AUDITORA OPERACIONAL

Definicin
Servicio que presta el contador pblico cuando examina ciertos aspectos
administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la
eficiencia operativa de la entidad.
Funcin de direccin cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a las
eventualidades acciones correctivas, el control interno de las organizaciones
para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su informacin y
el mantenimiento de la eficiencia de sus sistemas de gestin.
Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de
una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y
objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus equipos
humano y fsico.
Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en
la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un
juicio tcnico
Es una actividad realizada por un profesional de la Contadura Pblica que con
los conocimientos necesarios, revisa los procesos operativos que desarrolla una
empresa, con la firme intencin de detectar deficiencias que le provoquen emitir
recomendaciones para incrementar la eficiencia de sus operaciones, aunque
ste requiera de la participacin de profesionales de otras disciplinas

1.2 Objetivo
El objetivo de la auditora operacional se cumple al presentar recomendaciones
que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique.
Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar en apoyo a las
1

entidades, a saber:
Primero: En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado.
(Diagnstico de obstculos).
Segundo: En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procesos y
procedimientos, interviniendo en su formacin.
Tercero: En la implantacin de los cambios e innovaciones. (En la implantacin
de sistemas)
La auditora operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para
las soluciones, prever obstculos a la eficiencia, presentar recomendaciones
para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes
y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo
a la administracin de las entidades, en la consecucin de la ptima
productividad.
En la prctica de una auditora operacional, el contador pblico se circunscribir
al primer nivel de apoyo, ya que su participacin en los dems niveles queda
fuera de la prctica de la auditora operacional. Los niveles segundo y tercero
quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de
reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa.
El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza
y evala los hechos, es decir, diagnostica obstculos de la infraestructura
administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tienden a
eliminarlos.
El auditor operacional hace las veces del mdico general, que diagnostica las
fallas (enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede
ser l mismo u otro contador pblico, el que promover las soluciones concretas.
Esto ltimo corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados
anteriormente.
1.3 Alcance de la auditora operacional
2

Tomando en cuenta la definicin de Auditora Operacional, se puede identificar el

alcance desde dos puntos de vista, los cuales se mencionan a continuacin:
1.3.1 Alcance lgico:
Son todas las operaciones que se realizan dentro de una empresa en donde se
relacionan de alguna manera el uso de recursos financieros y humanos de la
misma.
1.3.2 Alcance conceptual:
Este se refiere estrictamente a las actividades que delimitan la prctica de la
Auditora Operacional, considerando que la funcin principal de sta es
presentar recomendaciones derivadas de las revisiones efectuadas, con el
propsito de corregir las debilidades del sistema.

1.4.

Importancia

La importancia de la auditoria operacional se sustenta en que mediante ella se

pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y
obstaculizan el crecimiento de la empresa, permitiendo acelerar el desarrollo de
las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento
continuo de los planes de accin y procedimientos. Es importante para esta
disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y
proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El anlisis y evaluacin de
factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemtica e
integral, abarcando la totalidad de la empresa.
Asimismo la auditora operativa es importante porque es el instrumento de
control posterior sobre la administracin en general. La auditora operativa es en
particular aplicable a programas gubernamentales en los cuales no es posible
3

evaluar la eficacia de los programas en trminos de utilidades; tienen que

evaluarse midiendo elementos tales como el nmero de familias reubicadas, el
nmero de individuos rehabilitados y la medida del mejoramiento de la
condiciones ambientales. Adems de los de los auditores internos y
gubernamentales, los despachos contables efectan auditoras operacionales
para clientes a travs de sus departamentos de servicios de consultora.
1.5.

Funciones
Determinar el cumplimiento, en su mbito de accin, de las disposiciones
legales, reglamentarias y administrativas.
Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los
procedimientos utilizados por la Institucin para controlar su grado de
cumplimiento.
Examina el grado de eficiencia y eficacia en la organizacin y operacin
de la Institucin.
Evaluar el sistema de control interno del rea operacional seleccionada,
con base en manuales de procedimientos y cuestionarios.
Preparar, con base en la investigacin inicial, el programa de auditora
dirigido a las reas crticas.
Recopilar la informacin general del rea operacional y documentar el
estudio mediante la preparacin de papeles de trabajo.
Obtener evidencia suficiente y competente sobre los procedimientos y
controles establecidos para lograr los objetivos.
Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el
cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditora.
Participar en la elaboracin del Plan de Trabajo Anual de la Auditora.
Realizar el seguimiento de recomendaciones y solicitudes de informacin
que emita la auditora externa.

1.6.

