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Auditora Gubernamental
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SISTEMA DE UNIVERSIDAD
ABIERTA
DOCENTE
: mimivigo@yahoo.es
TELEFAX
: 043-342698
AUDITORA GUBERNAMENTAL
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
Ciclo X
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Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Edicin:
Manuel Antonio Cardoza Sernaqu.
Universidad Los ngeles de Chimbote
Leoncio Prado 443
Chimbote (Per) www.uladech.edu.pe
editorial@uladech.edu.pe
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NDICE
Introduccin
CAPTULO I
ASPECTOS DOCTRINARIOS Y NORMATIVOS
DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL
AUDITORA FINANCIERA: FASES DE PLANEAMIENTO,
EJECUCIN E INFORME
Pg.
1) Definicin, caractersticas, tipos, objetivos, clases y postulados de la
Auditora Gubernamental08
2) Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica Ley N 27785.....16
3) Presentacin de las Normas de Auditora Gubernamental (NAGUS, NAGAS,
NIAS, NCI Y SAS).................................................................36
4) Definicin de control, control interno, componentes de la estructura del
control interno... .....100
5) Auditora Financiera Fase de Planeamiento, programas, cuestionarios
de control interno..........................106
6) Fase de Ejecucin de la Auditora, diagrama y proceso a ejecutar ...142
7) Fase de Elaboracin de Informes de Auditora de acuerdo a las Normas
de Auditora Gubernamental...................... .166
8) Modelo de informe de Auditora Financiera.........................190
CAPTULO II
AUDITORA DE GESTIN Y EL EXAMEN ESPECIAL
Pg.
1) Auditora de Gestin: concepto, estructura y caractersticas.230
2) Deslinde de campos y reas de aplicacin de la Auditoria de Gestin....312
3) Anlisis FODA en la Auditora de Gestin312
4) Casos Prcticos de Auditora de Gestin.....331
5) Examen especial: concepto y campo de aplicacin. .....334
6) Esquema del proceso del examen especial.....343
7) Identificacin de reas crticas y significativas.344
8) Modelo de informe de examen especial...346
BIBLIOGRAFA...................................................................................................366
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INTRODUCCIN
Las organizaciones de vanguardia, con visin y misin claramente definidas y con
estilos de gestin basados en el conocimiento, le han asignado un valor agregado a la
auditora, por su importancia dentro de la empresa y su contribucin en la minimizacin
de riesgos y en la toma de decisiones en un mundo globalizado cada vez ms
competitivo. Ello ha comprometido a las universidades a satisfacer con calidad la
demanda de profesionales contadores pblicos especializados en auditora.
Es por esto que el curso de Auditora Gubernamental tiene por finalidad la evaluacin
sistemtica, peridica y objetiva del adecuado manejo y utilizacin de los recursos y
fondos pblicos, as como de la efectividad de la organizacin y la gerencia, mediante
un mejor control de las operaciones administrativas, contables y financieras y el
cumplimiento de las polticas gubernamentales por parte de las empresas.
Luego, se estudian las normas, principios y aplicaciones prcticas en las fases de
planeamiento, ejecucin e informe, para culminar con la formulacin del informe final.
En el desarrollo de los contenidos se emplea un lenguaje sencillo y de fcil
comprensin, logrando motivar a que los alumnos continen estudiando e
investigando.
Asimismo, los casos prcticos son extrados de la realidad de las empresas lo que les
permitir una excelente combinacin de teora y prctica.
Creemos que la estructuracin, organizacin del libro y la gua didctica le permitirn
seguir avanzando en el importante mbito de la Auditora Gubernamental.
El autor.
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C A P T U LO
Aspectos Doctrinarios
y Normativos de la
Auditora Gubernamental
AUDITORA FINANCIERA:
FASES DE PLANEAMIENTO,
EJECUCIN E INFORME
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CLASES
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LEY N 27785
TTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPTULO I
ALCANCE, OBJETO Y MBITO DE APLICACIN DE LA LEY
Artculo 1. Alcance de la ley. La presente ley establece las normas que regulan el
mbito, organizacin, atribuciones y funcionamiento del Sistema Nacional de Control y
de la Contralora General de la Repblica como ente tcnico rector de dicho sistema.
Cuando en ella se mencione los vocablos sistema, Contralora General y Ley, se
entendern referidos al Sistema Nacional de Control, a la Contralora General de la
Repblica y a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica, respectivamente.
Artculo 2. Objeto de la ley
Es objeto de la ley propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control
gubernamental para prevenir y verificar, mediante la aplicacin de principios, sistemas
y procedimientos tcnicos, la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de
los recursos y bienes del Estado, el desarrollo honesto y probo de las funciones y
actos de las autoridades, funcionarios y servidores pblicos, as como el cumplimiento
de metas y resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control, con la finalidad
de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de
la nacin.
Artculo 3. mbito de aplicacin
Las normas contenidas en la presente ley y aqullas que emita la Contralora General
son aplicables a todas las entidades sujetas a control por el Sistema,
independientemente del rgimen legal o fuente de financiamiento bajo el cual operen.
Dichas entidades sujetas a control por el sistema, que en adelante se designan con el
nombre genrico de entidades, son las siguientes:
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b) El carcter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto
de acciones y tcnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los
procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios
econmicos y/o sociales obtenidos, en relacin con el gasto generado, las metas
cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculacin con polticas
gubernamentales, variables exgenas no previsibles o controlables e ndices
histricos de eficiencia.
c) La autonoma funcional, expresada en la potestad de los rganos de control para
organizarse y ejercer sus funciones con independencia tcnica y libre de
influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor pblico, ni terceros,
pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones
de control.
d) El carcter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del control
como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad.
e) El carcter tcnico y especializado del control, como sustento esencial de su
operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su
ejercicio considerando la necesidad de efectuar el control en funcin de la
naturaleza de la entidad en la que se incide.
f) La legalidad, que supone la plena sujecin del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuacin.
g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de
los derechos de las entidades y personas, as como de las reglas y requisitos
establecidos.
h) La eficiencia, eficacia y economa, a travs de los cuales el proceso de control logra
sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y ptima utilizacin de recursos.
i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el
momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido.
j) La objetividad, en razn de la cual las acciones de control se realizan sobre la
base de una debida e imparcial evaluacin de fundamentos de hecho y de derecho,
evitando apreciaciones subjetivas.
k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar su actuacin
en las transacciones y operaciones de mayor significacin econmica o relevancia
en la entidad examinada.
l) El carcter selectivo del control, entendido como el que ejerce el sistema en las
entidades, sus rganos y actividades crticas de los mismos, que denoten mayor
riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa.
ll) La presuncin de licitud, segn la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las entidades han actuado con arreglo a
las normas legales y administrativas pertinentes.
m) El acceso a la informacin, referido a la potestad de los rganos de control de
requerir, conocer y examinar toda la informacin y documentacin sobre las
operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su funcin.
n) La reserva, por cuyo mrito se encuentra prohibido que durante la ejecucin del
control se revele informacin que pueda causar dao a la entidad, a su personal o
al sistema, o dificulte la tarea de este ltimo.
o) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una
accin de control.
p) La publicidad, consistente en la difusin oportuna de los resultados de las acciones
de control u otras realizadas por los rganos de control, mediante los mecanismos
que la Contralora General considere pertinentes.
q) La participacin ciudadana, que permita la contribucin de la ciudadana en el
ejercicio del control gubernamental.
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r)
Los citados principios son de observancia obligatoria por los rganos de control y
pueden ser ampliados o modificados por la Contralora General, a quien compete su
interpretacin.
Artculo 10. Accin de control
La accin de control es la herramienta esencial del sistema, por la cual el personal
tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas,
procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efecta la
verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica de los actos y resultados producidos
por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones
institucionales.
Las acciones de control se realizan con sujecin al Plan Nacional de Control y a los
planes aprobados para cada rgano del sistema de acuerdo a su programacin de
actividades y requerimientos de la Contralora General.
Dichos planes debern contar con la correspondiente asignacin de recursos
presupuestales para su ejecucin, aprobada por el titular de la entidad, encontrndose
protegidos por el principio de reserva.
Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes
correspondientes, los mismos que se formularn para el mejoramiento de la gestin de
la entidad, incluyendo el sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se
hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se
encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.
Artculo 11.- Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control
Las acciones de control que efecten los rganos del sistema no sern concluidas sin
que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas la oportunidad de
conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran
incursos, salvo en los casos justificados sealados en las normas reglamentarias.
Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean stas de
naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y
aqullas competentes de acuerdo a ley, adoptarn inmediatamente las acciones para
el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva
sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aqullas de orden legal que
consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada.
Las sanciones se imponen por el titular de la entidad y, respecto de ste en su caso,
por el organismo o sector jerrquico superior o el llamado por ley.
TTULO II
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
CAPTULO I
CONCEPTO Y CONFORMACIN DEL SISTEMA
Artculo 12. Definicin
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de rganos de control, normas, mtodos
y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y
desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.
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CAPTULO III
RGIMEN ECONMICO DE LA CONTRALORA GENERAL
Artculo 34.- Autonoma econmica
La Contralora General goza de autonoma econmica, administrativa y financiera para
el cumplimiento eficaz de sus funciones, en cuya virtud, elabora, aprueba y ejecuta su
presupuesto anual en el monto que corresponda a sus necesidades institucionales,
para su aprobacin por el Congreso de la Repblica.
La atencin de requerimientos de acciones de control no programadas que deban
ejecutarse por razones de inters nacional demandar la asignacin de los
correspondientes recursos presupuestales adicionales.
Para garantizar el cumplimiento de sus objetivos institucionales, la Contralora General
se encuentra exonerada de la aplicacin de las normas que establezcan restricciones
y/o prohibiciones a la ejecucin presupuestaria.
La modificacin de lo dispuesto en este prrafo requerir de expresa mencin en una
norma de similar rango a la presente ley.
Artculo 35.- Financiamiento del presupuesto
El presupuesto de la Contralora General se financia con recursos del Tesoro Pblico y
dems fuentes de financiamiento, incorporados al mismo por el titular del pliego,
estableciendo mediante Resolucin de Contralora la normativa relativa a la
administracin de sus recursos.
Son recursos de la Contralora General:
a) Los que genere como consecuencia de la prestacin de servicios de capacitacin
tcnica, venta de publicaciones y otros compatibles con su funcin.
b) Los que reciba en donacin o en virtud de convenios de cooperacin tcnica
nacional y/o internacional.
c) Los ingresos que genere la inscripcin, designacin y supervisin de sociedades
de auditora, cuyos montos sern fijados por la Contralora General.
d) Los montos recaudados por concepto de aplicacin de sanciones impuestas por la
Contralora General.
e) Los ingresos que genere el cobro de los derechos de tramitacin y evaluacin por
el ejercicio del control previo establecido por Ley.
f) Otros que se establezcan por Ley.
CAPTULO IV
RGIMEN DE PERSONAL DE LA CONTRALORA GENERAL
Artculo 36.- Rgimen laboral
El personal de la Contralora General se encuentra sujeto al rgimen laboral de la
actividad privada. La administracin de personal se regir por lo normado en la
presente Ley, el Reglamento Interno de Trabajo y dems disposiciones dictadas por el
Contralor General de la Repblica.
Artculo 37.- Poltica remunerativa
La poltica remunerativa y beneficios de toda ndole de la Contralora General sern
aprobados por el Contralor General conforme al artculo 34 de la presente Ley.
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CAPTULO V
DESCONCENTRACIN DE LA CONTRALORA GENERAL
Artculo 38.- rganos desconcentrados
La Contralora General cuenta con Oficinas Regionales de Control como rganos
desconcentrados en el mbito nacional, con el objeto de optimizar la labor de control
gubernamental y cuyo accionar contribuir activamente con el cumplimiento de los
objetivos del proceso de descentralizacin del pas, encontrndose facultada para
establecer oficinas adicionales, en ejercicio de su autonoma administrativa y de
acuerdo con el avance gradual del referido proceso.
Dichos rganos desconcentrados tienen como finalidad planear, organizar, dirigir,
ejecutar y evaluar las acciones de control en las entidades descentralizadas bajo su
mbito de control. Las competencias funcionales y su mbito de accin sern
establecidos en las disposiciones que para el efecto emita la Contralora General.
CAPTULO VI
CONTROL DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLCIA NACIONAL
Artculo 39.- rganos de auditora interna
Sin perjuicio de las Inspectoras Generales del Ejrcito, Marina de Guerra, Fuerza
Area, y de la Polica Nacional, cuyas competencias se circunscriben a asuntos
netamente castrenses y disciplinarios, dichas Instituciones contarn dentro de su
estructura organizativa con un rgano de Auditora Interna encargado de efectuar
exclusivamente el control de la gestin administrativa, econmica y financiera de los
recursos y bienes del Estado asignados, de conformidad con las normas del Sistema
Nacional de Control.
Artculo 40.- Designacin y funciones de las Jefaturas de los rganos de
Auditora Interna de las Fuerzas Armadas y Polcia Nacional.
Las Jefaturas de los rganos de Auditora Interna de las Fuerzas Armadas y Polica
Nacional son designadas por el Contralor General de la Repblica.
Las Jefaturas de los rganos de Auditora Interna para el cumplimiento de sus
funciones de control, responden directamente al Contralor General de la Repblica,
con arreglo a las normas del Sistema Nacional de Control.
Debiendo, para su separacin del cargo, sujetarse a lo previsto en el artculo 19 de la
Ley.
CAPTULO VII
POTESTAD SANCIONADORA DE LA CONTRALORA GENERAL
Artculo 41.- Facultad sancionadora
En cumplimiento de su misin y atribuciones, la Contralora General tiene la facultad
de aplicar directamente sanciones por la comisin de las infracciones que hubieren
cometido las entidades sujetas a control, sus funcionarios y servidores pblicos, las
sociedades de auditora y las personas jurdicas y naturales que manejen recursos y
bienes del Estado, o a quienes haya requerido informacin o su presencia con relacin
a su vinculacin jurdica con las entidades.
Dicha facultad se ejerce con observancia de los principios de legalidad y debido
procedimiento.
Artculo 42.- Infracciones
Constituyen infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contralora General:
a) La obstaculizacin o dilatacin para el inicio de una accin de control.
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DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera.- Vigencia de la ley
La presente ley entra en vigencia al da siguiente de su publicacin en el Diario Oficial
El Peruano.
Segunda.- Regulacin transitoria
El proceso integral de control iniciado antes de la entrada en vigor de la presente ley
se regir por la normativa anterior hasta su conclusin.
Tercera.- Designacin de jefaturas de rganos de auditora interna
La aplicacin de las disposiciones contenidas en los artculos 19 y 40 de la ley, se
efectuar en forma progresiva, en funcin a la disponibilidad presupuestal asignada a
la Contralora General, con arreglo a los procedimientos y requisitos que para el efecto
dictar el rgano contralor.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- Arancel de gastos y costas procesales.
La Contralora General aprobar el arancel de gastos y costas procesales de los
procedimientos coactivos.
Segunda.- Derogacin normativa
Derganse el Decreto Ley N 26162, la Ley N 27066, el Decreto Legislativo N 850 y
su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N 137-96-EF, y los Artculos 22 y 23
de la Ley N 27312.
Tercera.- Escuela Nacional de Control
La Escuela Nacional de Control, en su condicin de entidad educativa, est facultada
para otorgar grados acadmicos de magster y de segunda especializacin en control
gubernamental, para lo cual queda comprendida en el Artculo 99 de la Ley N 23733,
Ley Universitaria.
La Contralora General definir su funcionamiento acadmico, administrativo y
econmico.
Cuarta.- Reserva tributaria y secreto bancario
La Contralora General de la Repblica formular ante el juez competente, el pedido de
levantamiento de la reserva tributaria y del secreto bancario.
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El juez con resolucin motivada, siempre que se refiera al caso investigado, resuelve el
pedido formulado, en un plazo no mayor a los 15 das de formulada la solicitud; bajo
responsabilidad.
Quinta.- Reserva de identidad
Inclyase dentro de los alcances del literal a) del Artculo 47 del Decreto Legislativo N
861, Ley de Mercado de Valores, los pedidos formulados por la Contralora General en
el ejercicio regular de sus funciones y con especfica referencia a un proceso de
control determinado.
Sexta.- Apoyo de entidades en el ejercicio del control
La Polica Nacional asignar personal a fin de conformar la Polica Adscrita a la
Contralora General y el Ministerio Pblico asignar una Fiscala Provincial Ad Hoc,
para que en forma conjunta participen coadyuvando al mejor cumplimiento del control
gubernamental.
Asimismo, cualquier entidad sujeta a control por el Sistema deber prestar la ayuda
requerida por la Contralora General, bajo responsabilidad del Titular.
Stima.- Control gubernamental en gobiernos locales y entidades pblicas en
funcin al presupuesto asignado:
La Contralora General regular el ejercicio del control gubernamental en los
Gobiernos Locales y entidades pblicas, cuyo presupuesto asignado no exceda el
importe que ser establecido anualmente, en funcin a parmetros objetivos tales
como: ndices de pobreza, situacin geogrfica, capacidad de generar ingresos
propios, entre otros.
Octava.- Acogimiento a rgimen de excepcin para establecimiento de derechos
La Contralora General se encuentra acogida al rgimen de excepcin para el
establecimiento de derechos de tramitacin superiores a una UIT para el ejercicio del
control previo establecido por Ley.
Novena.- Definiciones bsicas
Constituyen definiciones bsicas para efectos de esta Ley, las siguientes:
Autonoma Administrativa.- Es la atribucin conferida para el dictado de la normativa
que regula el funcionamiento de la institucin, en cuanto a la elaboracin de su
estructura organizativa y sobre aspectos logsticos y de recursos humanos.
Autonoma Funcional.- Potestad para el ejercicio de las funciones que le asigna la
Constitucin y la Ley, que implica disposicin de la facultad de elaborar sus informes y
programas de auditora, eleccin de los entes auditados, libertad para definir sus
puntos ms esenciales de auditora y de aplicar las tcnicas y mtodos de auditora
que considere pertinentes.
Autonoma Econmica.- La seguridad de contar con una asignacin presupuestal
suficiente que le permita el cumplimiento eficaz de las funciones que le encomienda la
Constitucin y la Ley.
Autonoma Financiera.- Facultad de solicitar directamente al organismo competente
los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo
al presupuesto anual aprobado por el Congreso de la Repblica, ante quien rendir
cuenta de su ejecucin.
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En Lima, a los trece das del mes de julio de dos mil dos.
CARLOS FERRERO
Presidente del Congreso de la Repblica
HENRY PEASE GARCA
Primer Vicepresidente del Congreso de la Repblica
AL SEOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintids das del mes de julio del ao dos mil
dos.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
LUIS SOLARI DE LA FUENTE
Presidente del Consejo de Ministros
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b. AUDITORA DE GESTIN
Su objetivo es evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los
recursos pblicos, as como el desempeo de los servidores y funcionarios del Estado
respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se estn
logrando los resultados o beneficios previstos por la legislacin presupuestal o por la
entidad que haya aprobado el programa o la inversin correspondiente. La auditora de
gestin puede tener, entre otros, los siguientes propsitos:
1. Determinar si la entidad requiere, protege y emplea sus recursos de manera
econmica y eficiente.
2. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.
3. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y
el grado en que produce los resultados deseados.
Generalmente, al trmino de una auditora de gestin el auditor no expresa una opinin
sobre el nivel integral de dicha gestin o el desempeo de los funcionarios. Por tanto,
estas normas no prevn que se exija al auditor una opinin de esa naturaleza. Sin
embargo, el auditor deber presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto
a la magnitud y calidad de la gestin y desempeo, as como en relacin con los
procesos, mtodos y controles internos especficos, cuya eficiencia y eficacia
considera susceptible de mejorarse. Si estima que existen posibilidades de mejora, el
auditor deber recomendar las medidas correctivas apropiadas.
c. EXAMEN ESPECIAL
Se denomina examen especial a la auditora que puede comprender o combinar la
auditora financiera -de un alcance menor al requerido para la emisin de un dictamen
de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas- con la auditora de
gestin- destinada, sean en forma genrica o especfica, a la verificacin del manejo
de los recursos presupuestarios de un perodo dado-, as como al cumplimiento de los
dispositivos legales aplicables.
Tambin tiene como objetivos especficos, entre otros, determinar si la programacin y
formulacin presupuestaria se ha efectuado en funcin de las metas establecidas en
los planes de trabajo de la entidad, evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de la
ejecucin del presupuesto en relacin a las disposiciones que lo regulan y al
cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, as como determinar la eficiencia,
confiabilidad y la oportunidad con que se evala el presupuesto de las entidades.
Asimismo, se efectan exmenes especiales para investigar denuncias de diversa
ndole y ejercer el control de las donaciones recibidas, as como de los procesos
licitarios, del endeudamiento pblico y cumplimiento de contratos de gestin
gubernamental, entre otros.
El examen especial es efectuado por la Contralora General de la Repblica y por los
rganos de auditoria interna del sistema, como parte del alcance del trabajo necesario
para emitir el informe anual sobre la Cuenta General de la Repblica preparada por la
Contadura Pblica de la Nacin.
NORMAS GENERALES
1.10 Entrenamiento tcnico y capacidad profesional.
1.20 Independencia.
1.30 Cuidado y esmero profesional.
1.40 Confidencialidad.
1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas.
1.60 Control de calidad.
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Implica tambin que basndose en su buen juicio aplique correctamente las pruebas y
dems procedimientos de auditora y evale los resultados para la preparacin del
informe correspondiente.
El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y habilidad necesaria a base de la
prctica constante, bajo supervisin adecuada y entrenamiento permanente.
Los niveles jerrquicos superiores cautelarn que el personal a su cargo mantenga un
desempeo y conducta funcional acorde con las normas que rigen el Sistema Nacional
de Control. En caso de apreciar un incumplimiento o transgresin debern informar a
los funcionarios competentes sobre dichos actos a fin que se apliquen las
correspondientes medidas correctivas.
NAGU.1.40 Confidencialidad
El auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la informacin
que conozca en el transcurso de su trabajo.
La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los
resultados de la auditora, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de
conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional.
Solo podr acceder a la informacin relacionada con el examen, el personal vinculado
directamente con la direccin y ejecucin del trabajo de auditora.
En los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecern
polticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad.Esta obligacin subsistir
an despus de cesar en sus funciones.
El auditor gubernamental debe desarrollar su actividad profesional de acuerdo a los
correspondientes Cdigos de tica Profesional.
NAGU. 1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas
Integrarn el equipo de auditora, en calidad de apoyo, los profesionales y/o
especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditora
gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del
examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirn en el Informe o
como anexos al mismo.
Los profesionales y/o especialistas, son personas naturales o jurdicas, que poseen
idoneidad, conocimiento y experiencia en determinado campo tcnico distinto al
ejercicio de la auditora gubernamental, cuyos servicios podrn ser utilizados de
acuerdo a los objetivos y alcance del examen.
Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor,
previamente a su incorporacin, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en
sus respectivas especialidades.
Ejercern su labor bajo la direccin del auditor encargado, estando obligados, bajo
responsabilidad, a sujetar su accionar a las normas de auditora gubernamental en lo
que resulte aplicable.
Peridicamente presentarn avances de su trabajo, debiendo al trmino del mismo
alcanzar un informe documentado que incluya las respectivas conclusiones,
observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la
normativa vigente.
NAGU. 1.60 Control de calidad
La Contralora General de la Repblica, los rganos de auditora interna conformantes
del Sistema Nacional de Control y las sociedades de auditora designadas deben
establecer y mantener un adecuado sistema interno de control de calidad que permita
ofrecer seguridad razonable de que la auditora se ejecuta en concordancia con los
objetivos, polticas, normas y procedimientos de auditora gubernamental.
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Planificacin general
Planificacin especfica
Programas de auditora
Archivo permanente
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Los planes anuales de auditora sern flexibles a fin de permitir cambios que previa
autorizacin considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias.
Los citados planes sern objeto de consolidacin en el denominado Plan Nacional
Anual de Auditora Gubernamental y sern elaborados de conformidad con los
objetivos y lineamientos de poltica institucional aprobados por la Contralora General.
La estructura del contenido de los planes guardar armona con los objetivos y
lineamientos de Poltica Institucional del Plan Nacional que apruebe la Contralora
General de la Repblica.
La Contralora General y los rganos de auditora interna conformantes del sistema
evaluarn peridicamente la ejecucin de los planes anuales de auditora, formulando
el correspondiente informe.
LIMITACIONES AL ALCANCE
Las sociedades de auditora estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma
debido a la naturaleza de su designacin por la Contralora General de la Repblica.
NAGU. 2.20 Planificacin especfica (*)
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la
realizacin de una auditora de alta calidad y debe estar basado tanto en el
conocimiento de la actividad que desarrolla la entidad a examinar como de las
disposiciones legales que la afectan.
La planificacin de una auditora implica desarrollar una estrategia general para su
conduccin a fin de asegurar que el auditor tenga un cabal conocimiento y
comprensin de las actividades, sistemas de control e informacin y disposiciones
legales aplicables a la entidad que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditora
as como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos a aplicar.
La planificacin de la auditora debe incluir la evaluacin de los resultados de la
gestin de la entidad a examinar en relacin a los objetivos, metas y programas
previstos.
La informacin que necesita para planificar la auditora vara de acuerdo con los
objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen. En determinados casos se
puede realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para
ejecutar el trabajo de campo. El estudio preliminar constituye un mtodo de apoyo
eficaz para seleccionar las reas especficas donde se va a practicar la auditora y
para obtener informacin que habr de utilizarse en la planificacin. Es un proceso que
permite conseguir rpidamente informacin sobre la organizacin, programas,
actividades y funciones de la entidad, aunque sin someterla a una verificacin
detallada.
Al concluir la recoleccin y estudio de informacin el auditor documentar su trabajo
mediante:
a. Descripcin de las actividades de la entidad resumidas en los papeles de trabajo,
sustentadas con la documentacin obtenida de la entidad, como flujogramas sobre
los procedimientos de las reas ms significativas, etc.
b. Emisin de un memorndum de planificacin cuya estructura bsica contendr:
* Objetivos del examen, que son los resultados que se espera alcanzar.
* Alcance del examen, es decir, el grado de extensin de las labores de auditora que
incluye reas, aspectos y perodos a examinar.
* Descripcin de las actividades de la entidad.
* Normativa aplicable a la entidad, especialmente relacionada con las reas materia de
evaluacin.
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b)
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que suministre los fondos para obtener y/o verificar informacin relacionada con las
normas pertinentes.
Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables,
el auditor debe planificar la auditora en tal forma que tenga una razonable seguridad
de que se descubrirn posibles abusos o actos ilcitos que puedan influir
significativamente en los resultados de la auditora.
El auditor no necesariamente est capacitado para investigar actos ilcitos de ciertos
tipos que por su especializacin o complejidad competen a las autoridades
responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las leyes
correspondientes. No obstante, est obligado a conocer las caractersticas y tipos de
riesgos potenciales del rea auditada y de los actos ilcitos que puedan ocurrir en ella
para que est en posibilidad de identificar los indicios de que esos actos puedan haber
ocurrido.
La ejecucin de una auditora de conformidad con las normas de auditora
gubernamental no ser garanta que habrn de descubrirse todos los abusos o actos
ilcitos. El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el perodo que
haya sido objeto de la auditora, tampoco significar, necesariamente, que el
desempeo del auditor fue inadecuado, a condicin de que la auditora se haya
efectuado de acuerdo con las normas de auditora gubernamental establecidas.
NAGU. 3.30 Supervisin del trabajo de auditora (*)
El trabajo de auditora debe ser apropiadamente supervisado para mejorar su calidad y
cumplir los objetivos propuestos.
(*) Norma de auditora generalmente aceptada.
La supervisin es un proceso tcnico que consiste en dirigir y controlar la auditora
desde su inicio hasta la aprobacin del informe por el nivel competente.
En la auditora gubernamental, la supervisin ser ejercida por el auditor encargado, el
supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con el proceso
del examen.
La supervisin se aplicar al planificar, ejecutar y elaborar el correspondiente informe
de auditora. Se debe dejar evidencia de la labor de supervisin que permita establecer
la oportunidad y el aporte tcnico al trabajo de auditora.
La cantidad de trabajos de auditora a supervisar depender de los objetivos y alcance
de la auditora, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia de
las entidades a examinar.
NAGU. 3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante (*)
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la
aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan
fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al
organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de la auditora.
(*) Norma de auditora generalmente aceptada.
La evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla los requisitos
bsicos de suficiencia, competencia y relevancia.Los papeles de trabajo debern
mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.
CARACTERSTICAS DE LA EVIDENCIA
a. Suficiencia
Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta sustentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor. La evidencia ser suficiente cuando por
los resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor podr adquirir
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LA
EVIDENCIA
PROVENIENTE
DE
SISTEMAS
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Para los efectos de estas normas los hallazgos de auditora se refieren a presuntas
deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de
procedimientos de auditora.
El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos de auditora y constarn en
los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados.
En los hallazgos de auditora a ser comunicados se deber considerar: condicin y
criterio.
La comunicacin de los hallazgos de auditora es el proceso mediante el cual el
auditor, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, cumple en
forma oportuna con dar a conocer a las personas comprendidas en las mismas, estn
o no prestando servicios en la entidad examinada para brindarles la oportunidad de
presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados.
En la redaccin de los hallazgos, el auditor debe utilizar lenguaje sencillo y fcilmente
entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.
La comunicacin se efecta por escrito en forma reservada y directa, debiendo
acreditarse su recepcin. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en
los hallazgos materia de comunicacin, sern notificadas a travs del Diario Oficial El
Peruano u otro de mayor circulacin de la localidad en que se encuentre la entidad
auditada.
La responsabilidad de la comunicacin de hallazgos de auditora y la oportuna
evaluacin de las aclaraciones o comentarios recibidos competen al auditor encargado
y al supervisor de auditora.
El plazo para la entrega de las aclaraciones o comentarios ser establecido a juicio del
auditor encargado, de acuerdo a las disposiciones correspondientes.
En la parte introductoria del informe se consignar un prrafo sobre el cumplimiento de
la presente NAGU, bajo el rubro de "COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE
AUDITORA". Para los efectos de la NAGU 4.40- CONTENIDO DEL INFORME, en su
numeral A.4) se tendr presente lo establecido en este prrafo.
