Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
se deseja transmitir.
ADMINISTRAO
Suporte: o material fsico onde est registrada a informao. Assim podemos concluir, por uma frmula bem
simples:
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a msica
gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao registrada em um
suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.
1. ARQUIVO E DOCUMENTAO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo, prova
e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de
vida e pensamento do homem numa determinada poca ou
lugar. Documentos de arquivo so todos os que, produzidos
e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou
privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto
orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos,
determinando a sua condio de documento de arquivo e
no a natureza do suporte ou formato. Contudo, no basta
que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que
um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, conseqncia
de uma ao referente atividade da instituio. o que
preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES.
O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um
documento, so necessrios dois elementos:
ultra-secreto;
reservado.
Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas.
secreto;
confidencial;
So assuntos normalmente classificados como ultrasecretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e
segredos de Estado.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto
grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
So assuntos geralmente classificados como secretos os
referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que,
sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria
original, necessitam de maior difuso, tais como: planos
ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de
operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento
em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado
interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de
processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao
inferior.
Graus de sigilo
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de
Acesso Informao (Lei Federal n 12.527/11), que entrou em vigor h pouco; e o Decreto Federal n 4.553/02,
que trata dos documentos e material de carter sigiloso
para a Administrao Pblica. As normas citadas atribuem
graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o
documento dever permanecer sigiloso.
Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas,
fotografias areas e negativos que indiquem instalaes
importantes.
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
2. ARQUIVO
a.
b.
c.
d.
Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados
como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios exemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua
maior parte, so impressos. Os documentos da biblioteca
so COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo
instruir e educar. Centro de Documentao / Informao
O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar.
Museu
O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so
dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua
especializao. Por serem objetos, so classificados como
tridimensionais.
Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas de concursos. Ao dar ateno aos termos
destacados, o candidato poder facilmente diferenciar
estes rgos e no errar questes.
Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um s
lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de
mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura
administrativa simples (poucos departamentos, poucos
rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em
apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio
medico, etc. importante ressaltar que esta classificao
se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes
podem ser divididos em setorial ou geral.
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para
tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema
novamente focalizado. No h necessidade de serem
conservados prximos aos escritrios. A permanncia
dos documentos nesses arquivos transitria. So por
isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo
estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar
esta fase.
Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal
(aparncia que assume de acordo com as informaes) e
sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes de forma que se possa identific-lo
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de
seu valor histrico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes
so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva
4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);
Tabela de temporalidade
o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em
que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua
destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada
por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de
documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para
que possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma
vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade,
eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas
Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo
para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro
nem mximo para os documentos nas fases corrente e
intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de
acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise
quando da elaborao da tabela.
Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade,
com alguns dados hipotticos:
4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE
ARQUIVOS CORRENTES
Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a
criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a
preservao dos documentos, visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a
coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento
(material permanente e de consumo).
Informaes importantes
1) Todo documento ser criado na fase corrente;
2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os
documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado
de arquivo geral, que estar localizado prximo aos
setores;
3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para
a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente);
5.
ORGANIZAO DE ARQUIVO
LEVANTAMENTO DE DADOS
b) Expedio que como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas
ou anexos; numerar e completar a data, no original e
nas cpias; separa original das cpias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mos;
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
Organizao
c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para
tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes.
Documentao
-
Processos
-
Recursos
- Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nvel das pessoas,
escolaridade);
- Fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;
- Ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.
Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos de atrito,
as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o
arquivo est sendo organizado.
PLANEJAMENTO
6. MATERIAL DE ARQUIVO
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, que relaciona
todo o seu patrimnio.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).
Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por
7. MICROFILMAGEM
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John
Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em
1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento
tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco
de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar
cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os
registros das transaes bancrias.
Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por
uma atividade especfica e para atender a necessidade
determinada; portanto, mesmo que haja outro documento
igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as
atividades e necessidades que motivaram sua produo
so nicas.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo
as reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e
simplificando as tarefas de rotina administrativa.
8. PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
A Arquivologia, enquanto cincia, possui princpios que
devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princpios
so utilizados desde o final do sculo XIX e constituem a
prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles:
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos:
Este o mais importante princpio da Arquivologia. Ele
afirma que os documentos e arquivos originrios de uma
pessoa ou instituio devem manter sua individualidade,
no podendo ser misturados com os arquivos de origem
diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de
arquivo so complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao
e funcionamento de seu produtor, razo pela qual no
deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de
forma indevida ou misturados com os de outras pessoas
ou instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa
ou entidade chamamos de fundo arquivstico.
10
9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste
sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao
desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada
de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem
que ser determinada pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da Organizao. Para o
arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo,
devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que
a possibilidade ou no de recuperao da informao sem
o uso de instrumentos.
