SISTEMASDEGESTIN

1.1 INTRODUCCIN
FrentealosdesafosquepresentaelsigloXXI,altamentecompetitivoyllenodecambios,lasempresassehanvisto
obligadas a redoblar sus esfuerzos para ser cada da ms competitivas. En estecontexto, lacontinua mejora de los
aspectoscontrolablesqueintegranlosprocesosindustrialessehavueltounanecesidadparatodaslasempresas.
Los Sistemas de Gestin (SG) son un conjunto de reglas y principios relacionados entre s de forma ordenada, para
contribuiralagestindeprocesosgeneralesoespecficosdeunaorganizacin.Estospermitenimplantaryalcanzarla
polticaylosobjetivosdeunaorganizacin,enloqueserefiereaaspectosdiversoscomopuedenserlosdecalidad,
medioambiente,seguridad,uotrasdisciplinasdegestin.
LamayoradelosSGsebasanenelprincipiodemejoracontinua,conelfindeevitarmejoraspuntualesenprodel
logrodecontinuasycrecientesmejorasalolargodeltiempo.Paraello,estosseplanificanenbasealametodologa
PDCA (PlanDoCheckAct), tambin conocida comoCrculo de Deming, la cual permite obtener, mediante la
aplicacindeunciclodecuatroetapasqueserepiterecursivamente,unamejoraencadaciclo.
Con el fin de normalizar, as como poder certificar el cumplimiento de los requisitos vinculados a los diferentes
sistemas de gestin aplicables a una empresa, existen normas y estndares de carcter sectorial, tanto nacionales
como internacionales. Estos estndares constituyen referencias que permiten dar estructura y fundamento a la
manera de llevar a cabo unas determinadas actividades, y de ejercer un control sobre las mismas. Actualmente,
existensistemasdegestinnormalizadosrelativosadiversasfacetasdeunaempresa,comolacalidaddesuproducto
o servicio (ISO 9001), los impactos ambientales que pueda ocasionar (ISO 14001), la seguridad y salud de los
trabajadores (OHSAS 18001), la responsabilidad social (IQNet SR10), la innovacin (UNE 166002), la gestin de la
informacin(ISO27001),etc.

Responsabilidadsocial
IQNet SR10

ISO50001

ISO9001
Gestin delaCalidad
UNE166002
Gestin deI+D+I

Gestin deeventos
sostenibles
ISO20121

ISO27001
Gestin de
Seguridaddela
Informacin

INDUSTRIA

Gestin dela
SeguridadySalud
eneltrabajo
ISO14001/EMAS

OHSAS18001

Gestin delaaccesibilidad
UNE170001

Conelfindefacilitaralasempresaslaadopcindemsdeunsistemadegestin,laintegracindesistemasesun
procesohabitualqueaprovechalascoincidenciasenlosrequisitosyetapasdeaplicacindelossistemasdegestin
normalizados para facilitar su simultnea adopcin. A nivel nacional, la norma UNE 66177:2005 denominada
Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los sistemas de gestin da las pautas a seguir para ayudar a las
organizacionesallevaracabo,totaloparcialmente,laintegracindelossistemasdegestindelacalidad,delmedio
ambienteydelaseguridadysaludeneltrabajo,conelobjetivodealcanzarunamayoreficaciaensugestinyde
aumentarsurentabilidad.

1.2 FASESDEIMPLANTACINDEUNSISTEMADEGESTIN:CRCULODEDEMING
ElCrculodeDemingfuecreadoamediadosdelsigloXXporW.EdwardDemingquienlediosunombreylopresent
porprimeravezenJapncomounciclodemejoracontinuadecuatroetapasdenominadoPDCAPlandocheckact
(PHVAPlanifiqueHagaVerifiqueyActe).Losjaponeseslorecibierondebuengradocomounametodologapara
llevaralaprcticaloqueellosyaconocancomoKaiZen(palabradeorigenjapons,dondeKai"significacambioy
"Zen"significaparamejor).
El ciclo PDCA se define como un proceso metodolgico elemental y dinmico aplicable a cualquier organizacin,
inclusoacualquierniveldentrodeesta,conelfindeasegurarlamejoracontinuadesusactividadesparaaumentaras
la efectividad de la empresa. La modalidad circular de la mejora continua provoca que el proceso o proyecto no
terminecuandoseobtieneelresultadodeseado,sinoquemsbien,seinicieunnuevodesafo.Bajoesteenfoque,la
empresatienequeversecomounsistemaintegradodondeintervienenprocesos,recursosycontrolesorientadosal
continuologrodelosobjetivosymetasdelaorganizacin.
AtravsdelcicloPDCAlaempresaplanea,estableciendoobjetivos,definiendolosmtodosparaalcanzarlosobjetivos
y definiendo los indicadores para verificar que en efecto, stos fueron logrados. Luego, la empresa implementa y
realiza todas sus actividades segn los procedimientos y conforme a los requisitos y a las normas tcnicas
establecidas,comprobando,monitoreandoycontrolandoeldesempeodetodoslosprocesosclave.Posteriormente,
la empresa mantiene esta estrategia de acuerdo a los resultados obtenidos, haciendo girar de nuevo el ciclo PDCA
mediantelarealizacindeunanuevaplanificacinquepermitaadecuarlaPolticaylosobjetivos,ascomoajustarlos
procesos a las nuevas circunstancias. Es decir, el ciclo PDCA significa actuar sobre el proceso, resolviendo
continuamente las desviaciones a los resultados esperados a travs de cuatro etapas, que se definen en detalle a
continuacin:

Plan:

Quhacer?Cmohacerlo?

Establecerlosobjetivosyprocesosnecesariosenlaorganizacindeacuerdoaunaplanificacinque
establezcaaccionesconcretasyobjetivosparaobtenerlosresultadosesperados,deconformidadconlos
requisitosdelclienteylaspolticasdelaorganizacin.Albasarlasaccionesenelresultadoesperado,la
exactitudycumplimientodelasespecificacionesalograrseconviertentambinenunelementoamejorar.
Porlotantolasaccionesarealizarson:
o
o
o

Do:

Recopilardatosparaprofundizarenelconocimientodelproceso.
Detallarlasespecificacionesdelosresultadosesperados.
Definirlasactividadesnecesariasparalograrelproductooservicio,verificandolosrequisitos
especificados.
Implementacindelosprocesos

Implementarlasaccionesprevistasenlaplanificacinestablecidaporladireccin.Esdecir,ejecutarelplan
estratgico,loquecontempla:organizar,dirigir,asignarrecursosysupervisarlaejecucin,mientrasse
recopilandatosparaverificarlosyevaluarlosenlossiguientespasos.

Check: Lascosaspasaronsegnseplanificaron?
Observar y medir los resultados estableciendo los indicadores adecuados que determinen el grado de
cumplimiento de los objetivos y de la planificacin establecida, de forma que podamos valorar y divulgar
correctamentelosresultados.Esdecir:
o

Act:

Monitorearlaimplementacinyevaluarelplandeejecucin,documentandolasconclusiones.
Cmomejorarlaprximavez?

Revisindelosresultadosparatomarlasaccionesdecorreccinymejoraqueseestimenoportunas.Enbase
alasconclusionesdelpasoanteriorseescogerunauotraopcin:
o Sisehandetectadoerroresparcialesenelpasoanterior,realizarunnuevocicloPDCAconnuevas
mejoras.
o Sinosehandetectadoerroresrelevantes,aplicaragranescalalasmodificacionesdelosprocesos
quesedeseenenvistasaalcanzarnuevosobjetivosymetasmsambiciosos.
o Sisehandetectadoerroresinsalvables,abandonarlasmodificacionesdelosprocesosyreplantearse
elsistema.
Actualmente algunos expertos prefieren denominar este paso "Ajustar". Esto ayuda a las personas que se
inicianenelcicloPDCAacomprenderqueelcuartopasotienequeverconlaideadecerrarelcicloconla
realimentacinparaacercarlosresultadosobtenidosalosobjetivos.
Cabesealaresteprocesodebeserdocumentadoconelfindeofrecerunarealimentacinparalamejoraen
lafasedeplanificacin.

1.3 CERTIFICACINDELOSSISTEMASDEGESTIN
Hoyenda,lanecesidaddetransparenciaencuantoalimpactodelasempresasenelmedioambiente,enlaformaen
que gestiona la seguridad de su actividad, en cmo mejora continuamente la calidad, etc. son algunas de las
demandasalasquelasempresashandehacerfrenteencualquierzonageogrficadelmundo,puestoqueestasestn
continuamentebajoelescrutiniodeterceraspartesinteresadas.
Bajoestasituacin,lascompaasbuscanlaevaluacinycertificacinindependientedesussistemasdegestincomo
medio para evidenciar el cumplimiento de regulaciones o estndares nacionales o internacionales; facilitar la
comercializacin de sus productos o servicios; cumplir con las exigencias de la globalizacin, con procesos ms
sofisticados y mayores responsabilidades en trminos de conducta empresarial frente a las partes interesadas
(stakeholders);osimplementeutilizarlacertificacincomounvaloraadido.
Implantar y certificar un sistema de gestin es comunicar a las partes interesadas su compromiso con la mejora
continuaenelmbitodelacalidad,elmedioambiente,laseguridad,laenergaocualquierotroaspectogestionable
dentrodeunaorganizacin.Lavalidacinexternaayudaalasempresasamejorarconstantementesusestrategias,su
operativa y la calidad del servicio. La eleccin del organismo certificador adecuado, garantiza la validacin objetiva
independientedesusistemadegestin.
Algunosdelosprincipalesestndaressectoriales,tantonacionalescomointernacionales,quefacilitanlacertificacin
dediferentesSGatravsdelanormalizacindelametodologadeimplantacinson,paralasdiversasfacetasdeuna
empresa:

ISO14001:2004normainternacionalmenteaceptadaqueexpresacmoestablecerunSistemadeGestin
Medioambiental(SGMA)efectivo.Estdiseadaparaconseguirunequilibrioentreelmantenimientodela
rentabilidad y la reduccin de los impactos en el medioambiente, asegurando el cumplimiento de la
legislacinenmateriaambiental.