NAGU 3.70 Carta de representacin
El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel gerencial
competente de la entidad auditada.
La carta de representacin es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial
competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposicin del auditor la
informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el
perodo bajo examen y hasta la fecha de terminacin del trabajo de campo.
Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado
requerimiento, dicha situacin se revelar en el informe de auditora.
NORMAS PARA EL INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL
4.10 Forma escrita.
4.20 Oportunidad del informe.
4.30 Presentacin del informe.
4.40 Contenido del informe.
4.50 Informe especial.
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de acuerdo con los atributos (condicin, criterio, causa y efecto) que se considere de
inters para la entidad examinada.
Cada observacin deber redactarse en forma narrativa, teniendo en cuenta para su
presentacin los aspectos siguientes:
a. Sumilla
Se refiere al ttulo que utiliza el hecho observado.
b. Condicin
Este trmino se refiere a la descripcin de la situacin irregular o deficiencia hallada,
cuyo grado de desviacin debe ser demostrada.
c. Criterio
Son las normas transgredidas de carcter legal, operativo o de control que regula el
accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentacin de la
observacin debe citar especficamente la normativa pertinente y el texto aplicable de
la misma.
d. Causa
Es la razn fundamental por la cual ocurri la condicin o el motivo por el que no se
cumpli el criterio o norma. Su identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional
del auditor y es necesaria para el desarrollo de una recomendacin constructiva que
prevenga la recurrencia de la condicin.
e. Efecto
Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que ocasiona el hallazgo,
indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administracin que
tome las acciones requeridas para corregir la condicin. Siempre y cuando sea
posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificacin del efecto.
4. Al trmino del desarrollo de cada observacin, se indicarn de modo sucinto los
descargos que presenten las personas comprendidas en la misma, as como la
opinin del auditor despus de evaluar los hechos observados y los descargos
recibidos.
5. Si durante el examen el auditor aprecia logros notables en la entidad auditada y que
tengan relacin con el alcance y objetivos de la auditora, a su juicio podr decidir su
inclusin en los comentarios del informe.
6. Tratndose de la existencia de posibles delitos el auditor debe deslindar y
determinar el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados,
contando para ello con una adecuada coordinacin con la asesora legal.
IV. Recomendaciones
Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la administracin de la
entidad examinada, orientadas a promover la superacin de las observaciones o
hallazgos emergentes de la evaluacin de la gestin. Sern dirigidas a los funcionarios
pblicos que tengan competencia para disponer su aplicacin.
El informe debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en los
hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la adopcin de correctivos que
posibiliten mejorar significativamente la gestin y/o el desempeo de los funcionarios y
servidores pblicos, con nfasis en el logro de los objetivos, metas y programas de la
entidad auditada dentro de parmetros de economa, eficiencia y eficacia.
Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los
problemas observados, se referirn a acciones especficas y estarn dirigidas a
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Se codificaron en 1995.
Comprenden 36 secciones sobre normas.
Emitidas por la Federacin Internacional de Contadores (IFAC)
Comprenden 10 secciones sobre prcticas.
Constituye un esfuerzo para la armonizacin mundial de la auditora.
Estas normas tienen que ver con la calidad y el juicio profesional del auditor
independiente y en la emisin del informe.
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Por otro lado debemos de sealar que las NIA no prevalecen sobre las regulaciones
locales en un pas en particular (NAGU) al grado tal que en que las NIA concuerdan
con las regulaciones locales sobre un asunto en particular.
CLASIFICACIN
A. Asuntos generales
Objetivos y principios bsicos que rigen la auditora de EE. FF.
Objetivos y alcance en la realizacin de una auditora, la norma describe la
responsabilidad de la gerencia sobre los EE. FF., as como el objetivo y el
alcance general de la auditoria de los EE. FF. de la entidad que lleva a cabo el
auditor.
Compromiso de Auditora
Cartas de compromiso en auditora, describe la carta compromiso que el
auditor dirige al cliente, documentando y confirmando la aceptacin del auditor
a la designacin que se le ha hecho, as como el alcance del trabajo por
realizar, el alcance de sus responsabilidades y el tipo de dictamen que va a
emitir.
Control de calidad del trabajo de auditora.
Documentacin.
Fraude y error.
Las leyes y reglamentos en la auditora a los EE. FF.
B. Planeamiento
Planeamiento
Conocimiento del negocio
Conocimiento del giro o actividad de la entidad por auditar.
La materialidad en la auditora.
C. Control interno
Evaluacin del riesgo y control interno.
Auditora en ambientes de sistemas de informacin computarizadas (SIC)
Consideraciones de auditora relacionadas con compaas que usan los
servicios de otras organizaciones.
D. Evidencia de auditora
Evidencia de auditora
Evidencia de auditora: consideraciones adicionales
Para partidas adicionales
Trabajos iniciales- balance de apertura
Procedimientos analticos
Muestreo
Muestreo de auditora
Auditora de estimaciones contables
Partes vinculadas (filiales)
Hechos subsecuentes
Empresa en marcha
Representaciones o manifestaciones de la administracin
E. Utilizacin del trabajo de otros
Utilizacin del trabajo de otro auditor
Consideraciones del trabajo de auditora interna
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la Repblica de Per (CGR), aprob en el ao 1992 las Directrices para las normas de
control interno. Este documento establece los siguientes lineamientos generales para
la formulacin de las normas de control interno:
Se define al control interno como un instrumento de gestin que se utiliza para
proporcionar una garanta razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos
por el titular o funcionario designado
Se precisa que la estructura de control interno es el conjunto de los planes, mtodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de direccin que posee una
institucin para ofrecer una garanta razonable de que se cumplen los siguientes
objetivos:
(i) Promover las operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces as
como los productos y servicios con calidad, de acuerdo con la misin de la
institucin.
(ii) Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala
gestin, error y fraude.
(iii) Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la direccin
(iv) Elaborar y mantener datos financieros y de gestin fiables presentados correcta
y oportunamente en los informes.
Debe formularse y promulgarse una definicin amplia de la estructura de control
interno, de los objetivos a alcanzar y de las normas a seguir en la concepcin de
tales estructuras
La necesidad de hacer una clara distincin entre dichas normas y los procedimientos
especficos a ser implantados por cada institucin
La responsabilidad de la direccin por la aplicacin y vigilancia de los controles
internos especficos necesarios para sus operaciones, por ser stos un instrumento
de gestin, para los cuales se debe disponer de planes de evaluacin peridica.
La competencia de la EFS en la evaluacin de los controles internos existentes en
las entidades fiscalizadas.
Asimismo, dos aos antes, en 1990 se haba publicado el documento Control Interno
Marco Integrado (Internal Control Integrated Framework, Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comisin, 1990) elaborado por la Comisin Nacional
sobre Informacin Financiera Fraudulenta -conocida como la Comisin Treadway. Los
miembros de dicho grupo fueron: (i) el Instituto Americano de Contadores Pblicos
Certificados, (ii) la Asociacin Americana de Profesores de Contabilidad, (iii) el Instituto
de Ejecutivos de Finanzas, (iv) el Instituto de Auditores Internos, y (v) el Instituto de
Contadores Gerenciales. El conjunto de sus representantes adopt el nombre de
Comit de Organismos Patrocinadores-COSO.
El Informe COSO incorpor en una sola estructura conceptual los distintos enfoques
existentes en el mbito mundial y actualiz los procesos de diseo, implantacin y
evaluacin del control interno. Asimismo, define al control interno como un proceso que
constituye un medio para lograr un fin, y no un fin en s mismo. Tambin seala que es
ejecutado por personas en cada nivel de una organizacin y proporciona seguridad
razonable para la consecucin de los siguientes objetivos: (i) eficacia y eficiencia en
las operaciones, (ii) confiabilidad en la informacin financiera, y (iii) cumplimiento de
las leyes y regulaciones. Este control debe ser construido dentro de la infraestructura
de la entidad y debe estar entrelazado con sus actividades de operacin.
Se indica que el control interno est compuesto por cinco componentes
interrelacionados: (i) ambiente de control, (ii) evaluacin de riesgos, (iii) actividades de
control, (iv) informacin y comunicacin, y (v) monitoreo (supervisin).
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En julio de 1998, la CGR emiti las normas tcnicas de control interno para el sector
pblico, aprobadas mediante R. C. N 072-98-CG del 26 de junio de 1998, con los
siguientes objetivos: (i) servir de marco de referencia en materia de control interno, (ii)
orientar la formulacin de normas especficas para el funcionamiento de los procesos
de gestin e informacin gerencial, (iii) proteger y conservar los recursos de la entidad,
(iv) controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones como parte de los
programas y presupuestos autorizados, (v) permitir la evaluacin posterior de la
efectividad, eficiencia y economa de las operaciones, y (vi) orientar y unificar la
aplicacin del control interno en las entidades pblicas. Dichas normas tuvieron
inicialmente el siguiente contenido:
Normas generales de control interno.
Normas de control interno para la administracin financiera gubernamental.
Normas de control interno para el rea de abastecimiento y activos fijos.
Normas de control interno para el rea de administracin de personal.
Normas de control interno para sistemas computarizados.
Normas de control interno para el rea de obras pblicas.
Posteriormente, la CGR incorpor mediante R.C. N 123-2000-CG del 23 de junio de
2000 y R.C. N 155-2005-CG del 30 de marzo de 2005, respectivamente, las normas
siguientes:
Normas de control interno para una cultura de integridad, transparencia y
responsabilidad en la funcin pblica
Normas de control interno ambiental.
Cabe sealar que las dos ltimas partes fueron incorporadas en junio del 2000 y marzo
del 2005, respectivamente.
En septiembre del 2004, el COSO emite el documento Gestin de Riesgos
Corporativos - Marco Integrado, promoviendo un enfoque amplio e integral en
empresas y organizaciones gubernamentales. Asimismo este enfoque ampla los
componentes propuestos en el Control Interno Marco Integrado a ocho componentes
a saber: (i) ambiente interno, (ii) establecimiento de objetivos, (iii) identificacin de
eventos, (iv) evaluacin de riesgos, (v) respuesta a los riesgos, (vi) actividades de
control, (vii) informacin y comunicacin, y (viii) supervisin.
Igualmente, en el XVIII INCOSAI, realizado el 2004 en Budapest, se aprob la Gua
para las normas de control interno del sector pblico, que define el control interno
como un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y esta diseado
para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la
consecucin de la misin de la entidad se alcanzarn los siguientes objetivos
gerenciales:
Ejecucin ordenada, tica, econmica, eficiente y efectiva de las operaciones.
Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Salvaguarda de los recursos para evitar prdidas, mal uso y dao.
En Per, el marco ms reciente para el control gubernamental lo proporciona la Ley N
27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la
Repblica, vigente a partir del 24.JUL.2002, que establece las normas que regulan el
24 de julio de 2002 mbito, organizacin y atribuciones del Sistema Nacional de
Control (SNC) y de la CGR.
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Acorde con los nuevos enfoques del control gubernamental, la Ley N 27785, (artculo
6) establece que el mismo consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los
actos y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia,
transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as
como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes
de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de
su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas
pertinentes. Asimismo, dicha norma precisa que el control gubernamental es interno y
externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente.
La Ley N 27785 procura responder a los requerimientos y necesidades del sector
pblico, entendiendo que resulta bsica la priorizacin del control dentro de la
administracin, para su mejora, Para ello se involucra a las propias entidades en la
cautela del patrimonio pblico, tal como seala el artculo 7: El control interno
comprende las acciones de cautela previa, simultnea y de verificacin posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la gestin de sus recursos,
bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente
La CGR de acuerdo a ello, consider de trascendental importancia la emisin de una
ley de control interno que regulara especficamente el establecimiento, funcionamiento,
mantenimiento, perfeccionamiento y evaluacin del sistema de control interno en las
entidades del Estado en la Ley N 28716, Ley de Control Interno de las entidades del
Estado, aprobada por el Congreso de la Repblica y publicada el 18.ABR.2006, con el
propsito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con
acciones y actividades de control previo, simultneo y posterior, contra los actos y
prcticas indebidos o de corrupcin, buscando el debido y transparente logro de los
fines, objetivos y metas institucionales.
Esta Ley establece en su artculo 10 que corresponde a la CGR dictar la normativa
tcnica de control que oriente la efectiva implantacin, funcionamiento y evaluacin del
control interno en las entidades del Estado. Dichas normas constituyen lineamientos,
criterios, mtodos y disposiciones para la aplicacin o regulacin del control interno en
las principales reas de la actividad administrativa u operativa de las entidades,
incluidas las relativas a la gestin financiera, logstica, de personal, de obras, de
sistemas computarizados y de valores ticos, entre otras, correspondiendo, a partir de
dicho marco normativo, a los titulares de las entidades emitir las normas especficas
aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y funciones.
2. BASE LEGAL Y DOCUMENTAL
Las normas de control interno tienen como base legal y documental la siguiente
normativa y documentos internacionales:
Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica.
Manual de Auditora Gubernamental, aprobado mediante R.C. N 152-98-CG
Internal Control Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Comision, 1990
Gua para las normas de control interno del sector pblico, INTOSAI, 1994.
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6. EMISIN Y ACTUALIZACIN
La CGR, en su calidad de organismo rector del SNC, es la competente para la emisin
o modificacin de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector
pblico sujetas a su mbito, con el fin de que orienten la efectiva implantacin,
funcionamiento y evaluacin del control interno en las entidades del Estado.
7. ESTRUCTURA
Las Normas de Control Interno tienen la siguiente estructura:
Cdigo: es la numeracin correlativa que se le asigna a cada norma
Ttulo: es la denominacin breve de la norma
Sumilla: es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse
en cada entidad
Comentario: es la explicacin sintetizada de la norma que describe aquellos criterios
que faciliten su implantacin en las entidades pblicas.
8. CARACTERSTICAS
Las Normas de Control Interno tienen como caractersticas principales ser:
Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los
sistemas administrativos, as como con otras disposiciones relacionadas con el
control interno.
Compatibles con los principios del control interno, principios de administracin y las
normas de auditora gubernamental emitidas por la CGR
Sencillas y claras en su redaccin y en la explicacin sobre asuntos especficos
Flexibles, permitiendo su adecuacin institucional y actualizacin peridica, segn
los avances en la modernizacin de la administracin gubernamental.
II. MARCO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
1. DEFINICIN Y OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
Es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una
entidad, diseado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que,
en la consecucin de la misin de la entidad, se alcanzarn los siguientes objetivos
gerenciales:
(i) Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de
la entidad, as como la calidad de los servicios pblicos que presta.
(ii) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
prdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general, contra
todo hecho irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos.
(iii) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
(iv) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.
(v) Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales
(vi) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores pblicos de rendir
cuentas por los fondos y bienes pblicos a su cargo o por una misin u objetivo
encargado y aceptado.
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5
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Comentarios:
1 Se entiende por administracin estratgica al proceso de planificar, con
componentes de visin, misin, metas y objetivos estratgicos. En tal sentido, toda
entidad debe buscar tender a la elaboracin de sus planes estratgicos y
operativos gestionndolos. En una entidad sin administracin estratgica, el control
interno carecera de sus fundamentos ms importantes y slo se limitara a la
verificacin del cumplimiento de ciertos aspectos formales.
2 El anlisis de la situacin y del entorno debe considerar, entre otros elementos de
anlisis, los resultados alcanzados, las causas que explican los desvos con
respecto de lo programado, la identificacin de las demandas actuales y futuras de
la ciudadana.
3 Los productos de las actividades de formulacin, cumplimiento, seguimiento y
evaluacin deben estar formalizadas en documentos debidamente aprobados y
autorizados, con arreglo a la normativa vigente respectiva. El titular o funcionario
designado debe difundir estos documentos tanto dentro de la entidad como a la
ciudadana en general.
1.4. Estructura organizacional
El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura
organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento
de sus objetivos y a la consecucin de su misin.
Comentarios:
1
3 Las entidades pblicas, de acuerdo con la normativa vigente emitida por los
organismos competentes, deben disear su estructura orgnica, la misma que no
solo debe contener unidades sino tambin considerar los procesos, operaciones,
tipo y grado de autoridad en relacin con los niveles jerrquicos, canales y medios
de comunicacin, as como las instancias de coordinacin interna e
interinstitucional que resulten apropiadas. El resultado de toda esta labor debe
formalizarse en manuales de procesos, de organizacin y funciones y
organigramas.
4 La dimensin de la estructura organizativa estar en funcin de la naturaleza,
complejidad y extensin de los procesos, actividades y tareas, en concordancia con
la misin establecida en su ley de creacin.
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Comentarios:
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Contenido
2.1. Planeamiento de la gestin de riesgos
2.2. Identificacin de los riesgos
2.3. Valoracin de los riesgos
2.4. Respuesta al riesgo.
NORMAS BSICAS PARA LA EVALUACIN DE RIESGOS
2.1. Planeamiento de la administracin de riesgos
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e
interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad
impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, mtodos de
respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la obtencin de los
recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.
Comentarios:
1
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Las tcnicas cuantitativas son usadas para analizar numricamente el efecto de los
riesgos identificados en los objetivos. La seleccin de las tcnicas debe reflejar el
nivel de precisin requerido y la cultura de la unidad de negocios.
La administracin debe usar mtricas de desempeo para determinar en qu
medida se estn logrando los objetivos. Puede ser til usar la misma unidad de
medida cuando se considera el impacto potencial de un riesgo para el logro de un
objetivo especfico. La entidad puede valorar la manera cmo los riesgos se
correlacionan positivamente, combinan e interactan para crear probabilidades o
impactos significativamente diferentes. Si bien el impacto individual puede ser bajo,
una correlacin positiva de stos puede tener impacto mayor. Cuando los riesgos
no estn positivamente correlacionados, la administracin los valora
individualmente; cuando es probable que stos ocurran en mltiples unidades de
negocio, la gestin puede valorarlos y agruparlos en categoras comunes.
Usualmente existe un rango de resultados posibles que se asocian con un riesgo,
y la gestin los considera como base para desarrollar una respuesta.
Se debe estimar la frecuencia con que se presentarn los riesgos identificados,
cuantificar la probable prdida que pueden ocasionar y calcular el impacto que
pueden tener en la satisfaccin de los usuarios del servicio. De este anlisis, se
derivarn los objetivos especficos de control y las actividades asociadas para
minimizar los efectos de los riesgos identificados como relevantes.
Los mtodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos
pueden ser diversos, debiendo considerar al menos una estimacin de su
frecuencia, probabilidad de ocurrencia y una cuantificacin de los efectos
resultantes o impacto.
Una parte crtica de esta etapa es la estrategia de respuesta a los riesgos. Este
proceso consiste en la seleccin de la opcin ms apropiada en su manejo
(evitarlos, reducirlos, compartirlos y aceptarlos) y su debida implementacin (a
menudo aquellos con niveles de medio y alto riesgo).
Las respuestas al riesgo son evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo
implica el prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los
mtodos y tcnicas especficas para lidiar con ellos, identificndolos y proveyendo
una accin para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la
probabilidad o el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una
parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad
o el impacto. Como parte de la administracin de riesgos, la entidad considera para
cada riesgo significativo las respuestas potenciales a partir del rango de
respuestas. Esto da profundidad suficiente para seleccionar la respuesta y
modificar su status quo.
La administracin de la entidad considera el riesgo como un todo y puede asumir
un enfoque mediante el cual el responsable de cada unidad desarrolla una
valoracin compuesta de los riesgos y de las respuestas para esa unidad. Este
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punto de vista refleja el perfil de la unidad en relacin con sus objetivos y sus
tolerancias al riesgo.
La administracin, luego de seleccionar una respuesta, vuelve a medir el riesgo
sobre una base residual. Asimismo, debe reconocer que siempre existir algn
nivel de riesgo residual no solo porque los recursos son limitados, sino tambin por
causa de la incertidumbre futura inherente y las limitaciones propias de todas las
actividades.
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Segregacin de funciones
La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a
reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un
solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un
proceso, actividad o tarea.
Comentarios:
1
2
3
Evaluacin costo-beneficio
El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben
ser precedidos de una evaluacin de costo-beneficio considerando como criterios la
factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.
Comentarios:
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Verificaciones y conciliaciones
Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus
de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para
su revisin posterior.
Comentarios:
1
Evaluacin de desempeo
Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base
regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para
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Rendicin de cuentas
La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir
cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de
los objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo
efecto el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el
apoyo pertinente.
Comentarios:
1 En cumplimiento de la normativa establecida y como correlato a sus
responsabilidades por la administracin y uso de recursos y bienes de la entidad,
los funcionarios y servidores pblicos deben estar preparados en todo momento
para cumplir con su obligacin peridica de rendir cuentas ante la instancia
correspondiente, respecto al uso de los recursos y bienes del Estado.
2 El sistema de control interno debe servir como fuente y respaldo de la informacin
necesaria, que refuerza y apoya el compromiso por la oportuna rendicin de
cuentas mediante la implementacin de medidas y procedimientos de control.
Documentacin de procesos, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para
asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar
la correcta revisin de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o
servicios generados.
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3
4
Los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser
claramente entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo con los
estndares establecidos por el titular o funcionario designado, para as garantizar
su adecuada documentacin.
Dicha documentacin comprende tambin los registros generados por los controles
establecidos como consecuencia de hechos significativos que se produzcan en los
procesos, actividades y tareas, debiendo considerarse como mnimo la descripcin
de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su
correccin y los responsables en cada caso.
Cualquier modificacin en los procesos, actividades y tareas producto de mejoras o
cambios en las normativas y estndares debe reflejarse en una actualizacin de la
documentacin respectiva.
La documentacin correspondiente a los procesos, actividades y tareas de la
entidad deben estar disponibles para facilitar la revisin de los mismos.
La documentacin de los procesos, actividades y tareas debe garantizar una
adecuada transparencia en la ejecucin de los mismos, as como asegurar el
rastreo de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados
(trazabilidad).
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4.
NORMA GENERAL
COMUNICACIN
PARA
EL
COMPONENTE
DE
INFORMACIN
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El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempean los
sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes, mostrando una
actitud comprometida hacia stos. Esta actitud debe traducirse en acciones
concretas como la asignacin de recursos suficientes para su funcionamiento
eficaz y otras que evidencien la atencin que se le otorga.
La obtencin y clasificacin de la informacin deben operarse de manera que
garanticen la adecuada oportunidad de su divulgacin a las personas competentes
de la entidad, propiciando que las acciones o decisiones que se sustenten en la
misma cumplan apropiadamente su finalidad.
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Comentarios:
1
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Comentarios:
01 La revisin de los sistemas de informacin debe llevarse a cabo peridicamente con
el fin de detectar deficiencias en sus procesos y productos y cuando ocurren
cambios drsticos en el entorno o en el ambiente interno de la entidad. En
consecuencia, producto de la evaluacin realizada se debe decidir por efectuar
cambios en sus partes u optar por el rediseo del sistema.
02 La flexibilidad al cambio debe considerar en forma oportuna situaciones referentes
a:
Cambios en la normativa que alcance a la entidad
Opiniones, reclamos, necesidades e inquietudes de los clientes o usuarios sobre el
servicio que se les proporciona.
4.6. Archivo institucional
El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar polticas y procedimientos
de archivo adecuados para la preservacin y conservacin de los documentos e
informacin de acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales
como los informes y registros contables, administrativos y de gestin, entre otros,
incluyendo las fuentes de sustento.
Comentarios:
1
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DE
PREVENCIN
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ACTIVIDADES DE PREVENCIN Y
El resultado del monitoreo tambin provee las bases necesarias para estrategias
adicionales de manejo de riesgos, actualiza las existentes y vuelve a analizar los
riesgos ya conocidos. Asimismo, facilita y asegura el cabal cumplimiento de la
normativa legal o administrativa aplicable a las operaciones de la entidad, de
acuerdo con su finalidad y formalidades, brindando seguridad razonable con
respecto de potenciales objeciones e inconformidades.
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Comentarios:
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2
3
La efectividad del sistema de control interno depende, en buena parte, de que los
errores, deficiencias o desviaciones en la gestin sean identificadas y comunicadas
oportunamente a quien corresponda en la entidad para que determine la solucin
correspondiente que favorezca la consecucin de los objetivos institucionales del
control interno.
Cuando la persona que descubra una oportunidad de mejora no disponga de
autoridad suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas
necesarias, deber comunicar inmediatamente al funcionario superior competente
para que ste tome la decisin pertinente con el fin de que establezca la accin o
solucin respectiva.
El seguimiento del control interno debe incluir polticas y procedimientos que
busquen asegurar que las oportunidades de mejora que sean resultado de las
actividades de supervisin, as como los hallazgos u observaciones producto de las
acciones de control u otras revisiones, sean adecuada y oportunamente resueltas.
Para ello se debe determinar las alternativas de solucin y adoptar la ms
adecuada, teniendo en cuenta en su caso las recomendaciones formuladas por los
organismos competentes de control, en armona con sus atribuciones funcionales y
lo establecido por la normativa del SNC.
La implantacin de medidas correctivas debe asegurar la mejora del control interno
como resultado del monitoreo, as como la adecuada y oportuna implementacin
de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.
Los titulares y funcionarios deben:
Identificar y evaluar oportunamente las causas de los errores, deficiencias y
hallazgos u observaciones detectadas como consecuencia de revisiones o
acciones de control
Determinar las acciones correctivas que conduzcan a solucionar la problemtica
detectada e implementar las recomendaciones de las revisiones y acciones de
control realizadas
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Enfoque sistmico
Enfoque por el cual el modo de abordar los objetos y fenmenos no puede ser aislado,
sino que tiene que verse como parte de un todo. As, el sistema es un conjunto de
elementos que se encuentran en interaccin, de forma integral, que produce nuevas
cualidades con caractersticas diferentes, cuyo resultado es superior al de los
componentes que lo forman.
Estructura organizacional
Distribucin y orden con que est compuesta una entidad (cargos, funciones, unidades
orgnicas y niveles de autoridad), incluyendo el conjunto de relaciones entre todos los
miembros.
Evaluacin costo beneficio
Procedimiento para evaluar programas o proyectos, que consiste en la comparacin de
costos y beneficios con el propsito de que estos ltimos excedan a los primeros,
pudiendo ser de tipo monetario o social, directo o indirecto.
Evaluacin de desempeo
Proceso por el cual se valora el rendimiento laboral de un trabajador.
Evento
Un incidente o acontecimiento, derivado de fuentes internas o externas de la entidad,
que afecta la consecucin de los objetivos.
Funcin
Conjunto de actividades o tareas asignadas a un cargo.
Gestin del conocimiento
Comprende el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el conocimiento de
la entidad (capital intelectual) aumente de forma significativa mediante la gestin de las
capacidades del personal y el aprendizaje producto de la solucin de problemas. El
propsito final es generar ventajas competitivas sostenibles que coadyuven al
cumplimiento de los objetivos y metas y al adecuado uso de los recursos y bienes del
Estado. Se entiende por ventaja competitiva a la caracterstica o atributo que da cierta
superioridad a algo o alguien sobre sus competidores inmediatos.
Impacto
El resultado o efecto de un evento. Puede existir una gama de posibles impactos
asociados a un evento. El impacto de un evento puede ser positivo o negativo sobre
los objetivos relacionados de la entidad.
INCOSAI
International Congress of Supreme Audit Institutions, Congreso Internacional de las
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
INTOSAI
International Organization of Supreme Audit Institutions, Organizacin Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
Induccin
Proceso mediante el cual se orienta al nuevo empleado sobre distintos aspectos de la
entidad.
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Juicio de Expertos
Opinin o parecer que brinda un conjunto de personas sobre la base del conocimiento
y experiencia en un rea de aplicacin, rea de conocimiento, disciplina, industria,
entre otros, segn resulte apropiado para la actividad que se esta llevando a cabo.
Dicha opinin puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una
educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada.
Mejora continua
Actividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad
con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en trminos de eficacia, eficiencia
y economa, y por ende mejorar su competitividad.
Mtodo Delphi
Tcnica usada para recabar informacin y lograr el consenso de expertos en un tema.
Los expertos en el tema participan en esta tcnica en forma annima. Un facilitador
utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes del
proyecto relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas y luego son
enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas rondas,
mediante este proceso se puede lograr el consenso. Este mtodo ayuda a reducir
sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el
resultado.
Mtricas de desempeo
Herramientas que entregan informacin cuantitativa respecto al logro de los objetivos o
resultados en la entrega de productos o servicios, pudiendo cubrir aspectos
cuantitativos o cualitativos de dicho logro. Es una expresin que establece una relacin
entre dos o ms variables, la que comparada con periodos anteriores, productos
similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeo.
Multidireccional
Manejo de la comunicacin que se da de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba,
transversal, interna, externa, entre otras.
Probabilidad
La posibilidad de que un evento dado ocurra.
Prospectiva
Es una herramienta para observar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnologa, la
economa y la sociedad con el propsito de identificar las tecnologas emergentes que
probablemente produzcan los mayores beneficios econmicos y sociales, es decir nos
permite, partiendo de un conocimiento experto del presente, vislumbrar cmo ser el
futuro que nos espera y trazar los posibles caminos para alcanzarlo. Se basa en dos
pilares: incertidumbre e informacin de calidad.
Recursos y bienes del Estado
Recursos y bienes sobre los cuales el Estado ejerce directa o indirectamente
cualquiera de los atributos de la propiedad, incluyendo los recursos fiscales y de
endeudamiento pblico contrados segn las leyes de la Repblica.
Rediseo
Proceso mediante el cual se usa diversas tcnicas para conseguir mejoras en el
diseo de un proceso.
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Relaciones interdisciplinarias
Son las conexiones o correspondencias entre varias disciplinas que contribuyen a las
relaciones mutuas del sistema de conceptos, leyes y teoras.
Rendicin de cuentas
La obligacin de los funcionarios y servidores pblicos de dar cuenta ante las
autoridades competentes y ante la ciudadana por los fondos y bienes del Estado a su
cargo y por la misin u objetivo encomendado.
Riesgo
La posibilidad de que ocurra un evento adverso que afecte el logro de los objetivos.
Riesgo residual
Riesgo remanente despus de haber aplicado una respuesta al riesgo.
