UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA

Facultad de Ciencias Administrativas y Sociales

Anlisis crtico de la aplicacin de herramientas administrativas en una

empresa de servicios

Campos Haro Ana Olga

Rodrguez Acosta Sara Elena
Gonzlez Guevara Jos Heriberto

Grupo 032

No. de Materia 12457

340370
342436
333202

INTRODUCCION

Actualmente es necesario que las empresas cuenten con un esquema

organizacional adecuado, que permita el cumplimiento de los procesos internos de
una manera coordinada y ordenada, todo esto, para responder ante las demandas
que sus clientes soliciten.
En el presente documento se hace un anlisis organizacional integral, que permita
hacer una serie de propuestas que fortalezcan la empresa, que la hagan
competitiva y funcional. El enfoque que presentamos se centra en proveerles de
herramientas administrativas y contables que optimicen las operaciones de la
empresa, as como aprovechar las fortalezas y oportunidades que puedan
presentarse y que generen desarrollo.
El entorno econmico actual exige empresas de calidad, que superen los
estndares tradicionales, es decir, empresas con un perfil administrativo moderno,
capaces de responder ante las cambiantes circunstancias econmicas y sociales.
Pero adems, la empresa debe estar preparada para responder ante esas nuevas
necesidades del mercado. Por eso es indispensable estar preparado y listos para
movilizar todas sus capacidades y as competir, teniendo como principales aliados,
las herramientas administrativas y contables.

Manual de Organizacin

IDENTIFICACION
En este punto, es el formato en el que debe estar presentado, debe llevar lo
siguiente:
Logotipo de la organizacin
Se le menciona tener una imagen que identifique a la empresa.
Nombre de la organizacin
De preferencia no usar siglas, poner nombre completo de la organizacin.
Denominacin y extensin del manual (general o especfico).
En caso de corresponder a una unidad en particular, debe anotarse el
nombre de esta, esto es si corresponde a un rea especfica de la
organizacin.
Lugar y fecha de la elaboracin
Anotar el nombre de la ciudad, asimismo poner la fecha.
Nmero de pginas
El paginado es algo importante, nos facilita la localizacin de los apartados o
captulos del manual administrativo.
Sustitucin de pginas (actualizacin de informacin)
En este caso, se maneja cuando se desagrega o agrega alguna
informacin relevante de esa pgina.
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
Son firmas que se plasman en el documento, como el responsable que lo
elaboro, el que reviso y autorizo el manual.

 Clave de la forma; en primer trmino se deben escribir las siglas de la

organizacin; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de
elaborar o utilizar el formato; en tercero, el numero consecutivo del formato y,
en cuarto, el ao.
Para leerla con facilidad, entre las siglas y los nmeros debe colocarse un
punto un guion o una diagonal. ONU.DSI.002.13 (corresponde a la organizacin
de las naciones unidas; Direccin General de Informacin, Formato nmero 2, y
ao 2013).

INDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Se recomienda que en esta parte se enumeren de manera cronolgica y de
forma en paginada, en relacin a como estn escritos los temas y el contenido del
manual.

PROLOGO, INTRODUCCION O AMBOS

Por lo general el prlogo es la presentacin que hace del manual alguna autoridad
de la organizacin.
Se recomienda una bienvenida clara y formal de la compaa, as como una
breve explicacin y mencin de comentarios importantes sobre lo que se explicara
en los diferentes temas a tratar del manual.

ANTECEDENTES HISTORICOS

Descripcin del principio u origen de la organizacin o del rea descrita en el

manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos
registrados.
Se recomienda explicar de forma cronolgica los cambios que ha surgido la
organizacin a lo largo de su historia mencionando las fechas ms importantes en
que se realizaron cambios mencionando nombres de las personas fundadoras o
que aportaron cambios a la empresa.

