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COURS TECHNIQUES DE SECRTARIAT

LE CADRE ET LES CONDITIONS DU TRAVAIL DE LA SECRETAIRE

Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et davoir beaucoup de qualits pour


tre une secrtaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument
ncessaires la parfaite excution des tches matrielles et rechercher la
meilleure installation permettant un travail facile, rapide, tout en donnant une
impression agrable de confort, de nettet, dharmonie et, si possible,
desthtique.
LINSTALLATION GENERALE DU BUREAU
Il appartient souvent la secrtaire de disposer, elle-mme, le mobilier de son
bureau.
Elle place ses meubles et installe son quipement de telle sorte que les diverses
tches de secrtariat puissent tre accomplies commodment, rapidement, avec
le maximum defficience et le minimum de fatigue et derreurs.
Pour cela, elle veille :
Limiter le plus possible ses dplacements ;
Circuler avec aisance ;
Accder facilement partout ;
Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est
derrire elle ;
Elle place sa table de travail de sorte que la lumire du jour vienne
de sa gauche (en supposant quelle est droitire) et ne fasse pas
dombre sur lcriture ;
Quelle puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et
toute personne qui pntre dans son bureau ;
Quelle atteigne aisment ses classeurs par simple mouvement
pivotant de son sige

LAMENAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL

La secrtaire amnage rationnellement son bureau, afin de gagner du temps en


conomisant les mouvements et de rduire la fatigue.

Dans les tiroirs

Elle place sa porte la fourniture dont elle a constamment besoin. Elle range les
divers papiers, enveloppes, blocs indispensables son travail par catgorie et
toujours aux mmes endroits, dans les tiroirs de droite.
Les dossiers renfermant les documents consulter souvent et fichiers demploi
usuel gnralement munis dune signalisation sont disposs verticalement dans les
tiroirs de gauche, amnags cet effet.
Sont rangs dans le tiroir central, le petit matriel et les petites fournitures,
telles que :
Ciseaux ;
Rgles ;
Crayons ;
Gommes, attaches de toutes sortes (trombones, coins de cuivre,
pingles plates, attaches parisiennes) sont placs dans le tiroir du
milieu avec :
Les agrafes et les agrafeuses ;
Les appareils faire des languettes ;
Les appareils relier par gaufrage ;

LES CONDITIONS DE TRAVAIL


LECLAIRAGE
Lclairage joue un rle important dans le rendement du travail. Il est toujours
agrable quune baie laisse pntrer largement la clart naturelle. La secrtaire
apportera tous ses soins linstallation de lclairage artificiel qui reste mme,
indispensable et sassurera :

Quil nest pas blouissant (filaments et ampoules cachs) ;

Quil est bien suffisant ;

Quil est bien rparti.

Il est souhaitable que lclairage comprenne la fois :


Un clairage gnral (qui vite normalement des ombres trop
marques) assur :
_

Par des ampoule caches quil convient dessuyer souvent ;

Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent


Un clairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes
portatives donnant une lumire convenable sur les plans de travail

Notons enfin que des murs clairs, des boiseries ples nabsorbent pas la lumire,
ajoutent une note plaisante et rendent latmosphre plus agrable.

LA CLIMATISATION
La climatisation

des bureaux permet laration par insufflage dair

temprature et humidit peu prs constantes (air conditionn).


Quand la climatisation nexiste pas, il est ncessaire :
_

De maintenir dans les salles de travail, une temprature denviron 20 (le


chauffage central est, alors, le meilleur procd employer, condition
toutefois quil soit distribu par radiateurs munis dhumidificateurs ) ;

Douvrir les fentres en dehors des heures de travail, en particulier


pendant le repas de midi et, sil y a lieu, pendant les pauses

LA LUTTE CONTRE LE BRUIT


Le bruit, tant intrieur quextrieur, doit tre banni des bureaux.

LES AIDES- MEMOIRES


Sur le bureau de la secrtaire, on trouve, par consquent, un ou plusieurs aidemmoire qui lui sont indispensables.
Citons en premier lieu :
Lagenda, sorte de carnet broch ou feuillets mobiles qui permet,
grce ses divisions horaires plus ou moins rapproches (quart
dheure par quart dheure ou demi-heure par demi-heure), de noter
les rendez-vous et tous les travaux excuter

une date

dtermine, en termes suffisamment clairs et dune criture trs


lisible. La secrtaire biffe, au fur et mesure et de faon trs
apparente ce qui na pu tre excut le jour mme. remarquons quen
gnral la secrtaire tient, pour contrle et par scurit, un agenda
personnel qui double celui de son chef, en assurant leur parfaite
coordination.
Lagenda est un outil de travail essentiel pour la secrtaire.
Le semainier est un agenda condens qui, au lieu de consacrer une
page par journe, groupe une semaine entire sur deux pages vis- vis lune de lautre.

Le tikler est un agenda perptuel trs commode ; cest galement


un classeur chronologique qui permet de remettre en mmoire, jour
par jour, ce quil faut faire et qui peut servir dchancier ; il est
appel parfois auto rappel.

PHOTOS

Les objectifs du classement


I -QUE CLASSER ?
A/Les supports dinformations :
Ils sont nombreux et on constate de plus en plus lvolution. Le choix du type de
support devra se faire en fonction de :

traitement
la forme
la frquence
la dure de vie de linformation
En fonction de la frquence dutilisation, il faut distinguer les documents :

Actif : consult et mis jour frquemment


Semi actif : consult de temps en temps
Archives : trs rarement consult
Pour tre conserve, linformation est enregistre sur des supports : Papier .
B/Les dossiers :
Les dossiers manuels ( revoir) ou informatiques.

II -Les qualits dun bon classement


Un bon classement doit tre complet :
Utiliser tout document utile
Simple : permettre une recherche rapide
Fiable : constater quaucun support me manque ou nest dclass
Peu encombrant : occuper un minimum de place
Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers
Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)
Discret : protger les documents contre des lments destructeurs et
contre Les indiscrtions

III -Identification du mot directeur


A/Dfinition du mot directeur
Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est dtermin
parmi un ensemble de mots appels (raison sociale, dnomination, rubrique
B/Etude de la norme
Les rgles du choix du mot directeur dans une dnomination se fixent par la
norme Z 44001 dfinie par lAFNOR (association franaise de normalisation)

C/Dtermination du mot directeur


1) Nom propre de personne :
Exp. : Entreprise ALI et fils
Entreprise ALI ALAOUI
Entreprise ALAOUI
Remarque : les articles le, la, les BN, AIT, WALD, OUM, sont considrs

comme faisant partie du nom sauf de et d


Exp. : Entreprise de GAULL

Remarque : les titres sidi, Moulay, lala, etc. sont considrs comme faisant

partie du nom que sils sont lis par un trait dunion.


Exp. : Lyce MOULAY- ABDALAH
Lyce MOULAY ABDALAH

2) Nom gographique :
Le mot directeur est le nom gographique dans une rubrique
Exp. : Htel CASABLANCA
Remarque : les points cardinaux et leurs composs sont considrs comme mot

directeur , galement le mot centre qui marque le lieu.


Exp. : Htel du Nord.
Htel du Nord du MAROC

3) Nom publicitaire :
Le mot directeur est le premier nom publicitaire
Exp. : La maison Philips
Remarque : On considre comme nom publicitaire les noms Historiques ou

Lgendaires

Exp. : Htel ALMOUWAHIDINES


Les mots isols entre guillemet
Exp. : Journal lopinion
Mots trangers la langue franaise
Exp. : Htel WELCOME
4) Nom commun et adjectif :
Le mot directeur est un nom commun et un adjectif
Le mot directeur est le premier nom commun dans une dnomination sauf le mot
socit et compagnie
Exp. : Socit franaise de confection
Le mot socit ou compagnie est considr comme mot directeur sil est le seul
nom commun dans la dnomination
Exp. : socit franco-marocaine
Le mot directeur est un adjectif numral dans une dnomination
Exp. : Alfa 55
Le mot directeur est un adjectif qualificatif qui prcde un nom commun unique
Exp. : Grand htel
Grand htel de la ville
Le mot directeur est adjectif substantif

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Exp. : la royale imprimerie


5) Sigle :
Le mot directeur est un sigle.
Exp. : SOMACA, COMANAV

IV- Comment classer ?