Registro EMAS el Registro EMAS (EcoManagement and Audit Scheme, o Reglamento Comunitario de
Ecogestin y Ecoauditora) es una normativa voluntaria de la Unin Europea que reconoce a aquellas
organizaciones que han implantado un SGMA (Sistema de Gestin Medioambiental) y han adquirido un
compromisodemejoracontinua,verificadomedianteauditorasindependientes.

OHSAS 18001:2007 la normativa OHSAS 18001 (Occupational Health and Safety Assessment Series, o
Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional) se refiere a una serie de especificaciones sobre la
salud y seguridad en el trabajo, materializadas por la British Standards Institution (BSI). Est dirigida a
organizacionescomprometidasconlaseguridaddesupersonalylugardetrabajo.

ISO 50001:2011 norma internacionalmente aceptada donde se establecen los requisitos para el
establecimiento de un Sistema de Gestin de Energa (SGEn), cuyo propsito es el de permitir a una
organizacin lograr la mejora continua del desempeo energtico, incluyendo eficiencia energtica,
seguridadenergtica,utilizacindeenergayconsumo.

ISO9001:2008normainternacionalqueformalabasedelSistemadeGestindelaCalidad(SGC)yaquese
centraentodosloselementosadministrativosconlosqueunaempresadebecontarparatenerunsistema
efectivoquelepermitaadministrarymejorarlacalidaddesusproductososervicios.

UNE166002:2014normaespaolaquedefinelosrequisitosquedebecumplirunSistemadeGestindela
I+D+i.Juntoconotrasnormas,formapartedelaserieUNE166000,destinadaalagestindelainnovacin.

ISO 27001:2013 norma internacionalmente aceptada donde se establecen los requisitos para el
establecimientodeunSistemadeGestindelaSeguridaddelaInformacin(SGSI)conelfindegarantizarla
correctagestinyproteccindelosdatosqueestamaneja.

CabesealarquelamayoradeestosestndaresinternacionalessebasanenelciclodemejoracontinuadeDeming
porloquesusestructuraspresentansinergiasquepermitenoptimizarlaaplicacinsimultneadevariossistemasa
travsdesuintegracin.

1.4 FASESDEIMPLANTACINDEUNSISTEMADEGESTIN
Tal y como se ha comentado anteriormente, muchos de los sistemas de gestin normalizados siguen una misma
metodologaparasuimplantacin,formadaporcincobloquesopasosaseguirqueconformanunaestructuracomn
basada en el ciclo de mejora continua de Deming. Las fases de dicho ciclo son: 1) Poltica, 2) Planificacin, 3)
Implementacinyfuncionamiento,4)Control/Verificacinyaccincorrectoray5)Revisinporladireccin.

ACT

PLAN

CHECK

DO

Acontinuacin,sedestacanlosaspectosmsrelevantesdecadaunodeestosbloques.
1.4.1 Poltica
Lapolticadeunsistemadegestin,eslaformaenlaquesedefinenlosprincipios,creenciasyreglasqueregulanla
gestindelasorganizacionesyconstituyenlafilosofainstitucional.Serigecomoeldocumentodirectordelagestin
de la organizacin en el campo a tratar, puesto que plasma los compromisos fundamentales declarados por la alta
direccinrespectoaestamateria.
Lapolticadebecumplirconlossiguientesrequisitos:

REQUISITOS DE LA POLTICA

Ser apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de sus actividades,

productos y servicios.
Incluir un compromiso de mejora continua y prevencin.
Incluir un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con
otros que la organizacin suscriba relacionados.
Proporcionar el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos
y las metas de la organizacin
Comunicarse a todas las personas que trabajan para la organizacin.

Estar a disposicin del pblico.