LEGISLACION O BASE LEGAL

Contiene una lista de los ttulos principales ordenamientos jurdicos que norman
las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o
facultades.
Se recomienda que las disposiciones legales sigan en este orden jerrquico:
constitucin, tratado, leyes, convenios reglamentos, decretos, acuerdos y
circulares, en cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su
expedicin (fecha de publicacin en el Diario oficial de la Federacin)

ATRIBUCIONES
Transcripcin textual y completa del artculo, clausula, considerando o punto que
explica las facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las
disposiciones jurdicas que fundamentan su quehacer.
Se recomienda que para efecto de este apartado se escriba de manera
completa los artculos y mencione las leyes de manera que confieren a la empresa
las facultades conferidas.

ESTRUCTURA ORGANICA
Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin en
funcin de sus relaciones de jerarquas.
Se recomienda que dicha informacin sea tomada del organigrama de la
empresa mencionando las unidades administrativas de la empresa.
1.0 Director general
1.1.1 asesora
1.1.2 auditoria interna
1.2 Gerencia general
1.2.1 gerente divisional a
1.2.2 gerente divisional b

ORGANIGRAMA

Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una organizacin o bien

de alguna de sus reas, que muestra que unidades administrativas la integran y
sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin,
lneas de autoridad, supervisin y asesora.

Se sugiere a la empresa la utilizacin de un organigrama matricial donde se

plasmarn de manera grfica y por orden de mando los diferentes puestos de
la empresa.

Ya que es una estructura que une dos o ms canales de mando, por un lado la
autoridad funcional y por el otro, la autoridad sobre un proyecto, producto,
proceso, lnea de negocio o nivel de estrategia, los cuales se entrelazan para
formar una rejilla que comparte autoridad y recursos con el fin de repetir la
responsabilidad de la toma de decisiones e imprimir cohesin a la gestin en su
conjunto. En esa estructura las acciones se cruzan vertical y horizontalmente para
negociar las prioridades estratgicas y de operacin en beneficio de la
organizacin.

OBJETO
Proporciona una imagen formal de la organizacin.
Facilita el conocimiento de la jerarqua y coordinacin.
Elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional.
Fuente autorizada de consulta.

UTILIDAD
Precisin
Sencillez
Uniformidad
Presentacin
Vigencia

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIN

Los organigramas se clasifican en cuatro grandes grupos:
1. Por su naturaleza.
2. Por su mbito.
3. Por su contenido.
4. Por su presentacin.

Por su Naturaleza
Microadmistrativos. Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a
ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.
Macroadministrativos. Involucran a ms de una organizacin.
Mesoadministrativos. Considera una o ms organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo especfico.
.

POR SU MBITO
Especficos.- Muestran en forma particular la estructura de un rea de la
organizacin.
Integrales.- contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico segn su magnitud y sus caractersticas. En el sector
Pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.

POR SU CONTENIDO
Integrales
Funcionales
De puestos, plazas y unidades

POR SU PRESENTACIN
Verticales
Horizontales
Mixtos.
De bloque

DISEO
Forma.- Como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar
cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar la lectura se recomienda

que los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectngulos las

unidades.
Dimensin.- Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener
dimensiones semejantes.
Colocacin de las unidades.- Las unidades deben ubicarse en la grfica:
En diferente nivel jerrquico.- Las unidades deben ordenarse en el organigrama de
acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos, los cuales varan segn su
naturaleza, enfoque, sector, giro y mbito de actuacin.

LNEAS DE CONEXIN
Se emplean lneas para mostrar los diferentes tipos de relaciones que existen
entre las unidades que integran la estructura organizacional.
Relacin lineal.- En ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante
una sola lnea.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR O ACTUALIZAR ORGANIGRAMAS

Pasos bsicos para preparar organigramas:

Autorizacin para realizar el estudio.

Esta autorizacin debe emanar del titular de la organizacin, apoyado por los
niveles de decisin, en especial por el responsable del rgano administrativo.
Integracin del equipo de trabajo.
La elaboracin de organigramas requiere personal compenetrado con la materia,
por lo que es conveniente seleccionar al equipo que se asignara a este efecto.

