CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLGICO

INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS NO. 40

ALUMNO:
LUIS ANTONIO JIMENEZ PRESENDA
ESPECIALIDAD:
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
MATERIA:
LECTURA DE EXPRESIN ORAL Y ESCRITA
TRABAJO:
ANLISIS Y DESCRIPCIN DEL PUESTO
TURNO:
MATUTINO
GRUPO: A
SEMESTRE: 3 ro

1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE

TCNICO CORRESPONDENCIA
Correspondencia.
1.-La correspondencia es uno de los gneros de la composicin que se emplea
para exponer en forma escrita, los trmites que se desarrollan en el comercio y en
las dependencias oficiales.
2.-La correspondencia es el gnero de composicin que comprende las distintas
formas de comunicacin escrita en los trmites mercantiles y oficiales. Facilita la
clasificacin de los documentos; gana la simpata de nuestros corresponsales, y
asegura el xito de las empresas. De ah su innegable importancia, y el lugar
preferente que seala la enseanza comercial.
Clasificacin de la correspondencia:
Comercial: Es la que abarca todos los trmites relacionados con los negocios.
Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas
gubernamentales y empresas estatales.
Particular: Trata los asuntos personales que estn relacionados con el cargo que
se desempea.
Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.

Documento:
Un documento es toda aquella informacin contenida y registrada sobre cualquier
soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto,
un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o
impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.),
sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas
de video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de
datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance
tecnolgico pudiera plantear en el futuro.

Registro.
Encontramos para estos trminos dos significados: Libros u otros medios.- donde
ser anotada y referida toda la documentacin de entrada y/o salida que tiene
lugar.
La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad.
Clases de registros:
Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda
comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior,
puede ser de
dos tipos:
Registro general de entrada .- Se har el correspondiente asiento de todo escrito
que se reciba y se pueden utilizar los procedimientos:
De registro nico.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo
rgano.
De registro mltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que
reciba correspondencia.
Registro general de salida.- Se anotar la salida de los escritos y
comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares.
Pueden utilizarse procedimiento de registro nico o mltiple.
Registro auxiliar.- Los rganos administrativos podrn crear en las unidades
administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el
fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern
auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten.
Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido
archivados
Contenido de los registros:
Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.)
Epgrafe expresivo de la naturaleza del documento.
Identificacin del interesado.
Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser registrado
para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple
fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un determinado escrito
o documento adems de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestin.

 Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o archivado).

Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos ms significativos de un documento sin necesidad de
consultarlo directamente ya que el registro queda anotados stos.

Archivo.
Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fcil
consulta.
Forma en que se organizan los archivos:
A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentacin de la empresa, es decir
que existe una oficina un departamento desde el cual se da el servicio de archivos
a todas las dems dependencias. En este caso los empleados que ah trabajan se
dedican exclusivamente a labores de archivo.
B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno de los departamentos de
la empresa, as los documentos que contienen informacin tratan exclusivamente
asuntos de departamento, en caso los empleados llevan a cabo las labores del
archivo como un complemento de sus responsabilidades generales.
Por los asuntos que tratan
A) Archivo en tramitacin.- Los que contienen documentos cuyo asunto esta en
proceso, por ello la consulta es frecuente hasta la conclusin del mismo. Los
archivos en tramitacin pueden ser tanto centrales como locales.
B) Archivos generales y definitivos.- Los que contienen documentos concluidos en
su tramitacin
Por la documentacin que contiene.
A) Archivos oficiales.- Se forman con documentos de instituciones pblicas o
gubernamentales.
B) Archivos especiales.- contiene documento de instituciones privadas o de
empresas mercantiles.
C) Archivos particulares.- Contienen documentos personales o de familia.
Por su destino.
A) Archivo pblico.- los que pueden ser consultados por las personas que lo
requieran si llenan ciertos requisitos.
B) Archivos privados o limitados.- Los que pueden consultar nicamente
funcionarios o empleados de la institucin a la cual pertenece.
C) Archivo secreto.- Los que, por la naturaleza de la documentacin que contiene

solo pueden consultar los dueos de lo mismo, o funcionarios designados para el

efecto.
Por el mtodo que se emplea en su manejo.
A) Archivo de mtodo directo.- aquellos en donde se puede acudir a consultar los
expedientes sin necesidad de revisar antes ndices o catlogos.
B) Archivo de mtodo indirecto.- Los que para localizar los expedientes se requiere
la consulta de catlogos o ndices.

2.-Documento

Concepto

Un documento es un instrumento de trabajo constituido en funcin del receptor, del

emisor y del contexto. Estas tres variables en forma conjunta, combinadas o
aisladamente, determinan la perspectiva del texto en cuanto a los tipos de
mensajes, la cantidad de informacin y la forma que asumen en cada caso.
El documento puede ser cerrado o abierto. En cada caso estar estrechamente
vinculado a la concepcin pedaggica que se sustente, a la especificidad de la
disciplina, a las caractersticas de los contenidos as como al tipo de signos y la
organizacin que requieran para articularse en uno o varios canales, o que se
integren todos ellos en uno slo.

Elementos que lo conforman

1.ENCABEZAMIENTO
Damos el nombre de "encabezamiento" al extremo superior del documento y
comprende las siguientes partes: membrete, nombre del ao, lugar y fecha,
cdigo,
destinatario,
asunto
y
referencia.
2.TEXTO
Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes
del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominacin

depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian al tratar cada

documento).
3.TRMINO
Conocemos como "trmino" al extremo inferior del documento y est integrado por
las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de
pgina.
Las partes que acabamos de indicar son las ms importantes y corresponden a los
documentos administrativos ms usados; del mismo modo, estn designados por
sus
nombres
ms
difundidos.
Hay documentos que tienen todas estas partes, pero hay tambin los que tienen
slo algunas, como veremos al estudiar cada uno de ellos.