Diferencias bsicas con la Auditora Financiera y su relacin con

otros tipos de auditoras

Existen tres diferencias principales entre la auditora operacional y la financiera:
el propsito de la auditora, la distribucin de los dictmenes y la inclusin de las
reas no financieras en la auditora operacional.
4

Propsito de la auditora: La distincin principal entre la auditora financiera y

la operacional estriba en los propsitos de las pruebas. La auditora financiera
hace referencia en si la informacin histrica se registr correctamente. La
auditora operacional enfatiza la efectividad y la eficiencia. La auditora financiera
se orienta al pasado mientras que la operacional tiene que ver con el ejercicio
del desempeo para el futuro. Un auditor operacional, por ejemplo, puede
evaluar si un tipo de material nuevo se est comprando al costo ms bajo para
ahorrar dinero en las compras de la materia prima a futuro.
Distribucin de los dictmenes: Para la auditora financiera, el dictamen
normalmente est dirigido a muchos usuarios de los estados financieros como
son los accionistas, los banqueros, en tanto que los dictmenes de la auditora
operacional estn orientados principalmente a la gerencia. Es necesaria una
redaccin bien definida para los dictmenes de la auditora financiera como
resultado de la amplia distribucin de los dictmenes. Debido a la distribucin
limitada de los dictmenes operacionales y a la naturaleza diversa de las
auditoras para constatar la eficiencia y efectividad, los dictmenes de la
auditora operacional varan considerablemente en cada auditora.

Inclusin de reas no financieras: Las auditoras operacionales cubren

cualquier aspecto de eficiencia y efectividad en una organizacin y por lo tanto,
pueden involucran una gran variedad de actividades. Por ejemplo, la efectividad 1
de un programa de publicidad o la eficiencia de los empleados de la fbrica
podran ser parte de una auditora operacional. Las auditoras financieras se
limitan a aquellos asuntos que afectan directamente la cabalidad de las
presentaciones de los estados financieros.

1 La efectividad se refiere a la consecucin de objetivos, en tanto que la

eficiencia a los recursos utilizados para alcanzarlos.
5

1.6.1 Relacin con otros tipos de auditora

Auditora Financiera
La auditora financiera y la auditora operacional estn orientadas a mejorar los
sistemas de las empresas, pero la auditora financiera se enfoca en las mejoras
en el sistema financiero, sistema de control interno financiero y presentacin de
estados financieros. Mientras que la auditora operativa se refiere a mejoras en
todos los sistemas administrativos, el sistema de control interno gerencial y
cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad a evaluar la
eficacia y eficiencia de los procedimientos para la presentacin de informacin
financiera.
Auditora de cumplimiento
En la Auditora de Cumplimiento es la comprobacin o examen de las
operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una
entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales,
reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Y en la
auditora operacional se evala los controles operativos de la administracin y
de los sistemas sobre actividades tan diversas, como por ejemplo: las compras,
procedimientos de datos, recepcin, envi, entre otras actividades.
Ambos tipos de auditora deben proporcionar y asegurarle a la gerencia que la
empresa o entidad estn cumpliendo, tanto con las metas y objetivos, como
tambin con las normas y leyes estales que la regulan.
Auditora Administrativa
Ambas auditoras se centran en la evaluacin de la calidad de la administracin
en general. La auditora administrativa proporciona un panorama administrativo
general de la empresa que se audita, sealando el grado de efectividad con que
opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc) que la
integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando a la direccin a lograr
6

y mejorar la posicin de la empresa. Y la auditora operacional formula y

presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y
operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia.
1.6.2. Ejemplo de relacin de la auditora operacional con otras auditoras
Por ende la auditora operacional se relaciona con otras auditoras porque
interacta en cualquier parte de la organizacin, revisando los procedimientos y
mtodos de operacin con el objeto de evaluar su eficiencia y eficacia.
Cuadro 1
Ejemplo de relacin de la auditora operacional con otras auditoras
Tipo de auditora
Auditora Operacional

Ejemplo
Evaluar si

el

procesamiento

de

nmina

computarizada de X subsidiaria opera de manera

Auditora de
Cumplimiento
Auditora de estados

eficiente y eficaz
Determinar si se han cumplido los requerimientos
del banco para continuacin de un prstamo.
Auditora anual de los estados financieros.

financieros

Fuente:
Arens,
A.A,

Elder, R.J y Beasley, M.S (2007) Auditora un enfoque integral.

(Dcimo primera edicin, pp. 832), Mxico: Pearson Edicin.

1.7 Boletines de Auditoria Operacional

Los estndares para la prctica profesional de la Auditoria Operacional son los
Boletines de Auditoria Operacional, debido a que en Guatemala no existe un
organismo profesional que haya emitido normas o pronunciamientos tcnicos
relacionados con la Auditoria Operacional, se adoptaron los boletines emitidos
por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos.
A la fecha van emitidos 10 boletines los cuales son:

Esquema bsico de la auditoria operacional

Metodologa de la Auditoria operacional

Auditoria Operacional de Compras

Auditoria Operacional de Ventas

Auditoria Operacional de Cobranzas

Auditoria Operacional de la Administracin de Recursos Humanos

Auditoria Operacional del Centro de Proceso Electrnico de Datos

Auditoria Operacional de Otorgamiento de Crditos

Auditoria Operacional de la Administracin de Inventarios

Auditoria Operacional de los Sistemas Administrativos de Informacin

1.7.1 Metodologa de la Auditoria Operacional

De los boletines es muy importante entender el objetivo de la auditoria
operacional y poseer la capacidad profesional adecuada para ejercerla, el primer
paso en la realizacin del trabajo se debe tomar en cuenta la Metodologa de la
Auditoria Operacional, que se simplifica en cuatro pasos fundamentales:
Familiarizacin
Investigacin y anlisis
Diagnstico
Informe

Primer paso - Familiarizacin

Esto significa conocer la empresa en forma general, lo cual implica debe ser el
primer paso en la realizacin en el encargo de auditoria operacional.
El auditor operacional para obtener informacin deber aplicar la tcnica de
8

entrevista lo cual le facilitar la informacin en cuanto al marco econmico y

legal en que se desenvuelve la entidad, esta ayuda a entender los problemas
que tienen que ver con:

La rama de actividad a que se dedica.

Conocer la estructura organizacional con la que pretende lograr sus

objetivos.

Los recursos con que cuenta.

Las capacidades de su personal clave.

Los antecedentes que motivan la ejecucin de la auditoria y los

problemas que ha tenido.

Es de igual manera es importante que el auditor operacional obtenga

informacin adicional mediante el escaneo de documentacin y la observacin
preliminar a las instalaciones de la empresa, pues es necesario saber:
Los objetivos, polticas sistemas y procedimientos.
Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados.
Informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de
una operacin similar.
Observar directamente como se efectan las operaciones e identificar
sntomas de problemas.

Segundo Paso Investigacin y Anlisis

El objetivo de esta es el anlisis de la informacin y evaluacin de la
documentacin fsica para determinar la eficiencia y efectividad de la operacin
examinada, para este paso se utilizan toda serie de cdulas analticas que
documentan la evaluacin. En esta fase se debe tener a disposicin la
9

documentacin necesaria, as mismo debe incluir:

Planeacin y programacin: Conocer que trabajo vamos a efectuar,

naturaleza de las operaciones de la empresa, estimacin de tiempo,
personal y honorarios, determinar pruebas de auditoria aplicables y la
elaboracin del programa de auditoria.

Conocimiento y evaluacin del control Interno para determinar reas

crticas: Utilizando los mtodos de cuestionario, narrativas y flujogramas,
tambin es til realizar lectura a informes internos y externos que tengan
relacin con la operacin habitual de la compaa. Con base a los
resultados obtenidos se debe establecer las reas donde se enfocaran los
esfuerzos de auditoria operacional las cuales se denominan reas
crticas.

Elaboracin de papeles de trabajo: De acuerdo a los datos que la entidad

proporcione al auditor.

Determinacin de hallazgos: De acuerdo a expectativas y objetivos

establecidos:

Tercer Paso Diagnostico

Se refiere a trasladar los hallazgos y sus interpretaciones que se desarrollaron
durante la auditoria operativa, deben ser trasladados poniendo a disposicin de
los interesados para discusin previa, teniendo as sus puntos de vista,
aprovechando su experiencia y afinar la interpretacin del auditor, antes del
traslado los hallazgos pasan por las siguientes fases:
Fase creativa: Es donde se plantean las oportunidades de mejoras
encontradas.
Reverificacin de hallazgos: Se evala y se asegura que se trate de
problemas con soluciones que sean factibles.
10

Elaboracin del informe: Es el producto final del proceso de la auditoria

operacional donde se presentan los resultados de las evaluaciones en su
conjunto.

Cuarto Paso Informe

Es la comunicacin de los resultados obtenidos del trabajo que el equipo de
auditoria realizo, mediante un documento llamado informe de auditora
operacional que frecuentemente es lo nico que los altos funcionarios de la
entidad conocen pues en l los hallazgos son precisos.
1.8 Partes y fases de la auditora operacional
Las fases de auditora operativa son:
1.8.1 Fase de Diagnstico
Persigue la obtencin de un conocimiento genrico de la actividad objeto en
auditoria Dentro de la fase de diagnstico se puede distinguir las siguientes:
a) Elaboracin Plan de Trabajo de Auditoria Administrativa, que comprende
una estimacin del tiempo y de los recursos necesarios para llevar a cabo
esta actividad
b) Tcnicas de Recogida de Informacin: En ellas se recogen las siguientes
actividades a realizar La Investigacin Documental, La Observacin, El
Cuestionario y La encuesta.
c) Elaboracin de un Diagnstico Integral: Esto quiere decir que la auditora
operativa no debe de centrar o limitar su estudio a una variable considerada
esencial. Se debe tener en cuenta las distintas variables organizacionales, la
evolucin histrica y proyeccin de futuro, el entorno eque se desenvuelve,
las pautas sociales establecidas en las situaciones estudiadas y otros
factores relacionados con la conducta humana.
11