Para afinar detalles y lograr una buena coordinacin del trabajo puede capacitarse
al personal de apoyo en las siguientes reas especficas:
Presentacin personal y forma de solicitar la informacin.
Alternativas para concentrar avances.
Mecanismos de supervisin y coordinacin.
Revisin y depuracin de propuestas.
Determinacin del programa de trabajo.
Es necesario que la planeacin de actividades para elaborar organigramas se
plasme en un documento rector que sirva como marco de actuacin, que debe
contener exposicin de motivos, naturaleza, propsito, responsables, acciones,
alcance, etc. Asimismo es necesario que cuente con una grfica de Gantt, una red,
o ambas, para el seguimiento y control de acciones.
Captacin de informacin
Informacin que se rene:
rganos que integran las reas.
Nivel jerrquico que ocupan.
Funciones que realizan.
Formatos que permitan un manejo gil y que podran ordenarse en carpetas.
Equipos de cmputo, donde se utilizan programas de diseo grfico, hojas de
clculo, procesadores de texto.
Clasificacin y registro de la informacin.
Para detectar posibles contradicciones, lagunas, o duplicidad de funciones.
Anlisis de la informacin
Relacin de coordinacin

Existe entre las unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos

especializados a unidades de lnea. Por lo general cuentan con una unidad tcnica
derivada de su preparacin, experiencia o ambas.
Relacin de asesora:
Integracin del documento con las opciones de estructura especficas.
Diseo del Organigrama
Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de
la organizacin.

CRITERIOS GENERALES PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS EN EL

SECTOR PRIVADO

Origen
Por lo general en este mbito los cambios de estructura organizacional se derivan
de una propuesta que puede partir de:
El ejecutivo federal.
El titular de la institucin.
La autoridad administrativa de la institucin
De la unidad o rea de trabajo.
Demandas de servicio de los clientes o usuarios
Una dependencia globalizadora
La dependencia responsable del manejo de recursos econmicos.
Una cabeza de sector.

Mecnica
La mayora de las organizaciones
Privadas revisan ms o menos peridicamente
Su estructura y mtodos de trabajo.
En consecuencia se realizan desde ajustes simples hasta la preparacin de una
nueva estructura administrativa.
Depende de la magnitud de los cambios organizacionales y del tipo de respuesta
que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su
implantacin. Convencionalmente se agrupan en:
De cambios bsicos: Personal del rea que formula la propuesta.
De alcance medio: Es el personal del rea afectada, de las otras reas
relacionadas con esta y tcnicos internos especializados.
Globales Personal de todas las reas de la organizacin apoyada en un cuerpo
tcnico y de decisin altamente calificado que puede utilizar los servicios de
consultores externos.
Responsables
Las organizaciones privadas funcionan con estricto apego a sus normas internas
de accin, por lo que cualquier modificacin a sus estructuras generalmente parte
de un proceso de anlisis muy preciso.
Poltica General
Son instrumentos de apoyo que se establecen para fortalecer el flujo de
informacin hacia las unidades, reas y funcionarios responsables de la toma de
decisiones en el anlisis de estructuras.
Mecanismos de Informacin
Organigramas que forman parte de un archivo escrito.

Acervo documental
A travs de medios electromagnticos
Organigramas que se resguardan en los dispositivos siguientes:
Discos duros, flexibles, compactos y cintas
Interaccin
Proceso por medio del cual se tiene acceso a la informacin tcnica resguardada
en dispositivos para su recuperacin, consulta y/o actualizacin.
Bsicos
De alcance medio
Globales

MISION
Este enunciado sirve a la organizacin como gua o marco de referencia para
orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Se recomienda que se describa de manera clara la razn de ser de la empresa
en forma de propsitos especficos, los resultados esperados y compromisos por
cumplir.

FUNCIONES
Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades
administrativas que forman parte de la estructura orgnica, necesarias para
cumplir con las atribuciones encomendadas a la organizacin.

