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"Ao de la Promocin de la Industria Responsable y del

Compromiso Climtico".

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONIA PERUANA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS


(F.A.C.E.N)

ASIGNATURA

TEMA

: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

: Mecanismo del sistema de abastecimiento,


personal de auditoria administrativo. Pliego
de Cargos y Reparos

.
PROFESOR

: Roner Panduro Celis

ALUMNOS

: Najar Navarro, Frank Andr


Heras Mera, Max Armando
Shua Trocones, Homero Zaid

IQUITOS PERU

NDICE
1. SISTEMA
DE
ABASTECIMIENTO
3
1.1.
Finalidad
3
1.2.
mbito
de
aplicacin
3
1.3.
Sistema
de
logstica
..3
1.4.
Funciones
del
rea
de
logstica.4
2. PERSONAL
DE
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA5
2.1.
Organizacin
del
equipo
de
auditores.5
2.1.1.Director
de
Auditoria
.5
2.1.2.
Supervisor
de
auditoria
6
2.1.3.
Encargado
de
Auditoria
6
2.1.4.
Auditor
principiante
(Jr.)
6
2.2.
Factores que influyen en el tipo de decisin para la
estructura
ms
conveniente
7
2.3.
Estructura
Operativa
8
2.4.
Programa
de
trabajo
.8
2.5.
Auditora
Financiera:
..9
2.6.
Auditora
interna:
.9
2

2.7.
Auditora
Externa:
.10
2.8.
Auditoria
de
operaciones
..11
3. PLIEGO
DE
CARGOS
Y
REPAROS
11
3.1.
Pruebas
de
descargo.
12
3.2.
Concepto
de
flujogramas
12
3.3.
Cundo
se
usa?

..12
3.4.
Tipos
de
diagramas
de
flujo.12
3.5.
Observacin
.13
4.BIBLIOGRAFIA
..14

MECANISMO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO, PERSONAL


DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA. RIESGOS DE CARGOS Y
REPAROS

1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de
polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y
conservacin
de
medios materiales;
as
como
acciones
especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de
los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de
la administracin pblica.
Abastecimiento es la funcin logstica que proporciona a las reas de
la empresa, de los insumos, repuestos y materiales necesarios para el
cumplimiento de su misin productiva Abastecimiento como parte del
proceso logstico
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco
de actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto
Nacional de Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de
Abastecimiento tiene diversas instancias.

1.1 Finalidad
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento
de bienes y servicios en la administracin pblica.

1.2 mbito de aplicacin


El sistema de abastecimiento en la Administracin Pblica es de
aplicacin tanto a los bienes materiales, constituidos por elementos
materiales individualizables mesurables, intercambiables y tiles o
necesarios para el desarrollo de procesos productivos, como a los
servicios en general, excepto los personales que son competencia del
sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus propias
normas.
1.3 Sistema de logstica
La logstica es definida como el conjunto de medios y mtodos
necesarios para llevar a cabo la organizacin de una empresa, o de
un servicio, especialmente de distribucin.

La logstica es fundamental para el comercio. Las actividades


logsticas conforman un sistema que es el enlace entre la produccin
y los mercados que estn separados por el tiempo y la distancia.
La logstica empresarial, por medio de la administracin logstica y de
la cadena de suministro, cubre la gestin y la planificacin de las
actividades de los departamentos de compras, produccin,
transporte, almacenaje, manutencin y distribucin.

La misin fundamental de la Logstica empresarial es colocar los


productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el
momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo
mximo posible a la rentabilidad de la firma.

La logstica tiene como objetivo la satisfaccin de la demanda en las


mejores condiciones de servicio, costo y calidad. Se encarga de la
gestin de los medios necesarios para alcanzar este objetivo
(superficies, medios de transportes, informtica) y moviliza tanto
los recursos humanos como los financieros que sean adecuados.

Garantizar la calidad de servicio, es decir la conformidad con los


requisitos de los clientes, da una ventaja competitiva a la empresa.
Hacerlo a coste menor permite mejorar el margen de beneficio de la
empresa. Conseguirlo garantizando la seguridad permite a la empresa
evitar sanciones pero tambin comunicar en temas actuales como el
respeto del medio ambiente, los productos ticos.