d) Elaboracin de un Diagnstico con una Proyeccin Psicosocial: esto

requiere evaluar variables de carcter cualitativas como el nivel de
motivacin y de satisfaccin de los empleados
e) Elaboracin de un Diagnstico con una Proyeccin Poltica: Esto
comprende disear una estructura de relaciones de poder y grupos de
influencia inherentes en la actividad analizada, detectando en su caso las
relaciones de carcter conflictivo.
f) Realizacin de un Diagnstico Participativo: Se trata de que el analista o
auditor realice su actividad de manera transparente e invite a los miembros
de la unidad Auditada a participar en el proceso de definicin de problemas y
soluciones. Esto significa que el auditor operativo no es el que define los
problemas y las soluciones de la unidad sino el que ayuda a clasificar y a
concretar los problemas con las soluciones que siempre han estado en la
mente de los miembros de la unidad auditada.
1.8.2 Fase elaboracin de la Propuesta
Conocida la naturaleza y causas de las disfunciones, el auditor aporta
soluciones, mediante la unificacin de determinados elementos estructurales.
Para ello, las propuestas deben de ser presentadas con un cierto sentido de
flexibilidad, de tal forma que se puedan eliminar alternativos que no afecten a los
trminos generales de la propuesta o en sentido contrario presentar un conjunto
de propuestas alternativas con sus ventajas e inconvenientes (COSTE
BENEFICIO) y un posicionamiento del auditor respecto de sus pretensiones en
virtud de criterios tcnicos.
1.8.2 Fase de la Negociacin de la Propuesta
En esta fase se pretende eliminar los problemas de incomprensin, desviacin o
bloqueo que pueden presentarse en la fase posterior de implementacin. En
este sentido merece exquisito cuidado el lenguaje de comunicacin de las
12

opiniones y la exposicin de los hechos y de las causas de manera tal que la

presentacin de lo anterior debe ser preciso y respetuoso y debe de intentarse
que se acomode al modo de pensar de los interlocutores.
1.8.3 Fase de Control e Implementacin
El control de la implementacin es el proceso en que la unidad de auditora est
capacitada para iniciar y regular la conducta de las actividades, para que sus
resultados se ajustes a las expectativas y a los objetivos diseados.
El auditor debe controlar el proceso de implementacin para:
a) Evitar desviaciones intencionales, que varen los objetivos del
reestructurador.
b) Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de
implementacin.
1.8.4 Fase de evaluacin del proceso de cambio de la organizacin
La evaluacin es la investigacin sistemtica del proceso de confeccin y una
propuesta de organizacin y de su aplicacin. En el proceso de evaluacin se
debe observar todo el proceso y no exclusivamente una parte del mismo, es
decir, la fijacin de objetivos, la recopilacin de datos, la presentacin de
diagnstico y la propuesta de organizacin, la negociacin de la propuesta y el
proceso de implementacin y control son los pasos que permiten evaluar en
conjunto una actividad.
El proceso de evaluacin comprende:
a) Buscar indicadores que muestren el grado de eficacia y eficiencia
b) Identificar los puntos dbiles y los puntos fuertes
c) Especificar los puntos fuertes y dbiles, se deben incorporar estos
conocimientos a la dinmica de la actividad de la unidad que se audita Los
indicadores de gestin que indican eficiencia y eficacia no existen.
13

En cada actividad hay que crearlos, bajo el concepto de eficiencia y eficacia que
se tiene.
1.9 Metodologa de la Auditora Operacional
El mtodo general para realizar una auditora operacional es similar al utilizado
en auditora financiera. Esta dado por normas, tcnicas, y procedimientos que
se desarrollan mediante programas de trabajo.
No obstante, el tener una metodologa claramente definida que permita
sistematizar cada uno de los pasos de la revisin, contribuye a la formulacin de
conclusiones eficaces en el menor tiempo posible. El mtodo por s mismo no
garantiza una eficiente auditora operacional, pero apunta la veracidad del
anlisis.
Adems se puede establecer que segn el boletn nmero dos de Auditora
Operacional emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (IMCP),
dirigido a la metodologa, se simplifica en tres pasos fundamentales:

Familiarizacin,

Investigacin y Anlisis

Diagnstico

Por lo que esta tiene un carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones
especficas que se encuentren en el desarrollo de la evaluacin.
Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro
del contexto de la Empresa que est auditando a travs de estudio de:
14

a. Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica

en que se desenvuelve la Empresa y que inciden en la administracin de
la operacin que se revisa.
b. La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la
administracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y
control), y
c. Los antecedentes respecto de deficiencias detectados a travs de cartas,
de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores
internos, externos o consultores.
Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor
sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la Empresa en general y con
la operacin que se revisar en lo particular.
Investigacin y anlisis
El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la
operacin en cuestin.
En esta fase, se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo
estadstico.
La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al
respecto es recomendable que aqullas sean verificadas antes de ser utilizadas.
En el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la
competencia o de las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el
auditor deber efectuar los estudios e investigaciones necesarios para obtener
15

elementos de juicio suficientes.