3.-Tipos de documentos
TEXTUAL
Un documento es un instrumento de trabajo constituido en funcin del receptor, del
emisor y del contexto. Estas tres variables en forma conjunta, combinadas o
aisladamente, determinan la perspectiva del texto en cuanto a los tipos de
mensajes, la cantidad de informacin y la forma que asumen en cada caso. El
documento puede ser cerrado o abierto. En cada caso estar estrechamente
vinculado a la concepcin pedaggica que se sustente, a la especificidad de la
disciplina, a las caractersticas de los contenidos as como al tipo de signos y la
organizacin que requieran para articularse en uno o varios canales, o que se
integren todos ellos en uno slo. Un documento textual cumple las siguientes
funciones:
1. Comunicativa, establece una forma y un estilo de comunicacin entre emisores
y receptores.
2. Informativa, con todo lo que supone de discriminacin y de seleccin.
3. Organizativa y estructural del aprendizaje.
4. Orientativa en la elaboracin de conocimientos que pueden adquirirse dentro o
fuera de un marco institucional.
Un documento es un medio que permite establecer una relacin comunicacional
entre emisor y receptor y, para ello, se requiere que el repertorio de signos
utilizados sea comn para ambos. Richadeau afirma que se retienen mejor las
informaciones que se pueden visualizar porque de todas las formas de memoria
(visual, auditiva, olfativa, tctil) la memoria visual es la que resulta ms eficaz. Un

documento puede estar conformado por signos icnicos, acsticos y lingsticos.

Estructura y documento textual.
Estas consideraciones previas nos permiten delimitar que los documentos
didcticos no se refieren exclusivamente al medio impreso, sino a los soportes,
que conservan datos de diferente naturaleza. La realizacin de un documento
textual puede utilizar diferentes canales para transmitir informacin.
Cuando a un slo canal se lo considera como una memoria concluida enteramente
descomponible en elementos que constituyen su contenido informativo, decimos
que se enuncia toda la informacin que contiene y la lectura o anlisis de ese
canal tiende a consumir su entropa. Esa transaccin de informacin,
normalmente, no es coincidente y el receptor debe recorrer varias veces el canal
para la descodificacin de sus mensajes.
Desde esta perspectiva, el documento didctico implica el concepto de estructura
de la comunicacin en la relacin emisor-mensaje-contexto, mensaje-receptorcontexto.
Para Piaget una estructura es un sistema de transformaciones que entraa unas
leyes en tanto que sistemas y que se conserva o enriquece por el mismo juego de
sus transformaciones.
GRAFICO
En Office Word incluye muchos tipos distintos de grficos que puede utilizar para
informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios
organizativos, las cifras de ventas, etc. Los grficos estn totalmente integrados
con Office Word 2007. Al instalar Excel, podr crear grficos de Excel en Word
haciendo clic en el botn 23 Grfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo
Ilustraciones) y, a continuacin, utilizar las herramientas de grficos para modificar
o dar formato al grfico. Los grficos creados se incrustarn en Office Word 2007,
y los datos de dichos grficos se almacenarn en una hoja de clculo de Excel
que se incorporar al archivo de Word. Tambin puede copiar un grfico de Excel
en Office Word. Cuando se copia un grfico, ste puede incrustarse como datos
estticos o vincularse al libro. Si dispone de un grfico vinculado a un libro al que
tiene acceso, puede especificar que cada vez que se abra dicho grfico
compruebe automticamente la existencia de modificaciones en el libro vinculado.
Puede agregar un grfico a un documento de una de estas dos maneras:

Puede insertar un grfico en el documento incrustndolo. Cuando se

incrustan datos de un grfico de Excel en Word, dichos datos se editan en Office
Excel, y la hoja de clculo se guarda con el documento de Word.

Puede pegar un grfico de Excel en su presentacin y vincularlo a los

datos de Office Excel 2007. Cuando se copia un grfico de Office Excel 2007 y
se pega en un documento, los datos de dicho grfico se vinculan a la hoja de
clculo de Excel. sta es un archivo independiente y no se guarda con el
documento de Word. En este caso, debido a que la hoja de clculo de Excel no
forma parte del documento de Word, si desea cambiar los datos del grfico
deber modificar la hoja de clculo vinculada en Office Excel 2007.
Puede usarse en un grfico en Word que contiene datos de ejemplo de una hoja
de clculo de Excel, o en estadsticas que podamos vincularlo con algn
documento.
NUMERICO
El archivo numrico consiste en la ordenacin de documentos de acuerdo con
nmeros de cdigo, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o
puede formar parte del mismo documento, como el nmero que aparece en un
cheque o una factura.
Los sistemas numricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere
buscar en un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas para poder localizar
rpidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de
archivo numrico y le conceden ventajas, como son las siguientes:
1. Permiten una rpida identificacin en secuencia de los documentos. Una vez
que han sido codificados numricamente son fciles de archivar y encontrar.
2. Permiten una expansin conveniente, porque los nmeros no tienen limite.
3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y
localizar con rapidez un documento, ya que sta es la finalidad de un buen
sistema de archivo.
El catlogo auxiliar o ndice de tarjetas alfabticas, adems de ser una referencia
para el archivo numrico, permite que en l se anoten todos los nombres de los
corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa

4.-Redaccin de documentos
LAS CUALIDADES DEL ESTILO
CLARIDAD

La claridad consiste en la expresin clara, lgica y natural que permite captar las
ideas
inmediatamente.
El defecto de esta cualidad es la anfibologa, conocida tambin como obscuridad,
la cual propicia confusin en las ideas.
Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes:
a) Evitar ambigedad, la cual consiste en la exposicin de ideas que pueden ser
interpretadas en diferentes formas.
PRECISIN
Esta cualidad nos ensea a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se
tenga una clara nocin sobre los propsitos del escrito. El defecto correspondiente
a esta cualidad es la imprecisin.
Podemos ser claros, pero no precisos, como en el ejemplo siguiente:
Llegue. (Esta expresin es clara pero no precisa)
Llegue muy tarde. (Se precisa un poco ms la idea)
Ayer llegue muy tarde a mi casa, debido a una descompostura del autobs.
(La idea ahora si es clara y precisa)
Podemos apreciar que cada elemento incluido en la idea principal, mas la precisa
y determina, cuanto ms la ampla y la complementa.
PROPIEDAD
El propsito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente, usando las
palabras con su verdadero significado y agrupndolos con apego a las normas
gramaticales.
El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual asimilamos
no solo por la corrupcin que del idioma hacen los amigos que estn en onda,
segn su propia manera de hablar, sino tambin por los medios de difusin: radio,
peridico, televisin, que tiene el primer lugar en confundir las palabras.
CONCISION
Cualidad de suma importancia en la redaccin comercial, pues permite
expresarnos con la menor cantidad posible de palabras evitando esfuerzos
innecesarios y propiciando ahorro de tiempo, que bien puede emplearse en la
resolucin de otros asuntos.
Pngase especial atencin para no caer en el laconismo, que solo es eficaz en las
comunicaciones telegrficas. Emplea preferentemente en la redaccin de
telegramas consiste en la emisin de palabras qu fcilmente se sobreentiendenelipsis_ El defecto que se contrapone a esta cualidad es a prolijidad.
SENCILLEZ

Cualidad que nos ensea a expresar nuestras ideas de manera natural sin
emplear trminos rebuscados. Una comunicacin escrita debe ser fcil
comprensin para quien la lea; desechemos las expresiones afectadas, no por
impropias, sino por adaptarse de la expresin natural que entiende tanto el erudito,
como el que posee escasa cultura. El defecto correspondiente a esta cualidad es
la afectacin.
La redaccin basada e la sencillez, expone con claridad la comunicacin, de ah
su importancia al redactar cartas comerciales; sin embargo, es aconsejable
adecuar nuestros escritos la naturaleza de nuestro corresponsal; para lograrlo,
deberemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel; como dijo
socrates: hay que hablar en zapatero y en filosofo con el filosofo.
CORTESA
Cualidad que nos distingue con nima, capaces de infundir sentimientos de afecto
o respeto, segn el trato obligado en las relaciones sostenidas con nuestros
corresponsales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la descortesa.
La CORTESA es la redaccin es como la sonrisa en un corresponsal, de ah que
denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito.
Exagerar la cortesa puede ser perjudicial, pues e nos tomara como aduladores
esto puede afectar nuestra dignidad. un proveedor se dirige a un cliente:
Estimado seor Fernndez El da x tuvimos el gusto de recibir su pedido 385 , en
el nos comunica la urgencia de recibir las mercancas de inmediato ,pero
deficiencia en el transporte nos impidieron cumplir con sus instrucciones.

5.- DEFECTOS DEL ESTILO

LA POBREZA

consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repeticin de Palabras

iguales en un prrafo; tambin se empobrecen el estilo con el empleo de termino
Muy trillados o muy comunes entre familiares y amigos.

Recursos que proporcionan un notorio incremento lexicolgico.

a) EL hbito de la lectura.
b) La investigacin de significados en palabras desconocidas.
c) La memorizacin paulatina de nuevos trminos D
d) El estudio y la prctica de los homfonos y los sinnimos.

VULGARIDAD

La expresin vulgar es producto de falta de cultura y de lxico en las, personas por

eso la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados. Lo
grave de este lenguaje consiste en la imitacin, que por gracia o por chiste se
hace con estas aberraciones del idioma.
La vulgaridad puede ser de expresin y de pensamiento
Vulgaridad de expresin Consiste en la falta de ennoblecimiento de las
expresiones, se puede corregir al cambiar las palabras vulgares por otras que
tengan propiedad.

BARBARISMO:
Toda escritura o pronunciacin defectuosa de palabras, giros o expresiones:
meterelogo por meteorlogo, cnyugue por cnyuge, bajo el punto de vista por
desde
el
punto
de
vista.
Consiste el barbarismo:
1.,en escribir mal una palabra, como exhorbitar, por exorbitar;
2.,en acentuarla mal, como kilgramo, por kilogramo, prito, por
perito;
3.,en pronunciarla mal, como haiga por haya, jaga, por
haga;
4.,en emplear intilmente voces de otros idiomas, constituyendo stas, segn su
origen, anglicismos, galicismo, italianismos,
etc.;
5.,en usar intilmente arcasmos en el estilo moderno, como asaz, maguer;
6.,en emplear neologismos intiles, como
presupuestear;
EL PLEONASMO
Esta figura se caracteriza por la repeticin viciosa de palabras de igual sentido,
que ni hacen falta en la locucin ni le aaden belleza alguna. Es sinnimo de
redundancia. Por tanto, es incorrecto decir: Mucho muy; pero sin embargo; seor
don; propugna por; deviene en; excede de ms; etctera.

Sin embargo, hay que aclarar que varias redundancias son admisibles si se
emplean con intencin expresiva o enftica, sobre todo en el lenguaje familiar y
afectivo: Sal afuera para que lo veas con tus propios ojos. Otras redundancias
gozan de aceptacin en la lengua general culta: lapso de tiempo.

