Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

GENERALIDADES
Titulo
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL CONTROL DEL
TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL MUNICIPAL LOS OLIVOS
Autor
Borja Segura, Guillermo Martin
Asesor
Mg. Hilario Aradiel Castaeda
Tipo de investigacin
Aplicada
Lnea de investigacin
Sistemas de informacin transaccionales
Localidad
Lima
Duracin de la investigacin

SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL

CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

1. INTRODUCCION
1.1 Realidad problemtica
En el marco global donde la situacin financiera se est definiendo el devenir
de muchas empresas, se habla de la innovacin como la va para garantizar
la perdurabilidad de las empresas en un entorno cada vez ms competitivo.
Por innovacin se entiende el proceso de introducir nuevos conocimientos en
la realizacin de nuevos productos, mejorar los existentes e implementar
cambios en los procesos productivos y de gestin.
Por este motivo, la implantacin de un sistema de Gestin Documental (en
adelante, S.G.D) se considera una innovacin en procesos porque permite
hacer ms con menos: optimizacin de los flujos de trabajo, mejora de la
cuenta de resultados, aumento de la productividad de los trabajadores,
incremento de la calidad del servicio y del producto, etc. Una verdadera
apuesta por la innovacin, por la optimizacin de procesos y por la gestin de
la informacin como un valor clave, primordial para lograr empresas
competitivas en un mercado global [...] [1].
En acuerdo a lo mencionado el tratamiento de la informacin y el
conocimiento dentro de una organizacin intervienen diversos actores,
especialistas y disciplinas por la complejidad que significa ello, debido a la
reagrupacin de nociones, conceptos, anlisis, evaluaciones, variables, entes
de informacin, etctera. Ante ello nace la gestin documental un proceso
natural e importante que entra en accin, la cual est constituida por una serie
de operaciones materiales e intelectuales interdependientes entre s, donde el
elemento sustancial y clave que existe adems con fuerte carga informativa
es el documento, el mismo que forma parte de grupos documentales, como

1 San Servando Hernndez. Gestin Documental para pymes. Espaa: Fundacin

Riojana para la innovacin, 2013. ISBN 9788497459785
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

un trmite, un expediente, una serie, etctera; los cuales deben estar bien
representados, mediante una adecuada gestin.
Podemos decir entonces (Universidad de Mlaga, 2006, p.23).
En los ltimos aos estamos viendo que son muchos los documentos que
nacen ya en formato electrnico y que conviven con los documentos en papel.
Su gestin es primordial para cualquier organizacin para no sumirse en un
caos generado por una falta de control y normalizacin, es decir, la falta de un
gestor documental en las empresas.
Otro punto acerca de la gestin documental segn es que pretende
abarcar desde la elaboracin de los documentos hasta su servicio,
pasando por su organizacin y descripcin(Fernndez Gil, Paloma 1999).
La presente investigacin se lleva a cabo en el Hospital Municipal Los Olivos
cuyas instalaciones encuentran ubicadas en el distrito de Los OlivosLima,
dicha entidad es un organismo pblico descentralizado que se auto sostiene
generando sus propios recursos, que tiene como visin dedicarse a brindar
atencin preventiva, recuperativa y de rehabilitacin a las personas que
acuden al nosocomio con calidad, calidez y tecnologa en la gestin
hospitalaria, con ambientes adecuados e infraestructura moderna. Posee un
sistema hospitalario denominado SIMEDH, que sirve para registrar toda la
actividad hospitalaria (citas, acto mdico, hospitalizacin, farmacia, logstica,
soat) en el nosocomio.
Desde su consolidacin en el ao 2004 hasta el presente la empresa si bien
se preocup por tener un sistema que se encargue manejar toda la gestion
hospitalaria, no le presto mucha importancia a la gestin documental puesto
que mantiene el control, envi, recepcin, procesado y seguimiento de
documentos en forma manual, mediante un libro de registro o una hoja Excel
(dependiendo de cada rea) donde se redactan los datos asociados al
documento correspondiente.

SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL

CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

Los documentos que recibe cada rea en la institucin son almacenados de

acuerdo al orden que establece cada unidad, pero cuando los documentos
superan 1 ao de haber sido recibidos son almacenados en cajas de cartn
en donde solo se le pondrn una etiqueta del ao que corresponden y el rea
al que pertenecen y sern almacenados en un ambiente ubicado cerca del
rea de archivos de historias clnicas, sin ningn tipo de ndice o forma de
ubicarlo en caso se solicitase ya que an no se cuenta con un lugar especfico
con las condiciones adecuadas para el almacenamiento de estos .
Segn la entrevista realizada (hacer referencia anexo) en el HMLO. existe
ineficiencia en manejo del tiempo y uso de recursos en el proceso de gestin
documental, ya que el almacenamiento, distribucin y bsqueda se efecta
en una forma no automatizada, para los documentos externos los encargados
de recepcionar es el rea de informes y atencin al cliente, quienes
distribuyen en las diferentes reas de acuerdo a donde estn dirigidos , en el
caso de ser documentos internos, estos deben pasar necesariamente pasan
por el rea de administracin, en donde se realiza el proceso de aprobacin o
desaprobacin, luego en caso de ser aprobados son enviados al rea
correspondiente para ser atendidos de acuerdo a lo escrito.
.
Como se detalla en el prrafo anterior los documentos tienen un extenso
recorrido antes de llegar a su destinatario final y ser almacenados, es durante
este proceso que se observaron los siguientes problemas: el tiempo de
bsqueda y recuperacin de documentos es demasiado, debido a que no se
conoce la localizacin exacta del documento o se conoce pero ya no est ah,
generando entre 10 min y 60 minutos en prdida de tiempo por bsqueda y
localizacin, tambin existe un porcentaje de documentos que no son
encontrados cuando se solicitan, esta cantidad puede fluctuar entre 4 a 10
documentos diarios .
Teniendo en cuenta la entrevista realizada (hacer referencia anexo), se
observa que los documentos involucrados en la gestin documental son: las
facturas de proveedores, cartas, recibos, memorndum, oficios, documentos
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

legales, resoluciones directorales entre otros trmites internos y externos

donde se observa que la problemtica de estudio nace debido:

Toda la documentacin con respecto a la recepcin de documentos est

siendo manejada en un cuaderno u hoja Excel, en donde se registra el

ingreso y/o la distribucin de los documentos, este cuaderno al estar lleno no
se almacena en un lugar especfico para llevar un control de los documentos,
por el contrario, es guardado en el ambiente ya antes mencionado.

Los documentos estn siendo almacenados en archivos, en muchos

casos cada rea establece su orden por lo cual pueden estar dispersados
generando demora en el tiempo de bsqueda y recuperacin de documentos
siendo este entre el 10% y el 20% del tiempo de trabajo del personal
administrativo el cual es de 8 horas diarias. Esto no slo repercute en los
gastos salariales, sino tambin en la dilacin de los trmites administrativos y
en la sensacin de estancamiento que se genera en el ambiente de trabajo.
Al respecto Crdenas y Di Biase (2006, p.1), dicen que Se gasta valioso
tiempo de personal administrativo archivando estas copias y posteriormente
buscndolas cuando se requieran, sin saber muchas veces donde se
encuentra.
Actualmente las empresas manejan mucha documentacin que requieren ser
controladas y supervisadas continuamente, por lo que contantemente tienen
problemas cuando se desea recuperar algn documento de sus grandes
bases de datos, teniendo como principal enemigo el tiempo (lzate, 2010,
p.10).

Cuando se requiere un documento, este muchas veces no se localiza,

debido a que no se tiene una ubicacin exacta de la documentacin.

Con respecto a documentos entregados por quejas de pacientes, se ha

dado casos de en qu la fecha de respuesta no ha sido la esperada por

incumpliendo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL

CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

Para Guirado (2007, p.134), Los riesgos e ineficiencias ms comunes

derivados de una gestin documental defectuosa son: la prdida de
documentos; la falta de evidencias o pruebas documentales; la demora en la
tramitacin de los asuntos de los clientes; la falta de control de acceso a
documentos; la congestin de papeles en los ambientes de trabajo; los gastos
incontrolados en artculos consumibles, como fotocopiadoras, tner,
impresoras y papel.
En tal sentido surge la siguiente interrogante: Qu sucedera si esta
situacin continuara?
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXx

1.2 Trabajos previos

En Per-Tarapoto, Lee Ed Ibrico Surez en el ao 2013 en la tesis
Mejoramiento de la gestin de trmite documentario utilizando firma digital en
el proyecto especial Alto mayo Moyobamba desarrollada en la Universidad
Nacional de San Martin.
Planteo como problemtica que el Proyecto Especial Alto Mayo contaba con
un sistema de Trmite Documentario llamado SISGEDO una aplicacin web
desarrollada para efectuar el registro, control y seguimiento de todos los
expedientes que se procesan en la Institucin y estaba orientado a registros y
no ha ficheros o archivos digitales adems de ello era un sistema genrico
que no permita la adaptabilidad completamente a la organizacin y no
brindaba soporte de la digitalizacin de los documentos y careca de la
opcin de firmar digitalmente un determinado documento electrnico, siendo
estas observaciones en cierto modo sobre-llevadas, evitaban la escalabilidad,
desarrollo y mejora de la gestin documentaria en cuanto a tiempo y costo.
Objetivos de la investigacin se busc determinar de qu manera el Sistema
de Trmite Documentario basado en firma digital mejorar la Gestin
documentaria en el Proyecto Especial Alto Mayo. El nivel de investigacin que
se aplico fue investigacin explicativa con diseo de investigacin
correlacional/causal, como muestra se tom la a poblacin comprendida por
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

