NOMBRE DE LA FIRMA DE AUDITORA

AGENDA DE REUNIN CON LA GERENCIA DE COMPRAS

(Cifras expresadas en miles de pesos)

Cliente:
CORPORACION EDUCATIVA

Perodo terminado el:

31 de Dciembre de 2015

Referencia
BA-8-4

Objetivo
Obtener un entendimiento del funcionamiento de la organizacin, sus debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas con el fin de identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y las
respuestas de la gerencia que los mitigan.
Aplicabilidad
Este papel de trabajo deber ser completado y revisado en su totalidad.
Evidencia de Revisin
Como evidencia de revisin, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elabor y revis.
Nombre

Fecha
(dd/mm/aaaa):

Elabor:

NOEMA MOLINA

30/06/2016

Revis:

DIEGO MAURICIO
CORREA
LINA MARIA ZULETA

30/06/2016

Revis:

Firma

30/06/2016

Revis:

NOTA: ESTE ES UN MODELO DE AGENDA QUE DEBE SER ADECUADO POR EL AUDITOR
DE ACUERDO CON LAS CARACTERSTICAS PARTICULARES DE LA ORGANIZACIN Y DEL
TRABAJO QUE SE REALIZAR.

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(Cifras expresadas en miles de pesos)

Cliente:
CORPORACION EDUCATIVA

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Referencia
BA-8-4

AGENDA REUNIN
Reunin: Entendimiento de la Entidad
Fecha:
Hora:
Lugar:
Participantes:

30 de Junio de 2016
09:00 am
Envigado
Todos los procesos del S.G.C

Cargo
Administrador

Nombre
DIEGO MAURICIO CORREA

Compaa
CORPORACION EDUCATIVA

TEMAS A TRATAR
1. CARACTERIZACION
OBJETIVO: Evaluar y seleccionar los proveedores para obtener insumos, materiales, suministros,
equipos y servicios de calidad, econmicos, oportunos y dar cumplimiento a los requisitos
relacionados con compras a travs de proveedores confiables
2. FACTORES CLAVES DE XITO:

Proveedores confiables. (Seleccin, evaluacin y reevaluacin)

Solicitud de compras oportunas.

3. ALCANCE: Abarca desde la identificacin de las necesidades de compras: su verificacin,

almacenamiento, preservacin y suministro de materiales, insumos y equipos hasta la
evaluacin y retroalimentacin de los proveedores en su desempeo.

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(Cifras expresadas en miles de pesos)

Cliente:
CORPORACION EDUCATIVA

PROVEEDOR:
Todos los procesos del
S.G.C.
Planeacin estratgica.
ENTRADAS.
Necesidad de insumos,
materiales, equipos,
suministros y servicios.
Necesidad de proveedores.
Direccionamiento
estratgico

Perodo terminado el:

31 de Dciembre de 2015

ACTIVIDADES DEL
PROCESO:
Recepcin de proyectos por rea (P)
Determinar presupuesto de compras (P)
Ejecutar presupuesto de proyectos(H)
Determinar la necesidad de insumos,
materiales, equipos y/o servicios (P)
Solicitar cotizaciones(H)
Abrir hoja de vida del proveedor(H)
Realizar Compras(H)
Recepcionar, verificar y aprobar la
compra(H)
Realizar evaluacin de desempeo a
proveedores(V)
Definir acciones de mejora al proceso(A)

4. REGISTROS

A2-FO- 02 Base de datos de proveedores.

A2-FO-04 Orden de compra.
A2-FO-05 Evaluacin de desempeo de proveedores.
A2-FO-14 Hoja de vida de proveedores
A2-FO-15 Seguimiento a entidades de Servicio
Solicitud de compras.
Solicitud de mantenimiento.
Solicitud de transporte.
Solicitud de restaurante.
Inventario para materiales
Inventario para muebles y equipos.
A6-FO-01 Solicitud de acciones correctivas, preventivas y de mejoras
Control de mensajera
Control de transporte

5. RECURSOS

FSICOS: Sistemas / Computadoras

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Referencia
BA-8-4

CLIENTE:
Todos los
procesos del
S.G.C.
SALIDAS
Proveedores
confiables.
Insumos,
materiales,
suministros,
equipos y
servicios de
calidad,
econmicos y
oportunos.

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Referencia
BA-8-4

6. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
Revisin y aprobacin de la solicitud de compras.
Revisin de la entrega de cotizaciones del insumo, material, suministro, equipos o
servicios.
Comparar la factura de compra con la orden hecha por la institucin.
Verificar la eficacia del servicio prestado por el proveedor.
Hacer seguimiento a los proveedores, mediante el resultado de la evaluacin de
desempeo.
7. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
P-HV-A

ACTIVIDAD

REPONSABLE

DESCRIPCION

INICIO

1P
Recepcin de proyectos por rea

Determinar presupuesto de
compras

Administrador,
Equipo directivo y
coordinadores de
rea.

Cada coordinador de rea presenta en forma escrita y con

las firmas necesarias a la administracin los proyectos que
quiere realizar durante el ao lectivo con costos estimados y
en caso de no existir el proveedor para alguna de las
actividades del proyecto, se hace necesario presentar anexo
las 3 cotizaciones requeridas.

Administrador y
equipo directivo

Anualmente se hace el presupuesto de la institucin, se

determina que monto corresponde a compras, se estudian
los proyectos y los que se autoricen se ejecutan durante el
ao lectivo, los otros quedan pendientes a futuro y se le
comunica al coordinador de rea que lo haba presentado.

Administrador.

Se ejecutan los proyectos siguiendo el procedimiento de

gestin de compras A2-PR-01

2P

3H

Ejecutar presupuesto de
proyectos

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Administrador.

Cualquier miembro del personal de la institucin que detecta

la necesidad de un insumo, material, equipo y/o servicio se
lo solicita a la auxiliar administrativa. Para ello debe usar el
formato de solicitud de compras. Dicho formato lo debe
diligenciar la auxiliar administrativa y la persona que solicita
la compra debe firmar la solicitud.
Cuando se requiere solicitar transporte se debe diligenciar el
formato de solicitud de transporte la cual debe estar firmada
por quien solicita.Cuando se requiera la compra de material
Didctico, se le solicita a la Auxiliar de Secretara. Ver A2GU-01 Gua manejo de material Didctico.

Administrador.

Se necesita proveedor nuevo cuando en la

base de datos no existe proveedor para dicha
necesidad.(Ver base de datos de proveedores,
computador oficina de Administracin)

Administrador y
Quien identifica la
necesidad.

Quien identifica la necesidad busca 3 cotizaciones oficiales y

las lleva al administrador del colegio para que apruebe una.

Administrador.

Se llena el formato A2-FO-14 hoja de vida proveedor, se le

pide el Rut y se actualiza la base de datos. Ver anexo 3 del
procedimiento A2-PR-01

Administrador.

Se realiza el pedido del proveedor.

Ver anexo 2 del procedimiento A2-PR-01.

Determinar la necesidad de
insumos, materiales, equipos y/o
servicios.

4P

NO
Se
necesita
proveedor
?

5H

Referencia
BA-8-4

SI

6H
Solicitar cotizaciones

Abrir hoja de vida del

proveedor

7H
8H
1

Realizar compras de
insumos, materiales,
muebles, equipos y servicios

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9H

10V

11A

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Administrador.

Se recepciona la compra verificando la calidad, cantidad y

oportunidad y se le hace entrega a la persona que realiz la
solicitud, en caso de presentarse alguna observacin se deja
constancia en el espacio asignado para hacerlo en el
formato A2-FO-07

Administrador.

Se reevala los proveedores segn su tipo. Ver anexo 3 del

procedimiento A2-PR-01 Anualmente se hace la evaluacin
de desempeo A2-FO-05 a proveedores para verificar el
cumplimiento de requisitos, Para esto se tiene en cuenta
evaluar la orden de compra, se actualiza la base de datos y
se retroalimenta al proveedor. Para evaluar los servicios de
transporte y mensajera se tienen en cuenta los registros:
Control de Transporte y control de mensajera. Para efectuar
seguimiento al desempeo de Marin se tiene en cuenta la
gua para el manejo del material Didctico A2-GU-01.
Semestralmente se realiza el seguimiento a las entidades de
servicio, diligenciando el registro -A2-FO-15 Seguimiento a
entidades de Servicio, de los resultados de este se generan
planes de accin que buscan el mejoramiento continuo de
dicho servicio.

Administrador

Definir acciones de mejoramiento que

optimizacin de las actividades del proceso.

Recepcionar, verificar y
aprobar la compra

Realizar reevaluacin de
desempeo a proveedores y a
entidades asociadas

Definir acciones de
mejora al proceso

FIN

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Referencia
BA-8-4

permita

la

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8. PLAN DE CONTROL

ACTIVIDADES
CRTICAS
Solicitar
compras a
travs de
solicitud
interna.
Solicitar
cotizaciones y
seleccionar
proveedores.
Comprar.

Evaluar
desempeo de
proveedores.

SEGUIMIENTO Y
CONTROLES

CRITERIO DE
ACEPTACIN

RESPONSABLE

FRECUENCIA

REGISTRO

EN CASO DE
INCUMPLIMIENTO

Revisin y
aprobacin de la
solicitud de
compras.

- Entrega oportuna
de la solicitud.
- Que lo solicitado
se sea necesario.

Lder del proceso.

Cada vez que

se solicite.

Firma en la
solicitud de
compra.

- Dilogo con los

profesores.
- Capacitar a los
profesores.

Revisin de la
entrega de
cotizaciones del
insumo, material,
suministro, equipos
o servicios.
- Comparar la
factura de compra
con la orden hecha
por la institucin.
- Verificar la
eficacia del servicio
prestado por el
proveedor
Hacer seguimiento
a los proveedores,
mediante el
resultado de la
evaluacin de
desempeo.

- Entrega oportuna
de la cotizacin.
- Que el proveedor
seleccionado sea
evaluado.

Lder del proceso.

Cada vez que

se realice.

Firma en la
evaluacin
inicial de
proveedores.