Se recomienda que en la presentacin de las funciones se tomen en cuenta

los siguientes aspectos:

Que los ttulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la

estructura orgnica.
Que sigan el orden que estableci la estructura.
Que la redaccin inicie con un verbo en infinitivo.
DESCRIPCION DE PUESTOS.
Es la resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad
administrativa, que incluye la informacin siguiente:
Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin, etc.)
Relaciones de autoridad, donde de se indican los puestos subordinados y
las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y asesora.
Funciones generales y especificas
Responsabilidades o deberes.
Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos de la
organizacin, as como las que haya establecido externamente.
Especificaciones del puesto sobre conocimientos, experiencia, iniciativa y
personalidad. Por lo general, este apartado, forma parte del manual de
organizacin de una unidad administrativa en particular.
DIRECTORIO
Documento en donde constan los nombres, puestos, nmeros telefnicos y correo
electrnico de las personas comprendidas en el manual.
Se recomienda que la presentacin respete el orden de la estructura
orgnica. Este elemento es opcional.

Anlisis y Descripcin de puestos

ANALISIS DE PUESTOS
El Rastro Municipal no cuenta con anlisis ni tampoco con una descripcin de los
puestos, es por ello que le hago recomendar llevarlo a cabo, dado que es una
herramienta bsica para la administracin de recursos humanos.
El propsito del anlisis de puestos es obtener respuestas a 6 preguntas
importantes:
1. Qu tareas fsicas y mentales lleva a cabo el empleado?
Se sugiere registrar la secuencia de actividades que realiza el empleado en el
puesto, as como los conocimientos previos que debe el trabajador obtener para
realizarlo.
2. Cundo deber terminarse el trabajo?
En esta pregunta se debe observar cuando es que el trabajador o empleado
culmina su puesto o sus actividades de su trabajo, adems de saber hasta dnde
tiene responsabilidades.
3. Dnde deber llevarse a cabo el trabajo?
Es el lugar o el espacio donde el empleado realizara las tareas o actividades
del puesto, y se recomienda ser en un lugar vital donde pueda realizar su trabajo
de manera eficaz y eficiente. Por ejemplo, un administrador su lugar o espacio
vital sera una oficina, y no en el rea de produccin.
4. Cmo realiza el trabajo el empleado?
Se propone con esta interrogacin hacer una evaluacin sobre el trabajo del
empleado, para considerar si est cumpliendo en tiempo y forma con las metas.
Adems de observar que otros factores influyen para que el empleado haga bien
su trabajo.
5. Por qu se hace el trabajo?

Se menciona analizar esta pregunta tan importante, para indicarnos que tanto
valor tiene esa secuencia de actividades o el puesto para terminar con las metas
de la empresa.
6. Qu cualidades son necesarias para llevar a cabo el trabajo?
En esta interrogante se observar que debe necesitar o poseer el empleado
para desarrollarse en las actividades del puesto; a lo mejor es un puesto en el que
se trabaja bajo presin, o tambin que se necesite facilidad de palabra.
Es una de las principales preguntas que como analista se deben hacer de los
puestos de la organizacin, es por ello que se sugiere estas principales preguntas
para registrar tal y como se desarrollan y no como deberan desarrollarse, as
como las habilidades que se deben poseer para llevar a cabo las tareas del
trabajo.

TIPOS DE INFORMACION DEL ANALISIS DE PUESTOS

Se sugiere que estos datos se deben de reunir para tener informacin sobre
los puestos, para poder hacer un anlisis, as como una descripcin correcta.

1. Actividades laborales
a. Actividades y procesos del trabajo
b. Registros de actividades
c. Procedimientos usados
d. Responsabilidad personal
Primeramente, identificar todas las tareas que realiza el empleado, adems
de los procedimientos que utiliza para manejar estas mismas, as como el
grado de valor tiene por sus labores cumplidas

2. Actividades orientadas hacia el trabajador

a. Comportamientos

humanos,

como

acciones

fsicas

comunicacin en el trabajo
b. Movimientos elementales para el anlisis de mtodos
c. Requisitos personales del puesto
Por otra parte, en este punto se puede observar al empleado o trabajador
como es que se desenvuelve, que aptitudes, habilidades o conocimientos debe de
utilizar para realizar las actividades o conjunto de tareas para que el puesto salga
de la mejor manera.

