de Mercedes-Benz U.S. Intemational (MBUSI) y estaba a cargo de dirigir el diseo,
desarrollo, manufactura y comercializacin del nuevo vehculo deportivo, de utilidad para todo uso de Mercedes.
Renschler pareca ser la opcin perfecta para la nueva
planta de MB en los Estados Unidos, la cual habra de
realizar entonces un experimento radical en el mbito de
las tcnicas de manufactura e ingeniera. Renschler es alto
(1.95 m), delgado, joven, creativo y le agrada provocar
613
614
.4
CASO
DE
APLICACiN
lO
doblan y moldean las piezas de acero para crear los sencillos, pero funcionales soportes de bicicleta, realizan
constantes innovaciones. Tienen la libertad de hacerlo, y
la aprovechan por medio del sistema de manufactura celular de la compaa. La manufactura celular es similar a
la produccin con lnea de ensamble, pero en esta ltima
se utilizan algunas partes que han sido fabricadas en
otros lugares, mientras que todas las partes empleadas
en la manufactura celular son fabricadas directamente en
la misma planta. Los empleados pueden disear y producir herramientas o procesos que les permitan ser ms
eficientes y les ayuden a alcanzar niveles ms altos en lo
referente a la calidad del producto. El sistema de manufactura celular ha conducido a dos importantes resultados a ese respecto: Primero, la calidad de las partes ha
mejorado porque ahora los empleados se enfrentan a
partidas de produccin mucho ms pequeas. Segundo,
la eficiencia ha mejorado en casi 25 por ciento.
PREGUNTAS
l. Qu rol cree usted que desempea la innovacin en
Graber Products?
2. Cree usted que exista una relacin entre la innovacin en la elaboracin de un producto y en el desarrollo de dicho producto? Explique su respuesta.
3. De qu manera cree usted que los tres "requisitos"
descritos por Chris Fortune para el desarrollo de productos podran afectar el proceso de innovacin en la
firma Graber Products?
4. Supongamos que Sara y Chris Fortune le pidieran que
visite su planta en Madison, Wisconsin, para consultar con usted las diferentes formas de fomentar la
innovacin. Elabore una lista de los puntos importantes que, a su juicio, sera conveniente explicarles.
Fuente: Basado en Smal/Business 2000, Show 410.
61!