ADMINISTRAR EL TIEMPO

1. Introduccin
Metas generales

Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de la

administracin que se haga de los propios hbitos.
Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo
Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo.
Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del
tiempo que hacen actualmente los participantes.
Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del
tiempo.

Objetivos
Los participantes, sern capaces de:

Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del
tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y
acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas
necesarias.

Competencias a desarrollar de manera indirecta

Capacidad de auto crtica

Organizacin personal
Orientacin a resultados

Aprendizaje clave
El tiempo es una simple medida. La percepcin de no tener tiempo se debe a una mala seleccin o
distribucin de las acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno
mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

2. El tiempo
Qu es el tiempo?
Para qu es el tiempo?. Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede tanto
comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, qu puede ser ms
familiar y ms mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?.
Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos
cuando lo omos nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el tiempo?, si nadie me lo
pregunta, yo lo s; pero si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo s.
Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas palabras; todos sabemos lo
que queremos expresar con el trmino tiempo, pero no podemos decir lo que es.
Los modernos diccionarios lo definen: Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos,
sucesos, cuerpos u objetos (Encicl. Ilustrada Cumbre); Duracin de los fenmenos. . . poca, siglo
(Dicc. Larousse); Duracin de las cosas sujetas a mudanza (Dicc. de la Real Academia); Aspecto

mensurable de la duracin (Dicc. de Psicologa).

La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima
definicin de Aristteles: El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus.
Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento
equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia al acto, es decir, de la
posibilidad a la realidad).
El tiempo es pues, la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo.
Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo en s no existe. No existe
porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino
nicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.
La administracin del tiempo
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo
no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de
los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni
encerrarlo para hacerlo nuestro. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede
realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos.
Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de lograr, el tiempo contina
movindose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresin Administrar el tiempo para
identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algn significado.
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que
podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo
disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia
es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar
ocupado.
Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieran
organizar sus horas ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas
con ms rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo
sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presin se cometen ms
errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para
solucionar problemas. Como resultado, los das comienzan a parecer frenticos.
Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar ms horas.
Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas:
las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va desapareciendo a
medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podran ser
resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros
mismos. Sin embargo, mucha gente contina creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir
todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre
hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las
decisiones con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo
el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el
tiempo. La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms importantes, en
la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario
hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como

tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo.
Identificar las prioridades se convertir en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas
maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El
conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos
debidamente, debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

3. Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se
convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar
la calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos
que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente
identifica a su familia como el aspecto ms importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco
tiempo en actividades familiares Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un
compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La
autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que
queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que
estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y
nadie podr dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada
hora y an cada minuto.
Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los
resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto
mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo:
invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los
datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo
invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar
mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se
regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de
modo que se est condenando a repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El ms
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser
constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo
frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se
podra estar haciendo.

Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de
la manera ms efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son
provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos

4. Desperdiciadores de tiempo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Excesivo flujo de papeles.

Telfono.
Visitantes.
Reuniones.
Fallas de comunicacin.
Polticas y procedimientos.
Informacin. (Falta / exceso)

Posibles soluciones
Agenda

Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C)
Urgentes No Importantes.

Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la conversacin.

Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de
emergencia.

Correspondencia

Escribe menos, usa ms el telfono.

Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de
vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn,
elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?.

Reuniones

Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.

Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el
mismo efecto? Es necesaria mi presencia?.
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones
innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.

Soluciones

Reflexin
Decisin
Disciplina

No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

5. Identificacin de hbitos personales Ejercicio I

Problemas
Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales.
Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los
enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.
Una vez que ya lograste identificar a tus enemigos enlista las posibles soluciones para cada uno de
ellos.
Soluciones
Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

6. Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas
realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas

importantes las que usualmente dejamos para despus.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a
confundir lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de
crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis
en nuestros trabajos y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el
comienzo de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es
comenzar.
La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo
de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos,
embotellamiento mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye
nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:
1.
2.

Trabajos no placenteros.
Trabajos difciles.

3.

Indecisin.

7. El valor econmico del tiempo laborable personal

Ejercicio II
Una preocupacin para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar,
tiempo de comprar, tiempo de vender...
Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del tiempo, y es impresionante
la cantidad de personas que no se han concientizado de l: en las empresas y, en general, siempre
que alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por X trabajo; pero la realidad es que se
paga por X tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son
quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El
tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no est bien empleado, el patrn
est pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero
mal gastado.
Ejercicio II
1.
2.
3.

4.

Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que
inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la
mam, etc. Y as mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.
Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y
C para las deseables.
Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que
la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir
reportes, etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividades
necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar
agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no
afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar
la ltima pelcula, hablar con la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc.
Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado de sueldo diario.

5.
6.
7.

El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este
ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.
Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las
actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El
resultado ser lo que realmente usted debera de ganar.
Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.

Sea honesto. Slo usted ver este documento.

8. El uso del tiempo Ejercicio III

Principios prcticos
Para conocer qu cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rpidamente lo haga
ms efectivo, y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo que est haciendo, es necesario saber en qu
se le va el tiempo. No dependa de la memoria, pues es traicionera!.
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y
realista cmo lo manejamos. El resultado final de nuestro anlisis no ser una tcnica, o una serie de
complicadas formas burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das. El resultado de
examinar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal
del mismo: en qu se nos va y en qu debera rsenos.
1 Auto anlisis del uso del tiempo
Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso
consistir en averiguar cmo lo est empleando.
En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final
de cada hora se registra cmo se emple esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta
incluso de que el descanso de 15 minutos para el caf, usualmente se convierte en 30.
Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a
razn de 60 segundos por minuto.
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que
corresponda a cada punto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.

o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de
manejarlos en ese orden.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o
improductivas.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo
inesperado.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y
decidiendo sobre ella.

8.
9.
10.
11.
12.
13.

o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo
destinado a asuntos pendientes.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.

9. Planear las actividades

Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su
ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse
dueos de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo
ms posible el tiempo del que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la
semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar
tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.

Sean realistas.

10. Organizar las actividades

Nos servir para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres
categoras:

Prioridad A Imprescindible de hacerse: stas son las actividades decisivas. Algunas de

ellas entrarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes
importantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo.
Prioridad B Debe hacerse: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el
desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.
Prioridad C Deseable de hacer: es la categora de menor valor. Al incluir actividades tan
solo interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de
poca presin.

Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades
cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna
fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de maana si no se realizaron a tiempo y/o
si las circunstancias cambiaron.
Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale
la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Slo una planeacin cuidadosa le permitir
recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.
En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:
Prioridad A. Imprescindible de hacer.
...
Prioridad B. Debe hacerse.
...
Prioridad C. Deseable de hacer.
...

Para poder determinar estas prioridades necesitamos tomar en cuenta los siguientes criterios:

Juicio. T eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el
remordimiento de conciencia que sientes por no realizar algo, haga tu juicio ms severo.
Relatividad. Al comparar tus actividades o tareas debera quedar bien claro que algunas
tienen mayor prioridad que otras. Siempre debes de guiarte con la pregunta En qu puedo
usar mejor mi tiempo en este momento?.
Tiempo. Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con
frecuencia no se toma en cuenta, tambin es importante establecer un momento para
comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un lmite previamente fijado.

De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de los objetivos de la
manera ms conveniente.
Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas:

Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando la mayora de mi

tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?
Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no
contribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran?

Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar adversamente
otras funciones personales o de mis colaboradores?

11. Establecer fechas de seguimiento

Toda planeacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los planes es hasta donde se
extienden al futuro y qu tan precisos son. Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible
planear en cualquier momento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fechas lmite
realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia
personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

12. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los

objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente
planeadas, organizadas y prioritizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de
avance hacia la consecucin de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos
fcilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos
siempre sabremos hacia donde dirigirnos.

13. El beneficio de la planeacin

El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el
cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es:
un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados.
Necesitamos identificar cul 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es
usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde
dirigimos nuestro tiempo.
Eficiencia vs. efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer
las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que
eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba
a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer
sostenible en el tiempo esos resultados.
Aspectos importantes a considerar
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que
los resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que
-y quiero- hacer hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor.
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta
de tareas... que no son las que se tienen que hacer.

Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen
mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos
esfuerzos crticos (20%, por poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y
viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de
las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones
cerciorarse de tener bien definido el problema.
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para
poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privaca.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen
la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven
sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades:
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la
accin. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la
situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son
necesariamente lo mismo.

14. Poniendo prioridades

Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del ao siguiente, descarta
los das festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos
comprometidos. Asegrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega
todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades.
Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es mucho el tiempo no
comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.
La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que tienes que
hacer y tambin de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la
misma agenda o en hojas por separado.
Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad de tiempo
requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica
despus si tu estimacin fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas
proporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante.
Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es urgente.
Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunin de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas
campaas de ventas, s es urgente e importante.
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razn
de tiempo-beneficio puede ser aqu una buena gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se
requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podra hacerse hoy.

Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no

permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo
habrs hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da. Otras prefieren planear el da
la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones,
despus del descanso nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la lista, o es posible que
alteres tus prioridades.
Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn tiempo marginal que
pueda llenarse o destinarse a un buen uso.
Una alerta: s te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro, puede ser seal
de que lo ests postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el
caso.
Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas
para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productora
independiente de acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comida a un
consultor en gerencia llamado Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas
con mi tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable. Lee le extendi una hoja
de papel en blanco. Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer maana, dijo, y numrelas
por orden de importancia. Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el
nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3...,
etc. Al trmino del da deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar
todas las actividades de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro.
Prubelo por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este consejo.
Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era la
leccin ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado.
Es una herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto
leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn de tiempo.
Ese tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo
necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro de los plazos
determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega.
Siempre habr ms cartas, ms vencimientos, ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un
indefinido despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su rueda de jaula tiene ms o menos la
misma clase de libertad.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesin.
Si se presenta una finalidad superior, s flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario
es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. Eso implica
hacer lo que se necesita hacer de la forma ms econmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests
haciendo y no desperdicies tiempo lamentndote por lo que no dejaste tiempo para hacer.

15. Eficiencia en la oficina

Efectividad del tiempo en la oficina

En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible
que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor an, es posible que malgasten el tiempo de uno
y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra
oficina en una plataforma para la accin efectiva.
Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no est bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeas. El equipo y los
materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin
esttica son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido
deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de caf sin lavar, polvo y basura, mala
iluminacin, etc. Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se
encuentra arreglada y en orden.
La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de
cabeza.
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo especfico que tengas entre
manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentracin es una gran ahorradora de
tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l. Hay encima un revuelto
de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo
resultado es tensin y frustracin. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en
orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal manera que no gastes
tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez
ms la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el
trabajo de maana.

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe
planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo
concentrado brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas
inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos que constituyen su
tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la
maana. Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay
ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimo
personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de mxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo
que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente
por la maana, al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos
las exigencias de los dems son mnimas.
En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo
especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o

antes del final del da, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.
Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, l es
la segunda; la primera eres t mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser
interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un
placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, o sbitamente lo tomamos para hablarle
a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona.
No, no, nada urgente... slo estoy llamando para charlar.
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un proyecto y acometiendo
otro, platicando con los compaeros de oficina, etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que la
interrupcin misma.

16. Como ocupar ''tiempo muerto''

Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo
cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no
totalmente ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de
planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta
esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar
soluciones a algn problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre
lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o
informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser
presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.
Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea
luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se
puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es
breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que
esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y
mucho menos de nuestro tiempo ptimo.
Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de
nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros
conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al
buscar continuar nuestra lectura.

17. Resumen y conclusiones prcticas

En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para
hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual.

En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. Despus
desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada. Debes
concentrarse en las actividades que ms te retribuyan en trminos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que
requiera mayor concentracin. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu
mejor hora cuando haya asuntos presionantes.
Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantn cierta
flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los
pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana tpica; despus examina
tus actividades. Con este anlisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal.
Resumen escrito de Aprendizaje
Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro.
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/
Aspectos Clave, Acciones que Seguir

Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando
actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabidura
popular dice: El tiempo es oro.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor
generador de tiempo es la buena administracin.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los
objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.
La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo
implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho
ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por
trabajar inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel
jerrquico.
Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.
Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te
ayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecucin de logros

y establecer objetivos de mejora a corto plazo.

Administracin del Tiempo

Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso
del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y
acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas
necesarias.
Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender
mecanografa, lectura rpida, etc.

18. Evaluacin peridica

Evaluacin peridica
Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administracin de tu tiempo,
completa el siguiente examen. Este te indicar las reas donde todo va bien y donde an necesitas
prestar atencin.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se
aplica, NA.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.

Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?

Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal?
Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en actividades o
conversaciones importantes?
Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?
Delegas todo lo que es posible?
Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?
Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo correcto para lograr
alcanzar tus objetivos?
Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada?
Crees tener un pleno control de tu tiempo?
Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales amontonados?
Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo durante las juntas?
Has dominado tu tendencia a los retrasos?
Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades improductivas?
Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperndote
Cumples con tus fechas lmite?
Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados?
Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas?
Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes
inesperados?
Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados?
Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser?
Ests al da con las lecturas que ms te interesan?
Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?

Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente
las preguntas que hayas calificado con 4 o 5. Estos aspectos representan reas de mejora. Se
sincero, el nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t.

Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose,
buscando reducir el total en cada aplicacin.