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SERVIO PBLICO
DEZEMBRO / 2014
Thiago Parsio graduado em administrao de empresas pela UFPE, ps-graduado em gesto de pessoas pela
FAFIRE. servidor concursado do Tribunal de Contas de Pernambuco desde 2005, exerceu a chefia da Diviso de
Patrimnio entre 2008 e 2011, da Diviso de Compras entre 2012 e 2013, da Diviso de Materiais entre janeiro e
setembro de 2014 e novamente da Diviso de Patrimnio da instituio a partir de outubro de 2014. (e-mail:
gestaodepatrimonio2012@gmail.com)
SUMRIO
COMPRAS
I Identificao de necessidades .......................................................................................... 5
1.1 Definies ........................................................................................................... 5
1.2 Evoluo das compras ....................................................................................... 6
1.3 Fluxo de compras ............................................................................................... 7
1.4 Escolha de fornecedores .................................................................................... 8
1.5 Desafios para o setor de compras ................................................................... 10
1.6 Centralizao x Descentralizao .................................................................... 10
II Especificaes ............................................................................................................... 11
2.1 Definies ......................................................................................................... 11
2.2 Elementos essenciais ....................................................................................... 11
2.3 Fontes .............................................................................................................. 12
2.4 Direcionamento ................................................................................................ 12
2.5 Padronizao ................................................................................................... 13
2.6 Segmentao de produtos ............................................................................... 13
III Modalidades de compras .............................................................................................. 15
3.1 Licitao ........................................................................................................... 15
3.2 Prego (presencial ou eletrnico) .................................................................... 17
3.3 Compra por dispensa de licitao .................................................................... 20
3.4 Compra por inexigibilidade de licitao ............................................................ 24
3.5 Compra por adiantamento (suprimento individual) .......................................... 25
3.6 Sistema de Registro de Preos (SRP) ............................................................ 27
IV Compras e gesto de contratos ................................................................................... 31
4.1 Aspectos fundamentais .................................................................................... 31
4.2 Formalizao contratual ................................................................................... 31
4.3 Encargo e remunerao ................................................................................... 32
MATERIAIS
I Conceitos e definies .................................................................................................... 34
1.1 O que gesto de materiais? .......................................................................... 34
2
PATRIMNIO
I Conceitos e definies .................................................................................................... 68
1.1 Patrimnio pblico ............................................................................................ 68
3
COMPRAS
I IDENTIFICAO DE NECESSIDADES
1.1 Definies
De acordo com a Secretaria de Planejamento e Gesto do Estado do Cear,
planejar compras determinar objetivos relacionados a aquisies, mediante a definio,
estudo e coordenao dos meios e recursos para atingi-los.
O grande desafio de uma aquisio bem feita conseguir conciliar trs atributos
geralmente incompatveis: celeridade, qualidade e preo. Um compra clere nem sempre
a mais econmica e ainda pode comprometer a qualidade do que se est adquirindo.
Comprar bem, portanto, pode ser considerado uma arte.
um
cadastro
atualizado
de
fornecedores,
garantindo
um
bom
2. Realizao de cotaes
Primeiramente, necessrio identificar fornecedores capazes de suprir a
demanda com a agilidade necessria para que o setor de compras encaminhe
solicitaes de cotaes por escrito. Com as informaes devolvidas pelos
fornecedores, as cotaes so analisadas quanto ao preo, especificaes e prazo
de entrega.
Garantir a cumplicidade entre as duas partes, de tal forma que as propostas sejam
vantajosas para as organizaes e as condies de fornecimento tambm sejam
favorveis aos fornecedores, a base para um importante ativo intangvel: o
relacionamento positivo com parceiros comerciais. Por isso, importante durante a
negociao levar em considerao fatores como:
Preos
Prazos de entrega
Condies de pagamento
Fatores ps-vendas
Condies de reajustes dos preos
Garantias contratuais e respectivas extenses
Garantias de qualidade
Custos de transporte
Custos de embalagens ou introduo de embalagens especiais
Acrscimos ou redues de quantidades
9
Para o comprador:
Tempo;
Qualidade;
Custo; e
Ciclo de vida dos produtos.
Vantagens da descentralizao:
Distncia geogrfica;
Tempo necessrio para aquisio; e
Facilidade de dilogo com fornecedores.
10
II ESPECIFICAES
2.1 Definies
De acordo com a Lei N 8.666/93, art. 15, as compras, sempre que possvel,
devero:
Observao:
Certificaes no so previstas por lei, mas podem ser solicitadas como
diferencial desde que sem carter eliminatrio.
2.3 Fontes
Fornecedores (mercado);
Especialistas;
Sites especializados;
Catlogos impressos;
Bancos de dados de rgos pblicos;
2.4 Direcionamento
De acordo com o Art. 3 da Lei 8.666/93, vedado aos agentes pblicos: admitir,
prever, incluir ou tolerar, nos atos convocatrios, clusulas ou condies que
comprometam, restrinjam ou frustrem o seu carter competitivo e estabeleam
preferncias ou distino.
Conforme orienta o Manual de Licitaes e Contratos do TCU 4 edio, 2010, o
estabelecimento de condies a que apenas um licitante possa atender leva ao
direcionamento da licitao ou a um procedimento licitatrio deserto ou fracassado.
12
Observao:
Apesar de a lei proibir o gestor de indicar marcas ou caractersticas
exclusivas, no impedido que uma aquisio seja realizada com base em
especificaes de marcas e modelos para manuteno de padres previamente
definidos e alheios sua vontade pessoal (exemplos: pisos e revestimentos de
uma unidade).