Duranteelprocesodedesarrollodelapoltica,resultaimportantetenerencuentalaopininydejarparticiparatodos
losmiembrosdelaorganizacin,persiguiendoconelloinvolucrarycomprometeratodoslosintegrantesenelalcance
delosobjetivospropuestos.Tambincabesealarquelapolticadebeserrevisadadeformaperidica,conelfinde
garantizarquesiguesiendoapropiadayqueestdocumentada,implantadayactualizadaentodomomento.
1.4.2 Planificacin
La planificacin constituye una etapa fundamental y el punto de partida de la accin directiva, ya que supone el
establecimientodelosobjetivosymetas,ascomodelosmediosdeaccinparaalcanzarlos.Losobjetivosestablecidos
en todo SG deben establecerse en base a los aspectos significativos identificados, que son aquellas actividades,
productososerviciosdeunaorganizacinquepuedeninteractuaroafectaralcampoquesedeseagestionar(usode

laenerga,comportamientoambiental,seguridadysaluddelostrabajadores,etc.).Porejemplo,enbasealtipodeSG
a implantar se identificarn como aspectos significativos: los aspectos ambientales y posibles impactos asociados
ellos,siesunSGMA;losriesgosypeligrosparaeltrabajador,siesunSGSST;losindicadoresenergticos,enelcasode
unSGEn;etc.
Adems, los objetivos y metas tambin deben tener en cuenta el listado de requisitos legales vigentes que debe
cumplirlaorganizacin,loscualesdebernestarrecogidosenunregistropropio.
Losobjetivosymetasaestablecerdebentenerlassiguientescaractersticas:
CARACTERSTICAS BSICAS DE OBJETIVOS Y METAS
1) Se establecen en base a los aspectos significativos identificados,
2) Son coherentes con la poltica ambiental de la empresa,
3) Deben cuantificar el compromiso de mejora continua de los resultados
ambientales durante un perodo de tiempo definido
4) deben extenderse a todos los niveles de la empresa.

Enbasealosobjetivosymetasestablecidos,sedefinenlasestrategiasqueseutilizarn,laestructuraorganizacional
queserequiere,elpersonalqueseasigna,eltipodetecnologaquesenecesita,eltipoderecursosqueseutilizanyla
clase de controles que se aplicarn en todo el proceso. Toda esta informacin debe ser recogida en el Programa o
PlandeGestindelaorganizacin.
Contenido mnimo del Programa:

1) Objetivos y metas a alcanzar

2) Asignacin de responsabilidades
3) Medios humanos y materiales para la consecucin de los objetivos.
4) Cronograma

Esdecir,laplanificacinnospermite,juntoalafijacindeobjetivos,analizarelpasadoyloqueocurreenlaactualidad
ytratardeoptimizarlosrecursosdisponibles(tantopersonascomomediostcnicosoeconmicos)paraconseguirlos
resultadosdeseados.
1.4.3 Implementacinyfuncionamiento
En este paso se fijan los recursos, funciones y responsabilidades de cada miembro de la organizacin, as como se
garantiza que toda la documentacin est completa y disponible y todas las acciones a llevar a cabo en todos los
aspectosdelSistemadeGestinseestablezcanydesarrollenadecuadamente.Porello,laimplantacincomienzacon
la estructuracin de la base documental que pueda existir, elaborando aquellos documentos no existentes,
controlandoyregistrandolosexistentesyfacilitandoalaspersonaspertinentessuaccesoaellos.
Porotrolado,laconcienciacindetodoelpersonal,ascomosuadecuadaformacinesfundamentalparaelcorrecto
desarrollodelSG,porloqueestadebegarantizarseponiendoadisposicintodoslosmediosnecesarios(reuniones,
cursos,manuales,etc.).
OtroelementofundamentalparalacorrectaimplementacinyfuncionamientodelSGeselestablecimientoyusode
unos canales de comunicacin adecuados, tanto internos, para la comunicacin entre los diferentes niveles de la
organizacin,comoexternos,esdecir,entrelaorganizacinyagentesexterioresvinculadosconella.

TIPOS DE COMUNICACIN
Interna

Entre niveles de la organizacin

OBJETIVOS:

Que mandos y empleados conozcan, comprendan y cumplan los requisitos del SG.
Asegurar la correcta implantacin y funcionamiento del SGA.

Externa

Entre organizacin y agentes que interactan con ella

OBJETIVOS:

Comunicar a la sociedad el grado de cumplimiento de los compromisos

Responder a quejas y peticiones de administracin, ciudadanos, proveedores, etc.

La correcta implementacin y funcionamiento del SG va acompaado de un adecuado control operacional de cada