Selon un nombre de classement rtablit, les ordres de classement sont 7 :
Les trois ordres principaux sont :
Le classement numrique
Le classement alphabtique
Le classement idologique
Les quatre ordres drivs sont :
Le classement gographique
Le classement chronologique
Le classement alphanumrique
Le classement dcimal
Avant chaque classement il faut :
- dterminer le mot directeur du classement
- Indexer la dnomination
REMARQUE : lindexage est une technique de prsentation de la rubrique, elle a

pour but de faciliter le classement des supports divers de linformation

EXP :

RUBRIQUE INDEXEE

CONFECTION de textile (socit marocaine de)

Mot directeur

mot suivant

mot prcdent

11

organigramme

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Exercice DAPPLICATION
Dterminer le mot directeur dans chacune des dnominations suivantes:
Socit Moulay EL HADI; MARRAKECH
Lyce DESCARTES ; RABAT
Salle gymnastique Mohammed ELALAOUI
Compagnie de GAULLE et fils
Entreprise de peinture ASTRAL ; CASABLANCA
Pharmacie ltoile du sud
Magasin du Nord marocain ; RABAT
Htel des ALOUTES ; RABAT
Transport rapide du nord -ouest du pays
Socit du PULLOVER ; CASABLANCA

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ORDRES

FONDAMANTAUX

CLASSEMENT ALPHABITIQUE
Le classement alphabtique est le plus pratiqu pour les documents concernant
des tiers : dossiers du personnel, tat informatiques nominatifs.
Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs des lettres dans
lalphabet.
Lapplication de cette rgle, simple pour les mots isols, est souvent dlicate
pour les dnominations comportant un ensemble de mots ;

en effet, il faut

choisir, dans chaque dnomination, le mot directeur.


Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en vidence
en vidence en indexant la dnomination.
La dnomination indexe est place lendroit le plus visible du dossier, compte
tenu du mode de classement adopt (voir chapitre suivant).

REGLE GENERALE
On prend comme mot directeur de classement :

Le premier nom propre de la dnomination :

-nom propre de la personne

-nom propre gographique

- nom publicitaire

ou, dfaut le premier verbe


-ou le premier nom commun lexception des mots
- ou adjectif pris substantivement compagnie et socit

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les mots unis par un trait dunion doivent tre considrs comme un seul mot.
Les abrviations, les chiffres et les sigles doivent tre transcrits en toutes
lettres.
Si une hsitation peut se produire sur le choix du mot directeur de
classement, on clase le dossier daprs le mot dtermin conformment la
norme, et lautre mot significatif on fait un renvoi au mot directeur.
AVANTAGES :
Recherche et reclassement rapides dans un petit classement.
INCONVENIENTS :
-Ncessit de connatre les rgles du classement ; problmes des homonymes.
-Scurit imparfaite : une erreur de classement ne peut tre dcele.
-Extensibilit imparfaite : dans le cas dune extension rapide du classement,
linsertion de nouveaux lments pose des problmes matriels.
UTILISATION :
Classement le plus courant pour les dossiers et documents concernant les tiers
(clients, fournisseur, personnel) et donnant lieu des traitements manuels.
Au cour des traitements informatiques, des listes alphabtiques sont frquemment
produites (sur papier ou lcran)

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LE CLASSEMENT NUMERIQUE :
Le classement numrique consiste attribuer

un numro chacun des lments

classer et ranger ces lments daprs lordre des nombres.

Lors de larrive dun nouvel lment, on lui donne le numro suivant. Si les lments
sont identifis par une dnomination, il est indispensable dtablir un rpertoire
alphabtique qui permet, connaissant la dnomination, de trouver rapidement le numro
de llment. La recherche seffectue ensuite sans hsitation.
La recherche
Lexprience prouve que, dans un traitement manuel, le responsable du classement
effectue de nombreuses recherches sans consulter le rpertoire : il connat de mmoire
le numro ou lemplacement des dossiers les frquemment demands. (Souvent, la loi des
20.80 sapplique dans ce cas 80% des sorties portent sur 20% des dossiers).
AVANTAGES :
- Le classement numrique permet de classer toutes sortes dlments (dossiers, livres,
cassettes, etc.)
- Il permet une recherche rapide, surtout dans les classements importants.
- Labsence dun lment ou son mauvais classement sont faciles dceler : grande
scurit.
- Les lments peuvent ne porter quun numro : discrtion.
- Les nouveaux lments prennent place la fin du classement : grande extensibilit.
INCONVENIENTS
-Il est ncessaire dtablir un rpertoire.
- les liminations se produisent surtout parmi les lments anciens, ce
qui peut entraner quelques problmes matriels.
UTILISATION :
Classement importants ; classements en extension ; fichiers informatiques.

Les dossiers prims :


Les dossiers prims se trouvent surtout en dbut de classement (lments les plus
anciens)
Or, un numro devenu libre ne peut tre rutilis sans risques de confusion.
Une solution consiste laisser un tmoin la pace du dossier limin pour viter
rupture du classement.

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Exercice dapplication
Vous tes employ au service de classement dune importante agence de publicit. Le 10
Dcembre dernier, la guichetire du service offre demploi vous remet sa feuille de la
journe sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insrer une annonce
doffre demploi ce jour l.

Compagnie de produits cramique

Antiquit dorget

Compagnie des transports runis

Socit rgionale dalimentation

Garage Balzac

Entreprise gnrale de chauffage

Etablissement Louis Guillaud et Cie

Comptoir thermique europen

Ptisserie au soleil dor

Htel des deux dauphins

Travail faire :
Prsenter dans lordre numrique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier
porte le numro 400.

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LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE


Le classement thmatique consiste ranger les lments par thmes :
Le plan de classement comporte la division de la matire en sujets, des sujets en soussujets, etc.
Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en gnral classes dans lordre
alphabtique.
Plan de classement dune documentation relative lquipement du bureau (extrait) :
Installation et ameublement
Environnement
- cloison mobiles
- Eclairage
- Insonorisation
- Revtement
Ventilation
Mobilier
- Bureau
-Sige
-Tables
Rangement
1. Matriel
-Dossiers
-Fiches
-Rpertoire
2. Mobilier
-Classeurs
-fichiers
-rayonnages

sujet

subdivision1

subdivision2

AVANTAGES :
Le classement peut se subdiviser autant que ncessaire.
INCONVENIENTS :
Le plan de classement est dlicat tablir.
La recherche peut tre assez longue si les subdivisions sont nombreuses.
Lextension du classement peut poser des problmes matriels.
La scurit nest pas parfaite (risques derreur lors du classement).
UTILISATION :
Classement de la documentation (traitement manuel).

