Flujo de procesos

El ciclo de aprovisionamiento tpico para una prestacin de servicio o un material

comprende las siguientes fases:
1.
Determinacin de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican en las reas de especializacin o bien por
medio de la planificacin y el control de necesidades. (Puede abarcar tanto la propia
planificacin de necesidades como el enfoque basado en demanda para control de
stocks. La verificacin regular de los niveles de stock de materiales definidos por los
registros maestros, la utilizacin del mtodo del punto de pedido, y los pronsticos
basados en el consumo anterior son aspectos importantes de esta ltima.) El usuario
puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificacin y control de
necesidades puede generarlas automticamente.
2.
Determinacin de fuente de aprovisionamiento
El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales
basndose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo.
Esto acelera el proceso de creacin de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los
proveedores electrnicamente mediante SAP EDI, en caso necesario.
3.
Seleccin de proveedor y comparacin de ofertas
El sistema es capaz de simular escenarios de determinacin de precio, permitiendo la
comparacin de varias ofertas diferentes. Las comunicaciones de rechazo pueden
enviarse automticamente.
4.
Tratamiento de pedido
El sistema de Compras toma informacin de la solicitud y de la oferta para facilitar la
creacin de un pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario
puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automticamente. Tambin
soportan los planes de entregas de proveedor y contratos (en el Sistema SAP, clases de
contratos de entrega a largo plazo).
5.
Seguimiento de pedidos
El sistema verifica los perodos de reclamacin que se han especificado y, en caso
necesario, imprime automticamente recordatorios o cartas de reclamacin en
intervalos predefinidos. Tambin ofrece un status actualizado de todas las solicitudes
de pedido, ofertas y pedidos.
6.
Entrada de mercancas y gestin de stocks
El personal de entrada de mercancas puede confirmar la entrada de mercancas
introduciendo simplemente el nmero de pedido. Al especificar las tolerancias
aceptables, los encargados de compras limitan los suministros de mercancas pedidas
en exceso o incompletos.
7.
Verificacin de facturas
El sistema soporta la verificacin y conciliacin de facturas. Se notifican las
desviaciones de cantidad y precio al interventor, puesto que el sistema tiene

acceso a los datos de pedidos y de entrada de mercancas. Esto acelera el

proceso de auditora y compensacin de facturas para el pago.

Solicitudes de pedido (MM-PURREQ)

Objetivo
Este componente se utiliza si se desean notificar necesidades de materiales y/o
servicios externos y efectuar un seguimiento de tales necesidades.
Se pueden crear las solicitudes de pedido directa o indirectamente.
"Directamente" significa que alguna persona del departamento que hace la solicitud
registra una solicitud de pedido manualmente. La persona que crea la solicitud de
pedido determina qu y cunto debe pedirse, y la fecha de entrega.
"Indirectamente" significa que la solicitud de pedido se inicia mediante otro
componente SAP.
El indicador de creacin de la solicitud de pedido muestra si la solicitud se ha creado
directa o indirectamente. Se visualiza en los anlisis de solicitudes de pedido y en los
datos estadsticos de una posicin de solicitud de pedido (vase
Anlisis de solicitudes de pedido).
Las solicitudes de pedido pueden estar sujetas a un procedimiento de liberacin (de
compensacin o autorizacin). Para obtener ms informacin acerca de este tema,
consulte la seccin
Procedimiento de liberacin.

Integracin
Se pueden crear solicitudes de pedido indirectamente de las siguientes maneras:

Mediante la Planificacin y control de necesidades

El componente Planificacin de necesidades sobre consumo propone materiales
que deben pedirse basndose en el consumo anterior o en las cifras de
consumo y niveles de stock existentes. La cantidad de pedido y la fecha de
entrega se determinan automticamente.
Para obtener ms informacin sobre este tema, consulte la documentacin
MM Planificacin basada en el consumo.
La planificacin y el control de necesidades pueden estipular que una solicitud de
pedido tenga que devolverse al departamento de compras si no se ha procesado
transcurrido un perodo de tiempo predefinido.

Mediante grafos (del componente de R/3 Sistema de proyectos PS)

Las solicitudes de pedido se generan automticamente a partir de grafos

cuando:
Se ha asignado a una operacin un componente de material con material

no de almacn o bien un componente de servicio externo y

Se ha fijado en el grafo el indicador que permite la generacin

automtica de solicitudes de pedido inmediatamente despus de grabar el grafo.

