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DEL
NORDESTE
Facultad de Humanidades
Licenciatura en Ciencias de la InformacinArticulacin
Gestin de Colecciones
Profesores: Lic. Gmez Geneiro, Adelaida
Prof. Monzn, Mara del Carmen
Programa de Gestin de Colecciones para la Biblioteca
Agropecuaria de la UNNE del Campus Sargento Cabral
ndice
Introduccin..3
Desarrollo
Marco Referencial
Marco Terico
..4
Marco Institucional 8
Metodologa de Trabajo.. 15
Programa de gestin de colecciones ..16
Conclusin29
Bibliografa.....................31
INTRODUCCIN
El trabajo se llev acabo analizando los datos extrados de la biblioteca para conocer el
uso de sus colecciones, se extrajerondatosdel Software de gestin Prgamo, utilizado en
las bibliotecas pertenecientes a la red de bibliotecas de la UNNE, para efectuar las
estadsticas pertenecientes a tipos de movimientos, nivel de uso de la coleccin,
usuarios, tipologas de fuentes etc.
Estapropuesta tiene el fin de mejorar las prcticas y mtodos de trabajo para que los
objetivos de la institucin se alcancen, pero tambin para que estos lo logren con
mnimos costos con el mximo de beneficio; en trminos de eficacia y eficiencia.
Pretendemos que este trabajo sirva como punto de partida para potenciar la organizacin
de la biblioteca analizada y mejorar la gestin de sus colecciones desarrollndose de
forma eficaz y sirva para acercar el fondo documental a toda la comunidad acadmica y
pblico en general.
MARCO REFERENCIAL
MARCO TERICO
A las Bibliotecas Universitarias hay que estudiarlas dentro del contexto universitario,
y es por la universidad a la que sirven a travs de la cual reciben las influencias del
entorno econmico y social del momento como condicionan su funcionamiento(VarelaPrado, Baiget, 2012, pp..115-135). Solo una definicin clara de la misin y el propsito
permiten tener objetivos claros y realistas. Es importante tener en cuenta, que cuando la
unidad de informacin depende de una institucin matriz, la misin debe contemplar y
responder a lo que sta tenga planeado alcanzar, es por ello que debe generar un fondo
documental y servicios que permitan brindar a sus usuarios reales y potenciales apoyo
cientfico en el desarrollo de sus actividades curriculares o de investigacin.
Para que una Biblioteca universitaria alcance sus objetivos (servir de base y apoyo a los
programas de enseanza y servir de herramienta a la investigacin), deben poseer un
buen Programa de Gestin de Colecciones, para hablar de ello debemos partir de los
trminos Coleccin y Gestin, entendiendo a la primera un conjunto bibliogrfico
armonioso y homogneo que responde a un criterio dado(Buonocore,1963)
(actualmente se puede decir que responde a un conjunto armonioso y homogneo de
todo los materiales bibliogrficos y no bibliogrficos que contiene la biblioteca y que
responden a un criterio dado), y la segunda, como un conjunto de funciones, tareas y
tcnicas integradas que hacen que una organizacin, en este caso una biblioteca,
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alcance la eficacia y eficiencia en el logro de sus fines (Cuozzo, Ladrn de Guevara &
Verde, 2007 pp. 122-126). Este es el objetivo primordial de una Biblioteca Acadmica
brindar un servicio eficaz y eficiente que permita a sus usuarios alcanzar el
conocimiento a travs de los recursos y servicios que brinda, los cuales sern
necesarios a la hora de desarrollar sus actividades y solucionar los problemas que
podran surgir en el mbito profesional para el cual se estn formando o en el que ya se
desenvuelven.
Se hace fundamental elaborar un Programa de Coleccin y para ello hay que partir de
una buena definicin:
La realizacin de las siguientes tareas: la seleccin y adquisicin de todo tipo de
materiales informativos, en cualquiera de sus soportes; el acceso a las colecciones
internas y externas, ya sea en acceso directo, prestamos domiciliario, prstamo
interbibliotecario, planes cooperativos de adquisiciones o a travs de redes de
telecomunicaciones, as como el acceso electrnico a bases de datos y otros recursos
informativos de inters para el usuario; la disponibilidad y conservacin de los
materiales; la evaluacin de las colecciones (tamao, calidad, costes y uso); y el
expurgo(Regos Varela, 1999 p. 16)
Este concepto sintetiza dicho acto, el cual debe estar precedido de todo un proceso de
reflexin, planificacin y trabajo del personal bibliotecario, los docentes y el personal
administrativo que integran la universidad de manera de poner la teora en prctica, y es
as, que se busca, a travs de un anlisis documental de las fuentes bibliogrficas,
desarrollar los aspectos tericos relacionados con los Programas de Gestin de
Coleccin de Bibliotecas Acadmicas buscando comprender la compleja tarea que
desempea la biblioteca para formar, organizar y explotar sus colecciones.
Evans (2005) seala seis elementos que componen ste proceso:
MARCO INSTITUCIONAL
La Universidad Nacional del Nordeste est conformada por Unidades Acadmicas
distribuidas entre las Provincias de Corrientes y Chaco, organizadas en tres Campus
Universitarios, tomando el presente trabajo como escenario bajo estudio, a la Biblioteca
Agropecuaria situada en el Campus Sargento Cabral, que es compartido por la Facultad
de Ciencias Agrarias y la Facultad de Ciencias Veterinarias, que conforman junto a la
Facultad de Medicina.
La ubicacin estratgica en la regin Nordeste del pas, hacen que exista un fluido
intercambio de actores (docentes, no docentes, alumnos) con los pases que integran el
MERCOSUR, dada la naturaleza de las carreras que se cursan en las mencionadas
Unidades Acadmicas.
Un poco de Historia Institucional:
En el ao 1919 se crea la Universidad Nacional del Litoral. Ley N 10861. Donde por
ley estableca las Facultades que formaban dicha Universidad, entre las cuales se
BIBLIOTECA AGROPECUARIA
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2009
2010
2011
2012
2009
2010
2011
2012
Alumnos
429
337
271
199
Circulacin de Socios
27520
26615
27285
24092
Con estos valores se determina que no hay un notable incremento de usuarios (socios)
pero si, un incremento en cuanto a la circulacin de los mismos.
El personal bibliotecaria realiza anualmente estadsticas sobre la cantidad y calidad de
las obras solicitadas por los usuarios de las distintas ctedras, las cuales les permiten
conocer las necesidades de dichos usuarios, y por lo tanto le sirve para plantear la
posibilidad de reorganizacin de la labor diaria.
Al mejorar la calidad de atencin al usuario nos permitir lograr la plena satisfaccin de
sus necesidades de informacin.
En general una buena prestacin del servicio posibilita brindar (Cuozzo, 2007):
Trato personalizado, rapidez, amabilidad por parte del bibliotecario, exactitud en
la respuesta.
Puntualidad y cumplimiento de los horarios expuestos.
Rpido y preciso acceso a la informacin
gil dispositivo de prestacin del servicio, fijando el circuito que debe seguir el
usuario hasta conseguir la informacin deseada.
Instalaciones agradables, amplias, iluminadas y limpias.
Estos elementos son vitales para la consecucin de un servicio adecuado, y supone lo
que se denomina calidad de servicio.
Descripcin y anlisis de los Programas de Estudio
Al llevar a cabo el anlisis de los programas de estudios, estos se efectan de forma
separada por cada facultad a la que sirve la Biblioteca Agropecuaria, ya que cada una es
independiente en sus reas.
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Por lo tanto, su funcin primordial ser establecer objetivos y principios generales, fijar
metodologas de trabajo y velar por la adecuacin, coherencia y equilibrio de las
colecciones en relacin a los fines establecidos en los planes de estudio y en las lneas
de investigacin.
Para desarrollar esta labor es necesaria una relacin muy estrecha entre la propia unidad
que coordina la gestin de la coleccin, el resto de las reas de la biblioteca, los
servicios, los departamentos de la universidad cuyos intereses docentes y de
investigacin se inclinen hacia las fuente documentales.
El Reglamento aprobado por Resolucin N 7.28/12-CD FCA y 367/11-CD FCA(Ver
Anexo) de la biblioteca establece ciertas disposiciones para las diferentes reas que
contemplan los planes especficos de gestin de las colecciones:
Acceso a las autoridades, a los alumnos y a los docentes e investigadores a los
documentos que requieren para los estudios de grado y posgrado, para las
investigaciones que realicen por medios impresos y de trasmisin electrnica de
documentos.
Reproduccin en formato digital del fondo bibliogrfico de ttulos de ediciones
agotadas y de ejemplares nicos en mal estado, de acuerdo a la Legislacin
vigente o propiedad intelectual.
Proteccin de la coleccin contra mutilaciones, prdidas, robos, etc.
Difusin y promocin del material bibliogrfico a travs de exposiciones en
murales, va correo electrnico, etc.
En el ESTATUTOde la Universidad en sus Art. 113 al Art. 116, se encuentran
contemplados los bienes patrimoniales pertenecientes a la Universidad y cada unidad
acadmica, de la que tambin es parte de ese patrimonio, la biblioteca.
La responsabilidad de la seleccin y adquisicin recae en el personal docente e
investigador junto con el responsable de la biblioteca, teniendo en cuenta los programas
docentes y las lneas de investigacin de la universidad.
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Totales
26.862
8.809
Folletos
1.500
Literatura gris
2.075
Documental Digital
CD-ROM
Total Fondo Bibliogrfico
224
412
40.634
Fuentes propia
Literatura Gris
Tesis
Taller de Integracin de Prcticas
Profesionales
Taller de Integracin del Ciclo Bsico
Trabajo Final de Graduacin
Pasanta
Total
Publicaciones peridicas
Analticas
110
136
146
340
1.343
2.075
241
8.568
8.809
Fuentes propia
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Coleccin de BAUNNE
Libros
Literatura gris
1%
4% 5%
Publicaciones
Peridicas/analiticas
1%
22%
Documental Digital
68%
Folletos
CD-ROM
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METODOLOGAS DE TRABAJO:
Tcnicas:
Observacin in situ. Se visit la Biblioteca de Agropecuaria. Se tomaron fotografas de las
colecciones, ubicacin, tipos, signaturas topogrficas. Se observaron los inventarios manuales
e informticos.
Mtodos:
Coleccin en s misma:
Se examinaron las colecciones de los materiales bibliogrficos directamente, se recorrieron
los estantes observndose su disposicin espacial en los mismos, su cantidad(de ttulos,
editoriales), su estado (deterioro, obsolescencia, actualidad), naturaleza (originales y
fotocopias).
Eltotal del fondo y sus subdivisiones segn las colecciones, soportes y formatos, la
distribucin de sus temticas se extrajeron de la base de datos del Software Pergamo.
Uso de estadsticas:
Los datos administrados por Pergamo tambin nos permitieron conocer el movimiento de las
colecciones estudiadas brindando las estadsticas sobre materiales ms utilizados,
adquisiciones, prstamos, usuarios, en un cierto periodo de tiempo.
En el uso de las colecciones:
Los datos sobre consultas de in situ, de prstamos, situacin de uso, se pudieron sacar del
software Prgamo utilizado en la biblioteca y que permite administrar la biblioteca, conocer
la composicin del fondo documental, la realizacin de los procesos tcnicos, las estadsticas
la circulacin y de prstamo, informes y estadsticas sobre el uso de los recursos,
movimientos de circulacin (prestamos, reservas, devoluciones, renovaciones), cantidad de
usuarios, etc.
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POLTICA DE SELECCIN:
Responsables
La seleccin estar a cargo de la coordinacin conjuntamente con la direccin y
bibliotecarios de las distintas reas de la biblioteca.
Se formalizaran reuniones para unificar criterios y concretar la seleccin de las
colecciones en cuanto a las solicitudes de los diferentes usuarios.
Se utilizaran bibliografas obligatorias y sugeridas por los programas de estudios de las
diferentes ctedras, tambin de los pedidos de los investigadores, docentes y alumnos.
La Biblioteca Agropecuaria, deber adquirir:
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Recursos impresos:
-Monografas: se buscaran aquellos cuyos contenidos sean adecuados a los programas
acadmicos, y respondan a las demandas de la comunidad educativa. La coleccin se
conformara con materiales multilinge (ingls, alemn, etc.); predominando el espaol
en las reas del conocimiento. La biblioteca buscara que sus colecciones posean
materiales tanto en formato impreso como digital, principalmente en caso de aquellas
ediciones agotadas.
-Publicaciones peridicas: la coleccin incluir revistas cientficas impresas y
electrnicas suscriptas por la UI, cuyos ttulos sern seleccionados previamente. Cada
unidad acadmica evaluar los recursos propuestos por la biblioteca y analizar la
bibliografa solicitada en virtud del presupuesto que posea. Aprobado el presupuesto el
departamento de recepcin remitir a la biblioteca la relacin definitiva de los ttulos
suscriptos realizando las modificaciones oportunas en el fondo. Se acceder a las
publicaciones a travs del OPAC (catlogo de acceso al pblico en lnea), o bien a bases
de datos y al sitio web de la biblioteca.
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Catlogos de desiderata.
Boletines de editoriales.
Bibliografas crticas.
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POLTICA DE ADQUISICIN:
Una vez definida la seleccin de los nuevos materiales a incorporar a la coleccin, se
proceder a la adquisicin de los mismos. Se adaptaran los siguientes mecanismos:
compra, canje y donacin.
Compra: se incorporaran a la coleccin materiales principalmente en idioma espaol,
previo anlisis del pedido hecho anteriormente por las diferentes ctedras; otros
idiomas, se adquirirn para usuarios de avanzada, docentes e investigadores, necesarios
para la realizacin de sus tesis o trabajos de investigacin; la cantidad de ejemplares se
determinara de acuerdo con el nmero de usuario y el uso que se dar al mismo.
a) Precio mximo por tem: sern manejados por las distintas unidades
acadmicas.
b) Obras a adquirir por presupuestos extraordinarios: Sern aquellas compras
ocasionales que no hayan sido planificadas y que resulten de gran inters para la
biblioteca y no estuviesen dentro del presupuesto.
c) Obras a acceder por prestamos interbibliotecario y otros medios: Se
accedern al prstamo interbibliotecario cuando la biblioteca no posea los
recursos necesarios para satisfacer a su comunidad educativa. Esto se realizar a
travs de las bibliotecas cooperantes que brindan sus obras en formatos impresos
y digitales.
d) Gestin de adquisiciones: La adquisicin estar a cargo de la Coordinacin,
Direccin y Direccin de Gestin Econmico-Financiera dependiente de la
Secretara Administrativa de la facultad.
La adquisicin, se basa en disposiciones econmicas, descuentos, respuesta
rpida de los proveedores, etc.
e) Evaluacin de la adquisicin:
-Anlisis de la gestin: se recepcionaran los materiales bibliogrficos y se
realizaran los controles administrativos necesarios al momento del ingreso de los
recursos adquiridos.
-Anlisis de los recursos humanos y de los proveedores: sern afectados con
estas tareas el 40% del personal bibliotecario, quienes sern los responsables del
control de los materiales adquiridos cerciorndose que los proveedores
respondan en cuanto a tiempo de entrega, precios, forma de facturacin,
cumplimiento del pedido, estado general de las obras.
-Criterios para eleccin de proveedores: prestigio, importancia, garanta y
seriedad
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Criterios:
Procedimiento:
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Donacin:
La biblioteca recibir donacin de colecciones procedentes de individuos o entidades
que desarrollen temticas especificas a la UI.
Podrn ser:
Donaciones ofertadas: que procedan de particulares o instituciones que llegan de forma
espontnea, sin regularidad y sin posibilidad de seleccin previa.
Donaciones solicitadas: la biblioteca recoger todos los materiales producidos por los
profesores e investigadores.
Criterios de seleccin:
Se evaluara las temticas de las obras que guarden relacin con los programas de
estudio y lneas de investigacin de las facultades.
Procedimientos:
En el caso particular de donaciones espontneas se tendr en cuenta:
Las obras que no se ajusten a los criterios de seleccin sern destinadas al canje
y/o donacin.
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POLTICA DE EXPURGO:
Se aplicara a todo el fondo bibliogrfico de la Biblioteca Agropecuaria, conforme a la
normativa establecida Resolucin 4515/08 de la red de bibliotecas de la UNNE, ser
una tarea integrada dentro de la gestin de la coleccin
Resultante de la necesidad de controlar la entrada de fondos de la coleccin para evitar
que los documentos de escaso o nulo uso entorpezcan el acceso a la informacin durante
una bsqueda.
Esta biblioteca por ser universitaria es cambiante en sus planes docentes y de
investigacin, cambios en las lneas de investigacin, obsolescencia y deterioro de los
materiales.
Responsables:
La tarea tcnica de expurgar el fondo documental, se realizara por un bibliotecario
profesional y se tendr en cuenta la opinin de los profesores de las distintas materias.
El procedimiento administrativo se llevara a cabo por los bibliotecarios que forman
parte de procesos tcnicos y de circulacin ya que estos conocen el movimiento del
material.
Criterios:
Pertinencia:
Obsolescencia:
Uso:
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Redundancia:
Disponibilidad:
Espacio fsico:
Excepciones:
Quedarn exentos de expurgos aquellas obras que por su valor intrnseco resulten de
gran importancia por ser ejemplares nicos, raros o consideradas bsicas para la
coleccin.
La Correcta aplicacin de las polticas de expurgo, a travs de la Resolucin 4515/08, a
fin de generar una coleccin ms actualizada teniendo en cuenta las necesidades reales
de bibliografa para cada rea y generar espacio a nueva y actualizada bibliografa
mejorando el acceso a los fondos.
POLTICA DE PRESERVACIN:
La biblioteca agropecuaria desarrollar actividades de preservacin y conservacin de
las colecciones teniendo como objetivo preservar el contenido intelectual de la
informacin, y preservar los materiales bibliogrficos y documentales, en lo posible, en
su forma fsica original.
La preservacin del fondo se llevar a cabo a travs de una serie de actividades
econmicas y administrativas, las tareas a realizarse tienen que ver con la instalacin de
los documentos en el depsito, planes de accin ante desastres naturales, formacin de
usuarios y del personal en cuanto a la correcta manipulacin de los materiales y tcnicas
de preservacin y recuperacin de los documentos.
Responsables
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Se retirar de circulacin aquellas obras que presenten con algn dao fsico
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POLTICA DE EVALUACIN:
Consistir en la valoracin de la coleccin en lo referente al grado de idoneidad con el
fondo documental y si este est cumpliendo con los objetivos y satisfaccin de las
necesidades de los usuarios.
La evaluacin suministrar informacin acerca de: grado de adecuacin de la coleccin,
identificacin de puntos fuertes y dbiles, identificacin de grado de utilizacin de los
fondos y aplicar mejoras a la coleccin.
La evaluacin mejorar su rendimiento con respecto a los resultados obtenidos para as
poder optimizar la cantidad y calidad del material bibliogrfico.
Responsables
Direccin y rea de procesos tcnicos que tendrn a su cargo la elaboracin de un
informe estadstico mensual y se entregara a la direccin bianualmente.
Criterios a seguir:
Evaluacin de la coleccin: se realizara de forma bianual, grado de rendimiento,
para medir la calidad del servicio y satisfaccin de los usuarios.
La evaluacin de la coleccin aplicar los siguientes mtodos:
Se realizara:
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CONCLUSIN
La Biblioteca Agropecuaria posee un fondo que cumple con la misin de la UNNE pues
provee de recursos y servicios avocados a servir de base en el desarrollo del
conocimiento cientfico para el apoyo curricular de las carreras y a las actividades de
investigacin, logrando satisfacer las demandas de su comunidad de usuarios gracias a
sus colecciones impresas y digitales, estas ltimas, tienden a ampliar los medios de
comunicacin de la informacin aplicando para ello las tecnologas de la informacin.
Tambin, gracias a sus redes de cooperacin cuenta con mucha informacin actualizada
digitaliza para complementar la informacin de aquellos colectivos de usuarios que
necesitan de informacin especfica para guiarse y consultar durante el trayecto de sus
investigaciones, aportando las mismas contenidos pertinentes que contribuyan y
permitan la consecucin de sus investigaciones o para la presentacin de tesis o tesinas
necesarias para finalizar sus estudios.
El hecho de poseer una base de datos como Pergamo para la administracin de la
biblioteca implica tener informacin muy especfica, concreta y fidedigna sobre cada
movimiento que se realice en la misma, es as como se puede llevar un control sobre los
materiales bibliogrficos y no bibliogrficos, su ubicacin, su existencia en la unidad de
informacin, su antigedad, y su nivel de uso, etc. As como tambin, los datos de los
usuarios reales que hacen uso de la biblioteca.
Es sumamente importante el aporte que realiza la Biblioteca Agropecuaria a travs de
sus docentes investigadores al generar y publicar sus investigaciones en publicaciones
peridicas digitales, donde es la misma universidad la que facilita su publicacin y su
difusin desde sus editoriales.
Sin embargo, se hace imprescindible en una biblioteca de tanta relevancia en el entorno
una Poltica escrita de Desarrollo de Colecciones donde se establezcan y se proyecten
aquellas actividades que permitan el mejoramiento de las colecciones de tal manera que
su utilidad se prolongue por ms tiempo. Dicha poltica permitir tomar decisiones en
cuanto a los recursos, identificar ndices de calidad e identificar responsabilidades. La
misma contempla desde el momento de la seleccin criterios que aporten valor
intrnseco de los recursos, que permitan adquirir materiales de forma equilibrada para
las dos facultades a las cuales atiende. As como se necesita de la seleccin y
adquisicin de materiales, es fundamental mantener una coleccin vital por lo tanto se
hace el expurgo a travs de la Resolucin 4515/08.
Adems, se debe generar actividades de difusin fuera del mbito acadmico que hagan
posible acrecentar la cantidad de usuarios potenciales, principalmente abocada a la
bsqueda de aquellos investigadores que aporten trabajos cientficos que puedan ser
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publicados por dicha unidad de informacin para el incremento de sus fondos y para
ampliar y desarrollar los conocimientos en este campo.
Se concluye que la presente experiencia, permiti al grupo mejorar y realizar un
anlisis crtico de nuestros lugares de trabajo, enriqueciendo nuestra formacin
profesional, al permitirnos relacionar los espacios curriculares en un escenario real.
Nos brindo los instrumentos y herramientas necesarias para realizar una reflexin y
elaboracin de propuestas de gestin de colecciones, adems del relevamiento que
permitio evaluar a las unidades de informacin y as gestionar los cambios para
alcanzar la optimizacin de los recursos y servicios.
BIBLIOGRAFA
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