ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Stephen Covey, explica que la administracin del tiempo no es la habilidad de exprimirle ms horas al da. Tampoco es triplicarse a uno
mismo para poder hacer ms cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es ms importante
Aspectos relevantes en la Administracin personal del tiempo
Define claramente los objetivos y selecciona lo ms importante.
Analiza como gastas tu tiempo.
Lleva una lista de tareas pendientes.
Asigna prioridad a tus tareas.
Planea tu da desde el da anterior.
No dejes las cosas para despus.
Delega en los dems.
Aprende a decir NO
.Concntrate en la tarea actual.
No te olvides de la persona ms importante.
Aspectos relevantes en la Administracin, empresarial, del tiempo
Identificar metas, objetivos y prioridades.
Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo.
Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan tanto en la vida acadmica como en la vida profesional.
Mitos y enemigos del tiempo
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin delas
prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.No se puede comprar.No se puede atrapar, detener o regresar.Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo
que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad.Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo
el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
Ejercicio 1Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.Ahora, haz
dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
Eficacia y Eficiencia
La eficiencia, est referida a la capacidad de lograr resultados con el mnimo esfuerzo o costo.
La efectividad, esta referida a la capacidad de lograr el mximo de resultados al mnimo costo
Entre la eficacia y la eficiencia

La eficiencia acta y se manifiesta en el mbito interno de la empresa, ah es donde ustedes pueden trabajar para reducir sus gastos. La
efectividad es hacer lo que a la empresa le pueda resultar ms conveniente en un momento determinado, es decir, acta en el mbito
interno y externo de la empresa. Algunos autores como Peter Druker menciona: No basta con hacer las cosas correctamente
(eficiencia),hay que hacer las cosas correctas (efectividad)
CONCLUSION
Eficiencia: cmo se hacen las cosas, de qu modo se ejecutan.
Efectividad: para qu se hacen las cosas, cules son los resultados que se persiguen; qu objetivos se logran.(Actividad para portafolio de
evidencias. De las actividades que cotidianamente realizas elabora una lista de 10 de ellas y plantea en otra columna lateral como puedes
mejorarla)
CONTROL
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el
proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planeadas y corrigiendo cualquier desviacin
significativa" Para Stoner (1996) lo define de la siguiente manera:"El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" Para Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme
al programa adoptado, a las rdenes impartidas ya los principios administrativos. Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de
que se puedan reparar y evitar su repeticin".
AGENDA EJECUTIVA
Libr en el que se apuntan cosas para hacer ,es una herramienta para la planeacin del tiempo que contiene hoja de datos personales,
planificador anual, planificador trimestral, planificador mensual, planificador semanal, planificador diario(empresa -ejecutivo).
BENEFICIOS DE USO
Planeacin interactiva de actividades de trabajo y personales
Atencin a los tips para un buen cierre de actividades.
Utilizacin de hojas de apuntes y anotaciones personales.
Elaboracin de un plan de trabajo: semanal, mensual, trimestral, y anual.
Seguimiento a un horario de citas y actividades (urgentes e importantes)
Directorio Telefnico con un orden de contactos.
PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO
Elementos que lo integran Objetivo Meta Lista de pendientes Lista de actividades (priorizadas) Horarios Holgura para atencin de
contingencias
Objetivo es la expresin de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo. Un objetivo nos sirve para:Formular concreta y
objetivamente resultados Planificar acciones Orientar procesos Medir resultados E l objetivo define de manera abstracta y cualitativa lo
que queremos lograr
Meta, es el trmino o referencia, establecido para denotar el cumplimiento de un recorrido, la meta define cuantitativa y especficamente los
valores verificables que nos permiten comprobar o demostrar que hemos alcanzado una parte o todo el objetivo.
PASOS PARA ESTABLECEROBJETIVOS Y METAS
Paso 1. Identificacin del objetivo(s)
Paso 2. Identificacin de los beneficios y los beneficiarios
Paso 3. Fijacin de lmites de tiempo