De esta manera, las solicitudes de pedido pueden mandarse a Compras en las
etapas iniciales de la fase de planificacin.
Si no se ha fijado el indicador, el sistema transfiere los datos a la planificacin y
control de necesidades en cuanto se libera el grafo. Este ltimo componente
crea entonces la solicitud de pedido.
Para obtener ms informacin, consulte la documentacin Sistema de
proyectos PS (la seccin
Material).
Mediante rdenes de mantenimiento (a partir del componente de R/3 PM

Mantenimiento y Gestin de servicios)

Las solicitudes de pedido se generan automticamente a partir de rdenes de
mantenimiento si:
Se ha asignado a una operacin un componente de material con material

no de almacn, o
Se ha creado una operacin con una clave de control para servicios
externos.

Para obtener ms informacin, consulte la seccin

Planificacin de una orden en la documentacin de PM rdenes de mantenimiento.
Mediante rdenes de fabricacin (a partir del componente PP Planificacin y control
de la produccin).
Las solicitudes de pedido se generan automticamente a partir de rdenes de
fabricacin si:

Contienen una operacin de trabajo externo (p. ej. trabajo de

subcontratacin). Una condicin previa es que la clave de control para la operacin

permita o prescriba el trabajo externo.
Contienen componentes no de almacn.
Para obtener ms informacin, consulte la seccin
Aprovisionamiento externo/Trabajo externo en la documentacin PP rdenes de fabricacin.

Los textos de solicitudes de pedido creadas externamente (PS, PM) se insertan

en el texto de la posicin de la solicitud de pedido en Compras.

Peticin de oferta y oferta (MMPUR-RFQ)

Objetivo
Este componente se utiliza cuando se desea gestionar y comparar peticiones de oferta
emitidas a los proveedores y las ofertas presentadas por stos en respuesta a las
peticiones de oferta.

Caractersticas
En Compras, la peticin de oferta y la oferta conforman un solo documento. Las
condiciones y los precios ofertados por los proveedores se introducen en la peticin de
oferta original. Si se ha emitido una peticin de oferta a varios proveedores, se puede
hacer que el sistema determine la oferta presentada ms favorable y que genere
automticamente comunicaciones de rechazo a los licitantes que no han tenido xito.
Tambin se pueden guardar los precios y las condiciones de entrega de ofertas
concretas en un registro info para futuros accesos.
Las peticiones de oferta pueden estar sujetas a un procedimiento de liberacin.

Gestin de servicios (MM-SRV)

Esta seccin presenta una introduccin general a la Gestin de servicios MM.
Proporciona un resumen de la funcionalidad, muestra cmo Gestin de servicios MM se
integra en la aplicacin Compras dentro del mdulo Gestin de materiales e indica las
interfases con otras aplicaciones.

Objetivo
Gestin de servicios MM (MM SRV) es un componente de aplicacin dentro de Gestin
de materiales (MM). Soporta el ciclo completo de licitacin, la fase de
adjudicacin/concesin de un pedido y la aceptacin de servicios, as como el proceso
de verificacin de facturas.

Caractersticas
Gestin de servicios MM proporciona un proceso bsico para el aprovisionamiento de
servicios externos. El proceso bsico comprende la siguiente funcionalidad:

Registros maestros de servicios,

donde se pueden almacenar las descripciones de todos los servicios que tal vez deban
adquirirse. Adems, incluye un catlogo de prestaciones estndar y un catlogo de
prestaciones modelo.

Puede crearse un conjunto separado de catlogos de prestaciones para cada

proyecto de aprovisionamiento concreto en el documento deseado (por ejemplo,

plan de mantenimiento preventivo PM u orden de mantenimiento, red PS, solicitud
de pedido MM, peticin de oferta, pedido abierto, pedido u hoja de entrada de
servicios).
- Los catlogos de prestaciones pueden incluir posiciones que
representen materiales, adems de las que representan servicios o
actividades.
- Al crear sets voluminosos de catlogos de prestaciones, no es necesario
que realice la pesada tarea de introducir cada servicio individual
manualmente. Puede utilizar, en cambio, la tcnica de referencia y
la funcin de seleccin para copiar de manera rpida y simple datos
maestros y documentos existentes.
La Gestin de servicios MM presenta dos maneras bsicas de especificar
servicios:

- Como servicios planificados con descripcin, cantidad y precio.