Segregacin de funciones
Separacin de funciones entre los servidores en todos los niveles de la entidad, de
manera que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad, en forma completa, una
operacin financiera o administrativa.
Status quo
Es la posicin en la que se encuentra algo en determinado momento.
Tcnicas de pronstico
Mtodos con bases estadsticas utilizados para disminuir la incertidumbre sobre el
futuro, permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la
entidad y permiten tambin tomar acciones correctivas apropiadas y a tiempo cuando
ocurren situaciones fuera de lo pronosticado.
Tcnicas del grupo nominal
Tcnica empleada para aprovechar la riqueza de los procesos en grupo y facilitar la
generacin de ideas y el anlisis de problemas. El anlisis se lleva a cabo de un modo
altamente estructurado con reuniones que combinan el trabajo individual con el trabajo
en grupo, buscando alcanzar un buen nmero de conclusiones sobre las cuestiones
planteadas, y evitando que determinados participantes en particular dominen e
influencien a los dems miembros de la reunin. Esto ltimo se logra haciendo que
cada participante exprese su idea en forma secreta, luego el facilitador o lder de la
reunin resume todas las ideas y expone al grupo las conclusiones. Si es necesario, el
proceso se repite hasta obtener la convergencia necesaria de las ideas expuestas. En
resumen, las tcnicas de grupo nominal tratan de guiar el proceso de decisin
asegurando una participacin por igual de los miembros, una ponderacin equilibrada
de las ideas e incorporando un procedimiento de agregacin para ordenar las
alternativas.
Tecnologas de informacin y comunicacin
Conjunto de tecnologas que permiten la adquisicin, produccin, almacenamiento,
tratamiento, comunicacin, registro y presentacin de informacin, en forma de voz,
imgenes y datos contenidos en seales de naturaleza acstica, ptica o
electromagntica.
Tendencias
Propensiones o inclinaciones en los hombres y en las cosas hacia determinados fines.
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Tolerancia al riesgo
Nivel de aceptacin en la variacin de los objetivos.
Transparencia de la gestin
Deber de los funcionarios y servidores pblicos de permitir que sus actos de gestin
puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a
la ciudadana en general, a fin de que stos puedan conocer y evaluar cmo se
desarrolla la gestin con relacin a los objetivos y metas institucionales y cmo se
invierten los recursos pblicos.
Trazabilidad
Es un conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e
identificar cada producto o servicio desde su origen hasta su destino final.
Vulnerabilidad del sistema
Grado en el que el sistema puede ser afectado adversamente por los riesgos a los que
est expuesto.
3.3 DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORAS (SAS).
SAS. Declaraciones de Normas de Auditora (Statements of Auditing Standards)
se emiten interpretaciones de las normas de auditora generalmente aceptadas.
SAS 03: los efectos del procesamiento electrnico de datos sobre el estudio y
evaluacin del Control Interno, hechos por el auditor.
SAS 09: el efecto de la funcin de auditoria interna en el alcance del examen del
auditor independiente.
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DEFINICIN DE CONTROL
El Diccionario de la Lengua Espaola de la Real Academia considera que el
trmino control tiene dos acepciones:
* Inspeccin, fiscalizacin, intervencin; y,
* Dominio, mando, preponderancia.
Aun cuando el primer concepto podra asociarse con la auditora, la segunda
acepcin sobre dominio o mando define con mayor precisin al control interno
gerencial. Por ello, tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su
existencia es tan difcil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que, a
pesar de ser un ente de carcter abstracto, su existencia no es negada.
Controlar es una accin, en la medida en que sea tangible y, consecuentemente, el
efecto que produce pueda medirse. Al igual que el espritu es inherente al cuerpo
humano, el control lo es a la entidad como ente concreto y, especficamente, a la
administracin, personificada en sus rganos de direccin y gerencia.
En auditora, el trmino control interno comprende la organizacin, polticas y
procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para
administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas para el logro de los resultados deseados.
El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con
responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y
otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno
funcione con efectividad, eficiencia y economa. Una estructura de control interno
slida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y
economa en las operaciones de cada entidad.
Ninguna estructura de control interno, por muy ptima que sea, puede garantizar por s
misma una gestin eficiente y registros e informacin financiera ntegra, exacta y
confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente
cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello, mantener una
estructura de control interno que elimine cualquier riesgo puede resultar un objetivo
imposible y, es probable que, ms costoso que los beneficios que se considere obtener
de su implementacin.
Los cambios en la entidad y en la direccin pueden tener impacto sobre la
efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta
razn, la direccin debe evaluar peridicamente los controles internos, informar al
personal de los cambios que se implementen y dar un buen ejemplo a todos
respetndolos.
EL CONTROL INTERNO EN EL SECTOR PBLICO
Desde la primera definicin del control interno establecida por el Instituto
Americano de Contadores Pblicos Certificados-AICPA en 1949 y hasta su
modificacin efectuada por el SAS N 55 en 1988, este concepto no sufri cambios
importantes hasta 1992, cuando la Comisin Nacional sobre Informacin Financiera
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PROGRAMAS,
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FASE: PLANEAMIENTO
COMPRENSIN
DE OPERACIONES
DE LA ENTIDAD
EXAMINADA
COMPRENSIN
DE LA
ESTRUCTURA
DE CONTROL
INTERNO
COMPRENSIN DE LA FUNCION DE
AUDITORA INTERNA
EVALUACIN
DEL RIESGO
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Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o ms
funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante el
curso de la auditora la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente
en las obtenidas. La aplicacin correcta de los cuestionarios sobre control interno,
consiste en una combinacin de entrevistas y observaciones. Es esencial que el
auditor entienda perfectamente los propsitos de las preguntas del cuestionario.
Flujogramas
El mtodo de flujogramas es aqul que se expone por medio de cuadros o
grficos. Si el auditor disea un flujograma del sistema ser preciso que visualice el
flujo de la informacin y los documentos que se procesan. El flujograma debe
elaborarse, usando smbolos estndar, de manera que quienes conozcan los smbolos
puedan extraer informacin til relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma
elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus smbolos y sacar
conclusiones tiles respecto al sistema representado por el flujograma.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres mtodos es completo o
eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez sea aplicable el mtodo de
grficos, en otros puede ser conveniente usar el mtodo de cuestionarios y en otros
puede ser ms fcil o puede ser de mejor interpretacin el mtodo descriptivo. En
frecuentes ocasiones se usa una combinacin de los tres mtodos, es decir, el
relevamiento, especficamente la recopilacin de antecedentes y la comprobacin de
los mismos se lleva a efecto usando tanto grficos o flujogramas, como cuestionarios o
narrativos.
Comprensin del sistema de contabilidad
El auditor debe estudiar el sistema de contabilidad en grado suficiente para identificar y
entender:
a) Las principales clases de transacciones de las actividades de la entidad.
b) El modo como se inician tales transacciones.
c) Los registros contables importantes, los documentos sustentatorios y las cuentas de
los estados financieros.
d) El proceso de contabilizacin y preparacin de la informacin, desde el inicio de las
transacciones importantes y otros significativos hasta su inclusin en los estados
financieros.
El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una
entidad, as como mantener el registro del activo y pasivo que le son relativos.
El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad
(incluyendo mtodos y registros) para procesar y elaborar informacin financiera. La
comprensin de los sistemas debe ser documentada en narrativas y flujogramas; sin
embargo, si el auditor ya tiene un entendimiento suficiente de los sistemas contables,
presupuestales, de cumplimiento u operaciones, como resultado de los procedimientos
ejecutados el ao anterior, las discusiones sobre cualquier cambio podran ser
sustituidas por otro sistema.
En la comprensin del sistema de contabilidad, el auditor sigue una o ms
transacciones desde su inicio a travs del proceso hasta su inclusin en el Mayor
General, observando el procesamiento en operacin y examinando los documentos
relacionados. La comprensin es importante para entender el proceso de cada
transaccin y determinar los procedimientos de auditora ms apropiados, los cuales
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deben llevarse a cabo sobre todas las aplicaciones contables significativas. Los
aspectos relacionados con el ambiente SIC deben ser incorporados en los papeles de
trabajo de la auditora, complementado por flujogramas adicionales y narrativas que se
consideren necesarias.
Para que sea eficaz un sistema de contabilidad, debe proporcionar a la gerencia
informacin suficiente, vlida y oportuna que apoye a la gestin de la entidad, as
como debe proporcionar a terceros informacin apropiada acerca de la situacin
financiera, resultados de operaciones, flujos de efectivo o cambios en el patrimonio
neto cuando sea aplicable, adems de otra informacin relevante de la entidad.
El objetivo de implementar un sistema de control interno contable no es
nicamente el mantenimiento de un mtodo adecuado para procesar la informacin,
sino tambin para proteger a la entidad de posibles prdidas financieras debido a
errores o irregularidades. Los controles que se implementen deben disearse para
garantizar que.
a) La entidad percibe y anota en sus libros de contabilidad todos los ingresos que le
corresponden;
b) Todos los gastos estn debidamente autorizados.
c) Todos los activos estn debidamente registrados y protegidos.
d) Todos los pasivos estn debidamente registrados y se hayan efectuado las
provisiones correspondientes.
e) Todas las transacciones poco usuales y no recurrentes significativas se
identifiquen, informe a la gerencia y se revelen, de ser apropiado, en los estados
financieros.
f) Los registros contables sean una base apropiada para la preparacin de los
estados financieros.
g) Los errores e irregularidades cometidos al procesar la informacin contable
sean detectados.
h) Se consideran oportunamente los pronunciamientos sobre asuntos de
contabilidad
financiera, impuestos
y otros emitidos
por entidades
gubernamentales y por organismos profesionales que afecten a la entidad.
i) Se protejan los documentos de contabilidad y finanzas contra destruccin, dao,
uso indebido o robo.
El auditor debe obtener un apropiado entendimiento y documentar cada ciclo
significativo de aplicacin contable, en torno a:
. La manera en la cual las transacciones son iniciadas.
. La naturaleza y tipo de registros, diario y mayor, y documentos fuente y cuentas
involucradas.
. El proceso involucrado desde la iniciacin de las transacciones hasta su
incorporacin en los estados financieros, incluyendo la naturaleza de los archivos
del computador y la manera en que son accesados, actualizados y borrados.
. El proceso usado para preparar los estados financieros de la entidad, incluyendo
estimados significativos de contabilidad, revelaciones, y procesamiento
computarizado.
Sistema de contabilidad presupuestal
A travs de entrevistas con funcionarios responsables de la contabilidad
presupuestal, el auditor debe entender y documentar este proceso en la entidad para:
. Conocer acerca de las aprobaciones de los calendarios de compromiso
efectuadas por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico.
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entidad,
Sistema de cumplimiento
El sistema de cumplimiento en una entidad, est constituido por el conjunto de
polticas y procedimientos establecidos para monitorear el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables. Mediante entrevistas con la administracin de la entidad, el
auditor debe comprender y documentar este proceso para:
. Identificar y documentar todas las leyes y regulaciones aplicables a la entidad;
. Monitorear las modificaciones en leyes y regulaciones en forma oportuna;
. Establecer polticas y procedimientos para cumplir con leyes y regulaciones
especficas y documentar
y comunicar claramente
esas polticas y
procedimientos al personal apropiado;
. Asegurar que un nmero apropiado de empleados competentes dentro de la
entidad vigilen el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables; e,
. Investigar, resolver, comunicar, y reportar cualquier incumplimiento de leyes o
normas reglamentarias.
Sistema de operaciones
A travs de entrevistas con los funcionarios de la entidad, el auditor debe entender y
documentar cualquier sistema que elabore informacin que es utilizada para la
evaluacin del rendimiento. Aunque el auditor no es requerido para probar los
controles sobre tal sistema, debe entenderlo, as como los controles internos relativos
a las aseveraciones de existencia e integridad, evaluando el diseo de los controles y
si ellos han sido puestos en operacin. Por lo tanto, el auditor debe entender y
documentar lo siguiente:
. Cmo la entidad determina las medidas de rendimiento a informar, incluyendo su
relacin con la misin de la entidad.
. La fuente de informacin utilizada en las evaluaciones de rendimiento.
. El proceso usado para preparar la evaluacin del rendimiento en base a la
informacin producida por el sistema computarizado.
Identificacin de los procedimientos de control
Procedimientos de control
Son aquellos procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y al sistema
de contabilidad, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad.
El auditor debe identificar los objetivos de control para cada tipo de control que, si es
alcanzado, proveer a la entidad seguridad razonable que las prdidas, incumplimiento
o errores materiales en relacin con los estados financieros seran detectados. Tales
objetivos cubren las reas siguientes:
Controles de informacin previenen o detectan errores en las aseveraciones
financieras significativas de los estados financieros.
Controles de presupuesto ejecutan transacciones de acuerdo con las normas
presupuestales.
Controles de cumplimiento cumplen con las disposiciones de las leyes y
regulaciones aplicables.
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trabajo del rgano de auditora interna, por s solo, no puede reducir el riesgo de
auditora a un nivel bajo que sea aceptablemente para eliminar la necesidad de que el
auditor desarrolle la pruebas pertinentes.
Los siguientes procedimientos pueden ser tiles para evaluar la importancia de las
actividades que desarrolla el rgano de auditora interna:
. Considerar los conocimientos que se derivan de la auditora del ejercicio anterior;
. Revisar la manera en que los auditores internos asignan recursos de auditora a
las reas financieras, como resultado de la evaluacin de riesgos;
. Revisar los informes elaborados por el rgano de auditora interna, con el objeto
de obtener informacin sobre el alcance de sus actividades.
La evaluacin de los aspectos de competencia del rgano de auditora interna,
tienen relacin con las polticas establecidas por la entidad para su entrenamiento
profesional permanente, evaluacin del desempeo, nivel acadmico y experiencia y
calidad de los programas de auditora y papeles de trabajo. Esta consideracin debe
ser realizada si se llega a la conclusin de que sera apropiado utilizar el trabajo de
auditora interna para modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditora a ejecutar.
Deben desarrollarse procedimientos de auditora para evaluar la calidad y
efectividad de las labores cumplidas por el rgano de auditora interna. Al seleccionar
los procedimientos de auditora es pertinente considerar si:
. El alcance del trabajo del rgano de auditora interna es apropiado para
satisfacer sus objetivos;
. Los programas de trabajo del rgano de auditora interna son adecuados y
pertinentes;
. Los papeles de trabajo documentan apropiadamente la labor realizada;
. Las conclusiones son apropiadas segn las circunstancias.
. Los informes del rgano de auditora interna guardan concordancia con los
resultados del trabajo realizado.
Si despus de obtener un apropiado conocimiento de la funcin de auditora
interna el auditor determina que las actividades realizadas por esta son irrelevantes
para la auditora de estados financieros, no debe considerar ms a esta funcin,
excepto que se requiera el apoyo de los auditores internos. Si el auditor decide
considerar el trabajo de auditora interna, ello podra incidir en la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora, por lo que debe tomar en
cuenta la competencia y objetividad del rgano de auditora interna con relacin al
efecto que dicho trabajo podra tener en la propia auditora.
Efectividad de los controles sobre el ambiente SIC (sistema de informacin
computarizada)
Al planear las reas del examen a las que puede afectar el ambiente SIC de la entidad,
el auditor debe tomar conocimiento de la importancia y complejidad de las actividades
SIC y la disponibilidad de los datos a utilizar en el examen. Para fines de esta norma,
existe un ambiente SIC cuando en el procedimiento de la informacin financiera de la
entidad, que tiene importancia para efectos de la auditora, interviene un computador
cualquiera que sea su tipo o capacidad y sea operado por la misma entidad o terceros.
En la fase de planeamiento, el auditor, con la asistencia de los especialistas en SIC,
deben determinar si los controles relativos al ambiente SIC son efectivos y deberan
ser considerados en la comprensin del control interno. Los procedimientos a ser
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realizados son los mismos que se ejecutan para la comprensin de las operaciones de
la entidad y al evaluar los efectos de los riesgos inherentes y el ambiente de control.
Las normas internacionales de auditora requieren que el auditor tenga una
comprensin adecuada de cada uno de los cinco elementos del control interno: el
ambiente de control, el sistema de contabilidad, los procedimientos de control, el
ambiente SIC y la funcin de auditora interna para planear la auditora.
Los sistemas computarizados de administracin financiera son usados
ampliamente en entidades gubernamentales. Muchos de estos sistemas estn
basados en una computadora con memoria RAM, disco duro de alta capacidad de
almacenamiento gran velocidad de procesamiento y estaciones de trabajo que operan
en redes locales o microcomputadoras independientes. Adicionalmente, al producir
informacin financiera y contable, tales sistemas tpicamente generan informacin que
es utilizada para la toma de decisiones gerencial.
El examen de los controles relativos al ambiente SIC, debe ser realizado por el
auditor con el apoyo de un especialista. El especialista puede asistir al equipo de
auditora evaluando los controles del ambiente SIC, los que pueden ser clasificados
en:
. Controles generales,
. Controles de aplicacin; y,
. Controles del usuario.
En la fase de planeamiento, el auditor y el especialista en el ambiente SIC deben
comprender cada uno de los controles relativos, a fin de concluir tentativamente si los
controles relativos al ambiente SIC tienen posibilidad de ser efectivos. Si existe tal
posibilidad, el auditor debe considerar controles especficos para determinar si los
objetivos de control son logrados.
Si los controles relativos al ambiente SIC no tienen probabilidad de ser efectivos, el
auditor (con la asistencia del especialista), debe obtener una comprensin suficiente
de los controles que le permitan planear el desarrollo de un examen sustantivo. Si esta
probabilidad es originada por deficientes controles generales, el auditor debe identificar
y evaluar, pero no probar, cualquier control relativo al ambiente SIC que sea necesario
para el logro de los objetivos del control.
En la fase de planeamiento, el auditor y el especialista en el ambiente SIC,
generalmente, limitan la comprensin de controles generales a un nivel total de la
entidad. Sin embargo, el obtener esta comprensin requiere visitas a instalaciones
seleccionadas. Los controles generales relacionados a un nivel de la instalacin y a las
aplicaciones especficas sern considerados en mayor detalle en la fase de control
interno. Al avaluar los controles generales, el auditor y el especialista deben considerar
los resultados de revisiones pasadas internas y externas.
Naturaleza del hardware y software en el ambiente SIC
La naturaleza del hardware y software puede afectar el riesgo inherente, como se
ilustra a continuacin:
. El tipo de procesamiento en computadora (en lnea, por lote o carga o
distribuido) presenta diferentes niveles de riesgo inherente. Por ejemplo, el riesgo
inherente de una transaccin no autorizada o errores en el ingreso de informacin
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. Riesgo inherente.
. Riesgo de control.
. Riesgo de no deteccin.
Las dos primeras categoras de riesgo se encuentran fuera de control por parte del
auditor y son propias de los sistemas y actividades de la entidad, en cambio, el riesgo
de deteccin est directamente relacionado con la labor del auditor.
Lo ms importante dentro de la fase de planeamiento de una auditora de estados
financieros es detectar los factores que producen el riesgo. Identificados los factores
de riesgo, corresponde efectuar su evaluacin. Esta tarea de evaluacin se realiza en
dos niveles:
. En primer lugar, referida a la auditora en su conjunto. En este nivel se identifica el
riesgo global de que existan errores o irregularidades no detectados por los
procedimientos de auditora y que en definitiva lleven a emitir un informe de auditora
incorrecto.
. En segundo lugar, se evala el riesgo de auditora especfico para cada componente
en particular.
RIESGO INHERENTE
Definicin de riesgo inherente
Es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transacciones hayan
sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse
con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no estar
implementados los correspondientes controles internos.
En la fase de planeamiento, el auditor evala el riesgo. Para ello el auditor debe a)
identificar condiciones que aumentan significativamente el riesgo inherente y el riesgo
de control (basado en las debilidades identificadas en el ambiente de control); y, b)
concluir si el ambiente de control excluye la efectividad de controles tcnicos
especficos en aplicaciones significativas. El auditor identifica los riesgos inherentes y
las debilidades del ambiente de control basado en informacin obtenida anteriormente
en la fase de planeamiento, principalmente, entendiendo las operaciones de la entidad
y los procedimientos preliminares analticos.
Estos factores son generales por naturaleza y requieren el juicio del auditor para
determinar a) el alcance de los procedimientos para identificar los riesgos y
debilidades; y, b) el impacto de estos riesgos y debilidades en la entidad y sus estados
financieros. En vista de que la evaluacin de este riesgo requiere el ejercicio de un
criterio de auditora significativo, debe ser ejecutado por un equipo experimentado de
auditora.
El auditor considera las implicaciones de estos riesgos inherentes y las debilidades del
ambiente de control en los controles operativos relacionados. Por ejemplo, el riesgo
inherente puede estar asociado con un gasto material porque est sujeto a criterios
administrativos importantes. A la luz de estos riesgos inherentes, la entidad debe tener
controles operativos fuertes para manejar la exposicin de la entidad a prdidas.
Debilidades potenciales en los controles de operaciones pueden afectar
significativamente el costo final del programa. Por ende, la necesidad de controles de
operaciones en un rea particular o el conocimiento de las debilidades relativas al
riesgo inherente o al ambiente de control deben ser identificadas y consideradas para
una revisin posterior.
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RIESGO DE CONTROL
Definicin de riesgo de control
Es la posibilidad de que un saldo de una cuenta o una clase de transacciones hayan
sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse
con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber sido
prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por los sistemas de contabilidad
y control interno.
La evaluacin preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la
efectividad de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad para prevenir
o detectar y corregir distorsiones materiales. Despus de estudiar tales aspectos, el
auditor debe efectuar una evaluacin del riesgo de control, a nivel de aseveracin, por
cada saldo de cuenta o clase de transacciones que sea material.
Generalmente, el auditor evala el riesgo de control a un nivel alto en relacin con una
aseveracin o con todas ellas, en los siguientes casos:
. Si los sistemas de contabilidad y control interno no son efectivos; o
. Si no resulta til evaluar la efectividad de dichos sistemas.
Evaluacin del riesgo de control
La evaluacin del riesgo de control es el proceso de evaluar la eficacia de los
sistemas de contabilidad y control interno de la entidad, con el objeto de prevenir,
detectar y corregir las distorsiones materiales identificadas. Generalmente, el auditor
evala el riesgo de control a un nivel alto en relacin con una aseveracin o con todas
ellas en los siguientes casos:
. Si los sistemas de contabilidad y control interno son efectivos; y,
. Si no resulta til evaluar la efectividad de tales sistemas.
Por cada aseveracin significativa sobre cada saldo de cuenta o clases de
transacciones que sea material, el auditor debe evaluar el riesgo de control en uno de
los tres niveles siguientes:
NIVELES DEL RIESGO DE CONTROL
. Riesgo bajo. El auditor considera que los controles prevern o detectarn
cualquier aseveracin errnea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad
diseada.
. Riesgo medio. El auditor considera que es ms probable que los controles no
prevean o detecten cualquier aseveracin errnea que pudiera ocurrir en exceso
de la materialidad diseada.
. Riesgo alto. El auditor considera que es ms probable que los controles no
prevean o detecten cualquier aseveracin errnea que pudiera ocurrir en exceso
de la materialidad diseada. Generalmente, el auditor no podr expresar una
opinin sin salvedades en torno a la aseveracin gerencial sobre la efectividad de
los controles internos, a menos que la administracin la reconozca como una
debilidad de control.
Al evaluar el riesgo de control en aseveraciones, el auditor debe considerar la
magnitud de aqullas que siendo errneas no podran ser prevenidas o detectadas en
cada saldo de cuenta o clase de transacciones significativas. Por ejemplo: los ingresos
y desembolsos de caja, as como las aplicaciones contables sobre planillas afectan la
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cuenta caja-bancos. Por lo tanto, el auditor debe considerar el riesgo que las
aseveraciones errneas podran formar una combinacin en esas aplicaciones
contables y no ser prevenidas o detectadas por controles.
Documentacin de la evaluacin del riesgo de control
El auditor debe documentar con papeles de trabajo el estudio de los sistemas de
contabilidad y control interno de la entidad y la evaluacin del riesgo de control
mediante las tcnicas mas comunes, como son narrativas, cuestionarios o flujogramas.
La amplitud de la documentacin se encuentra afectada por la complejidad de la
entidad y por la naturaleza de sus sistemas de contabilidad y control interno.
RIESGO DE NO DETECCIN
Definicin de riesgo de no deteccin
Es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transacciones hayan
sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse
con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, sin que hayan
podido ser detectadas por los procedimientos sustantivos del auditor.
Se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La
evaluacin del riesgo de control, junto con la del riesgo inherente, afecta la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos por aplicar para reducir el
riesgo de no deteccin y, por tanto, el riesgo de auditora a un bajo nivel aceptable.
Siempre existir cierto riesgo de no deteccin, aun cuando el auditor examine el 100%
del saldo de cuenta o clase de transacciones.
El auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de
control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
requeridos para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptable. Al respecto el
auditor debe considerar:
. La naturaleza de los procedimientos sustantivos.
. La oportunidad de los procedimientos sustantivos.
. El alcance de los procedimientos sustantivos.
Hay una relacin inversa entre el riesgo de deteccin y el nivel combinado del riesgo
inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando estos dos ltimos presentan niveles
altos, el riesgo de no deteccin aceptable necesita ser bajo para reducir el riesgo de
auditora a un bajo nivel aceptable. Por otra parte, cuando dichos niveles son bajos, el
auditor puede aceptar un riesgo de no deteccin alto-medio y aun reducir el riesgo de
auditora a un bajo nivel aceptable.
Los niveles evaluados del riesgo inherente y el riesgo de control no pueden ser lo
suficientemente bajos como para eliminar la necesidad de que el auditor aplique
procedimientos sustantivos. Sin tomar en cuenta los niveles evaluados del riesgo
inherente y del riesgo de control, el auditor debe aplicar algunos procedimientos
sustantivos a los saldos de cuenta y clases de transacciones que sean materiales.
Cuanto ms alto sea el nivel evaluado del riesgo inherente y el riesgo de control,
mayor ser la evidencia que el auditor debe obtener en la aplicacin de sus
procedimientos sustantivos. Cuando tales riesgos son evaluados en un nivel alto, el
auditor necesita considerar si sus procedimientos sustantivos pueden o no
proporcionarle evidencia suficiente para reducir el riesgo de no deteccin y, por lo
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Programa de auditora
Planeamiento
El auditor debe desarrollar y documentar su programa de auditora estableciendo la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos requeridos para implementar
el plan general de auditora.
El programa de auditora proporciona al auditor una lista detallada del trabajo a
realizar y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditora llevadas a cabo,
as como muestra qu personas ejecutaron las labores encomendadas. Asimismo,
mediante referencia cruzada asegura que todos los aspectos significativos del sistema
de control interno de la entidad han sido cubiertos, con el objeto de determinar si est
funcionando de conformidad con lo establecido.
El programa de auditora tiene diversos propsitos: a) identifica los procedimientos
planeados de auditora al nivel de detalle que se consideran apropiados para orientar
con efectividad y eficiencia al equipo de auditora; b) facilita la delegacin, supervisin
y revisin; c) coordina el desempeo de los procedimientos de auditora planeados, y
d) documenta la ejecucin de los procedimientos de auditora aplicados.
Usualmente el programa de auditora incluye las evaluaciones del riesgo
inherente y el riesgo de control en cuanto a que ocurran errores o irregularidades
significativas las pruebas de control planeadas y los procedimientos sustantivos de
auditora, dentro de los cuales pueden identificarse los procedimientos analticos y
pruebas de detalle.
Una vez finalizada la elaboracin de los papeles de trabajo, el auditor debe
firmarlos en el apartado pertinente, como evidencia de la labor realizada.
APROBACIN DE DOCUMENTOS
El memorndum de planeamiento es elaborado por el auditor encargado y el
supervisor, debiendo ser aprobado por el nivel gerencial correspondiente antes del
comienzo del trabajo de campo. Las modificaciones a las decisiones de planeamiento
de auditora deben documentarse y el nivel gerencial pertinente los aprueba. Tales
cambios, si los hubiere, deben documentarse en el memorndum de conclusiones.
El programa de auditora debe ser aprobado por el supervisor antes del inicio del
trabajo de campo. En caso que el programa de auditora sufra modificaciones en el
curso de la fase de ejecucin, tales cambios deben ser aprobados por el supervisor.
Generalmente, las modificaciones aprobadas se adicionan en el programa de auditora
en ejecucin
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PROGRAMA DE AUDITORA
OBJETIVO: Verificar las consistencias del saldo en caja reflejado en el balance
general; as como la consistencia de las transacciones efectuadas y registradas en el
libro caja.
PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
HECHO FECHA DE
TRMINO
POR
HORAS
TOTALES
a restriccin.
lo hubiera
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CUESTIONARIO DE CONTROL
Entidad:......................................................Fecha:....................
PREGUNTAS
RESPUESTA
SI NO N/A
REF.
P/T
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Preparado por:
FECHA
Revisado por:
FECHA
Cdula N
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COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE
AUDITORA
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pero el alcance de tal prueba debe estar limitado, incluyendo aqullas relativas al
ambiente SIC.
El auditor nicamente debe probar los controles que son necesarios para lograr su
objetivo. Por ejemplo, la entidad puede tener varios controles que son efectivos para
alcanzar un objetivo. En tal caso, el auditor selecciona y prueba el control que sea ms
eficiente, considerando factores como:
a) La extensin o grado en el que un control logra varios objetivos de control y, de tal
modo reduce el nmero de errores que no necesitaran probarse.
b) El tiempo que ser requerido para probar el control.
Para aquellos casos en que el auditor determine que existen controles efectivos o
tienen probabilidad de existir, el auditor debe probar los procedimientos de control
seleccionados.
El auditor puede elegir no renunciar a las pruebas de controles solamente porque es
ms eficiente ampliar los procedimientos sustantivos de auditora. Si el auditor
determina que los controles seleccionados para probar son ineficientes en su diseo u
operacin, descontinuar la prueba de controles e informar sobre las debilidades
resultantes, por cuyo motivo necesitar ejecutar procedimientos sustantivos para
soportar tal conclusin.
