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Interview mit Anna Barbara Bangerter SV Schweiz

Personalplanung im Cateringunternehmen

Handgestrickt
Ein Grossteil der Unternehmen welche Personal für Veranstaltungen
zuteilen, Arbeiten mit Tabellen und Listen, welche teilweise handgestrickt
sind. Vielfach müssen unter erschwerten Bedingungen Überträge in
andere Listen gemacht werden, mit einer ganzen Fülle von Konsequenzen
wenn an einer Stelle ein Wert nicht stimmt. Viel Zeit und Ärger geht jedes
Mal bei der Fehlersuche verloren.

Dienstplan auf Knopfdruck


Mit BANKETTprofi wird eine Veranstaltung angelegt, die nötigen Fachkräfte
(Koch, Service, Unterhalter, etc.) der unterschiedlichen Abteilungen
gebucht. Selbst wenn mehrere Veranstaltungen gleichzeitig organisiert
werden müssen, behält der Anwender die Übersicht in einer speziellen
Personalplanungs-Ansicht. Die Zuteilung der Mitarbeiter kann sofort oder
auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Die Mitarbeiter werden nach
Filtern (Kleidergrösse, Sprachkenntnisse, etc.) angezeigt und können
Ihren zugeteilten Rollen entsprechend eingeteilt werden. Die intuitive
Planungsunterstützung zeigt auf Wunsch nur verfügbare Mitarbeiter an,
z.B. Service der im Zeitraum von - bis buchbar ist. Jeder Mitarbeiter
verfügt über mehrere detaillierte Stati, z.B. Bereitschaft, Urlaub, Dienst,
Krank, etc.

Mitarbeiter online
Alle Einteilungen erfolgen im System grundsätzlich durch den
Administrator. Jeder Mitarbeiter erhält ein Internet Login und kann so
seine Bereitschaft, Ferien, etc eintragen. Auf Wunsch, kann der Mitarbeiter
seinen Rollen entsprechend, die geplanten Veranstaltungen und den
Bedarf einsehen und die Teilnahme platzieren. Kurzfristige
Personalanfragen können direkt aufs Handy per SMS automatisiert
versendet werden. Die Dienstzuteilung erfolgt vom Administrator und wird
mittels wenigen „Klicks“ dem Mitarbeiter automatisch bestätigt, wiederum
per Mail oder per SMS.

Personalliste
Für den Event lassen sich ausführlich Listen der Mitarbeiter und deren
zugeteilten Rollen ausdrucken oder versenden (Name, Vorname,
Handynummer, Rolle, etc.)

Arbeitszeiten
Die geplanten Arbeitszeiten entsprechen oft nicht den effektiven und
können so in einer erleichterten Erfassung als Ist-Zeiten erfasst und zur
weiteren Bearbeitung in die Lohnbuchhaltung übergeführt werden.

Teilzeit- und Festangestellte


Der Personalplaner von BANKETTprofi eignet sich für die Planung von
Festangestellten und auch speziell für den Einsatz von Teilzeitangestellten.

Erfahrungswerte und Interview


Frau Anna Barbara Bangerter Leiterin Aushilfepool SV Schweiz war von
Anfang an dabei als BANKETTprofi eingeführt wurde.

Frau Bangerter, wie hatten Sie vor dem Einsatz der BANKETTprofi
Software gearbeitet?
Wir haben „handgestrickt“ gearbeitet. D.h. wir hatten
verschiedene Tabellen und Listen (meist Excel basiert). Für die
Planung von einer Eintagesveranstaltung brauchten wir ungefähr
drei verschiedene Files (je nach Grösse der Veranstaltung). Für
Mehrtagesveranstaltungen ein Mehrfaches. Vieles war auch stark
Kopf- und somit Personenabhängig. Die Fehlerquote in der
Personalplanung gering zu halten, war aufgrund keiner klaren
Übersicht über alle Aushilfen, eine grosse Herausforderung.

Frau Bangerter, warum haben Sie sich für BANKETTprofi entschieden?


Das System Bankettprofi – soll heissen das Bankettmodul – war
bei SV Deutschland bereits bekannt. Aufgrund der möglichen
Synergien und der enormen Anpassungs- und Ausbaufähigkeit von
dem Personalplanungsmodul, fiel uns die Entscheidung leicht. Von
mehreren Systemen, die wir im Rennen hatten, konnte
Bankettprofi die meisten Anforderungspunkte erfüllen und schien
uns für die Zukunft auch der sicherste Partner zu sein.

Frau Bangerter, welche Vorteile würden Sie als besonders wertvoll


hervorheben?
Mitarbeiterplanungsübersicht, die klar darstellt wann welcher
Mitarbeitende Dienst hat. So können keine Doppelbuchungen mehr
eintreffen. Das online Tool (WebInterface) in dem sich die
Mitarbeitenden selber für die Einsätze planen können. Das
automatische Versenden von Einsatzverträgen per Mail sowie die
ganze Übersicht und Detailerfassung pro Mitarbeitenden
(spezifische Angaben wie Qualifikation, Feedback,
Äusserlichkeiten und Foto).

Frau Bangerter, glauben Sie heute effizienter zu arbeiten?


Ja, dafür sprechen ganz klar die Zahlen und unsere Work-Life
Balance.

Frau Bangerter, glauben Sie das die Mitarbeiter heute mehr Nutzen
haben?
Grundsätzlich ja. Obwohl die Ausnahmen wohl die Regel
bestätigen. Es gibt Mitarbeitende, die mit dem neuen System nicht
sehr gut zu recht kommen oder kommen wollen.

Frau Bangerter, würden Sie wieder bei Vendomat kaufen?


Ja.

Frau Bangerter, möchten Sie noch einen bestimmt Punkt speziell


hervorheben?
Die Entwicklung und Zusammenarbeit dieses Moduls beruhte auf
einer sehr guten Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von
Vendomat. Ideen wurden diskutiert sowie perfektioniert und
werden es immer noch.