3. Maquinas, herramientas, equipos y materiales usados

Se observar en el puesto con que tiene que estar en contacto el empleado al
momento de realizar sus actividades, ya que posteriormente nuevos empleados
necesiten una capacitacin para utilizarlos, o tener conocimientos previos. En este
caso puede ser la computadora o tambin algn programa de este, as como
alguna mquina que posea la organizacin.

4. Elementos tangibles e intangibles relacionados con el puesto

a. Conocimientos que se emplearan o aplicaran
b. Materiales procesados
c. Productos fabricados o servicios prestados
Aqu es vital contemplar los conocimientos fundamentales o bsicos que el
empleado debe poseer.
5. Desempeo del puesto.
a. Anlisis de errores.
b. Normas de trabajo
c. Mediciones del trabajo, como el tiempo empleado para realizar
una tarea

Se recabar mediante evaluaciones de las tareas que se realizan, as se

podrn dar cuenta en qu punto estn fallando o algn factor que este
entorpeciendo, as como el tiempo en el que se efectan las tareas o actividades
del puesto.
6. Contexto del puesto.
a. Programa de trabajo
b. Incentivos financieros y no financieros
c. Condiciones fsicas de trabajo
d. Contextos organizacionales y sociales
En si estos datos son para determinar qu valor monetario tiene ese puesto.
Debido sus habilidades, conocimientos, responsabilidades que requiere el
empleado para llevarlos a cabo.

7. Requisitos personales para el puesto

a. Atributos individuales como personalidad e intereses
b. Educacin y capacitacin requeridas
c. Experiencia laboral
Estos datos corresponden al empleado a contratar y con las actividades
que vaya a realizar, ya sea por su educacin profesional o tcnica que se
requiera, adems de la experiencia que tenga en dichas actividades o tareas.

METODOS DE ANALISIS DE PUESTOS

Se sugiere en este caso, una combinacin de mtodos, donde se utilizaran

cuestionarios, entrevistas y amplias observaciones de los empleados para poder
recabar la informacin correcta y necesaria de los puestos de la organizacin.

 Combinacin de mtodos
-

Cuestionarios;
Se sugiere realizar un cuestionario ordenado donde puedan reconocer los

empleados que tareas realizan en su trabajo.

Observacin;

Se propone mirar a los trabajadores cuando realizan las tareas del cargo, se
pude recopilar informacin sobre las habilidades manuales, as como la
interrelaciones de las tareas fsicas y mentales.

Entrevista;

Se sugiere que intervenga una entrevista con el empleado, as como con el

supervisor o jefe a cargo del o el grupo de empleados. Puesto que al entrevistar al
empleado narrara las tareas a su cargo, mientras que al entrevistar al supervisor
podremos obtener informacin adicional adems de constatar y verificar con la
informacin obtenido del empleado.

DESCRIPCION DE PUESTOS

La informacin obtenida a travs del anlisis de puestos es fundamental para el

desarrollo de las descripciones de los puestos.
Entre los aspectos que se incluyen con mayor frecuencia en la descripcin de un
puesto se encuentran los siguientes:
Principales tareas que debern realizarse.

 Porcentaje de tiempo dedicado a cada tarea.

Estndares de desempeo que debern lograrse.
Condiciones de trabajo y riesgos posibles.
Nmero de empleados que realizaran el trabajo, y a quien se reportan.
Las mquinas y los equipos que se usaran en el trabajo.
El contenido de la descripcin del puesto varia un poco dependiendo del propsito
para el cual se usar. Las siguientes secciones examinan las partes de una
descripcin de puestos.

IDENTIFICACION DEL PUESTO DE TRABAJO

Se sugiere colocar los siguientes puntos;
-

Ttulo del puesto.

Se propone que se coloque un nombre que sea cercano a la naturaleza del

contenido del trabajo, adems que se distinga de otros puestos.

-

Departamento
Se expresar colocar el nombre del departamento donde se ubica el puesto.

Relacin de autoridad
Se sugiere mencionar el nombre del puesto de su jefe inmediato.

Numero o cdigo para el puesto de trabajo.

Se indica colocar un numero al puesto, para identificarlo de manera ms
fcil.