EVALUACIN DE RESULTADOS DE LAS PRUEBAS
Si probamos un procedimiento de control que tiene por caracterstica atenuar un riesgo
identificado y concluimos que ste es efectivo, entonces deben realizarse pruebas
sustantivas limitadas. En cambio, si probamos un procedimiento de control de la
misma clasificacin y concluimos en que no es efectivo, entonces al no confiarse en tal
control deben realizarse pruebas sustantivas detalladas. Si fuera posible identificar un
procedimiento de control alternativo que atene el riesgo identificado, puede ser ms
conveniente utilizarlo que efectuar pruebas sustantivas detalladas.
Si al probar los controles que tienen relacin con la confiabilidad de los sistemas de
contabilidad concluimos que son efectivos, debemos realizar pruebas sustantivas
limitadas. Si probamos esos controles y se concluye que uno o ms de ellos no son
efectivos, deben considerarse los aspectos siguientes:
. Identificar y probar controles alternativos que se dirijan al error potencial.
. Considerar si la debilidad en el control indica que el sistema de contabilidad no es
confiable y, por lo tanto, ha sido identificado un riesgo especfico.
Al terminar las pruebas de controles el auditor debe documentarlas con la
evidencia que obtenga, los resultados de las pruebas realizadas y las conclusiones
preliminares.
PRUEBAS DE CONTROLES DE CUMPLIMIENTO
En la ejecucin de la auditora gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las
leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditora.
Las disposiciones legales o reglamentarias de carcter presupuestal y la
evaluacin de la efectividad de controles de cumplimiento afectan la naturaleza y
alcance de la prueba de cumplimiento. En este contexto, las pruebas de cumplimiento
que deben realizarse son:
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Los asuntos que ocurren durante una auditora deben documentarse en papeles de
trabajo, puesto que ayudan al auditor a cumplir con su labor. Los siguientes aspectos
de la auditora deben ser debidamente documentados en papeles de trabajo:
. Planeamiento
. Comprensin del sistema de control interno y evaluacin de riesgos
. Procedimientos de auditora realizados y evidencias obtenidas
. Conclusiones obtenidas
Los papeles de trabajo debe ser completos y exactos con el objeto de que
permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones, a fin de
demostrar la naturaleza y alcance del trabajo realizado. La concisin es importante
pero no debe sacrificarse la claridad y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o
papel. Los papeles de trabajo igualmente, deben ser claros, comprensibles, detallados,
legibles y ordenados (ver NAGU 3.30). Los papeles de trabajo no deben incluir asuntos
ajenos al examen o irrelevantes.
Los papeles de trabajo tienen como objetivos:
. Proveer un registro adecuado de que los auditores gubernamentales han
cumplido las normas de auditora generalmente aceptadas, normas
internacionales de auditora y normas de auditora gubernamental.
. Proveer un registro de los principales aspectos de la auditora y de la evidencia
obtenida para formar la opinin del auditor.
. Asistir en el proceso de planeacin y supervisin de la auditora.
. Asistir a la supervisin en la comprensin del trabajo realizado.
Los requisitos bsicos que deben reunir los papeles de trabajo son:
. Nombre de la entidad auditada
. Descripcin del tipo de examen practicado
. Codificacin del papel de trabajo
. Iniciales del personal que los prepar
. Fecha de elaboracin del papel de trabajo
NAGU 2.40 Archivo permanente
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado
el archivo permanente.
Los archivos de papeles de trabajo en una auditora financiera son los siguientes:
Ref.
P
L
F
E
CO
R
C
O
P
Archivo
Archivo permanente.
Archivo de planeamiento.
Archivo corriente auditora financiera.
Archivo corriente examen especial.
Archivo de comunicacin de hallazgos de auditora.
Archivo resumen de auditora.
Archivo de correspondencia.
Archivo opcional.
Archivo varios.
Archivos permanentes
Los archivos permanentes tienen por objetivo mantener la disponibilidad de la
informacin de importancia, sin necesidad de reproducirla cada ao. Este archivo debe
implementarse por cada entidad comprendida en el mbito de competencia del
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Archivo de planeamiento
El archivo de planeamiento incluye la documentacin relacionada con el proceso de
planeamiento de la auditora financiera, sobre la cual se sustenta dicha etapa y el plan
general de auditora. Este archivo debe contener criterios y herramientas tcnicas
utilizadas para el planeamiento de la auditora, as como informacin sobre la
comprensin de las actividades y operaciones de la entidad por examinar. El archivo
de planeamiento se codificar con la letra L, habindose establecido la codificacin
alfanumrica secuencial para las diversas cdulas indicadas en el reverso de la tapa
de cada archivo. El siguiente ndice puede utilizarse y adaptarse segn las
circunstancias:
Cdigo Contenido de archivo de planeamiento
L1
L2
L3
L4
L5
L6
L7
Puntos pendientes-superados.
Copia del informe de auditora.
Memorndum de control interno.
Resumen de acontecimientos significativos.
Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditora.
Posteriores a la aprobacin del plan general de auditora.
Carta de representacin.
Carta de abogados.
Puntos de atencin
Comentarios sobre eventos subsecuentes.
Memorndum de conclusiones.
Lista de verificacin de conclusin de auditora.
Control del tiempo.
Relacin total de archivos utilizados.
Archivo de correspondencia
Este archivo incluye todos los documentos administrativos remitidos o recibidos por
el equipo de auditora durante el curso de la auditora. El archivo de correspondencia
se codifica con la letra C, habindose establecido la codificacin alfanumrica para los
diversos documentos: c.1 correspondencia remitida y, c.2 correspondencia recibida. Es
conveniente preparar un ndice de toda la documentacin remitida y recibida,
consignndose la referencia y el contenido en forma breve.
Cdulas de trabajo
Los papeles de trabajo incluyen las siguientes cdulas:
. Cdula matriz: Presenta en forma global los montos que son objeto de examen,
a partir de la cual se generan las cdulas sumarias. Se referencian al documento
fuente, que puede ser el balance general.
. Cdula sumaria: Son papeles de trabajo que desagregan la informacin
proveniente de la cdula matriz.
. Cdulas analticas: Son aquellas que desagregan cada cdula sumaria.
Marcas de auditora
Son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditora
ejecutados. Toda cdula de trabajo debe servir a un propsito por lo tanto, debe contar
con marcas del trabajo realizado. Las marcas de auditora son de dos tipos:
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Flexibilidad
Utilizar las TAAC en computadores, permite a los auditores analizar las
transacciones contables en forma rpida, econmica y eficiente, efectuar clculos
matemticos, muestreos estadsticos y producir reportes financieros.
DEFINICIN DE HALLAZGO
Los hallazgos de auditora en la auditora financiera se definen como asuntos que
llaman la atencin del auditor y que, en su opinin, deben comunicarse a la entidad ya
que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa su
capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera confiable
y consistente, en relacin con las aseveraciones efectuadas por la administracin en
los estados financieros.
Los hallazgos de auditora pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de
control interno, entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad o
procedimientos de control. Los siguientes son ejemplos de asuntos que pueden
considerarse como hallazgos:
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La evaluacin del auditor sobre los controles internos de la entidad y los resultados de
otros procedimientos de auditora forman la base de la opinin del auditor respecto de
las aseveraciones de la gerencia acerca de la efectividad de los controles internos. El
auditor debe comunicar cualquier debilidad de control interno y considerar los efectos
de tales debilidades sobre los informes preparados o las autoevaluaciones practicadas
por la propia entidad.
Si el auditor determina que una opinin puede ser expresada sobre la aseveracin de
la gerencia acerca de algunos o todos los objetivos de control, el tipo de opinin a
emitirse depender si la aseveracin de la gerencia acerca de la efectividad de los
controles internos est razonablemente presentada y si estn identificados los
hallazgos de auditora pertinentes.
En la auditora financiera los hallazgos pueden clasificarse en el siguiente orden:
a) Debilidades materiales.
b) Situaciones que no son consideradas debilidades importantes (condiciones
reportables).
c) Otras debilidades menos significativas.
Una debilidad material representa una situacin que debe ser comunicada, en la cual
el diseo u operacin de uno o ms elementos de la estructura de control interno no
reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de errores o irregularidades en montos
que podran ser importantes en relacin a los estados financieros que estn siendo
examinados, que puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los
empleados en el curso normal de sus tareas asignadas dentro del perodo.
Si existen o no debilidades materiales al final del perodo auditado, el auditor debe
concluir que los controles de la entidad son inefectivos o efectivos. La existencia de
una debilidad importante impide opinar en el sentido de que la estructura de control
interno es efectiva en relacin con sus objetivos. Si una debilidad material se relaciona
slo con un objetivo de control, el auditor debe determinar si los otros controles son
efectivos en alcanzar el resto de objetivos.
Lo expuesto anteriormente no exime al auditor de la responsabilidad de informar a la
entidad distintas situaciones y sugerencias con relacin a las actividades que por su
naturaleza van ms all que los asuntos propios de la estructura de control interno.
Tales asuntos podran estar referidos a la eficiencia operacional en algunas reas
administrativas o en otras partidas importantes de la entidad.
Las debilidades materiales identificadas en una auditora financiera son
consideradas como hallazgos. En la parte III de este manual se describen con mayor
amplitud los elementos de un hallazgo de auditora, cuya naturaleza y presentacin es
algo distinto de la estructura fijada para desarrollar un hallazgo en la auditora
financiera y que se muestra a continuacin:
ELEMENTOS DEL HALLAZGO DE AUDITORA
. Condicin: constituida por la situacin actual o "lo que es"
. Criterio:representado por la norma o la unidad de medida que se compara con
la condicin o "lo que debe ser"
. Causa: razn (o las razones) por la que ocurri la condicin.
. Efecto: consecuencia o impacto posible pasado o futuro (cuando sea aplicable).
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Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditora
financiera no siempre podra ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen
juicio y criterio profesional para decidir como informar determinada debilidad
importante identificada en la estructura de control interno. La extensin mnima de
cada hallazgo de auditora depender de como ste debe ser informado, aunque por
lo menos el auditor debe identificar la condicin, el criterio, la causa y el posible efecto
(como naturaleza, no necesariamente el monto) a fin de permitir que los funcionarios
responsables determinen el efecto y adopten la accin correctiva apropiada y
oportuna.
REVISIN GENERAL DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, incluso aqullos que pueden mantenerse exclusivamente por
medios electrnicos, son revisados por el jefe de equipo de manera continua durante la
auditora y tan pronto como se culmine el trabajo de auditora. El revisor de los papeles
de trabajo debe considerar diversos aspectos, entre otros, si:
. El trabajo se ha realizado de acuerdo con las polticas y normas de auditora
gubernamental emitidas por la Contralora General de la Repblica.
. Los objetivos de los procedimientos de auditora fueron logrados y si las
conclusiones son coherentes con los resultados de la auditora y respaldan la
opinin del auditor sobre los estados financieros.
. Los papeles de trabajo de auditora son pertinentes, documentan debidamente la
evidencia obtenida y guardan coherencia internamente.
. Se identificaron los problemas durante la auditora y fueron solucionados con
conocimiento de los niveles superiores.
El propsito de llevar a cabo la revisin de los papeles de trabajo es llegar a la
conclusin afirmativa de que stos respaldan la opinin sobre los estados financieros y
muestran que la auditora cumple con los requisitos establecidos por la Contralora
General de la Repblica. La revisin que efecte el supervisor de los papeles de
trabajo que el auditor encargado haya revisado previamente, puede estar limitada por
la confianza que se tenga en este ltimo. La revisin que efecte el supervisor se
documenta mediante la inscripcin de sus iniciales en los papeles de trabajo, su firma
en los programas de trabajo y memorndum de conclusiones.
EVALUANDO SI LOS ESTADOS FINANCIEROS CARECEN DE ERRORES O
IRREGULARIDADES DE IMPORTANCIA RELATIVA
Si consideramos que la evidencia de auditora es suficiente y apropiada para
formarse una opinin, evaluamos si los estados financieros carecen de errores e
irregularidades de importancia relativa. Una conclusin en el sentido que los estados
financieros carecen de errores e irregularidades de importancia relativa, soportada con
evidencia suficiente, significa que el auditor est seguro de que el riesgo de que
ocurran tales circunstancias en los estados financieros se ha reducido a un nivel bajo.
Si existieran diferencias de auditora no ajustadas, el supervisor debe
considerarlas en forma individual y en conjunto con el objeto de establecer s stas
denotan la existencia de errores o irregularidades de importancia relativa en los
estados financieros. Ello implica considerar.
. Las circunstancias relacionadas con diferencias significativas no ajustadas de
auditora y los aspectos cualitativos de stas, incluso su efecto sobre la
presentacin y revelacin en los estados financieros.
__________________________________________________________________________ 161
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 162
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 164
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
.
.
.
.
.
__________________________________________________________________________ 169
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realizacin de los
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Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
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Prrafo de opinin
En el dictamen el auditor debe expresar claramente su opinin respecto a si los
estados financieros auditados presentan razonablemente la situacin financiera, los
resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de la entidad, de acuerdo con
principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los trminos utilizados para expresar la opinin del auditor se presentan
razonablemente en todos sus aspectos importantes. Esta terminologa indica que el
auditor considera slo aquellos asuntos que son materiales respecto a los estados
financieros. El marco conceptual para la determinacin de los estados financieros es
determinado por los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas
aplicables y el desarrollo de la prctica profesional. Una ilustracin del prrafo de
opinin es la siguiente:
En nuestra opinin, los estados financieros antes indicados presentan razonablemente
en todos sus aspectos importantes la situacin financiera del Ministerio de la
Produccin al 31 de diciembre de 1916, as como los resultados de sus operaciones y
flujos de efectivo por el ao terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados.
El tema de la uniformidad en el prrafo de la opinin, fue modificado por el
Pronunciamiento N 2 del Comit de Auditora del Colegio de Contadores Pblicos de
Lima, y aprobado en el Congreso Nacional de Contadores Pblicos de 1993, en el
sentido de que la uniformidad se encuentra implcita en la opinin del auditor y,
consecuentemente, no debe mencionarse, salvo que el auditor determine que no
existe, o se ha producido un cambio en la aplicacin de los principios de contabilidad,
entre diversos perodos.
Lugar y fecha del dictamen
La fecha del dictamen debe ser aquella que coincide con la finalizacin de la
auditora. Esto indica al usuario que el auditor ha considerado el efecto sobre los
estados financieros auditados y su opinin, en torno a los acontecimientos y
transacciones importantes que ocurrieron desde la fecha de los estados financieros
hasta la fecha de su dictamen. El dictamen debe indicar la localidad donde el auditor
est domiciliado.
Puesto que la responsabilidad del auditor es informar sobre los estados financieros
conforme fueron preparados y presentados por la administracin, no debe fechar el
dictamen antes que los estados financieros sean aprobados y firmados por la
gerencia.
Firma e identificacin del auditor
El dictamen debe ser firmado por los auditores responsables de la auditora,
indicando su nombre completo y nmero de matrcula; en los casos siguientes:
. Dictmenes emitidos por la Contralora General de la Repblica, por el auditor
encargado y el supervisor;
. Dictmenes emitidos por las Sociedades de Auditora Independiente, por el socio
responsable en representacin de la firma.
Clases de dictmenes
Los dictmenes de auditora se clasifican de la siguiente forma:
CLASIFICACIN DEL DICTAMEN DEL AUDITOR
Dictamen sin modificaciones (estndar)
__________________________________________________________________________ 177
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Dictmenes modificados
Asuntos que no afectan la opinin
. nfasis de un asunto
. Falta de uniformidad
Asuntos que s afectan la opinin
. Opinin con salvedades
. Abstencin de opinin.
. Opinin adversa.
Dictamen sin modificaciones o estndar
Debe expresarse una opinin sin salvedades cuando el auditor concluya que los
estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la
situacin financiera de la entidad. Una opinin sin salvedades tambin indica
implcitamente que han sido determinados y expuestos en forma apropiada, en los
estados financieros, cualquier cambio significativo en la aplicacin de los principios
contables o en estimaciones realizadas por la gerencia y sus efectos correspondientes.
A continuacin se presenta el modelo de dictamen sin modificaciones.
Modelo dictamen sin modificaciones (estndar)
Dictamen de los auditores independientes
A los seores...
1. Hemos auditado el balance general de entidad XYZ al 31 de diciembre de 19X2 y
19X1 y los correspondientes estados de gestin, de cambios en el patrimonio neto
y de flujos de efectivo por los aos terminados en esas fechas. La preparacin de
dichos estados financieros es responsabilidad de la gerencia de la empresa y
nuestra responsabilidad consiste en emitir una opinin sobre ellos basada en la
auditora que efectuamos.
2. Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas y normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora
General de la Repblica. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos
nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados
financieros no presentan errores importantes. Una auditora comprende el examen
basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la
informacin y los importes presentados en los estados financieros. Tambin
comprende la evaluacin de los principios de contabilidad aplicados y de las
principales estimaciones efectuadas por la gerencia, as como una evaluacin de la
presentacin general de los estados financieros. Consideramos que la auditora
que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinin.
3. En nuestra opinin, los estados financieros antes indicados presentan
razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la situacin financiera de
entidad XYZ al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1, los resultados de sus
operaciones y los flujos de efectivo, por el ao terminado en esa fecha, de acuerdo
con principios de contabilidad generalmente aceptados.
Lima, 3 de marzo de 19X3
Refrendado por:
---------------------FIRMA
SUPERVISOR
---------- ----------------------FIRMA
AUDITOR ENCARGADO
__________________________________________________________________________ 178
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Dictmenes modificados
En ciertas circunstancias, el dictamen del auditor puede modificarse incorporando uno
o ms prrafos para indicar las razones por las cuales se lleg a dicha conclusin.
Estas modificaciones en algunos casos originan dictmenes con salvedades, en otros
casos conllevan a una abstencin de opinin o a expresar una opinin adversa. En
otros, la opinin no es afectada debido a que la incorporacin de dicho prrafo o
prrafos tiene como objeto resaltar un hecho para enfatizarlo.
Existen circunstancias en que el auditor puede o no estar de acuerdo con la
gerencia respecto a polticas y mtodos contables utilizados para su aplicacin o la
suficiencia de las aseveraciones realizadas en los estados financieros. Si tales
discrepancias son importantes para los estados financieros en su conjunto, el auditor
debe expresar una opinin modificada.
Cuando el auditor decide incorporar un prrafo de nfasis de un asunto para
resaltar una situacin que afecta a los estados financieros, la inclusin de dicho prrafo
no afecta su opinin. Los asuntos que pueden incluirse en el prrafo de nfasis son:
. Cuando han ocurrido sucesos posteriores extraordinariamente importantes.
. Sobre asuntos contables, excluyendo aquellos relacionados a un cambio de
principios contables que afectan la comparacin de los estados financieros con
los del perodo anterior.
. El informe del auditor predecesor no fue presentado para efectos comparativos
con los estados financieros.
. Ciertas circunstancias relativas a informacin sobre los estados financieros
comparativos.
Las incertidumbres y dictmenes que se deriven de una auditora a los estados
financieros no deben incluirse como prrafo de nfasis, sino que deben tratarse como
un dictamen modificado o no, de acuerdo con la evaluacin que realice el auditor.
Situaciones que afectan la opinin del auditor
En ciertos casos el auditor no puede expresar una opinin sin salvedades, sobre todo
cuando alguna de las siguientes circunstancias existe y, a su juicio, su efecto es o
puede ser importante para los estados financieros en su conjunto:
. Cuando existe una limitacin en el alcance del trabajo.
. Cuando existe un desacuerdo con la gerencia respecto de la razonabilidad de
las polticas contables seleccionadas, el mtodo para su aplicacin o la
suficiencia de las aseveraciones efectuadas en los estados financieros.
Cada vez que el auditor exprese una opinin con salvedades, debe incluir en su
dictamen una descripcin clara de todas las razones sustantivas y si es factible
cuantificar posibles efectos sobre los estados financieros. Esta informacin se
expondr en un prrafo separado precediendo al prrafo de opinin y puede hacerse
una mayor explicacin en una nota a los estados financieros.
Opinin con salvedades
Una opinin con salvedades deber expresarse cuando el auditor concluye que no
puede expresar una opinin sin modificacin, pero que el efecto de cualquier
desacuerdo con la gerencia o limitacin en el alcance de su trabajo no es tan
importante como para requerir una opinin adversa o una abstencin de opinin. Una
opinin modificada debe expresarse como excepto por los efectos del asunto a que
__________________________________________________________________________ 179
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------------------------FIRMA
Auditor encargado
----------------FIRMA
Supervisor
-------------------------FIRMA
Auditor encargado
de control
interno se
d)
e)
f)
g)
Ttulo.
Destinatario.
Prrafo introductorio:
i) Identificacin de los estados financieros examinados.
ii) Expresin de la responsabilidad de la administracin de la entidad sobre la
estructura de control interno.
Prrafo de alcance:
i) Referencia a las normas de auditora generalmente aceptadas y normas de
auditora gubernamental.
ii) Descripcin del trabajo realizado por el auditor para estudiar la estructura de
control interno y evaluar el riesgo correspondiente.
iii) Descripcin de los objetivos de la estructura de control interno.
Prrafo de identificacin de los hallazgos de auditora (contiene las debilidades
ms importantes detectadas al examinar y evaluar los riesgos).
Prrafo de salvaguarda sobre la consideracin de la estructura de control
interno.
Lugar y fecha del informe.
__________________________________________________________________________ 184
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h)
Ttulo
El informe del auditor debe tener como ttulo Informe de los auditores
independientes para distinguirlo de aqullos que podran ser emitidos por los
auditores internos de la propia entidad. En el caso de que el informe sea emitido por el
rgano de auditora interna, el ttulo ser: Informe de los auditores internos.
Destinatario
El informe del auditor debe estar dirigido al titular de la entidad, miembros del
directorio de la empresa, segn los casos, cuyos estados financieros han sido materia
de examen.
Prrafo introductorio
El informe del auditor debe identificar los estados financieros que han sido materia de
examen, incluyendo la fecha y el perodo cubierto por tales estados. El informe debe
incluir la expresin de que el establecimiento y mantenimiento de la estructura de
control interno es responsabilidad de la administracin de la entidad. La presentacin
de tales asuntos en el prrafo introductorio es la siguiente:
Hemos auditado el balance general y los estados de gestin y de flujos de efectivo de
entidad ABC por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de
1915 y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 10 de febrero de
1916. La administracin de la entidad es responsable de establecer y mantener una
estructura de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad se requiere de
estimaciones y opiniones de la direccin de la entidad para determinar y evaluar los
beneficios esperados y costos relacionados de las polticas y procedimientos de la
estructura del control interno.
Prrafo del alcance
El informe del auditor debe describir el alcance de la auditora declarando que fue
realizada de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas y las
normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General de la
Repblica. Las normas de auditora generalmente aceptadas y las normas de auditora
gubernamental exigen que para planear la auditora financiera el auditor debe adquirir
una apropiada comprensin del funcionamiento de la estructura de control interno de la
entidad, la que est constituida por el ambiente de control, el sistema de contabilidad,
los procedimientos de control, el ambiente SIC y la funcin de auditora interna.
En el informe debe indicarse los controles internos significativos de la entidad o los
elementos especficos de la estructura de control interno, incluyendo los controles que
haya establecido para garantizar el cumplimiento de leyes y reglamentos cuya
inobservancia pueda tener un efecto importante en los estados financieros.
El alcance se refiere a los procedimientos de auditora considerados necesarios
para la ejecucin del examen de acuerdo con las circunstancias. A menos que se
declare algo distinto, se entiende que las normas de auditora seguidas son las
aceptadas por la prctica profesional en el Per. La presentacin del prrafo del
alcance es la siguiente:
En el planeamiento y realizacin de la auditora a los estados financieros de
entidad ABC, por el ao terminado el 31 de diciembre de 19X5, consideramos su
estructura de control interno para determinar nuestros procedimientos de auditora con
el propsito de expresar una opinin sobre tales estados, mas no para proporcionar
una seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo,
__________________________________________________________________________ 185
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
SNTESIS GERENCIAL
HALLAZGOS Y CONCLUSIONES MS IMPORTANTES
El presente Informe de Auditora a la Informacin Financiera de la Municipalidad
Provincial del Santa, Periodo 2004, se ha realizado en cumplimiento a la Accin de
Control Posterior N 2-0344-2005-002, y como resultado de la Auditora se ha
arribado a lo siguiente:
1.
__________________________________________________________________________ 188
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RECOMENDACIONES MS IMPORTANTES
En mrito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente Informe, y en
concordancia con lo establecido en el artculo 15 inciso b) de la Ley N 27785 Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica
y con el propsito de coadyuvar con la gestin municipal de la Municipalidad Provincial
del Santa, se formulan las siguientes recomendaciones:
Que el titular de la entidad disponga la implementacin de las siguientes
recomendaciones.
1. Disponer que la Gerencia Municipal en coordinacin con la Gerencia de
Administracin y Finanzas adopten las medidas necesarias para refinanciar la
deuda por el pago de las Leyes Sociales de los trabajadores municipales, con el fin
de salvaguardar la integridad fsica de los servidores por las atenciones con
EsSALUD, y los derechos de jubilacin a travs del Sistema Nacional de Pensiones
y AFPs. (Ref. Conclusin N 01).
2. Que el gerente de Infraestructura Urbana en coordinacin con el Sub Gerente de
Contabilidad procedan a realizar las liquidaciones de Obras que se hallan
pendientes a fin de poder mostrar el saldo real actualizado de la Divisionaria 333
Construcciones en Curso. (Ref. Conclusion N 02).
3. Disponer que el Sub Gerente de Contabilidad General proceda a poner en prctica
la Norma de Control Interno N 280-03 CONCILIACION DE SALDOS, que indica:
Cada Entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito de
asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea
contable, con la situacin real, de tal manera que la informacin contenida en los
estados financieros que se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin para la
elaboracin de la cuenta General de la Republica sea veraz y exacta. (Ref.
Conclusin N 03).
4. Que el subgerente de Contabilidad proceda de manera oportuna a disponer la
regularizacin de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles
gerenciales elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en
una gestin eficiente de tal manera que la informacin contenida en los estados
financieros que se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin para la elaboracin
de la Cuenta General de la Repblica sea veraz y exacta. (Ref. Conclusin N 4).
__________________________________________________________________________ 190
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
I.- INTRODUCCIN
1. ORIGEN DEL EXAMEN
La auditora a la informacin financiera de la Municipalidad Provincial del Santa
Chimbote, correspondiente al ejercicio fiscal 2004, ha sido programada dentro del
Plan Anual de Auditora Gubernamental para el periodo 2005, considerado como
Accin de Control Posterior N 2-0344-2005-002 y ejecutada en cumplimiento de la
Resolucin de Contralora General N 117-2001-CG, que aprueba la Directiva
N 013-2001-CG/340 del 27 de julio 2001.
2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN
La presente accin de control posterior por su naturaleza corresponde a una
auditoria a la informacin financiera de la Municipalidad Provincial del Santa Chimbote, y se ejecut en cumplimiento al Plan de Auditoria Gubernamental para
el ejercicio 2005, siendo sus objetivos los siguientes:
2.1
OBJETIVOS GENERALES
Emitir opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros
preparado por la Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del
Santa al 31 de diciembre de 2004, de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes.
(Informe corto).
2.2
OBJETIVOS ESPECFICOS
a. Determinar si los estados financieros preparados por la entidad
presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus
operaciones y flujo de efectivo de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
b. Evaluar la implementacin de funcionamiento, efectividad de la
estructura y sistema de control interno de la Unidad de Contabilidad
durante el ejercicio econmico 2005, a efecto de determinar el grado de
efectividad, eficiencia y eficacia en su aprobacin y si stos realizan sus
actividades en concordancia con las normas tcnicas de control interno y
dems dispositivos legales vigentes.
__________________________________________________________________________ 191
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__________________________________________________________________________ 192
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5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS
En estricta aplicacin de las Normas de Auditora Gubernamental NAGU 3.60
Comunicacin de hallazgos, aprobado con Resolucin de Contralora N 16295-CG y modificada por la Directiva N 006-97-CG/INT y Resolucin de Contralora
N 141-99-CG del 25.06.99 y modificada con Res. Contralora N 259-2000-del
07.12.00, los hallazgos de auditora que emergieron de la presente accin de
Control fueron puestos en conocimiento por escrito a los funcionarios y servidores
para que, en ejercicio de su derecho de defensa, cumplan con realizar los
comentarios aclaratorios debidamente documentados, los mismos que fueron
evaluados y se tomaron en consideracin en la elaboracin del presente informe.