1.4 Funciones del rea de logstica


La funcin logstica se encarga de la gestin de los flujos fsicos
(materias primas, productos acabados) y se interesa a su entorno.
El Entorno Corresponde En: Recursos (humanos, consumibles,
electricidad)
Bienes Necesarios A La Realizacin De La Prestacin:
(almacenes propios, herramientas, camiones propios, sistemas
informticos.)
Servicios: (transportes o almacn subcontratados).
5

La funcin logstica gestiona directamente los flujos fsicos e


indirectamente los flujos financieros y de informacin asociados. Los
flujos fsicos son generalmente divididos entre los de compra (entre
un proveedor y su cliente), de distribucin (entre un proveedor y el
cliente final), de devolucin (logstica inversa).
La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de
adquisicin y almacenamiento de productos que pueden ser materias
primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta
el cliente. Nuevo enfoque hacia la integracin del aprovisionamiento a
la estrategia global de la empresa. Dada su importancia existe la
necesidad de su diseo sea flexible, sincronizada con los sistemas de
produccin, control y reduccin de costos y desarrollo de
herramientas analticas y de control para el logro de objetivos.
Compras es el proceso de adquisicin de insumos, repuestos y
materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio
conveniente, puestos a disposicin de operaciones en el lugar y
momento requerido Compras como parte de la funcin de
Abastecimiento.
2. PERSONAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas
implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los
recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es
el momento de planear para garantizar xito en la ejecucin de la
misma.
2.1 Organizacin del equipo de auditores
La organizacin de un equipo auditor requiere de un orden jerrquico
que garantice el flujo de la informacin de conformidad con la
autoridad y responsabilidad asignados a todos y a cada uno de sus
integrantes.
Esta divisin del trabajo posibilita que los miembros del equipo, en
sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su
potencial y propicia adecuada integracin de conocimientos y
criterios para aplicar la auditoria de manera objetiva y sistemtica,
conforme a las circunstancias
que prevalecen en cada etapa,
reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos
innecesarios.
Una unidad de auditoria interna se estructura de la manera siguiente:
Cargo funcin reporta a:
6

2.1.1 Director de Auditoria:


Dirigir a sus subordinados en el desempeo de sus funciones de
auditoria interna, lo cual incluye la planeacin, coordinacin y
direccin de sus actividades.

Desarrollar polticas y procedimientos para llevar a cabo la


actividad de.
Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades.
Reportar nica y exclusivamente al superior jerrquico
inmediato establecido en el cuadro de la organizacin.
Gerente de Auditoria: Asistir al director en el cumplimiento
de sus obligaciones, cubrir sus ausencias sobre base
rotatoria entre los gerentes de auditoria.
Prever requerimientos de carga de trabajo a corto mediano y
largo plazo en las unidades administrativas y actividades que
se le son asignadas.
Trabaja directamente bajo la supervisin del director de
auditoria, recibiendo de l la orientacin y apoyo que sea
necesario.

2.1.2 Supervisor de auditoria:

Supervisar el cumplimiento de dos o ms auditorias en que


concurra.
Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la
auditoria.
Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para
ejecutar las auditorias planeadas.
Trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoria, provee
informacin tanto a su superior jerrquico inmediato como al
director de auditoria.

2.1.3 Encargado de Auditoria:

Planea y conduce auditoras a las unidades administrativas y


actividades de la organizacin y acta como lder frente a un
equipo de auditores.
Ejercer un alto grado de responsabilidad y juicio profesional.
Est bajo la supervisin tcnica y administrativa de un
supervisor de auditoria. Y est encargado de elaborar el "plan
de auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de
revisin.
Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista
de la administracin, con suficiente experiencia y capacidad.

2.1.3 Auditor ayudante

Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de


reas en la recopilacin de informacin, en la planeacin del trabajo y
en el desarrollo del enfoque aplicado a la auditoria.

Desempear el trabajo asignado, bajo la direccin y orientacin


del auditor encargado.
Desarrollar o asistir en la preparacin del programa de
auditoria.
Est bajo la supervisin tcnica y administrativa de un
encargado de auditoria, cuando se trata de empresas pequeas
puede coordinar actividades.

2.1.4 Auditor principiante (Jr.)


Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de
rutinas, en la prctica a esta persona se le gua y supervisa en el
desarrollo de su trabajo.
El grupo de auditoria debe figurar en el nivel jerrquico de la empresa
de donde pueda operar en forma concernida, adems pueda formar
parte de las actividades de la gerencia general, contralora, control
administrativo, planeacin.
Diseo de la estructura de una unidad de auditoria administrativa La
estructura de la organizacin es un organismo planeado para ayudar
a proyectar las metas, lo fundamental para el diseo de
organizaciones es el conocimiento actual de la empresa.
Sin la comprensin general y especfica de la situacin actual y la
situacin futura, la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno
se reduce en forma considerable.
2.2 Factores que influyen en el tipo de decisin para la
estructura ms conveniente:
1. Actividad
Programtica. Vislumbra el tipo de estructura por proyectos o
matricial.
Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional.
Eventual. Sera un rea de apoyo.
2. Temporalidad
Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el
tipo de estructura
adecuada.
Temporal. Estructura por proyectos o matricial.
3. mbito