2.5 Padronizao
Vantagens:
Reduo do trabalho da rea de compras;
Simplificao de materiais;
Reduo de itens, quantidades e custos de estoque;
Maior qualidade e uniformidade
Desvantagens:
Padro imutvel;
No acompanhamento da evoluo dos produtos;
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14
III
ACOMPANHAMENTO
DO
PROCESSO
(MODALIDADES
DE
COMPRAS)
3.1 Licitao
So modalidades de licitao (Lei 8.666/93, Art. 22):
Tomada de preos
Modalidade entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem
a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data
do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao.
determinada para obras e servios de engenharia no valor de at R$
1.500.000 (um milho e quinhentos mil reais) como tambm para compras e
servios no valor de at R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Concorrncia
Modalidade entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitao
preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no
edital para execuo de seu objeto.
determinada para obras e servios de engenharia de valor acima de R$
1.500.000 (um milho e quinhentos mil reais) como tambm para compras e
servios acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Convite
Modalidade entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto,
cadastrados ou no, escolhidos e convidados em nmero mnimo de 3 (trs) pela
unidade administrativa, a qual afixar, em local apropriado, cpia do instrumento
convocatrio e o estender aos demais cadastrados na correspondente
especialidade que manifestarem seu interesse com antecedncia de at 24 (vinte e
quatro) horas da apresentao das propostas.
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Observaes:
- Existindo na praa mais de 3 (trs) possveis interessados, a cada novo
convite, realizado para objeto idntico ou assemelhado, obrigatrio o convite a,
no mnimo, mais um interessado, enquanto existirem cadastrados no convidados
nas ltimas licitaes. (Redao dada pela Lei n 8.883, de 1994) (Art. 22, 6)
- Quando, por limitaes do mercado ou manifesto desinteresse dos
convidados, for impossvel a obteno do nmero mnimo de licitantes exigidos,
essas circunstncias devero ser devidamente justificadas no processo, sob pena
de repetio do convite. (Art. 22, 7)
Concurso
Modalidade entre quaisquer interessados para escolha de trabalho tcnico,
cientfico ou artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao aos
vencedores, conforme critrios constantes de edital publicado na imprensa oficial
com antecedncia mnima de 45 (quarenta e cinco) dias.
Leilo
Modalidade entre quaisquer interessados para a venda de bens mveis
inservveis para a administrao ou de produtos legalmente apreendidos ou
penhorados, ou para a alienao de bens imveis prevista no art. 19, a quem
oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliao. (Redao dada
pela Lei n 8.883, de 1994)
Tcnica e preo; e
Maior lance ou oferta - nos casos de alieno de bens ou concesso de direito real
de uso. (Includo pela Lei n 8.883, de 1994)
Para contratao de bens e servios de informtica, a administrao observar o
disposto no art. 3o da Lei no 8.248, de 23 de outubro de 1991, levando em conta os
fatores especificados em seu pargrafo 2 e adotando obrigatoriamento o tipo de licitao
tcnica e preo, permitido o emprego de outro tipo de licitao nos casos indicados em
decreto do Poder Executivo. (Lei 8666/93, Art. 45, 4)
Observao:
Melhor Tcnica ou Tcnica e Preo so tipos que devero ser utilizados
exclusivamente para servios de natureza predominantemente intelectual, em
especial na elaborao de projetos, clculos, fiscalizao, superviso e
gerenciamento e de engenharia consultiva em geral e, em particular, para a
elaborao de estudos tcnicos preliminares e projetos bsicos e executivos,
ressalvado o disposto no 4o do artigo anterior. (Lei 8666/93, Art. 46)
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Observao:
O prego (presencial ou eletrnico) no vlido para a contratao de obras
e servios de engenharia, as locaes imobilirias e as alienaes em geral.
Prego eletrnico
Observao:
A partir da publicao do Decreto N 5.504 (05 de agosto de 2005) ficou
estabelecido que ser exigida a utilizao de prego, preferencialmente na forma
eletrnica para entes pblicos ou privados, nas contrataes de bens e servios
comuns, realizadas em decorrncia de transferncias voluntrias de recursos
pblicos da Unio, decorrentes de convnios ou instrumentos congneres, ou
consrcios pblicos.
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I - para obras e servios de engenharia de valor at 10% (dez por cento) do limite
previsto na alnea "a", do inciso I do artigo anterior (valor de R$ 15.000), desde
que no se refiram a parcelas de uma mesma obra ou servio ou ainda para obras
e servios da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas
conjunta e concomitantemente; (Redao dada pela Lei n 9.648, de 1998)
II - para outros servios e compras de valor at 10% (dez por cento) do limite
previsto na alnea "a", do inciso II do artigo anterior (valor de R$ 8.000) e para
alienaes, nos casos previstos nesta Lei, desde que no se refiram a parcelas de
um mesmo servio, compra ou alienao de maior vulto que possa ser realizada de
uma s vez; (Redao dada pela Lei n 9.648, de 1998)
III - nos casos de guerra ou grave perturbao da ordem;
IV - nos casos de emergncia ou de calamidade pblica, quando caracterizada
urgncia de atendimento de situao que possa ocasionar prejuzo ou
comprometer a segurana de pessoas, obras, servios, equipamentos e outros
bens, pblicos ou particulares, e somente para os bens necessrios ao
atendimento da situao emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e
servios que possam ser concludas no prazo mximo de 180 (cento e oitenta) dias
consecutivos e ininterruptos, contados da ocorrncia da emergncia ou
calamidade, vedada a prorrogao dos respectivos contratos;
V - quando no acudirem interessados licitao anterior e esta, justificadamente,
no puder ser repetida sem prejuzo para a Administrao, mantidas, neste caso,
todas as condies preestabelecidas;
VI - quando a Unio tiver que intervir no domnio econmico para regular preos ou
normalizar o abastecimento;
VII - quando as propostas apresentadas consignarem preos manifestamente
superiores aos praticados no mercado nacional, ou forem incompatveis com os
fixados pelos rgos oficiais competentes, casos em que, observado o pargrafo
nico do art. 48 desta Lei e, persistindo a situao, ser admitida a adjudicao
20
contratao
de
instituio
brasileira
incumbida
regimental
ou
22
de
lixo,
efetuados
por
associaes
ou
cooperativas
formadas
25
Observaes:
- Considerando que o limite estipulado para as despesas de pequeno vulto, atravs
do suprimento de fundos, de R$ 4.000,00 (quatro mil reais) e que suas despesas
so efetuadas sem qualquer necessidade de processo licitatrio, e considerando
que o limite por dispensa de valor, com fulcro no art. 24, II, da Lei n 8.666/93, de
R$ 8.000,00 (oito mil reais); deve-se observar que as despesas realizadas por
suprimento e as com fulcro no art. 24, II, da Lei n 8.666/93 devero ser somadas
para fins de verificao quanto ao limite global (R$ 8.000,00).