__________________________________________________________________________ 193
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__________________________________________________________________________ 194
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
30
Feb
31
714 308,94
357 154,47
264 551,20
269 80,50
Mar
31
679 243,36
339 621,68
546 739,14
Abr
30
666 372,06
333 186,03
May
31
720 216,47
Jun
30
Jul
Variacin
(sobregiro)
(a-b)
Varia. %
x 100
-91 207,07
-19,5
291 531,70
65 622,77
18,4
444 481,30
991 220,44
-651 598,76
-191,9
405 645,16
435 597,46
841 242,62
-508 056,59
-152,5
360 108,24
405 645,20
357 50,33
441 395,53
-81 287,29
-22,6
735 266,72
367 633,36
405 645,20
115 725,05
521 370,25
-153 736,89
-41,8
30
772 551,63
386 275,82
405 645,20
42 130,50
447 775,70
-61 499,88
-15,9
Ago
31
737 337,77
368 668,89
670 196,37
-719 571,30
-195,2
Sep
30
775 616,34
387 808,17
405 645,20
-640 151,94
-165,1
Oct
29
756 527,68
378 263,84
405 645,16
34 276,81
439 921,97
-61 658,13
-16,3
Nov
30
784 232,25
392 116,13
405 645,16
65 409,54
471 054,70
-78 938,57
-20,1
Dic
03
762 172,51
381 086,26
405 645,16
33 804,24
439 449,40
-58 363,14
-15,3
9037 569,22
4518 784,64
5132 293,31
-3040 446,79
Total
__________________________________________________________________________ 195
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
SAGU RECOMENDACIONES
2003
CPENDIENTES
o
IMPLEMENTADAS
m
oEN PROCESO
eRECONSIDERADAS
s
NO APLICABLES
d
eTOTAL
2002
2001
2000
TOTAL
16
18
55
58
147
117
34
34
192
10
134
53
69
96
352
IMPORTE
EJERCICIO 2004
INCREMENTO %
1830,702.83
1964,843.69
2356,478.42
3352,893.52
28.72%
70.64%
23,362.26
151,084.90
546.70%
205,058.32
330,513.70
61.18%
0.00
260.00
179,818.83
174,319.42
0.00
0.00
740,744.67
ESSALUD
Seguro de Vida
Seguro Riesgo de Trabajo
3671,918.70
36,442.86
3.15%
80,761.46
3076,321.19
(19.36)%
48,480.24
33.03%
__________________________________________________________________________ 197
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
7906,648.08
Sub Total
CTA. 42 CUENTAS POR PAGAR
429. CTAS. POR PAGOS DIVERSOS
AFP Integra
AFP Profuturo
AFP Horizonte
AFP El Roble
AFP Unin Vida
EJERCICIO 2003
10317,356.73
EJERCICIO 2004
30.49%
INCREMENTO %
2749,107.47
3343,421.47
21.61%
701,762.11
936,462.79
397,671.66
33.44%
30.75%
304,136.38
0.00
7,823.13
701,546.85
37.89%
Sub Total
508,753.05
4263,759.01|
5386,925.90
26.34%
TOTAL
12170,407.09
15704,282.63
29.04%
__________________________________________________________________________ 198
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
DETALLE
MONTO DE TRIBUTO
INTERESES
RECARGOS
MORAS
TOTAL
AFP HORIZONTE
255,179.12
146,875.11
0.00
0.00
402,054.23
AFP PROFUTURO
969,445.00
2,875,022.24
0.00
0.00
3,844,467.24
SUNAT
14,076,333.00
1,921,894.00
1,437,484.00
0.00
17,435,711.00
TOTAL
15,300,957.12
4,943,791.35
1,437,484.00
0.00
21,682,232.47
Fuente: AFP Horizonte, Profuturo y Sunat
__________________________________________________________________________ 199
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
255,179.12
146,875.11
0.00
0.00
146,875.11
AFP PROFUTURO
969,445.00
2,875,022.24
0.00
0.00
2,875,022.24
SUNAT
14,076,333.00
1,921,894.00
1,437,484.00
0.00
3,359,378.00
TOTAL
15,300,957.12
4,943,791.35
1,437,484.00
0.00
6,381,275.35
Fuente: AFP Horizonte, Profuturo y Sunat
__________________________________________________________________________ 200
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 201
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 202
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 203
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
a.2 A travs del PDT IGV Renta Mensual, las Retenciones del Impuesto
a la Renta de 4ta. Categora y los sujetos que perciben dicha renta,
los mismos que sern obtenidos de la partida denominada Orden
de Servicios.
b) Realizar el pago total de las Retenciones y las Contribuciones Sociales, a
que hace referencia el Inciso a) del presente articulo, conforme lo
establecen las normas que regulan la materia.
Artculo 3 De las sanciones administrativas a los funcionarios
Sern sancionados, previo procedimiento administrativo, los funcionarios que
incumplan con:
__________________________________________________________________________ 204
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 205
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 206
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para visar gastos ni firmar cheques, motivo por el cual no tuve acceso a
dicha informacin referida a la retencin de leyes sociales de los
trabajadores municipales, siendo de entera competencia de la Gerencia de
Administracin y Finanzas.
De los comentarios vertidos por el referido exgerente Municipal, se tiene que
si bien es cierto asumi el cargo el 05.01.04 hasta el 31.06.04, es decir
aproximadamente 7 meses, y que durante los 6 primeros meses se desarroll
la peor institucin interna en el Pleno Edil... en ese escenario se haca
imposible realizar coordinaciones de trabajo, y que dichas funciones
corresponden a la Gerencia de Administracin y Finanzas, sin embargo, es de
referirse que en su condicin de Gerente Municipal de aquel entonces y como
rgano de Direccin Tcnico Administrativo le corresponda coordinar y
supervisar las actividades de los rganos Administrativos de Apoyo,
Asesoramiento y de Lnea de la Municipalidad que estn bajo su mando;
debiendo presentar trimestralmente un informe situacional de la gestin
administrativa econmica y financiera de la entidad. En tal sentido, y al no
haber cumplido con presentar prueba documentaria que demuestre haber
tomado acciones respecto al hecho observado, la observacin subsiste y no
ha sido levantada.
__________________________________________________________________________ 207
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
por no haberse cumplido en liquidar las diferentes obras ejecutadas en los aos
2003 y 2004.
Tal es as que hasta el 31-12-2004, las obras ejecutadas por administracin directa
representaron aproximadamente el 86.13% del total de las obras ejecutadas
pendientes de liquidacin final, conforme se puede apreciar en el cuadro
siguiente:
CONTENIDO
333. CONSTRUCC. EN
CURSO
333.01 Por Adminis. Directa
EJERCICIO
2004
EJERCICIO
2003
VARIACIN
INCREMENTO
34.09%
59034,829.35 51106,117.88
7928,711.47
15.51%
2197,292.72
10,737.91
2186,554.81
20,363%
7310,171.27
0.00
7310,171.27
0.00%
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el
Jefe de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ,;
stas han sido absueltas en el orden siguiente:
a) No se ha cuantificado el posible efecto que pueda originarse por
concepto de depreciacin de las obras que contablemente se
encuentran en proceso, pero que estn en funcionamiento. Se debe
identificar del total de las obras que se encuentran en construcciones en
curso por S/. 68 542 233.34, cuales son las que han entrado en
funcionamiento y la fecha, a fin de calcular la depreciacin
correspondiente que afectara los resultados del ejercicio.
Al respecto, es de indicarse que al 31.12.04, la Subgerencia de Contabilidad no
ha realizado la depreciacin de las obras que se encontraban en el rubro
construcciones en curso, toda vez que de acuerdo al Informe N 012-2005SGC-GAF-MPS del 15 de marzo 2005, se establece textualmente: ... la
gerencia de Infraestructura Urbana, sobre el reporte de informacin relacionada
a liquidacin de obras durante el periodo 2004 para ser consideradas en los
estados financieros... a pesar de tiempo transcurrido hasta fecha dicha gerencia
no ha cumplido con tal remisin.
Y con Informe N 113-2005-DLO-MPS de fecha 16.06.05, se determina que al
31 de diciembre 2004 no se encontr ninguna liquidacin de obra.
b) Debe meritarse observar la falta de reclasificacin de los activos.
No se ha efectuado la reclasificacin de los activos, porque, como se explicara
anteriormente, al 31.12.04 la Gerencia de Infraestructura Urbana no ha
cumplido con remitir el reporte de informacin relacionada con la liquidacin de
obras durante el periodo 2004 para ser consideradas en los estados
financieros, asimismo con Informe N 113-2005-DLO-MPS de fecha 16.06.05,
emitido por el actual Jefe del Departamento de Liquidaciones, se determina
que al 31 de diciembre 2004 no se encontr ninguna liquidacin de obra
__________________________________________________________________________ 209
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 210
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 211
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saldo de S/. 40,487.51 Nuevos Soles, mientras que en Libro Bancos, folio N 39, Se
aprecia que dicha cuenta muestra un Saldo al mes de abril de 2004; de S/. 0.00
Nuevos Soles.
De ello se establece una diferencia de S/. 40,487.51 nuevos soles, que repercute en la
presentacin de los Estados Financieros. Significando que el saldo que mantiene la
Unidad de Tesorera, en Libro Bancos de la referida Cuenta Corriente data de abril de
2004.
La diferencia establecida en dicha cuenta se presenta a continuacin:
CONCEPTO
BALANCE DE
COMPROBACIN
S/.
CTA. CTE. N
310-10756313054- BCO.
CREDITO CONVENIO
LIBRO MAYOR
S/.
40,487.51
LIBRO
BANCOS
S/.
40,487.51
DIFERENCIA
S/.
0.00
40,487.51
Fuente: Estados Financieros 2004 Balance de Comprobacin, Libro Mayor y Libro Bancos.
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el jefe
de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ, stas
han sido absueltas en el orden siguiente:
a) Se seala que el monto registrado en libros es mayor que el saldo
bancario, debiendo establecer si la diferencia existe por la falta de
contabilizacin de gastos, debindose merituar por la materialidad, si
estos afectaran la adecuada presentacin de los estados financieros y
considerarse como una salvedad en el Dictamen.
Respecto a la diferencia de S/. 40,487.51 nuevos soles establecido en el saldo
de la cta. cte. N 310-10756313-054 Banco de Crdito-Convenio, entre
Tesorera y Contabilidad, se debe a un cambio de cdigo del Plan Contable y
de Cuenta Bancaria, ello debido a que la Subgerencia de Tesorera deriva los
reportes con fecha posterior al 31.12.04; situacin esta que ha sido
regularizada segn se refleja en el asiento de apertura del Ejercicio 2005 de la
Subgerencia de Contabilidad, sustentado en su Informe N 031-205-SGC-GAFMPS del 07.06.05.
El hecho que se expone revela trasgresin a la siguiente normativa:
__________________________________________________________________________ 213
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 214
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
2004
por
2003
Variacin
667,137.84
667,137.84
2099,433.19
2099,433.19
(1432,295.35)
(1432,295.35)
5818,944.20
5276,479.40
542,464.80
17,289.14
17,289.14
959,230.83
2410,482.17
2256,012.43
154,469.74
10,284.54
10,284.54
675,075.63
(3408,462.03)
(3020,466.97)
(387,995.06)
(7,004.60)
(7,004.60)
(284,155.20)
7462,602.01
5195,275.53
(2267,326.48)
Fuente: Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa Chimbote 2004, Nota: 13
CONTRATISTAS
DETALLE
VICTOR DELFIN RAMIREZ
P y Q CONTRATISTAS GENERALES
COBASA - BAZO
ROAYA
IMPORTE
AO
34,674.70
5,000.00
1998
1996
950,124.01
26,798.02
1999
1997
__________________________________________________________________________ 217
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
CIDELPA
73,627.40
1999
20,295.75
86,430.43
1998
1998
17,637.47
419,149.19
2000
2000
4,463.88
90,756.30
2000
2003
251,594.29
25,210.08
2,005,761.52
2003
2003
384.02
PROVEEDORES
DETALLE
IMPORTE
AO
7,312.00
2000
8,000.00
15,312.00
2000
385.04
ENCARGOS INTERNOS
DETALLE
IMPORTE
AO
1,124.00
1,354.64
1999
2001
50.00
717.50
2003
2003
150.00
212.00
2003
2003
786.00
4,394.14
2003
389.01
CARGAS DIVERSAS
DETALLE
CANTIDAD
AO
60,457.32
10,000.00
1995
1994
REMUNERACIONES
UNIVERSIDAD RICARDO PALMA
50,220.00
6,630.00
2003
1995
EDITORA PERU
FIDE
2,973.60
1,736.00
1998
1995
ENRIQUE FERREYROS
CONFECCIONES CHAVIN
2,046.15
2,437.55
1998
1998
600.00
7,220.00
1998
1995
19,358.40
25,187.85
1994
1996
CEDEL
SERCOPAC S.A.
__________________________________________________________________________ 218
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
JUAN CHAMBORGO
10,800.00
1996
28,000.00
31,537.74
1994
1995
FONCODES
JOSE BERNABE PULIDO
16,007.98
63,449.30
1996
1995
3,430.29
8,000.00
1996
1995
63,649.00
1,200.00
1996
1995
1,100.00
801.00
1996
1997
AUTOPARTES VIMAPA
RESERLY
3,000.00
1,900.00
1998
1996
6,470.00
24,500.00
1996
1994
SERVIDATA S.R.L.
REPUESTOS SAN ANTONIO
10,400.00
900.00
1994
1995
704.00
1,069.19
1997
1997
500.00
708.00
1996
1996
500.00
3,648.00
1996
1996
6,200.00
2,050.00
1996
1996
4,300.00
6,900.00
1996
1996
CARLOS GAVIDIA
MARTHA SALGADO
1,000.00
500.00
1996
1996
CABILDO ABIERTO
SERVICE S.A.
1,241.00
7,900.00
1996
1996
1,250.00
3,928.00
1996
1996
CISNEROS S.R.L.
JESUS REQUENA
1,300.00
1,000.00
1996
1996
VICENTE BEDON
IPSS
8,100.00
1,500.00
1996
1998
COGERSA S.R.LTDA.
CONSTRUCTORA Y SERVICIOS MADECH
3,000.00
3,650.00
1998
1999
11,647.86
42,919.39
1999
CONATA
ADELANTOS DIVERSOS
SUBSIDIO POR FALLECIMIENTO
SALDO AL 31-12-04
57,993.30
637,520.92
CANTIDAD
2,000.00
653.80
780.50
AO
1998
1998
1998
__________________________________________________________________________ 219
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
2,000.00
1,000.00
4,000.00
1,048.00
7,203.85
INC TRUJILLO
IRIS DIOSES BURGOS
1,400.00
7.50
2,000.00
500.00
528.70
23,122.35
1998
1998
1999
1999
1999
1999
1999
1999
1999
2003
CANTIDAD
370.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
3,900.00
1,000.00
2,500.00
2,500.00
1,500.00
2,500.00
223.30
21,993.30
AO
1999
1999
1999
1998
1998
1998
1999
1998
1998
1999
1998
1998
1998
2,708,104.23
INSTRUCTIVO N
INCOBRABLES
PROVISIN
CASTIGO
DE
LAS
CUENTAS
__________________________________________________________________________ 222
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 223
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 227
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
IV.- RECOMENDACIONES
En mrito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente informe, y
con el fin de contribuir a una eficiente gestin municipal, se considera necesario
formular las siguientes Recomendaciones:
AL SEOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL
SANTA CHIMBOTE:
1. Disponer que la Gerencia Municipal en coordinacin con la Gerencia de
Administracin y Finanzas, adopten las medidas necesarias con el fin de
refinanciar la deuda por el pago de las Leyes Sociales de los trabajadores
municipales, con el fin de salvaguardar la integridad fsica de los servidores por
las atenciones con ESSALUD, y los derechos de jubilacin a travs del Sistema
Nacional de Pensiones y AFPs. (Ref. Conclusin N 1).
2. Que el Gerente de Infraestructura Urbana en coordinacin con el Sub Gerente de
Contabilidad, procedan a realizar las liquidaciones de Obras que se hallan
pendientes, de liquidar a fin de poder mostrar el saldo real actualizado de la
Divisionaria 333 Construcciones en Curso. (Ref. Conclusion N 2).
3. Disponer que el Sub Gerente de Contabilidad, proceda a poner en prctica la
Norma de Control Interno N N 280-03 CONCILIACION DE SALDOS, que
indica: Cada Entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito
de asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea
contable, con la situacin real, de tal manera que la informacin contenida en
los estados Financieros que se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin para
la Elaboracin de la cuenta General de la Republica sea veraz y exacta. (Ref.
Conclusin N 3 ).
4. Que el Sub Gerente de Contabilidad, proceda de manera oportuna, a disponer
la regularizacin de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles
gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan
en una gestin eficiente de tal manera que la informacin contenida en los
estados Financieros que se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin para la
Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica sea veraz y exacta. (Ref.
Conclusin N 4).
5. Recomendamos que el presente informe sea elevado a la Comisin de Procesos
Administrativos, para que sea esta quien de acuerdo a su autonoma y/o
atribuciones que la ley le confiere, sea la indicada de evaluar y merituar el grado
de sancin ha aplicar a los comprendidos en la presente investigacin. (Ref.
Conclusin N 1, 2, 3, y 4 ).
Chimbote, 28 de Junio de 2005.
-------------------------------------------CPC. Oswaldo Rodrguez Chuyo
Jefe de Comisin
__________________________________________________________________________ 228
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
C A P T U LO
II
AUDITORA DE GESTIN
Y EL EXAMEN ESPECIAL
__________________________________________________________________________ 229
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
AUDITORA DE GESTIN
Visin General
La administracin de los recursos pblicos en el Per descansa en una compleja
estructura de relaciones que vinculan a las entidades gubernamentales entre si,
quienes para el cumplimiento de sus fines interactan a todo nivel en el Estado. Las
autoridades y funcionarios a cargo de la administracin de recursos en las entidades,
tienen la obligacin de realizar una efectiva rendicin de cuentas de sus actividades a
sus superiores y ante el pblico. El ejercicio de esta obligacin es denominada
respondabilidad por las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico es
inherente al proceso gubernamental.
La obligacin de rendir cuenta de la gestin gubernamental, por su propia naturaleza,
genera una mayor demanda de informacin sobre el funcionamiento de las entidades y
programas gubernamentales. Ello es importante, dado que el Congreso de la
Repblica, las autoridades y funcionarios pblicos y el pblico en general, necesitan
conocer, no slo si los recursos pblicos se administran correctamente, sino tambin si
estn cumplindose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se logran
con efectividad, eficiencia y economa.
Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos en forma
apropiada y de acuerdo a ley, a fin de lograr los objetivos y metas para los cuales
fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios estn obligados a establecer,
mantener y evaluar peridicamente el sistema de control interno slido en su entidad,
programa y/o proyecto para:
* Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos,
* Proteger apropiadamente los recursos.
* Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y.
* Preparar, conservar y revelar informacin financiera confiable.
El trmino auditora se aplica en este Manual, tanto para referirse a las auditoras
financieras, como a las auditoras de gestin. La auditora financiera forma parte del
proceso de rendicin de cuentas (Responsabilidad), por cuanto permite emitir una
opinin profesional independiente, respecto a si los estados financieros en su conjunto,
presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de las operaciones y
los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados u otra base contable aceptada. La auditora de gestin, constituye tambin
parte importante del proceso de rendicin de cuentas, en vista que conduce a una
opinin independiente en torno al grado en que los funcionarios cumplen sus
responsabilidades con efectividad, eficiencia y economa. Su definicin puede
encontrarse en el numeral 06 de esta seccin.
Existen diferencias conceptuales entre la auditora de gestin y la auditora financiera;
stas pueden apreciarse en el siguiente cuadro:
__________________________________________________________________________ 231
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
CARACTERSTICAS
1. Objetivo
AUDITORA FINANCIERA
AUDITORA DE GESTIN
Expresar una opinin sobre Promover mejoras en la
los estados.
efectividad,
eficiencia
y
financieros economa en las
operaciones y en los controles
gerenciales de las entidades.
Efectividad y eficiencia y
Sistema contable y libros economa en las operaciones.
principales
y
registros
contables.
Interdisciplinario
con
entrenamiento contino.
Contadores Pblicos
Presente y futuro.
2.
Alcance
3.
Habilidades
4.
Orientacin
El pasado
Relativa
5.
Certeza
Absoluta
6.
Usuarios
Poderes
pblico.
7.
Normas
del
estado
NAGU,
Principios
de
Administracin y prcticas de
buena gerencia.
No requiere
8.
Dictamen
9.
Resultado de la
Auditoria.
10. nfasis
Si requiere
Informe
conteniendo,
observaciones, Conclusiones
Dictamen sobre los estados y recomendaciones para la
financieros
entidad examinada.
Mejoras
positivas en la
gestin, resultados y controles
Los estados financieros gerenciales.
presentan razonablemente
la
situacin
financiera,
resultados
de
las
operaciones y flujos de
efectivo de la entidad.
Gerencial-operativo
y
de
resultados.
11. Enfoque
Financiero
La
entidad
examinada
implementa
las
recomendaciones.
__________________________________________________________________________ 232
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 233
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
AUDITORA
ORIENTADA
HACIA LA
EFECTIVIDAD
INSUMOS:
Recursos,
Financieros
Humanos, Fsicos
Tecnolgico
IMPACTO:
En
beneficiarios,
medio
ambiente
pblico
Examen
de
resultados
logrados
Plan o Programa
Anlisis
de Causas
en controles
gerenciales y
procedimiento
s
Examen de
controles
gerenciales y
procedimiento
s
PROCESOS:
Operaciones
y
Actividades
PRODUCTOS:
Bienes y
Servicios
Determinar
uso eficiente
de los
recursos e
implicancia
en los
resultados
AUDITORA
ORIENTADA
HACIA LA
EFICIENCIA Y
ECONOMA
__________________________________________________________________________ 234
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 235
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Financiero Cumplimiento
Eficiencia
Y Economa
Tradicional
- Adquisicin
econmica.
Enfoque
Estados
Financieros
Orientacin
De resultados
Del informe
Auditoria de Gestin
Leyes
y
regulaciones
que pueden
tener efecto
directo en la
presentacin
de los estados
financieros
Leyes
y
regulaciones
relacionadas
con objetivos
que afectan la
eficiencia y
economa en
las entidades,
programas y
proyectos.
Pasado
- Utilizacin
de recursos
con
eficiencia.
Activo fijo,
materiales,
personal,
recursos
tecnolgicos.
Efectividad
- Logro de
objetivos y
metas.
- Beneficios
esperados.
Programa o
actividades
Presente y futuro
Observaciones, Conclusiones y
Recomendaciones
__________________________________________________________________________ 236
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FASE DE PLANEAMIENTO
Aspectos Generales
El planeamiento de la auditora se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance
de la auditora, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la
definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen
cubra las actividades ms importantes de la entidad, los sistemas y sus
correspondientes controles gerenciales.
El planeamiento garantiza que el resultado de la auditora satisfaga sus objetivos y
tenga efectos productivos. Su realizacin cuidadosa reviste especial importancia
cuando se evala la efectividad, eficiencia y economa en las entidades, o proyectos
gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y
variados. Por ello, este proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los
objetivos y alcance de la auditora, el tiempo disponible para ejecutarla y, el nmero de
horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel ptimo en el uso
de los recursos destinados para la auditora.
La fase de planeamiento de la auditora de gestin comprende dos etapas: revisin
general y revisin estratgica, cuyos elementos se muestran en el siguiente cuadro:
ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO
Revisin General
* Conocimiento inicial de la entidad examinar
* Anlisis preliminar de la entidad
* Formulacin del plan de revisin estratgica
Revisin Estratgica
* Ejecucin del plan
* Aplicacin de pruebas preliminares e identificacin de criterios de auditora
* Identificacin de los asuntos ms importantes
* Formulacin del reporte de revisin estratgica.
Preparacin del plan de auditora
La etapa de revisin general se inicia con la obtencin de informacin sobre la entidad,
programa o proyecto por examinar. El equipo de auditora debe adquirir un adecuado
conocimiento de las actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando
aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y
controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe revisar elementos diversos tales
como: a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o programa sobre
el desarrollo de sus actividades; b) normas de administracin financiera y requisitos
estipulados en la ley de presupuesto; c) informacin sobre seguimiento de medidas
correctivas derivadas de informes anteriores; y, d) documentacin sobre la entidad en
el archivo permanente de la Contralora General de la Repblica o el rgano de
Auditora Interna, en el caso que sea aplicable.
La etapa de revisin estratgica enfatiza el conocimiento y comprensin de la entidad,
programa o proyecto a examinar, mediante la recopilacin de informacin y
observacin de la forma como llevar a cabo sus operaciones. Esta tarea implica el
anlisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos: ambiente de control
interno, factores externos e internos, reas generales de revisin y fuentes de criterio
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sus actividades. Por ello, el auditor debe adquirir una adecuada comprensin de como
stos factores pueden influir en la entidad o programa bajo examen.
Los factores externos a considerar son los siguientes:
* Origen de fondos (ampliaciones o restricciones en las fuentes de financiamiento).
* Eventos temporales (cambios climatolgicos, hechos inusuales u otros que podran
incidir en la asignacin de fondos).
* Situacin poltica actual de la entidad o programa.
* Grupos de inters ajenos a la entidad.
* Modificaciones legales en trmite de aprobacin.
Los factores externos tambin pueden influir en la operacin de los programas o
actividades que ejecuta la entidad. Algunas veces podran determinarse programas
complementarios o en conflicto llevados a cabo por otras entidades gubernamentales.
Por ejemplo, las disposiciones gubernamentales establecidas para los programas de
proteccin del medio ambiente, influyen en el costo de las operaciones de empresas
petroleras y/o mineras por cuanto stas tendran que asumir obligaciones para reparar
daos ambientales ocasionados con anterioridad.
Consideracin de los factores internos
El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma
negativa en el desarrollo de sus actividades e incluso, en el logro de los objetivos y
metas establecidos. Los factores internos se refieren a:
Tamao de la entidad (en trminos de activos netos, ingresos, trabajadores, montos
significativos de transacciones).
Importancia de las actividades ejecutadas por la entidad o programa.
Locales donde la entidad o el programa realizan sus actividades
Estructura de la entidad (centralizada o descentralizada),
Complejidad de las operaciones,
Calificaciones y competencia del personal clave, y
Nivel de rotacin del personal gerencial y de contabilidad.
REAS GENERALES DE REVISIN
Las reas generales de revisin son aquellos asuntos seleccionados en esta etapa de
la auditora y estn referidas a:
* Procesamiento y control del sistema de administracin financiera y el sistema de
informacin computarizada-SIC,
* Proteccin y control de recursos pblicos,
* Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables,
* Economa y eficiencia,
* Procedimientos para medir e informar sobre la efectividad del programa o proyecto.
* Evaluacin de resultados del programa o proyecto.
* Auditora interna.
* Servicios prestados al pblico.
* Otros aspectos, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, experiencias anteriores,
evaluacin preliminar de la informacin y controles internos.
La significacin de cada uno de los puntos anteriores debe variar vara en funcin de la
entidad, programa o actividad.
Fuentes de informacin para la Revisin Estratgica
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Preguntas
Qu?
Informaciones requeridas
Normas,
polticas
y procedimientos
aplicables a sistemas y controles clave
Autoridad
legal,
antecedentes
de
la
entidad,programa o actividad, presupuesto e
informes financieros.
Por qu?
Producto
Identificacin de la entidad
Lnea de
funcional
responsabilidad
Cmo?
Entrevista con funcionarios
Sistemas gerenciales
Principales procesos, mtodos de operacin
ysistemas.
Quin?
Documentos internos
Organizacin
Divisin de funciones y responsabilidades.
Dnde?
Observaciones del medio ambiente
Cundo?
Localizacin,
factores
internos y externos.
Situaciones importantes en
el tiempo
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su disposicin, el auditor
nfasis y estrategia de la
se incluirn en el plan de
el auditor encargado y el
general y, aprobado por el
El plan de revisin estratgica, como cualquier otra actividad de la auditora, debe ser
programado apropiadamente para su ejecucin, de manera que el documento que se
formule contenga el entendimiento inicial de la entidad por parte del auditor, la relacin
de las reas de revisin seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluacin y
objetivos, funciones ms importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de
actividades.
Objetivos y alcance de la revisin estratgica
Esta etapa tiene como objetivo explorar en forma efectiva y eficiente las reas de
trabajo de auditora establecidas durante la revisin general y profundizar el
conocimiento inicial de los asuntos ms importantes. Por lo tanto, el equipo de
auditora debe:
* Completar la comprensin de la naturaleza de la entidad, sus sistemas y
operaciones, as como los controles gerenciales ms importantes implementados
por la entidad, mediante la ejecucin de pruebas preliminares.
* Permitir al equipo encargado definir los objetivos de auditora, adoptar decisiones
acerca de las reas de revisin ms apropiadas y organizar y coordinar los
esfuerzos necesarios para llevar a cabo el plan de revisin estratgica en forma
efectiva, eficiente y oportuna.
* Facilitar la toma de decisiones en cuanto a la aprobacin del plan de revisin
estratgica y la asignacin de recursos solicitados para su ejecucin.
* Identificar los criterios de auditora ms apropiados, en las circunstancias,
* Identificar las lneas generales de revisin en base a su materialidad, inters y
actividad de ser auditable.
* Identificar los asuntos ms importantes para la formulacin del informe
* Establecer el grado de confianza que puede depositarse en la informacin que
brinda el rgano de Auditora Interna,
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Origen de la revisin
Objetivos y alcance de la revisin
Enfoque a utilizar
Ejecucin de la revisin estratgica
(1) Comprensin de la entidad, programa o actividad.
a. Naturaleza de las actividades y operaciones.
b. Sistemas y controles gerenciales importantes.
c. Recursos financieros-presupuestarios autorizados.
d. Comprensin del ambiente de control interno.
e. Factores externos e internos.
f. Identificacin de las fuentes de criterio aplicables.
g. Revisin de informes de auditora anteriores
(2) reas generales de revisin
a. reas generales de revisin y criterios de seleccin.
b. Criterios para excluir del examen reas consideradas tpicas
E. Personal asignado.
F. Presupuesto de tiempo.
G. Procedimientos para la revisin estratgica.
El plan de revisin estratgica debe ser elaborados obligatoriamente por los equipos
de auditora de la Contralora General de la Repblica que sean designados para la
realizacin de una auditora de gestin en cualquier entidad del Estado. Asimismo, son
obligatorias para los rganos de Auditora Interna, en la medida que sus exmenes
programados comprendan reas importantes de la entidad que revisten complejidad y
manejan un volumen significativo de recursos financieros, materiales o humanos.
Ejecucin del plan de revisin estratgica
Una vez que haya sido aprobado el Plan de revisin estratgica, el auditor encargado
debe reunirse con los funcionarios gerenciales de la entidad, programa o actividad a
ser examinada, para presentar a los miembros del equipo de auditora que tendrn a
su cargo el desarrollo de los trabajos. Las actividades a ejecutar deben comprender los
aspectos siguientes:
* Aplicacin de pruebas preliminares.
* Comprensin del ambiente de control interno.
* Identificacin de factores externos e internos.
* Definicin de criterios de auditora.
* Descripcin de los sistemas y controles gerenciales.
* Identificacin de los asuntos ms importantes.
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Las tareas principales que debe llevar a cabo el auditor en esta etapa son:
* Confirmacin y anlisis de la informacin obtenida en la etapa anterior. Debe
comprobarse la veracidad de la informacin acumulada en torno a la entidad, as
como su aplicacin efectiva, utilizando procedimientos tales como:
- Confirmacin de programas o sistemas.
- Confrontacin entre los propsitos de la entidad, segn la normatividad aplicable y
la prctica de las operaciones.
- Confirmacin de la utilizacin de los recursos en actividades propias de la entidad,
* Proteccin de activos y recursos.
* Confirmacin del entendimiento de las estrategias y los procedimientos operativos,
as como de los sistemas y controles gerenciales ms importantes.
* Identificacin de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales.
* Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo
los informes de evaluacin de resultados del programa.