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ORDRES

DERIVES

CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE
Principes :
Il consiste classer les dossiers dans lordre des dates, des plus anciennes aux
plus rcentes.
Il est utilis lorsque la date apparatre comme un lment essentiel
didentification dun document.
Toutefois, le document le plus rcent doit toujours tre plac sur le dessus
Le classement chronologique est parfois complt par un classement numrique.
Avantages :
-

Simple

Extensible linfini

Le document le plus rcent est immdiatement visible

Inconvnients :
-

Impossible de constater labsence dun document

Difficile des retrouver un document dont on ne connat pas la date prcise

Le classement chronologique est utilis particulirement pour le classement de la


correspondance, des revues et des journaux

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Exercice dapplication
Vous venez dtre engag comme secrtaire dans une entreprise.
On vous a remet ple-mle les dossiers de client ouvert avec lindication des
dates arrives :
22/5 : les constructions lectrique Thermor
2/5 : Hte Jules Csar
13/5 La nationale dassurances
6/3 les ditions darts= Marino
17/2 Monsieur le comte de La fert
12/2 Lentreprise Paul la Marche
1/9 fabrique de cble lectrique du nord
10/5 S.A.A.G. (Socit A dalimentation gnrale)
Travail faire :
Classer chronologiquement ces dossiers

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LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE
Principe :
Classement driv la fois du classement numrique et alphanumrique.
On rpartie les dossiers classer dans les classes alphabtiques : A.B.C.D
A lintrieur de chacune de ces classes, on attribue chaque dossier un numro
selon sa date de cration.
Les dossiers sont regroups par lettre et lintrieur de chaque lettre ils sont
classs numriquement.
Les dossiers du classement alphanumrique sont souvent spars par un guide
rpertoire sur lequel on inscrit les dnominations selon lordre darriver des
dossiers.
RAMARQUE
Un guide rpertoire est un moyen de signalisation qui visualise le plan de
classement adapt

EXP : onglets

Avantages :
- Extensible
- Discret
- Sr
Inconvnients :
- Ncessit de tenir un rpertoire pour chaque classement alphabtique.
- Assez long : la consultation du guide est longue

21

Exercice dapplication

Vous tes employs au service de classement dune importante agence de


publicit. Le 10 Dcembre dernier, la guichetire du service offre demploi
vous remet sa feuille de la journe sur laquelle inscrit, les diverses maisons de
commerce ayant fait insrer une annonce doffre demploi ce jour l.
Compagnie de produits cramique
Antiquit dorget
Compagnie des transports runis
Socit rgionale dalimentation
Garage Balzac
Entreprise gnrale de chauffage
Etablissement Louis Guillaud et Cie
Comptoir thermique europen
Ptisserie au soleil dor
Htel des deux dauphins
Travail faire :
Prsenter dans lordre numrique les noms de diverses maisons sachant que le
dernier dossier porte le numro 400

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LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE
Dfinition :
Le classement gographique est fond sur les divisions territoriales : continents, pays,
provinces, villes, prfectures, communes, quartiers etc.
Les divisions gographiques sont souvent classes alphabtiquement (facultatif).

Avantages :
-Simple dans son principe
-Extensible puisquil se subdivise.

Inconvnients :
Exige de srieuses connaissances gographiques
Ncessite lemploi dun dictionnaire ou dune carte gographique
Il est difficile de reprer labsence dun dossier.

Remarque :
Ce mode est utilis dans les services commerciaux, des services de ventes par
correspondance et des agences de publicit.

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EXERCICE DAPPLICATION
Vous tes employ au service de classement dune importance agence de
publicit. Le 10 dcembre la guichetire du service offre demploi vous remet sa
feuille de journe sur laquelle a inscrit les divers agents de commerce ayant fait
insrer une annonce doffre demploi ce jour l.

Compagnie de produits cramique, Casablanca

Garage BALZAC, Bni Melal

Entreprise gnrale de chauffage, Sal

Antiquits dorgets, Casablanca

Compagnie de transports runie ; Rabat

Etablissement de la feuille et fils, Madrid

Dragon dor antiquit, Paris

tablissement Quick service, Rabat

Office national de mtorologie, Casablanca

Prsentez les rubriques selon lordre alphanumrique et ensuite en mode


gographique.

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LE CLASSEMENT DECIMAL
Principes :
Le classement dcimal repose sur le principe suivant entre deux nombres
dcimaux, conscutif de mme ordre, il est toujours possible dintercaler 9
nombres dcimaux.
Lorsquon forme des nombre dcimaux, chaque nouveaux chiffre est ajout
droite du prcdent, les documents classer en dix groupes qui peuvent
nouveaux tre subdiviss en dix groupes qui peuvent nouveaux tre subdiviss
etc.
Dans la pratique pour simplifier lcriture en supprimant le 0,
Exemple : 021
21
Le classement dcimal est la scurit du classement numrique.
Avantages :
- Parfaitement adapt un classement de la documentation.
- Extensible linfini.
Inconvnients:
- Organisation longue.
- Emploi dlicat

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EXERCICE DAPPLICATION

Classez daprs le mode dcimal les documents portant les numros ci-aprs :
282, 3215, 501, 684, 6001, 501, 24, 106, 1005, 601, 37, 364, 3701, 379, 106,
2456.
Mme exercice
Votre employeur est abonn une revue de documentation juridique fiscale et
sociale dont les feuilles de mise jour sont classes suivant le principe de la
numrotation dcimale.
Rubriques : n
0- Gnralits
1- Impts directs
2- Taxes indirectes
3- Comptabilit
4- Economique
5- Travail - lois sociales
6- Laps
7- Droit usuel
Travail faire :
Sous quelle rubrique et dans quel ordre doivent tre intercals les feuillets
suivants.

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LE RANGEMENT DES SUPPORTS


Du classement vivant au classement mort
Ranger et assurer la bonne conservation des documents et
des supports
Dterminer les tapes des rangements
Recenser les diffrents modes de classement
Caractriser le classement aux archives

27

Photo

28

PHotos

29

Photos

30

Les tapes du rangement


Aprs avoir dtermin lordre dans lequel doivent tre classs les supports, il
sagit de choisir les moyens matriels a utiliser pour conserver les documents et
permettre leur consultation dans les meilleures conditions.

Regrouper les documents en dossier :


Pour faciliter le rangement et la recherche, les documents concernent un mme
sujet, une mme personne- lettre, imprim, documents divers sont regroups
dans un dossier.

Pour les dossiers de travail peu pais ;

Dossiers ordinaires

Pour un rangement de documents dans


un dossier suspendu.

(chemises cartonne)

Pour les dossiers de travail plus pais ;

Pour les dossiers de documentation

-chemise lastiques, rabat

Pour les dossiers de travail volumineux

tirettes

Dossiers systme

Pour le rangement de documents


Frquemment consults (tarifs,
chanciers, documentations, chronos)

- classeurs sangle Consults


-classeurs anneaux
biblorhaptes

pour le plupart des dossiers individuels


(clients, fournisseurs, personnel)

Dossiers suspendus
- (hamac en papier kraft
suspendu sous un rayon
darmoires ou dans un tiroir)

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Louverture du dossier

le dossier doit porter :

le titre du dossier (dossier de travail) ;


son indicatif de classement (dossier individuel, dossier de documentation).
A lintrieur une feuille colle sur la page 2 permet, ventuellement, de
rpertorier les diffrents documents du dossier.

La mise jour des dossiers


Dans les dossiers individuels, tous les documents intressants doivent tre
conservs :
La mise jour consiste placer les nouveaux documents au dessus des autres.
Dans les dossiers de travail ou de documentation, quand un document nouveau
rend prim un document ancien, il prend sa place, le document prim tant
dtruit.

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Dterminer le lieu de classement, en fonctions de la


frquence de consultation.

Nature des documents

Type de classement

Dossiers de travail
Documents consults trs souvent
En gnral par un seul utilisateur

Vivant
(Ou actif)

Documents permanent consults Semi vivant


assez frquemment par plusieurs
(Ou semi actif)
Utilisateurs.

Documents rarement consults


Archives

Mort
(Ou inactif)

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Lieu de classement
Classement individuel, au
Poste de travail
Accs rapide

Classement dcentraliser au
Niveau du bureau
ou du
service.
Parfois,
classement
centraliser dans une cellule
spcialise

Classement centralis dans


un local darchives

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Dossier :
Le terme dossier dsigne indiffremment :
Le contenant
(Chemise de papier cartonn et le contenu document relatif au mme individu)

Classement dans les dossiers :

Pour les dossiers individuels :


-

Les dossiers de travail

Les chronos

Ordre chronologique,

Le document le plus rcent dessus

Pour les dossiers volumineux

Les dossiers de documentation dans les sous- dossiers par thmes.

Classement centralises ou dcentralise :


-

Un classement dcentralis est confi aux utilisateurs de bureau ou de


service.

Un classement centralis est assur par des employs spcialiss


disposant dun matriel perfectionn.