SOLECISMO:

Error en la sintaxis o en la conjugacin verbal que le quitan pureza y exactitud a

un idioma. Ejemplo: Esperemos que no "haiga" problemas en el estadio. )
En general, se llama solecismo a toda violacin de las normas sintcticas.
Podemos distinguir las siguientes clases principales de solecismo:

6.- Clasificacin de documentacin interna y

externa
CIRCULAR:
es el escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a
varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
y tambin obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, rdenes o informacin
sobre algn tema o asunto que se enva a los empleados, etc., para su
conocimiento y efecto o cuando las entidades pblicas transmiten informacin a
sus subordinaos o administrados.
los elementos que componen a la circular son:

membrete
la palabra circular centrada en la parte superior del papel
nmero o clasificacin; este elemento se anota inmediatamente despus de la
palabra circular.
asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
fecha
direccin; nombre o designacin de los destinatarios.
texto

despedida
antefirma
firma
referencias finales
MEMORNDUM:
es la comunicacin breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones
simples. el nombre comn de este escrito es memorndum, pero se acepta el
trmino memorando. en plural el trmino es memorndumes, memoranda o
memorandos. es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una
determinada persona.
la mayora de las oficinas oficiales, ordenan la impresin de su formato en tamao
media carta. en l aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la
parte central superior del papel. su redaccin es sencilla y breve, slo se anota el
asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva
vocativo, se usa la despedida atentamente. algunos de los asuntos rutinarios que
se tratan el memorndum pueden ser las indicaciones de tareas para un
subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotacin de
compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el da, etc.
los elementos de memorndum son los siguientes:

membrete
la palabra memorndum centrada
asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
fecha
direccin
texto
despedida
antefirma
firma
referencias finales.
algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorndum
consigna casos de poca trascendencia. el asunto, por ejemplo, puede excluirse en
exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha
establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites; la direccin
se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.
CONVOCATORIA:
es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para
tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en

una segunda, es la publicacin o difusin de notas informativas de inters general

que hacen las empresas. se pueden dar en la propia empresa o tener proyeccin
hacia el exterior.
en la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados:
el ttulo, en el que debe constar el tipo de reunin (consejo, asamblea, junta...)
y el nombre del organismo, asociacin o grupo que se rene.

la convocatoria propiamente dicha, en la que se pide a los destinatarios que

acudan a la reunin, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la
hora y el lugar donde se celebrar.

el orden del da, que es la relacin detallada de los asuntos que han motivado
la convocatoria de la reunin. lo habitual es que el primer punto a tratar sea la
lectura y aprobacin del acta de la sesin anterior y que el ltimo sea ruegos y
preguntas.

el cierre, que suele comprender estos elementos:

la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado.

antefirma del presidente.

firma del presidente.

pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria.

INFORMES:
los informes son comunicados que pueden variar desde lo ms simple hasta aquel
que cubra requisitos ms formales, ambos tienen como propsito el ayudar a las
personas a comprender el ambiente de la institucin a la cual pertenecen o tienen
algn vnculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la
toma de decisiones.
antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente:
quin lo va a hacer? y qu uso va a tener?
el informe administrativo es el instrumento tpico de comunicacin ascendente,
descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las
organizaciones l hacia fuera de estas.
estos informes pueden ser emitidos en forma peridica (cada mes, cada aos,
etc.) o de forma espordica, respondiendo a la necesidad de informacin de un
superior. este comunicado no es muy extenso, por lo general es concreto y
objetivo, prevaleciendo la claridad y veracidad, informando los acontecimientos
ocurridos y llegando a una conclusin por parte del que emite el informe y
posiblemente se emita tambin una sugerencia de solucin al problema, si es que
existe.

clasificacion de documentos externos:

son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la

empresa.
oficios
carta comercial
otros
OFICIOS:
se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las
oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. sociedades, sindicatos,
clubes y otras.
elementos del oficio.

el membrete, impreso o escrito en mquina, como en la carta, en el punto 15.

las referencias iniciales o cuadro clasificador, contiene el nombre de la
dependencia que gira el oficio, departamento y seccin que lo tramitan, nmero
del escrito en orden progresivo y clasificacin del expediente. se escriben
generalmente en el punto 40 de la escala.
el asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas
que expiden o reciben este documento, enterarse rpidamente del contenido del
mismo. se escribe tambin en el 40, separado de las referencias por cuatro
interlneas
la fecha, que comprende: ciudad, estado, da, mes y ao. se inicia en el
punto 40 y separada por dos o cuatro interlneas del asunto.
el destinatario, que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien
se dirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia, anteponiendo a ste el
cdigo postal. separado de la fecha por cuatro interlneas.
los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40 separados por
dos interlneas del destinatario.
el texto o cuerpo del oficio, entre los mrgenes 50 y 75.
la despedida, escrita en los puntos 25 40.
el lema, escrito en el punto 40.
la antefirma, en el punto 40.
el nombre del firmante, en el punto 40.
los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos
en el margen 20.
CARTA COMERCIAL:
la carta comercial es la representacin de una sociedad o establecimiento
comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. se distingue por el
membrete comercial diseado por la negociacin, los colores y en ocasiones los
diseos que en el papel carta se imprimen. generalmente se escribe a mquina y
con tono amable y respetuoso.

partes que componen el esquema de la carta comercial:

membrete. inscripcin impresa en la parte superior del papel de escribir que

indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o
sociedad que remite la carta.

lugar y fecha. se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite

la carta, del da, mes y ao en que se escribe.

destinatario. nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la

carta. se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo
muestra el esquema respectivo.

vocativo. saludo anterior al texto. su colocacin es abajo y en direccin

vertical del margen del destinatario. al finalizar su escritura se escriben dos
puntos.

texto. llamado tambin cuerpo de la carta. consiste en el desarrollo del

asunto a tratar en la masiva. se sugiere iniciarlo con una introduccin y finalizar
con una conclusin.

despedida. frase final de la carta. se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo

de
comunicado.
antefirma. contiene el lema comercial, la denominacin del negocio o la razn
social.

firma. elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la

persona que escribe y la rbrica correspondiente.

cargo. se refiere al puesto que desempea la persona que suscribe la

carta y se ubica debajo de la firma.

anexos. si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la

parte inferior; abajo del cargo.

otros datos. no siempre se utiliza esta parte, slo cuando se requiera que
el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. se ordena
por jerarquas y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...).

referencias finales. como medida de control de la correspondencia, en la

esquina inferior izquierda, debern anotarse con letras maysculas las iniciales del
nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las
persona que escribe la carta.