Pequea. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que


crece.
Grande. Tiende a ser una estructura funcional.
4. Relaciones
Independientes. La estructura depende del criterio que adopte.
Interrelacionada. La estructura es programtica.
5. Recursos
Recursos humanos
Especialistas. Estructura programtica
No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional.
Recursos financieros
Estructura programtica. Es mas alto el costo, por el tipo de
personal ms calificado; pero a mediano y largo plazo resultara
ms barato, porque se trabaja a base de programas, lo que
requiere de un solo supervisor.
Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no
calificado; pero conforme crece el nmero de personal se requerir
de ms supervisores, lo que provocara un aumento en los costos.
Recursos materiales
Distribucin de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre
todo cuando crece el personal y este no se pueden colocar en la
oficina, lo cual provoca llevar a otra oficina parte del personal.
2.3 Estructura Operativa
La estructura operativa son los elementos bsicos a considerar para
el ejercicio de la auditoria interna, partiendo del programa de trabajo,
los programas especficos de auditoria a aplicar, el uso de ndices y
catlogo de marcas a utilizar en la elaboracin de los papeles de
trabajo, y los cuestionarios a emplear para evaluar los objetivos del
control interno por ciclos de transacciones.
2.4 Programa de trabajo
El programa de trabajo de auditoria interna es un documento de
planeacin en el cual se consignan los trabajos a realizar a las
unidades administrativas y actividades susceptibles de ser auditadas,
Representa el especificar claramente los pasos y acciones a seguir
para la consecucin de la auditoria, indicando los procedimientos a
aplicar, la extensin de su aplicacin y su relacin o conexin con los
papeles de trabajo, por lo tanto, esta herramienta sirve para planear,
9

dirigir y controlar el trabajo de auditoria a efectuar a una unidad


administrativa, actividad o rubro contable.
Por lo regular se disea para un ao de calendario, y en el diseo del
esquema habr de considerarse:

Definicin de prioridades.
Requerimientos de la administracin y otras reas interesadas.
Atencin a auditores externos y auditores de gobierno.

Diagrama de jerarqua del personal de una auditoria

2.5 Auditora Financiera:


Consiste en una revisin exploratoria y critica de los controles
subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada
por un contador pblico, cuya conclusin es un dictamen a cerca de la
correccin
de
los
estados
financieros
de
la
empresa.
2.6 Auditora interna:
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de
un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un
profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas
determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de
circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
10

producen

bajo

la

figura

de

la

Fe

Pblica.

Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un


auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control
de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el
mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que
redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la
auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales
independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial
constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de
proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el
Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles
en el caso del auditor interno, puesto que no puede separarse
completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque
mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser
cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar
que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo
para
as
obtener
la
confianza
del
Pblico.
La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la
direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora
de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre
ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman
parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo
alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los
sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los
mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para
su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las
operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus
servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.
2.7 Auditora Externa:
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora
Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema
de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador
Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente
sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin
independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena
validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce
11

bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena


credibilidad
en
la
informacin
examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de
informacin de una organizacin y emite una opinin independiente
sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la
evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma
independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto
de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino
Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se
observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora
Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del
Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema
de
Informacin
Automtico
etc.
La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la
razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y
documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de
la
organizacin.
Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de
publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin
de acompaar al mismo una opinin independiente que le d
autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar
decisiones
confiando
en
las
declaraciones
del
Auditor.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de
capacidad profesional reconocida. Esta persona o firma debe ser
capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a
cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su
opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del
examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en
la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que
no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.

2.8 Auditoria de operaciones:


Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente de una
funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa,
utilizando personal no especializado en el rea de estudio, con el
objeto de asegurar a la administracin, que sus objetivos se cumplan,

12

determinar

qu

condiciones

pueden

mejorarse.

Tambin es llamada auditoria administrativa y se define como el


examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de
precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

