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DOCUMENTOS Y REGISTROS

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO
Controlar los documentos internos, externos y los registros generados dentro de la Empresa que
tenga directa relacin con el Sistema Integrado de Gestin y asegurar el adecuado uso y
aplicacin, conforme al cumplimiento del requisito.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos y registros involucrados en el Sistema Integrado de Gestin de
Industrias Ectricol.
3

DEFINICIONES
Sistema de Integrado de Gestin: Conjunto de elementos que garantizan el cumplimiento de las
normas ISO 9001:2000 normas de producto, exigencias del cliente, legales y contractuales, ISO
14001:2004 polticas y objetivos de aspectos ambientales e ISO 18001:2007 control de riesgos,
seguridad y salud ocupacional y RUC.
Direccin de HSEQ: rea responsable de la implementacin y mantenimiento del Sistema
Integrado de Gestin en lo referente a la Norma ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, RUC
Documento: Informacin y su medio de soporte.
Procedimiento: Documento que describe la secuencia lgica de las actividades de procesos
administrativo o tcnico.
Instructivo: Es un documento que describe detalladamente las actividades puntuales de los
procesos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades
desempeadas. Formato diligenciado
Formato: Es la plantilla sobre la cual se hace el registro de la informacin.
Copia Controlada: Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia
una vez aprobados.
Documento en estudio: es un documento que est en prueba para comprobar su funcionalidad.
Documento Obsoleto: Es el documento que no es vigente, el cual a sido reemplazado por una
actualizacin y no puede ser utilizado como consulta.
Documento externo: Todos aquellos documentos pblicos o privados que son generados fuera
de la organizacin y tienen directa relacin con el Sistema Integrado de Gestin.
Documentos Internos: Todos aquellos documentos generados dentro de la empresa, como
procedimientos, instructivos, manuales, planos, diagramas etc., que tengan directa relacin con el
Sistema Integrado de Gestin.

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4 DESCRIPCIN DEL PROCESO

4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.1.1 Solicitud de elaboracin, revisin, actualizacin o anulacin de documentos: Todo el
personal de la empresa podr presentar propuestas de elaboracin, revisiones, modificaciones,
anulacin y actualizacin de documentos para la implementacin o mejoramiento del Sistema
Integrado de Gestion de acuerdo con el alcance del sistema, enviando un correo electrnico a
la Direccin de HSEQ para su evaluacin y estudio, cumpliendo con los pasos descritos en el
presente procedimiento.
La Direccin de HSEQ evala la solicitud y tramita su aprobacin, ante la Direccin del Dpto.
correspondiente. Una vez aprobado el cambio, se prepara el documento, modificando el
nmero de la revisin y actualizando la fecha de cambio o implementacin. Posteriormente, se
procede a emitir un correo electrnico al personal comunicndoles los cambios realizados.
Cada vez que se emita un nuevo documento o se actualice uno existente, la Direccin de
HSEQ actualiza el Listado Maestro de Documentos del Sistema Integrado de Gestin.
Estas solicitudes tambin pueden generarse de planes de mejora, acciones correctivas y
preventivas.
4.1.2 Aprobacin de Documentos: Los Documentos del Sistema Integrado de Gestin establecidos
por la empresa, sern aprobados por los siguiente Cargos:
REA
REA
HSEQ
HSEQ
Obras
Obras
Compras
Compras
Ingenieria
Ingenieria
Metalmecanica
Metalmecanica
Almacen
AlmacenHumano
Talento
Talento Humano
Comercial
Comercial
Planeacion
Planeacion e Inventarios
Contabilidad
Contabilidad e Inventarios
Produccion
Produccion

CARGOS
Director HSEQCARGOS
HSEQ
Director de
Obra
Director de
Obra
Compras
Director Compras
de Ingenieria
Director de
Ingenieria
Metalmecanica
Metalmecanica
Director Contabilidad
e Inventarios
Contabilidad
e Inventarios
Director de
Talento Humano
de Talento Humano
Director Comercial
Comercial
Director de
Planeacion
de Planeacion
Director Contabilidad
e Inventarios
Contabilidad
Director de
Ingenieria e Inventarios
Director de Ingenieria

Todos los documentos que por algn motivo no puedan ser aprobados por el personal del rea
correspondiente, podrn ser aprobados por la Gerencia General como mxima autoridad de la
empresa.
4.1.3 Control de Copias Fsicas: La direccin Metalmecnica e Ingeniera, podrn mantener una
copia impresa, para consulta del personal operativo, asumiendo la responsabilidad de
mantenerla actualizada para su consulta, esta documentacin tendr el sello de DOCUMENTO
NO CONTROLADO, ya que los documentos validos para consulta son los que se encuentran
en la siguiente ruta:
Pblicos/Servidor Documentacin Corporativa\ calidad\ documentos del sistema\documentos
La direccin Metalmecnica e Ingeniera sern responsables del control de los documentos
impresos, la actualizacin, divulgacin y distribucin de acuerdo al numeral 4.1.4 y 4.1.5

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adems de garantizar que los documentos obsoletos sean destruidos de acuerdo al numeral
4.1.7.
4.1.4 Publicacin de Documentos: Para informar a los empleados sobre la nueva documentacin,
el Auxiliar HSEQ debe enviar por correo, la informacin sobre la nueva documentacin y las
versiones de los documentos que a partir de la fecha quedan obsoletos para que todas las
personas queden informadas.
4.1.5 Divulgacin de Documentos: La divulgacin del documento debe ser realizado directamente
por los Directores de cada divisin y como evidencia se levanta el registro Control de
asistencia a capacitaciones a las reas y cargos involucrados.
4.1.6 Copias No Controladas: Se har entrega de copias no controladas del Sistema Integrado de
Gestin en los siguientes casos:
Por solicitud de los empleados para hacer revisiones, observaciones o actualizaciones a los
documentos.
Entrega de documentos que hacen parte de cotizaciones u ofertas comerciales.
Documentos para desarrollar auditorias internas.
Documentos requeridos por personal externo de la empresa como por ejemplo: asesores,
ARP, entidades del estado, clientes, entre otros.
Estos documentos estarn marcados en cada una de sus hojas con la leyenda COPIA NO
CONTROLADA.
4.1.7 Documentos Obsoletos. Los documentos son obsoletos cuando ha sido aprobada una nueva
revisin, la Direccin de HSEQ, guardar en archivo magntico del documento (revisin
anterior) en su equipo de cmputo en la siguiente ruta:
PUBLICOS \ SISTEMA DE GESTION INTEGRAL \ CONTROL DE DOCUMENTOS \
DOCUMENTOS OBSOLETOS
Los documentos impresos que se conviertan en obsoletos de acuerdo a lo anterior debern ser
destruidos y remplazados por la nueva versin.
4.1.8 Identificacin de los Cambios y estado de revisin actual de los documentos. En el
Listado maestro de documentos internos se identificaran y controlaran en forma cronolgica
todas las revisiones y cambios hechos a los documentos, incluyendo cuando estos sean
eliminados del Sistema.
Para identificar los cambios realizados a los documentos del Sistema Integrado de Gestin, las
palabras o frases modificadas o incluidas dentro del documento se colocarn en letra cursiva.
En la portada del documento aparecer la fecha de la ltima revisin y el nmero de revisin
correspondiente.
La identificacin de cada documento se har por su Nombre o por el Cdigo Alfanumrico
asignado siguiendo los parmetros del numeral 5.13.

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4.1.9 Disponibilidad de los Documentos. la Direccin de HSEQ, garantizar que los documentos en
su ltima revisin se encuentren disponibles en la carpeta de calidad de documentos
corporativos.
4.1.10 Legibilidad y Mantenimiento de los Documentos. Todos los documentos del Sistema
Integrado de Gestin son realizados en computador, lo cual garantiza su legibilidad. La
comprensin de los mismos se garantiza con la revisin y aprobacin del Responsable o
Director de divisin donde se dar cumplimiento al documento.
4.1.11 Documentos Externos. Todos los documentos de origen externo sern registrados en el
formato Control de Documentos Externos, el cual a su vez debe ser diligenciado por el
Director de cada rea y enviado al Director de HSEQ, para llevar el control.
Si el Director del rea considera necesario solicitara a la Direccin de HSEQ, identificar los
documentos externos con el siguiente sello,
DOCUMENTO EXTERNO
Fecha:

Version:

Nombre del documento:

Area donde Aplica

Vigente

SI

NO

Controlado

SI

NO

Director de Area

Cada Jefe de rea es responsable del control, actualizacin y registro de los documentos
externos que son de consulta para el desarrollo de las actividades de su rea y enviar a la
direccin de HSEQ, copia de este registro para su control
Estos documentos de origen externo pueden contener uno o ms aspectos de los Sistemas
de Integrados de Gestin y pueden referirse a: Especificaciones tcnicas y de seguridad
CODENSA, normas ICONTEC, RETIE, listas de precios, manuales de operacin de mquinas
y equipos y catlogos de productos.
4.1.12 Anulacin Documentos. Industrias Ectricol ha determinado que los documentos del Sistema
Integrado de Gestin se pueden anular o retirar del sistema cuando:

Como resultado de un plan de accin de un registro de mejora.

Resultado de revisiones por la direccin
Evaluacin de Procesos de la compaa
Por reorganizacin de la compaa.

Para estos casos, la Direccin de HSEQ, registrara dicha anulacin, en el Formato Listado
maestro de documentos internos, de acuerdo al numeral 4.1.8 de este documento. El cdigo
del documento podr ser utilizado, siempre y cuando este no est relacionado con el objetivo
del documento anulado.
4.1.13 Vigencia de los Documentos: Los documentos entran en vigencia a partir de la fecha de
aprobacin y publicacin.

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4.2 CONTROL DE REGISTROS.

Los registros se generan como evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la
operacin eficaz del Sistema Integrado de Gestin.
4.2.1 Diligenciamiento. Los registros sern generados en computador o escritos a mano, buscando
su legibilidad.
Todo documento que se establezca como registro del Sistema Integrado de Gestion, segn el
Listado Maestro de documentos debe ser diligenciado de tal forma que la informacin cumpla
con los siguientes requisitos:
Permanencia. Que no pueda borrarse o modificarse sin dejar evidencia de cualquier cambio.
Escribir en tinta, no usar lpiz.
Legibilidad. Que pueda leerse fcilmente. La letra debe ser clara
Claridad. Que todo el que lo lea pueda entenderlo de la misma forma.
Exactitud. Que incluya clculos, datos correctos y completos. No se puede utilizar
corrector, ni hacer tachones. Si se necesita realizar alguna correccin, se deben colocar
dos lneas paralelas horizontales
sobre el dato errado y al lado se escribe el nuevo
dato y se firma. En caso de no utilizar todo un grupo de filas o columnas en un documento
se debe trazar una lnea horizontal en el ltimo espacio sin diligenciar seguida de una lnea
oblicua, de esta manera:
4.2.2 Identificacin. Los registros se identificarn de acuerdo a su nombre y/o cdigo asignado de
acuerdo a los parmetros establecidos en el numeral 5.13
Recuperacin y Almacenamiento de los Registros. Todos los formatos de registro del
Sistema Integrado de Gestin se encuentran relacionados en el formato Listado Maestro de
Registros donde se determina la forma de archivo de cada uno de ellos de acuerdo a la fecha,
el nmero de consecutivo o alfabticamente; esto con el fin de facilitar su recuperacin. Para
casos especiales, cada departamento definir la forma de archivo, la cual quedar registrada en
el formato Listado Maestro de Registros
4.2.3 Proteccin de los registros. En el Listado Maestro de Registros se incluye un campo para la
identificacin del cargo responsable del archivo y proteccin contra prdida o deterioro. En
cada documento se encuentra identificado el responsable de diligenciarlo.
El sitio dispuesto para el archivo inactivo ser cerrado, libre de plagas, limpio y dotado de
anaqueles y/o archivadores.
4.2.4 Tiempo de retencin y disposicin. El tiempo de retencin y ubicacin de los registros del
Sistema Integrado de Gestin se establecer en cada uno de los documentos donde se
generan y/o en el Listado Maestro de Registros.
4.2.5 Identificacin de los Cambios y estado de revisin actual de los Registros. Todos los
cambios que se realicen a los formatos de registros del Sistema Integrado de Gestin, deben
ser aprobados por el Director del rea donde se aplicar o generar el registro.
Los cambios se darn a conocer al personal responsable de diligenciar el formato y su
aprobacin se har de acuerdo al numeral 4.1.2, 4.1.4 y 4.1.5 de este procedimiento. Una vez
comunicado, se sacaran de circulacin todos los formatos obsoletos y entraran en vigencia el

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aprobado. Todo formato de Registro tendr en la parte inferior derecha, el nmero asignado, el
nmero de revisin correspondiente y la fecha de divulgacin.
Cada vez que ocurra un cambio en los formatos se enviara un correo de divulgacin a los
directamente relacionados con este, en el que se describirn las modificaciones efectuadas y
se actualizara de acuerdo al numeral 4.1.4 y 4.1.9.
4.2.6 Anulacin de Registros. Para la anulacin de registros se seguir el mismo proceso descrito
en el numeral 4.1.12 de ste documento.
4.2.7 Recuperacin. Cualquier persona dentro de la organizacin o parte interesada (Ejemplo:
Cliente, proveedor, entes gubernamentales u organismo certificador) que necesite consultar un
registro del sistema debe solicitarlo al responsable del proceso que lo genera o administra
segn el listado maestro vigente. En caso que le sea permitido el acceso el responsable del
proceso dar una copia del registro solicitado.
4.3 CONTROL DE CORRESPONDENCIA
4.3.1 Correspondencia Enviada: La correspondencia enviada por Industrias Ectricol se controla
asignndole un consecutivo el cual es administrado por la recepcin as:
Ref-C.E.XXXX- AO
Toda la correspondencia debe elaborarse siguiendo el formato del anexo 1
El archivo de esta correspondencia es responsabilidad de cada rea de acuerdo a su
importancia o en su defecto ser archivada por la recepcionista en la carpeta de
correspondencia enviada.
4.3.2 Correspondencia Recibida: La correspondencia que ingresa a la empresa es recibida en la
Recepcin, quien debe registrarla en el formato control de correspondencia.
5. ELABORACION DE DOCUMENTOS
5.1. PAPEL. Todos los documentos sern elaborados en papel blanco tamao carta.
5.2. TIPO DE LETRA. Todo el documento ser elaborado con fuente ARIAL 11.
escriben en Mayscula y Negrilla.
5.3. MARGENES:
Superior: 2.00 cm.
Inferior: 1.5 cm.
Izquierda: 2.50 cm.
Derecha: 3. cm.
Encabezado: 0.50 cm.
Pie de Pagina: 1.50 cm.
5.4. ENCABEZADO DE DOCUMENTOS Y FORMATOS:

Los ttulos se

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(1) Logo de la
Empresa

(2) Titulo del procedimiento

(3) Cdigo

(4) Revisin

(5) Vigencia

dd/mm/dddd

(6) Pgina

X de Y

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5.5. PRRAFOS. Los prrafos tendrn el siguiente formato: Interlineado Sencillo y Justificado.
dejar un espacio entre un prrafo y otro

Se

5.6. PORTADA. Debe contener la siguiente informacin como se observa en el Anexo 1:

Cdigo del Documento (Centrado)
Ttulo del Documento (Centrado)
Una tabla de 2 filas x 3 columnas las cuales deben contener en su orden: Rev. (Se establece
que la revisin 0 corresponde a la primera publicacin del documento y/o formulario), Elaboro:
Cargo, Reviso: cargo, Aprob: (Gerente o Director de rea). Esta tabla quedar en la parte
inferior de la hoja.
5.7. CONTENIDO. La informacin inicial del documento debe contener:
Titulo del Documento. Centrado y en Mayscula.
Objetivo. Descripcin de lo que se logra con la ejecucin del procedimiento.
Alcance. Descripcin del lmite que tiene el procedimiento
Definiciones. Si el documento as lo requiere, se darn las definiciones de los trminos
necesarios que permitan entender la ejecucin del mismo.
Descripcin del Proceso o Instrucciones ( solo para Instructivos)
Procedimiento. Diagramas de Flujo. Si el documento lo requiere y hace ms fcil su
comprensin, el cual deber tener el formato del anexo 1 en los documentos emitidos a partir
de la aprobacin de este instructivo.
Listado de Registros, Todos los documentos en los cuales para su ejecucin se deben
generar registros, se incluir una tabla indicando el cdigo, ttulo del formato, diligenciado por,
destinatario, Lugar de Archivo y Tiempo Mnimo de Retencin
Anexos. Toda la informacin soporte del documento, si aplica.
5.8. NUMERACIN DE PGINAS. Todas las pginas de los documentos debern tener en la parte
superior derecha, el cdigo del documento, el nmero de pgina en el siguiente formato: HOJA
___ DE ___, adems el numero de la revisin del documento.
Los registros sern paginados en el caso que tengan mas de 1 hoja en la parte central inferior
con el siguiente formato: Pgina __ de __.
5.9. FECHA DE VIGENCIA DEL DOCUMENTO. Esta fecha debe colocarse en la portada, empleando
el siguiente formato: da/mes/Ao.
5.10. PRRAFOS. Los prrafos tendrn el siguiente formato: Interlineado Sencillo y Justificado. Se
dejar un espacio entre un prrafo y otro.
5.11. MODIFICACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS: Los cambios de forma que involucren toda
la documentacin del Sistema Integrado de Gestin, sern implementados en la medida que
cada rea solicite cambios a sus documentos y registros, sin embargo la Direccin de HSEQ
podr realizar dicha modificacin, si el rea no realiza cambios.
5.12. ELABORACIN DE FORMATOS: Los formatos que se crean para incluirlos dentro del Sistema
Integrado de Gestin de Industrias Ectricol, deben tener como mnimo:
Encabezado ( Ver numeral 5.4)

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Contenido de acuerdo a la necesidad

Firmas de: aprob y elabor (si aplican)
5.13. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS:
La codificacin para los documentos se har as:
Los procedimientos Iniciarn con las Iniciales IE- que corresponde a las iniciales del nombre
Industrias Ectricol
TIPO DE
DOCUMENTO

CDIGO

Manual de Calidad

IEMC-XX-YYY

Procedimientos

IEPC-XX-YYY

Instructivos

IEIN-XXX

Formatos de Registro

IEFC-XX-YYY

Caracterizaciones de
proceso

IECP-XX

Planes de Calidad

Correspondencia
Enviada

IEPL-XX-YYY-OPXXX

C.E-XXX-YY

DESCRIPCIN
IE: Industrias Ectricol
MC: Manual de Calidad
XX: departamento
YY: Consecutivo
IE: Industrias Ectricol
PC: Procedimiento
XX: departamento
YY: Consecutivo
IE: Industrias Ectricol
IN: Instructivo
XX: Consecutivo
IE: Industrias Ectricol.
FC: Formatos de calidad
XX: departamento
YY: Consecutivo
IE: Industrias Ectricol
CP: Caracterizaciones de proceso
XX: departamento
YY: Consecutivo
IE: Industrias Ectricol
CP: Caracterizaciones de proceso
XX: departamento
YY: Consecutivo
OP: Numero OP que correcponde al
Proyecto
C.E: Correspondencia Enviada
XXX: Consecutivo (anual)
YY: Ao

Posterior a las iniciales IE dos iniciales XX (Depende de la clase de documento), como lo

muestra el cuadro anterior.
Luego se incluir dos dgitos los cuales corresponden al departamento, posteriormente el
consecutivo inmediatamente siguiente de acuerdo al control establecido por cada
departamento. El primer nmero ser el 001. La codificacin quedar as: IEPC-01-XXX
Los Formatos de Registro se identificarn con las iniciales IEFC- continuando se incluir dos
dgitos que corresponden al departamento y el consecutivo formado por tres dgitos iniciando
con el nmero 001. Todos los formatos del Sistema Integrado de Gestin, se codificarn en
forma consecutiva, la codificacin quedar as: IEFC-01-001.

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NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS POR AREAS

NUMERACION
DEPARTAMENTO
01
CALIDAD
02
OBRAS
03
COMPRAS
04
INGENIERIA
05
METALMECANICA
06
ALMACEN
07
TALENTO HUMANO
08
COMERCIAL
09
PLANEACION
10
11
12
13

CONTABILIDAD E INVENTARIO
PRODUCCION
SALUD OCUPACIONAL
MEDIO AMBIENTE

En caso de no ajustarse ninguna de las siglas relacionadas anteriormente al documento que se

este normalizando, se generara una nueva sigla con la Direccin de HSEQ, y los responsables
del proceso donde se implementar el documento.
5.14 UTILIZACION DE LOS FORMATOS: Se autoriza la utilizacin de formatos con vigencia o ficha
de divulgacin vencida en siguientes casos:
Documentos diligenciados por proveedores o clientes durante el proceso de modificacin,
aprobacin y divulgacin del formato.
Documentos que se elaboren durante el proceso de ajuste de los cambios del formato en
SAP
Estos documentos se identificaran con un sello de Documento Autorizado

DOCUMENTO
AUTORIZADO

5.15 APROBACIN DE DOCUMENTOS.

Los documentos (procedimientos) establecidos por la compaa sern aprobados de acuerdo a
los criterios definidos en el numeral 4.1.2. del presente documento.
6. LISTADO DE REGISTROS
CODIGO

TITULO

DILIGENCIADO
POR

DESTINATARIO

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7. ANEXOS
ANEXO 1
PORTADA

IE-ING-001
ELABORACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elabor:

Revis

Aprob:

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