7.-Procesar la informacin para la comunicacin

administrativa interna y externa
Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se
vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el
cliente demanda). El mercado conoce la oferta a travs de la publicidad, etc. En la
actualidad se puede crear esa demanda, generando esa necesidad a travs de las
distintas tcnicas de las que dispone la empresa. Pero para que se cree esa
necesidad hay que comunicar.
Adems, para poder funcionar las empresas necesitan conocer la competitividad
de las empresas (qu hace la competencia), buscar la mayor eficacia y gestin
buscando tcnicas para aprovechar al mximo y no perder tiempo ni dinero.
Por tanto no slo se va a necesitar comunicarse con el interior sino tambin con el
exterior. Para esto hay que establecer una lnea de comunicacin con estos
sectores, para informar y estar informados, para comunicar y estar comunicados.
Las nuevas tendencias de mercado han obligado a las empresas a ampliar sus
listas de grupos con los que comunicarse para conseguir el xito empresarial. Por
tanto habr que establecer los grupos de contacto y los objetivos de comunicacin
hacia estos grupos. Hasta ahora se encargaban estudios a especialistas para
obtener informacin sobre otras empresas, etc., porque el acceso a esta
informacin era difcil. Hoy el acceso es ms fcil, pero para ello tendremos que
tener claro que grupos hay.

8.- Gestin de documentacin

administrativa
Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona informacin. Un
documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o
electrnico, digital o anlogo, magntico u ptico, lquido o slido. En el entorno
tecnolgico de hoy las organizaciones deben aprender cmo manejar esta
documentacin administrativa de modo que pueda ser utilizada segn sea
necesario en el futuro. La documentacin administrativa debe ser administrada
desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribucin,
utilizacin y retencin, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma
permanente.
Concepto
de
gestin:
El termino gestin, implica al conjunto de tramites que se llevan a cabo para
resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestin es tambin la direccin, o
el manejo de algo, ya sea, una empresa o un negocio,etc.
Concepto
de
documentacin:
La documentacin como ciencia documental se podra definir (a grandes rasgos)
como la ciencia del procesamiento de la informacin.

Ventajas

Se reduce el tiempo a la hora de consultar cualquier tipo de documento.

Se ahorra dinero en la empresa, puesto que se evitan los costos de archivar

manualmente los documentos, se evitan gastos innecesarios al momento
de imprimir documentos y se evitan pagos al personal puesto que esta todo
automatizado.

Se ahorra mucho espacio en la empresa puesto que no se necesitan

grandes estantes de documentos sino slo una base de datos, la cual
puede estar por fuera de la compaa si se contrata un servicio para ello.

Se evita la prdida de documentos importantes.

Se mantiene segura la informacin , puesto que no todos en la empresa

tienen acceso a los documentos importantes o los que se necesiten
proteger.

Permite el acceso mltiple a un documento, regulado por un control de

revisiones y cambios para evitar inconsistencias.

Se pueden hacer procesos sobre el ciclo de vida de un documento, es

decir, automatizar los procesos, por ejemplo una factura, se le presenta al
cliente para que la firme y as esta pueda ser contabilizada.

Se incrementa la satisfaccin de los clientes puesto que los documentos

tienen un fcil acceso y esto posibilita la rapidez de consulta.

Se incrementa la productividad de los empleados puesto que se mejora la

bsqueda de informacin para ejercer su labor.

Desventajas

El factor econmico, como toda innovacin importante tiene un valor

monetario costoso sino es gestionada correctamente.

El coste de la implementacin en la empresa y las capacitaciones de

personal necesarios para su correcto manejo.

El tiempo, pese a que este no es muy importante vale la pena mencionarlo

porque si una empresa no ha implementado nunca un DMS y tiene muchos
documentos almacenados, llevara mucho tiempo digitalizarlos.

Hay que definir planes de redundancia de documentos, puesto que cabe la

posibilidad de digitalizar documentos que ya estn en la base de datos.

9.- Gestionar documentacin administrativa

interna:
Clasificacin de la documentacin por reas de actividad de la empresa

La elaboracin de un cuadro de clasificacin que d cabida a todos los tipos

documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos
consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, divisin que se establece a partir de las principales
actividades desarrolladas por la asesora (contable, fiscal, laboral,
mercantil,
auditora,
etc.)
y,
dentro
de
stas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como
resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurdico.
As, en una asesora, la documentacin de los clientes se agrupar en
primer lugar por reas de negocio y despus por tipos de servicio.

La ordenacin de los documentos dentro cada serie documental empleando

el criterio ms adecuado para cada tipo de documento. Esta operacin, en
tanto complemento de la clasificacin, consiste en poner en orden
(cronolgico, alfabtico, numrico) las unidades documentales
(documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

La instalacin fsica de los documentos en el depsito de archivo, mediante

cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localizacin de los
documentos a travs del correspondiente cdigo de archivo o signatura
topogrfica.

Finanzas

La finalidad de esta funcin es obtener recursos monetarios y utilizarlos

adecuadamente. La funcin financiera es indispensable ya que a travs de
ella se maneja el dinero de la compaa, adems de que se realizan las
otras funciones de la organizacin, como: inversiones, distribucin, pago de
obligaciones, disponibilidad de los recursos necesarios para casos de
emergencia y todas aquellas funciones tendientes a obtener los mximos
rendimientos.

Recursos Humanos

A travs de esta funcin se coordinan y optimizan las habilidades, los

conocimientos y las experiencias de todas las personas que trabajan en la
empresa, con el fin de lograr su mxima eficiencia. Se establecen
mecanismos para trabajar al personal y lograr su ptimo desarrollo dentro
de la compaa. Contar con una planta estable y motivada de personal, es
una de lascaractersticas fundamentales para lograr la excelencia en las
organizaciones.

Produccin
La produccin y la fabricacin de un bien o servicio conforman la administracinde
operaciones.
La funcin de operacin comprende todo el proceso que se sigue desde que llega
la materia prima hasta que esta convierte en un producto determinado. En las
empresas de servicio esta funcin es conocida como operacin.

Mercadotecnia (ventas)
Si existe un punto clave dentro de la direccin de una empresa, esta es la
mercadotecnia. La funcin de mercadotecnia abarca todo el ciclo de ventas y
distribucin desde la planeacin del producto hasta la investigacin de mercados,
el almacenamiento, el contacto con distribuidores y la colocacin del producto en
los centros de distribucin.

9.- Gestionar documentacin administrativa

externa:
Proveedor
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras con
existencias (artculos), los cuales sern transformados para venderlos
posteriormente
o
directamente
se
compran
para
su
venta.
Estas existencias adquiridas estn dirigidas directamente a la actividad o negocio
principal
de
la
empresa
que
compra
esos
elementos.
Por ejemplo, una empresa de carpintera necesita un proveedor de madera para
poder desarrollar su actividad principal que es la creacin de sillas de madera. Es
una cuenta de y se encuentra en la parte derecha.

Cliente
Aunque parezca una pregunta a la que todas las personas que estn en el mundo
empresarial pueden dar respuesta de forma rpida y contundente, lo cierto es que
en muchas ocasiones se olvida qu es un cliente para nuestra empresa y
descuidamos la atencin y los cuidados que stos merecen.
En toda estrategia empresarial, el cliente es una figura que siempre est presente,
es lgico, es quien demanda los productos y servicios que las empresas ofrecen y
por lo que consiguen consolidarse en el mercado y obtienen los ingresos y
rendimientos para posicionarse y sobrevivir.
Pues entonces por qu hay veces que se ignora su importancia y se descuida el
trato que merecen?. La respuesta es complicada pero algunos motivos pueden
ser:
Que la empresa no es capaz de transmitir a las personas que la integran, la
importancia de esta figura para la supervivencia de la misma.
Que el equipo humano est desmotivado y pasa de las situaciones
complicadas
Que algunas gestiones son un poco ms laboriosas y entonces pueden
retrasar el resto de tareas.
Que no existen unas directrices claras de actuacin ante cualquier
incidencia, etc.
Parece que lo expuesto anteriormente no tiene mucho sentido cuando las
empresas invierten grandes sumas de dinero y de recursos para investigar nuevas
lneas de negocio,
captar clientes, darse a conocer o promocionarse.

Lo cierto es que todo lo mencionado anteriormente es importante, pero dedicar

una parte de ese esfuerzo en implicar y concienciar al equipo humano de las
empresas en el
cuidado y atencin al cliente es fundamental.
A continuacin le expongo algunas ideas para transmitir a sus colaboradores, de
qu es el cliente y su importancia:
1. No es una cifra de ventas a final de mes, es una persona y, como tal, tiene
sentimientos. Es nuestra tarea tratarle de forma cordial y afable.
2. El cliente es la persona ms importante de una empresa y dar respuesta a
sus demandas se hace necesario e imprescindible. Cualquier comunicacin
que se reciba debe ser respondida o resuelta. Se tienen que cuidar las
formas por escrito o por telfono.
3. Cuando recibimos una visita o una llamada de telfono de un cliente, no es
una
interrupcin, es nuestra obligacin. No le estamos haciendo ningn favor es
nuestro deber y debemos actuar de forma corts y eficaz.
4. El cliente nos hace llegar sus necesidades y si deseamos ser los mejores y
destacar ante nuestros competidores, tenemos que resolverlas.
5. Al cliente hay que darle atencin y debemos resolver cualquier tipo de
sugerencia o propuesta. l no depende de nosotros, nosotros s.
6. Ante una queja o reclamacin se le escucha pacientemente y luego se hace
todo lo
necesario para solucionar esa anomala. No se debe luchar contra l, ni
tratar
de convencerlo. Se debe resolver y actuar en consecuencia.
7. Ponga especial atencin ante cualquier cliente insatisfecho, puede que no
discuta,
simplemente NO VOLVER

Organismos gubernamentales
Es una institucin estatal cuya administracin est a cargo del gobierno de turno.
Su finalidad es brindar un servicio pblico que resulta necesario para la
ciudadana.

Por lo general, los servicios brindados por los organismos gubernamentales son
gratuitos y se solventan a travs de los impuestos y de otros ingresos que percibe

el Estado. El Presupuesto Nacional se encarga de determinar cuntos fondos

recibe cada organismo gubernamental. En algunos casos, los organismos
gubernamentales tambin generan sus propios fondos o parte de ellos.
Las caractersticas de los organismos gubernamentales pueden ser muy variadas
segn su mbito de accin y el pas en el que se encuentran. Hay organismos
orientados a cuestiones econmicas, sanitarias, administrativas, etc.
Un ejemplo de organismo gubernamental es el Servicio Meteorolgico Nacional de
la Repblica Argentina. Esta institucin se encarga de elaborar los pronsticos del
tiempo, analizar el clima y lanzar alertas para prevenir posibles situaciones de
riesgo vinculadas a la meteorologa.

Iniciativa privada

Iniciativa Privada, iniciativa individual, iniciativa particular o libre iniciativa es uno

de los fundamentos bsicos que rigen el sistema econmico capitalista, por
oposicin a la iniciativa pblica o iniciativa estatal.
Consiste en el predominio de la empresa privada, libre empresa o sector
privado de la economa sobre el sector pblico y el intervencionismo del Estado;
en el predominio de la propiedad privada (libre propiedad opropiedad individual)
sobre la propiedad pblica; y en la libertad econmica o libre competencia, es
decir: el libre juego de la oferta y demanda que determina la actividad de cada
agente econmico segn el principio de la mano invisible definido por Adam Smith.
Paradjicamente, tambin es muy habitual la oposicin de los conceptos
de iniciativa individual y empresa individual a la tendencia (tambin propia del
capitalismo en ausencia de controles al libre juego de la oferta y la demanda en un
mercado libre) que lleva a la conformacin de grandes empresas y especialmente
a la de monopolios.
La iniciativa privada no se limita a las actividades directamente lucrativas, sino que
se extiende a las no lucrativas, con muy diversos fines, como las fundaciones;
confluyendo con la llamada iniciativa social, como las organizaciones no
gubernamentales.

11.- Importancia y mtodos para el manejo de

documentos:
Cul es la importancia de la comunicacin escrita?
La sociedad demanda un dominio de la lengua escrita que habilite para la elaborar
una multiplicidad de mensajes, en una gran variedad de discursos, insertos en
distintos contextos sociales y destinados a una diversidad de pblicos lectores.
Escribir constituye un complejo proceso comunicativo -desde que se tiene en
cuenta la circulacin social de los discursos en un mbito cultural- y cognoscitivo
-desde que implica la representacin mental de los contenidos y estructuras de los
mensajes- que exige la aprobacin del cdigo grfico y del sistema lingstico.
La escritura es un proceso que requiere la constante revisin del texto producido,
la reflexin sobre la informacin pertinente para serlo comprensible, la discusin
acerca de la organizacin de las ideas, los procedimientos de cohesin utilizados,
la ortografa, la puntuacin y la adecuacin al registro atendiendo a la situacin
comunicativa.

Medio de prueba legal

Todo medio constituye un modo de llegar al fin, al resultado. En este caso el fin de
la prueba es logar esclarecer un hecho controvertido, una situacin dudosa; o
un delito, en cuanto a su existencia, o al modo en que se cometi, para
encuadrarlo en la precisa figura delictiva. Los medios de prueba consisten en la
incorporacin legal de los elementos de prueba (cosas o personas) a un proceso
judicial, con las garantas suficientes para que los medios de prueba sean idneos
para formar la conviccin de quien tiene la alta responsabilidad de juzgar
El Juez no puede decidir las cuestiones a su antojo sino basado en la ley y en las
pruebas, como consecuencia del principio de defensa en juicio. Las partes pueden
colaborar en la resolucin del conflicto planteado aportando las pruebas que
posean. Estas pruebas se incorporan al proceso y ya no pertenecen a las partes
que las introdujeron. Si un testigo aportado por una de las partes para su defensa,
luego declara en su contra, la parte que aport esa prueba, que ahora no le
conviene, no puede retirarla

Proceso administrativo de oficina

La administracin de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas

responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a menudo se les denomina
colectivamente como las funciones de la administracin. Si bien varan sus
designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por los
eruditos acadmicos como por los gerentes profesionales. En nuestra exposicin
de la planificacin y control de utilidades, empleamos la terminologa y definiciones
de las funciones administrativas descritas por un prominente autor, (Arthur
G. Bedeian) esencialmente en los siguientes trminos:
1.

Planificacin.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir

un futuro curso de accin para lograrlos. Comprende:
a)
b)

establecer los objetivos de la empresa

desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de
cumplirse
c)
elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos
d)
iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones
e)
replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.
2.

Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se

relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa.
Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las
actividades individuales del grupo. Organizar implica tambin establecer
autoridad directiva.

3.

Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de

asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les
recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotacin de
personal y la administracin de los recursos humanos implica tambin el
establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan
satisfechos.

4.

Guiar y la influencia interpersonal es el proceso de motivar a las personas

(de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de
personas para ayudar voluntaria y armnicamente en el logro de los objetivos
de la empresa (designado tambin como dirigir o actuar)

5.

Controlar es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para alcanzar

los objetivos de la empresa. Implica:
a)
b)
c)

establecer metas y normas

comparar el desempeo medido contra las metas y normas establecidas
reforzar los aciertos y corregir las fallas

Ciclo de vida de un documento comercial

Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va
pasando el documento, desde su creacin a su eliminacin o seleccin para su
custodia permanente. El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cmo
se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas
comerciales establecidos; el sabe tambin cul es el ciclo de vida de cada
documento que emplea en su empresa y sabe qu medidas o disposiciones deben
tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminarlos.
El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:
1. Creacin o recibo.
2. Archivo y proteccin
3. Utilizacin
4. Transferencia
5. Eliminacin

1. CREACIN O RECIBO
El nmero de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institucin,
organizacin o empresa. Ejemplo: Cartas Avisos de publicidad Estados de cuenta
rdenes de compra Cheques Facturas Recibos, etc.

2. ARCHIVO Y PROTECCIN
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas
necesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida til. Se recomienda:*
Escoger bien el sistema que se va a usar, segn el tipo de documentos o
informacin que se guarde.* Usar sistemas cruzados, el cronolgico con el
alfabtico, el geogrfico con el numrico, etctera.* Tener presente la regla de oro:
a mayor clasificacin, mayor agilidad

3. UTILIZACION.
Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Solo
aquellos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo
empleado para guardarlos. Para saber que documentos sern utilizados
posteriormente y cules no, se necesita conocer muy bien el giro de la empresa.
Las leyes sobre conservacin de documentos y poseer una buena dosis de
sentido comn

Importancia del proceso de archivar

El archivo surge de la necesidad de gestionar tanto la documentacin histrica
como la que produce y recibe la administracin municipal. El objetivo es que esta
informacin este disponible para uso por parte del personal del ayuntamiento, la
ciudadana y las personas dedicadas a la investigacin.-Los archivos tienen la
capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las

organizaciones, del estado este con otros estados. Su existencia, desempeo y

desaparicin, son siempre de mostrables a travs de los documentos.
Diferentes tipos de archivos
Los elementos de un archivo pueden ser cualquier tipo segn su funcin
-Segn su funcin
Se define por:-Archivos permanentes:
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del
tiempo, se dividen en:
- constantes:
Estn formados por registros que campos fijos y campos de baja frecuencia d
variacin en el tiempo
-De situacin:
Son los que en cada momento contienen informacin actualizada
-Histricos:
Contiene informacin acumulada a lo largo del tiempo los archivos que han sufrido
procesos de actualizacin o bien acumulan datos de variacin peridica en el
tiempo.
Formas de Archivar
Hay diferentes formas de archivar que son fsicos y/o electrnicos
-Fsico:
Los documentos estn ordenados y resguardados manera mano escrita y su
control se lleva en libros.
-Electrnico:
Los documentos estn ordenados y resguardados en computadora para mayor
facilidad de la persona.