Paso 4. Identificacin de los principales obstculos

Paso 5. Identificacin de las habilidades y el conocimiento requerido
Paso 6. Identificacin de individuos, grupos, organizaciones y compaas con las cuales trabajar
Paso 7. Desarrollo del plan de accin
Lista de pendientes, es la asignacin de actividades por orden de importancia definidas en urgentes e importantes y que debern cumplirse
de acuerdo a la planeacin del tiempo.
Lista de actividades (priorizadas), Es una lista cuidadosa y ordenada donde se recopilan todas las diferentes actividades que intervienen en la
realizacin de un proyecto.
Horarios, es el cuadro indicador de las horas en las que deben concretarse ciertas tareas y al tiempo durante el cual se desarrolla una accin.
Holgura para atencin de contingencias, es el espacio vaco que queda entre dos tiempos programados y que estn sujetos uno dentro del
otro.
ENFOQUES DE TIEMPO
Tiempo de respuesta.- Es el tiempo que pasa desde que se enva una comunicacin y se recibe la respuesta.
Tiempo discrecional.- Es el tiempo, de ocio, que sobra despus de satisfacer las tres reas fundamentales de la vida
TIEMPO DISCRECIONAL
1) Las necesidades corporales (dormir, comer y, en general, cuidar del cuerpo).
2) Las necesidades financieras, es decir el tiempo requerido para obtener una cantidad de dinero que permita comprar bienes y servicios en
el mercado.
3) Las necesidades del hogar, que incluyen las tareas domsticas y el cuidado de los menores.
EXPANSIN DEL TIEMPO DISCRESIONAL Elimine identificando las cosas que no debe hacer. Matriz de importante/urgente, Principio
de Paretto80/20.Delegue no imponga Aislese creando barreras para protegerse de las exigencias empresarial es durante perodos
limitados de tiempo Retrese o separarse del sitio habitual de trabajo Reserve espacios de tiempo, con el establecimiento de horas
silenciosas Desarrolle la concentracin simultanea ms que la sucesiva. Contar con la capacidad para abordar varios temas de manera
simultnea (el poder de tres),sin inquietarse en el proceso.Identifique y proteja el tiempo ptimo, momentos del da o de la semana cuando
la persona puede desarrollar su mxima concentracin y creatividad A proveche los trocitos de tiempo que sobran de manera inesperada.

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO EN LA OFICINA
-Administrar bien el tiempo ndice directamente en la productividad propia y en la de los otros. Adems cumplir con
los objetivos propuestos permite tambin satisfaccin personal
-Cuando se planifican los objetivos y las actividades para alcanzarlo, se tiene en cuenta cul es el orden en que se
deben realizar las actividades pero generalmente no se completa cul es el mejor momento para hacerlas.
-El tiempo es un recurso limitado y por lo tanto demanda una buena administracin. El mal uso del tiempo,
necesariamente provoca tensiones nerviosas, ansiedad y depresin, impactan directamente en la calidad del trabajo.
Por ello es importante pensar antes como hacer las cosas.
-Muchas veces se realiza una actividad que no se prioriz correctamente, perdindose oportunidades. Tal vez la ms
importante en la administracin del tiempo es que con una buena planificacin se puede capitalizar las oportunidades
que se presentan porque se est en condiciones de identificarlas.
FALTA DE COORDINACION DE TIEMPO EN EL ESQUIPO DE TRABAJO
-Muchas veces los tiempo de las personas tienen una significacin mental distintas unas de otras.
-Es importante explicar cuales son los objetivos y cuales son los plazos reales de tiempo en equipo de trabajo.
-Una de las dificultades principales es no poder percibir cunto tiempo va a demandar hacer determinado trabajo y de
cuanto tiempo se puede disponer.
-Estimar la duracin de las actividades no es sencillo, ya que no es lo mismo hacer algo estando solo, que hacerlo en
una hora pico donde hay muchas interrupciones.
-Para poder estimar el tiempo requerido es importante hacer un Registro de uso de tiempo, anotar en que actividades
se fue el da de trabajo, para visualizar claramente cunto tiempo insumen las actividades.
OBSTACULOS
-La tirana de lo urgente
-No pensar antes de hacer
-Visitas inesperadas
-Interrupciones telefnicas
-Falta de informacin
-Procedimientos obsoletos.
-Incapacidad para decir no
-Excesivo detallismo
-Varios jefes con distintos estilos entre s.
Hay dos tipos de tiempos:
Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en funcin de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por
anticipado, es simultneo, impredecible y disperso.
Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atencin
solamente en una cosa.
Segn las encuestas, cada uno de stos tiempos es el 50 % de la jornada.

Sin embargo existe la sensacin de que el Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.
Es importante tener en cuenta stos diferentes tipos para no planificar la utilizacin de todo el tiempo, ya que parte de
el es utilizado para el tiempo de respuesta.
Por lo tanto, si bien se resalt la importancia de la planificacin, debemos saber que no todo el tiempo es planificado
ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos buscando la lnea media que es poder decir que hay actividades
que son planificables, que son anticipables y hay otras que no lo son ni deben serlo.
Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cules son los objetivos para decidir adecuadamente.
Los objetivos deben ser:
-realistas
-estimulantes
-flexibles
-verificables
Hablar de planificacin supone entonces:
-Hablar de objetivos
-De cmo hacer eso definiendo un orden de prioridades entre las diferentes actividades.
-La clave es poder hacer primero lo que es ms importante aunque sea menos urgente, porque si realmente es ms
importante, en un lapso muy breve va a pasar a ser urgente. Por lo tanto poder priorizar lo ms importante aunque
menos urgente es un criterio clave a la hora de tomar decisiones sobre cul de las dos cosas hay que inclinarse.
Planificar tambin es tener en cuenta cundo se hace. Poder hablar de cundo, supone poder decir cul es la
distribucin de las interrupciones diarias en una organizacin, ej. : las mayores interrupciones se dan entre las 10 y
las 12 hrs.
Si se tiene en cuenta esto se podra decir cul es el mejor momento para hacer una actividad.
La administracin del tiempo es un desafo no solamente para la consecucin de los objetivos propios u
organizacionales sino tambin porque detrs de eso est nuestra propia jerarqua de valores para la organizacin y
para nuestra vida.