35

Photos

36

Photos

37

LES MOYENS DE SIGNALISATION

Dfinition et utilit :
La signalisation est le moyen de mettre en vidence certains caractres
fondamentaux commun un groupe de fiches ou de dossiers, on distingue deux
sortes de signalisation :
Signalisation fixe : met en valeur des renseignements permanents
Signalisation mobile : utilise pour les renseignements temporaires
La signalisation permet :
-

De slectionner rapidement les fiches sur lesquelles un travail donn doit


tre effectu.
Dattirer lattention sur certains faits ou dates titre dexemple :
La couleur de la fiche
Un trait de couleur dans une case suffit parfois pour signaler
une particularit

Matriel de signalisation :
Deux types de moyens de signalisation sont utiliss selon que les renseignements
soient fixes ou mobiles
Matriels utiliss pour la signalisation fixe :
-Guide de client intercalaire
-Couleur de la fiche
-Trait de couleur
-Onglet avec ou sans fentre, plaquettes en acier se fixant
par une pincette sur le bord de la fiche.

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Papillonne gomms : morceau de papillon circulaire autocollant de diffrentes


couleurs.
Nom :
Prnom :
Tl. :
Condition :
Rglement :
Domiciliation :
Conditions accorder

Matriel utilis pour la signalisation mobile :


Cavaliers languettes, pincettes ou pont :
Les plaquettes en acier minces de toutes les couleurs se posent
comme des onglets cheval sur le bord visible de la fiche, elles
peuvent tre indexes ou non.
pingles de signalisation
Curseur : signaux en matire plastique opaque et de couleurs qui se
placent sur la fiche elle-mme ou sur la gaine de plastique
dcouvrant la fiche.

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Dfinition de quelques types de moyens de signalisation :


LES PAPILLONS :
Ce sont de petits disques de papier de couleur qui se collent cheval sur le bord
suprieur de la fiche. Leurs diamtres sont variables et leurs couleurs sont
galement nombreuses.
Ils sont utiliss pour signaler une particularit fixe : rgion gographique,
profession
LES TRAITS DE COULEUR
Un trait de crayon de couleur, sur le bord suprieur de la fiche, suffit souvent
pour en signaler une particularit. Il faut galement, pour quil soit bien visible,
que les fiches soient suffisamment cartes.
LES REHAUSSEMENTS A DECOUPER
Certaines fiches comportent, leur bord suprieur, des rehaussements
dcouper : On ne garde que le rehaussement qui donne la caractristique dsire
(lettre ou numro)
LES CURSEURS
Ils sont employs pour signaler des faits continuellement variables (tat des
stocks) : Ils se dplacent horizontalement partir dune fente pratique dans la
partie visible de la fiche.
LES ONGLETS ORDINAIRES
Ce sont des plaquettes en acier qui se fixent par une pincette. Ils servent
surtout pour les fiches des grands formats.

40

Photos

41

Supports dinformation
LES MOYENS DE CONSERVATION DE LINFORMATION

Les fiches

Prsentation et indexage des fiches


Dfinition :
La fiche est une carte ou une feuille de papier fort, destine tre classe
dans un ensemble. Elle regroupe et rsume sous forme simplifie des
informations.
Le rle :
Les fiches permettent de retrouver rapidement le ou les renseignements
souhaits. Elles concourent la bonne marche de lentreprise en facilitant :
le contrle de lexcution des commandes.
La surveillance de ltat de stock, les dlais de livraison.
Les avantages :
Mobilit
Maniabilit
Volume rduit
Signalisation fixe et mobile
Possibilit dcrire la main ou la machine crire
Bonne vision densemble dun secteur dactivit
Les inconvnients :
Possibilit de dclassement ou de perte
Possibilit de dtrioration par usage :
-il faut par consquent choisir des cartes de bonne qualit

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Prsentation de la fiche
Les fiches existent sous diffrents formats :
Format A429.5*21
Format A5la moiti du format A4 (14.8*21)
Format A6la moiti du format A5 (10.5*14.8)
Format A 7 ...la moiti de A6 (7.4*10.5)
Elles sont utilises la Franaise et lItalienne :

(Portrait)
critures la franaises

Franaise
Ecriture dans le sens de la largueur (portrait)

Italienne

(Paysage)
criture italienne

Ecriture le sens de la largeur (paysage)

Le trac des fiches :


On distingue en gnral trois parties dans une fiche :
Partie rserve lindexage ou la signalisation (partie suprieure)
Partie rserve aux renseignements permanents (nom, adresse, Tl.,
conditions de paiement)
Partie rserve aux renseignements temporaires (date, dbit, crdit,
date de livraison)
Les fiches doivent tre regroupes par agence dans des meubles spcialiss
(fichier lensemble de fiche)
Lindexage :
Indexer une fiche, cest inscrire sur la partie suprieure ou visible de la fiche,
le titre de la rubrique suivant un mode de classement adapt.
Lindexage peut tre port sur des onglets ou sur le dpassement
(rehaussement) des intercalaires.

43

Photos

44

I-DEFINITION :

1. La fiche :
La fiche est un support de papier cartonn qui permet de conserver des
renseignements en vue dun traitement ultrieur
2. Fichier :
Un fichier est un ensemble organis de mme nature, qui doit faciliter les
traitements pour lesquels il a t reu et doit donc avoir :
Une capacit suffisante
Etre sr et viter toute perte
Permettre un accs rapide linformation
Avoir un cot rduit
3. la signalisation :
La signalisation des fiches permet la slection daprs une caractristique
(profession, nature des produits, date dchance)
1) signalisation fixe :
Elle identifie les caractristiques fixes :
Exemple :
couleur de la fiche
trait de couleur
papillon ou gommette coll cheval sur la fiche
2) signalisation mobile :(caractristiques variables)
- cavalier mtallique :
Cavalier languettes
Cavalier pincettes
Cavalier pont
Cavalier index plastique :

45

4. indexage

Consiste visualiser le plan de classement pour faciliter la recherche dune fiche daprs
lindicatif du classement. Les guides en cartons portent un onglet pour
indexer

Onglet
ordinair

Onglet
ordinaire
index

Mau-Maz

Onglet
fentre
index

Exemple de grille de classement.


Exemple de grille de classement

Cuides

U
I

Tapis runi (les)

46

5).Format = (AFNOR)
association franaise de normalisation
Grande mobilit
Faible encombrement
Prix de revient moins lev
Mais :
-Recherche et un classement long
-La place de signalisation rduite
-Manque de la scurit de la signalisation mobile

A5

A7.
A6

A4
A5
A6
A7

( 21 x 29.7) un ou ( 21x31)
(21x14.8)
(14.8x10.5)
( 10.5x7.4)cm

47

6). Sens dutilisation :

A la
franaise

A litalienne

Les fiches peuvent tre prsentes la longueur intitule :


Italienne ou la largeur nomme : la Franaise

48

VI fiche ordinaire ou (fiche verticale simple)


Cest un support en papier
caractristiques suivantes :

cartonn

qui

reprsente

Un classement simple et facile


Grande mobilit
Faible encombrement
Prix de revient moins lev

Mais :

- Recherche et classement longs


- La place de signalisation rduite
- Manque de la scurit de la signalisation mobile

Photos

49

les

II- les fiches horizontales visibles

Les fiches sont fixes sur des pochettes montes


rgulier sur un plateau tiroir : le dcalage correspond
visible (partie protge par Rhodod)
Signalisation fixe: couleur de la fiche, papillon, case
inscription
Signalisation mobile : cavalier pont , index en matire
un curceur.
Exemple: fiche de stock

50

intervalle
la partie
colorie,
plastique,

II-les fiches verticales dcales

Les fiches sont poses sur des rails . lcartement des encoches et
les fiches correspond celui des rails .Le dcalage des fiches fait
appratre une partie verticale rsrv la signalisation dune partie
oblique portant lindicatif du classement.
Labsence dune
fiche est immdiatement
repr
par
la
discontinuite des pavs figurant en haut et en bas de la partie
visible des fiches .

51

VII les fiches suspendues :

Zone
directement
Visible

Fiche suspendue

Les fiches sont conues comme des fiches ordinaires.


Leur partie suprieure est protge par un Rhodod qui se termine
par deux crochets. Elles sont suspendues sur un chssis.
Leur partie suprieure est visible condition que les fiches ne soient
pas trop serres.
Signalisation : tous les moyens de signalisation fixes et mobiles.
Matriel : les fiches sont suspendues sur un cadre ou chssis qui
peut tre plac sur un bureau ou un tiroir ou dans un bac

52

VIII- Fiches paules ou en (T)

3 12 cm
1.5cm partie visible
Partie non visible

Format : particulier
sens : la franaise

a)
b)
a) Signalisation : Fixe papillon couleur de la fiche
Mobilier cavalier mtallique
b) Matriel

: Elles sont places dans des panneaux


composs de fentes

XI les caractristiques des rapports de position


liaison (Imprims)
Caractristiques
Support de position
Support
Papier cartonn
Titre
Pas de titre
Indicatif
de Indicatif
de
classement
classement
trs
visible
Directive dutilisation Pas
directif
dutilisation

53

fiches de

Support de liaison
Papier lger
trs apparent
Pas dindicatif de
classement
Directive dutilisation
prcise

Exercices dapplication
Centre cuir, Casablanca, est un dpt de chaussures qui
sapprovisionne directement la fabrique de fes et revend des
dtaillants de la rgion du centre
A loccasion de la mise en place dun nouveau fichier tiroir
horizontale visible, on vous demande de proposer le trac dune fiche
de stock pour les articles en dpt en prvoyant une signalisation du
niveau du stock.
Illustrez votre travail avec lexemple suivant relatif au
modle Auteuil rf. C581 pointure 38 :
- le 2-01, bon de sortie 003 :80 paires,
- le 4-01, bon de sortie 012 :95 paires
- le 14-01, bon de sortie 059 :75 paires,
- le 10-01 le magasinier a tablie le bon dentre N5046 pour
250 paires
- le 31-12, le stock tait de 300 paires
Pour cet article, le stock maximum est fix 400 paires le stock
dalerte qui dclenche la demande de rapprovisionnement de 150,
le stock minimum de 50
Devoir faire :
Vous travaillez dans une maison ddition qui publie une revue
mensuelle .on vous demande, de prsenter un projet de fiche
verticale dcale qui permettra de donner, sur chacun des 1200
abonns, les renseignements indispensables de noter les
renouvellements
dabonnements
(date
et
paiement)
et
observations diverses ; la signalisation devra ressortir :
- les destinataires payants et ceux qui reoivent la revue
titre gratuit
- le nombre dexemplaires reus
- le moi de renouvellement de labonnement

54

Supports dinformation
LES MOYENS DE CONSERVATIONS DE LINFORMATION

LES IMPRIMES :
1. Imprims de liaison, imprims de position :

Un imprim est un support prpar pour recevoir lenregistrement crit dune


information en vue dun traitement et ventuellement dune diffusion.
On distingue deux catgories dimprims :
- Les imprims de liaison qui permettent de permettre des informations.
- Les imprims de position qui permettent de conserver des informations.
Malgr le dveloppement des tlcommunications, des supports informatiques et
crans de visualisation, les documents imprims formulaires, questionnaires,
fiches - restent les moyens les plus utiliss pour transmettre et conserver
des informations.
Limprim est donc :
-Un support de communication qui permet la circulation de linformation ;
-Un support de mmoriser en vue de traitements ultrieurs.

55

Documents de liaison
1- Dfinition :
Imprim qui permet de transmettre des informations.
A la fin du processus, il est rarement consult et est souvent dtruit.
2- Titre :
Le document de liaison doit tre rapidement identifi par celui qui le reoit.
Le titre doit tre trs apparent, suggestif et plac en haut du document.
3- Indicatif de classement :
Les documents de liaison ne sont pas classs ensemble ; ils ne portent donc pas
dindicatif de classement.
4- Indications relatives lutilisation :
Ces indications sont indispensables : elles figurent
*en haut de limprim
* ou face aux zones concernes
* ou en pied de document, sous forme de renvois.
5- Support :
Le document nest pas toujours conserv ; il est rarement consult la fin du
cycle : il est ralis sur papier lger.

56

Document de position :
1- Dfinition :
Imprim qui permet denregistrer et de conserver des informations ncessaires
laccomplissement des tches dun service.
Il est donc conserv dans le service et est frquemment consult.
2- titre :
Les documents de liaison sont connus des utilisateurs ; ils sont classs ensemble.
Il est donc inutile quils portent un titre.
3- indicatif de classement :
La mention servant au classement (nom, n) doit tre classe lendroit le plus
visible pour faciliter la recherche.
4- indications relatives lutilisation :
Les indications relatives lutilisation sont inutiles sur limprim.
(Elles sont ventuellement notes dans les consignes du poste de travail).
5- support :
Le document est conserv longtemps et consult frquemment : il est ralis sur
fiches cartonnes, sur feuillet mobile ou sur registre.
N Didentification :
Tous les documents doivent porter un numro didentification (en bas, en
gnral).
Ce numro est souvent complt par les indications suivantes : imprimeur, mois
et anne, titre de limprim, tirage. Lensemble de ces renseignements constitue
la grbiche.
Deux exemples dimprims :
Imprim de liaison : (titre)
Bulletin dinscription sjour.
Imprim de position : (indicatif de classement)
Fiche client.

57

2. La prsentation des imprims :


Il y a trois sortes de disposition, souvent combines sur un mme imprim :

A lignes : (prsentation traditionnelle, pour les informations textuelles


de longueur variable).

A cases : peignes, cases cocher, cadres (prsentation recommande


pour les informations saisir au clavier).

A colonnes : (pour enregistrer des informations successives de mme


nature).

58

a). La disposition des rubriques :

PRESENTATION A LIGNES
CARACTERISTIQUES

UTILISATION

La prsentation lignes convient :


le texte est inscrit sur des lignes
cette prsentation est simple mais un peu
pour des informations textuelles de longueur
variable.
vieillotte
Pour des imprims courts ou des zones
Si les dbuts de ligne dcriture ne
sont
limites de limprim.
pas aligns verticalement, laspect est confus et
limprim est difficile remplir la machine crire. Le trac doit tre organis de faon que les dbuts
de ligne soient laplomb de quelques lignes
verticales, les lignes matresses (de 2 5).

PRESENTATION A CASES
On distingue 3 sortes de cases :
* peignes :
les informations numriques ou alphabtiques sont
inscrites dans de petites cases ouvertes, celui qui
remplit limprim porte dans chaque case un chiffre
ou une lettre majuscule (il ne peut crire en
cursive)
*cases cocher :
parmi une liste dinformations de rdacteur cochez
la case correspondante sa rponse.
Lenregistrement de linformation est donc rapide
et sr.

*cadres ou botes :
les mentions importantes sont portes dans un
cadre pour les mettre en vidence

*les peignes conviennent aux informations


crites la main et qui doivent donner lieu
saisie au clavier en vue dun traitement
informatique.
Loprateur na ainsi aucune difficult de lecture
et les erreurs de saisies sont rduites.

*les cases cocher sont utilises :


-dans les questionnaires denqute, en raison de
la facilit denregistrement de la rponse, dans
le cas de questions fermes rponses
multiples.
-dans les imprims de saisie en raison de la
scurit.
*les cadres donnent limprim une prsentation
nette, moderne ; ils font ressortir les
renseignements essentiels.

59

PRESENTATION A COLONNES
Trac du tableau :
Quand un imprim est appel recevoir des -la largeur des colonnes est dtermine daprs
informations
successives
de
mme
nature la longueur des informations inscrire (et non
informations alphabtiques ou numriques on les daprs celle du titre).
prsente en colonnes.
-il faut essayer de nadopter quun nombre rduit
de largeurs diffrentes de colonnes.
-Si un mme imprim comporte plusieurs
tableaux, il faut rechercher un certain
alignement des colonnes.