- O suprimento de fundos no poder ser utilizado para aquisio de material e de
equipamentos e para realizao de obras por serem estas despesas que podem
subordinar-se ao processo normal de aplicao.
- Ao agente suprido s permitido ser responsvel por no mximo dois
suprimentos ao mesmo tempo, desde que estes suprimentos sejam de elementos
de despesa diferentes (consumo e servio, por exemplo).
26
3.6.1 Competncias
27
28
a ampla defesa e o
O SRP deve ser adotado, preferencialmente, nas situaes a seguir (Art. 3):
30
A remunerao, por sua vez, representa o que o contratado necessita para cumprir
o compromisso estabelecido e receber a devida contrapartida financeira. A fixao da
remunerao feita com base no encargo, nas condies de mercado, na ordem jurdica
vigente e na expectativa de lucro do licitante.
31
33
MATERIAIS
I CONCEITOS E DEFINIES
Tambm pode ser definida como uma funo coordenadora responsvel pelo
planejamento e controle do fluxo de materiais que busca maximizar a utilizao de
recursos da instituio e fornecer o nvel de servios requerido pelo usurio. (ver fluxo
abaixo)
34
35
II PREVISO DE DEMANDAS
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1. Os dados devem ser registrados nos mesmos termos exigidos pela previso.
Se o propsito prever a demanda de consumo, os dados devem ser
baseados nesta demanda. Se a programao de tempo for em trimestres, a
previso tambm deve ser feita para o mesmo intervalo.
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MM = (C1 + C2 + C3) / 3
Onde:
C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
Mtodo da mdia mvel ponderada
Adota-se uma mdia ponderada dos consumos dos perodos anteriores para
prever o consumo futuro, atribuindo-se maior peso aos perodos mais recentes.
Onde:
C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
Mtodo da mdia mvel com suavizao exponencial
Adota-se uma mdia ponderada dos consumos dos perodos anteriores,
eliminando variaes acentuadas que tenham ocorrido no intervalo de tempo
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considerado. Uma das vantagens que se pode atribuir qualquer peso aos novos
dados.
Onde:
C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
39
40
IV AGRUPAMENTO E CLASSIFICAO
classificao,
portanto,
processo
de
catalogao,
simplificao,
41
Sistema alfanumrico
Materiais codificados atravs de um conjunto de letras e nmeros, com as
letras identificando a classe do material e seu grupo naquela classe, e os nmeros,
o cdigo indicador do item.
AB - 123
Onde:
A = classe de materiais (exemplo: materiais de escritrio)
B = grupo de materiais (exemplo: caneta esferogrfica)
123 = cdigo indicador do material (marca BIC, cor AZUL, escrita FINA)
Sistema numrico
Tambm conhecido como sistema decimal, o mais utilizado pela facilidade
de informao e pelo nmero ilimitado de itens que abrange.
00 00* 00** 0***
Onde:
00 = classificao geral (classe de materiais)
00* = classificao individual (grupo de materiais)
00** = classificao definidora (identificao)
0*** = dgito de controle
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V CONTROLE DE ESTOQUES
Para que a gesto de estoques seja eficiente necessrio garantir que haja:
Excelncia no atendimento aos clientes (exemplo: porcentagem de pedidos
entregues pontualmente);
Eficincia operacional; e
Investimento mnimo em estoque.
Baixa produtividade; e
Baixo desempenho no atendimento de solicitaes.
Logo abaixo, um exemplo prtico do uso da classificao ABC com base no valor
monetrio dos itens:
A1043
R$ 7,89
17000
D0102
R$ 3,42
22000
V1044
R$ 5,77
10000
D1001
R$ 1,99
28800
S0200
R$ 3,45
13500
X2140
R$ 4,06
4000
J0032
R$ 1,45
11000
M0375
R$ 9,17
1200
Valor do
consumo
(R$)
R$
134.130,00
R$
75.240,00
R$
57.700,00
R$
57.312,00
R$
46.575,00
R$
16.240,00
R$
15.950,00
R$
11.004,00
B0094
R$ 2,30
4200
R$ 9.660,00
10
A1114
R$ 3,00
3000
Demais
R$ 0,42
70000
TOTAL
184700
R$ 9.000,00 1,95%
R$
29.400,00
6,36%
R$
462.211,00 100,00%
% do
total
%
acumulada Classe
29,02%
29,02%
16,28%
45,30%
12,48%
57,78%
12,40%
70,18%
10,08%
80,26%
3,51%
83,77%
3,45%
87,22%
2,38%
89,60%
2,09%
91,69%
93,64%
100,00%
46
Utilizando a classificao ABC, duas regras gerais devem ser seguidas para
garantir um controle eficiente:
Ter grande nmero de itens de baixo valor (Classe C), j que eles pouco impactam
no valor do estoque e podem geram nmeros menores de pedidos ao longo do
exerccio; e
Reduzir o estoque de itens de alto valor.
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E min = ER + d*t
Onde:
ER = estoque de reserva
d= consumo mdio do material;
t= tempo de espera, em dias, para reposio
48
49
ENTRADAS
DATA
Qtde.
Preo
SADAS
Total
Qtde.
Preo
SALDO
Total
Qtde.
Preo
Total
R$
02/04/2012
200
R$ 2,00
R$ 400,00
200
R$ 2,00
400,00
R$
03/05/2012
200
R$ 4,00
R$ 800,00
400
R$ 3,00 1.200,00
R$
01/06/2012
100
R$ 3,00
R$ 300,00
300
R$ 3,00
900,00
R$
03/07/2012
100
R$ 3,00
R$ 300,00
200
R$ 3,00
600,00
R$
13/07/2012
100
R$ 3,00
R$ 300,00
100
R$ 3,00
300,00
R$
31/07/2012
100
R$ 4,50
R$ 450,00
200
R$ 3,75
750,00
ENTRADAS
DATA
Qtde.
