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MISIN
La misin con la cual ofrecemos nuestros servicios; consiste en brindar un
adecuado portafolio integral en las reas administrativa, operativa, laboral,
financiera, normativa y de gestin de cartera; que repercuta favorablemente a la
Copropiedad; para ello implantando un sistema administrativo, contable,
operacional y organizacional ordenado, eficiente para que sea una herramienta
til a la Asamblea de Copropietarios y el Consejo de Administracin para la toma
adecuada de decisiones y el buen funcionamiento de la copropiedad. Con lo
anterior aspiro dar una respuesta ptima y adaptada a la medida de las
necesidades de la Copropiedad.
de
reparaciones
(a
cargo
para
de
los
parmetros
fijados
por
la
superintendencia
correspondiente en el PLAN NICO DE CUENTAS, de tal
forma que los Estados Financieros proporcionan
informacin clara y precisa de las operaciones.
Presentacin de Estados Financieros; la
gerencia de estados financieros ser al cierre de cada
mes y su presentacin dentro de los 15 das del mes
siguiente; Quedando a su disposicin del Revisor
Fiscal para su concepto y consideracin de la Asamblea
de
propietarios.
Los
estados
financieros
estn
representados por balance general y estado de ingresos y
egresos con sus respectivos comentarios, ejecucin
presupuestal. Impresin en libros oficiales.
AMPLIACION DE LA OFERTA SERVICIO DE ADMINISTRACION
Respetados Seores:
Con la presente ADPHSECOL S.A.S, para profundizar y complementar la oferta
presentada a Ustedes en el portafolio de servicios que ofrecemos, Nos permitimos
detallar algunos procedimientos inherentes al servicio de Administracin de
Propiedad Horizontal; con las que esperamos satisfacer las necesidades de la
copropiedad, en este complemento se detallan algunos aspectos de procedimiento
y gestin de la administracin de la copropiedad, recaudo de cartera,
representacin legal, gestin operativa y otros elementos del servicio en
concordancia a lo establecido en la Ley 675 de 2001.
Para dar inicio a la gestin de la Administracin, en principio es necesario realizar
un estudio de la situacin actual de la Copropiedad, y con ello proceder a la
elaboracin del plan estratgico; en el cual se puedan definir los siguientes puntos:
La Misin de la Copropiedad.
La Visin de la Copropiedad.
Los Objetivos Generales y los Objetivos Especficos.
Aplicando los principios gerenciales, y teniendo en cuenta el resultado del anlisis
de la situacin actual; se debe elaborar el Cronograma de Actividades.
Con los antes expuesto se lograr identificar las necesidades y los objetivos a
corto, mediano y largo plazo; y con ello establecer un plan de trabajo, el cual
permitir definir la escala de prioridades y actividades a desarrollar en funcin y a
2)
3)
4)
5)
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9)
10)
Control y orientacin para el cumplimiento por parte de los residentes y
copropietarios del reglamento de propiedad horizontal y el reglamento interno de
uso de bienes de uso comn y manual para la convivencia, as como los
reglamentos y procedimientos para el seguimiento en los temas de
mantenimiento, seguridad, aseo y mantenimiento.
11)
Celebrar los contratos que se requieran y que sean ordenados por parte de la
Asamblea y/o el Consejo de Administracin en las reas que requiere la
copropiedad; para el buen funcionamiento de los servicios que se ofrecen a sus
habitantes; tales contratos como servicio de mantenimiento y aseo, Vigilancia,
mantenimiento de equipos, etc.
12)
Y todas aquellas que se establezcan por parte del reglamento de propiedad
horizontal y las normas legales que la regulan; para que permitan el bienestar,
tranquilidad y satisfaccin por parte de los residentes y copropietarios.
AREA
DE
RECAUDO
SOSTENIMIENTO
MANEJO
DE
CUOTAS
DE
Dentro de los cinco (05) primeros das de cada mes, se enva a cada unidad de la
copropiedad la correspondiente cuenta de cobro.
2.
3.