- Buscar nuevos
proveedores.

- Entrega oportuna
y acorde a lo
solicitado.

Lder del proceso.

Cada vez que

se realice.

Firma en la
orden de
compra
aceptando lo
entregado por
el proveedor.

- Dilogo con los

proveedores.
- Instruir a los
proveedores.
- Buscar nuevos
proveedores.

- Que el proveedor
sea clase 1.

Lder del proceso.

Anual

Firma en la
evaluacin de
desempeo.

- Reevaluar los
requisitos exigidos
para seleccin de
proveedores.
- Dilogo con los
proveedores.

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9. IMPACTO

Productos / servicios multiplicadores:

Tienen un alto impacto en el resultado mientras que existen muchos proveedores. El
mejoramiento est en agilizar el proceso.
Los criterios para seleccionar los proveedores de este grupo son: Calidad y Experiencia,
por lo que se requiere diligenciar la hoja de vida y anexarle la cotizacin con 1 carta de
referencia, adems se le pedir el Rut como papelera legal y para evidenciar la
experiencia en el mercado. Debe evidenciar 2 o ms aos de experiencia. Se debe llevar
el proceso de compras, pero no aplica la reevaluacin del proveedor. Se hace
seguimiento en las rdenes de compras que se hagan con el proveedor.
Criterios para que un producto / servicio se considere multiplicador:
- Compras con un impacto mediano (Que se puede brindar el servicio, pero no de la mejor
manera) en la prestacin del servicio educativo, que facilitan la organizacin y el quehacer
diario de la institucin.
Productos / servicios rutinarios:
Tienen un bajo impacto en el resultado mientras que existen muchos proveedores. El
mejoramiento de este grupo est en la agilizacin del proceso.
No se requieren proveedores fijos por lo que no es necesario llevar a cabo el
procedimiento de compras y su control se evidencia en la factura de compra en
contabilidad.
Criterios para que un producto / servicio se considere rutinario:
- Compras con un bajo impacto en la prestacin del servicio educativo, pero que se
pueden requerir en un determinado momento para el desarrollo de eventos o actividades
institucionales.
- Compras espordicas.
Productos / servicios estratgicos:
Tienen un alto impacto en el resultado mientras que hay pocos proveedores. El
mejoramiento est en la relacin con el proveedor, elaborar un tipo de alianza para
garantizar el buen funcionamiento de la institucin.
Los criterios para seleccionar los proveedores de este grupo son: Calidad y Experiencia,
por lo que se requiere diligenciar la hoja de vida y anexarle la cotizacin con 2 cartas de
referencia, adems se le pedir el Rut como papelera legal y para evidenciar la

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experiencia en el mercado. Debe evidenciar 5 o ms aos de experiencia. Es necesario

llevar el proceso de compras completamente.
Criterios para que un producto / servicio se considere estratgico:
Impacto directo en la prestacin del servicio educativo.
Fundamentales para el desarrollo de la propuesta pedaggica.
Impacto directo en la formacin del personal docente.
Entidades prestadoras de servicio.
Pruebas que muestren el nivel acadmico de estudiantes y docentes.
Si la relacin institucin-proveedor est regida mediante contrato.
Lo que involucre al S.G.C.

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Referencia
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10. CRITERIOS DE SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUCACIN

Seleccin
Se califica el proveedor en Muy confiable (Tipo 1) si cumple con los requisitos de
seleccin, o descalificado si (Tipo 4) si no cumple con los requisitos de seleccin.
Se le solicitan los documentos al proveedor segn la clasificacin del producto o servicio a
adquirir.
Evaluacin de desempeo
Se efecta finalizando el ao lectivo o a inicio del ao siguiente.
Se clasifican nuevamente los proveedores dependiendo de los resultados obtenidos en la
evaluacin. Ver grado de control Anexo 1 Procedimiento A2-PR-01.
El tiempo de evaluacin depende del tipo de proveedor. Ver grado de control Anexo 1
Procedimiento A2-PR-01.
Solo se evalan los proveedores de productos y/o servicios estratgicos, a excepcin de
las entidades de servicio (Tienda, restaurante y transporte escolar).
Los criterios de evaluacin son: Cumplimiento, calidad, atencin al cliente y criterios de
gestin.
La evaluacin de las entidades de servicio se efecta de forma semestral teniendo en
cuenta la encuesta de satisfaccin al cliente. Teniendo en cuenta los resultados de dicha
encuesta se clasifican acorde al anexo 1 del procedimiento A2-PR-01.
Reevaluacin y comunicacin
La comunicacin de los resultados de la reevaluacin se comunica a los proveedores
segn el anexo 1 del procedimiento A2-PR-01.
Tipo 1: Se felicita en forma escrita y se deja constancia del recibido.
Tipo 2: Se le comunican los aspectos positivos y los aspectos por mejorar de
forma escrita y se deja constancia del recibido.
Tipo 3: Se efecta reunin con el proveedor dejando constancia de los
compromisos de mejoramiento, mediante acta M3-FO-05
Tipo 4: Se le comunica la descalificacin como proveedor de forma escrita y
dejando constancia del recibido.

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