INTITUTO SUPERIOR

TECNOLGICO
PAUL MULLER

AREA: COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL

ALUMNO:

PROFESOR:

PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS
EL CICLO DE COMPRAS
Como t bien sabes las Empresas no son
autosuficientes, stas dependen de
terceros o elementos externos
ABEL CG
0

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Concepto de Compras

La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de

proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la
recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisicin.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen
caractersticas propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a
continuacin:
a. Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de
la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el
Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario
para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

b. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar

el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de
la empresa. Adems la colaboracin en la administracin de los recursos
materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quin, cmo y
cundo comprar, puede traer consigo mayor economa y ganancias para
la Empresa.
c. Organizacin de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo
tanto sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro,
tamao, organizacin y situacin geogrfica. Dentro de todas la
diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como
son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada,
las cuales tienen sus ventajas o desventajas.
Para tu mayor comprensin te explicamos ambos tipos de organizacin.

1. Organizacin Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el
departamento, seccin o encargado de compras.

Las ventajas de este sistemas son:

Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por

compras en grandes cantidades.

Calidad uniforme de los materiales adquiridos.

Mayor especializacin de los compradores.

Organizacin de los procedimientos de compras.

Las desventajas de este sistema son:

Poca flexibilidad.

No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes

organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

2. Organizacin Descentralizada:
Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados
de compras para atender sus necesidades especficas y locales.
Las ventajas de este sistema son:

Mayor conocimiento de los proveedores locales.

Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la

Empresa.

Agilidad en las compras.

Entre las desventajas ms importantes se destacan:

Permite un menor volumen de compra.

No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.

Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra.

Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.

Ausencia de compradores especializados.

El Ciclo de Compras

Como te habrs dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fcil de

realizar ya que se debe tener una organizacin adecuada y acorde a las necesidades
propias de ellas.

A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:

1. Anlisis de la Solicitud de Compras.

2. Investigacin y Seleccin de Proveedores.
3. Negociacin con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompaamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepcin del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

A continuacin te invitamos al anlisis de cada una de las etapas antes

nombradas.

Anlisis de la Solicitud de
Compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo

encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de
punto
o
seccin
que
requiera
un
determinado
producto.
El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes

del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca

adecuada
para
su
recepcin
entre
otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se
hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener
los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha
de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal
modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras.
Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block
de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de
proveedores para cada tipo de material.
Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programacin de
materiales para compra y ficha de historia de cada material.

Investigacin
Proveedores:

Seleccin

de

sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes:
La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores.

La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores

de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo
encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya
registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas
a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va
Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles
consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital

social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las
materias primas e insumos necesarios y que los venden.

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un

banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan
antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoci.
Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de
proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe
mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos,
folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre
los
posibles
proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real,
que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor
Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

Debes

La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas

de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de
la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar
diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de
pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de
plazos, etc.
tener

presente

que

pesar

de

los

diversos

criterios,

generalmente

el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores.

La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que
permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material
requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de
compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una
comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una
decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido.
El esquema que observars corresponde a la comparacin de precios y cotizaciones
de materiales.

Si fue difcil realizar la tarea, te recomendamos repasar los contenidos.

Si no tuviste problemas,
Te felicitamos, adelante.!

3 Negociacin con el Proveedor:

Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras

empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las
condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las
especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega,
deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del
proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al
proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se
detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un
contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El
comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones
contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente
informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa,
los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de
calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el

organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino
medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.

Te presentamos un esquema de una orden de compra.

Acompaamiento
(Follow-Up):

del

Pedido

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la

entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad
negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de
constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el
organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden
de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin
del pedido y una cobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en
fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en

ingles que significa seguir, acompaar, fechar.

La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos,
sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el
pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el
atraso con otros proveedores.

Control
de
la
Recepcin
Material Comprado:

del

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras

recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del
material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto
con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el
material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin
es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la
bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o
Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de
las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de
trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y

cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios

en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de
materiales.