11.- Equipo y materiales

Archivo y Correspondencia
La Coordinacin de Archivo y Correspondencia es la encargada de ejecutar los
procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestin documental en sus
diferentes etapas, aplicando los conocimientos propios y especializados en procura de
la oportuna y debida prestacin del servicio, como la efectividad de los planes,
programas y proyectos de la entidad, conforme a las normas y procedimientos
vigentes.
El Comit de Archivo, a travs del Proceso Normativo y Legal tiene como funcin
establecer y adoptar el conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y
mecanismos de carcter archivstico del Archivo General de la Nacin, AGN, para la
gestin y manejo de los documentos de la Institucin propiciando y contribuyendo a la
organizacin tcnica y normativa de los archivos y a la actualizacin de prcticas,
procedimientos y servicios de archivo.

Capacidad de las gavetas

aveta. 2. Titulo doble: las letras D-F indican el Inicio y terminacin de la
correspondencia
de
esagaveta.
La correspondencia
tambin
puede
ser archivada en archivadores abiertos
o
de
estantera
abierta. Archivadores abiertos Archivador abierto muestra el espacio correcto para
el manejo de las carpetas. GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO Hay
un archivador para guardar casi todo tipo de archivo y documento, como cheques,
documentos legales, catlogos, tarjetas, cintas magntica

Cules son los ttulos de las gavetas para un archivador

Demostrar su trabajo del idioma y el tema. 6.-Que es Proceso Administrativo? El

proceso Administrativo es un conjunto de acciones que se deben realizar, estn
interrelacionadas la una a la otra.
Cuales es la importancia de Archivar Documentos? Los archivos son muy
importantes en la administracin ya que contribuye a la gestin administrativa
permitiendo una mejor organizacin, tramite, consulta, conservacin y disposicin
final de los documentos. 8.-Cuales son los Principales Documentos...

Gabinete especial para un Archivo

Garantiza que los sistemas de registro de las oficinas funcionen de manera
eficiente. El uso de gabinete archivador para el almacenamiento de datos es una
forma prctica y eficaz de mantener sus archivos bien organizados y de fcil
acceso cuando los necesita. Es atractivo, as como funcional y tienen la ventaja
adicional de mejorar el aspecto de su oficina y hogar.

Guas

Diversas opiniones son las que se establecen entorno al origen etimolgico de la

palabra gua, sin embargo, una de las ms slidas y aceptadas es que dicho
trmino proviene en concreto del gtico vitan que puede traducirse como vigilar u
observar.
Una gua es algo que tutela, rige u orienta. A partir de esta definicin, el trmino
puede hacer referencia a mltiples significados de acuerdo al contexto. Una gua
puede ser el documento que incluye los principios o procedimientos para
encauzar una cosa o el listado con informaciones que se refieren a un asunto
especfico.
Por ejemplo: Antes de viajar a Londres, voy a comprar una gua de viaje para
saber cules son los hoteles ms econmicos, Tienes una gua de transporte
para prestarme? No s cmo llegar al edificio municipal, La gua del
teletrabajador sugiere contar con una conexin alternativa por si falla la principal y
no puedes acceder a Internet.
La persona que encabeza un recorrido e instruye a otro u otros individuos sobre
un camino tambin recibe el nombre de gua. Puede tratarse de un gua
turstico (encargado de mostrar los atractivos de una regin a los visitantes y de
transmitir conocimientos) o de una especie de maestro o consejero: El gua nos
cont que el museo fue construido en 1860, Don Ral ha sido mi gua en el
proceso de aprendizaje, No puedes renunciar en este momento! Tu eres mi gua
en este proyecto y te necesito.
No obstante, tampoco podemos pasar por alto el que la palabra gua puede
tambin entenderse como cada una de las trampas que en ocasiones se realizan
durante cualquier partida de cartas.
Asimismo dentro del mbito martimo este vocablo que nos ocupa cuenta con un
amplio nmero de acepciones. Una de ellas lo define como todo aquel cabo que
se utiliza para conseguir que un objeto en cuestin se mantenga en la posicin
que se requiere.
Otro de los significados de gua dentro del sector del mar es aquel que hace
referencia a un buque en concreto que est ejerciendo casi como lder, pues es el
que sirve de referente para que otros barcos mantengan la posicin correcta y se
sostenga as la formacin necesaria.

Ttulos o encabezado de la gua

1. Divide la informacin con ttulos y categoras para facilitar la lectura. Por
ejemplo, si bien no esta mal poner Diseo de productos (packaging,
marketing), diseo grfico (2D y 3D), planificacin de procesos y
estimaciones de costos, lo mejor sera escribir:
a. Diseo de productos
Packaging
Marketing
b. Diseo grfico

 2D
3D
c. Planificacin de procesos
d. Estimaciones de costos
2. El Ttulo y el Encabezado deben ser una unidad informativa en donde el
segundo ample al primero sin repetir informacin. Por ejemplo:Reparacin
de cuatro notebooks
Con garanta de 6 meses y presupuesto sin cargo.
Instalacin de locutorio
Con cabinas, telefona IP, Banda Ancha y sistema informtico.
Asesoramiento en derecho aduanero
Controversias con la DGA, inscripciones y devolucin de impuestos.
3. Adems de ampliar al ttulo (como se explic en el punto anterior), el
Encabezado debe tambin enumerar los puntos principales de la
Descripcin. Por ejemplo:
Ttulo:Reparacin impresora Epson 540
Encabezado: Toner, rodillos y fusor.
Descripcin: Necesito reparar el toner, rodillos y fusor de una impresora
Desket. Adems, tiene problemas para tomar hojas.
Ttulo: Organizacin de city tours
Encabezado: Para ingleses, japoneses y brasileos.
Descripcin: Necesito organizar un city tour para varios grupos extranjeros
de Inglaterra, Japn y Brasil. Es indispensable dominar ingls, japones y
brasileo y ser muy carismtico