11
BSICOS
MTODO ALFABTICO
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira Jos Vieira
Arquivam-se:
Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Exemplo: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Exemplo:
Teixeira, Vitor
Exemplo:
Algumas bancas aceitam que o grau de parentesco pode
vir entre parnteses:
12
Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3)
MTODO NUMRICO
Numrico Simples Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou
jurdica.
13
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-2 1-1-2 Aplicada ao trabalho
14
No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em
ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm,
que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo
lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo: Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais) Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe)
MTODO ALFANUMRICO O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico
com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico
pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e
funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as
bancas no costumam pedir nada que v alm das informaes acima. Basta que o candidato saiba que um
mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.
MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita
diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so:
Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica.
Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as
cores devem ser atribudas em relao segunda letra do
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas
guias.
Exemplo
O Q e abreviaes = azul
R Z e abreviaes = palha ou violeta
Exemplo
No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de
acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto.
Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo
alfabtico, apenas acrescentando cores.
15
Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex:
FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos.
Como se pode observar, os nomes possuem semelhana
sonora (rima). Por isso ficam arquivados prximos.
Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao
do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as
letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a
um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao.
Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo
automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma
combinao de letras, nmeros e cores.
Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de
concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em
empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no
Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da
Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados
com freqncia, mas ficaram obsoletos com os avanos
tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A
NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM
PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a
que classe pertence (padronizados) para no confundilos
com os mtodos bsicos.
Avaliao de documentos
Dica de prova: No se esqueam que a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser mantidos
indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm
disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos pra no
arquivo intermedirio.
Na fase de destinao da Gesto de Documentos realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da
rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for
necessrio programar mudanas nessas ferramentas. A
avaliao tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor
dos documentos para a instituio. Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e no para outros), este o
Preservao de Documentos
J sabemos que o documento a informao registrada
em um suporte material. A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte) fazer com que a
informao se perpetue no tempo e no espao sem perder
ou alterar suas caractersticas.
16
documentos encadernados;
documentos sonoros;
documentos cinematogrficos;
17
armazenar todos os documentos em condies ambientais que assegurem sua preservao, pelo prazo de
guarda estabelecido;
es externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre. As caixas de arquivo devem ser resistentes ao
manuseio, ao peso dos documentos e presso, caso
tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em
boas condies de conservao e limpeza, de forma a
proteger os documentos. As medidas de caixas, envelopes
ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iro
abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de
documentos permanentes devem manter-se quimicamente
estveis ao longo do tempo, no podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dos documentos.
Os papis e cartes empregados na produo de caixas e
invlucros devem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos documentos. No caso de caixas
no confeccionados em carto alcalino, recomenda-se o
uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o
contato direto de documentos com materiais instveis.
Ateno: Na prtica, e pode ser pedido em prova, a recomendao sobre evitar subsolos e pores no adotada pela imensa maioria das instituies, devido falta de
uma estrutura arquitetnica capaz de suportar o grande
peso dos arquivos. Ento, para efeitos de recomendao,
deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas par para
efeitos prticos, vantajoso por no comprometer a estrutura dos edifcios. Apesar de no ser difcil, um contedo
um pouco extenso. Mas as questes sobre ele no so
raras.
Tcnicas de Restaurao
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola
especfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior
a possibilidade de ataque de fungos e bactrias.
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio
e invlucros apropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A confeco
e a disposio do mobilirio devero acatar as normas
existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho. O mobilirio facilita o acesso seguro aos
documentos, promove a proteo contra danos fsicos,
qumicos e mecnicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras,
apropriados a cada suporte e formato. Os documentos de
valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados
horizontalmente, em mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em carto
alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre
o cho. As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio
e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a distoro ou a perda de dados. O armazenamento ser preferencialmente
em mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito antiesttico. As embalagens protegem os documentos
contra a poeira e danos acidentais, minimizam as varia-
18
Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado um equipamento, que executa,
por meio de suco, o preenchimento de todas as reas
de perda de suporte. O processo consiste em despejar no
equipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps
suco, se concentra nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter espessura igual
do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo
do tom original, para diferenciar as reas novas da antiga.
- Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada.
Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do original.
- Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura ideal deve estar entre 16 e 22C.
- Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso
de fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre
que possvel.
- Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas,
rasgos ou riscos.
- No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez.
19
Microfilmes:
No dobrar as pginas;
Remover a sujeira com pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Film Cleaner.
Limpeza do assoalho:
-
O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.
Gesto de Documentos
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois fundamental o seu entendimento. A Teoria das
Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de
Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses)
afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em
trs fases distintas e complementares, que so a corrente,
a intermediria e a permanente.
Todos os documentos, quando so criados ou recebidos
por uma instituio, podem possuir dois valores diferentes:
o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao
do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todo documento, quando criado ou
recebido, possui o valor primrio; se no fosse assim, no
seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, per-
Diapositivos (slides):
-
Fotografias:
-
Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo, e acondicionados em latas vedadas contra a umidade.
Disquetes e CDs:
Documentos em papel:
-
20
Arquivos Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, caracterizado
por guardar documentos que so consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de grande valor
primrio e vitais para as atividades administrativas. Este
arquivo deve estar o mais prximo possvel de seu produtor, tanto fsica quanto logicamente. Seus documentos,
sendo extremamente necessrios, esto com o mximo do
valor primrio. Sua configurao, como vimos na aula
anterior, pode ser arquivo setorial (dividido nos vrios departamentos) ou central (localizado em apenas um ambiente). E somente o arquivo corrente pode ter esta configurao. Entre suas atividades esto: Atividades de pesquisa; Diagnsticos; Avaliao da necessidade de recursos
humanos, materiais e espao; Elaborao de ferramentas
de controle, preservao e recuperao; Atividades de
Protocolo e Expedio; Arquivamento, emprstimo e consulta; Avaliao de Documentos; Classificao de Documentos; Preservao de Documentos.
Importante: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico, por mais que tenham o valor secundrio.
Por isso o acesso aos documentos somente autorizado
ao seu produtor, ou a terceiros com a permisso daquele.
Produo: onde os documentos so criados / confeccionados / recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de
formulrios, estabelecimento de padres, verificao da
necessidade do documento, etc.
Arquivos Intermedirios
Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so
responsveis por guardar documentos com valor primrio
decrescente, ou seja, que esto perdendo sua importncia
administrativa. Exatamente por este motivo, esses documentos sofreram uma reduo na frequncia de sua utilizao. Os documentos desse arquivo no so mais necessrios para a realizao de atividades administrativas,
21
Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo ocorre com as movimentaes internas: antes de seguir de um setor a outro, o
documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o
documento deve passar pelo protocolo tambm antes de
ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de
protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificao, registro e movimentao. Algumas bancas
ainda consideram a expedio como atividade de protocolo.
A localizao deve ser a mais distante possvel do produtor, em locais de seguros e longe de reas de riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do arquivo corrente.
A principal justificativa para a criao dessa fase a facilidade da gesto dos documentos correntes e a economia
de recursos humanos, materiais e de espao. Por isso sua
implementao deve ser precedida de estudo prvio, feito
por especialistas, onde seja apontada a necessidade de
sua criao; caso contrrio, vai se tornar um verdadeiro
elefante branco para a instituio, tendo o efeito contrrio
ao esperado. Suas atividades so: Arquivamento; Emprstimo e Consulta;
Protocolo
As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser
remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de
envi-los para o ambiente externo instituio.
O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trmite, isto , a movimentao interna do
documento no ambiente interno da instituio. O protocolo
um conjunto de atividades que est inserido na fase de
utilizao da Gesto de Documentos. Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A
palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
-
Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que
esto em uso freqente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de
protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir:
as atividades de protocolo somente so realizadas no
arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de
documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo
podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo
e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao,
etc. Ento importante ter em mente que protocolo a
atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas
devemos considerar a atividade.
Classificao de Documentos
-
No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, com esta que vamos estudar agora. O que vamos
estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um
22
CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as seguintes:
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e
o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo);
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao
de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando
necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do
documento (codificao); 5. Preencher a(s) folha(s) de
referncia, para os assuntos secundrios.
23
24
a)
b)
c)
d)
e)
Confidenciais.
Reservados.
Ostensivos.
Sigilosos.
Secretos.
a)
b)
c)
d)
e)
Permanente e rgida.
Sistemtica e coercitiva.
Espontnea e assistemtica.
Participativa e baseada em dados.
Consultiva e de assessoramento.
15. O ciclo vital dos documentos nas instituies que adotam a Teoria das Trs Idades compreende: as fases
corrente, primria e permanente.
16. Os documentos definidos como de valor permanente
devem ser preservados no arquivo intermedirio.
17. Alguns documentos podem ser eliminados na fase
corrente.
25
36. Os arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de
outras organizaes, os documentos so registrados
nos servios de protocolo, mas no so considerados
arquivstcos.
21. Sendo um documento pblico declarado de valor permanente, automaticamente estabelecido que ele jamais poder ser alienado,doado ou destrudo.
(TJDFT/2008-CESPE - Tcnico)
37. A descentralizao dos servios de arquivo caracterizase pela manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de
controle, de coordenao, de orientao e normativas.
38. Quanto natureza dos documentos,denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de
armazenamento,registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.
(PRG-DF/20Q5-CESPE - Tcnico)
25. Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada.
(MDIC/2006-CESPE - Tcnico)
40. Conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um
arquivo denominado acervo.
26
43. (FCC-DNOCS 2010) Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece tratamento especial, podendo ser, quanto natureza do assunto, ostensiva ou sigilosa. A respeito de natureza do assunto
de uma correspondncia ser ostensivo, analise:
1 A classificao de ostensivo dada aos documentos
cuja divulgao no prejudica a administrao.
2 A classificao de ostensivo dada aos documentos
que, por sua natureza, no necessitam ser de conhecimento restrito.
3 A classificao de ostensivo dada aos assuntos que
requeiram excepcional grau de segurana.
4 A classificao de ostensivo dada aos assuntos que,
embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo.
5 A classificao de ostensivo dada aos documentos
que podem ser de conhecimento pblico.
2, 4 e 5.
1, 2 e 3.
2, 3, 4 e 5.
3, 4 e 5.
1, 2 e 5.
44. (FCC-DNOCS-2010) Analise as seguintes afirmativas: O arquivo corrente ou de primeira idade possui caractersticas que se diferenciam das caractersticas dos
arquivos intermedirio e permanente PORQUE constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios, nas reparties ou dependncias prximas de fcil acesso.
Opaco ou transparente.
Claro ou escuro.
cido ou alcalino.
Seco ou mido.
Velho ou novo
45. (FCC-MPE AM, 2007) O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por isso, instituies pblicas e privadas utilizam-se em vrios casos. Segundo especialistas, este recurso:
52. No processo de avaliao, entende-se por transferncia a passagem dos documentos para o:
a)
b)
c)
d)
e)
27
Arquivo corrente.
Arquivo permanente.
Arquivo intermedirio.
Servio de protocolo.
Setor de descarte.
a)
b)
c)
d)
e)
54. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) A microfilmagem de arquivos obteve uma ampla propagao
nos ltimos tempos, e por esse motivo as instituies
pblicas e privadas utilizam-na em vrios casos. Para
os especialistas, este recurso:
a) de grande utilidade em aplicaes especficas na
preservao de documentos essenciais sob o ponto de
vista jurdico e histrico-cultural.
b) Torna mais barato o tratamento e a manuteno de
acervos arquivsticos em suporte papel, fotogrfico e
videogrfico.
c) Tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais.
d) indicado somente para os arquivos correntes.
e) Torna bem mais caro o tratamento dispensado aos
acervos arquivsticos.
a)
b)
c)
d)
e)
Preservao.
Conservao.
Restaurao.
Notificao.
Fiscalizao.
Expedio.
Transferncia.
Recolhimento.
Recebimento.
Representao.
60. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) Nas afirmativas abaixo citamos como as finalidades do Arquivo:
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio,
utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando
formas adequadas de acondicionamento, levando em
considerao temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas;
56. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) As atividades dos arquivos correntes podem ser distribudas
em cinco setores distintos. O Setor que funciona como
um centro de distribuio e redistribuio de documentos se refere a (ao):
a)
b)
c)
d)
e)
Mtodos de arquivamento.
Protocolo de arquivamento.
Destinao de documentos.
Restaurao de arquivamento.
Compactao de documentos.
Protocolo.
Expedio.
Arquivamento.
Emprstimo e Consulta.
Destinao.
57. (IGA/ Prefeitura So Luis-2012-Arquivista) Considerando que na organizao de um arquivo o material ser arquivado visando o interesse da instituio a que
ele serve, devendo ser adotados mecanismos que facilitem a busca, localizao e recuperao da informa-
a)
b)
c)
d)
e)
28
Dvidas:
Fan Page: Professor Douglas Willyam
E-mail: douglaswillyam@gmail.com
Ref. Apostila: Arquivologia 3 ed.
01 - A
07 - C
13 - D
19 - E
25 - C
31 - C
37 - E
43 - E
49 - C
55 - C
02 - E
08 - E
14 - E
20 - C
26 - C
32 - E
38 - C
44 - A
50 - C
56 - A
GABARITO
03 - C
04 - E
09 - A
10 - B
15 - E
16 - E
21 - C
22 - C
27 - E
28 - E
33 - C
34 - E
39 - C
40 - C
45 - E
46 - E
51 - C
52 - C
57 - A
58 - A
Anotaes
05 - D
11 - D
17 - C
23 - C
29 - E
35 - E
41 - E
47 - C
53 - B
59 - C
06 - D
12 - D
18 - E
24 - C
30 - C
36 - E
42 - B
48 - E
54 - A
60 - E
Referncias
29