60

EXEMPLES DE DISPOSITION :
A lignes :
NOM : ..
Adresse :
Nom : Prnom :..
Adresse :Tl. :

Lignes matresses

A cases :
Peigne :
Nom :
Date :
Cases cocher :
Clibataire
Mari
Veuf
Divorc

Cadres :
Htel
N De chambre :

A colonnes :
Produit
Date

Quant. entre

Quant.
sortie

61

Stock

Photos

62

63

Photos

64

LES PLANNINGS
Outil dordonnancement, le planning permet de visualiser, dans le temps, les
prvision et ralisations doprations.
Unit de
temps : heure,
jour, semaine,
mois

Schma gnral

Une ligne par


excutant ou
par poste de
travail

Oprations ou postes
travail
~~~~~~~~~~~~~
~~~~~~~~~~~~~
~~~~~~~~~~~~~

de

Echelle des temps

Visualisation du temps prvu pour lexcution ;


de la ralisation (par sur lignage, ou symbole
ralisation, ou suppression de llment prvision)

MATERIEL

CARACTERISTIQUES

UTILISATION

Planning sur papier


P. fiches en T
(ou fiches paules)
P. gouttires
(ou bandelettes)
P. gouttires profondes

Simple, mais mise jour difficile


Simple : une fiche par unit de
temps MAJ trs facile
Simple. MAJ facile

Pour des oprations exceptionnelles


Quand lactivit sexerce par units
de temps entires
Dans tous les cas

Les
bons
de
travail
se
chevauchent, laissant visible une
longueur correspondant la dure
dexcution prvue
Simple. MAJ trs rapide

Pour lordonnancement dateliers

P. magntique
Autres Ex :
Planning fils

Fragiles, plus coteux

65

Quand la MAJ est le principal


problme
Pour des utilisations spciales Ex :
surveillance de livraisons, dentretien
de vhicules

1) Planning fiches en T
Matriel : il se compose de bandes verticales mtalliques, perfores de fentes
quidistantes ; ces lments existent en plusieurs hauteurs (correspondant en
gnral 30, 40 ou 50 fentes) et en plusieurs largeurs ; ils sont assembls par
simple encastrement dans une paire de supports placs en haut et en bas.
Dans les fentes sont glisses des fiches en forme de T (fiches paules, ou
paulement) sont la partie suprieure reste visible.
Les panneaux ainsi raliss peuvent tre fixs au mur ou monts en panneaux
pivotants double face sur des consoles murales, ou encore monts sur un socle
pour raliser un tourniquet quatre faces.
Suivant le mme principe, des volets articuls en matire plastique, de
dimensions plus rduites (30 64 fiches par volet). Permettent de raliser des
plannings portatifs.
Utilisation :
La premire bande est rserve lindication des titres de lignes ; chacune des
suivantes correspond une unit de temps ; les couleurs des fiches permettent
de signaliser certaines caractristiques. Des renseignements divers peuvent tre
ports sur la partie non visible de la fiche.
Ce matriel, peu onreux, est rserv aux cas simples et est utilis comme
emploi du temps, chancier, aide-mmoire.
Exemples :
- Dans un lyce emplois du temps des sections, des professeurs ;
- Surveillance des livraisons des fournisseurs, de lexcution
commandes ;
- Planning des rendez-vous dans un service des ventes.

66

des

2) Plannings bandelettes (ou gouttires)


Dans les plannings de ce type, la prvision du temps est indique par une
bandelette de papier dune longueur voulue que lon place dans une gouttire, sur
la ligne concerne. Un lment porte fiches plac gauche du planning permet
dindiquer les titres des lignes ; un fil tendu verticalement prcise la date et
facilite le reprage.
a) Gouttires fixes. Les gouttires (ou gorges) sont soudes sur des
panneaux ; les panneaux juxtaposables et superposables peuvent tre
fixs au mur ou placs sur un axe pivotant.
b) Gouttires mobiles : Les gouttires en matire plastique transparente
comportent des aimants qui permettent de les fixer sur un support
mtallique ; on ralise ainsi des plannings sur mesure.
c) Gouttires profondes : Les gouttires ou gorges sont suffisamment
profondes pour recevoir des documents (de 8 10 cm de hauteur) dont la
partie suprieure est seule visible : fiches, bons de travail, cartes
mcanographiques. Ainsi les documents utiliss dans le processus sont
directement placs sur le planning. (ils sont partiellement superposs de
faon laisser visible une longueur correspondante la dure dexcution
prvue.)
.
lundi

mardi

mercredi

jeudi

Vendredi

lundi

mardi

Poste 1
Poste 2
Poste 3

Utilisation : Ce matriel peut coteux et souple peut sadapter tous les


problmes. Il est le plus utilis pour la ralisation de tableaux de charge.
Exemple : Tableau de charge des postes de travail

Fil plomb

Une gouttire est affecte chaque poste ou machine ; une bandelette


correspondant au temps prvu pour lexcution reprsente chaque opration (le
numro du bon de travail ou toute autre indication, peu tre porte sur la
bandelette) ; ds quune opration est termine, la bandelette correspondante
est retire du planning : une bandelette figurant entirement gauche du fil
plomb indique donc un retard.

67

3- Planning fils (ou cordonnets) :


Le planning comprend un panneau mtallique perfor et un plateau porte
fiche. A chaque fiche du plateau correspondent deux lignes de perforations.
la ligne suprieure, en gnral rserve aux prvisions, permet
lintroduction dans les perforations, de chevilles de formats et couleurs
varis ;
- la ligne infrieure permet par lavancement dun fil fix une cheville, de
visualiser la dure totale prvue pour lopration ou la ralisation ; le fil
(ou cordonnet) est mont avec rappel arrire automatique ; il reste
toujours en tension.
Exemple dutilisation : Entretien dun parc de vhicules.
-

68

Les graphiques
Un graphique est une schmatisation de faits qui met en vidence leurs relations
essentielles.
Cette dfinition gnrale recouvre deux grandes catgories de reprsentation :
Les reprsentations graphiques labores dans le cadre de lanalyse dune
organisation ou de donnes non chiffres.
Ces reprsentations utilisent souvent une symbolisation particulire. Exemple :
- Organigramme de donnes ;
- Organigramme de programmation (ou ordinogramme) ;
- Organigramme de structure ;
- Diagramme de circulation des documents ;
- Tous schmas destins faciliter la comprhension, la communication, la
mmorisation.
Les graphiques qui permettent la prsentation de sries
Ces graphiques substituent des donnes numriques des grandeurs
gomtriques (lignes, surfaces) dont lvolution est immdiatement visualise. Ils
constituent ainsi un outil danalyse trs efficace. Nous allons examiner ci- aprs
les principaux types de ces graphiques.
Notons que, dans tous les cas, les renseignements suivants doivent figurer sur le
graphique :
-

Titre ; lgende ; source ;


Variables portes sur chacun des axes ; graduation des axes.

69

Photos

70

1- GRAPHIQUES DEVOLUTION CHRONOLOGIQUE


Les graphiques mettent en vidence lvolution dune ou plusieurs grandeurs dans
le temps.
a) Graphiques coordonnes rectangulaires

Axe des
ordonnes

a
b

Temps (jours, mois, anne)

a
Axe des abscisses

GRAPHIQUE A ECHELLE ARITHMETIQUE :

71

DIAGRAMME EN Z :
Le diagramme en Z est obtenu en reprsentant sur le mme graphique :
La courbe des variations priodiques (chiffre daffaires mensuels) ;
La courbe cumule (chiffre daffaire mensuel cumul, cest --dire chiffre
daffaire total ralis depuis le dbut de lanne ; cette courbe fait
ressortir la vitesse daccroissement ;
La courbe du total mobile (total mobile des ventes obtenu en additionnant
chaque mois les chiffres daffaires des douze derniers mois) ; cette
courbe, qui limine les variations saisonnires, est en gnral voisine de
lhorizontale ; elle fait nettement ressortir la tendance laccroissement ou
la diminution : cest la courbe de tendance
Remarque
Noter limportance du choix de lchelle en comparant les deux courbes chiffre
daffaires total mensuel dans les deux graphiques ci-dessus : un changement
dchelle modifie la position des courbes et, donc, limpression produit.
b) GRAPHIQUE A COORDONNEES POLAIRES :
La grandeur est porte sur le rayon dun cercle partir du centre O (le ple).
On trace autant de rayons quil y a de priodes : 12 rayons pour les mois de
lanne, 7 pour les jours de la semaine, etc.
Ce diagramme nest utilisable que si la grandeur a une tendance constante la
hausse (exemple : spirale des prix) ou la baisse.
EXEMPLES :
-volution du chiffre daffaire dune maroquinerie (chiffre daffaires en
milliers de DH)
- le graphique traduit les variations saisonnires et tendance la hausse.

72

2- GRAPHIQUES DE REPARTITION :

Ces graphiques permettent de visualiser la rpartition par classes dune


grandeur.
a) Graphiques de distribution de frquence :
1- Histogramme :
Lhistogramme est utilis quand le caractre tudie peut prendre toutes
les valeurs (variable continue). Le diagramme est constitu dune srie de
rectangles de base gale placs les uns ct des autres ; le grand ct
proportionnel la quantit reprsenter (effectif de la classe).

Exemple : rpartition des 590 employs dune entreprise par classes de


salaires
Remarque

-Leffectif de la classe 1750-2000, par exemple, comprend tous les salaris dont le
salaire est gal ou suprieur 1700 F mais infrieur 2000F : (1750-2000)
- si lon joint les milieux des sommets des rectangles, on obtient une courbe appele
polygone de frquence ;
- pour chaque classe la frquence F = Effectif de la classe
Effectif total

2- DIAGRAMME A BATTONS (OU EN TUYAUX DORGUE)


Ce type de graphiques est utilis quand le caractre tudi ne peut prendre
que quelques valeurs bien dtermines (variables discontinues). La longueur
de chaque bton est proportionnelle la quantit reprsenter (valeur
absolue ou pourcentage). Lordre des lments est indiffrent.
Exemples :
- rpartition des effectives dune entreprise par services

73

b) GRAPHIQUES DE SURFACES
1 - diagramme circulaire (ou secteurs)
Le cercle (ou le demi-cercle) est devis en secteur dont la surface reprsente
limportance relative des parties.
Exemples :
Le budget familial des franais (I.N.S.E.E)

3- DIAGRAMME A COLONNES (OU EN BARRES, A BANDES, A


TRONONS)
Ce type de graphique permet la comparaison de plusieurs rpartitions.
(Valeur absolue ou valeur relative des diffrentes parties).
Exemples
-volution du budget familial des franais (I.N.S.E.E)

74

4- GRAPHIQUE PAR IMAGES (OU FIGURATIF)


Le nombre ou la surface de silhouettes ou des dessins reprsentant les
diffrents lments sont proportionnels aux valeurs tudies
Exemples :
Les lments du prix dune robe haute couture (CHRISTIEN DIOR)
Exercice dapplication :
A laide des renseignements ci-dessous, construisez un diagramme en Z pour
lanne n et la courbe de tendance :
C A en
centaine de
millier de F
Anne n-1
Anne n

18
17

10
8

16 18
13 14

17
17

20
20

16
18

2
4

21
30

22
32

18
28

22
30

On vous demande de reprsenter sur le graphique cordonne rectangulaire


le C A et le bnfice raliser par une entreprise au cours des 5 dernires
annes .Employez 2 chelles diffrentes sur laxe des ordonnes ; graduez la
mme longueur, 10 cm par exemple de 2000 a 6000 pour le chiffre daffaires
ralis et de 200 a 300 pour le bnfice
Annes
1
2
3
4
5

C A en millier de F
3000
4000
4600
4800
5200

Bnfice en millier de F
230
235
240
235
245

Refaite le mme graphique en conservant la mme chelle pour le chiffre


daffaire et en augmentant lchelle pour le bnfice : Graduation de 225 a
245 .Que constatez vous ?

75

Elments classer
dans
Le S. commercial
De limprimerie.

Ramettes de papier
formulaires, revues
dossiers Volumineux,
plans et dessin
Disques magntiques
Chemises
affaires

Livres
Biblorhaptes
(chronos)
dossiers systme
(documentation)

Procd de classement

Mode de
classement

Meubles de
classement

Horizontal

Classement
Horizontal
(ou plat)

Classeurs
rayons clapets
tiroirs plats

pos

dos

en

classement
debout
(ou sur chant)

avant
Procd :

pos

Face
(en avant)

Fiches clients
disquettes
vertical
Dossiers fournisseurs
tat dordinateurs

avec accs
par la grande
dimension

classement
vertical
ordinaire

classement
suspendu
visibilit
suprieure

Classeurs tiroirs
Bacs
Classeurs tiroirs
Bacs

Armoires

Suspendu

Dossiers clients

Rayonnages
Armoires
A rayons

Avec accs par la


petite
Dimension

76

classement
suspendu
visibilit latrale

77

Dans le cadre de son activit, lentreprise reoit et transmet de nombreux


messages crits, principalement du courrier. Un grand nombre de messages
provient des partenaires externes ( fournisseurs, clients , administrations,
banques) ou leur est destin. Les autres sont issus et/ ou transmis pour un
usage interne ( notes de service, circulaire). Lorsque le courrier est trop
important, lentreprise peut tre amene crer un service spcial pour son,
traitement. Gnralement, cest la secrtaire de chaque service qui sen
charge.

APPLICATION 1
Transmettre du courrier
SITUATION
Vous effectuez un stage au secrtariat gnral dune trs grande entreprise
pharmaceutique, la socit Prolab. Ce service assure entres autres la gestion
du courrier-dpart et du courrier-arrive. Ce jour, vous trouv sur votre
bureau :
- Une lettre manuscrite relative une inscription une colonie de
vacance dun enfant dun du personnel. Un papillon est agraf
lenveloppe ( document 1 ),
- Des consignes de la responsable du service ( document 2 ),
- Un extrait de la liste des membres du personnel (document 3 ),
VOTRE TRAVAIL
Aprs avoir pris connaissance des documents, faites le ncessaire.
METHODE
I-

Lanalyse
1- Que sest-il pass ?
2- Que devez vous faire ?..
3- Comment allez-vous procder ?

II-

La ralisation

Aprs vos recherches, effectuez le travail demand.

78

Document 1

Socit Prolab
A lattention de Mme Dumont
Route de qutigny
21000 DIJON

Document 2
Ce courrier a t transmis hier par erreur,
au service com. retrouvez le veritable
destinataire et mettez le dans le casier
correspondant Merci Claudine

Document 3
Service Commercial
Michel BRAZIER
Martine DUMONT
Alain PACCARD
Christophe PRIVAT
Patrick TILLARD
Jocelyne VACHER
Service du Personnel
Sarah BLANZY
Natacha DUMONT
Claude MORTAGNE

79

Ce doc. Ne concernes
pas mes services.
Recu le 16/03/..
Martine
Dumont
du
Services Commercial

APPLICATION 2
Enregistre du courrier-arrive
Situation pendant son absence, vous remplacer madame Rosaire, secrtaire
la socit Chamillot et responsable du courrier. Elle tient un registre
courrier-arrive ( Document 2 ) et dispose de la liste du personnel (
Document 3 ).
VOTRE TRAVAIL
Vous tes charge denregistrer les lettres (Document1) arrives le 15
novembre. Mettez jour le registre courrier arrive
METHODE
I-

Lanalyse
1- Quels documents sont votre disposition ?
2- Cochez les numro des lettres correspondant chaque
destinataire.

Le destinataire est :
Totalement
( nom )

identifiable

Partiellement identifiable

( service )

Identifiable par dduction ( Objet de la lettre )


3- Pour le groupe de lettres partiellement identifiable, quel
problme se pose vous ?.
4- Comment contournez-vous ce problme ? ..
5- Comment procdez-vous pour affecter un n denregistrement