todos los usuarios internos involucrados en la gestin documentaria y por la

dependencia de Gerencia y Administracin de la institucin con un total de 80
individuos. Obtuvo como resultados disminuir el uso de papel, reduciendo
drsticamente los gastos por este concepto, Estandarizacin de la
documentacin emitida, Estimaciones de tiempos que conllevan los trmites
segn periodo, tipo de asunto y dependencia; lo que facilita la ubicacin de los
cuellos de botella en el proceso documentario Al ubicar rpidamente un
documento ya sea que se encuentre en trmite o concluido y ya archivado,
ahorra tiempo de bsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos
archivos fsicos para ubicar un determinado documento y disminuyo el tiempo
promedio en el trmite o atencin de un documento y como conclusiones
obtuvo que en cada proceso documentario es requisito indispensable la
adecuada aplicacin de los principios de gestin documental, que garanticen
la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la informacin bajo
las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran, el
procesamiento de la data histrica almacenada por el sistema permitir
obtener estadsticas sobre el tiempo que toma la atencin de los documentos
de trmite por tipo de documento, por dependencia, por periodo, entre otros y
que la informacin que se obtenga a travs de estas estadsticas le servir a
cada unidad de la institucin para evaluar el flujo de desarrollo de su carga de
procesos de trmite.
En Ecuador-Ambato, ngel Vicente Velasco en el ao 2014 en la tesis Los
Sistemas de Gestin Documental como factor determinante en el manejo de la
documentacin de la Facultad de Ciencias Humanas y de la Educacin de la
Universidad Tcnica de Ambato desarrollada en la Universidad Tcnica de
Ambato.
Planteo como problemtica en Ecuador se ha empezado a utilizar un software
llamado Quipux para la gestin de documentos, dentro de las dependencias
pblicas, es distribuido libremente para que las empresas pblicas y privadas
puedan descargarlo e implementarlo puesto que el software permite que los
oficios y documentos oficiales sean encontrados fcilmente meses despus de
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

que se hayan enviado, en la Facultad de Ciencias Humanas y de la Educacin

no existe un Sistema de Gestin de Documentos pero se ha considerado dar
una solucin al tratamiento de documentos en papel entonces el objeto de la
investigacin se ha orientado para tratar de mejorar el orden de los
documentos y archivos utilizando un sistema de gestin documental para la
Facultad de Ciencias Humanas y de la Educacin de la Universidad Tcnica
de Ambato teniendo como objetivo de la investigacin estudiar la influencia de
los Sistemas de Gestin Documental en el manejo de la documentacin de la
FCHE, el tipo de investigacin que se aplic a esta tesis fue en tres niveles
exploratoria, descriptivo y asociacin de variables, como muestra se necesit
de la colaboracin del personal administrativo y estudiantes de la Facultad de
Ciencias Humanas y de la Educacin de la Universidad Tcnica de Ambato
conformada por 254 personas, teniendo como resultados el 78% respondi
que siempre han considerado usar una herramienta informtica para el
manejo de la documentacin, un 11% respondi que frecuentemente
consideran usar una herramienta informtica para el manejo de la informacin;
un 6% manifest que nunca ha considerado usar alguna herramienta
tecnolgica y un 5% de los encuestados respondieron que a veces consideran
usar una herramienta informtica que administre la documentacin teniendo
como conclusiones la implementacin del software Quipux permitir La
documentacin impresa se almacena de manera segura, la informacin no
tarde demasiado tiempo en llegar de un departamento a otro y que se
minimicen los reclamos por prdidas de documentos o retraso en la bsqueda.
1.3 Teoras relacionadas al tema
1.3.1 Sistema de informacin
Un sistema de informacin (SI) puede ser cualquier combinacin
organizada de personas, hardware, software, redes de comunicacin y
recursos de informacin que almacene, recupere, transforme y
disemine informacin en una organizacin. Las personas han confiado
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