La aplicacin de pruebas preliminares permite en la acumulacin de evidencia
suficiente y necesaria para llevar a cabo evaluaciones y adoptar decisiones
preliminares, en relacin a cualquier problema significativo que la entidad est
experimentando, en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, sistemas y/o controles
gerenciales ms importantes . Tambin deben llevarse a cabo pruebas en torno de los
sistemas y controles gerenciales en vigor en la entidad, como una forma de comprobar
su funcionamiento. Es conveniente llevar a cabo reuniones con el rgano de Auditora
Interna de la entidad o programa, a efecto de minimizar la duplicidad de esfuerzos en
la ejecucin de la auditora.
Mediante esta revisin, el auditor debe estar en condiciones de decidir acerca de los
siguientes aspectos:
* Controles diseados que aparentemente funcionan bien, as como aquellos que
adolecen de deficiencias en su diseo y/o operacin.
* Controles que resultan necesarios pero, no existen.
* Grado en que las operaciones de la entidad corresponden a los sistemas diseados.
* Cumplimiento de la entidad en torno a las leyes, normas y regulaciones aplicables.
* Validez y confiabilidad de los informes formulados por el sistema de informacin
gerencial, en especial, aquel referido al cumplimiento de objetivos y metas.
* La naturaleza y extensin de problemas determinados en la entrega de los bienes o
servicios proporcionados.
* Los procedimientos adoptados por la entidad para medir e informar sobre la
efectividad del programa o actividad gubernamental.
COMPRENSIN DEL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO
En base a los aspectos descritos en la seccin 430, el auditor debe profundizar sus
conocimientos sobre los elementos que forman parte del ambiente de control interno
de la entidad o programa bajo examen, con el fin de comprender su actitud frente al
control interno y las acciones adoptadas por su alta direccin y gerencia para
establecer y mantener el sistema de control interno, especialmente en cuanto.
* Integridad y valores ticos.
* Asignacin de autoridad y responsabilidad.
* Estructura organizacional.
* Polticas de administracin de recursos humanos.
* Clima de confianza en el trabajo.
* Respondabilidad.
La descripcin de tales elementos es desarrollada en las Normas Tcnicas de Control
Interno para el Sector Pblico emitidas por la Contralora General de la Repblica.
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FASE DE EJECUCIN
Aspectos generales
La fase ejecucin de la auditora de gestin est focalizada, bsicamente, en la
obtencin de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos ms
importantes (reas de auditora) aprobados en el plan de auditora. No obstante,
algunas veces, como consecuencia de este proceso se determinan aspectos
adicionales por evaluar, lo que implicar la modificacin del plan de auditora.
Toda labor en la auditora debe ser controlada a travs de programas de trabajo. Tales
programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de
la auditora y se sustentan en objetivos incluidos en el plan de auditora y en la
informacin disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad consignada
en el Informe de revisin estratgica.
Una de las actividades ms importantes de la fase de ejecucin, es el desarrollo de
hallazgos. El trmino hallazgo en auditora tiene un sentido de recopilacin y sntesis
de informacin especfica sobre una actividad u operacin, que ha sido analizada y
evaluada y, que se considera de inters para los funcionarios a cargo de la entidad
examinada. Usualmente, se utiliza en un sentido crtico, dado que se refiere a
deficiencias que son presentadas en el informe de auditora.
Dentro del proceso de ejecucin de la auditora, el auditor brinda a los funcionarios y
servidores de la entidad examinada, que estn o podran estar afectados por el
informe, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u
oral) sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe. Estos comentarios
y cualquier revelacin importante que se presenten, deben reconocerse y discutirse en
el informe en forma apropiada y objetiva. Ningn informe de auditora debe emitirse sin
escuchar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, quienes tienen la
oportunidad de presentar sus comentarios sobre los hechos que se observan.
Un aspecto importante del desarrollo de las observaciones que en esencia, involucran
los elementos propios del hallazgo de auditora (Condicin y Criterio), es la
identificacin de las causas y efectos actuales o posibles de las deficiencias
detectadas durante la fase de ejecucin. La identificacin oportuna de las razones que
ocasionaron la situacin negativa y porqu se mantiene (Causa), as como la
cuantificacin de las consecuencias reales o potenciales (Efecto) en trminos
financieros, constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la
entidad responsables de adoptar correctivos en forma oportuna.
En base a la evidencia de auditora reunida y a travs de la evaluacin de las
opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a
conclusiones concretas sobre las deficiencias identificadas durante la fase de
ejecucin. Las observaciones y conclusiones, deben estar acompaadas de
recomendaciones para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de
corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repeticin.
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor
durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y
respaldo del informe. Los papeles de trabajo son revisados por el auditor encargado y
el supervisor responsable, con el objeto de establecer si son pertinentes a la auditora,
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Programas de Auditora
Un programa de auditora es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan
precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado. Tambin es un listado de
procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los sistemas y controles
existentes con criterios de auditora y, recolectar evidencia para sustentar las
observaciones de auditora.Los programas de auditora proporcionan una base para la
asignacin de tiempo y recursos. Los estimados de tiempo son ms fciles de preparar
cuando los procedimientos de auditora han sido identificados.
El programa de auditora es preparado por el auditor encargado y el supervisor, el que
seala las tareas especficas que deben ser cumplidas por el equipo de auditora para
llevar a cabo el examen, los responsables de su ejecucin, as como los plazos fijados
para cada actividad.
Los programas de auditora correctamente elaborados resultan fundamentales para
cumplir con las responsabilidades en forma eficiente. Su preparacin, proporciona lo
siguiente:
* Un plan sistemtico para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el
personal involucrado en la auditora.
* Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor
encargado, auditores y asistentes.
* Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora con relacin a los
planes aprobados y normas complementaras establecidas.
* Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditora.
* Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditora en forma
directa.
Los programas de trabajo escritos son fundamentales para una direccin eficiente de
los esfuerzos de auditora; por ello no deben utilizarse como una lista de comprobacin
para desarrollar los pasos de trabajo necesarios, de manera que suprima la iniciativa,
imaginacin y recursos en el logro de los objetivos previstos.
Contenido del programa de trabajo
El programa de trabajo debe ser formulado por reas de auditora, especificando:
a) sub-objetivos de auditora; b) criterios de auditora; c) evidencia a ser obtenida; d)
procedimientos para la obtencin de evidencia; e) fuentes para la obtencin de
evidencia; f) instrucciones especfica; y, g) cronograma tentativo de actividades. Para
todas las dems reas por examinar, el auditor debe desarrollar programas de
auditora especficos, que detallen las pruebas a realizar. El nivel de detalle, al igual
que la supervisin ejercida por el auditor encargado, podr variar en atencin a la
experiencia del personal que conforma el equipo.
La prctica de sucesivas auditoras permitir la formulacin de programas
estandarizados en aspectos tales como efectividad, eficiencia y economa,
planeamiento, administracin de recursos humanos y otros. Al prepararse programas
de auditora se debe tener en consideracin el costo de la obtencin de la evidencia y
su utilidad en cuanto a los objetivos de auditora establecidos. Asimismo, los
programas deben ser lo suficientemente flexibles para permitir efectuar cambios,
segn resulte apropiado en las circunstancias. Sin embargo, cualquier cambio
dispuesto despus de la aprobacin de estos programas deber estar debidamente
documentado.
Programa de auditora detallado
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AREA ABASTECIMIENTO
TERMINADO
Hecho
por
H/S
GA II
3/6
JRC
Ref.
P.T.
Objetivos de auditora
1. Determinar si los controles existentes para la recepcin
de materiales garantizan su ingreso intacto al almacn.
2. Determinar si los controles establecidos para el
almacenamiento de materiales aseguran su adecuada
conservacin.
Criterio de auditora
Directiva N 002-9X de la Direccin General de
Administracin, concordante con el Decreto Supremo N
125-9X-EF, que establece los criterios para la recepcin,
almacenamiento y conservacin de los materiales.
Procedimientos de auditora
1. Revisar la Directiva N 002-9X que fija los controles que
deben observarse para la recepcin, almacena-miento
y conservacin de materiales.
2. Seleccione una muestra de operaciones efectuadas en
el perodo materia de examen.
JRC
JRC
GA II
4/1
JRC
JRC
20
GA II
5/1
JRC
18
JRC
10
GA II
6/1
JRC
20
----34
-----43
__________________________________________________________________________ 260
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Tcnicas de
verificacin
oral
Indagacin
Tcnicas de
verificacin
escrita
Anlisis
Tcnicas de
verificacin
documental
Comprobacin
Observacin
Entrevista
Confirmacin
Computacin
Encuesta
Tabulacin
Rastreo
Conciliacin
Revisin selectiva
Tcnicas de
verificacin
fsica
Inspeccin
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dichos asuntos, los motivos de las prcticas existentes e informacin u opiniones tiles
en cuanto a la necesidad de efectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas.
Si la persona se encuentra en un cargo de alta direccin, ello no asegura la validez de
la informacin proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo o no tener el conocimiento
detallado que tiene un subordinado. No se debe perder tiempo en entrevistar a una
persona que no tiene la informacin deseada, aunque se crea que debe tenerla debido
a su cargo. Al informar con anticipacin a un posible entrevistado de los asuntos que
sern discutidos, a menudo se indica a la persona ms entendida con la cual se deben
entrevistar.
Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los
funcionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para
relacionarlos con los objetivos y polticas de la entidad. Tambin puede entrevistarse a
un informante, como por ejemplo la persona que hizo notar un asunto. Se le considera
un informante si proporciona informacin sabiendo que su identidad no ser dada a
conocer o si debido a la naturaleza del caso o de la informacin proporcionada, es
conveniente o necesario proteger su identidad.
Planeamiento y preparacin de entrevistas importantes
Deben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe conocer el
propsito de la entrevista y la informacin que busca, as como estar familiarizado con
los hechos previamente revelados sobre el problema para conducirla en forma
apropiada. Esto es especialmente valioso ya que permite al auditor reconocer y seguir
diferencias entre la informacin obtenida durante la entrevista y previamente de otras
fuentes.
Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la seleccin del
auditor que la conducir, segn quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al
entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en
forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su
mismo nivel en la Contralora General de la Repblica o el rgano de auditora interna.
Para utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse a un asistente de auditora, que
recin est entrenndose, a entrevistar al Director de Administracin y/o Gerente de
una entidad. Debe aplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor
y el entrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevista
importante.
Conducta durante una entrevista
El auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si previamente no ha sido
presentado. La utilizacin de credenciales oficiales para este propsito depender del
objetivo de la entrevista y de la relacin entre los participantes. El paso inicial es
importante, especialmente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe tratar
de hacerle sentirse cmodo. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos
sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve para "romper el
hielo" y establecer una relacin cordial.
Discusin del asunto especfico
Despus de la introduccin, el auditor debe explicar el propsito de la entrevista para
que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de ella. Segn las
circunstancias, se puede permitir que cuente su propia versin o hacerle preguntas
especficas sobre los asuntos de los cuales se desea informacin.
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La discusin debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario, como para
que se mantenga encaminada hacia la obtencin de los datos u otra informacin
pertinente a propsito de la entrevista. Un auditor hbil estar alerta para que el
entrevistado no comente asuntos sin importancia y as evitar contestar las preguntas o
proporcionar informacin sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud
debe ser la de buscar informacin y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias
que deben tenerse en cuenta son:
* Conseguir toda la informacin necesaria durante la entrevista. Evitar al mximo
posible la necesidad de una segunda entrevista.
* Al trmino de la entrevista debe resumirse brevemente la informacin considerada
ms importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos
relacionados.
* No extender la entrevista ms all de un tiempo razonable que se aproximara al
tiempo fijado cuando se hizo la cita.
Utilizacin de grabadoras durante las entrevistas
Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas con los
funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, en casos muy
excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Las transcripciones obtenidas por
medio de este mtodo contiene gran cantidad de informacin que no es importante y
su utilizacin no eliminara la necesidad de una confirmacin de declaraciones
obtenidas durante una entrevista. Asimismo, este procedimiento no permite al
entrevistado corregir errores que pudo haber pasado por alto durante.Sin embargo, si
se va a entregar al entrevistado una transcripcin de la entrevista para que pueda
corregirla, ste mtodo puede ser adecuado para obtener un registro completo de la
discusin de un asunto muy delicado o crtico.
Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabacin se convierten en parte de los
papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente protegidas y controladas. A
solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la oportunidad de copiar la cinta. Cmo y
cuando tomar notas, depender frecuentemente de las circunstancias del caso, la
complejidad de los temas discutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos
casos, el tomar notas al igual que la grabacin podr ocasionar que el entrevistado no
se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reaccin adversa al
hecho de que se tome notas, debe dejarse de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el
tomar notas no ser objetado ya que demuestra el inters del auditor en registrar con
precisin lo que se dice.
No debe utilizarse un formato especial para un memorndum sobre la entrevista.
Puede escribirse a mquina, a mano o a travs de un procesador de texto electrnico
pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajo y contener los
detalles apropiados de la discusin, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de
todas las personas involucradas, as como las firmas de los auditores presentes. El
registro de una entrevista no debe consistir en la anotacin sin explicaciones, ni
declaraciones o notas al pie de la pgina, sin respaldo alguno en los papeles de
trabajo.
Confirmacin escrita del entrevistado
Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la informacin
verbal aportada, a no ser que dicha informacin est respaldada y se considere
innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmacin escrita sobre
informacin verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperacin del entrevistado.
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los auditores con muchas personas. La informacin obtenida puede ser tabulada mas
fcilmente a su especialidad y uniformidad total. Son mas ventajosas cuando el grupo
a ser cubierto es ms numeroso.
Desventajas. Una encuesta es inflexible, no se obtiene ms de lo que se pide, sin
mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de ciertos tipos de datos
puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La informacin obtenida por medio
de encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal recolectada
a base de entrevistas efectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a
no ser que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sera un
respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos
importantes.
Planeamiento y diseo
Se debe considerar el posible valor y utilizacin de las encuestas al desarrollar el plan
de auditora. En la fase del planeamiento se debe decidir si es conveniente utilizar este
mtodo. Una encuesta es slo una forma de recopilar informacin que, generalmente,
no ser la nica. Algunos lineamientos bsicos que se deben tomar en cuenta al
disear las encuestas son los siguientes:
* Considerar el nivel de educacin y la experiencia de las personas a las cuales
posiblemente se les enviarn las encuestas. Unas preguntas sencillas y directas
relacionadas con el tema generalmente producirn los mejores resultados, evitando
que se sientan incmodos con la entrevista.
* Prepararla de un tamao conveniente. Revisar cuidadosamente el borrador de la
encuesta para asegurarse de que todas las preguntas estn encadenadas con el
tema.
* Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede afectar a las
respuestas.
* Las preguntas deben ser fciles de contestar. Algunos tipos de preguntas sern
difciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy pocas de stas, en lo posible
especificando su importancia.
* Agrupar las preguntas en forma lgica. La respuesta a una pregunta puede requerir
una decisin acerca de cual otra se debe contestar u omitir. Ayuda a la persona que
responde indicndole el camino a seguir.
* Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las respuestas dadas,
dejando un espacio para otras respuestas. Las preguntas que requieren respuestas
narrativas son menos convenientes, pero no pueden evitarse cuando la informacin
necesaria represente la experiencia de la persona que responde. No debe utilizarse
preguntas negativas, tales como: (No cree que ...........?).
* Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto ser til, no slo para la
personas que contesta sino para quien las tabula. Dejar asimismo, un espacio para
"cualquier comentario adicional" que la persona que contesta quiera aadir.
* Es aconsejable probar la encuestas en un grupo limitado antes de enviarlo a todas
las personas.
Seleccin de las personas que recibirn la encuesta
La utilizacin de un mtodo estadstico de muestreo para seleccionar las personas a
las cuales se les enviarn las encuestas es importante, si la informacin obtenida debe
dar como resultado proyecciones y conclusiones vlidas. El plan de muestreo debe
disearse por adelantado con la asesora de un estadstico. Se deben controlar las
respuestas e investigar a las personas que se demoren en responder.
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Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se
registra la informacin obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la
auditora y sirve de soporte al informe. Constituyen el vnculo entre el trabajo de
planeamiento, ejecucin e informe de auditora; por lo tanto, deben contener la
evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones. El contenido de esta seccin es el siguiente:
*
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Las marcas bsicas de auditora pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo
y son de dos clases: de significado uniforme y, con el contenido a criterio del auditor.
Las marcas de significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea
frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido adoptadas
uniformemente. En cambio, las marcas sin significado permanente son utilizadas por el
personal de auditora para expresar conceptos o procedimientos empleados. El
significado de la marca utilizada debe presentarse en forma obligatoria en cada cdula
en donde se utilice.
El empleo de las marcas en los registros de la entidad es til, exclusivamente, para
que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupcin
y para evitar duplicidad en su trabajo.
El empleo de marcas en los papeles de trabajo es para la informacin futura del mismo
auditor, para fines de revisin y supervisin y para usarlas como posibles referencias
en el futuro. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el
significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas
comprendan dicho significado, an en el futuros.
ORDENAMIENTO, REVISIN Y APROBACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lgico es
importante durante el curso de las labores de auditora y despus de haberlas
terminado; inclusive para el archivo de papeles de trabajo.
En la auditora financiera el orden lgico usado por los auditores es aquel que sigue la
secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos, ingresos y
gastos. En la auditora de gestin el orden lgico est dado por las actividades o reas
ms importantes examinadas, segn el esquema establecido por la Contralora
General de la Repblica.
Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relacin
existente entre ellos sea cruzada. El propsito de la referenciacin cruzada es mostrar
en forma objetiva, a travs de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre
las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe
de auditora.
ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO
Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos
bsicos:
Archivo permanente
Est conformado por un conjunto orgnico de documentos que contienen copias y/o
extractos de informacin de inters, de utilizacin continua o necesaria para futuros
exmenes, bsicamente relacionada con:
* Ley orgnica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.
* Organigrama vigente.
* Reglamento de organizacin y funciones - ROF.
* Manual de organizacin y funciones - MOF.
* Manual de procedimientos operativos
* Plan operativo Institucional.
* Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones.
* Estados financieros.
* Informes de auditora.
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* Denuncias.
* Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.
* Informe de evaluacin del plan anual de control.
* Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.
* Convenios y contratos importantes.
* Memoria Anual o Informe de Gestin
* Relacin de funcionarios de la entidad
El archivo permanente debe revisarse y actualizar peridicamente, Para que los
archivos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de
uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivo inactivos
identificando y registrando los motivos de dicho traslado. El archivo permanente debe
actualizarse peridicamente a fin de permitir su fcil utilizacin, especialmente, en la
fase de planeamiento de la auditora. La responsabilidad de organizar el Archivo
Permanente corresponde a las:
* Gerencias de Lnea de la Contralora General de la Repblica; y,
* Jefaturas de los rganos de Auditora Interna-OAI.
Archivo corriente de auditora de gestin
En este archivo se incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el
resultado de la auditora, as como tambin los criterios utilizados por los responsables
de la fase de ejecucin. El archivo corriente en la auditora de gestin se codifica con
la letra "G", habindose establecido la codificacin alfanumrica secuencial, para las
diversas reas examinadas. Para la codificacin adecuada y organizacin de los
papeles de trabajo de una auditora, la Contralora General de la Repblica ha
establecido lo siguiente:
REFERENCIA
I
II
III
IV
ARCHIVO CORRELATIVO
CONTENIDO
BORRADOR DEL INFORME
RESUMEN DE AUDITORIA
* Puntos pendientes y superados
* Resumen de recomendaciones, conclusiones y
observaciones
* Carta de representacin, cuando sea aplicable.
* Puntos de atencin para el Supervisor
* Lista de verificacin de conclusin de la auditora
* Control de tiempo
PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORIA
Y MODIFICACIONES
REVISIN ESTRATGICA
* Plan de revisin estratgica
* Reporte de revisin estratgica
CORRESPONDENCIA
1
2
3
100
200
COMUNICACIN DE OBSERVACIONES
EVALUACIN DE COMENTARIOS Y
ACLARACIONES DE ENTIDAD EXAMINADA
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El auditor debe utilizar su buen juicio y criterio para definir el material significativo a ser
incluido en los papeles de trabajo, con el fin de evitar que stos lleguen a ser una
transcripcin completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar
de un resumen de las labores de auditora.
REVISION Y APROBACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para lograr la mxima utilidad y eficiencia y garantizar la calidad de la auditora, es
necesaria una revisin completa de los papeles de trabajo. El auditor encargado debe
revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo.
La revisin final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del supervisor.
Durante el curso de la auditora, este debe haber revisado los papeles de trabajo
elaborados; sin embargo, es necesario una revisin final del juego completo, dentro de
las oficinas de la entidad bajo examen.
El supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en seal de
aprobacin. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida
en ellos es suficiente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinin, tal
como estn expresadas en el borrador del informe.
La aprobacin final del informe es una responsabilidad del supervisor e implica
tambin la aprobacin de los papeles de trabajo relacionados y la suficiencia de su
contenido para respaldarlo. La revisin es importante y no debe efectuarse de manera
superficial o a la ligera. Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que
el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las
labores de auditora.
Al revisar los papeles de trabajo, el supervisor debe considerar los factores siguientes:
* Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instruccin especifica.
* Precisin, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de
trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados.
* Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.
* Naturaleza y alcance de la discusin con funcionarios de la entidad, as como la
consideracin dada a los hallazgos.
* Conformidad con las normas para la presentacin de papeles de trabajo fijadas por
el Organismo Superior de Control.
El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente,
una vez que se haya realizado las tareas encomendadas a los miembros del equipo.
Una revisin oportuna hace posible la continuacin de la labor y aclarar cualquier
asunto, evitando la interrupcin originada por una revisin de los problemas, cuando el
personal involucrado ha sido asignado a otras tareas.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condicin de especial
importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditora y
naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza confidencial
se mantiene durante el curso de la auditora y despus de realizada esta, de manera
permanente en los archivos de dichos documentos.
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decisiones tomadas por los funcionarios, por el slo hecho de tener una opinin
distinta acerca de su naturaleza y circunstancias en que debi ser adoptada. Al
elaborar los hallazgos el auditor no debe sustituir el juicio de los funcionarios de la
entidad examinada por el suyo.
Al elaborar los hallazgos de auditora debe tenerse en cuenta lo siguiente:
* Estar referidos a asuntos significativos e incluyen informacin suficiente y competente
relacionada con la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada, as
como respecto del uso de los recursos pblicos, en trminos de efectividad,
eficiencia y economa;
* Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su
comprensin y,
* Estar referidos a cualquier situacin deficiente y relevante que se determine de la
aplicacin de procedimientos de auditora.
Los elementos del hallazgo de auditora son los siguientes:
* Condicin
* Criterio
* Efecto
* Causa
Condicin
Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea,
actividad u transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en
que el criterio est siendo logrado. Es importante que la condicin haga referencia
directa al criterio, en vista que su propsito es describir el comportamiento de la
entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condicin
puede adoptar tres formas:
* Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria;
* Los criterios no se logran;
* Los criterios se estn logrando parcialmente.
Las pruebas de auditora deben ser suficientes como para evidenciar si la "condicin'
se encuentra muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir. En tal caso, el auditor
debe recomendar que la propia entidad adopte las acciones correctivas
correspondientes para establecer la dimensin total de la deficiencia; despus de lo
cual la labor de auditora consistir en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos
desarrollados han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma
apropiada.
Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especfica que no est
muy difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza,
magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe
de auditora. Una condicin negativa detectada en un programa o actividad que recin
inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podra tener
implicancias mayores si no se corrige oportunamente.
Criterio
Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta que
la entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la
evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma
transgredida de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar de la
entidad examinada. El plan de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar.
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Cuando los servicios de expertos son necesarios para el trabajo, deben integrarse
como apoyo al equipo de auditora(NAGU 1.50). Tales especialistas ejercen su labor
bajo la direccin del auditor encargado, estando obligados a sujetarse a las normas de
auditora gubernamental, en cuanto sean aplicables. Las opiniones y comentarios
efectuados por expertos, representan una contribucin potencial para una auditora
especfica, dadas sus capacidades, conocimientos y experiencias. Por lo tanto, puede
resultar un elemento favorable para persuadir a los funcionarios de la entidad para
adoptar acciones correctivas, en relacin a reas que por su especialidad no son
auditadas en forma corriente.
NAGU 1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas
Integrarn el equipo de auditora, en calidad de apoyo, los profesionales y/o
especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditora
gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del
examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirn en el Informe o
como anexos al mismo.
Comparacin de la condicin con el criterio
La mayora de hallazgos de auditora son originados como resultado de la
comparacin de la Condicin y el Criterio. Cuando el auditor identifica una diferencia
entre los dos, ha dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Un hallazgo
especfico denota la existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer
al funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accin
correctiva. El hecho de que no exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe
ser", muestra la presencia de un hallazgo positivo, en especial, cuando se evala e
informa en torno a la efectividad de un programa o actividad.
Efecto
Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada. Generalmente,
representa la prdida en trminos monetarios originada por el incumplimiento en el
logro de la meta. La identificacin del efecto es un factor importante al auditor, por
cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una
accin correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el
auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad
de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacin con los
objetivos de la auditora, los que se describen seguidamente:
RELACIN EFECTO/OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Cuando los objetivos de la auditora incluyen la identificacin: el efecto mide las
consecuencias de las consecuencias reales de una condicin.
Cuando los objetivos de la auditora comprenden a: el efecto que mide el
grado de Estimacin del impacto provocado por el programa o de cambio
provocado
por Actividad en las condiciones sociales o econmicas de el
programa o actividad los beneficiarios.
Los efectos pueden tener la caracterstica siguiente:
* Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o
financieros;
* Prdida de ingresos potenciales;
* Transgresin de disposiciones aplicables a la entidad;
* Gastos indebidos;
* Control deficiente de actividades o recursos
* Informes financieros inexactos o sin significacin.
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Utilidad y oportunidad
La formulacin de los informes de auditora debe estar antecedida del anlisis
minucioso de los objetivos establecidos, los usuarios del informe y el tipo de
informacin que se desea comunicar, para que ellos puedan cumplir con sus
atribuciones y responsabilidades. El auditor encargado debe efectuar el estudio
apropiado de la informacin a proporcionar, teniendo en consideracin la perspectiva
de los receptores del informe. Como el objetivo del informe es promover la adopcin de
acciones correctivas en la entidad auditada, entonces, su preparacin debe considerar
el inters y las necesidades de los usuarios.
La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informar con efectividad.
Un informe elaborado apropiadamente puede ser de escaso valor para los usuarios, si
llega demasiado tarde al nivel de decisin responsable de adoptar las acciones que
promuevan, por ejemplo, mejoras importantes en las operaciones de determinada
entidad pblica.
Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan de
las fases de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las
demoras en el proceso de revisin del informe, pueden conducir a la deteccin de
problemas no resueltos o analizados en forma insuficiente que, debieron ser tratados
durante la fase de ejecucin. La integracin del informe con los trabajos que se
realizan durante los procesos de planeamiento y ejecucin, pueden ayudar a revelar
oportunamente estos problemas y facilitar su solucin.
Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria
La aplicacin de los procedimientos establecidos para la elaboracin, revisin, control
de calidad y procesamiento constituye un medio para garantizar que los informes de
auditora no contengan errores en la presentacin de los hechos o en el significado de
los mismos, es decir, errores de lgica o razonamiento. La exactitud se sustenta en la
necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del
informe que su contenido es digno de crdito. Una falta de exactitud puede ocasionar
dudas, respecto a la validez del informe y desviar la atencin del usuario hacia puntos
que no son significativos.
Las observaciones y conclusiones incluidas en el informe de auditora, deben estar
apropiadamente soportadas con evidencia suficiente, competente y pertinente que
fluya de los papeles de trabajo, para probar, cuando sea necesario, los fundamentos
de los asuntos informados, su exactitud y razonabilidad. No es necesario incluir en los
informes documentacin sustentatoria, excepto la que sea necesaria para una
presentacin apropiada de los hechos.
Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en
evidencias de auditora que las respalden. La presentacin de una sola deficiencia de
control interno no puede respaldar la formulacin de una conclusin general y la
consecuente recomendacin de accin correctiva; dado que lo que sustenta la
observacin es el hecho que existi un slo error o desviacin en los controles.
Calidad de convincente
Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y, las conclusiones
y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos examinados. Los
elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a sus
usuarios sobre la importancia de las observaciones. El informe debe contener
informacin suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones para
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* El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro; evitndose el
lenguaje florido, estilizado o pretencioso.
Tono constructivo
Siendo el objetivo fundamental del informe mejorar las operaciones y eficiencia de las
actividades gubernamentales, el "tono del informe", debe estar dirigido a provocar una
reaccin favorable y la aceptacin de las observaciones, conclusiones y
recomendaciones planteadas por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta
los criterios que se indican:
* Las sumillas y contenido del informe deben enunciarse en trminos constructivos; y,
* Debe evitarse la utilizacin de frases que generen una actitud defensiva o de
oposicin de parte de los funcionarios responsables de la entidad auditada.
A menudo es necesario formular crticas a la ejecucin pasada para mejorar la
administracin gubernamental; sin embargo, todo nfasis en el informe debe
concentrarse en la necesidad de promover mejoras de las operaciones futuras, ms
que en la crtica de la gestin que corresponde al pasado.
Organizacin de los contenidos del Informe
Uno de los problemas ms significativos que afrontan los auditores encargados de
elaborar los informes es cmo organizar su material para que la informacin sea
presentada en un orden lgico y el usuario no pueda confundirse. Ellos deben captar la
atencin del lector inmediatamente y retenerla durante todo el informe. Para tal efecto,
deben estimular su inters comenzando con los resultados ms importantes, no
estancando sus comentarios importantes a mitad del informe.
Positivismo
Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es
ayudar a la administracin a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena
cantidad de concentracin para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores
tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias, debilidades, errores,
ineficiencia, negligencia para describir las prcticas y procedimientos de operacin en
la entidad examinada. Estas palabras ponen al personal de administracin en guardia
y a la defensiva; cuando esto ocurre, ellos comenzaran a defender la situacin por la
que se sienten criticados. La experiencia ha probado que las personas sern ms
cooperadoras si los auditores expresan sus opiniones positivamente.
Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento, mejoras,
aumentos y ahorros potenciales, para que sea ms difcil que la
administracin(gerencia) est en desacuerdo con sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones resultantes de la auditora practicada. Muchos administradores
sern ms receptivos si los auditores son capaces de describir o explicar cmo sus
sugerencias ayudarn a alcanzar los objetivos y metas. Tenga en mente que el auditor
es un agente de cambio y, el informe de auditora es la herramienta de comunicacin
para convencer y persuadir a la administracin para tomar la accin correctiva
adecuada.
Redaccin y revisin del informe
La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado
aunque tambin comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditora
que intervienen en el borrador del informe, hasta llegar a la consideracin de la
autoridad superior de la Contralora General de la Repblica para su aprobacin. En
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II. CONCLUSIONES
III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Anexos
* Relacin de las personas comprendidas en las observaciones
* Situacin financiera, econmica y presupuestara
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Naturaleza del examen: debe precisarse el tipo de examen llevado a cabo, sea ste
auditora de gestin, de tipo combinado financiero- de gestin o se trate de un examen
especial.
Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hace referencia a
la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales,
como la estructura orgnica, las principales actividades a cargo de la entidad y del
rea examinada. Estos aspectos ayudarn a situar en escena al usuario del informe
para apreciar en forma apropiada los aspectos mencionados en el informe.
- La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable a la entidad y a las
operaciones examinadas, entre ellas:
- Ley de creacin
- Reglamento de la ley de creacin
- Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia
- Reglamentacin de organismos reguladores
- Normatividad interna aplicable
Comunicacin de hallazgos : llevada a cabo por el auditor a los funcionarios y
servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60, debe
consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicacin no mereci
respuesta, total o parcial, debe hacerse mencin de este hecho.
Declaraciones sobre logros notables de la entidad
La Contralora General de la Repblica considera que puede ser importante transmitir
a los usuarios del informe la imagen ms imparcial posible, efectuando un esfuerzo
consciente orientado a que ste mantenga el equilibrio y la perspectiva adecuada.
Los logros alcanzados por la entidad durante el examen, relacionados con el alcance y
objetivos de la auditora, deben ser evaluados apropiadamente por el auditor para
decidir su inclusin en el informe.
Para incluir comentarios de carcter positivo en el informe, stos deben reunir las
caractersticas siguientes:
* Haber sido constatados durante el examen.
* Estar suficientemente documentados.
* Ser significativos.
* Estar comprendidos en el alcance de la auditora.
* Ser necesarios para el cumplimiento de los objetivos.
* Estar referidas a situaciones de comunes o extendidas dentro de la entidad.
Entre los logros que pueden merecer comentarios positivos en el informe se seala:
* Esfuerzos para medir el desempeo.
* Cumplimiento de los objetivos y metas previstos.
* Implementacin oportuna y apropiada de recomendaciones contenidas en
informes de auditora anteriores.
* Idoneidad del control interno.
Es recomendable el empleo de comentarios positivos cuando se trate de resaltar
esfuerzos extraordinarios efectuados por la entidad, para superar problemas que
requieren perodos mayores de tiempo o, cuando se trata de presentar dichos
esfuerzos como acciones ejemplarizadoras o se busca generar un efecto multiplicador
frente a entidades de gestin similar (ejemplos: hospitales, instituciones educativas y
otros.)
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Cargo
desempeado
Perodo
Desde Hasta
Condicin
laboral
Direccin
domiciliaria
El ltimo dato (direccin) podr reservarse, previa autorizacin del nivel gerencial
correspondiente de la Contralora General de la Repblica. Esta informacin no es
aplicable para los informes de auditora que emitan los rganos de Auditora Interna y
Sociedades de Auditora Independiente designadas por el Organismo Superior de
Control, (CGR).
Conclusiones
Las Conclusiones, son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las
observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidas a la evaluacin
de la gestin en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos,
utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y economa y
cumplimiento de la normativa legal.
Cuando sea pertinente, las conclusiones deben indicar la naturaleza de la
responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores pblicos (administrativa, civil
o penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de carcter penal, sta deber
ser revelada en trminos de presuncin de delito. Para este fin el auditor debe obtener
la asesora legal necesaria.
Cada conclusin debe estar referenciada con la observacin correspondiente, que
expondr los detalles del hecho u operacin examinada. (Ver seccin 220 de la Gua
para la elaboracin del informe de auditora gubernamental).
Observaciones y recomendaciones
La parte ms extensa e informativa del informe y, que en oportunidades puede
comprender varios captulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones de
auditora. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar,
mediante la presentacin del informe.
Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos de
la auditora de gestin, estn referidas a cualquier situacin deficiente e importante
identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Si durante el
desarrollo de la fase de ejecucin se identifican hechos o circunstancias que afectan
en forma significativa la gestin de la entidad auditada, tales como deficiencias en el
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presentacin le dice al usuario del informe que espere una descripcin sustentada que
le permitir tener una visin integral del asunto examinado.
Elementos de la observacin
Despus de ello el auditor debe presentar los elementos de cada observacin con la
informacin suficiente que motive al usuario del informe a adoptar una accin. Debe
sealarse la deficiencia que hemos encontrado (condicin), la norma aplicable(criterio),
el efecto que tuvo (o que podra tener en el futuro) y, lo que la origin (causa). Sin
repetirse los datos consignados en la Introduccin del informe deben incluirse aquellos
aspectos generales sobre el rea o actividad a que se refiere la observacin; esto es
importante para ubicar apropiadamente al usuario del informe en la escena de los
hechos.
Condicin: prrafo(s) en los cuales el auditor describe la situacin deficiente
determinada en el examen. De considerarse conveniente se presentarn algunos
ejemplos, inclusive fotografas o grficos para la mejor descripcin de los hechos
observados. Lo que es.
Criterio: prrafo(s) donde el auditor detalla el estndar contra el cual ha medido o
comparado la condicin. Tratndose de normas (legales, operativas o de control); debe
citarse en forma expresa la parte de la norma no aplicada. Lo que debe o debi ser.
Causa: prrafo(s) donde el auditor detalla las razones por las cuales, a su juicio,
ocurri la condicin observada; el motivo por el cual no se cumpli el criterio
especificado. El auditor debe emplear al mximo de su habilidad y juicio profesional
para identificar la causa de cada observacin y recomendar lo pertinente. Por qu
ocurri la condicin.
Efecto: es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin
descrita. La descripcin apropiada del efecto es indispensable para apreciar la
importancia de la condicin y lograr que la administracin de la entidad acoja
positivamente la recomendacin presentada. La diferencia entre lo que es y lo que
debi ser. Una manera apropiada de presentar el efecto consiste en revelarlo en
trminos cuantitativos, detallando las prdidas o ahorros potenciales de recursos
calculados por la auditora. Cuando esto sea posible, debido a la naturaleza de la
condicin, los efectos, reales o potenciales, deben ser descritos.
Comentarios de la Entidad
El informe de auditora debe incluir, adems de la observacin, los comentarios y/o
aclaraciones presentados por los funcionarios responsables de la entidad
comprendidos en las observaciones. Esta informacin debe ser incluida en forma
breve pero, sin dejar de reflejar el sentido de la misma. Tambin debe incluirse a
continuacin la opinin del auditor resultante de la evaluacin practicada sobre tal
informacin. Es importante que en un informe que incluya diversas observaciones, los
comentarios de la entidad y la evaluacin del auditor se muestren en forma individual,
conjuntamente con la observacin correspondiente.
Recomendaciones
Las recomendaciones, constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la
administracin de la entidad examinada para la superacin de las observaciones
identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para
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2. Alcance
AUDITORA FINANCIERA
Expresar una opinin sobre
los estados financieros.
Sistema contable
principales
y
contables.
y libros
registros
AUDITORA DE GESTIN
Promover
mejoras
en
la
efectividad, eficiencia y economa
en las operaciones y en los
controles gerenciales de las
entidades.
Efectividad
y
eficiencia
y
economa en las operaciones y en
los controles gerenciales de las
entidades.
Contadores Pblicos
3. Habilidades
Interdisciplinario
entrenamiento contino.
con
El pasado
4. Orientacin
Presente y futuro.
Absoluta
5. Certeza
Relativa
Poderes del Estado y pblico.
6. Usuarios
PCGA, NICS, NAGU, NIAS.
7. Normas
Si requiere
8. Dictamen
9. Resultado de la
Auditoria
10. nfasis
Los
estados
financieros
presentan razonablemente la
situacin
financiera,
resultados de las operaciones
y flujos de efectivo de la
entidad.
Poder
NAGU,
Principios
Administracin y prcticas
buena gerencia.
de
de
No requiere
Informe
conteniendo,
observaciones, Conclusiones y
recomendaciones para la entidad
examinada.
Mejoras positivas en la gestin,
resultados y controles gerenciales.
Financiero
11. Enfoque
Gerencial-operativo
resultados.
de
para decidir sobre el futuro. sta es una estructura conceptual para realizar un anlisis
sistemtico, que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas, con
las fortalezas y debilidades internas de una organizacin. Esta matriz es ideal para
enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes
opciones de estrategias. Es remirar el contexto interno y externo, a la luz de la misin y
las necesidades, determinando qu elementos constituyen un apoyo y cules una
desventaja en relacin con los propsitos de la empresa.
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Fijados los objetivos que deben ser jerarquizados, cuantificados, reales y consistentes,
elegiremos la estrategia para llegar a ellos mediante acciones de marketing.
La estrategia FO; se basa en el uso de fortalezas internas de la organizacin con el
propsito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el ms
recomendado. La organizacin podra compartir de sus fortalezas y a travs de la
utilizacin de sus capacidades positivas, aprovechar el mercado para ofrecer sus
bienes o servicios.
Ejemplo; la empresa debe adoptar estrategias de crecimiento. Cuando tus fortalezas
son reconocidas por los clientes, puedes atacar a la competencia para exaltar tus
ventajas. Cuando el mercado est maduro, puede tratar de robar clientes lanzando
nuevos modelos.
La estrategia FA; trata de disminuir al mnimo el impacto de las amenazas del
entorno, valindose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar las
amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar ms
problemtico para la organizacin.
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Buscar el hueco del mercado; ni los productos ni los mercados son todos iguales, por
lo que se podr entrar e incidir en l, abrindose un hueco.
Identificar las ventajas sostenibles; aquellas que no sean transitorias, que duren al
menos medio plazo y que no sean copiables inmediatamente por los competidores. En
este sentido, no vale tener en cuanta la suspensin de pagos del competidor.
Adaptarse al entorno; percibir las oportunidades de la situacin del mercado y las
amenazas de la competencia.
El momento y la persona adecuados; todo lo que implica decisin y creacin debe
partir del conocimiento para que pueda tener xito, comenta Mario Santos, de
CESMA. En su opinin, un FODA debe hacerlo cualquiera que tenga la necesidad de
planificar. Javier Fernndez, de Soluziona, apuesta por que lo que haga el equipo
directivo con la informacin de los empleados. Es una tcnica denominada de grupo
nominal o de creatividad inducida, en la que la direccin realiza el FODA previo y luego
sin darlo a conocer, contrasta con los empleados lo que s esta haciendo en la
empresa y como se debera hacer, ya que ellos estn ms en contacto con el cliente
La frecuencia utilizada para hacer este anlisis depender de las situaciones del
mercado y de la empresa. Normalmente, se aborda con un horizonte de 4 a 5 aos,
aunque hay expertos que consideran conveniente realizar al menos uno al ao.
Misin; es el sentido y fin del negocio. La misin es la definicin de la empresa en el
momento presente, es la razn de ser como organizacin. Como empresa nos
debemos preguntar: Quines somos?, Cules son nuestros talentos y componentes
distintivos?, Qu hacemos?, identificando nuestros productos, clientes, socios y
mbitos geogrficos, es decir, es un juicio general que identifica el propsito
fundamental para el cual fue creada la organizacin y la naturaleza de su negocio.
La definicin de una misin delimita el campo de actividades posibles con el fin de
concentrar los recursos de la empresa en un campo general o dirigirlos hacia un
objetivo permanente.
La determinacin de la misin y visin ayuda a modelar slidamente la cultura
empresarial eficaz, ofrecen un panorama completo de los valores, filosofa y aspiracin
que orientan la accin de la organizacin y tienen potencial para lograr la motivacin
de los miembros que participan en esta. Se mencionan algunos de los errores ms
comunes en los cuales incurren las PYMES;
Desconocimiento de la matriz FODA; con la matriz de anlisis estratgico se evalan
las fuerzas y debilidades internas de una organizacin, as como las oportunidades y
amenazas de su ambiente externo.
Estructura organizacional deficiente; el empresario conoce las funciones y actividades
a desarrollar en la empresa, adems de quienes deben realizarlas; sin embargo por no
estar documentados, la mayora de las veces, existe duplicidad de funciones e
intervencin de ms de una persona en girar instrucciones a los empleados y
trabajadores.
Centralizacin del poder; se dice que el 98% de las empresas son familiares, por lo
que los puestos directivos estn a cargo de la misma familia, cuestin que en
ocasiones no beneficia la consolidacin y crecimiento de la empresa ya que s
prioriza, intereses personales y sentimentales.
Carencia de establecimiento de objetivos; el empresario se forma mentalmente cual es
el objetivo de su empresa sin embargo no lo establece de manera escrita ni formal por
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lo que el personal que colabora con l no los conoce y por lo tanto las actividades que
realiza muchas veces no se encaminan a la consecucin del objetivo.
Falta de polticas y procedimientos; las empresas por lo general establecen sus bases
de operacin de manera verbal e informal lo cual origina falta de uniformidad al realizar
las actividades. Regularmente no se tienen por escrito los manuales de polticas y
procedimientos que proporcionen la informacin sobre el orden cronolgico y
secuencial de las operaciones que se realizan en la empresa.
Falta de evaluacin y seguimiento; la mayora de las empresas carecen de sistemas
de evaluacin de desempeo del personal. Cuando se establecen polticas en las
empresas no se supervisan que esta sea cumplida por el personal, incluso el primero
en romper las polticas de procedimientos es el dueo del negocio lo cual trae como
consecuencia que el personal minimice la importancia de las mismas.
Comunicacin deficiente; el no tener definidas las lneas de autoridad genera una
comunicacin deficiente entre los miembros de la organizacin ya que estos no saben
con certeza a quien acudir o no se generan vnculos de confianza para que se puedan
comunicar los problemas que surgen en la operacin cotidiana del negocio.
Falta de controles administrativos; los empresarios en su mayora desconocen las
situaciones financiera exacta de su negocio, debido a que no llevan los controles ni
registros necesarios para conocer sus ingresos, egresos, rotacin de inventarios,
porcentaje de ventas a crdito, etc. La contabilidad solo se utiliza con fines fiscales y
no para la toma de decisiones de las empresas.
Desinters por los aspectos jurdicos - corporativos; tomando en consideracin que la
mayora de las empresas son familiares se les da poca importancia a los aspectos
jurdicos corporativos de los negocios ya que se considera que el nico requisito que
se debe cumplir es concurrir al notario para estar legalmente como sociedad.
Utilizar un estilo de administracin reactiva y no preventiva; no perder de vista
aspectos de planeacin, organizacin, direccin y control, para esto se deben de
agrupar en reas las diversas actividades que se llevan a cabo como: ventas,
servicios, personal, finanzas. Identificando con lo que hace en cada una con la
finalidad de delegar autoridad y responsabilidad.
No utilizar principios de manejo de personal; la correcta seleccin y contratacin,
evitando tomar decisiones con ligereza, mediante el reforzamiento de las tcnicas.
Partir de un buen conocimiento del ambiente laboral y sus elementos como son:
salarios, sistemas de pago, formas de contratacin, horarios de trabajo, seguridad
social, asociaciones y sindicatos.
No existir un contacto directo y abierto con nuestros clientes; es tan simple, aunque
sencillo, para conocer a nuestros clientes, independientemente si han utilizado o no
nuestros servicios, debemos generar un sistema de monitoreo mediante el cual
podamos obtener un panorama general de la relacin que tenemos con cada uno de
ellos, dicho sistema debe ser peridico u sistemtico, para poder as registrar datos
representativos.
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Planificacin Estratgica
Es un proceso continuo y sistmico a travs del cual una organizacin toma sus
decisiones estratgicas, con un conocimiento lo ms amplio y completo posible del
entorno del futuro, organizando de forma racional los medios disponibles ($, Hombres,
Etc.) para poder alcanzar las decisiones adoptadas y midiendo peridicamente los
resultados alcanzados para compararlos con los previstos a travs de un proceso
adecuado de retroalimentacin. La planificacin debe tener tres principios bsicos
como son flexibilidad, compromiso y contribucin. Entonces nos preguntamos: Qu
hacer?, Qu rumbo tomar?, Qu actividad iniciar primero?, Qu es lo que
queremos lograr o realizar?, Cmo y qu objetivos alcanzar?, Cmo anticiparce a
los problemas futuros?.
La planificacin estratgica (PE) es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis,
reflexin, y toma de decisiones colectivas, en torno al que hacer actual y al camino que
deben recorrer en el futuro las empresas o instituciones, para adecuarse a los cambios
y a las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y calidad
de sus prestaciones. El concepto de estrategia, vinculado a la planificacin, se
considera en varias dimensiones con las cuales se puede conformar una definicin
global. As por ejemplo, la definicin de los objetivos y sus correspondientes
estrategias permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento del
servicio u organizacin y aprovechar las ventajas que aparezcan relacionadas con su
actividad.
Entonces debemos entender el concepto de PE como un factor que est referido
principalmente a la capacidad de observacin y anticipacin frente a desafos y
oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una organizacin,
como de su realidad interna. La PE no es una enumeracin de acciones y programas,
detallados en costos y tiempos, sino que involucra la capacidad de determinar un
objetivo, asociar recursos y acciones destinados a acercarse a l y examinar los
resultados y las consecuencias de esas decisiones, teniendo como referencia el logro
de metas predefinidas.
Como ya hemos dichos antes la PE, es un proceso continuo de evaluar
sistemticamente la naturaleza del negocio, la definicin de objetivos a mediano y
largo plazo, la identificacin de objetivos medibles y el desarrollo de acciones
estratgicas para alcanzar los objetivos, as como la asignacin de los recursos para
desarrollar dichas estrategias. Es decir, es un proceso que da sentido de direccin y
continuidad a las actividades diarias de la empresa, permitindole visualizar el futuro e
identificar los recursos, principios y valores requeridos para transitar desde el presente
hacia una visin de futuro.
La PE debe; estar compuesta de herramientas flexibles, efectivas, econmicas y
eficientes, que permitan una respuesta oportuna y adecuada, teniendo en cuenta el
contexto y las posibilidades internas. Dado que hoy en da, la nica constante es el
cambio, y el cambio se acelera cada vez con mayor intensidad.
Focalizar y administrar eficientemente los recursos de una empresa y/o institucin,
apuntando a la eficacia. Es decir, al logro de objetivos a largo, mediano y corto plazo,
con una visin sistmica y la participacin de los actores involucrados.
Minimizar el tiempo entre la toma de decisiones y la accin correspondiente, para
poder hacer ajustes y obtener resultados.
Acortar el ciclo de vida de los negocios, de forma tal de colocar los productos y
servicios en el mercado lo antes posible.
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Planificacin; prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el
presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro
sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. El proceso de
planificacin as entendido, debe comprometer a la mayora de los miembros de una
empresa, ya que su participacin y grado de adhesin que se logre en ellos,
depender el logro de los objetivos que se deseen implementar.
Un proceso planificacin formal debe reconocer los diferentes papeles que deben
desempear los diversos ejecutivos en la formulacin y ejecucin de las estrategias de
su organizacin. Hay tres niveles jerrquicos conceptuales bsicos que han sido
identificados desde siempre como los estratos esenciales de cualquier proceso de
planificacin formal; los niveles corporativos, de negocio y funcional.
A nivel corporativo residen las decisiones que, por su naturaleza, han de ser
enfrentadas considerando la entidad como un todo. Estas son decisiones que no
pueden ser descentralizadas sin correr riesgo de cometer graves errores de
suboptimizacin. Aquellos que operar a niveles inferiores de una organizacin no
tienen perspectiva adecuada para resolver las difciles soluciones de compromiso
requeridas para maximizar los beneficios de la empresa como un todo, en especial
cuando se encuentran ante situaciones que afectan adversamente a su propia unidad
en la organizacin. Cabe hacer notar que quienes toman las decisiones a nivel
corporativo no tiene por qu ser tan slo el gerente general. Entre otros factores,
dependiendo del estilo de gestin de este gerente, las estrategias corporativas pueden
ser conformadas e implementadas por el grupo de ejecutivos superiores de la
empresa.
A nivel del negocio estn los principales esfuerzos que apuntan a asegurar una ventaja
competitiva a largo plazo en cada uno de los negocios de la empresa. Por cierto, los
gerentes de negocios deben considerar cuidadosamente las directrices corporativas
generales en su formulacin y puesta en marcha de las acciones estratgicas,
atenindose a los recursos totales asignados a su unidad particular de negocio.
Finalmente, las estrategias funcionales no slo consolidan los requerimientos
funcionales exigidos por el conjunto de negocios de la empresa, sino que deben incluir
de un modo preferente los argumentos competitivos para desarrollar sus competencias
distintivas en los mercados en que la empresa participa.
La carencia de una visin corporativa priva a la empresa del liderazgo que se necesita
para consolidar sus actividades generales y para guiar las difciles soluciones de
compromiso entre desarrollo a largo plazo y rentabilidad a corto plazo. Similarmente, el
abordar las funciones claves de gestin estrictamente con el sesgo operacional de
corto plazo debilitan la competitividad de la organizacin. Est claro que todas las
funciones claves (finanzas, recursos humanos, tecnologa, adquisiciones, produccin,
marketing logstica, y servicios) necesitan ser abordadas estratgicamente. Esto
significa que debemos hacer esfuerzos para conseguir informacin externa, a fin de
entender cmo los competidores estn aprovechando sus recursos funcionales para
desarrollar las habilidades orientadas a mejorar su posicin competitiva.
Estrategia; del vocablo strategos que inicialmente se refera a un nombramiento del
general en jefe del ejercito. Ms tarde pas a significar el arte del general, esto es, las
habilidades psicolgicas y el carcter con los que asuma el papel asignado. En poca
de Pericles (450 a. c.) se vino a explicar habilidades administrativas (administracin,
liderazgo, oratoria,, poder). Y ya en tiempos de Alejandro de Macedonia (330 a. c.) el
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trmino haca referencia a la habilidad para aplicar la fuerza, vencer al enemigo y crear
un sistema unificado de gobierno global.
Obviamente en este caso se la relaciona, ms bien, con un conjunto de decisiones y
criterios por los cuales una organizacin se orienta hacia la obtencin de determinados
objetivos, adems, involucra el propsito general de una organizacin y establece un
marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y se adapta al medio
en que se encuentra, usualmente afectado por rpidos y continuos cambios.
El modelo o plan que integra las principales metas, polticas y cadenas de acciones de
una organizacin dentro de una totalidad coherente (James B. Quinn).
Plan unificado, amplio e integrado diseado para asegurar que se logren los objetivos
bsicos de la empresa (William F. Glueck).
La determinacin de las metas y objetivos bsicos a largo plazo en una empresa, junto
con la adopcin de cursos de accin y la distribucin de los recursos necesarios para
lograr este propsito (Alfred Chandler).
Plan estratgico;
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Necesidades; se expresan como las acciones que hay que realizar para superar la
brecha entre la situacin actual y el futuro deseado.
Cuadro de mando integral
Entre los aos 1850 y 1975, periodo de la era industrial, las empresas conseguan el
xito, en buena parte, a travs del aprovechamiento de las economas de escala,
apoyndose de la tecnologa disponible, las empresas exitosas transformaban en
forma eficiente las materias primas mediante el uso de sus activos fsicos, con el
propsito de ofrecer al mercado su produccin masiva. Es durante esta poca que las
grandes corporaciones, como General Motors, Dupont, y General Electric,
desarrollaron sistemas de control financiero, para monitorear la utilizacin eficiente del
capital financiero y fsico. De aqu surgi el roce (retorno sobre el capital financiero),
para controlar el uso en forma productiva del capital interno de la empresa y
monitorear la eficiencia con que las reas trasforman el capital en valor para los
accionistas.
Sin embargo, todos los avances que se han experimentado en el proceso de
planificacin de actividades, no han tenido la misma dimensin en otras importantes
funciones directivas como lo son la organizacin, la direccin y el control de la gestin
de estos objetivos organizacionales. El impacto de la era de la informacin es mucho
ms revolucionario para las empresas de servicios que para las manufactureras,
muchas empresas de servicios especialmente aquellas en los sectores de transporte,
servicios bsicos, comunicaciones y salud, existieron por dcadas en ambientes
regulados no competitivos, sin embargo, las ultimas dos dcadas han sido testigos de
una mayor apertura y desregulacin, en conjunto a las iniciativas de privatizaciones, lo
cual ha llevado a las empresas a una profunda transformacin, motivando el mayor
desarrollo de habilidades relacionadas con los activos intangibles (relacin con
clientes, sistemas de informacin, habilidades del personal, conocimiento, etc.). El
medio ambiente de esta era, tanto para las empresas de servicio como de
manufacturas, requiere de nuevas cualidades para el xito, la habilidad de una
compaa para movilizar y explotar sus activos tangibles e intangibles, se ha vuelto
ms decisiva que invertir y administrar los activo fsicos. Las empresas de hoy
mantienen sistemas de gestin basados e indicadores financieros tradicionales, los
que solo entregan informacin de eventos pasados, esto podra haber sido adecuado
para una empresa de la era industrial, donde la relacin con el cliente no era crtica
para el xito, pero no permiten guiar, evaluar y controlar el desempeo que en la
actualidad se debe alcanzar, para crear valor, a travs de la inversin en clientes,
proveedores, procesos, tecnologa e innovacin.
Es as como a principios de la dcada de los 90 Robert Kaplan y David Norton
encabezan un estudio motivado por la creencia que las metodologas utilizadas para la
medicin del desempeo en las organizaciones, basadas en indicadores financieros,
se estaban volviendo obsoletos, de este estudio surge la metodologa del cuadro de
mando integral (The Balanced Scorecard), la cual est organizada alrededor de cuatro
perspectiva; financiera, cliente, procesos internos y crecimiento y aprendizaje.
Para cada objetivo la metodologa propone la incorporacin de indicadores que puedan
ser medidos a travs del proceso de logro de los objetivos. La idea es establecer una
cadena causa efecto de objetivos e indicadores que permita tomar las iniciativas
necesarias a cada nivel.
Conociendo como se enlazan los objetivos de las diferentes perspectivas, los
resultados de los indicadores que se van obteniendo progresivamente, permiten ver si
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hay que hacer ajustes en la cadena, realizar iniciativas u otro tipo de modificacin, para
asegurar que se cumplan las metas a niveles superiores de la secuencia.
Clima para la accin; cambios culturales necesarios para motivar y alinear a la fuerza
de trabajo con la estrategia.
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vuestras decisiones deberan estar orientadas hacia la bsqueda de los medios para
satisfacer estas necesidades. Cada persona en la empresa debera tener una
orientacin mercado, centrarse en el cliente y luchar continuamente por encontrar
nuevos y mejores medios de satisfacerle.
Si bien pensaba que haba comprendido bien la idea de base, Hernndez no vea muy
bien cmo este concepto podra ser aplicado en su propia sociedad.
Su amigo tambin le haba sealado que la sociedad Barnech no tenia un verdadero
departamento de Planificacin de Procesos y de Control de Gestin y que su gama de
productos era, de hecho, la obra de sus diseadores y de los que conseguan el
colorido, personas que realmente no tenan contacto directo con los clientes, los cuales
son los consumidores finales. Le sealo asimismo que Hernndez no tena un servicio
de control de satisfaccin, estudios de mercado, en definitiva que la empresa no hacia
nada para ayudar a sus clientes (distribuidores y fabricantes) a vender las prendas
fabricadas con sus tejidos.
Intento entonces introducir en concepto de Control de Gestin en la sociedad Barnech,
el seor Hernndez consideraba la creacin de una sociedad distinta de la ya
existente, que tendra un rol similar a la una empresa de auditora. Esencialmente, esta
nueva sociedad funcionaria nicamente como unidad de control de la gestin
empresarial y seria responsable de controlar y dirigir las acciones estratgicas
propuestas por la autoridad mxima de la empresa. Con esta nueva formula, la fuerza
de ventas actual de la sociedad (cinco personas) deba mejorar sus servicios.
El seor Hernndez reconoca que este cambio en la organizacin de la sociedad
encontrara una fuerte resistencia en el interior de la misma, pero cuanto ms lo
pensaba, ms convencido estaba de que era una buena idea.
Se pide:
Qu piensa usted de la estructura de organizacin propuesta por el seor
Hernndez? En caso de rechazarla, proponga otra solucin.
Realice una evaluacin de la situacin actual de la sociedad utilizando la matriz FODA,
y,
- Identifique el problema principal de la sociedad
- Proponga alternativas de solucin
- Indique los resultados esperados.
Cmo ve usted la implementacin de un departamento de Planificacin Estratgica y
Control de Gestin en la sociedad Barnech, teniendo en cuenta la estructura actual?
Caso 2
Usted recin se ha incorporado como auditor a RVT Auditores empresa que se
dedica a realizar auditorias de gestin empresarial, a dicha empresa la han contratado
para realizar una evaluacin de la empresa Aguas Limpias Ltda. que se dedica a la
distribucin y cobro del agua potable de la comuna de El Carmen.
A usted se le ha encargado la misin de llevar a cabo dicha evaluacin, se le informa
que la empresa a ser evaluada le interesa saber que actividades de control podran
aplicar a sus objetivos empresariales que se ha propuesto en el plan estratgico.
Por lo tanto, usted deber confeccionar una matriz que especifique las Actividades de
Control y las Pruebas de Auditora, que aplicara a dicha empresa, de acuerdo a los
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objetivos propuestos y dar una opinin como auditor de gestin si dichos objetivos son
suficientes en una empresa para lograr una eficiente gestin empresarial.
- Objetivos; estn dados por la empresa y con ellos se estima dar cumplimiento al
plan estratgico.
- Actividades de control; son las acciones necesarias que se deben desarrollar para
dar cumplimiento a los objetivos.