Preo
SADAS
Total
Qtde.
Preo
SALDO
Total
Qtde.
Preo
Total
R$
02/04/2012
200
R$ 2,00
R$ 400,00
200
R$ 2,00
400,00
R$
03/05/2012
200
R$ 4,00
R$ 800,00
400
R$ 3,00 1.200,00
R$
01/06/2012
100
R$ 2,00
R$ 200,00
300
R$ 3,33
999,00
R$
03/07/2012
100
R$ 2,00
R$ 200,00
200
R$ 4,00
800,00
R$
13/07/2012
100
R$ 4,00
R$ 400,00
100
R$ 4,00
400,00
50
ENTRADAS
DATA
Qtde.
Preo
SADAS
Total
Qtde.
Preo
SALDO
Total
Qtde.
Preo
Total
R$
02/04/2012
200
R$ 2,00
R$ 400,00
R$ 0,00
200
R$ 2,00
400,00
R$
03/05/2012
200
R$ 4,00
R$ 800,00
R$ 0,00
400
R$ 3,00 1.200,00
R$
01/06/2012
100
R$ 4,00
R$ 400,00
300
R$ 2,66
798,00
R$
03/07/2012
100
R$ 4,00
R$ 400,00
200
R$ 2,00
400,00
R$
13/07/2012
100
R$ 2,00
R$ 200,00
100
R$ 2,00
200,00
Custo de reposio
Mtodo que ajusta o valor do estoque em funo dos preos de mercado.
Ver exemplo a seguir:
ENTRADAS
DATA
Qtde.
Preo
SADAS
Total
Qtde.
Preo
SALDO
Total
Qtde.
Preo
Total
R$
02/04/2012
200
R$ 2,00
R$ 400,00
R$ 0,00
200
R$ 2,00
400,00
R$
03/05/2012
200
R$ 4,00
R$ 800,00
R$ 0,00
400
R$ 4,00 1.600,00
R$
01/06/2012
100
R$ 2,00
R$ 200,00
300
R$ 4,00 1.200,00
R$
03/07/2012
100
R$ 2,00
R$ 200,00
200
R$ 4,00
800,00
R$
13/07/2012
100
R$ 4,00
R$ 400,00
100
R$ 4,00
400,00
51
CC = CA + CK
Onde:
CC = custo de carregamento
CA = custo de armazenagem
CK = custo de capital (valor de perda por opo de imobilizao)
Custos inversamente proporcionais
Tambm chamados como custos de pedido (CP), so aqueles que
decrescem com o aumento da quantidade mdia em estoque assume-se que o
preo por emisso de pedido seja fixo, independente da quantidade solicitada. So
exemplos: mo de obra, energia eltrica, telefonia, materiais de expediente.
CP = CAP / N
Onde:
CP = custo de pedido
CAP = custo anual dos pedidos
N = nmero de pedidos no ano
Custos independentes
So os valores fixos (CF), que independem da quantidade de itens em
estoque. (exemplo: aluguel de depsito)
52
Em resumo:
CE = CC + CP + CF
Onde:
CE = custo total dos estoques
CC = custos diretamente proporcionais ou de carregamento
CP = custos inversamente proporcionais ou de pedido
CF = custos independentes ou fixos
Exemplo: Numa determinada instituio, cujo estoque mdio mensal de resmas de papel
de 2.000 unidades, so consumidas mensalmente 1.000 resmas.
Cobertura de estoques
Nvel de servio
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VI RECEBIMENTO E DISTRIBUIO
6.1 Recebimento
O recebimento a etapa entre a compra e o pagamento ao fornecedor e cuja
funo bsica assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as
especificaes do pedido de compras. O processo de recebimento pode ser dividido em
quatro etapas:
Entrada de materiais
Recepo dos materiais e conferncia dos dados bsicos de entrega
(exemplo: informaes da nota fiscal). Como no h dispositivo legal quanto
obrigatoriedade de agendamento de entregas, sugere-se incluir clusulas sobre o
tema em novos dispositivos contratuais.
Conferncia quantitativa
Verificao se a quantidade entregue corresponde especificada pelo
fornecedor. A inspeo poder ser integral, quando todos os itens forem
minuciosamente analisados; ou por amostragem, quando h grande volume de um
determinado item (sugere-se amostragem entre 5% a 10% do total entregue).
Conferncia qualitativa
Verificao se as especificaes tcnicas do material correspondem s
solicitadas pelo setor de compras. (marca, modelo, dimenses, formato).
Instrumentos para inspeo devem estar disposio do almoxarifado. (exemplos:
balanas, paqumetros, termmetros)
Regularizao
Resultado das fases anteriores, podendo ser originada pela entrada do
material em estoque e consequente liberao do pagamento ao fornecedor;
devoluo parcial ou total de itens entregues em desconformidade; ou reclamao
junto ao fornecedor por falta de material.
55
8 O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 desta Lei, para a
modalidade de convite, dever ser confiado a uma comisso de, no mnimo, 3 (trs) membros.
6.2 Distribuio
A distribuio, por sua vez, a etapa em que materiais j armazenados so
encaminhados do almoxarifado aos setores mediante requisio previamente autorizada,
com ou sem presena de intermedirios no caso do servio pblico os intermedirios
podem ser funcionrios (geralmente terceirizados) responsveis pela entrega dos
materiais nos segmentos requisitantes.
56
Fora de trabalho
Quantidade reduzida de funcionrios exige otimizao de separao e
calendrios de entrega bem definidos.
Observao:
O almoxarifado poder promover cortes ou redues nas quantidades
solicitadas quando estas estiverem incompatveis com o consumo mdio da
unidade
requisitante
(normalmente
utiliza-se
histrico
dos
03
ltimos
57
7.1 Movimentao
Aps o recebimento e antes da expedio, todos os materiais precisam ser
armazenados e movimentados. No que tange movimentao de materiais,
fundamental obter um fluxo eficiente dentro dos almoxarifados e utilizar critrios de
ergonomia para garantir a integridade e evitar fadigas e leses nos funcionrios do setor.
Em Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais para Concursos o autor
Renato Fenili condiciona a eficincia do sistema s chamadas leis de movimentao de
materiais:
Flexibilidade: empregar equipamentos que possam ser utilizados para vrios tipos
de cargas.
Manipulao mnima: evitar a manipulao de materiais e utilizar transportes
mecnicos ou automatizados sempre que possvel.
Mxima utilizao do espao: maximizar o aproveitamento do espao cbico
disponvel.
Mxima utilizao dos equipamentos: maximizar a utilizao dos equipamentos
diversificando seu emprego.
Menor custo total: selecionar equipamentos ponderando custos e vida til
estimada.
Mnima distncia: reduzir distncias na movimentao (eliminao do ziguezague).
Obedincia do fluxo das operaes: adotar trajetrias de movimentaes
produtivas.
Padronizao: utilizar equipamentos padronizados para facilitar manuteno e
intercmbio de peas sobressalentes.
Segurana e satisfao: promover segurana dos colaboradores e reduo de
fadiga.
58
Dica:
O uso de sistemas de arquivos deslizantes amplia a capacidade de
armazenagem ao mesmo tempo em que reduz a necessidade de espao.
Portas de acesso
Devem permitir a passagem de equipamentos de manuseio e a
movimentao de materiais (altura e largura devidamente dimensionadas). Prximo
ao local de expedio deve existir um espao de armazenagem temporria para
ltima conferncia ou separao de acordo com destinos.
Empilhamentos ou prateleiras
Altura mxima de empilhamentos e prateleiras deve considerar o peso dos
materiais e as limitaes dos equipamentos de elevao.
59
Caixas ou gavetas
Ideal para estocagem de materiais de pequeno porte. (exemplos: parafusos,
pregos, canetas)
60
Prateleiras
Meio mais simples e econmico (ideal para estoques pequenos), destina-se
guarda de materiais de tamanhos diversos, bem como para apoio de gavetas ou
de caixas padronizadas.
Raques (Racks)
Ideal para acomodao de peas longas e estreitas. (exemplos: vergalhes,
tubos).
61
Empilhamento
Variante da tcnica de estocagem de caixas, ideal para aproveitar ao
mximo o espao vertical. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os
outros, obedecendo a uma distribuio equitativa de cargas.
Continer
Caixa construda em ao, fibra ou alumnio, geralmente utilizada para o
transporte unitizado de mercadorias, que pode ser utilizada para armazenamento
temporrio de materiais na ausncia de espao fsico adequado.
Continer flexvel
Tcnica recente que utiliza uma espcie de saco feito com tecido resistente
e borracha vulcanizada para a estocagem e a movimentao de slidos a granel e
de lquidos, com movimentao atravs de empilhadeiras ou guinchos.
62
Arquivo deslizante
teis para armazenamento de documentos e materiais diversos, podem
reduzir em at 70% o espao ocupado por formas de arquivo convencionais.
63
VIII INVENTRIO
aquele
realizado atravs de
programaes mensais e
envolve
65
2. Arrumao fsica
Necessidade de que os itens a serem inventariados sejam adequadamente
arrumados.
66
5. Contagem de estoque
Os materiais devero ser contados pelo menos duas vezes havendo
divergncia entre as contagens o coordenador do inventrio dever solicitar uma
terceira contagem por equipe diferente das duas primeiras.
6. Reconciliaes e ajustes
Setores envolvidos devero justificar as divergncias entre o real e o
registrado e realizar os ajustes que se fizerem necessrios.
67
PATRIMNIO
I CONCEITO E DEFINIES
De acordo com classificao do Cdigo Civil em seu Artigo 99, estes chamados
bens pblicos podem ser:
De uso comum do povo, quando destinados, por natureza ou lei, ao uso coletivo,
sem necessidade de consentimento (exemplo: rios, mares, ruas, praas);
De uso especial, quando destinados ao servio ou ao estabelecimento da
administrao pblica (exemplos: prdios, veculos, mveis); ou
Dominiciais, quando constituem patrimnio das pessoas jurdicas de direito pblico.
Observao:
- Os bens de uso comum do povo e os de uso especial so inalienveis
enquanto conservarem a sua qualificao, enquanto os bens dominiciais podem
ser alienados, desde que observadas exigncias da lei.
68
69
Bens
de
redito:
produzem
rendimento
independentemente
de
ao
Material de Consumo
71
Material Permanente
aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde a sua identidade fsica,
e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
pela
identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou que se
deteriora ou perde sua caracterstica normal de uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado incorporao a outro bem, no podendo
ser retirado sem prejuzo das caractersticas do principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformao.
Tomando por base as definies acima, para que um material seja classificado
como permanente, portanto, necessrio que ele:
Observao:
- Materiais permanentes confeccionados por encomenda devero ser classificados
como bens permanentes, exceto se a prpria instituio fornecer a matria-prima
neste caso, a despesa ser classificada como servios de terceiros.
- De acordo com o Art. 18 da Lei n 10.753 de 30/10/2003, livros no sero
considerados materiais permanentes se fizerem parte do acervo de bibliotecas
pblicas, compreendidas como aquelas abertas ao atendimento da comunidade em
geral.
73
II INCORPORAES
Observao:
Em caso de bens produzidos pela prpria instituio a incorporao dever
ser realizada vista do processo regular, com uso de documentao contendo a
74
apropriao de custos realizada pela unidade produtora ou, falta deste, por
valorao realizada por comisso definida para esta finalidade.
O valor para incorporao, nestes casos, dever ser igual soma dos custos
estimados para a sua fabricao, como matrias-primas, mo de obra, energia
consumida, desgaste dos equipamentos, etc.
Por fim, no caso de bens adquiridos com recursos vinculados (exemplos: sade,
educao), o inciso I do art. 50 da Lei de Responsabilidade Fiscal estabelece que, no
tocante disponibilidade de caixa, constar de registro prprio, de modo que os recursos
vinculados a rgo, fundo ou despesa obrigatria fiquem identificados escriturados de
forma individualizada.
75
Em seu livro Manual de controle patrimonial nas entidades pblicas, o autor Diogo
Duarte Barbosa sugere alguns cuidados especiais na afixao de plaquetas:
Apostar em local de fcil visualizao, dificultando estragos e avarias;
Evitar reas curvadas ou dobradas do bem;
Utilizar partes com boa aderncia e que no acelerem a deteriorao da plaqueta
(exemplo: reas externas de bens expostos ao do clima); e
Evitar reas que contenham identificao do bem, como nmeros de srie.
Observao:
No caso de bens permanentes cuja identificao seja impossvel ou
inconveniente em face de suas caractersticas fsicas (exemplo de persianas,
76
PE 121 0753
SE Unidade Federativa onde se encontra o bem (Pernambuco)
121 Grupo de bens (1 = Mobilirio em geral / 2 = Cadeira fixa / 1 = Do tipo fixa sem
braos)
0753 Sequencial do item dentro da Unidade e do grupo de bens
TCE 111 0012
TCE Unidade onde se encontra o bem (Tribunal de Contas do Estado)
111 Grupo de bens (1 = Mobilirio em geral / 1 = Armrio / 1 = Do tipo alto com 02
portas)
0012 Sequencial do item dentro da Unidade e do grupo de bens
78
Recolhimento
Movimentao de bens de um segmento para o depsito de patrimnio, se
houver, com a respectiva regularizao de carga patrimonial.
Redistribuio
Movimentao do depsito de patrimnio, se houver, para um determinado
segmento, com a respectiva regularizao de carga patrimonial.
Remanejamento
Movimentao entre detentores de carga patrimonial, podendo ocorrer em
duas modalidades: sem movimentao fsica (transferncia de titularidade de
funo de chefia) ou com movimentao fsica.
Alienao
Modalidade que consiste na transferncia do direito de propriedade de bens
do rgo para outra instituio mediante venda, permuta ou doao.
79
Cesso
Modalidade que consiste na transferncia gratuita de posse e direito de
propriedade do rgo para outros rgos ou entidades da administrao pblica
sem quaisquer nus para o cedente.
Observao:
Bens adquiridos com recursos vinculados s podero ser transferidos para
outras unidades em casos excepcionais, sem desvio de finalidade intencional, e
com razes devidamente justificadas. Caber unidade recebedora ressarcir a
unidade cedente com base no valor justo do bem no momento da transferncia.
81
IV MANUTENES
82
83
V MODALIDADES DE DESFAZIMENTO
Quando a instituio julgar desaconselhvel ou inexequvel manter ou remanejar
um bem permanente em virtude de suas condies fsicas e/ou operacionais, este se
torna passvel de alienao, por meio de leilo, permuta, doao ou desfazimento, nos
casos de:
Bem ocioso: quando, embora em perfeitas condies de uso, no estiver sendo
aproveitado e no tiver perspectiva futura de utilizao pelo rgo;
Bem obsoleto: quando, mesmo em condies de uso, for considerado como
antiquado e no for possvel sua utilizao;
Bem excedente: quando, independente do estado de conservao, funcionamento
ou obsolescncia, for verificada sua inaplicabilidade na instituio;
Bem recupervel: quando sua recuperao for possvel e o oramento para o
reparo for de no mximo 50% (cinquenta por cento) do valor de mercado; e
Bem irrecupervel / antieconmico: quando no mais puder ser utilizado para o fim
a que se destina em virtude de perda de suas caractersticas, e/ou seu rendimento
for precrio em virtude de uso prolongado ou desgaste prematuro, ou quando sua
recuperao for invivel economicamente (reparo orado em mais de 50% do valor
de mercado).
A alienao por permuta, por sua vez, consiste em um determinado bem ser dado
a ttulo de troca por outro bem, sendo feita atravs de edital elaborado pelo rgo
responsvel, com a proposta vencedora sendo aquela em que a diferena entre o bem a
ser adquirido e o a ser oferecido for a menor.
A Lei n 8.666, em seu Art. 17, inclui a possibilidade de doao com encargos, ou
seja, com uma contrapartida a ser oferecida pelo donatrio:
o
De todo modo, todo e qualquer ato de doao dever ter por objeto fins e uso de
interesse social. fundamental, portanto, que a Administrao se certifique de que o uso
a ser dado aos bens guardar correlao com igual interesse social (exemplo: uso de
mveis de escritrio por uma entidade filantrpica), para evitar que estes bens doados
sejam utilizados para finalidades particulares por membros de diretoria deste tipo de
entidade.
Observao:
De acordo com o pargrafo nico do Decreto N 6.087 (20/04/2007) da
Presidncia da Repblica, os microcomputadores de mesa, monitores de vdeo,
impressoras e demais equipamentos de informtica, respectivo mobilirio, peasparte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperveis, podero ser
doados a instituies filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo
Federal, e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico que participem de
projeto integrante do Programa de Incluso Digital do Governo Federal.
Para
regulamentar,
no
mbito
da
Administrao
Pblica
Federal,
Buscando minimizar este problema, o Tribunal de Contas do Esprito Santo (TCEES) props o modelo a seguir, atribuindo pesos e percentuais de acordo com o estado de
conservao do bem, seu tempo de vida til e sua perspectiva de utilizao futura.
Atravs de uma frmula matemtica, calcula-se um fator de reavaliao que, multiplicado
pelo valor de mercado ou de aquisio do bem em questo, permite chegar a um valor
muito prximo da realidade. (SANTOS, 2012).
87
Perodo de Utilizao
Futura do Bem - PUB
Conceito
Pontuao
Conceito
Pontuao
Conceito
Pontuao
Excelente
Bom
Regular
Pssimo
10
8
5
2
10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Alm do valor de referncia calculado por este mtodo, Santos (2012) cita fatores
como valor de bens similares avaliados anteriormente, comportamento do mercado em
relao ao tipo de bem e opinies de leiloeiros oficiais como itens a serem considerados
no estabelecimento do valor mnimo para alienao.
Observao:
- No caso de prejuzos provocados por motivos de fora maior (acidentes de
servio devidamente comprovados; roubo ou furto quando comprovado que
medidas de segurana foram adotadas; saque ou destruio; epidemias e
molstias contagiosas; estragos produzidos por animais daninhos, quando no
forem consequncia de descuido; e incndios, desmoronamentos ou outras
89
90
VI BAIXAS
A baixa patrimonial pode ser definida como um conjunto de procedimentos
necessrios retirada contbil de um determinado bem do acervo patrimonial de uma
organizao.
De acordo com o Dicionrio de Contabilidade de A. Lopes de S, as baixas no
imobilizado podem ser provenientes de vrias causas, entre elas o esgotamento pelo uso
(normal), acidentes, impossibilidade de utilizao por perda de capacidade econmica
(obsolescncia), ao acelerada de desgaste por eventos extraordinrios, etc. A baixa
deve ser considerada pelos seus diversos componentes, quais sejam, os valores pelos
quais os bens foram adquiridos, as depreciaes j feitas, os valores ajustados, etc., de
modo que integre, no processo, todos eles.
91
Por fim, cabe ressaltar que o nmero de patrimnio de um bem baixado no dever
ser aproveitado para qualquer outro bem.
Art. 32. As Bandeiras em mau estado de conservao devem ser entregues a qualquer Unidade
Militar, para que sejam incineradas no Dia da Bandeira, segundo o cerimonial peculiar.
6.1.2 Explosivos, munies e agentes qumicos de guerra: Regidos pelo Decreto n 3.665,
de 20 de novembro de 2000.
Art. 221.
imprprios para o uso, por estarem em mau estado de conservao ou sem estabilidade qumica,
cuja recuperao ou reaproveitamento seja tcnica ou economicamente desaconselhvel, devero
ser destrudos com observncia das seguintes exigncias:
I - a destruio ser autorizada pelo Comandante da RM;
92
93
VII DEPRECIAES
A depreciao o registro da reduo do valor de um bem pelo desgaste ou perda
de utilidade por uso, ao da natureza ou obsolescncia.
Bens
Prazo de
Taxa anual
vida til
de
(anos)
depreciao
20%
20%
25%
10
10%
10
10%
10
10%
CONSTRUES PR-FABRICADAS
25
4%
94
Exemplo prtico:
Valor do bem: R$ 100.000
Vida til estimada: 10 anos
Quota = R$ 100.000 / 10 anos = R$ 10.000 / ano
Mtodo da soma dos algarismos dos anos
- Soma dos algarismos a partir da unidade at aquele que representa o tempo de
vida til estimado para o bem. A partir do resultado se definem funes cujo
denominador ser sempre o resultado da soma, e os numeradores os prprios
95
Exemplo prtico:
Valor do bem: R$ 100.000
Vida til estimada: 5 anos
Soma dos algarismos: 1+2+3+4+5 = 15
Fraes: 1/15, 2/15, 3/15, 4/15, 5/15
Quota 1 ano = (5/15) * R$ 100.000 = R$ 33.333,33
Quota 2 ano = (4/15) * R$ 100.000 = R$ 26.666,67
...
Quota 5 ano = (1/15) * R$ 100.000 = R$ 6.666,67
Mtodo da mquina / hora
- Diviso do valor a ser depreciado pelo resultado da multiplicao do nmero de
horas trabalhadas do bem / equipamento por ano pelo tempo de vida til estimado
para o bem.
Exemplo prtico:
Valor do bem: R$ 100.000
Vida til estimada: 10 anos
Tempo de operao anual: 3.000 horas:
Depreciao por hora = R$ 100.000 / (3.000 horas x 10 anos) = R$ 3,33 / hora
Segundo o novo critrio adotado pela contabilidade pblica (Parecer Normativo N
1 da Receita Federal, de 29 de julho de 2011), a base para depreciao dever ser o
tempo estimado em que o bem gerar benefcios para a instituio. Neste caso, o valor
deprecivel s poder ser determinado aps a deduo de seu valor residual estimado.
Exemplo prtico:
Custo de aquisio de um veculo: R$ 60.000
Valor residual: R$ 25.000
Base de clculo da depreciao: R$ 60.000 R$ 25.000 = R$ 35.000
96
Exemplo prtico:
Custo de aquisio de um veculo: R$ 60.000
Valor reavaliado: R$ 55.000
Valor residual: R$ 25.000
Base de clculo da depreciao: R$ 55.000 R$ 25.000 = R$ 30.000
Vida til estimada: 4 anos
Taxa de depreciao anual: 25%
Quota anual de depreciao: R$ 30.000 * 0,25% = R$ 7.500
Quota mensal de depreciao: R$ 7.500 / 12 = R$ 625,00
A depreciao s ser encerrada a partir do momento em que a contabilidade
reconhecer o seu valor lquido de realizao (preo estimado para alienao).
97
VIII INVENTRIO
98
99
Observaes:
- Caso sejam encontrados bens sem registro os mesmos devero ser
avaliados e relacionados para posterior regularizao;
- Todos os bens patrimoniais no localizados no dia da conferncia fsica,
sem a devida justificativa do responsvel, devero ser considerados como
extraviados;
- Caso um determinado bem se encontre fora do setor no momento da
verificao, mas haja documentao comprobatria de sua movimentao
(conserto, manuteno ou uso externo), a Comisso poder se basear nela. Caso
no se julgue capaz de atestar a existncia do bem a Comisso poder fazer a
verificao e exame no local em que o bem se encontrar; e
- Todos os bens julgados pela Comisso como desnecessrios, inservveis,
suprfluos, obsoletos ou imprestveis devero ter a respectiva situao relacionada
no relatrio para as providncias cabveis.
100
Aplicaes:
Pagamento via celular
Pagamento em trnsito
Substituio do cdigo de barras
Rastreamento de cargas
Rastreamento de animais
Modalidades esportivas
Identificao biomtrica
Vantagens:
Agilidade
Reduo de desperdcios
Limitao de roubos
Gesto de inventrios
Aumento de produtividade
Desvantagens:
Preo
101
REFERNCIAS
ARAJO, Aldem Johnston Barbosa. Regime jurdico da doao de bens mveis pela
Administrao Pblica. Jus Navigandi, Teresina, ano 16, n. 2785, 15 fev. 2011.
Disponvel
em: <http://jus.com.br/artigos/18496>.
Acesso
em: 27
jan.
2014.
102
LEGISLAO
103
Instruo Normativa SRF N 162 de 31 de dezembro de 1998. Fixa prazo de vida til e
taxa de depreciao dos bens que relaciona, 1998.
Lei N 8.666 de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio
Federal, institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica e d outras
providncias, 1993.
104
105
EXERCCIOS
Mdulo de COMPRAS Exerccio I
Especificao de materiais
Com base nos elementos essenciais para a especificao de um material, listados abaixo,
realize a especificao completa de uma caneta esferogrfica na cor azul.
Acessrios;
Nome bsico
Nome modificador
Caractersticas
Comprimento
Largura
Peso
Cor do corpo
Cor da tinta
Composio qumica
Outros
Outros
Unidade
Embalagem de
transporte
Quantidade por
embalagem
Prazo de validade
106
ANO: 2013
Ms
Consumo (unidades)
Janeiro
300
Fevereiro
370
Maro
420
Abril
460
Maio
480
Junho
490
Julho
510
Agosto
560
Setembro
580
Outubro
680
Novembro
530
Dezembro
600
108
Caneta vermelha
Cloro 1.000 ml
Detergente de ma 500 ml
Classe
Material de expediente
Cdigo
01
Grupo
Cdigo
Lpis
01
Apagador
02
Caneta
03
Papel
04
Perfurador
05
gua sanitria
01
Amaciante
02
Cloro
Material de limpeza
02
Detergente
03
04
Identificao
Cdigo
01
01
02
03
04
05
01
02
03
01
02
Detergente ma 500 ml
03
Detergente ma 1000 ml
04
05
06
109
Com base na lista de materiais abaixo, realize a classificao ABC de acordo com o valor
do consumo mensal de cada item na composio total do estoque:
Classif.
Custo
unitrio Consumo
(R$)
mensal
Descrio do item
Caneta
Lpis
Borracha
R$ 2,35
R$
10,99
R$
15,99
R$ 0,42
1000
Valor do
consumo
(R$)
R$
1.548,00
R$ 297,00
R$ 157,50
R$
3.173,50
R$ 427,00
R$
3.600,00
R$
1.275,00
R$
2.350,00
50
R$ 549,50
30
2000
TOTAL
3080
R$ 479,70
R$ 840,00
R$
14.697,20
R$ 1,29
R$ 0,99
R$ 1,05
1200
300
150
R$ 5,77
R$ 4,27
R$
Cartucho p/ impressora jato de tinta 45,00
R$
Toner p/ impressora laser
85,00
550
100
Papel (resma)
Bobina p/maquina
Classif.
Descrio do item
80
15
Custo
Valor do
unitrio Consumo consumo
(R$)
mensal
(R$)
TOTAL
R$ 0,00
% do
total
%
acumulada Classe
0,00%
110
CUSTO MDIO:
ENTRADAS
Qtde. Preo
Total
R$
R$
02/04/2013 200
1,50
300,00
R$
R$
03/05/2013 200
2,50
500,00
01/06/2013
03/07/2013
13/07/2013
01/08/2013
R$
R$
01/08/2013 200 2,80
560,00
10/09/2013
29/09/2013
DATA
Qtde.
SADAS
Preo
Total
Qtde.
SALDO
Preo
Total
200
R$ 1,50 R$ 300,00
R$ 2,00 R$ 800,00
120
80
80
100
400
280
200
120
20
40
50
220
180
130
PEPS:
ENTRADAS
DATA
Qtde. Preo
Total
R$
R$
02/04/2013 200
1,50
300,00
R$
R$
03/05/2013 200
2,50
500,00
01/06/2013
03/07/2013
13/07/2013
01/08/2013
Qtde.
120
80
80
100
SADAS
Preo
Total
Qtde.
SALDO
Preo
Total
200
R$ 1,50 R$ 300,00
400
280
200
120
20
R$ 2,00 R$ 800,00
111
UEPS:
ENTRADAS
DATA
Qtde. Preo
Total
R$
R$
02/04/2013 200
1,50
300,00
R$
R$
03/05/2013 200
2,50
500,00
01/06/2013
03/07/2013
13/07/2013
01/08/2013
Qtde.
120
80
80
100
SADAS
Preo
Total
Qtde.
SALDO
Preo
Total
200
R$ 1,50 R$ 300,00
400
280
200
120
20
R$ 2,00 R$ 800,00
112
113
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114
Classe
Cdigo
Grupo
Aspirador
Cdigo
1
Fogo
Forno de microondas
2
3
Aparelhos e utenslios
domsticos
Refrigerador
Cmera fotogrfica
Filmadora
Projetor
4
1
2
3
Equipamentos para
udio, vdeo e foto
Televisor
Arquivo
Armrio
4
1
2
Mobilirio em geral
CADEIRA
Identificao
de p e gua
Cdigo
115
O modelo abaixo, elaborado pelo Tribunal de Contas do Esprito Santo (TCE-ES), atribui
pesos e percentuais de acordo com o estado de conservao do bem, seu tempo de vida
til e sua perspectiva de utilizao futura para calcular o valor reavaliado de um bem.
Conceito
Pontuao
Conceito
Pontuao
Conceito
Pontuao
Excelente
Bom
Regular
Pssimo
10
8
5
2
10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
10 anos
9 anos
8 anos
7 anos
6 anos
5 anos
4 anos
3 anos
2 anos
1 anos
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
116
117
118
119