en los sistemas de informacin para comunicarse entre s mediante una

variedad de dispositivos fsicos (hardware), instrucciones y
procedimientos de procesamiento de informacin (software), canales
de comunicacin (redes) y datos almacenados (recursos de
informacin) desde los albores de la civilizacin [] [2].
La definicin tcnica de un sistema de informacin como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan),
procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar los
procesos de toma de decisiones y de control en una organizacin.
Adems de apoyar la toma de decisiones, la coordinacin y el control,
los sistemas de informacin tambin pueden ayudar a los gerentes y
trabajadores del conocimiento a analizar problemas, visualizar temas
complejos y crear nuevos productos.
Los sistemas de informacin contienen informacin sobre personas,
lugares y cosas importantes dentro de la organizacin, o en el entorno
que la rodea. Por informacin nos referimos a los datos que se han
modelado en una forma significativa y til para los seres humanos.
Por el contrario, los datos son flujos de elementos en bruto que
representan los eventos que ocurren en las organizaciones o en el
entorno fsico antes de ordenarlos e interpretarlos en una forma que
las personas puedan comprender y usar []. [3]
Un sistema de informacin es un conjunto de recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, normativos y metodolgicos,
organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan
2 OBRIEN & MARAKAS, Sistemas de informacin gerencial. Mxico: McGraw-Hill,
2006. ISBN 970-10-5630-2
3 LAUDON & LAUDON, Sistemas de informacin gerencial. Mxico: Pearson, 2012.
ISBN 678-607-32-0949-6
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

decisiones en una organizacin, la informacin que re- quieren para

desarrollar sus respectivas funciones. [].[4]
1.3.2 Gestin Documentaria
La gestin documental forma parte de la estrategia para administrar los
recursos informativos con que cuenta una organizacin. Por su
naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clsico para
manejar la documentacin que constituye la plataforma de las
operaciones que da con da afronta una organizacin, cuyo registro se
centra en sus competencias centrales, estructura, sector de actividad,
giro industrial, tamao de la empresa, nmero de empleados,
relaciones de coordinacin, nivel de desarrollo tecnolgico, sistemas de
comunicacin e informacin, trato a clientes (internos y externos),
generacin de bienes, servicios, capital y conocimiento y gestin de la
calidad [].[5]
La cadena documental es el conjunto de operaciones y tcnicas que
se aplican a la coleccin o fondo documental de un servicio de
informacin y documentacin (SID)6 y que comprenden las fases de
entrada, anlisis-tratamiento y difusin.
Los procesos de la cadena se aplican a todo tipo de SID (archivos,
bibliotecas y centros de documentacin) y de documentos (textos,
audiovisuales, tanto en papel como electrnicos). Los procesos no se
aplican, sin embargo, de manera uniforme en todos los casos, ya que
4 SAROKA, Sistemas de informacin en la era digital. Argentina: OSDE, 2002. ISBN
987-9358-08-2
5 BENJAMIN & FINCOWSKY, Organizacin de empresas. Mxico: McGraw-Hill,
2009 ISBN 978-970-10-6935-6
6 SID es la sigla de servicio de informacin y documentacin
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

10

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

la documentacin de archivo generada en procesos internos se trata de

manera diferente a la documentacin incluida en la cadena bibliogrfica
de una biblioteca o de un centro de documentacin, ya que se
utilizan normas de descripcin diferentes y se generan instrumentos de
bsqueda tambin diferentes.
La cadena documental consta de tres fases: entrada, anlisis y
tratamiento, y salida o difusin. Cada una de ellas se divide en
diferentes sub-fases, donde se recogen los diferentes instrumentos
relacionados con tcnicas tanto archivsticas como bibliogrficas [].
[7]

Fuente: BENJAMIN & FINCOWSKY, Organizacin de empresas

1.4 Formulacin del problema

Problema General

Cmo influye un Sistema de informacin basado en web en el control

del trmite documentario del Hospital Municipal Los Olivos?

7 BENJAMIN & FINCOWSKY, Organizacin de empresas. Mxico: McGraw-Hill,

2009 ISBN 978-970-10-6935-6
SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL
CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

11

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

Problemas Secundarios

En qu medida el uso del Sistema Informtico basado en web influye

en el tiempo promedio de bsqueda de expedientes para el trmite
documentario del Hospital Municipal Los Olivos?

En qu medida un sistema informtico influye en el porcentaje de

documentos localizados en el trmite documentario del Hospital
Municipal Los Olivos?

1.5 Justificacin del estudio

1.5.1 Justificacin Tecnolgica

1.6 Hiptesis
1.7 Objetivos
2. METODO
2.1. Diseo de la investigacin
2.2. Variables, operacionalizacin
2.3. Poblacin y muestra
2.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, validez y confiabilidad

2.5. Mtodos de anlisis de datos

2.6. Aspectos ticos

SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL

CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

12

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN

Universidad Csar Vallejo

SISTEMA DE INFORMACION BASADO EN WEB PARA EL

CONTROL DE TRMITE DOCUMENTARIO EN EL HOSPITAL
MUNICIPAL LOS OLIVOS

Escuela Profesional de Ingeniera de Sistemas

13

BORJA SEGURA, GUILLERMO MARTIN