1.9.1 Necesidad de Metodologa Propia
La metodologa se muestra como la ciencia del mtodo, segn el diccionario, es
un modo razonado de ejecutar, obrar o dialogar, aplicado en forma frecuente.
En este sentido, la metodologa propuesta es un conjunto armnico de mtodos
debidamente estudiados para el desarrollo de la auditora operacional. Es un
programa de accin, un camino a utilizar por el auditor para el logro, de los
objetivos de la evaluacin.
Una metodologa propia para la auditora operacional, es necesaria por las
siguientes razones:

Para una adecuada utilizacin de los recursos.

La auditora operacional debe ser hecha por un equipo multidisciplinario.

Una buena metodologa permite aprovechar al mximo las capacidades
de cada miembro.

Para ser consecuentes con la evaluacin.

La auditora operacional es un proceso sistemtico de evaluacin y por esto

deben ocupar estrategias, tcticas y mtodos, recursos. Para efectuar un trabajo
profesional. No se puede excluir, entonces, de una metodologa para reforzar el
desarrollo de la auditora operacional.
En este tipo de auditora, en la metodologa que se use, debe establecerle el
modo en que se hace el examen y se debe documentar para poder ayudar a
esta rea profesional.
16

1.9.2. Caractersticas Cientficas de la Metodologa

La ciencia es un estilo de pensamiento y de accin, tal vez el ms universal y
provechoso de todos. El modo como trabaja la ciencia para alcanzar su objetivo
se denomina mtodo cientfico.

La finalidad de aplicar este mtodo es

incrementar el conocimiento.
El mtodo cientfico es tratar los problemas intelectuales, no cosas, instrumentos
o personas. Derivado de esto, esta puede utilizarse en todos los campos del
conocimiento.
El mtodo cientfico implica seguir los siguientes pasos:

Enunciar

cuestionamientos

bien

estructurados

aceptablemente

formulados.

Plantear hiptesis, fundadas y contrastables con la experiencia, para

contestar a las preguntas.

Derivar resultados lgicos de la hiptesis.

Seleccionar tcnicas para someter las hiptesis a contrastacin.

asegurarse de la relevancia y confiabilidad de dichas tcnicas.

Efectuar la contrastacin e interpretar sus resultados.

Estimar la pretensin de verdad de las conjeturas y la fidelidad de la

aplicacin de las tcnicas.

Establecer los dominios en los cuales valen las conjeturas y las tcnicas,
formulando

los

nuevos

problemas

situaciones derivadas de

la

investigacin.
Caractersticas del mtodo cientfico:
17

Se va encaminando gradualmente a partir del conocimiento acumulado anterior

y el nuevo queda sujeto a prueba y correccin.
Entrega verdades parciales, no finales. A estas se les conoce como
aproximaciones.
Se corrige a s mismo. Puede identificar sus errores.
La metodologa para la auditora operacional sigue el mtodo de las
aproximaciones sucesivas, en tal forma que cada una de sus etapas le permite
al auditor acercarse ms a las soluciones buscadas y a los hechos que el intenta
conocer.
Las etapas a desarrollar implican la ejecucin de un plan de conocimiento
gradual de la materia bajo examen, obteniendo cada vez mayor precisin
sometidas a un proceso de revisin y control retroalimentado, en virtud del cual
detecta sus errores y los corrige sobre mediante se va avanzando.
Esta metodologa debe separar los problemas para analizarlos individualmente,
pero en forma conjunta o simultnea, se combinan e interrelaciona bajo distintos
criterios.
El proceso se inicia por la empresa (sistema), la cual es dividida en reas y
funciones (subsistemas) para una vez identificados los problemas parciales,
busca las interacciones con la organizacin total.
Ello habilita al auditor para integrar los elementos estudiados a la luz de las
caractersticas de sinergia y recursividad, pudiendo as llegar a conclusiones y
recomendaciones aplicables a los objetivos generales de la entidad.

18

1.9.3. Elementos de Administracin

Aqu se describirn los elementos a los que se dirigir la metodologa a aplicar.
El auditor, debe observar que los objetivos estn adecuadamente establecidos o
no, tambin tomar en cuenta que las normas y las polticas, planes de accin y
la estructura de la organizacin, tambin lo deben estar.
Es fundamental evaluar el proceso de toma de decisiones y el estilo de
administrar (quien toma las decisiones ms importantes, cuando y como).
La obligacin del auditor debe ser el anlisis de la consistencia que exista entre
el nivel de referencia (sistema) y el de implementacin (subsistema), donde se
evidenciara qu relacin hay entre las declaraciones de la gerencia general y las
medidas tomadas para hacer cumplir sus decisiones.
Aqu se requiere entrar ya en la operatividad de las directrices, en el sentido de
imprimir accin al sistema y llegar a resultados reales.
Por lo tanto el auditor debe coordinar las directrices ya que ellas dan las
conductas de los sistemas, para el logro de los objetivos generales y esto no es
una tarea fcil.
Los sistemas de comunicacin de la informacin proveern los antecedentes
para este tipo de coordinacin por lo tanto tambin debe interiorizarse en este
sistema (la informacin es una entrada con la cual se toma una decisin).
Estos sistemas de comunicacin e informacin dan las condiciones para una
buena interrelacin entre las partes de la empresa, adems de una
retroalimentacin para la misma. Por lo tanto el auditor debe conocer las
19