chaque lettre ?..
II-

La ralisation
1. affectez un numro denregistrement chacune des lettre ?
2. mettez jour le registre courrier-arrive .

80

Document 1

Commande n45

Relev bancaire

St COLARGOLE

Crdit Agricole

Socit Chamilot
Service Commercial
Route de Ponan

Socit Chamilot
Route de Ponan

Demande de stage
1 CV

Modification de
commande
SARL Bonneau

Socit Chamilot
Service du personnel
Route de Ponan

Socit Chamilot
M.GASSIN
Route de Ponan

Rglt facture n 23
PJ : un chque

Demande de tarifs
Clavel & Fils

St MEDIC

Socit Chamilot
Service commercial
Route de Ponan

Socit Chamilot
Route de Ponan

Facture Tlcom
Personnel
France Tlcom
Socit VIDAL
A lattention de M. Bloch
Route de Ponan

Socit Chamilot
Route de Ponan

81

Document 2

COURRIER-ARRIVEE
Dates

N Enregistrement

Expditeur

Destinataire

Objet

14/11

453/C4

St CLARION

Mme BELIN

Commande

14/11

454/C2

Maison
DUFOUR

M.MANSOUR

Rglt.
fact.

PJ
1 chque

Document 3

Liste De Personnel
N de casier

Nom & Prnom

Fonction

C1
C2
C3
C3
C4
C4

BLOCH Dominique
MANSOUR Alain
TOBY Gaelle
BELIN Sophie
GASSIN Tomas
BRIOU Martin

Directeur
Comptable
Attache commerciale, service
Ventes
Attache commerciale, service
Ventes
Attache commercial, service
Achats
Attache commercial, service
Achats

82

APPLICATION 3
Prparer la transmission dune tlcopie
SITUATION
Vous travaillez chez Confortabl Vitry. Cette socit spcialise dans la
construction de maisons individuelles est installe sur deux sites 400 mtres
lun de lautre. Les bureaux sont au 34, rue Gustave Pri alors que les entrepts
sont au n88 de la mme rue. De plus, elle travaille en troite collaboration avec
sa filiale des vosges qui lui fournit les charpentes. De nombreuses tlcopies
transitent entre les trois sites. Leur prsentation ntant pas normalise, il
arrive quil soit difficile didentifier immdiatement lessentiel des informations (
expditeur, n de tlphone, destinataire) do perte de temps.
VOTRE TRAVAIL
En vue damliorer lidentification des messages expdis par tlcopie, madame
Morin, responsable du service administratif, vous demande de crer une page de
garde en respectant ses consignes ( document ).
METHODE
ILanalyse
1- Quel est le problme attach la transmission des tlcopies dans
la socit Confortal ?
2- Quel est le travail qui vous est demand ?
3- Dfinissez au brouillon les diffrentes zones dinformation.
4- Structurez-les.
5- Prparez-vous une maquette ( zones dlimites, choix des
emplacements, choix des caractres, taille des caractres,
disposition, enrichissement divers).
II- La ralisation :
Prsentez votre projet laide dun texteur
III- Le contrle
Placez le rsultat de votre en regard des consignes pour vrifier si vous les avez
bien respectes.
Testez votre document avec un exemple fictif

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Document
CONFRONTAL (bureaux) tlphone : 01 47 34 67 23
34 rue Gustav Pri
94400 VIRTY
tlcopie : 01 47 34 67 58

sur la plage de garde doivent figurer les informations suivantes :


- le nom de notre socit, ses coordonnes compltes
- en titre : PREMIEREVPAGE DE TELECOPIE
- le destinataire (nom, qualit, service, tl. et tlcopie)
- lexpditeur (nom, qualit, service, tl. et tlcopie)
- lobjet, la date, le nombre de pages (y compris la page de garde)
la prsentation :
- nutilisez quexceptionnellement le gars et le soulign
- bien sparer les diffrentes zones dinformation
- sur le format A4, rserver environ page pour la zone de massage
Sauvegarde de cette page en tant que modle.
VOTRE AGENCE
SAHARA TOURS est une agence de voyage dirige par Monsier
TIJANI
, sise Bd Mohamed V Marrakech, Tl : 43-27-39 / Fax :
43-27-87
sa mission est dassure au public les services suivants :
ventes des billets ariens,

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APPLICATION 4
VOTRE AGENCE

SAHARA TOURS est une agence de voyage dirige par Monsieur TIJANI,
sise Bd Mohammed V Marrakech, tl : 43-27-39 / Fax : 43-27-87
sa mission est dassurer au public les services suivants :
Ventes des billets ariens, ferroviaires et maritimes,
Organisation des voyages lintrieur du Maroc,
Intermdiation entre les tours oprateurs trangers et les htels du
Maroc,
Organisation des sminaires et congrs,
Organisation de voyage de OUMRA et HADJ
Location des voitures

VOTRE POSTE

Vous occupez le poste dassistant (e) de direction dpendant directement de


Monsieur TIJANI.
Votre agence a connu un dveloppement rapide et est passe de 3 35 salaris
en 3 ans.
Pour classer les documents concernant les salaris, vous avez pris lhabitude
dutiliser des dossiers classs idologiquement par type de documents :
Dossier des dossier relatifs lembauche : lettre de candidature, double
des lettres de convocations au entretien dembauche, etc
Dossier relatif au absences-maladie : certificats mdicaux, etc
Dossier relatif au autres absences,
Dossier relatif la carrire des salaris : promotion, mutation, etc
Dossier relatif au documents divers
A lintrieur de chaque dossier, les documents sont parfois rpartis par
catgorie de document, parfois plus au moins en dsordre.
Votre suprieur vous demande de rorganiser ce classement :
En crant un dossier pour chaque salari,
En classant les documents relatifs chaque salari dans son dossier par
ordre chronologique et en ajoutant sur chaque document un numros
dordre.
Vous devez lui remettre, au plus tt, les dossiers de deux salaris pour lesquels
vous avez collect les documents dans les anciens dossiers.

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APPLICATION 5
Vous travaillez en qualit de secrtaire la socit MEKNASSI, sise 22, Avenue
2 Mars, Casablanca.
Votre direction commerciale comprend :
Un Directeur : Mr KAMRI
Un Secrtaire : ( vous mme )
Deux Opratrices de saisie : Mme MALKI , Mlle FAIK
Quatre Techno-commerciaux : Mme ABBADI Mme AFIF Mr SAIDI
Mr NASSIRI.
Votre Directeur vous demande de prvoir la rpartition des congs annuels dt
du 1er Juin au 30 septembre 2000.
Vous devez tenir compte des contraintes suivantes :
Chaque employs 4 semaines de cong.
Mme MALKI doit bnficier dun cong de maternit de 10 semaines
partir de la premire semaines du mois de juin, son remplacement sera
assurer par une stagiaire : Mlle MHDAOUI.
Etant donn le manque dexprience de cette jeune fille Mr KAMRI souhaite
quelle nassure pas seule les travaux de saisie.
Lentreprise compte organiser une formation sur des logiciels au profit de son
personnel. un stage est prvu cet effet, au cour du mois de septembre. Seront
absents, pour y participer : Mme AFIF et Mme ABBADI pendant la premire
semaine de septembre ainsi que Mr SAIDI et NASSIRI pendant la deuxime
semaine.
Mr KAMRI, souhaite quune opratrice et un employ soit toujours prsents. De
plus, lors de son absence, vous devez assurer la continuit du fonctionnement de
la direction.
Les diffrents personnes de la direction vous ont communiqu leurs vux :
Mr KAMRI : dpart en juillet
Mme FAIK : de prfrence en juillet, ventuellement en juin.
Mme MALKI : juste aprs son cong de maternit.
Mme ABBADI : juste avant son cong de formation
Mme AFIF : dpart en juillet.
Mr SAIDI : dpart en juillet.
Mr NASSIRI : pas de prfrence.

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TRAVAIL A FAIRE
Visualiser laide dun planning de votre choix, la rpartition des diffrents
congs de toutes les personnes de la direction.

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