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CARGADORES DINMICOS
ERP
2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland, el logo de Softland, Exactus y
el logo de Exactus ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland Inversiones S.L. en
Latinoamrica, Espaa y/u otros pases. Todas las dems marcas son propiedad de sus respectivos
fabricantes.
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NDICE GENERAL
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INTRODUCCIN GENERAL
Cargadores Dinmicos
CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Los Cargadores Dinmicos facilitan la tarea de cargar informacin a Exactus
ERP al proporcionar una forma simplificada de definir o modificar de manera
masiva la informacin existente.
Para la carga de datos, el cargador traer, por defecto, unicamente las columnas
que son requeridos pero se le pueden aadir las que se deseen, el usuario define
la informacin manualmente, a lo que el cargador validar con base en el
diccionario de datos, los formatos indicados para cada campo.
Adems, de la carga manual, el usuario tiene la posibilidad de cargar un
archivo de Excel, el cual contenga la informacin de los registros que se desean
ingresar al sistema. Este punto se maneja de manera muy similar a los antiguos
cargadores, pues se har mediante el uso de un wizard de carga.
Exactus ERP cuenta con la posibilidad de llamar al cargador dinmico, para
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Unidades (AS)
NITs (AS)
Cuentas Contables (CG)
Activos Fijos (AF)
Artculos (CI)
Clientes (CC y FA)
Proveedores (CP)
Empleados (CN y RH)
El usuario se ve beneficiado con el cargador dinmico pues se realiza el
proceso de carga de manera ms sencilla o tambin la modificacin masiva de
los documentos existentes de manera rpida.
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CAPTULO 1
Instalacin de Componentes
PREVIO AL USO
IMPORTANTE: la funcionalidad del Cargador Dinmico est disponible
nicamente para la versin 6.00 R2 SP2.
Como parte del proceso de instalacin del Exactus ERP, el wizard de
instalacin, aadir los componentes necesarios para el uso del Cargador
Dinmico, dgase ejecutables, libreras, CSV y comandos para registrar y
desregistrar el cargador.
La pantalla inicial del wizard de instalacin es la siguiente:
Una vez instalado el ERP versin 6.0 R2 SP2, antes de levantar el sistema, se
debe correr el Actualizador de Estructuras, con el fin de que tanto la
instalacin como la estructura de la base de datos cuenten con lo necesario
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CAPTULO 2
Manejo del Cargador
USO GENERAL DEL CARGADOR
Realizados los pasos descritos en la seccin Previo al Uso en la pgina 4, al
ingresar a los mantenimientos enlistados en la seccin Consideraciones
Importantes en la pgina 2, el usuario ver en la barra de herramientas , el
icono del Cargador Dinmico, identificado por el icono .
Llegado a este punto, el usuario cuenta con dos opciones, la Carga Masiva o la
Modificacin Masiva. A su vez, la carga masiva cuenta con dos opciones:
introduccin manual de los datos o introduccin mediante un Wizard de carga,
el cual trabaja con un documento de Excel. Estas posibilidades se expondrn
cada una por aparte para su mejor entendimiento.
Aclaraciones Importantes
Al llamar el cargador, por defecto el mismo traer NICAMENTE las
columnas que sean estrictamente requeridas para el ingreso de un
registro, sin embargo, es posible, mediante el botn Columnas,
,
aadir las columnas que desee.
Para cada mantenimiento, se maneja un Plug In que complementa la
funcionalidad del cargador, estos Plug In deben estar directamente en la
raz de la instalacin del ERP.
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CARGA MANUAL
A diferencia de la carga con Wizard, con esta opcin, el usuario ingresar toda
la informacin a cargar digitando directamente en la tabla, cada uno de los
campos requeridos por la funcionalidad.
Una vez ingresada la informacin contine el proceso de carga en el punto 9
de la seccin Carga con Wizard.
MODIFICACIN MASIVA
Otra funcin que maneja el Cargador Dinmico, es la de permitir que se
realicen cambios en varios registros que se encuentren en el mantenimiento
respectivo.
El procedimiento para la modificacin masiva, comparte mucho del manejo
que se le da al proceso de Carga, lo nico que vara, es el origen de los datos
que se muestran en el cargador.
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CAPTULO 3
Particularidades del Cargador
NOTA INTRODUCTORIA
Aunque el cargador tiene la misma funcionalidad para uno u otro
mantenimiento del ERP, el mismo cambiar de acuerdo a las columnas que el
sistema tenga por requeridas, a continuacin vamos a describir las columnas
que desplegar el cargador, al llamarlo desde cada uno de los mantenimientos.
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Activo_Fijo
Las columnas que esta carpeta despliega por defecto son las siguientes:
Activo Fijo: cdigo del activo fijo que se ingresa en la base de datos, esta
casilla es un alfanumrico con campo para 9 dgitos.
Descripcin: esta casilla tiene campo para 40 dgitos alfanumricos. Sirve
para que el usuario digite el nombre del activo.
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Tipo de Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe definir a que clase o
familia de activos pertenece el nuevo activo fijo, dependiendo de las
caractersticas del mismo. Se puede digitar la tecla F1 para consulta de los
tipos existentes.
Estado: en esta casilla se despliega el estado del equipo segn se defini en
Estado de Activo, en Administracin. Esta casilla no es posible que qued en
blanco. Se puede digitar la tecla F1 para consulta de los estados existentes.
Activo_mejora
Las columnas que esta carpeta despliega por defecto son las siguientes:
Activo Fijo: este campo se usa para ligar los datos de ambas carpetas, debe
ser exactamente el mismo definido en la carpeta Activo_Fijo.
Mejora: en esta columna debe digitar el cdigo de la mejora, este debe ser
igual al del activo.
Descripcin: esta casilla tiene campo para 40 dgitos alfanumricos y se
utiliza para definir el nombre de la mejora.
Fecha de Adquisicin: se define la fecha en la cual fue adquirido el activo,
se sugiere la fecha actual.
Fecha de Activacin: se debe digitar la fecha a partir de la cual se empieza
a usar el activo y por consiguiente a depreciar, se sugiere la fecha actual.
Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido el activo. Se cuenta
con un campo para el Local, el cual debe estar definido en moneda local.
Tambin se tiene el campo para el Dlares, en el que se define el monto en
moneda Reporte, segn lo definido en los parmetros del mdulo de AS.
Valor Rescate Fiscal: corresponde al valor estimado del activo al final de
su vida til para la contabilidad Fiscal. Debe definirse tanto para moneda
Local como para moneda Reporte o Dlares.
Valor de Rescate Comp.: corresponde al valor estimado del activo al final
de su vida til para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Debe definirse
tanto para moneda Local como para moneda Reporte o Dlares.
Tipo Depr. Fiscal: En este campo se define que mtodo de depreciacin
utilizar el activo para la contabilidad fiscal. Los valores posibles son L para
Lnea Recta, S para Suma de Dgitos Anual, M para Suma de Dgitos
Mensual, D para Suma de Dgitos Diaria , P para Por Porcentaje, 6
para 6 Month Convention , R para Saldos Decrecientes y N para No
Depreciable.
Tipo Depr. Comparativa: En este campo se define que mtodo de
depreciacin utilizar el activo para la contabilidad Corporativa o
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Comparativa. Los valores posibles son L para Lnea Recta, S para Suma
de Dgitos Anual, M para Suma de Dgitos Mensual, D para Suma de
Dgitos Diaria , P para Por Porcentaje, 6 para 6 Month Convention , R
para Saldos Decrecientes y N para No Depreciable.
Vida til Fiscal: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto de
la vida til del activo para la para la contabilidad Fiscal.
Vida til Comparativa: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el
monto de la vida til del activo para la para la contabilidad Corporativa o
Comparativa.
Tipo Revaluacin Fiscal: en esta casilla se define el tipo de revaluacin
para la contabilidad Fiscal. Los posibles valores son P para Porcentaje, A
para Avalo, I para Indice de Precios, X para Indexacin y C para
Indice Compuesto.
Tipo Revaluacin Comparativa: en esta casilla se define el tipo de
revaluacin para la contabilidad Corporativa o Comparativa. Los posibles
valores son P para Porcentaje, A para Avalo, I para Indice de Precios,
X para Indexacin y C para Indice Compuesto.
Porc. Reval Fiscal: en caso de que se defina la revaluacin porcentual en
esta casilla se debe definir el monto del porcentaje para la contabilidad Fiscal.
Porc. Reval Comparativa: en caso de que se defina la revaluacin
porcentual en esta casilla se debe definir el monto del porcentaje para la
contabilidad Corporativa o Comparativa.
Valor Rescate Fiscal: el valor de rescate fiscal es utilizado para los
clculos relacionados con la contabilidad fiscal de la empresa tanto para la
moneda Local: y la moneda Reporte o Dlares.
Valor Rescate Comparativo: el valor de rescate comparativo es utilizado
para los clculos relacionados con la contabilidad corporativa tanto para la
moneda Local: y la moneda Reporte o Dlares.
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Activo: esta columna indica el estado del cliente. Valores posibles, S para S
y N para No.
Multimoneda: indica si es o no posible ingresar documentos tipo dbito y
documentos de crdito en varias monedas diferentes de la moneda asociada
con el cliente. Valores posibles, S para S y N para No.
Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el cliente empez
relaciones comerciales con la empresa.
Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa cliente, con el
cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones especficas
de los pagos de documentos de dbito pendientes.
Contribuyente: nmero de identificacin tributaria (NIT) con que ha sido
registrada la empresa cliente, en el Registro Mercantil de un pas especfico,
por ejemplo la Cdula Jurdica.
Lmite de Crdito: casilla que indica que el cliente tiene un monto lmite
para obtener los dbitos. Valores posibles, S para S y N para No.
Impuesto 1: si la opcin Exento de Impuestos est activada, entonces el
usuario puede ingresar el porcentaje de exoneracin sobre el Impuesto 1.
Impuesto 2: si la opcin Exento de Impuestos est activada, entonces el
usuario puede ingresar el porcentaje de exoneracin sobre el Impuesto 2.
Backorder: se utiliza nicamente en el mdulo de Facturacin, para
determinar si un cliente acepta que un pedido sea entregado en distintas
fechas, en caso de que las existencias disponibles no sean suficientes para
satisfacer el pedido. Valores posibles, S para S y N para No.
Moneda: debe definirse la moneda en la cual el cliente realiza las
transacciones con la compaa. Este dato se toma de la tabla de monedas del
mdulo de Administracin del Sistema. Es un F1.
Zona: cdigo de la zona a la que pertenece el cliente, estas zonas son
definidas segn la conveniencia de la empresa. La informacin de las zonas
definidas se encuentra en el mdulo de Administracin del Sistema. Es un F1.
Ruta: cdigo de la ruta a la que pertenece el cliente, las rutas son definidas
segn la conveniencia de la empresa. La informacin de las rutas definidas se
encuentra en el mdulo de Administracin del Sistema. Es un F1.
Cobrador: cdigo de la persona definida como responsable de visitar al
cliente para realizar los cobros de los documentos tipo dbito expedidos. La
lista de cobradores se define desde el mdulo de Administracin del Sistema.
Es un F1.
Acepta Fracciones: indica si al cliente se le puede facturar o no en
mltiplos de venta. Valores posibles, S para S y N para No.
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PROVEEDORES (CP)
Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Proveedores, en el
mdulo de Cuentas por Pagar, por defecto se desplegarn las siguientes
columnas:
Proveedor: es el cdigo, campo alfanumrico de 20 caracteres en el que se
define una identificacin corta del proveedor.
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EMPLEADOS (CN-RH)
Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Empleados, desde
los mdulos de Recursos Humanos o Control de Nmina, por
defecto se desplegarn las siguientes columnas:
Empleado: es el cdigo, campo alfanumrico de 20 caracteres en el que se
define una identificacin del empleado.
Nombre Pila: es la descripcin, campo o casilla que se habilita para definir
el nombre del empleado.
Nombre: Es la unin del Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombre Pila
del empleado.
Primer Apellido: es la descripcin del primer apellido del empleado. La
casilla tiene una longitud mxima de 20 caracteres.
Segundo Apellido: : es la descripcin del segundo apellido del empleado.
La casilla tiene una longitud mxima de 20 caracteres.
Estado: Indica la situacin laboral del empleado. Los estados son
configurados en el men de Administracin en Estados del Empleado,
corresponde a un campo tipo F1.
Identificacin: Nmero de cdula de identidad del empleado, asignada por
la oficina de Registro Civil. La casilla es un alfanumrico de un mximo de 20
dgitos.
Departamento: rea funcional de la empresa en que trabaja el empleado.
Los departamentos pueden definirse desde el men de Administracin de este
mdulo. , corresponde a un campo tipo F1.
Puesto: Ocupacin del empleado en la compaa, segn los puestos
definidos en Administracin en el men principal del mdulo, corresponde a
un campo tipo F1.
Plaza: Variable del mdulo que sirve para llevar control del nmero de
empleados permitidos por puesto. Cuando la casilla est inactiva es porque en
los parmetros de Recursos Humanos no se defini el control de la plaza
del empleado, en cuyo caso, el sistema despliega automticamente ND (no
definido).
Nmina: Cdigo de la clase de nmina a la que est asociado el empleado.
Ubicacin: Lugar fsico en que trabaja el empleado la cual se define en la
tabla Ubicaciones en el mdulo Administracin del Sistema.
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ARTCULOS (CI)
Cuando el cargador es llamado desde el mantenimiento de Artculos, desde el
mdulo de Control de Inventarios, por defecto se desplegarn las
siguientes columnas:
Artculo: Se debe digitar un cdigo para el artculo.
Descripcin: Igualmente se debe colocar una descripcin para el artculo.
Factor Conversin 1: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 1.
Factor Conversin 2: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 2.
Factor Conversin 3: Por default aparece un 1, y es el factor de conversin
para la unidad de medida del texto de clasificaciones 3.
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RESPONSABLES (AS)
Cdigo del Responsable: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo de la
persona (candidato a responsable) de algn activo fijo.
Nombre: se ingresa el nombre del responsable.
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DIRECCIONES (AS)
Cdigo: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo que ser el identificador
del registro de la direccin que se est creando. Este cdigo puede ser un
alfanumrico de hasta 10 caracteres.
Descripcin: dentro de esta casilla el usuario ingresa una breve descripcin
de la direccin de manera que sirva como otra forma de identificar el registro.
Esta descripcin puede ser alfanumrica de hasta 40 caracteres.
Detalle: bajo esta seccin se presentan 10 campos a los cules se les debe
registrar un nombre para identificar la casilla cuando sea desplegada por el
tipo de direccin a la que pertenece. El usuario puede utilizar el nmero de
campos que requiera para configurara la direccin.
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NITS (AS)
NIT: dentro de esta casilla se debe digitar el nmero de identificacin
tributaria del cliente. Una vez que se ha ingresado el nmero y se ha salvado la
informacin, este cdigo no puede ser modificado. Tiene capacidad mxima
para almacenar hasta 20 caracteres alfanumricos.
Razn Social: dentro de esta casilla se debe ingresar el nombre jurdico con
el cual se identifica el cliente, este nombre es conocido como la razn social.
Tipo NIT: esta casilla es de tipo combo box, al presionar el botn de
despliegue se visualizarn los tipos de NITs que se hayan creado en la opcin
Tipos de NITs, al elegir un tipo se cargar la mscara definida en el mismo,
limitando la definicin del NIT a dicha mscara. Si la compaa maneja
sucursales el sistema habilitar la casilla Sucursal.
UNIDADES (AS)
Cdigo: dentro de esta columna se ingresa un identificador de la unidad el
cual puede utilizar un mximo de 15 caracteres alfanumricos.
Descripcin: dentro de esta casilla se ingresa una descripcin ms detallada
de la unidad que se est definiendo.
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