tarea con el fin de asegurar que las operaciones se realicen en condiciones controladas (dentro de unos lmites
predeterminados) y detectar errores cuyas modificaciones pueden afectar al diseo, mantenimiento, poltica de
comprasycontrataciones,etc.Elcontroloperacionalincluyelarevisindelasoperacionesysutempranacorreccin
enbaseaposiblesdesviacionesdetectadas.
1.4.4 Control/verificacinyaccincorrectora
Elseguimientoycontroldeunaorganizacinesunafuncinadministrativa,esencialmentereguladora,quepermite
verificar (o tambin constatar, palpar, medir o evaluar) si el elemento seleccionado, es decir, la actividad, proceso,
unidad,sistemaagestionar,estcumpliendosusobjetivosoalcanzandolosresultadosqueseesperan.
La finalidad ltima del seguimiento y control es la deteccin de errores, fallas o diferencias, en relacin a un
planteamientoinicialbasadoenlapolticayobjetivosymetasestablecidos,parasucorrecciny/oprevencin.Por
tanto, el control debe estar relacionado con los objetivos inicialmente definidos, debe permitir la medicin y
cuantificacindelosresultados,ladeteccindedesviacionesoincumplimientosdealgnrequisitoylacorreccindel
mismo.
AlnocumplimientodelosrequisitosestablecidosenelSGseledenominanoconformidaddelsistema.Ladeteccin
de la noconformidad puede llevarla a cabo cualquier miembro perteneciente o no a la organizacin. Dicha no
conformidaddebesercorregidainmediatamentemediantelareparacindelosdaosproducidosylaimplantacinde
accionescorrectivasypreventivasquecorrijanelerroryevitenquesteseproduzcadenuevo,talycomomuestrala
siguientefigura.
NO-CONFORMIDAD

Reparacin del dao

Tratamiento de las causas

ACCIN CORRECTIVA
INMEDIATA (REPARADORA)

ACCIN
CORRECTIVA

ACCIN
PREVENTIVA

Procuran que los daos

producidos sean menos
graves y/o evitan que se
ocasionen otros nuevos.

Reparan, corrigen o restauran

el origen de la no conformidad,
para recuperar el estado inicial o
ideal a alcanzar.

Tratan de evitar o reducir la

aparicin de no-conformidades,
previniendo y mejorando sus
causas.

La principal herramienta de las organizaciones para controlar y verificar su comportamiento son las auditoras
internas,lascualesnosonmsqueunprofundoestudiodelaorganizacinmediantelamedicindeindicadores,aser
posible cuantificables, con el fin de detectar puntos fuertes y dbiles y realizar una propuesta de mejoras.
Concretamente,lasauditorasinternasdebenverificar:

Elgradodeconsecucindelosobjetivos.

Laimplementacinyefectividaddeloscontrolesquemidenrespectivamentelamejoradelriesgo,
comportamientoambiental,consumoenergtico,etc.

Laefectividaddelosprocesosdecapacitacin,entrenamiento/formacinycomunicacin.

Esimportantesealarquetodoprocesodesarrolladoduranteelcontrol/verificacinyaccincorrectora,incluyendo
los resultados de las auditoras internas, as como el origen y las caractersticas bsicas de la noconformidad y las
medidasemprendidasparasucorreccin,debenregistrarseporescrito.Dichoregistroservircomoherramientapara
llevar a cabo el seguimiento de la efectividad de las acciones tomadas. Es decir, la organizacin debe establecer y
mantenerlosregistrosnecesariosparademostrarlaconformidadconlosrequisitosdesusistemadegestin,ascomo
demostrarlosresultadoslogrados.
Para facilitar dicha tarea, las organizaciones deberan establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientosparalaidentificacin,elalmacenamiento,laproteccin,larecuperacin,eltiempoderetencinyla
disposicindelosregistros,loscualesdebenserypermanecerlegibles,identificablesytrazablesentodomomento.
1.4.5 Revisinporladireccin
Para poder cerrar el ciclo y alcanzar la mejora continua, la alta direccin debe revisar el sistema de gestin
implantado, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua. Estas
revisionesdebenincluirlaevaluacindeoportunidadesdemejoraylanecesidaddeefectuarcambiosenelsistemade
gestin, incluyendo la poltica y los objetivos y metas establecidos. Las revisiones por parte de la revisin tambin
debenserregistradasparaposiblesfuturasconsultas.

PUNTOS A REVISAR POR LA DIRECCIN

Entrelosaspectosarevisardestacan:
Resultados de auditoras internas y de procedimientos de seguimiento y control.
Comunicaciones y quejas de las partes externas involucradas con la organizacin.
Desempeo de la organizacin y cambios organizativos.
Grado de cumplimiento de objetivos y metas.
Acciones preventivas y correctivas tomadas y evolucin de las mismas.
Futuros cambios o mejoras del sistema (en la poltica, objetivos, etc.)
Evaluacin de las oportunidades de mejora.

1.5 INTEGRACINDELOSSISTEMASDEGESTIN
Antelaproliferacindesistemasdegestinnormalizadosydesuimplantacin,yconsiderandoquemuchosdeellos
estnsoportadosenunosprincipioscomunes,talycomosehavistoenelapartadoanterior,lasempresaspuedeny
deben tratar de aprovechar las sinergias existentes entre dichas normas, para maximizar la eficiencia y evitar
duplicidadesalaplicarlassimultneamente.
Lacalidad,laenerga,elmedioambienteylaseguridadysaludeneltrabajosonalgunasdelasreasdegestinenlas
que fcil y rpidamente se pueden identificar puntos comunes en la implantacin de sus sistemas. Adems, es
evidentequecualquierfalloenunaoperacindetipoindustrialpuedetenerefectosenelconsumoenergtico,peroa
lavezpuedetenerlosenlaseguridadylasaluddelostrabajadores,yenelmedioambiente.