Una vez realizado y reportado el pago por parte de los usuarios (presentando
ante la administracin el soporte de consignacin transferencia a la cuenta
bancaria), se registrar en la planilla de control; se emitir y registrar el
correspondiente comprobante recibo de caja, copia de este se entregar
enviar al lugar acordado con el usuario.
4.
3.
AREA DE CONTABILIDAD
En primer lugar se cumplir con la gestin y custodia de los libros y documentos
soportes de la contabilidad, as mismo se harn los trmites para la actualizacin
en caso de ser necesario la asignacin del RUT, a fin de cumplir las disposiciones
fiscales y tributarias exigidas por la Ley.
Los recursos recaudados por cuotas de sostenimiento ordinarias, extraordinarias y
la provisin del fondo de imprevistos;, sern depositados en la respectiva cuenta
bancaria a nombre de la Persona Jurdica; para con ello los movimientos de
ingresos y egresos sean llevados por el sistema contable, en el cual toda operacin
ser respaldada por los correspondientes soportes contablemente aceptados (ver
orientacin profesional No. 010 de 2006 y orientacin profesinal 01 de 2008
emitidas por el Consejo Tcnico de Contadura Pblica en Colombia); el manejo de
esta rea estar a cargo de la administracin; y ser desarrollada por un Contador
Pblico s as lo determina la Asamblea Consejo de Administracin (con cargo
costo adicional del servicio de Administracin) gestin en la cual se debern
realizar los procedimientos contables de causacin, conciliacin, depuracin y
reclasificacin de cuentas, manejo y depreciacin mensual de inventarios,
presentacin y pago de impuestos a travs de la liquidacin de la Retencin en la
Fuente, apropiacin del fondo de imprevistos y la presentacin de los estados
financieros y ejecucin presupuestal correspondientes a los perodos establecidos;
con lo cual la administracin pondr a disposicin del Consejo de Administracin y
para la Aprobacin de la Asamblea bajo el concepto favorable de la Revisora
Fiscal; los resultados financieros de su gestin para que sirvan de punto de partida
para adoptar medidas y decisiones en beneficio de la copropiedad.
Adicionalmente en cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Estatuto
Tributario, La Administracin debe llevar un registro a travs de un programa
especializado de aplicacin contable en una base de datos, la informacin de los
terceros (Personas Jurdicas y naturales) a quienes se les ha practicado la
retencin en la fuente; ya que anualmente dentro del calendario establecido, la
Copropiedaddebe reportar a la DIAN, por medio del formato 1002, la informacin
completa de cada tercero sobre la retencin en la fuente practicada en el ao fiscal
anterior; as mismo emitir las certificacin de Retencin en la Fuente practicada a
cada tercero.
Nota: Cabe
AREA
DE
MANTENIMIENTO
FUNCIONAMIENTO
SUPERVISIN
DE
1.
Equipos.
Una de las funciones ms importantes de la administracin, es la de velar por el
estado y el funcionamiento idneo de los equipos y el personal que presta sus
servicios a la copropiedad; con ocasin a ello, la administracin celebrar y exigir
el cumplimiento de los contratos de servicios que sean necesarios para este
propsito; elaborar cronogramas, cuadros de control y manuales para uso
adecuado y mantenimiento de equipos.
2.
3.
Seguridad y Vigilancia
La Administracin desarrollar en coordinacin con el prestador del servicio de
seguridad y con los parmetros que defina la Asamblea de Propietarios y el
Consejo de Administracin, el proceso de seguimiento, anlisis de gestin, diseo
de estudio de seguridad, y la implementacin de las medidas necesarias para el
adecuado control de accesos, a las reas y a los bienes privado, diseo de
procedimientos implementacin de medios tecnolgicos de apoyo a la seguridad
en las instalaciones dela Copropiedad
4.
INSTALACION
Y
ADMINISTRACIN
PRESTACIN
DEL
SERVICIO
DE
MARIA
JAQUELINE
MARTINEZ
REPRESENTANTE LEGAL
ACOSTA
EDGAR
FERNANDO