FECHA DEL ANALISIS DE PUESTO

La fecha del anlisis de puestos debe incluirse en la descripcin del puesto para
ayudar a identificar los cambios en el puesto de trabajo que harn obsoleta a la
descripcin. Algunas empresas consideran til poner una fecha de expiracin en el
documento. Esta prctica segura una revisin peridica del contenido del puesto y
minimiza el nmero de descripciones de puestos obsoletos.
Se sugiere poner una fecha que indique el anlisis de ese puesto, con el fin
de observar si tuvo algunos cambios que sean relevantes cambiar la descripcin
de puestos.

RESUMEN DEL PUESTO

El resumen del puesto brinda un panorama del puesto de trabajo. Por lo regular es
un prrafo breve que describe el contenido del cargo.
Se indica colocar de manera breve enunciados que narren o expresen lo
que se realiza en el puesto.

TAREAS A REALIZARSE
El cuerpo de la descripcin del puesto delinea las principales tareas que deben
realizarse. Por lo regular una oracin que empieza con un verbo de accin, explica
de manera adecuada cada tarea.
Se propone indicar una por una las tareas en forma de oracin e iniciando
con un verbo de accin, para as identificar qu es lo que realiza de manera
bsica en ese puesto.

 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Es un documento que contiene las cualidades mnimas aceptables que debe
poseer un individuo para desempear en un trabajo en particular.

Se sugiere asentar los requisitos mnimos para desempear en el puesto,

como la formacin bsica de estudio, experiencia en el campo; en este caso en el
puesto indicado y de no ser as que sea un desempeo similar, asimismo detallar
las habilidades bsicas que requieran las funciones del puesto, como; trabajar en
equipo, para influir en los dems, etc.

Gestin Documental
CONCEPTO
Documento es la herramienta o medio de comunicacin impreso a travs de un
instrumento de reproduccin grafica o plasmado en un formato electrnico, que
por lo general contiene informacin fija escrita y espacio para informacin variable.
En el momento que una forma se completa se convierte en un documento.
De acuerdo con el tipo de informacin y grado de dificultad para su llenado,
pueden integrar o acompaarse de un instructivo.

OBJETO

Es el vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional ms sencillo,

claro y funcional, toda vez que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo
de cualquier otro recurso en trminos fsicos o electrnicos. Adems,
normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en una fuente de
consulta para efectos legales y/o administrativos.
PROPSITO
-

Contar con los formatos adecuados en funcin de las necesidades de la

organizacin.

Identificar y proteger informacin vital.

Mejorar la gestin de los procesos y de los procedimientos.

Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

Administrar efectivamente los recursos y sistemas destinados al manejo de

la informacin de la entidad.

Interrelacionar correctamente la gestin documental con la estructura

organizacional.

Evaluar la gestin documental de la organizacin.

En el rastro municipal el formato ms utilizado es el de Gua de Transito,
esta forma representa como la identificacin del ganado, as como el
propietario de este.
Este formato podemos observar que cuenta con los elementos funcionales
de una forma, que son los siguientes;

IDENTIFICACIN

Logotipo de la organizacin

En la parte superior izquierda contiene la imagen de la organizacin.

Titulo o nombre de la forma.

En la parte superior centrada menciona el nombre del formato.

Fecha
Numero de hoja, (Folio)
En la parte superior derecha se encuentra No. de Folio seguida de la
fecha.

Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza.

En la parte inferior se incluye los nombres y firmas.

Clave de la forma
Se le recomienda incluir en el formato una clave de la forma.

ORDEN DE LOS COMPONENTES

Secuencia de datos
En la forma su secuencia de datos es de divisin modular, donde en el
primer bloque podemos apreciar que se encuentran los datos generales
del propietario, enseguida se encuentra un segundo bloque que por
medio de columnas clasifica el tipo y la cantidad de animal que
exportan, asimismo se localiza otro bloque donde se anota la marca del

ultimo propietario y por ultimo encontramos el nombre de la persona que

elabora, revisa y autoriza la forma.

Flujo del trabajo.

Cuerpo (datos principales)
Instrucciones al pie o en dorso, o colocacin de nmeros entre
parntesis en cada espacio que se debe llenar, se anexa el instructivo.