Por "servicios planificados" entendemos aquellos servicios cuya
naturaleza y alcance conoce al inicio de un proyecto o transaccin de
aprovisionamiento.
En el momento de solicitar los servicios, o se introducen las
especificaciones individuales con la ayuda de un registro maestro de
servicios o directamente como textos breves o explicativos. En ambos
casos, se especifican los precios y las cantidades.
- Como servicios no planificados con la opcin slo de un lmite de
valores.
Por servicios no planificados entendemos aquellos servicios que no
pueden especificarse en detalle porque su naturaleza y alcance precisos
no se conocen inicialmente o aquellos servicios que, por varios motivos,
no desea planificar. Por lo tanto, los servicios no planificados no tienen
descripciones.
Se registran en el formulario de lmites monetarios. Se pueden prestar
servicios hasta un valor que no debe sobrepasar estos lmites de
valores. Esto permite ejercer un cierto control de costes en estas
situaciones.
Puede analizar los datos existentes en el sistema para buscar fuentes de

aprovisionamiento adecuadas para determinados servicios.

Asimismo, puede realizar un proceso de licitacin y evaluar las licitaciones

enviadas como respuesta utilizando la funcin de comparacin de precios. A

continuacin, puede adjudicar un pedido (o enviar una orden) al proveedor deseado.
Durante la fase de prestacin de servicio (ejecucin de trabajo),
varias listas y visualizaciones de totales le permiten obtener un resumen

actualizado del catlogo de prestaciones, el progreso del trabajo y los costes

originados.
La prestacin de los servicios o trabajo puede registrarse en hojas de entrada

de servicios.
Puede indicar la aceptacin del trabajo expuesto en las hojas de entrada de

varias maneras.
Tras la aceptacin, la factura del proveedor puede verificarse y autorizarse

para pago.
Como alternativa a este proceso bsico, dispone de varios procesos acelerados y
simplificados que puede utilizar en relacin con transacciones de aprovisionamiento
especficas.

Integracin
Gestin de servicios MM est completamente integrado en el sistema de Gestin de
materiales. Los datos maestros del aprovisionamiento de servicios pueden
almacenarse en registros maestros de servicios, por ejemplo, que proporcionan a su
vez datos de propuesta para documentos de compras. El catlogo de prestaciones para
un proyecto de aprovisionamiento concreto no se crea y procesa por separado cada
vez (p. ej., como licitacin o especificaciones del pedido abierto), sino que se introduce
directamente en los documentos de compras (p. ej., en una peticin de oferta, una
oferta, un pedido o un pedido abierto).
El siguiente grfico muestra el grado de integracin de Gestin de servicios MM:

Se enlaza el componente Gestin de servicios con los mdulos SAP Mantenimiento PM

y Sistema de proyectos PS. Por consiguiente, es posible crear solicitudes de pedido
para servicios externos dentro de la estructura de medidas de mantenimiento o
proyecto y transmitirlas a continuacin a Compras sin crear trabajo de mantenimiento
de datos adicional.

La interaccin de los mdulos MM, PS y PM, CO y FI de R/3 ahorra tiempo, esfuerzo y

reduce la frecuencia de errores. Esto se produce porque los datos tienen que
introducirse slo una vez, y despus estn disponibles para las actividades siguientes
dentro de un proceso empresarial.
Un ejemplo de la integracin de MM y CO son los comprometidos de pedido. El valor
estimado de servicios no planificados se enva a CO desde MM para fijar y supervisar
una cifra de comprometido. Esto permite que el presupuesto correspondiente a las
medidas de aprovisionamiento se prepare con tiempo.

MM Evaluacin de proveedores
Utilizaciones
El componente Evaluacin de proveedores le ayuda a optimizar los procesos de
aprovisionamiento de materialesy de servicios.

Integracin
En el Sistema SAP, la evaluacin de proveedores est completamente integrado en el
componente Compras MM dentro de Gestin de materiales. Esto significa que
informaciones tales como fechas de entrega, precios y cantidades se pueden tomar de
los pedidos de compra.
La evaluacin de proveedores tambin utiliza datos del componente de Gestin de
calidad, como los resultados de las inspecciones de las mercancas entradas o
auditoras de calidad.
La evaluacin de proveedores accede a los datos de Gestin de materiales, datos de la
Gestin de inventario (como entradas de las mercancas) y datos del Sistema de
informacin para logstica (SIL). Los datos del SIL se almacenan en la estructura de
informacin S013.
Customizing
Para poder trabajar con el componente Evaluacin de proveedores, primero deben
actualizarse las parametrizaciones del sistema.

Objetivos de las funciones

Aprovisionamiento de materiales
El componente de evaluacin de proveedores le ayuda a seleccionar las fuentes de
aprovisionamiento y facilita la supervisin continua de las relaciones de suministro
existentes. Le proporciona informacin precisa de precios y condiciones de pago y de
entrega. Con la evaluacin de proveedores puede mejorar la competitividad de la
empresa.
A veces puede definir y resolver rpidamente cualquier problema de aprovisionamiento
que pueda surgir con informacin detallada y en colaboracin con los proveedores
relevantes.
Aprovisionamiento de servicios
Puede verificar la fiabilidad de los proveedores que le ofrecen servicios mediante una
comprobacin centro por centro. Puede determinar si los proveedores realizan los
servicios dentro de los plazos especificados y evaluar la calidad del trabajo realizado.
Notas y criterios
El sistema estndar de SAP le ofrece una escala de notas de 1 a 100 puntos, que se
utiliza para medir el rendimiento de los proveedores segn cinco criterios principales.
Puede determinar y comparar el rendimiento de los proveedores en relacin con su
nota global.
Los criterios principales disponibles en el sistema estndar son:

Precio

Calidad

Entrega

Soporte/servicio general
Estos cuatro criterios principales sirven como base para la evaluacin de los
proveedores que suministren materiales.

Provisin de servicios externos

Este criterio principal sirve de base para la evaluacin de los proveedores

empleados como proveedores de servicios externos.
Tambin puede definir criterios principales distintos o aadir nuevos, segn sus
necesidades.
Puede asignar ponderaciones distintas a los criterios individuales. La nota global del
proveedor se computa teniendo en cuenta las notas ponderadas conseguidas para
cada uno de los criterios principales.
El sistema de evaluacin de proveedores garantiza que la evaluacin de proveedores
sea objetiva, puesto que todos los proveedores se valoran segn criterios uniformes y
las notas se computan automticamente.
De esta forma, se eliminan en gran medida las impresiones y los juicios subjetivos.
Para crear una evaluacin detallada, cada criterio principal se puede dividir en varios
criterios parciales.
El sistema estndar le ofrece varios criterios parciales que sirven como base para la
evaluacin. Tambin puede definir sus criterios parciales adicionales.
Las notas de los criterios parciales se calculan de formas distintas.
Procedimientos de clculo de notas
Procedimiento de
clculo de notas

Descripcin

Totalmente
automtico

El sistema calcula las notas basndose en los datos existentes.

Semiautomtico

El usuario introduce notas individuales para materiales importantes o para la

calidad y puntualidad de un servicio realizado. Despus, el sistema calcula la
nota ms alta entre todas.

Manual

El usuario introduce la nota global de un criterio parcial por proveedor.

Puede decidir cul de estos mtodos desea utilizar.

Anlisis
Los resultados de la evaluacin de proveedores se visualizan en forma de anlisis. Por
ejemplo, pueden generarse listas ranking de los mejores proveedores en funcin de sus
notas globales o listas ranking de materiales especficos.
Las modificaciones de las evaluaciones se registran en logs y se dispone de la opcin
de imprimir las hojas de evaluacin.

Contratos marco con proveedores

(MM-PUR-OA)

Objetivo
Este componente se utiliza si se desea entrar en acuerdos de compra a largo plazo con
proveedores, relativos al suministro de materiales o a la prestacin de servicios.
Los contratos marco pueden estar sujetos a un procedimiento de liberacin
(autorizacin o liquidacin). Para obtener ms informacin acerca de este tema,
consulte la seccin
Procedimiento de liberacin.
Para obtener informacin acerca de la utilizacin de pedidos abiertos en el
aprovisionamiento de servicios, consulte la documentacin MM Gestin de servicios
externos.
Para obtener informacin acerca de clases especiales de gestin de pedidos, como la
consignacin, la subcontratacin o los traslados de stock internos, consulte la
documentacin
MM Stocks especiales y formas especiales de aprovisionamiento en la Gestin de materiales.
Para obtener informacin acerca de la planificacin de necesidades, consulte la
documentacin
PP Planificacin de necesidades de material.