- Pruebas de auditora; son acciones detalladas que usted debe realizar para verificar
que las actividades de control se estn desarrollando como se dice que se estn
desarrollando.
Actividad; Gestin de la empresa.
Preguntas Largas;
1. El proceso formal de la planificacin tiene tres niveles jerrquicos, explique
brevemente cada uno de ellos.
2. Comente los principales contenidos del informe COSO, cindose a los siguientes
puntos; principales objetivos del informe, definicin y componentes del control
interno segn el informe y herramientas de evaluacin del control interno.
3. Desde el enfoque del informe COSO, indique los componentes del control interno
explicando brevemente cada uno de ellos.
4. Comente, puede ser un auditor absolutamente independiente de otra persona de
la cual depende econmicamente?, explique el porqu de su respuesta.
5. Indique algunas razones de porque son importantes los informes de auditora
interna.
6. Nombre y defina las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral.
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apropiada explicacin sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identificar las
caractersticas especficas del asunto o actividad por examinar y las particularidades
del medio ambiente en que ocurrieron los hechos. La identificacin del perodo a
examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar son factores importantes para
establecer el alcance del examen, en funcin al asunto por evaluar.
Los criterios de auditora identifican las normas legales y reglamentarias o normas de
los sistemas administrativos que la entidad se encuentra obligada a cumplir para el
desarrollo de sus actividades y operaciones. Este marco debe corresponder a la
normatividad que se encontraba vigente a la fecha en que ocurrieron los asuntos que
sern examinados por el equipo de auditora.
El rubro recursos de personal del plan debe describir las caractersticas profesionales
de los miembros del equipo auditor y sus cargo, as como los especialistas que fueran
necesarios para el desarrollo de los trabajos. La informacin administrativa constituye
el punto final del plan de examen, en cuyo contenido debe describirse el nmero de
horas programadas(presupuesto de tiempo), los informes a emitir y el formato del
informe.
El memorndum de programacin y el plan de examen especial son preparados por el
auditor encargado y supervisor en forma conjunta. Tales documentos deben ser
aprobados por el nivel gerencial para el caso de la Contralora General de la
Repblica, como paso previo al inicio de la fase de ejecucin. En los rganos de
Auditora Interna, la aprobacin de tales documentos es responsabilidad del
funcionario a cargo de su jefatura.
El programa de procedimientos describe los pasos a seguir durante la fase de
ejecucin del examen especial, a fin de dar cumplimiento a los objetivos programados,
y al mismo tiempo proporcionar una base apropiada para la asignacin de tareas al
equipo de auditora responsable.
Fase de Ejecucin
Con el desarrollo de los programas de auditora se inicia la fase ejecucin del examen
especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en
relacin a los asuntos o hechos evaluados.
Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de ndole
repetitiva en varias entidades. En estos casos, podra adaptarse un programa modelo
o pre establecido, con los ajustes indispensables por las particularidades de cada
entidad.
Ejemplo: verificacin del cumplimiento de las disposiciones que regulan la adquisicin
de bienes y servicios bajo las modalidades establecidas por la ley de presupuesto
general de la Repblica.
En otras oportunidades durante el desarrollo de una auditora financiera o de gestin
en una entidad puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto
especfico. En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de
modo de integrar los procedimientos de auditora y, de ser posible, que las
evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el mismo
equipo a cargo de la auditora. De esta manera se minimiza los inconvenientes a la
entidad auditada, tales como duplicidad en las solicitudes de informacin y ejecucin
de pruebas de auditora, as como la sensacin de imprevisin y/o falta de
coordinacin interna.
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Confirmaciones
Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la informacin
obtenida de la entidad, a travs de aquella obtenida de la contraparte externa de la
transaccin ocurrida. En el siguiente cuadro se presentan algunos ejemplos sobre el
tema:
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Rubro
Confirmar de:
Clientes
Proveedores
Entidad bancaria
Entidad examinada
Donante
Donatario
Direccin general Presupuesto
Registros pblicos
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conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados
deben ser debidamente evaluados, ponindose nfasis en los juicios formulados y en
la documentacin alcanzada no vista durante el examen. La no presentacin de
descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe.
La NAGU 4.40, III (Observaciones) 5, estipula que si durante el examen el auditor
determina la existencia de indicios razonables de comisin de delito, de proceder a
deslindar (sealar) el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos
implicados, contando para ello con la opinin de la asesora legal. La ley del Sistema
Nacional de Control (Ley 27785) precisa que existen tres tipos de responsabilidades:
* Responsabilidad administrativa: es aquella en la que incurren los servidores y
funcionarios pblicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestin
deficiente o negligente. La calificacin de gestin deficiente o negligente se adopta
teniendo en cuenta lo siguiente:
a. Que no se hayan logrado resultados razonables en trminos de eficiencia, eficacia o
economa teniendo en cuenta los planes y programas aprobados y su vinculacin
con las polticas del sector a que pertenecen.
b. Que no realicen una gestin transparente y no hayan vigilado que los sistemas
operativos, administrativos y de control estn funcionando adecuadamente.
c. Que no respeten la independencia de la auditora interna.
d. Que no agoten todas las acciones posibles para preservar los bienes y recursos de
la entidad a que pertenecen.
Incurren en responsabilidad administrativa igualmente, los que han contravenido el
ordenamiento jurdico-administrativo y las normas internas de la entidad a que
pertenecen.
* Responsabilidad civil: es la que incurren los servidores y funcionarios pblicos que
en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un dao econmico a su entidad o
al Estado.
* Responsabilidad penal: es la que incurren los servidores o funcionarios pblicos
que en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisin tipificado como
delito o falta.
Segn la NAGU 4.60, cuando durante la fase de ejecucin se evidencien indicios
razonables de comisin de delito en los asuntos materia de examen, en cautela de los
intereses del Estado, el auditor sin perjuicio de la continuidad de su trabajo, debe emitir
con la celeridad del caso, un informe especial, con el sustento tcnico y legal
correspondiente, para que se efecten en forma inmediata las acciones pertinentes en
las respectivas instancias. Las instancias a las que debe informarse son las siguientes:
* Procuradura : auditoras realizadas por la Contralora General de la Repblica.
* Fiscalas y/o Procuradura: exmenes efectuados por los rganos de Auditora
adscrita al sector Interna y Sociedades de Auditora designadas.
* Contralora General: copia del informe especial de la Repblica elaborado por el
rgano Auditora Interna o Sociedad de Auditora designada.
* Titular de la entidad: copia del informe especial, siempre que no se encuentre
comprendido en los indicios razonables de comisin de delito.
La carta de representacin (NAGU 3.70) constituye una mutua salvaguarda, para el
auditor y el auditado, por cuanto este ltimo reconoce haber puesto a disposicin la
documentacin requerida para el examen, as como cualquier hecho significativo
ocurrido hasta la terminacin de la fase ejecucin. La negativa de la entidad para
otorgar la carta de representacin deber revelarse en el informe.
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OBTENCIN DE
INFORMACIN
BSICA
RECOPILACIN
NORMAS LEGALES Y
REGLAMENTARIAS
EXAMEN PRELIMINAR
IDENTIFICACIN DE
ASPECTOS A
EXAMINAR
DEFINICIN DE
CRITERIOS A
UTILIZAR
MEMORANDUM DE
PROGRAMACIN Y PLAN
DE EXAMEN
APLICACIN DE
PRUEBAS Y OBTENCIN
DE EVIDENCIAS
IDENTIFICACIN Y
EVALUACION DE
IRREGULARIDADES
DESARROLLO DE
HALLAZGOS
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
CIVIL Y/O PENAL
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
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%
TOTAL
9
1.Caja Bancos
Bancos/cuentas
Corrientes
Sobregiro
2. Ventas.
Cuentas
por
Comerciales
cobrar
FACTORES DE
RIESGO
RIESGO
ENFOQUE DE
AUDITORA
Transacciones
numerosas
Moderado
Pruebas
analticas con
nfasis
en
partidas
conciliadas al
cierre del ao.
No
Ocurrieron
cambios
importantes en los
procedimientos de
comercializacin.
Moderado
Son determinadas
en
base
a
cotizaciones
y
estn sujetas a
variaciones
en
precios.
Moderado
Enfoque
sustantivo
Enfoque
sustantivo
Pruebas
detalladas para
incidir en el
corte
de
operaciones.
Enfoque
sustantivo
Valores
3.Inmuebles,
Maquinaria y Equipo
Depreciacin
Adiciones y Retiros
Depreciacin
Rubro importante
en relacin con los
EEFF tomados en
su conjunto.
Desde hace varios
aos no se realiza
inventarios
de
activos fijos.
Bajo
Enfoque
sustantivo
72
PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORA A
APLICAR
Circularizacin de
saldos
Revisin
limitada
de
conciliaciones
bancarias al cierre
del ao.
Circulacin
de
saldos al cierre del
ejercicio.
Revisin analtica
sobre
total
de
ventas
anuales
verificacin de la
razonabilidad
del
control
presupuestal sobre
ventas
Circularizacin de
saldos al cierre del
ao.
Revisin de cobros
posteriores.
Revisin limitado
de
adiciones
significativas en el
ao.
Revisin de saldos
iniciales
movimiento anual
de
cuentas
de
activo
fijo
verificacin
de
valores
de
tasacin.
Bajo
Valuacin
El
proceso
de
produccin consta
de dos etapas, en
las que existe una
asignacin
significativa
de
costo.
La empresa tiene
un alto ndice de
Efectuar
pruebas
detalladas de las
adiciones y retiros
ms importantes al
cierre del ao.
Bajo
Satisfaccin de
control
con
procedimientos
sustantivos
limitados.
__________________________________________________________________________ 344
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
12
endeudamiento
con bancos del
exterior este es un
rubro significativo
en relacin a los
EEFF
en
su
conjunto.
Clculo global de la
depreciacin.
Alto
La estructura del
accionariado
es
variable.
4.Existencias/costo
de Produccin.
Satisfaccin de
control bajo y
enfoque
sustantivos
limitados.
Alto
59
Este
rubro
significativo
relacin
a
EEFF
en
conjunto.
Prstamo/Patrimonio
Deuda a Largo Plazo
Enfoque
sustantivo
es
en
los
su
Alto
Satisfaccin de
control alto y
procedimientos
sustantivos.
Patrimonio
Enfoque
sustantivo
Moderado
58
Ganancias y prdidas
Enfoque
sustantivo
Moderado
Observacin
inventarios,
revisin
evaluacin.
Pruebas detalladas
del
costo
de
produccin sobre
un mes, incluyendo
la revisin de la
imputacin
contable de los
elementos
del
costo.
Revisin analtica
del
costo
de
produccin.
Satisfaccin
moderada de
control
Revisin
analtica
de
fluctuaciones
principales en
el ao
de
los
del
los
el
los
Realizar
pruebas
de
revisin
analtica,
en
coordinacin con
las
cuentas
relacionadas
__________________________________________________________________________ 345
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
I.- INTRODUCCIN
La Oficina de Auditora Interna de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote,
como rgano encargado de realizar el Control Posterior Institucional, se relaciona
estrictamente por el Principio de Universalidad el mismo que establece la potestad de
los rganos de Control para efectuar con arreglo a su competencia y atribuciones, el
control sobre todas las actividades de la respectiva Entidad, as como de los
funcionarios y servidores cualquiera fuere su jerarqua.
En este sentido y dando cumplimiento a las Acciones de control No Programadas
estipuladas en el Plan Anual de Auditora Gubernamental para el ao 2003, se
procedi a ejecutar el Examen Especial a la Oficina de Rentas, con la finalidad de
evaluar el comportamiento de la recaudacin tributaria, analizando el grado de
optimizacin de los recursos en funcin a las proyecciones presupuestarias, evaluar
los mecanismos implementados por la Oficina de Rentas para lograr mayor
recaudacin en cumplimiento de las normativas tributarias.
2. ORIGEN DEL EXAMEN
El presente Examen Especial a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del
Santa - Chimbote, ha sido considerado dentro del Plan Anual de Control para el ao
2003, como Accin de Control No Programada
N 02-0344-2003-002.
3. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN
La accin de control a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del Santa Chimbote, por su naturaleza constituye un Examen Especial; el mismo que
contempla los objetivos siguientes:
Evaluar el comportamiento de la recaudacin tributaria, analizando el grado de
optimizacin de los recursos pblicos en funcin a las proyecciones
presupuestarias.
Analizar los procedimientos y mecanismos implementados por la Oficina de Rentas,
para el logro de una mayor recaudacin por parte de los contribuyentes.
Evaluar las acciones de Fiscalizacin tributaria con la finalidad de determinar la
correcta aplicacin de los dispositivos legales en materia Tributaria.
4. ALCANCE DEL EXAMEN
El presente Examen Especial, comprende la evaluacin a la Oficina de Rentas de la
Municipalidad Provincial del Santa Chimbote, para el ejercicio 2001.
__________________________________________________________________________ 346
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__________________________________________________________________________ 348
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una recaudacin del impuesto predial y tributos diversos muy por debajo de
los ndices reales.
Sin embargo existe evidencia que mediante Resolucin de Alcalda N 0202
de fecha 04 de abril del 2003, se resuelve aprobar el Proyecto integral del
Catastro Urbano Distrito de Chimbote, de acuerdo al Plan Operativo de la
Direccin de Desarrollo Urbano y Rural de la Municipalidad Provincial del
Santa, con un costo de ejecucin por la suma de S/. 553 434,61 (Quinientos
Cincuenta y Tres Mil Cuatrocientos Treinta y Cuatro con 61/100 Nuevos
Soles).
8.2
II.- OBSERVACIONES
1. COMPORTAMIENTO DE RECAUDACIN TRIBUTARIA EN EJERCICIO 2001
NO LOGRO ALCANZAR LAS METAS PROYECTADAS EN EL PRESUPUESTO
MUNICIPAL
Que, en atencin al objetivo del presente Examen Especial consistente en: Evaluar el
comportamiento de la recaudacin tributaria, que ha tenido la Oficina de Rentas
durante el ejercicio 2001, se ha efectuado el anlisis comparativo entre la meta anual
proyectada por la Oficina de Planificacin y Presupuesto con la ejecucin real de los
ingresos captados por la Oficina de Rentas al trmino del referido ejercicio, tomando
como base el anlisis de los rubros ms significativos, como son Impuesto Predial y
Arbitrios Municipales; pudindose determinar que la meta anual proyectada para el
primero de los indicados fue de S/. 7 900 831,00 (siete millones novecientos mil
__________________________________________________________________________ 349
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ochocientos treinta y uno y 00/100 nuevos soles) y la ejecucin real de los ingresos
solamente alcanz un importe de S/. 4 227 136,01 (Cuatro millones doscientos
veintisiete mil ciento treinta y seis con 01/100 nuevos soles) lo cual representa un
ndice del 53,50% con relacin a la meta anual proyectada en el Presupuesto
Municipal. En igual forma para el rubro de los Arbitrios Municipales se fij como meta
anual proyectada el importe de
S/. 3 640 135,00 ( tres millones seiscientos cuarenta
mil ciento treinta y cinco con 00/100) y la recaudacin real de los ingresos logr tan
slo los S/ 2 231 100,03 ( Dos millones doscientos treinta y un mil cien con 03/100)
representando un ndice del 61,29% con relacin a la meta anual proyectada. Al
respecto aprciese en detalle el siguiente cuadro comparativo:
DETALLE
IMPUESTO
PREDIAL
ARBITRIOS
MUNICIPALES
61,29
1 409 034,97
61,29
0,6
__________________________________________________________________________ 350
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NELLY QUEVEDO SERRANO, como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n
de fecha 25 NOV. 2002, seala en primer lugar que: ...su accionar se circunscribi
slo entre el 05 Setiembre al 31 Diciembre del 2001... y sobre el caso sub - anlisis
explica ... Aproximadamente entre Marzo al mes de Abril del ao 1999, el sistema
informtico (WANG) conteniendo la base de datos en general de las diversas cuentas
por cobrar de la Municipalidad provincial del Santa sufri un desperfecto... Anterior a
ese periodo (aos 98,97,96,95, etc.) los Registros se hacan en forma manual
(padrones y listados) en coordinacin con la antes denominada unidad de informtica.
Los equipos de computo... con problemas de deficiencias para recuperar la
informacin de su disco duro... conteniendo toda la informacin de las cuentas por
cobrar, fueron trasladados a la ciudad de Lima, para su total reparacin y recuperacin
de base de datos. En efecto se logr recuperar la informacin, data, cuentas por
cobrar etc. desde el ao 1997 mas no de los periodos anteriores esto por
desperfecto de un disco averiado...
.... que, al 31 Diciembre del 2001 la oficina de Rentas alcanza a la Unidad de
Contabilidad los saldos por Cobrar segn el sistema integral de Rentas
entendindose como tal que esos saldos, son los registrados a partir del ao 1997
(informacin recuperada por los tcnicos de Lima al repararse los equipos
deteriorados) y no se incluye en dicha informacin los aos anteriores por cuanto todos
los datos de los SALDOS POR COBRAR ANTERIOR A 1997 SE PERDIERON POR
EL DESPERFECTO DE LA WANG...
.... como apreciar seorita Auditora la falta de conciliacin de datos de tales cuentas
no deviene de la data del ao 2001 sino de gestiones pasadas por caso fortuito averas tcnicas; siendo imposible una concordancia plena entre las dos fuentes
propuestas. En conclusin al 31 Diciembre del 2001 los saldos por cobrar se arrastran
en la data desde antes a 1997 y (la informacin recuperada es solo desde ese ao) lo
cual lgicamente genera el impase financiero observado, ya que desde dicho periodo
hasta el 2001 existe coincidencia con la Unidad de Contabilidad, en tanto
peridicamente han existido niveles de coordinacin, parte de la informacin anual de
saldos por cobrar, etc.,... Concluye dicha Funcionaria sugiriendo que En su defecto
debe proponerse tal inconveniente de informacin fsica irrecuperable con la finalidad
que se emita la Resolucin de Alcalda de nulidad de saldos irreales por cobrar en el
monto observado por su Despacho con lo cual se equidistara la informacin en
forma exacta, pudiendo incluso invocarse en forma adicional que tales deudas por
espacio del tipo; devienen a su vez en causal de prescripcin, por lo tanto son
incobrables. Pretender hacer lo contrario sera un trabajo inoperante e innecesario.
De los comentarios, vertidos por la citada Profesional, se advierte que en su calidad de
Ex - Jefa de la Oficina de Rentas, atribuye como causa de la observacin a hechos
fortuitos - como averas tcnicas-suscitados en las gestiones anteriores que motiv la
prdida de informacin en el sistema informtico Wang, lo cual determinara que no se
establezcan saldos por cobrar totales, dado que no se puede tomar en cuenta la
informacin anterior a 1997; sentenciando que la falta de conciliacin de datos de
tales cuentas no deviene de la data del ao 2001 sino de gestiones pasadas, en la que
tambin se apreciaron otros factores como la existencia de estado de cuenta corriente
mecanizado desactualizado, falta de control de ingreso y saldos, emisiones de valores
incompletas, pagos irregulares no regularizados, etc. ; dichos argumentos Convalidan
el hecho reparado toda vez que su antecesor ya haba plasmado de manera formal las
sugerencias orientadas a corregir dicha situacin, para lo cual segn como se refiere
sera necesario la conformacin de una Comisin especial integrada por la Oficina de
Rentas, Unidad de Contabilidad, Ejecutora Coactiva y la Unidad de Informtica.
__________________________________________________________________________ 354
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los Estados Financieros del 2001... indicndose tambin que adjunta prueba
documentaria de sus acciones adoptadas.
Los comentarios vertidos por dicha funcionaria, revelan tambin haber adoptado
formalmente acciones tendentes a subsanar dicha situacin, advirtindose que
mediante emisin del Memorndum
N1623-2001-UC.OA.MPS,
solicita a la Oficina de Rentas, remita el saldo de la cuenta N 12 cuentas por cobrar al
31 de DIC 2001, para fines de sustento contable; en tal sentido la observacin queda
Convalidada con relacin a ste extremo.
De todo lo expuesto se determina que en ste extremo no se atribuye Responsabilidad
Administrativa, debido a que la no Conciliacin de los saldos de las cuentas por cobrar
entre la Oficina de Rentas y la Unidad de Contabilidad se debi a la obsolescencia del
sistema Wang, al no poderse transferir la informacin al nuevo sistema integral de
Rentas.
3. DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN COBRANZA DE SISA
AMBULATORIA NO DEPOSITADA POR UN IMPORTE DE S/. 650.00 NUEVOS
SOLES.
De la evaluacin y anlisis a la documentacin sustentatoria idnea de la Oficina de
Rentas, se ha podido advertir que mediante Informe N 016-00-FVL-UDAT-OR-MPS, el
encargado de Control de Comisionista, Sr. Fidel VEGA Lara, informa que luego de
practicarse un arqueo de valores a los comisionistas que prestan sus servicios para la
Unidad de Cobranzas, se detecto un faltante de S/. 650.00 ( Seiscientos Cincuenta y
00/100 Nuevos Soles), a la Sra. ARLITA SOLRZANO VILLANUEVA, que de acuerdo
al aludido informe de ref1erencia le fue entregada las siguientes series:
A.- VALORES ENTREGADOS:
Serie A
Precio: S/. 0.50
Cantidad de Recibos: 400 ( Importe S/. 200.00 )
Fecha de Entrega
N de Serie de Boletaje
05 Oct. 2000
108700
108801
108901
109001
108800
108900
109000
109100
__________________________________________________________________________ 356
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Serie B
Precio: S/. 1,00
Cantidad de Recibos: 300 ( Importe S/. 300,00 )
Fecha de Entrega
N de Serie de Boletaje
04 Oct. 2000
019901
020000
17 Oct. 2000
020901
021000
24 Oct. 2000
023401
023500
__________________________________________________________________________ 357
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informe N 016-00, el seor Fidel Vega presenta un informe en el cual dice que el
boleto N 20901al 21000 es dado a mi persona, caso que nunca recib nada... carta N
299-2002-OR, el seor Javier Lpez Alvarez, me otorga un documento que Registro un
saldo de
S/ 350,00 y no es S/ 650,00, ms bien adjunta el informe N 150-2002VR-OPER-MPS con descuento de S/ 350,00 nuevos soles, al Sr. Fidel Vega Lara,
porque le encontraron culpable de los S/ 650,00 nuevos soles que falta y que quera
que yo lo pagara...
De los descargos vertidos por dicha comisionista y de las pruebas documentarias que
adjunta se determina que subsana la observacin, por cuanto el encargado de los
comisionistas, Sr. Fidel VEGA Lara, por voluntad propia ha asumido su
responsabilidad al decidir el descuento mensual de S/. 50,00 (Cincuenta Y 00/100
Nuevos Soles), que a la fecha dicha suma de S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y
00/100 Nuevos Soles), ya ha sido cancelada.
FIDEL VEGA LARA, como encargado de control de Comisionistas, con Informe N 0303-FVL-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: A la Comisionista Arlita
Solrzano Villanueva, se le habilit Valores / sisa... pero ha negado haberlos recibido
alegando que no haba firmado ningn cargo alguno, esto por haber contado con la
buena fe de los comisionistas, ha pesar de ello se llega a determinar que los valores
han sido distribuidos a los comerciantes en las diversas zonas donde le corresponda
efectuar la cobranza respectiva... concluyendo dicho servidor que .. adjunta Acta de
Compromiso de descuento voluntario... que dio por finalizado dicho hecho al
descontarme la cantidad de S/650,00...
De los comentarios vertidos por dicho servidor municipal, se tiene que acepta su
responsabilidad al no acreditar mediante documento formal alguno, haber hecho la
entrega de valores Sisa Ambulantes, a la comisionista, Sra. Arlita SOLRZANO
Villanueva, por ende el descuento voluntario de los S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta
Y 00/100 Nuevos Soles.
JORGE PUMAYALLA MORALES, como Ex (e) de control de Comisionistas, con
Informe N 001-03-JEPM-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: ...se
le encarg de manera verbal efectu el arqueo correspondiente... detectando un
faltante en la comisionista Arlita SOLRZANO Villanueva... afirmando que dicha
comisionista se neg a recibir la copia del resultado del arqueo efectuado,
manifestando que esperara a la persona encargada para que se someta al respectivo
arqueo.
De los comentarios vertidos por dicho servidor se advierte que luego de haber
efectuado el arqueo de valores determin un faltante a la comisionista Arlita
SOLRZANO Villanueva, del cual dio cuenta a su inmediato superior, por lo tanto
Convalida la observacin.
FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, como Jefe de la Unidad de Cobranzas,
con Informe N 020-03-UC-OR-MPS de fecha 29 Enero del 2003, manifiesta que:
..... Una de las primeras acciones adoptadas y dispuestas en coordinacin con la
Jefatura de Rentas, fue migrar y registrar todo cargo y/o generacin de deudas
(cargos) en el sistema de Rentas (Red)... sigue narrando dicho servidor que al
disponerse el arqueo correspondiente sobre custodia y cobranza de Sisa se detecto un
faltante a nombre de Arlita SOLRZANO Villanueva, por la suma de S/ 650,00, sin
embargo indica que... recibidos los descargos del seor Fidel Vega Lara, y de la Sra.
Arlita SOLRZANO Villanueva, a fin de solucionar dicho faltante..... el servidor Fidel
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N 23853 -
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legal; al haber acatado una orden superior Jerrquica, sin contar con documento
formal alguno y limitado a recibir una orden verbal.
5. - RENTAS MENSUALES POR ARRENDAMIENTOS DE MODULOS DEL
TERMINAL TERRESTRE NO SE HAYAN JUSTIFICADOS DEBIDO A
CARENCIA DE TASACION TCNICA
Evaluada y analizada
la documentacin sustentatoria idnea
de la gestin
administrativa desarrollada por la Oficina de Rentas correspondiente al ejercicio 2001,
se ha podido observar que para otorgar en arrendamiento los mdulos y/o tiendas a
los usuarios del Terminal Terrestre, no se ha realizado una tasacin tcnica en la que
se pueda determinar el valor referencial y permita sanear el costo real del Alquiler
mensual a los usuarios de las mismas; situacin esta que motiv la expedicin del
Acuerdo de Concejo N 100-2001-MPS, en la que en su artculo segundo se acuerda:
"Rebajar la merced conductiva de los mdulos y/o tiendas del Terminal Terrestre en un
50% del alquiler inicial".
El hecho expuesto revela inobservancia a la siguiente normatividad:
Artculo cuarto de los contratos de alquiler con los usuarios del Terminal Terrestre,
que indica: "Si la arrendataria dejase de abonar dos mensualidades se dar por
resuelto el contrato y se dispondr la desocupacin de la tienda..."
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NELLY QUEVEDO SERRANO como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n
de fecha 23 y 31 de Enero del 2003, manifiesta que: ... El Acuerdo de Concejo N
100-2001-MPS, sobre rebaja del 50% de la merced conductiva fue promulgado el 24.
Agosto del 2001, es decir antes que la suscrita sea asignada al cargo de Jefe de
Rentas mediante Resolucin de Alcalda N 0493-01-MPS del 31 Agosto del 2001
oficializndolo recin a partir del mes 05 Setiembre del 2001, en consecuencia ni se
puede atribuir que,.... Para otorgar en arrendamiento los mdulos y/o tiendas del
terminal terrestre no se ha realizado una tasacin tcnica en la que se pueda
determinar el valor referencial y permita sanear el costo del alquiler mensual a los
usuarios de las mismas; situacin sta que motivo la expedicin del Acuerdo de
Concejo N 100-2001-MPS...
Ms an que dicha norma es de rango superior, dictada por el pleno edil (Asamblea
Municipal) en uso de sus funciones y criterios que pudiesen haber tenido para su
aprobacin y tomando como fuente al Acuerdo de Concejo N 001-2001 y ninguno de
ellos ha considerado como base legal al Decreto Supremo N 154-2001-EF publicado
el 18 de Julio del 2001.
De otro lado, cabe mencionar que para los bienes de propiedad municipal slo existe
el Acuerdo de Concejo N 016-99-MPS del 16 de Febrero del ao1999 que conforma
el comit de subastas empero para la venta de tales bienes, ms no existe similar
norma dictada antes, ni durante mi gestin, para el arrendamiento de aquellos, por lo
tanto no hay obligacin de cumplir una norma municipal inexistente, mxime que los
alquileres en mencin no devienen a partir y/o con mi gestin (fines ao 2001-inicios
2002), sino desde el ao 2000 aproximadamente con ocasin que, al termino de la
construccin del Terminal Terrestre (1999) se tuvo como finalidad exclusiva el
reordenamiento de la informalidad del transporte interprovincial, etc.
... El Decreto Supremo 154-2001-EF publicado el 18 de Julio del 2001 no le es
aplicable ( ao 2000), por el principio de irretroactividad de las leyes. Igual manera el
dispositivo solo se aplica de manera supletoria a las referidas municipalidades a tenor
de lo dispuesto en la tercera disposicin complementaria de la misma, por cuanto en
el articulo segundo del indicado Decreto Supremo, no consigna a dicha legislacin
como mbito de aplicacin y competencia de las municipalidades.
De los comentarios vertidos por la citada Profesional, se tiene que la rebaja del 50% de
la Merced Conductiva fue promulgada con fecha 24 Agosto del 2001, es decir antes de
que la referida Profesional se haga cargo de la Oficina de Rentas, mediante
Resolucin de Alcalda N 0493-2001-MPS del 31 de Agosto del 2001, lo cual denota
que en su calidad de Jefa de dicha Oficina, en el periodo sub examen, slo se limit a
cumplir con el Acuerdo de Concejo N 100-2001; en consecuencia Subsana la
observacin en ste extremo.
De lo expuesto se establece que el hecho reparado no se traduce como
Responsabilidad Administrativa; por cuanto la comprendida en el hallazgo de Auditora
a demostrado mediante evidencia documentaria de que los costos de los
arrendamientos de las tiendas a los usuarios del Terminal Terrestre ya estaban
establecidos mediante Acuerdo de Concejo N 100-2001.
III. CONCLUSIONES:
a) Se comprob que las Recaudaciones efectuadas por la Oficina de Rentas en los
rubros Impuesto Predial y Arbitrios Municipales durante el ejercicio 2001, no
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6.-
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BIBLIOGRAFA
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