3. PLIEGO DE CARGOS Y REPAROS


Prueba de cargo, que tambin suele llamarse Pliego de Reparos, es un
documento elaborado por el Auditor, en el que expresa las presuntas
faltas cometidas por los funcionarios y empleados que han sido
auditados.
Dicho documento puede ser elaborado durante o al final del trabajo
de campo que el Auditor ha practicado, habiendo detectado
deficiencias e irregularidades que deben ser corregidas y la
recomendacin de sancin de acuerdo al peso o categora de la falta
cometida si no se ejecutan las acciones de correccin.
La prueba de cargo es entregada personalmente con cierta
confidencia si es para una sola persona, para que el o los rindentes
(Presuntos responsables) efecten los descargos en un plazo
generalmente hasta 30 das en el que se les da la oportunidad de
corregir los errores, as como para defenderse y dejar sin efecto o
infundados dichos cargos. Mientras esto suceda, el Auditor no podr
evacuar ningn informe tcnico de la Auditora practicada, por cuanto
es norma constitucional que a ningn trabajador se le puede aplicar
una sancin sin antes haberle dado la oportunidad de defenderse.
Si los presuntos responsables rehsan recibir las Pruebas de Cargo,
estos sern dados por consentidos, evacundose el informe
correspondiente.
La Prueba de Cargo debe ser elaborada con bastante seriedad, ya que
al ser extendida a su destino se expresa las deficiencias e
irregularidades detectadas por el Auditor.
El Auditor no puede elaborar cargos sin antes tener la certeza o la
mxima seguridad de ser verdicas que no podrn ser infundadas aun
presentando los descargos correspondientes.

3.1 Pruebas de descargo


13

Es el conjunto de documentos e informaciones que entrega el


presunto responsable dando respuesta a los cargos que el Auditor le
imputa.
Dicha informacin sirve para que el Auditor evale y determine cules
se corrigen y cules se quedan pendientes y cules no se pueden
subsanar.
Los presuntos responsables buscarn por todos los medios defender
su situacin que se encuentra comprometida solicitando e inclusive
ampliacin del plazo concedido, asimismo aprovechan la oportunidad
para hacer serias denuncias que pueden originar otras
investigaciones y exmenes que no pudieron ser observados por el
Auditor; en este ltimo caso pueden ser denuncias infundadas que
distraen la atencin del Auditor, de ah e! cuidado de tenerlas en
cuenta.
3.2 Concepto de flujogramas
Un diagrama de flujo o flujo grama es una representacin grfica de
la forma en que funciona un proceso, ilustrando como mnimo el
orden de los pasos. Hay diversos tipos de Flujo gramas: el ms simple
(un flujo grama de alto nivel o primer nivel), una versin detallada (un
flujo grama de segundo nivel) y uno que indica tambin la gente que
participa en los distintos pasos (un flujo grama de distribucin o
matriz).
3.3 Cundo se usa?
El diagrama de flujo sirve para aclarar cmo funcionan las cosas y
cmo pueden mejorarse. Esta herramienta ayuda tambin a buscar
los elementos clave de un proceso, a la vez que se delinea
claramente dnde termina un proceso y dnde empieza el prximo. El
trazado de un flujo grama establece la comunicacin y el
conocimiento general del proceso. Adems, los diagramas de flujo se
usan para identificar los miembros adecuados del equipo, identificar
quin proporciona insumos o recursos a quin, establecer reas
importantes para la observacin o recopilacin de datos, identificar
las reas para mejorar o hacer ms eficientes, y para generar
hiptesis sobre las causas. Los flujo gramas pueden usarse para
examinar los procesos para el flujo de pacientes, el flujo de
informacin, el flujo de materiales, los procesos de atencin clnica o
las combinaciones de estos procesos.
3.4 Tipos de diagramas de flujo

14

Tipos distintos de flujo gramas que pueden usarse:


Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones,
va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de
un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn
su propsito.
Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las
operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato panormico: El proceso entero est representado en una
sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido
que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para
personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino
tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin
de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.
3.5 Diseo bsico
La tcnica de los diagramas dinmicos que se utiliza en la auditora es
de tipo horizontal. El flujo de los documentos y de informacin
contable entre los distintos empleados y departamentos se indica
horizontalmente entre las diferentes columnas verticales. La ventaja
de este mtodo desde el punto de vista del auditor es la de sealarla
divisin de responsabilidades con claridad, lo que ayuda en la
obtencin de una valoracin sobre el control interno.

3.5 Observacin
Una observacin o hallazgo de auditora, para ser considerada como
tal, debe satisfacer las siguientes propiedades o atributos con el fin
de tener una verdadera significacin en el informe:
Determinacin de la problemtica (situacin)
Criterio de comparacin
Efecto
Causa
Recomendacin

15

BIBLIOGRAFIA

http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-recursos-humanosen-mexico.html
http://www.monografias.com/trabajos98/auditoria-de-recursoshumanos/auditoria-de-recursos-humanos.shtml
http://www.slideshare.net/yoisy01/auditoria-administrativa
https://www.google.com.pe/search?
q=personal+de+auditoria+administrativa&es_sm=93&source=
lnms&tbm=isch&sa=X&ei=DzNgU_vXNeqrsAT_zYGwDA&ved=0
CAYQ_AUoAQ&biw=1360&bih=600

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