ENERGTICA

(ISO50001:2007)
(ISO1401:2004)

Apesardeello,todavaeselevadoelnmerodeorganizacionesquelosaplicanporseparado,yaqueelprocesode
integracintienealgunasdificultadesquehandesanimadoalasempresas.
Cuandounaorganizacindecideintegrarvariossistemashadeserconscientedequetendrquesuperarunaseriede
retos,comoconseguirlaimplicacindetodossusmiembros,quehadeinterpretarcomounaoportunidaddemejora
quesesumaralasventajaspropiasdelaintegracin,resumidasen:

Simplificacinyreduccindelossistemasdocumentales.

Conocimiento de un modo global de los avances logradospor la organizacin en materia de Calidad,

Seguridad, Medio Ambiente y Energa y/o Responsabilidad Social, por lo que aumenta la eficacia de la
evolucinyseguimiento.

Incremento de la participacin del personal, lo que implica un nivel ms alto de satisfaccin de los
trabajadores,sintindosemsimplicadosenelproyectoempresarial.

Aumento de la participacin de los clientes y proveedores, que conlleva una mejora de las rutinas y
procesostcnicosdelaempresa,queredundaenelentornolaboralylosclientes.

Disminucindecostes.Yaque,porejemplo,elcosteenauditorasesmenor,debidoaquesepuedenrealizar
deformaconjunta.Ademssepuedeaprovechardocumentacin,estructuras,recursoscomunes,etc.

Mejoradelcontroldelaorganizacin,ascomodesusactividadesyprocesos.

Participacindeformasolidariaenlamejoradevariosaspectosimportantesdelaorganizacin,comosonla
Calidad y la Responsabilidad Social, la reduccin de los riesgos y/o la preservacin del Medio Ambiente,
traducindoseenunaoptimizacindesufuncionamiento,unaumentodesucompetitividadyunincentivo
paralainnovacin.

Respectoalasdesventajas,destacanlasdificultadesparaencontrardenominadorescomunes,ladesaparicindela
propiaidentidaddecadasistemadegestinyeltemoralaprdidadetrabajosporladesalineacindelosobjetivos
operacionales.
Porlotanto,laintegracindelosSistemasdeGestinesunobjetivocadavezmsgeneralizadodeaquellasempresas
que ya tienen implantada una norma de gestin, por ejemplo de medioambiental o energtica, y que vienen
gestionandolaseguridadysaludapartirdelapropialegislacinynormasomodelospublicados.
1.5.1 NORMAUNE66177:2005INTEGRACINDESISTEMADEGESTINPORPROCESOS
Conelfindealcanzarunniveldeintegracinmaduro,enelquetodoslosaspectosserelacionenalolargodecada
procesodelaorganizacinexistenvariosestndaresparalaintegracindelossistemas,como,porejemplo,lanorma
espaolaUNE66177:2005deSistemasdegestin.Estanormatieneporobjetoayudaralasorganizacionesallevara
cabo,totaloparcialmente,laintegracindelossistemasdegestinrelativosalacalidad,medioambienteyseguridad
ysaludeneltrabajo,enbuscadeunamayoreficaciaensugestinydeaumentarsurentabilidad.

Para ello, dicha norma presenta una gua para la integracin de sistemas de gestin en la que se incluyen tres
mtodosdenominadosrespectivamentemtodobsico,mtodoavanzadoymtodoexperto,aplicndoseunouotro
enfuncindelamadurezoexperienciaquetengalaempresaenlagestinporprocesos.
Mientras que otras normas relativas a la integracin de sistemas de gestin, como la HB 10173:2000 o la norma
AS/NZS4581:1999,identificanquelementossoncomunesalostressistemasdegestinaintegrar(calidad,medio
ambienteyseguridadysaludeneltrabajo)yaportanunavisindetaleselementos,lanormaUNE66177notratade
identificartaleselementosnidedescribirelementossimilares,sinoqueofreceunametodologaparaquelapropia
organizacinidentifiquetalessinergiasconsiderandoalosprocesoscomolavaparaello.

El enfoque de gestin por procesos se basa en la idea de que un proceso est constituido por un conjunto de
actividades que transforman unas entradas (inputs) en salidas (outputs) de forma que persiguen con dicha
transformacingenerarunvaloraadido.Paraqueunprocesoseaconsideradocomotalnecesita,adems,disponer
derecursos,quesonlosquepermitenlaejecucindelmismo.
Las actividades y recursos empleados afectan o pueden afectar a otras partes relacionadas con el proceso, y en
concretoalaspersonasdelaorganizacinoalpropioentornoambiental.Esdecir,lasmismasactividadesyrecursos
quepermitenobtenerunproductoparauncliente(internooexterno),puedenserorigenderiesgoslaboralesalas
personasodeaspectosambientalesquesepudieranderivarenimpactosenelentorno,talycomosemuestraenla
siguientefigura.

Lamaneradeintegrarlacalidad,elmedioambienteylaseguridadysaludeneltrabajoenelmbitodeunproceso
pasaporcuestionarselainfluenciaquedichoprocesotienerespectoalastresreasydeterminarlafinalidaddeese
proceso,nosloentrminosdecumplimientoderequisitosdelcliente,sinotambinentrminosdecumplimientode
requisitosambientalesydeseguridadysaludeneltrabajo.Estotendrquehacerseconindependenciadeltipode
proceso,yaseaunprocesodeplanificacin,degestinderecursosodefabricacin.Encadacaso,lainfluenciayla
finalidadserdiferente,perosiempredeberserconcebidaconsiderandolastresreas.

10

1.5.2 TIPODEINTEGRACIN
Existendiferentessituacionesdelaempresaanteunprocesodeintegracindesistemasdegestin,enfuncindela
organizacin,sugestinactualydelasexigenciasdelentorno.Cabesealarquelosdiferentesnivelesdeintegracin
debentratarsesiemprecomopuntosdepartidahacialaintegracintotal,queeslaptima.
Integracinnula:enestasituacinencontramossistemasdegestin,totalmentediferenciadosycondiferentes

responsables, con estructura metodolgica y documental especfica. Existe un exceso de

documentacin con el consiguiente riesgo que ello supone de duplicacin de procedimientos,
instruccionesyregistros.
Integracinorganizativa:secaracterizapor:

Tenerunnicoresponsableparacadaunodelossistemasdegestinincorporados,conestructura
metodolgicaydocumentalmnimamenteintegrada.

Posiblefaltadeconocimientoenalgunadelasdisciplinasporpartedelresponsable.

Lagestinsepercibeajenaalaoperacin.

Menorescostesdeestructurayconflictosentredisciplinas.

Realizar la integracin metodolgica precisa de un esfuerzo en la documentacin y formacin del

personal,sobretodoeloperativo.

Esmscomnenpequeasymedianasempresas.

Integracinmetodolgica:cabedestacarlossiguientespuntosdeestesistemadeintegracin:

Tienediferentesresponsables,estandolaestructurametodolgicaydocumentacinintegrada.

Lossistemasdegestinseasumencomouncomponentedeoperacin.

Reducelanecesidaddedocumentosyregistros.

Mantienealtoscostesdeestructurayconflictosentredisciplinas.

Esmscomnengrandesempresas.

Integracintotal:entodosloscasosdeintegracindesistemasdegestineslaintegracintotalelobjetivo
final.Lasprincipalescaractersticassonlascitadasseguidamente:

Hayunnicoresponsableoperativoyfuncionescorporativasdiferenciadas.

Lossistemasdegestinestntotalmenteincorporadosalasactividadesoperativas.

Losdistintosrequisitosdelasdisciplinasintegradasseentiendencomounapartemsdelastareas.

Suconsecucinesmssencillaenempresasquehanimplantadolagestinporprocesos.

Minimizalanecesidaddedocumentosyregistrosduplicados.

Propiciapolticascoherentes.

Establecimientodeobjetivosymetasmseficaces.

1.5.3 EJEMPLODEINTEGRACINISO14001eISO9001
Paraintegrarvariossistemasdegestin,acontinuacinsemuestra,amododeejemplo,lospasosaseguirporuna
empresa para la elaboracin e implantacin de un Sistema de Gestin Integrado de Calidad y Medio Ambiente
conformeconlaISO14001:2004ylaISO9001:2008.
1. POLTICA:Sedesarrollalapolticadelsistemadegestinintegradoquedeberconteneraspectosdeambos
camposdegestin.
2. DIRECCIN:Ladireccindebenombrarodesignaralrepresentantedeladireccin.Lapersonadesignadano
podr realizar solo la implantacin de los diferentes sistemas a integrar, requerir de la cooperacin y
participacin activa del resto del personal. Por lo tanto, es recomendable formar a un equipo
interdepartamental(interdisciplinario)quepermitaalcanzarunavisinglobaldelsistema.

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3. FORMACIN: Formar un equipo de trabajo y capacitarlo en los conceptos bsicos del sistema de gestin
integrado.
Elequipodeberacontaralmenosconunexpertoenlasdosnormasobienvariosexpertos(uno
pornorma).Entresusfuncionesdestacarn:evitardiscusionesestrilessobrelainterpretacindela
norma;indicarculesladocumentacinnecesariayevitarlacreacindedocumentosinnecesarios;
facilitar la integracin de conceptos y documentacin; y ser como un asesor permanente en los
temasrelacionadosconlasnormas.

4. PLANIFICACIN:Revisininicialdelaempresa,enlaquehayque:
Definirelalcancedelaempresaoalcancequedeseacertificar(actividadesquerealiza).
Realizar un diagrama de flujo de los procesos productivos indicando y calculando todos los
aspectossignificativosrelacionadosconlosSGaintegrar,porejemplo:

SGCRequisitosdelclienteparaalcanzarsusatisfaccinylosprocesosnecesarios
paralograrlo.

SGMA Aspectos ambientales de las actividades y evaluacin de sus impactos

ambientalessignificativos.

SGSSTPeligrosyevaluacinderiesgosnotolerables.

SGEnIndicadoresdeluso,eficienciayconsumoenergticos.

Elaborarunlistadodeprocedimientosydocumentosnecesariosparasatisfacerlasnecesidadesde
lossistemasaintegrar.
Planificarelproyecto(estableciendounosplazosprevistosparalarealizacindecadaunadelas
fasesdelmismo,detalformaqueeltiempototalestimadocoincidaconladuracinestablecidaenel
contrato).
Determinarlosrequerimientoslegalesyotrosrequisitosquesedebencumplirparacadaaspecto
integrado.
Establecerlosobjetivosymetasglobalesaalcanzar.

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Elaborar el Programa de gestin. Este deber estar alineado con los objetivos y contemplar los
medios,plazosyresponsablesparalasaccionesprogramadas.
5. IMPLANTACIN: Definir y poner en prctica los controles operacionales sobre cada actividad, concluir los
procedimientosadministrativoseidentificarlasnecesidadesdeformacin:
La sensibilizacin del personal, as como la formacin deben ser continuados y cubrir las
diferentesreasrelativasacadaSGimplantado.
Siempre habr nuevas ideas, aspectos, enfoques, objetivos y metas y otros elementos que ser
necesariotransmitiralpersonalycapacitarloparasuentendimientoeimplantacin.Elsistemanoes
estticoynecesitaestarvivoparamejorarysercompetitivo.

6. VERIFICACIN:Verificarlasevidenciasdelprocesodeimplantacinyrealizarauditorasinternasconpersonal
capacitadocomoauditorqueseacapazdeidentificarnoconformidadesrelacionadasconlosrespectivosSGy
proponermejorasyaccionescorrectivasypreventivasparacadaunodeellos.
7. REVISIN: Aplicar las acciones correctivas y hacer el seguimiento de las mismas. Realizar la revisin del
sistemaporladireccin.
8. CERTIFICACINYMANTENIMIENTODELSISTEMA:Unavezconseguidalacertificacindelaempresahayque
realizarunmantenimientodelsistema.Entrelasactividadesquehabraquerealizardestacamos:
Controlarladifusindelametodologaatodoelpersonalimplicado.
Vigilarlacorrectaaplicacinyuniformidaddecriteriosdetodaslaspersonasimplicadas.
Controlarqueseestcumplimentandoadecuadamentelosregistrosnecesarios.
Evaluacin, en base a la experiencia prctica, las posibles lagunas, deficiencias y mejoras de la
metodologa implantada, que en su caso puede provocar una revisin de la documentacin para
subsanaromejorarlasistemticadefinidaanteriormente.
Realizartantoauditorasinternascomorevisionesdelsistemaporladireccin,comomnimouna
vezalao,laauditorasiempredemaneraprevia.
Pasarlasauditorasdemantenimientoovigilanciaquerealizalosdosaossiguientes(24meses)a
lacertificacin,lacertificadora.
Unaveztranscurridotresaos(36meses)desdelaobtencindelacertificacin,laempresadebe
pasarlaauditoraderecertificacin.

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1.6 REFERENCIAS
ISO14001:2004EnvironmentalmanagementsystemsRequirementswithguidanceforuse
RegistroEMASReglamento(CE)N1221/2009delParlamentoEuropeoydelConsejode25denoviembrede2009,
relativo a la participacin voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestin y
auditoramedioambientales(EMAS),yporelquesederoganelReglamento(CE)n761/2001ylas
Decisiones2001/681/CEdelaComisin.
OHSAS18001:2007OccupationalHealthandSafetyManagement
ISO50001:2011EnergymanagementsystemsRequirementswithguidanceforuse
IQNetSR10Sistemasdegestinderesponsabilidadsocial
ISO9001:2008QualitymanagementsystemsRequirements
UNE166002:2014GestindelaI+D+iRequisitosdelSistemadeGestindelaI+D+i.
ISO 27001:2013 Information technology Security techniques Information security management systems
Requirements
UNE66177:2005SistemasdegestinGuaparalaintegracindelossistemasdegestin
HB10173:2000ManagementSystemIntegration.Aguide
AS/NZS 4581:1999 Management system integration Guidance to business, government and community
organizations

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