CONDICIONES PARA SU LLENADO

En este formato para su llenado es de forma Manual; Requiere espacios
adecuados para que la informacin quede suficientemente clara y se eviten
errores de interpretacin.
Procedimientos y procesos
(Diagramas de flujo)
CONCEPTO
Diagramar es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos,
relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clasifican la
interrelacin entre diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la
relacin causa-efecto que prevalece entre ellos.
Son muy importantes los diagramas de flujo en las organizaciones, ya que
ayudan a comprender de manera visual, las actividades o los procedimientos de
un proceso o tarea. De esta manera el trabajador o personal identifica y realiza
correctamente sus actividades.

VENTAJAS QUE OFRECE LA TCNICA DE DIAGRAMACIN

Estas son las ventajas que nos ofrece diagramar.
-

De uso;

Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel

jerrquico.
-

De destino;

Permite al personal que interviene en los procedimientos

identificar y realizar correctamente sus actividades.

-

De aplicacin; Por la sencillez de su representacin hace accesible la puesta

en prctica de las operaciones.

De comprensin e interpretacin;
Puede comprenderla todo el personal de la organizacin o de
otras organizaciones.

De interaccin; Permite ms acercamiento y mayor coordinacin entre

diferentes unidades, reas u organizaciones.

De simbologa; Disminuye la complejidad grafica por lo que los mismos

empleados pueden proponer ajustes o simplificacin de procedimientos,
utilizando los smbolos correspondientes.

De diagramacin; Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren

tcnicas ni plantillas o recursos especiales de dibujo.

RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIN DE SMBOLOS

En cuanto a dibujo
-

Es conveniente no mezclar varias lneas de entrada y salida en un mismo lado

del smbolo.
Se recomienda solo usar una lnea por un mismo lado del smbolo para que
no pierda coherencia y sea ms fcil su entendimiento.

Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.
Se le indica que en la unin de los smbolos o de la secuencia de ellos solo
se utilice una lnea.

El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta 3 lneas de salida.

Se le menciona que en este smbolo se pueden utilizar 3 lneas de salida,
estas nos indican una decisin de algn proceso, sucesos, entre otros, de
una actividad o tarea de la organizacin.

Las lneas de unin deben representarse mediante lnea rectas; en caso

necesario se tiene que utilizar ngulos rectos.
Se sugiere que las lneas que unen a los smbolos sean en forma recta, y
por algn caso en especial se deben utilizar ngulos rectos o ngulos de 90
grados.

Para efectos de presentacin, es recomendable que el tamao de los smbolos

sea uniforme, salvo en caso de que se requiere hacer resaltar alguna situacin
especial.
Se recomienda que los smbolos sean de igual forma, y en casos en los
que la empresa se le haga conveniente se pueden resaltar los smbolos
que considere de importancia o vital para las actividades del trabajo.

En cuanto a su contenido y/o uso

El contenido del smbolo de operacin debe redactarse mediante frases breves

y sencillas, para facilitar su comprensin.
Se recomienda no usar en las frases del smbolo de operacin, palabras o
tecnicismos que no puedan hacer fcil la compresin lectora del que utilice
ese diagrama.

Cuando el smbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe incluir

el nombre completo de ella; en caso de utilizar iniciales para identificarlas, hay
que anotar su significado al pie de la hoja del diagrama.
Se recomienda que en el smbolo terminal o inicial se coloque el nombre de
la unidad administrativa, tambin se puede utilizar las iniciales de estas,
solo que al pie de la hoja del diagrama se debe anotar el significado de las
iniciales que correspondan a esa unidad.

El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o

reporte de que se trate.
En este smbolo se sugiere colocar el nombre del formato o reporte que se
requiere.

Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse

con la letra o y las copias mediante los dgitos 1, 2, 3, entre otros. Se
recomienda hacer esta anotacin en el extremo inferior derecho del smbolo.
En el caso del smbolo de documento se necesiten copias, se debe colocar
en la parte derecha de abajo del smbolo, la letra o qu significa original
seguido del nmero de copias que se desea de ese formato o reporte. Por
ejemplo, o3 , quiere decir original y 3 copias del formato o reporte.

