Manual de Procedimientos-Urgencias

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIN DE CUENTAS
URGENCIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACION:
AREA: CAJA
FECHA DE ACTUALIZACIN:
No. DE ACTUALIZACIONES:
PAGINA: 1 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
THE AMERICAN BRITISH COWDRAY MEDICAL CENTER I.A.P
INDICE GENERAL
1) Objetivos.2
2) URGENCIAS... 3
3) Garantas para ingreso a URGENCIAS.......................................4
4) Documentacin para ingreso a URGENCIAS............5
5) Registro y admisin de Pacientes.............6
6) Cobro de Pacientes particulares...10
7) Cobro de Pacientes con aseguradora..13
8) Pacientes de beneficencia. 16
9) Cierre de cuentas Pacientes de beneficencia.18
10) Pacientes de traslado.21
11) Descuentos...27
12)Bitcora de control de altas29
13)Bitcora de ingreso de Pacientes.30
14)Anexos..31
AREA: CAJA
PAGINA: 2 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS

OBJETIVO
En el presente documento se incluye un manual de los procedimientos para
establecer y seguir los procesos que se desarrollan en el rea de Caja con la
finalidad de realizar los procesos de manera adecuada y precisa para evitar
errores en la operacin.
Adems de hacer que nuestros Pacientes y familiares tengan un trato profesional
y de Calidad que se traduzca en el bienestar de su persona.
Para lograr estos objetivos existen valores que orientan nuestra labor como parte
del equipo del Hospital ABC.
Orientacin al Cliente
Nos orienta una vocacin de servicio por ayudar a nuestros Pacientes.
Calidez
Brindamos un trato sensible y considerado a nuestros pacientes y familiares.
tica
Actuamos guiados por principios morales en todo momento.
Profesionalismo
Enfrentamos los desafos de nuestra labor con Calidad y mejora continua.
Trabajo en Equipo
Colaboramos unos con otros para maximizar el valor de nuestra contribucin a

nuestros Pacientes.
Seamos conscientes que si aplicamos estos valores en nuestras actividades
diarias y realizamos nuestros procesos de forma adecuada tendremos como
resultado un Paciente satisfecho y contento con el servicio recibido.
AREA: CAJA
PAGINA: 3 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
URGENCIAS

El rea de urgencias se encarga de brindar una rpida y eficiente atencin a los
pacientes que la necesiten, as como brindar atencin para procedimientos
menores.
Recordemos que esta rea es la encargada de las reas de hospitalizacin y
endoscopia en determinado horario por eso es necesario llevar un correcto control
en los procedimientos que se realizan.

AREA: CAJA
No.
PAGINA: 4 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
GARANTIAS PARA INGRESO A URGENCIAS
DESCRIPCIN
Cuando un Paciente ingresa al rea de URGENCIAS se solicitan las siguientes garantas par
su admisin.
Garantas
Voucher abierto de tarjeta de crdito.
Cheque sin cruzar en blanco a nombre del Hospital.
Deposito en efectivo de $5,000 (llenar Ficha de Caja)
Es importante que todos los pacientes dejen una garanta al momento de su ingreso y al
terminar el procedimiento el Paciente pasara a liquidar su cuenta donde decidir si utiliza su
garanta como forma de pago y la cambia.

AREA: CAJA
PAGINA: 5 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
DOCUMENTACIN PARA INGRESO A URGENCIAS
DESCRIPCIN
No.
Cuando un Paciente ingresa al rea de URGENCIAS es importante que nos firme los
siguientes documentos.
HOJA DE REGISTRO PARA INGRESO A URGENCIAS
En la Hoja de registro el paciente proporciona sus datos as como los del familiar responsable,
nombre del mdico tratante y firma de conformidad para proporcionar el servicio
AVISO DE PRIVACIDAD
En el Aviso de Privacidad el Hospital informa al Paciente la responsabilidad con el cual sern

tratados sus datos personales.
GARANTIA DE PAGO FIRMADA POR EL TITULAR
Estos pueden ser:

VA tarjeta de crdito, bancaria o american express
Pagare con previa autorizacin del Jefe + copia de la identificacin de la persona que
llena pagar.
Cheque dirigido a la institucin con firma + identificacin del titular de la chequera
Deposito en efectivo de $5000 pesos.
Carta cobertura del seguro vigente + VA TB O AMEXCO

AREA: CAJA
PAGINA: 6 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
REGISTRO Y ADMISION DE PACIENTES

No.
INTERVIENEN
DESCRIPCIN
Revisar receta o indicaciones del

mdico (en caso de contar)
Ejecutivo de Cuenta
2
Solicitar al paciente
Identificacin Oficial
Dar al Paciente Formato de

registro y solicitar llenado
5
Ingresar a Paciente en sistema
desde admisin
hospitalizacin
Verificar datos con Paciente y

guardar
Documentos
Dar click en formatos e

Imprimir formatos y etiquetas
Dar al Paciente documentos

para firma
Pedir garanta y hacer

expediente.
Dar aviso a enfermera del

ingreso del Paciente
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 7 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
INTERVIENEN
Ejecutivo de Cuenta
DESCRIPCIN
Se presenta en el rea de urgencias Paciente para ingreso.

Se solicita Identificacin Oficial y receta para ingresarlo en el sistema.

AREA: CAJA
No.
PAGINA: 8 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
INTERVIENEN
Ejecutivo de Cuenta
DESCRIPCIN
Dar al paciente formato de registro correcto de pacientes y solicitar su

llenado.(ver anexo 1).
Ingresar al Paciente desde admisin hospitalizacin.
En la pestaa datos de admisin se llenan los espacios correspondientes

tipo de admisin (URGENCIAS), categora de tratamiento (03-URG)
asignacin de enfermera (OUEA-URG), nombre de medico se capturara e
que indique el paciente o medico adscrito a urgencias en caso de no conta
y por ltimo se asigna cubculo.

AREA: CAJA
PAGINA: 9 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
INTERVIENEN
No.
Ejecutivo de
Cuenta
DESCRIPCIN
Verificar que los datos capturados en el formato de registro correcto de pacientes

sean los mismos que en sistema.
En la pestaa de relacin de aseguradora activar lnea del particular.
Dar click en formatos, imprimir documentacin y dar a firmar al Paciente. (ver
anexo 2).
Pedir garanta a Paciente e integrarla con su pase de salida.

Con la documentacin ya firmada se har el expediente que se entregara a
enfermera.
Por ultimo ir al rea de enfermera, dar aviso de la llegada del Paciente y entregar
expediente.
Dar informacin al Paciente sobre su alta
AREA: CAJA
UBICACIN: URGENCIAS
COBRO DE PACIENTES PARTICULARES
No.
INTERVIENEN
PAGINA: 10 DE 30
DESCRIPCIN
Confirmar con enfermera el cierra de

la cuenta
Ejecutivo de Cuenta
Verificar en resumen de solicitudes

que todo este liberado.
Verificar cargos con suministros y

pedir que se genera el alta
Imprimir estado de cuenta y mostrar

al Paciente (una vez que ya este
dado de alta)
Facturar en final MP para que

genere monto a liquidar
Ofrecer beneficios del hospital a

pacientes (descuentos o meses sin
intereses
Factura
Hacer cobranza
Entregar Factura, comprobante de
pago y Pase de salida a Paciente
Imprimir Factura con datos de
facturacin que indique el Paciente
AREA: CAJA
UBICACIN: ENDOSCOPIA
No.
Ejecutivo de Cuenta
PAGINA: 11 DE 30
INTERVIENEN
DESCRIPCIN
Al finalizar el procedimiento para poder cerrar la cuenta primero se
verifica el cierre con enfermera para saber si ya estn cargadas todas
las prestaciones.
Se pide el alta a suministros.

Encaso de que existan estudios o cargos pendientes de liberar
marcar al area correspondiente.
Suministros genera alta.
.
Se imprime estado de cuenta y se entrega a Paciente.
AREA: CAJA
INTERVIENEN
No.
Ejecutivo de Cuenta
PAGINA: 12 DE 30
DESCRIPCIN
Facturamos en final para que se genere el monto a liquidar por el
Paciente.
Ofrecer beneficios del hospital al Paciente.

**Descuentos (aplicar antes de facturar)
**Promocin de meses sin intereses con Tarjetas Participantes.
Meter cobranza
Imprimir Factura con R.F.C que indique el Paciente.

Entregar Factura, comprobante de pago y pase de salida a Paciente.
NOTA: Cuando tenemos honorarios mdicos se marca a caja de
mdicos o asistentes para que vengan a cobrarlos en caso de no
contar con caja de mdicos realizaremos la cobranza generando un
abono a la cuenta por el total de ambos recibos.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 13 DE 30
COBRO DE PACIENTES CON ASEGURADORA
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

1
Ejecutivo de Cuenta

la cuenta
Verificar en RESUMEN DE
SOLICITUDES que todo este
liberado.
Pedir Alta a suministros
Verificar que los datos del Paciente

estn correctos en la Carta
.garanta.
Solicitar a anlisis preparar la

cuenta
Imprimir estado de cuenta

particular - aseguradora y
mostrar al Paciente
Facturar en final para que genere

facturas del particular y aseguradora
Realizar cobranza de Particular
Hacer traspaso CXC de aseguradora

para entrega en arqueo
Entregar Factura, comprobante de

pago y Pase de salida a Paciente.
AREA: CAJA
PAGINA: 14 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS

No.
INTERVIENEN
Ejecutivo de
Cuenta
DESCRIPCIN
Al finalizar el procedimiento para poder cerrar la cuenta primero se verifica el cierre

con enfermera para saber si ya estn cargadas todas las prestaciones.
Verificamos en RESUMEN DE SOLICITUDES que todo este liberado.
Verificamos que los datos de la Carta Garanta esten correctos
Nombre Completo del Paciente.

Diagnostico o nombre de Procedimiento.
Nombre del Hospital.
Vigencia.
Monto a cubrir.
Condiciones de Poliza.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 15 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

Ejecutivo de Cuenta
Solicitamos al rea de anlisis la preparacin de la Cuenta.
Cuando est lista el alta generamos estados de cuenta Particular

y aseguradora, se entregan a Paciente.
Se factura en final, se imprime la factura del seguro para envi a
CxC.
En caso de que el Paciente tenga algo que liquidar se realiza
cobranza.
Para finalizar entregamos factura, comprobante de pago y pase
de salida al Paciente.
NOTA: Para poder aplicar Seguro el Paciente necesita
ingresar con su carta de pago directo y presentar
identificacin oficial
En caso de que sea seguro extranjero sin convenio llenar
hoja de beneficios y se queda VA as como anexar nota de
urgencias para seguros extranjeros.
AREA: CAJA
PAGINA: 16 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
PACIENTE DE BENEFICENCIA

No.
INTERVIENEN
TRABAJO
SOCIAL
INICIO
PACIENTE CON
ACCESO A
URGENCIAS
ADMISION
CAJA
ENDOSCOPIA
Ingresar en
sistema al
Paciente
COMO
GARANTIA
SOLO
PRESENTA
Entrega pase de
salida y carnet a
caja
Cuando el paciente sale

confirmar alta con enfermera
y suministros
Dar al paciente pase de

salida sellado y carnet se
queda en caja
Imprimir estado de cuenta en

ceros y facturar en
intermedio-MP para generar
factura en ceros
Imprimir factura a nombre del

hospital y anexar estado de
cuenta
FIN
AREA: CAJA
PAGINA: 17 DE 30
UBICACIN: URGENCIAS
PACIENTE DE BENEFICENCIA

No.
INTERVIENEN
DESCRIPCIN
Ejecutivo de
Admisin
Ingresar en el sistema al Paciente con los datos proporcionados por paciente
Ejecutivo de
Cuentas
Verificar que enfermera de alta y suministros genere cargos.

Imprimir estado de cuenta en ceros
Facturar cuenta en modo intermedio- MP sin variante
Se generara factura en ceros imprimir con RFC del hospital.
PAGINA: 18 DE 30

AREA: CAJA
UBICACIN: URGENCIAS
CIERRA DE CUENTA PACIENTES DE BENEFICENCIA
No.
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

la cuenta
Ejecutivo de Cuenta
Verificar en RESUMEN DE
SOLICITUDES que todo este
liberado.
Suministros genera alta
Generar estado de cuenta
Imprimir estado de cuenta en ceros
Facturar en intermedia -MP
Factura
Imprimir factura a nombre del

Hospital
(ABC410704710)
Engrapar factura con estado de

cuenta para entrega en arqueo
PAGINA: 19 DE 30

AREA: CAJA
UBICACIN: URGENCIAS
No.
Ejecutivo de Cuenta
INTERVIENEN
DESCRIPCIN
Al finalizar el procedimiento para poder cerrar la cuenta primero se
verifica el cierre con enfermera para saber si ya estn cargadas todas
las prestaciones.
Verificamos en materiales pendientes que todo este liberado.
Verificamos en prestaciones planificadas que todo este liberado.
Generamos el alta en sistema.
AREA: CAJA
PAGINA: 20 DE 30

No.
INTERVIENEN
Ejecutivo de Cuenta
DESCRIPCIN
Facturamos en intermedia y despus en final.
Imprimiremos la factura en ceros a nombre del Hospital

(ABC410704710).
Engrapar Factura con estado de cuenta en ceros para entrega en
arqueo.
NOTA : En caso de requerir el cargo de medicamentos se abrira un

segundo episodio como particular con el ISH del paciente y se
facturar de igual forma que el episodio generado por Brimex.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 21 DE 30
PACIENTES DE TRANSLADO CAMPUS SANTA FE
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

1
Ejecutivo de Cuenta
Confirmar con enfermera el traslado

del Paciente.
Confirmar el cierra de la cuenta
Verificar en materiales pendientes

que todo este liberado
Verificar en prestaciones
planificadas que todo este liberado
Generar alta
Facturar en final e imprimir factura

sin meter cobranza.
Realizar hoja de CxC para

traspasar cuenta a Santa Fe.
Enviar correo del traslado a caja

correspondiente y Jefes.
Mandar por mensajera factura

original y garanta.
Dar seguimiento a la cuenta para su

cobro en Santa Fe.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 22 DE 30
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

1
Ejecutivo de Cuenta
Al finalizar el procedimiento verificamos con enfermera el traslado del

Paciente.
Para poder cerrar la cuenta primero se verifica el cierre con enfermera
para saber si ya estn cargadas todas las prestaciones.
Verificamos en materiales pendientes que todo este liberado.
Verificamos en prestaciones planificadas que todo este liberado.
Generamos el alta en sistema.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 23 DE 30
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

1
Ejecutivo de Cuenta
Facturamos en final sin meter cobranza e imprimimos la factura.

Realizamos hoja de CxC indicando que se traspasara cuenta para cobro
en Santa Fe.
Enviamos correo informativo a la caja donde llegara el Paciente y a los

Jefes para el seguimiento de la cuenta.
Mandar por mensajera Factura original y garanta.
Para finalizar estar al pendiente que nuestra cuenta tenga el seguimiento
adecuado para su cobro.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 24 DE 30
PACIENTES ESPECIALES DR. FARCA
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

1
Ejecutivo de Cuenta
Registrar al paciente en sistema
Dar documentacin para firma
Verificar con Asistente Dr. Farca si

la cuenta ser liquidada por ellos.
Verificar en materiales pendientes

que todo este liberado
Verificar en prestaciones
planificadas que todo este liberado
Aplicar desde relaciones

aseguradora el descuento especial
endoscopias
Generar Alta
Entregar estado de cuenta a

asistente Dr. Farca
Liquidar cuenta con cheque que

entregara Asistente.
Imprimir factura con R.F.C

GASTRO Y ENDOSCOPIA
INTEGRAL S.C
Entregar Factura y Estado de Cuenta

a Asistente del Dr. Farca.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 25 DE 30
INTERVIENEN
DESCRIPCIN

1
Ejecutivo de Cuenta
Se presenta en el rea de endoscopia Paciente para ingreso.

Se verifica en la agenda de endoscopia que el Paciente se encuentre
citado.
Se solicita Identificacin Oficial y receta para ingresarlo en el sistema.
Se le da toda la documentacin para firma y se avisa a enfermera del
ingreso del Paciente.
Terminando en procedimiento se corrobora con la Asistente del Dr. Farca
si ellos liquidaran la cuenta.
Verificamos que los materiales pendientes y prestaciones planificadas
estn liberadas.
Aplicamos descuento
aseguradora.
especial
endoscopias
en
relacin
Generamos el Alta.
AREA: CAJA
No.
PAGINA: 26 DE 30
INTERVIENEN
DESCRIPCIN
de

1
Ejecutivo de Cuenta
Entregamos estado de cuenta a Asistente del Dr. Farca.

La Asistente nos dar un cheque para liquidar la cuenta.
La factura se imprime con R.F.C a nombre de GASTRO Y

ENDOSCOPIA INTEGRAL S.C.
Para finalizar entregamos estado de cuenta y factura a Asistente.
AREA: CAJA
PAGINA: 27 DE 30
DESCUENTOS
DESCRIPCIN

DESCUENTO INAPAM
Este descuento se aplica a personas de la tercera edad que cuenten con su credencial de
INAPAM y el porcentaje del descuento es 10%.
Escaneamos la Credencial en el sistema y activamos la lnea de descuento en relacin de
aseguradora como INAPAM.
NOTA: Si aplicamos algn tipo de descuento informarle al Paciente que no se le podr

tambin dar meses sin intereses con los bancos participantes.
AREA: CAJA
PAGINA: 28 DE 30
DESCUENTOS
DESCRIPCIN

DESCUENTO COMUNIDAD JUDIA
Este descuento se aplica a personas de comunidad Juda que cuenten con su credencial y
el porcentaje del descuento es 8%.
Escaneamos la Credencial y solicitamos al rea de Anlisis aplicar descuento de la
comunidad.
NOTA: Si aplicamos algn tipo de descuento informarle al Paciente que no se le podr

tambin dar meses sin intereses con los bancos participantes.
AREA: CAJA
PAGINA: 29 DE 30
BITACORA DE CONTROL DE ALTAS
DESCRIPCIN

En este formato se van registrando diario los pacientes de endoscopia que hubo para medir
el tiempo de cierre de cuentas.
El tiempo promedio para cierre de cuentas es de 5 minutos si algn paciente tarda en cerrar
su cuenta ms de 5 minutos se marca en la bitcora poniendo el motivo del retraso.
Este reporte se enva a final de mes a los Jefes indicando:
Total de Paciente atendidos

**Pacientes de Beneficencia.
**Paciente no programados.
**Paciente agendados.
AREA: CAJA
BITACORA DE INGRESO DE PACIENTES
PAGINA: 30 DE 30
DESCRIPCIN

En este formato se van registrando diario los pacientes de endoscopia que hubo para medir el
tiempo de espera a pacientes desde su registro hasta realizarse su estudio.
Al finalizar el da se pide a enfermera las papeletas para anotar la hora en la que inicia su
procedimiento.
Este reporte se enva a final de mes a los Jefes.

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THE AMERICAN BRITISH COWDRAY MEDICAL CENTER I.A.P

THE AMERICAN BRITISH COWDRAY MEDICAL CENTER I.A.P

Nos orienta una vocacin de servicio por ayudar a nuestros Pacientes.

Brindamos un trato sensible y considerado a nuestros pacientes y familiares.

Actuamos guiados por principios morales en todo momento.

Enfrentamos los desafos de nuestra labor con Calidad y mejora continua.

Colaboramos unos con otros para maximizar el valor de nuestra contribucin a

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Voucher abierto de tarjeta de crdito.

Cheque sin cruzar en blanco a nombre del Hospital.

Deposito en efectivo de $5,000 (llenar Ficha de Caja)

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HOJA DE REGISTRO PARA INGRESO A URGENCIAS

En el Aviso de Privacidad el Hospital informa al Paciente la responsabilidad con el cual sern

GARANTIA DE PAGO FIRMADA POR EL TITULAR

Estos pueden ser:

THE AMERICAN BRITISH COWDRAY MEDICAL CENTER I.A.P

REGISTRO Y ADMISION DE PACIENTES

Revisar receta o indicaciones del

Dar al Paciente Formato de

Verificar datos con Paciente y

Dar click en formatos e

Dar al Paciente documentos

Pedir garanta y hacer

Dar aviso a enfermera del

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Se presenta en el rea de urgencias Paciente para ingreso.

THE AMERICAN BRITISH COWDRAY MEDICAL CENTER I.A.P

Dar al paciente formato de registro correcto de pacientes y solicitar su

En la pestaa datos de admisin se llenan los espacios correspondientes

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Verificar que los datos capturados en el formato de registro correcto de pacientes

Pedir garanta a Paciente e integrarla con su pase de salida.

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Dar informacin al Paciente sobre su alta

Confirmar con enfermera el cierra de

Verificar en resumen de solicitudes

Verificar cargos con suministros y

Imprimir estado de cuenta y mostrar

Facturar en final MP para que

Ofrecer beneficios del hospital a

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Se pide el alta a suministros.

Se imprime estado de cuenta y se entrega a Paciente.

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Facturamos en final para que se genere el monto a liquidar por el

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Imprimir Factura con R.F.C que indique el Paciente.

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Confirmar con enfermera el cierra de

Pedir Alta a suministros

Verificar que los datos del Paciente

Solicitar a anlisis preparar la

Imprimir estado de cuenta

Facturar en final para que genere

Realizar cobranza de Particular

Hacer traspaso CXC de aseguradora

Entregar Factura, comprobante de

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Al finalizar el procedimiento para poder cerrar la cuenta primero se verifica el cierre