interacciones del sistema, su intensidad, tipo, direccin, oportunidad, costo y

frecuencia de estas informaciones, de esta forma el auditor tendr una visin
global del sistema.
La motivacin de los administrativos hacia los su personal es muy importante, ya
que estos ltimos son los que llevan a cabo las decisiones que toman los
directivos superiores. Este tema tambin es de importancia para el auditor
operativo.
Y por ltimo el auditor operativo debe tener presente las variables externas que
tienen una relacin con la organizacin y que la afectan, estas son la
competencia, las polticas del gobierno (tributarias, arancelarias, laborales, etc.),
la inflacin, etc. La organizacin necesita del medio externo las entradas y el
medio externo necesita las salidas de la organizacin, por esto se debe
determinar cules de estas variables afectan ms en un momento dado. Por lo
tanto hay que comprender el medio ambiente, porque si se tienen situaciones
desfavorables no se puede mantener modelos rgidos de conducta, sino que hay
que adaptarlos a la situacin del momento, pues de otro modo el sistema muere.
1.9.4. Modelo Metodolgico para la Auditora Operacional
i. Introduccin
Etapa de estudio preliminar.
Etapa de estudio general.
Etapa de estudio especfico.
Etapa de comunicacin de resultados.
Etapa de seguimiento.
ii. Etapa de Estudio Preliminar
20

a. Introduccin
b. Recopilacin de Antecedentes
c. Establecimiento de los Objetivos
iii. Etapa de Estudio General
a. Introduccin
En esta etapa se comprende de las siguientes fases:
Fase de conocimiento general de la unidad.
Fase de evaluacin del control de gestin y del control interno administrativo.
Fase de anlisis.
Fase de determinacin de reas crticas.
b. Conocimiento General de la Entidad.
c. Evaluacin del Control de Gestin y Administrativo
d. Anlisis
e. Determinacin de las reas Crticas
iv. Etapa de Estudio Especifico
a. Introduccin
b. Conocimiento Especfico del rea Crtica
c. Evaluacin del Control Interno Administrativo y de Gestin Especifico
d. Bsqueda de Relaciones Causa-Efecto
e. Anlisis y Evaluacin de las Evidencias
f. Preparacin del Diagnstico y Pronstico
v. Etapa de Comunicacin de Resultados
1.10 Relacin con el conocimiento de la estructura de control interno
21

El objetivo de la auditoria operacional es evaluar la eficacia de los sistemas de

administracin y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos,
eficiencia, eficacia, y economa de las operaciones.
Saber el objetivo de la auditoria operacional y teniendo definido la estructura de
control interno podemos decir que hay una estrecha relacin con la estructura de
control interno, es decir, al evaluar el control interno de una entidad y obtener los
resultados se puede asegurar razonablemente la consecucin de objetivos. En
trminos generales, el ndice de eficacia es la relacin entre los resultados
logrados y el objetivo previsto.
As como tambin la habilidad de alcanzar objetivos empleando la mnima
cantidad de recursos posible (tiempo, humanos, materiales, financieros, etc.) En
este sentido, un ndice de eficiencia generalmente utilizado es la relacin entre
los resultados obtenidos y la cantidad de recursos empleados.
Estructura del Control Interno
La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos especficos de la entidad y alcanzar los objetivos
generales mencionados.
El estudio y evaluacin del Control Interno debe considerar las caractersticas de
la empresa y del tipo de negocio en que participa.
Tomando en cuenta ciertos elementos de la estructura del Control Interno que
son:

El Ambiente de Control

La Evaluacin de Riesgos

Los Sistemas de Informacin y Comunicacin

Los Procedimientos de Control

Supervisin
22

La divisin del Control Interno en cinco elementos proporciona al auditor una

estructura til para evaluar el impacto de los controles internos de una entidad
en la Auditoria Al llevar a cabo el estudio y la evaluacin del Control Interno
Ambiente de Control
El primer elemento de la estructura del Control Interno es el

Ambiente de

Control y representa: La combinacin de factores que afectan las polticas y

procedimientos de una entidad fortaleciendo o debilitando sus controles.
Algunos de los factores a considerar como integrantes del Ambiente de Control:

Actitud de la Administracin hacia el Control Interno

Estructura de organizacin de la Entidad

Funcionamiento del Consejo de Administracin y sus Comits
Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad
Mtodos de control para supervisar y dar seguimiento (incluyendo auditoria
interna)
Polticas y prcticas de personal
Influencias externas.
Evaluacin de Riesgos
El segundo elemento de la estructura del Control Interno es la Evaluacin de
Riesgos. La Evaluacin de Riesgos en una Empresa considera todos aquellos
riesgos relevantes que pueden afectar su funcionamiento y operacin.
El auditor estar ms interesado en la Evaluacin de Riesgos de una Entidad
relacionados con la Informacin Financiera. El proceso de la Evaluacin de
Riesgos relacionados con la informacin financiera, considera:
La Identificacin, Anlisis y Administracin de Riesgos Relevantes en la
preparacin de Estados Financieros que pudieran evitar que estos estn
razonablemente presentados de acuerdo con los Principios de Contabilidad
23

Generalmente Aceptados o la base de contabilidad aceptada definida por la

Empresa.
Los Riesgos Relevantes a la informacin financiera, incluyen eventos o
circunstancias externas o internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad dela
entidad en el Registro, Procesamiento, Agrupacin o Reporte de Informacin.
Algunos de los riesgos relevantes que pueden presentarse en una Empresa, y
sobre los cuales el auditor debe poner especial inters por el efecto que pueden
tener en la informacin financiera son:

Cambios en el ambiente operativo

Nuevo personal
Sistemas de informacin nuevos o rediseados
Crecimientos acelerados
Nuevas tecnologas
Nuevas lneas, productos o actividades
Reestructuraciones Corporativas
Cambio en pronunciamientos contables
Personal con mucha antigedad
Operaciones en el extranjero
La Evaluacin de Riesgos que realiza la entidad difiere de la consideracin de
riesgos de auditoria que realiza el auditor en una auditoria

de estados

financieros cuyo enfoque es identificar aquellas situaciones o riesgos que

pueden estar afectando los estados financieros de la Empresa.
Sistema de Informacin y Comunicacin
El tercer elemento de la estructura de Control Interno son los Sistemas de
Informacin y
24

Comunicacin. Los Sistemas de Informacin y Comunicacin en la empresa

relacionados con los estados financieros, incluyen el Sistema de Contabilidad de
la misma y consisten en los mtodos y registros establecidos para Identificar,
Reunir, Analizar, Clasificar, Registrar y Producir Informacin Cuantitativa de las
operaciones que realiza una Entidad Econmica.
La calidad de los sistemas generadores de Informacin afecta la habilidad de la
Gerencia en tomar las decisiones apropiadas para controlar las actividades de la
entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos.
Para que un sistema contable sea til y confiable debe contar con mtodos y
registros que:

Identifiquen y registren las transacciones reales

Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle que

permita su clasificacin

Cuantifiquen el valor de las operaciones

Registren las transacciones en el periodo correspondiente

Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los Estados

Financieros

Los sistemas de comunicacin incluyen la forma en que se dan a conocer

las funciones y responsabilidades relativas al control interno de los
reportes financieros.

Procedimientos de Control
El cuarto elemento de la estructura de Control Interno son los procedimientos de
control. Las polticas y procedimientos que establece la Administracin y que
proporcionan una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y
eficientemente los objetivos especficos de control de la Entidad constituyen los
procedimientos de control.
Una de las situaciones frecuentes con las que se enfrenta el auditor es la falta
de formalizacin de los procedimientos de control. El auditor debe estar ms
25

interesado en evaluar el funcionamiento efectivo de los procedimientos de

control que en su formalizacin dentro de la empresa. Los procedimientos de
control pueden tener el carcter preventivo, detectivo o correctivo de acuerdo a
su diseo destinado a evitar errores o a identificarlas y corregirlas.
Los procedimientos de control estn orientados al cumplimiento con los
Objetivos Especficos de Control, los cuales son:

Autorizacin

Segregacin de funciones y responsabilidad

Correcto registro de operaciones (diseo y uso de documentos y registros

apropiados)

Proteccin de los activos

Adecuada valuacin y verificacin independiente.

Supervisin
El quinto elemento de la estructura de Control Interno es la supervisin
La supervisin es un proceso que:

asegura la eficiencia del control interno a travs del tiempo

incluye la evaluacin del diseo y operacin de procedimientos de

control en

forma oportuna, as como,

aplicar medidas correctivas cuando sea necesario

El proceso de supervisin se lleva a cabo:

sobre

actividades

en

marcha

evaluaciones

separadas

o,

la

combinacin de ambas El proceso de supervisin debe incluir el uso de

informacin o comunicaciones de externos como son:

Quejas de clientes o usuarios

Registros de comentarios o sugerencias de usuarios

26

1.11 Tcnicas y procedimientos aplicables.

Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluacin de las
operaciones o actividades de una entidad o empresa, para llegar a conclusiones
y recomendaciones, tales como:
Anlisis
Comparacin
Comprobar
Computar
Conciliar
Confirmar
Indagar
Inspeccionar
Observar
Mtodo Gantt
Pert
CPM
FODA
Diagrama de Ishikawa.
En general son las mismas usadas en auditora financiera: de observacin,
interrogacin,

anlisis,

verificacin,

investigacin

evaluacin;

pero

especficamente incluye algunas de uso exclusivo en auditora operacional como

las ltimas cinco mencionadas, entre las cuales se encuentran la tcnica PERT y
el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido mtodo GANTT, en
control interno operacional, tcnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con
el uso de paquetes computacionales. Una breve explicacin de estas tcnicas se
presenta a continuacin:

27

1.11.1 Tcnica de PERT (Proyect Evaluation and Review Technique).

Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay
incertidumbre en cuanto a tiempos de terminacin (actividades u operaciones en
empresas o entidades dedicadas a la investigacin).
1.11.2 Tcnica CPM (Critical Path Method)
Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos
y costos y lo que interesa es saber cul es la combinacin costo duracin de
cada actividad, para lograr el costo total mnimo de las operaciones.
1.11.3 Diagramas de flujo
Una herramienta de gran utilidad en la investigacin es la diagramacin de las
operaciones, y tiene por objeto obtener una explicacin esquemtica de la
secuencia de pasos de las acciones que se llevan a cabo, as como de los
elementos que se utilizan, y del personal que interviene en cada una de ellos.
As mismo, es importante enfatizar que debido a que todo procedimiento
administrativo est sujeto a complementarse con las polticas aprobadas de
cada una de las operaciones que se manejan, anexo a cada procedimiento
debern estar las polticas relativas. En la tcnica de diagramacin se utilizan
elementos de criterio y de juicio personal del auditor, para lograr el objetivo
primordial de obtener la descripcin de un procedimiento administrativo, con
todos sus elementos esenciales y en la forma ms resumida posible para tener
al propio tiempo una visin panormica de la operacin de que se trata.
Con un diagrama de flujo tendremos la posibilidad, adems de observar de
conjunto una operacin, o procedimiento de la misma, de incluir las
modificaciones posibles como un punto de partida de un plan de reestructuracin
para echar a andar los cambios necesarios. Para lograr lo anterior a
continuacin se mencionan algunos aspectos que el auditor debe de cuidar:

28

Que se incluyan los controles bsicos que proporcionen informacin, que debe
estar contenida y constantemente actualizada en un archivo manual o
computarizado con el diseo de los formatos donde se incluya la informacin y
los parmetros para medir su suficiencia y oportunidad.
Que se incluyan los controles bsicos que propicien la eficiencia en las
operaciones, que incluyan la referencia a la utilizacin de tcnicas avanzadas
para el manejo de las operaciones y de la adecuada coordinacin entre ellas.
Que se incluyan los controles bsicos que impliquen la proteccin de los activos
de la empresa, como las polticas para la cobertura de riesgo en cada uno de los
renglones correspondientes y tambin los trmites de verificacin entre dos
instancias diferentes con respecto a la misma operacin, para eliminar el riesgo
de errores, distinguiendo si se implica o no una duplicidad de trabajo y una
inversin de recursos y tiempo excesivos.
1.11.4 Diagrama de ISHIKAWA
Tcnica de anlisis de causa y efectos para la solucin de problemas, relaciona
un efecto con las posibles causas que lo provocan. Se utiliza para cuando se
necesiten encontrar las causas races de un problema. Simplifica enormemente
el anlisis y mejora la solucin de cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y
a hacerlos ms entendibles, toda vez que agrupa el problema, o situacin a
analizar y las causas y subcausas que contribuyen a este problema o situacin.
El diagrama de Ishikawa tambin recibe los siguientes nombres:
Diagrama de espina de pescado
Diagrama Causa Efecto
1.11.5 FODA
29

El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la

situacin actual de la empresa u organizacin, permitiendo de esta manera
obtener un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones
acordes con los objetivos y polticas formulados.
El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. De entre estas cuatro
variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organizacin, por
lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y
las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difcil poder
modificarlas.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por
los que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos
que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen o actividades que se
desarrollan positivamente.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y
que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable
frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se
poseen, o actividades que no se desarrollan positivamente.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin.

30

31

Conclusiones

La auditora operacional es un examen comprensivo y constructivo de la

estructura de una empresa, de una institucin o de cualquier parte de un
organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles,
su forma de operacin y sus equipos humana y fsica.

Existen tres diferencias principales entre la auditora operacional y la

financiera: el propsito de la auditora, la distribucin de los dictmenes y
la inclusin de las reas no financieras en la auditora operacional

El alcance de la Auditora Operacional es ilimitado. Todas las operaciones

o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que
sea una operacin financiera o no, y en cada hallazgo la auditora
operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo
interrelacionan.

La tcnicas y herramientas utilizadas en la auditoria operacional van

desde un estudio general como examen de documentacin, informacin
ocular, descripciones escritas, entrevistas y otras como PERT, CPM

Bibliografa

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Licenciatura). Universidad de San Carlos de Guatemala. Recuperado de
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