El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, pero deber
ser igual en los conectores de entrada y salida.
Se recomienda que en el smbolo conector se identifique por letra o
nmero, esto tambin puede aplicar en los conectores de entrada y salida.
Esto se sugiere para ser an ms entendible el diagrama.

Cuando haya una gran cantidad de conectores, conviene aplicar un color al

smbolo o a su contenido para facilitar su localizacin. Otra opcin es colocar
antes o despus del conector el smbolo terminal cuya identificacin sea el
nombre de la unidad administrativa, de una operacin, entre otros, en donde se
encuentre el conector destino.
Se menciona que es recomendable cuando exista una gran cantidad de
conectores, el uso de letras o nmeros, ya no ser de mucha ayuda, as
que lo ideal sera colocar color al smbolo o al contenido de este. Otra
opcin sera que antes o despus del conector, se coloque el smbolo
terminal que se identificara con el nombre de la unidad administrativa.

Es aconsejable que el contenido del conector de pgina sea numrico, y que el

smbolo que indica el destino incluya el nmero de pgina donde continua el
diagrama y, a su vez, que el smbolo que indica la procedencia contenga el
nmero de pgina de donde proviene el diagrama.

Se sugiere que el conector de pgina sea de nmero y que el smbolo que

indica el destino incluya el nmero de pgina donde contina el diagrama,
as mismo el smbolo que indica el origen contenga el nmero de pgina de
donde proviene el diagrama.

DIAGRAMA DE FLUJO

(De Formato Tabular)

Tambin conocido como de formato columnar o panormico, presenta en una sola
carta todo el flujo o secuencia de las operaciones y cada puesto corresponde a
una unidad administrativa (segn sea el caso) en una columna. Su elaboracin se
basa en el formato vertical y es el ms recomendable debido a que el
procedimiento se aprecia con mayor facilidad.

Se le sugiere este tipo de diagrama debido a que la empresa cuenta con

diferentes actividades, en lo que se refiere a la matanza de los diversos animales,
y de esta manera podemos identificar cada una de las actividades distintas que se
realizan.
Aqu se va identificando por columnas los diferentes reas o departamentos
de la empresa que tiene que pasar el personal para el desarrollo de sus tareas.
En este tipo de diagrama se recomienda usar los smbolos de la norma de
ANSI que significan lo siguiente;

Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo.

Puede ser accin o lugar; adems, se usa para indicar una oportunidad
administrativa o persona que recibe o proporciona informacin.

Actividad. Describe las funciones que desempean las

personas involucradas en el procedimiento.

Documento. Representa cualquier documento que

entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo

en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms opciones.

Archivo. Indica que se guarde un documento en forma

temporal o permanente.

Conector de pgina. Representa una conexin o

enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexin o enlace de una

parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

Este documento es un avance de una prctica de campo, de la materia de Diseo

Organizacional, donde observaremos de la parte terica a la realidad de una
empresa, en este caso, nosotros se nos facilit en el Rastro Municipal de
Ensenada Baja California.
El da 29 de Marzo del 2016 nos presentamos en la organizacin, donde nos
atendi la secretaria Olivia, la cual nos contest algunas preguntas que estaban a
su alcance, debido que el Administrador, el encargado del Rastro no se
encontraba por el momento.
Cuenta con un Manual Administrativo?
No
Cundo dio origen el Rastro Municipal?
Qu evolucin ha tenido desde entonces el Rastro Municipal?
Qu cambios significativos han dejado marca?
Qu tipo de ordenamientos jurdicos rigen a la empresa para que este en
operacin?
Qu puestos existen en el rea administrativa?

Encabeza en la parte de la oficina, el Administrador Roberto Caballero Cochran

que tiene a su mando a 3 Secretarias, Olivia, Edith y
Qu funciones realiza el Administrador en el Rastro Municipal?
Qu funciones realizan las secretarias?
Qu puestos existen en el rea operativa del Rastro Municipal?
Me puede mencionar las principales actividades de la empresa:
Cuentan con alguna misin de la empresa: